Publication

Atodiadau 1-7

Updated 8 March 2023

Atodiad 1: Cwestiynau ar lywodraethu ariannol

Ymgynghoriad C2 - Ydy’r newidiadau rydym yn eu gwneud ar gwestiynau am gyllid yn gofyn am y wybodaeth gywir am elusennau yn seiliedig ar y wybodaeth a ddarperir?

• 66% Ydyn

• 14% Nac ydyn

• 21% Ansicr

Ymgynghoriad C3 - Ydy’r cwestiynau ar gyllid wedi cael eu geirio mewn ffordd sy’n eu gwneud yn glir ac yn hawdd i’w deall?

• 66% Ydyn

• 19% Nac ydyn

• 15% Ansicr

Ymgynghoriad C5 – A allech chi ateb y cwestiynau hyn gan ddefnyddio gwybodaeth rydych chi eisoes yn casglu ar gyllid eich elusennau?

• 72% Gallwn

• 17% Na

• 11% Ansicr

Roedd y rhan fwyaf o’r ymatebwyr yn cefnogi’r angen i ni gasglu data ariannol. Roeddent yn cydnabod bod tryloywder data incwm yn bwysig er budd llywodraethu elusennau’n effeithiol. Dywedodd y rhan fwyaf o elusennau eu bod eisoes wedi casglu’r wybodaeth ariannol hon. Mynegodd rhai ymatebwyr bryder ynghylch y fformat roeddem wedi gofyn am y data ynddo, yr ymdrinnir a hwn isod.

Awgrymodd rhai ymatebwyr ffyrdd y gallem leihau baich y cwestiynau. Roedd rhain yn cynnwys diwygio’r geiriad i fod yn gyson â chategorïau cyfrifyddu. Byddai hyn hefyd yn lleihau dyblygu i elusennau gydag incwm o fwy na £500,000 sydd hefyd yn darparu dychweliad i Ran B, hyd nes y gall y Comisiwn symud i broses cyfrifon digidol.

Codwyd pryderon hefyd ynghylch gofyn i elusennau gyfrifo canrannau o werthoedd, a allai arwain at lefelau uchel o anghywirdeb data. Awgrymodd nifer o ymatebwyr ein bod yn dychwelyd i adrodd yn uniongyrchol ar werth incwm, fel y gwnawn yn y Datganiad Blynyddol gyfredol.

Nodwyd y gallai’r data a gasglwyd ddangos dwy ffaith wahanol am yr elusen:

• graddau arallgyfeirio eu hincwm; a

• graddau dibyniaeth ar un endid (a all fod yn barti cysylltiedig).

Roedd rhai ymatebwyr yn pryderu y gallai’r ffiniau fod yn niwlog rhwng y risgiau yn y dadansoddiad, neu gasgliadau amhriodol yn deillio o’r data a gasglwyd. Rydym yn cytuno efallai na fydd dibynnu ar un ffrwd incwm yn cynrychioli risg neu y gallai gynrychioli ymagwedd briodol i elusen mewn rhai amgylchiadau. Cyfeiriodd ymatebwyr at enghreifftiau megis ffioedd aelodaeth neu ddysgu, a thaliadau sy’n gysylltiedig â masnachu neu gynnal a chadw lle nad yw dibynnu ar y ffynonellau hyn fel un ffrwd incwm o reidrwydd yn beryglus. Gall rhai amodau hefyd effeithio ar ddehongli’r data: gall rhodd fawr a wneir mewn blwyddyn fod yn gyfyngedig ac yn anhygyrch i’r elusen tan ddyddiad yn y dyfodol.

Rydym yn deall y bydd ystod o ffactorau yn effeithio’n naturiol ar lefel yr arallgyfeirio incwm y gall neu y dylai elusen ei ddilyn. Er enghraifft, gall sefydliadau ddeillio incwm o unigolyn neu deulu unigol, neu gall fod gan elusen newydd sylfaen rhoddwyr lai a fydd yn cynyddu dros amser. Rydym yn glir y byddwn yn gwerthfawrogi ac yn ystyried y ffactorau cyd-destunol ehangach hyn wrth gasglu a dehongli unrhyw ddata ar ddibyniaeth ar ffynonellau incwm unigol, ac ni fyddwn o reidrwydd yn ystyried arallgyfeirio incwm cyfyngedig fel ffactor risg ym mhob achos.

