Publication

Atodiad 4: Canllaw i Ffurflen Flynyddol 2023 a nodiadau esboniadol

Updated 8 March 2023

Applies to England and Wales

Rhestr o gwestiynau newydd ar gyfer AR23	Canllawiau
Oedd mwy na 70% o incwm yr elusen yn deillio o un llif incwm yn y cyfnod ariannol ar gyfer yr adroddiad hwn?	Gofynnir i elusennau adnabod cyfanswm eu hincwm blynyddol yn gyntaf. Cyn gynted â’u bod wedi gwneud hyn, mae angen iddynt adnabod y ffyrdd gwahanol mae incwm wedi cael ei dderbyn megis trwy grantiau Awdurdod Lleol, incwm rhent o eiddo dan berchnogaeth yr elusen, neu ddulliau eraill. Cyn gynted â bod hyn wedi cael ei sefydlu, dylent wedyn gyfrifo’r cyfanswm incwm a dderbyniwyd o bob ffynhonnell i gyfrif pa ganran o gyfanswm incwm yw hyn. Pe byddai mwy na 70% wedi cael ei dderbyn o un o’r ffynonellau hyn yna atebwch ie. Er enghraifft: • Cyfanswm incwm £100,000 • Incwm o grantiau Awdurdod Lleol • £71,000 yn hafal i £71% • Incwm o gyfraniadau £29,000 yn hafal i 29% • Ateb IE • Cyfanswm incwm £100,000 • Incwm o grantiau Awdurdod Lleol £70,400 yn hafal i £70% • Incwm o roddion £29,600 yn hafal i 29% • Ateb NA
A yw’r elusen wedi derbyn rhodd(ion) sy’n fwy na 25% o gyfanswm incwm gan roddwr corfforaethol unigol yn y cyfnod ariannol ar gyfer yr adroddiad hwn?	I ateb y cwestiwn hwn mae’n rhaid i elusen adnabod y cyfanswm incwm a dderbyniwyd trwy roddion. Wedyn mae angen iddynt bennu pwy sydd wedi cyfrannu’r incwm a chyfrifo’r swm cyfan a dderbyniwyd gan bob rhoddwr corfforaethol. Dylai’r rhif hwn wedyn gael ei drosi i ganran o gyfanswm incwm. Os yw’r swm a dderbynbiwyd gan bob rhoddwr corfforaethol yn llai na 25% o gyfanswm incwm yna’r ateb i’r cwestiwn yw na. Gweler geirfa am ddiffiniad y termau. Er enghraifft: • Cyfanswm incwm £70,000 • Rhoddion gan roddwr corfforaethol unigol £1,000 = 1.4% • Ateb NA
A yw’r elusen wedi derbyn rhodd(ion) sy’n fwy na 25% o gyfanswm incwm gan unigolyn yn y cyfnod ariannol ar gyfer yr adroddiad hwn?	I ateb y cwestiwn hwn mae’n rhaid i elusen adnabod y cyfanswm incwm a dderbyniwyd trwy roddion. Wedyn mae angen iddynt bennu pwy sydd wedi cyfrannu’r incwm a chyfrifo’r swm cyfan a dderbyniwyd gan bob rhoddwr unigol. Dylai’r rhif hwn wedyn gael ei drosi i ganran o gyfanswm incwm. Os yw’r swm a dderbyniwyd gan bob unigolyn yn llai na 25% o gyfanswm incwm yna’r ateb i’r cwestiwn yw na. Os yw’r swm a dderbynnir gan un unigolyn yn fwy na 25% yna’r ateb i’r cwestiwn yw ie. Gweler geirfa am ddiffiniad y termau. Er enghraifft: • Cyfanswm incwm £70,000 • Rhoddion gan roddwr unigol £49,000 = 70% • Ateb IE
A yw’r elusen wedi derbyn rhodd(ion) sy’n fwy na 25% o gyfanswm incwm gan ymddiriedolaeth unigol yn y cyfnod ariannol ar gyfer yr adroddiad hwn?	I ateb y cwestiwn hwn mae’n rhaid i elusen adnabod y cyfanswm incwm a dderbyniwyd trwy roddion. Wedyn mae angen iddynt bennu pwy sydd wedi cyfrannu’r incwm a chyfrifo’r swm cyfan a dderbyniwyd gan bob ymddiriedolaeth. Dylai’r rhif hwn wedyn gael ei drosi i ganran o gyfanswm incwm. Os yw’r swm a dderbyniwyd o bob ymddiriedolaeth yn llai na 25% o gyfanswm incwm yna’r ateb i’r cwestiwn yw na. Os yw’r swm a dderbyniwyd o ymddiriedolaeth unigol yn fwy na 25% yna’r ateb yw ie. Gweler geirfa am ddiffiniad y termau. Er enghraifft: • Cyfanswm incwm £70,000 • Rhoddion gan ymddiriedolaeth unigol £50,000 = 71% • Ateb IE
A yw’r elusen wedi derbyn rhodd(ion) sy’n fwy na 25% o gyfanswm incwm gan barti cysylltiedig unigol yn y cyfnod ariannol ar gyfer yr adroddiad hwn?	I ateb y cwestiwn hwn mae’n rhaid i elusen adnabod y cyfanswm incwm a dderbyniwyd trwy roddion. Wedyn mae angen iddynt bennu pwy sydd wedi cyfrannu’r incwm a chyfrifo’r swm cyfan a dderbyniwyd gan bob parti cysylltiedig. Dylai’r rhif hwn wedyn gael ei drosi i ganran o gyfanswm incwm. Os yw’r swm a dderbyniwyd o bob parti cysylltiedig yn llai na 25% o gyfanswm incwm yna’r ateb i’r cwestiwn yw na. Os yw’r swm a dderbyniwyd o barti cysylltiedig unigol yn fwy na 25% yna’r ateb yw ie. Gweler geirfa am ddiffiniad y termau. Er enghraifft: • Cyfanswm incwm £70,000 • Rhoddion gan barti cysylltiedig unigol £1,000 = 1.4% • Ateb NA
Am beth y cafodd unrhyw un o’r ymddiriedolwyr eu talu yn ystod y cyfnod ariannol ar gyfer yr adroddiad hwn? a. cael eu talu am fod yn ymddiriedolwyr b. cael eu talu am rôl o fewn unrhyw un o is-gwmnïau masnachu’r elusen neu sefydliadau cysylltiedig c. cael eu talu am ddarparu nwyddau a/neu wasanaethau [footnote 1] i’r elusen neu unrhyw un o’i his-gwmnïau masnachol neu sefydliadau cysylltiedig	I ateb y cwestiwn hwn mae’n rhaid i elusen ystyried eu cyfrifon blynyddol i benderfynu os yw unrhyw ymddiriedolwr a wasanaethodd o fewn y cyfnod ariannol ar gyfer yr adroddiad blynyddol hwn wedi derbyn taliad gan yr elusen. Nid yw hyn yn cynnwys taliad am dreuliau. Os yw taliadau wedi cael eu gwneud, yna gofynnir i’r elusen ddethol pam y cawsant eu gwneud gan ddefnyddio’r blychau sy’n cwympo a ddarperir. Sylwch os yw eich elusen yn darparu cyfrifon SORP yna mae’r wybodaeth hon i’w chanfod yn yr adran nodiadau. Gweler geirfa am ddiffiniad y termau.