Ychydig o adborth a dderbyniwyd ar y cwestiwn ychwanegol arfaethedig ar ddyfarnu grantiau. Yn yr un modd ag adborth ehangach ar yr adran incwm, nododd rhai fod canran cyfanswm y grantiau a dderbyniwyd gan unigolion ac elusennau yn gyfrifiad newydd ac nad yw’n cael ei wneud fel rhan o’r drefn fel rhan o gyfrifo, a allai ychwanegu at y baich rheoleiddio.

Newidiadau i gwestiynau’r Datganiad Blynyddol ar incwm mewn ymateb i adborth ymgynghori

Mae’r cwestiwn ar incwm, a ffrydiau incwm mwyafrifol wedi’i ddisodli. Mae’r cwestiwn wedi cael ei ail-fframio i ofyn am werthoedd yn hytrach na chyfrannau. Rydym wedi defnyddio’r un categorïau ariannol a argymhellir yn SORP i gynorthwyo dealltwriaeth a lleihau’r baich. Rydym hefyd wedi gwneud mân welliannau i’r cwestiwn ynghylch rhoi grantiau, gan gynnwys hefyd amnewid y cais am gyfrannau â gwerthoedd. Crynhoir y newidiadau isod.

Cwestiynau arfaethedig yn ystod y cam ymgynghori

Cwestiynau diwygiedig ar ôl ymgynghori

• Oedd mwy na 70% o incwm yr elusen yn deillio o un ffrwd incwm yn y cyfnod ariannol ar gyfer y ffurflen hon? • A yw’r elusen wedi derbyn rhodd(ion) sy’n fwy na 25% o gyfanswm yr incwm gan Rhoddwr(wyr) Corfforaethol yn y cyfnod ariannol ar gyfer y ffurflen hon? • A yw’r elusen wedi derbyn rhodd(ion) sy’n fwy na 25% o gyfanswm yr incwm gan unigolyn(unigolion) yn y cyfnod ariannol ar gyfer y ffurflen hon? • Ydy’r elusen wedi derbyn rhodd(ion) sy’n fwy na 25% o gyfanswm yr incwm gan barti cysylltiedig yn y cyfnod ariannol ar gyfer y ffurflen hon?

Ar gyfer elusennau gydag incwm gros o £500,000 neu lai yn y cyfnod ariannol ar gyfer y ffurflen • Beth oedd cyfanswm gwerth yr incwm a dderbyniwyd yn ystod cyfnod ariannol y ffurflen hon o: a. Rhoddion a chymynroddion; b. gweithgareddau elusennol; c. Gweithgareddau masnachu arall; d. Buddsoddiadau Ar gyfer elusennau sydd ag incwm gros o fwy na £100,000 yn y cyfnod ariannol ar gyfer y ffurflen: • Beth oedd gwerth rhodd gwerth uchaf unigol yr elusen a dderbyniwyd gan roddwr corfforaethol yn ystod cyfnod ariannol y ffurflen hon? • Beth oedd gwerth rhodd gwerth uchaf unigol yr elusen a dderbyniwyd gan unigolyn yn ystod cyfnod ariannol y ffurflen hon? • Beth oedd gwerth rhodd gwerth uchaf sengl yr elusen a dderbyniwyd gan barti cysylltiedig yn ystod cyfnod ariannol y ffurflen hon?

• Yn y cyfnod ariannol ar gyfer y ffurflen hon, pa ganran o gyfanswm y grantiau a roddwyd i: a. Unigolion b. Elusennau arall Oes unrhyw un o’r uchod yn bartïon cysylltiedig i’r elusen?

Ar gyfer pob elusen sy’n cwblhau’r Datganiad Blynyddol: • Yn y cyfnod ariannol ar gyfer y ffurflen hon, pa werth grantiau a roddwyd i: a) Unigolion b) Elusennau arall c) Sefydliadau eraill nad ydynt yn elusennau Oes unrhyw rai o’r derbynwyr grant uchod yn bartïon cysylltiedig i’r elusen?

Mae trothwy ariannol wedi cael ei gyflwyno ar y cwestiwn am ffynhonnell incwm, fel mai dim ond elusennau gydag incwm gros o £500,000 neu lai fydd yn cael y cwestiwn hwn. Mae elusennau sydd gydag incwm gros o fwy na £500,000 eisoes yn ateb y cwestiwn hwn yn Rhan B o’r Datganiad Blynyddol.