Ai gwneud grantiau yw’r brif ffordd mae’ch elusen yn cyflawni ei phwrpasau, neu beidio? Yn y cyfnod ariannol ar gyfer y ffurflen hon, pa ganran o gyfanswm grantiau a gafodd eu gwneud i: a. Unigolion b. Elusennau eraill A yw unrhyw un o’r uchod yn bartïon cysylltiedig â’r elusen?	Mae rhai elusennau yn cyflawni’u hamcanion trwy drefnu bod grantiau ar gael i fuddiolwyr. Gallai hyn gynnwys er enghraifft elusennau eraill, mentrau, neu bobl. Mewn rhai achosion, mae hyn yn gallu bod yr unig ffordd neu’r brif ffordd mae’r elusen yn gweithredu. I ateb y cwestiwn hwn bydd angen i’r elusen adnabod ai hyn yw’r brif ffordd maen nhw’n cyflawni eu gwaith. Os yw hyn yn wir, yna gofynnir i’r elusen wedyn gyfrifo cyfanswm gwerth y grantiau sydd wedi cael eu gwneud yn y cyfnod ar gyfer yr adroddiad blynyddol hwn. Cyn gynted â bod hyn wedi cael ei wneud, bydd angen iddynt wedyn bennu i bwy y cafodd y grantiau eu gwneud. Ar gyfer y cwestiwn hwn mae gennym ddiddordeb yng ngwerth y grantiau fel canran o’r cyfanswm a gafodd ei ddarparu i unigolion ac elusennau eraill. Er enghraifft: • Cyfanswm gwerth grantiau a gafodd eu gwneud £100,000 • Cyfanswm grantiau a gafodd eu gwneud i unigolion £50,000 yn hafal i 50% • Cyfanswm grantiau a gafodd eu gwneud i elusennau £50,000 yn hafal i 50% Os yw unrhyw un o’r bobl neu elusennau sydd wedi derbyn y grantiau yn bartïon cysylltiedig â’r elusen dylai’r ateb i’r cwestiwn fod yn ie. Gweler geirfa am ddiffiniad y termau.
Yn ystod y cyfnod ariannol ar gyfer yr adroddiad blynyddol hwn, a wnaeth yr elusen dderbyn incwm o’r tu allan i’r DU? Sut gafodd yr incwm ei dderbyn gan yr elusen? (Ticiwch bob un sy’n gymwys) a. Trosglwyddiad banc b. Cludwr Arian c. Rhith-bres d. Systemau Trosglwyddo Arian Anffurfiol e. Swyddfa Gwasanaeth Arian f. Trosglwyddo Arian heb symudiad arian (e.e Hawala) g. Dulliau talu ar-lein (e.e. Paypal) h. Trosglwyddiad Trydydd Parti / Cludwr Arian i. Gwasanaeth bancio heblaw am system fancio’r DU j. Arall	Cyfarwyddyd ddim yn ofynnol
Yn ystod y cyfnod ariannol ar gyfer yr adroddiad blynyddol hwn, a wnaeth eich elusen weithredu y tu allan i Gymru a Lloegr? Oes gan yr elusen gytundebau ffurfiol ysgrifenedig ar waith â’i phartneriaid dramor?	Mae rhai elusennau yn darparu gwasanaethau y tu allan i Gymru a Lloegr. Yn yr amgylchiadau hyn mae’n ymarfer da i ffurfioli unrhyw drefniadau â phartneriaid sydd wedi’u lleoli dramor trwy gael cytundebau ysgrifenedig. Mae hyn yn dangos bod ymddiriedolwyr wedi diogelu safle cyfreithiol yr elusen yn gywir ac wedi gweithredu er budd pennaf yr elusen. Dylai’r cytundeb ystyried llywodraethiant elusen a dangos ystyriaeth yr ymddiriedolwyr o ddiwydrwydd dyledus, rheolaethau ariannol, diogelu a rheoli risg. Gofynnir i’r elusen gadarnhau bod ganddynt gytundebau ysgrifenedig ar waith trwy ateb ie i’r cwestiwn. Lle mae ganddynt rai cytundebau ysgrifenedig ar waith ond nid ym mhob achos gallant ateb ‘yn rhannol’.