Yn ogystal, rydym wedi gwneud cysylltiad cliriach rhwng y cwestiynau ar incwm sy’n ymwneud â grantiau a chontractau’r llywodraeth â’r adran ehangach ar incwm elusennau. Yn seiliedig ar atebion cynharach i gwestiynau ar incwm o grantiau a chontractau’r llywodraeth, dim ond elusennau y mae incwm o grantiau neu gontractau’r llywodraeth yn llai na 70% o’u hincwm gros ar eu cyfer (fel y nodir yn yr ymgynghoriad, 70% yw’r pwynt y mae ein dadansoddiad blaenorol yn dangos y gallai fod risgiau yn gysylltiedig â diffyg arallgyfeirio incwm). Mae hyn er mwyn sicrhau, os yw elusennau eisoes wedi darparu data ar eu prif ffynhonnell incwm, nid yw’n ofynnol iddynt hefyd ateb y cwestiwn ychwanegol hwn ar ffrydiau incwm. Rydym hefyd nawr yn cyfrifo os grantiau a chontractau llywodraeth yw prif ffynhonnell incwm elusen sy’n ein galluogi wedyn i eithrio elusennau sy’n cael y rhan fwyaf o’u hincwm o grantiau a chontractau o gwestiynau ar ddadansoddiadau incwm pellach, gan leihau’r baich i rai.

O ran y cwestiynau ar incwm o un ffynhonnell, rydym wedi penderfynu cyflwyno trothwy ariannol fel mai dim ond elusennau gydag incwm gros o fwy na £100,000 a ofynnir y cwestiynau hyn. Mae hyn oherwydd, ar gyfer elusennau llai, lle byddai’r ymateb i’r cwestiynau yn debygol o ymwneud â symiau bach o incwm, mae’r risg bosibl yn cael ei leihau yn yr un modd.

Rydym nawr yn gofyn am y gwerth uchaf o rodd yn ôl y math o roddwr ar gyfer pob cwestiwn a byddwn yn cymharu hyn â’r incwm gros a ddarparwyd i bennu lefel arwyddocâd y rhoddion a ddisgrifiwyd, gan ddileu’r angen i gyfrifo canran. Byddwn yn parhau i ddefnyddio’r trothwyon arwyddocâd a awgrymwyd yn yr ymgynghoriad ar gyfer y dadansoddiad mewnol hwn.

Fe wnaethom ystyried gwneud rhai elusennau wedi’u heithrio rhag cwestiynau ar ddadansoddiad incwm a rhoddion yn seiliedig ar y math o elusen a/neu oedran yr elusen. Mae natur benodol y dosbarthiadau elusen presennol yn golygu nad yw’n bosibl pennu hyn yn gywir ar gyfer y Datganiad Blynyddol nesaf. Rydym yn bwriadu adolygu hyn eto unwaith y bydd y system dosbarthu elusennau newydd wedi cael ei chyflwyno i ystyried os gallai eithriadau ar gyfer mathau penodol o elusennau fod yn briodol.

Ymgynghoriad C6: Oes gennych unrhyw bryderon am yr amser y byddai’n ei gymryd i ateb y cwestiynau ar daliadau ymddiriedolwyr?

• 16% Oes

• 76% Nac oes

• 9% Ansicr

Mae’r rhan fwyaf o ymatebwyr yn nodi bod y cwestiwn taliad ymddiriedolwyr yn syml gan nad ydynt yn talu eu hymddiriedolwyr ac felly nid yw’n cael ei effeithio. Fodd bynnag, dywedodd eraill y gallai gymryd llawer o amser a bod rhywfaint o bryder y gallai stigmateiddio’r cysyniad o daliadau ymddiriedolwyr.

Mae’n bwysig bod elusennau’n rheoli taliadau ymddiriedolwyr yn effeithiol, gan osgoi unrhyw wrthdaro buddiannau a all godi o dalu ymddiriedolwyr am wasanaethau a/neu nwyddau sydd o fudd i elusen. Rydym wedi penderfynu y dylid parhau i roi cyfrif am bob taliad ymddiriedolwr mewn adroddiadau Datganiad Blynyddol, waeth beth yw maint yr elusen. Mae adrodd ar y taliadau hyn yn y Datganiad Blynyddol yn rhan o hybu cydymffurfiaeth ymddiriedolwyr elusen â’u rhwymedigaethau cyfreithiol a hyrwyddo defnydd effeithiol o adnoddau elusen. Dylai elusennau barhau i sicrhau bod Awdurdod y Comisiwn yn cael ei sicrhau pan fod angen,

Rydym wedi egluro’r cwestiwn drwy wneud gwelliannau i eiriad y cwestiwn a’r ystod o ymatebion.