A yw’r elusen yn defnyddio mwy nac un cyfeiriad i ddarparu gwasanaethau neu i reoli ei gweithrediadau? Os Ydi, cofnodwch y cyfeiriadau	Mae adeilad mae elusen yn ei ddefnyddio i ddarparu gwasanaethau yn gallu cynnwys cartref gofal, cyfleuster addysgol neu loches. Mae adeilad mae elusen yn ei ddefnyddio i reoli gweithrediadau yn golygu lleoliad a ddefnyddir at ddibenion gweinyddol megis pencadlys neu swyddfa. Mae’n bosibl fod rhai elusennau yn ymgymryd â’r ddau weithgaredd o’r un cyfeiriad. I ateb y cwestiwn hwn mae angen i elusen nodi unrhyw gyfeiriadau mae’n eu defnyddio ar hyn o bryd i ddarparu gwasanaethau neu reoli ei gweithrediadau, heblaw am yr un a ddarperir ar adeg cofrestru ac i’w rhestru. Nid yw hyn yn cynnwys is-gwmnïau masnachu nac adeilad digwyddiad megis siop neu leoliad digwyddiad elusen.
A yw unrhyw un o wefannau’r elusen yn cael eu cynnal y tu allan i’r DU? Ym mha wlad mae’ch gwefannau’n cael eu cynnal?	Cyfarwyddyd ddim yn ofynnol cyfeiriwch at yr eirfa
A yw’r elusen yn aelod wedi’i ffederaleiddio neu ranbarthol o elusen gofrestredig arall?	Cyfarwyddyd ddim yn ofynnol cyfeiriwch at yr eirfa
A yw’r elusen yn aelod cyswllt o unrhyw elusen gofrestredig arall (megis mewn consortiwm)?	Cyfarwyddyd ddim yn ofynnol cyfeiriwch at yr eirfa
A yw’r elusen yn aelod o unrhyw gyrff proffesiynol neu ymbarél?	Cyfarwyddyd ddim yn ofynnol cyfeiriwch at yr eirfa
Nid oes gan yr elusen hon unrhyw is-gwmnïau masnachu. Os Oes Yn ystod cyfnod ariannol yr adroddiad hwn, a yw unrhyw un o is-gwmnïau’r elusen wedi’u diddymu?	Cyfarwyddyd ddim yn ofynnol cyfeiriwch at yr eirfa
Cofnodwch y nifer o staff a gyflogir i gyd gan eich elusen megis ar ddiwedd cyfnod y ffurflen ariannol. a. Dramor b. Yn y DU Ni ddylai hyn gynnwys staff a gafodd eu contractio gan yr elusen i ddarparu gwasanaethau ar ran yr elusen Beth oedd y cyfanswm a gafodd ei wario ar gyflogres yn ystod y cyfnod ariannol ynglŷn â’r adroddiad hwn?	Gofynnir i elusennau ddarparu gwybodaeth cyfrif pennau fel mater o drefn o fewn eu cyfrifon ariannol. I ateb y cwestiwn hwn gofynnir i elusennau ddarparu cyfrifiad llawn o staff a gyflogir yn uniongyrchol gan yr elusen o fewn y DU yn ogystal â’r tu allan i’r DU. Ni ddylai hyn gynnwys unrhyw staff sy’n cael eu cyflogi gan unrhyw drydydd partïon na fel rhan o drefniadau wedi’u contractio â sefydliadau eraill. Yn ogystal, dylai elusennau ddarparu cyfanswm a wariwyd ar gyflogres yng nghyfnod yr amser a gwmpesir gan yr adroddiad blynyddol.