Cwestiynau arfaethedig yn ystod y cam ymgynghori

Cwestiynau diwygiedig ar ôl ymgynghori

Ar gyfer beth y talwyd unrhyw un o’r ymddiriedolwyr yn ystod y cyfnod ariannol ar gyfer y ffurflen hon? a. talu am fod yn ymddiriedolwr b. talu am rôl o fewn unrhyw un o is-gwmnïau masnachu’r elusen neu sefydliadau cysylltiedig c. talu am ddarparu nwyddau a/neu wasanaethau i’r elusen neu unrhyw un o’i his-gwmnïau masnachu neu sefydliadau cysylltiedig

Heb gynnwys mân dreuliau, ar gyfer beth a dalwyd i unrhyw un o’r ymddiriedolwyr yn ystod y cyfnod ariannol ar gyfer y Ffurflen hon? a. talu am fod yn ymddiriedolwr; b. talu am rôl o fewn unrhyw un o is-gwmnïau masnachu’r elusen neu sefydliadau cysylltiedig; c. talu am ddarparu nwyddau a/neu wasanaethau i’r elusen neu unrhyw un o’i his-gwmnïau masnachu neu sefydliadau cysylltiedig; d. Dim un o’r uchod; e. Nid yw ymddiriedolwyr wedi cael eu talu.

Ymgynghoriad C4: Ydy ein drafft o wybodaeth ategol ac arweiniad ar y cwestiynau cyllid yn ddigonol er mwyn egluro sut i gwblhau’r cwestiynau hyn?

• 64% Ydy

• 14% Nac ydy

• 21% Ansicr

Roedd yr ymatebwyr yn croesawu llawer o’r diffiniadau yn y canllawiau, ond roeddent yn ansicr beth oedd ystyr ‘ffrwd incwm sengl’, ‘unigolion’, ‘rhoddwr’ a ‘pharti cysylltiedig’. Teimlwyd bod y rhain yn aneglur ar draws cwestiynau’r Datganiad Blynyddol, y canllawiau, a’r geirfa. Gofynnwyd yn benodol i ni wella diffiniadau ynghylch grantiau a chontractau’r llywodraeth, yn enwedig:

• statws y GIG

• beth i’w gynnwys, ei eithrio a’i grwpio, o ran grantiau

• buddsoddiadau – er enghraifft gall portffolio buddsoddi gyfrannu’r rhan fwyaf o’r incwm ond bod yn seiliedig ar fuddsoddiadau lluosog

Newidiadau a wnaed i’r eirfa a’r canllawiau mewn ymateb i adborth

Gwnaethom adolygu’r canllawiau a’r geirfa ar gyfer y cwestiynau ariannol, gan gwmpasu’r cwestiynau Datganiad Blynyddol presennol a gadwyd a chwestiynau newydd. Rydym wedi ei ddiweddaru i sicrhau eglurder o ran diffiniadau ar draws y datganiad, yn enwedig y rhai a amlygwyd uchod. Mae hyn yn egluro’r hyn y dylid adrodd arno o dan y gwahanol adrannau, er enghraifft nodi’r mathau o grantiau a’r sefydliadau y dylai ymatebwyr eu cynnwys o dan y term ‘llywodraeth’. Mae’r canllawiau nawr hefyd yn egluro os yw ‘incwm’ yn cynnwys ‘cronfeydd cyfyngedig’ a ‘chronfeydd anghyfyngedig’.

Er mwyn gwella profiad y defnyddiwr wrth gwblhau’r Datganiad Blynyddol, rydym wedi newid y drefn y mae’r cwestiynau’n ymddangos. Gwneir hyn yn bennaf drwy sicrhau bod cwestiynau gwariant yn cael eu grwpio gyda’i gilydd, a chwestiynau incwm yn cael eu grwpio gyda’i gilydd o dan benawdau clir.

Atodiad 2: Cwestiynau ar incwm a gweithrediadau y tu allan i’r Deyrnas Unedig

Rydym wedi ystyried adborth a dderbyniwyd am gwestiynau ar incwm a gwariant o’r tu allan i’r Deyrnas Unedig. Roedd hyn yn cynnwys adborth ar gwestiynau presennol yn ogystal â’r cwestiynau newydd arfaethedig. Mae adolygu’r adran hon wedi helpu i gynnwys rhywfaint o’r adborth ynghylch cymhlethdod darparu gwybodaeth, sef prif bryder yr ymatebwyr.