Oes gan eich elusen bobl neu sefydliadau sy’n gweithredu fel aelodau? Oes gan aelodau’r elusen hawliau o dan Ddogfen Lywodraethu’r elusen?	Mae gan rai elusennau aelodau sy’n eu cynorthwyo i ddarparu eu pwrpasau a dylanwadu ar lywodraethiant elusen. Bydd gan rai aelodau hawliau hefyd o dan Ddogfen Lywodraethu’r elusen i gymryd rhan mewn gwneud penderfyniadau ar y cyd â Bwrdd yr Ymddiriedolwyr, megis hawliau pleidleisio. Os yw hyn yn wir ar gyfer yr elusen, dylent ateb ie i’r cwestiynau hyn.
A yw’r elusen yn darparu gwasanaethau i blant a / neu oedolion mewn perygl?	Cyfarwyddyd ddim yn ofynnol cyfeiriwch at yr eirfa
A yw’r elusen wedi cael gwiriadau DBS ar gyfer y rheini sy’n gymwys yn y cyfnod ariannol ar gyfer yr adroddiad hwn?	Mae cyfyngiadau cyfreithiol ar bwy sy’n gallu cymryd rhan mewn gweithio â phlant ac oedolion sydd mewn perygl. Mae’r DBS (Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd) yn gallu gwirio cofnodion troseddol unigolion. Mae elusennau’n gallu defnyddio gwiriadau DBS i sicrhau bod pawb o’r rheini sy’n gymwys yn addas ar gyfer y rôl neu weithgaredd maen nhw’n ymgymryd â hi/ef. Dylid ymgymryd â lefelau gwahanol o wiriad DBS gan ddibynnu ar y rôl neu weithgaredd mae’r unigolyn yn ymgymryd â hi/ef i’r elusen. Dylai ymddiriedolwyr ddefnyddio’r Teclyn Cymhwyster DBS i wirio pa rolau a gweithgareddau allai fod yn gymwys ar gyfer gwiriad sylfaenol, safonol neu fanylach DBS: cyfarwyddyd cymwyster DBS - GOV.UK (www.gov.uk).
A oes unrhyw ddigwyddiadau wedi bod dros gyfnod ariannol yr adroddiad hwn sydd wedi cael effaith ar allu’r elusen i weithredu’n effeithiol? Os oes, dangoswch effaith y digwyddiad trwy ddefnyddio’r rhestrau cwymplen isod: Effaith gadarnhaol wedi’i hamcangyfrif ar neu gynnydd mewn: a. Rhoddion b. Gweithgareddau codi arian c. Incwm arall, hynny yw, grantiau d. Gwariant e. Nifer y gwirfoddolwyr f. Nifer y cyflogeion g. Nifer yr ymddiriedolwyr h. Cyfanswm galw am wasanaeth Effaith gadarnhaol wedi’i hamcangyfrif neu ostyngiadau mewn: a. Rhoddion b. Gweithgareddau codi arian c. Incwm arall, hynny yw, grantiau d. Gwariant e. Nifer y gwirfoddolwyr f. Nifer y cyflogeion g. Nifer yr ymddiriedolwyr h. Cyfanswm galw am wasanaeth	Bydd y cwestiwn hwn yn cael ei ddefnyddio mewn amgylchiadau eithriadol lle mae digwyddiad wedi digwydd o fewn cyfnod yr adroddiad blynyddol sydd wedi cael effaith arwyddocaol ar y sector cyfan a’i allu i ddarparu gwasanaethau. Bydd gwybodaeth yn cael ei darparu i elusennau ar yr hyn fydd y cwestiwn yn ei gwmpasu fel rhan o’r broses adroddiad blynyddol ehangach a chyn y datganiad blynyddol. Dylent ystyried wedyn y rhestr o effeithiau posibl o safbwyntiau negyddol yn ogystal â chadarnhaol mewn perthynas â’r pwnc y cyfeirir ato o fewn yr adroddiad blynyddol.

1. Sylwer: Erbyn adeg yr AR23 disgwylir i’r gyfraith fod wedi newid i ganiatáu i ymddiriedolwyr gael eu talu am nwyddau yn ogystal â gwasanaethau. er nad yw hyn yn cael ei ganiatáu ar hyn o bryd. ↩