Ymgynghoriad C7: Ydy’r cwestiynau newydd am incwm a chytundebau tramor gyda phartneriaid tramor yn glir, yn hawdd i’w deall a’u hateb (gan ddefnyddio’r wybodaeth ategol yn ôl yr angen)?

• 62% Ydyn

• 14% Nac ydyn

• 24% Ansicr

Ymgynghoriad C8: Oes gennych unrhyw bryderon am yr amser y byddai’n cymryd i ateb y cwestiynau ar y ffordd y derbyniwyd incwm o dramor gan eich elusen?

• 20% Oes

• 68% Nac oes

• 13% Ansicr

Teimlai rhai fod y cwestiynau presennol ar weithgareddau tramor yn gymhleth a bod diffyg arweiniad priodol. Er mwyn lleihau’r baich, awgrymodd rhai ein bod yn dileu’r angen i nodi gwerth fel rhan o’r cwestiwn presennol sy’n ymwneud ag incwm yn ôl y math o drafodiad gan ei fod yn anodd casglu hwn, gan arwain at ddata is-safonol. Yn ogystal, nodwyd bod dau o’r cwestiynau i’w gweld yn ddyblyg yn y wybodaeth a geisiwyd.

Teimlai rhai ymatebwyr y dylem greu trothwyon ariannol clir naill ai o ran lefel gwerth (e.e., £25,000 y wlad neu fel cyfanswm incwm tramor) neu fel cyfran o incwm elusennol cyffredinol (e.e., lle mae incwm elusennol o dramor yn fwy na 10% o gyfanswm yr incwm).

Gofynnodd ymatebwyr i ni ystyried eithrio rhai mathau o elusennau o’r cwestiwn ar incwm o’r tu allan i’r DU o ystyried na fyddai rhai mathau o incwm o reidrwydd yn dangos risg - roedd yr enghreifftiau a godwyd yn cynnwys ffioedd dysgu neu aelodaeth.

Mae ystod eang o weithgareddau a gynhelir gan elusennau y tu allan i’r DU. Yn unol â hynny, mae angen i ni ddiffinio’n glir y mathau o incwm y mae gennym ddiddordeb ynddynt. Mae angen diffiniad gwell o ‘weithredu’ dramor i ddisgrifio’r gweithgareddau y mae angen gwybodaeth amdanynt. Roedd enghreifftiau’n cynnwys darparu cwnsela ar-lein i drigolion y DU dramor, darparu caffis lles, hwyluso trefniadau grant ar sail ryngwladol a threuliau teithio a chostau a dynnir gan staff elusen i hybu eu hamcanion. Mae ymatebwyr wedi gofyn am eglurder ar ddigwyddiadau a gynhelir dramor a sut y bydd y rhain yn cael eu cynnwys, yn enwedig os yw mynediad trwy daliad arian parod ac yn ddienw. Cyfeirir hefyd at ddiffinio’r termau a ddefnyddir yn y gwymplen a dileu unrhyw ddyblygu presennol a diangen.

Teimlai rhai ymatebwyr hefyd y gallai fod yn anodd pennu tarddiad rhai ffynonellau incwm, yn dibynnu os oedd gennym ddiddordeb yn y rhoddwr neu’r rhodd, gan amlygu bod yr anhawster hwn yn berthnasol i roddion a dderbyniwyd trwy lwyfannau fel Facebook neu YouTube.

Gofynnodd yr ymatebwyr am ddiffiniad gwell o ‘bartner’ ar gyfer y cwestiwn ar gytundebau ffurfiol a gwybodaeth am elfennau allweddol cytundeb ysgrifenedig ffurfiol gyda phartner

Newidiadau i gwestiynau’r Datganiad Blynyddol mewn ymateb i adborth ymgynghori

Er mwyn gwella dealltwriaeth a chysondeb rydym wedi newid pob adran i ddiffinio ‘tramor’ fel pob gwlad y tu allan i’r DU, gan safoni’r diffiniadau hyn drwyddi.

Adolygwyd yr hyn sy’n bwysig, a’r hyn nad yw’n bwysig, am incwm a gwariant y tu allan i’r DU. Mae hyn wedi llywio ein penderfyniad terfynol ar yr angenrheidrwydd ac ymarferoldeb gwaharddiadau naill ai yn ôl trothwy, neu fath o elusen.

Fel y nodwyd yn flaenorol, nid yw’n bosibl eithrio elusennau yn ôl math gan ddefnyddio’r system dosbarthu elusennau gyfredol. Mae’n bosibl y gallwn ystyried galluogi eithriadau yn ôl math o elusen os bydd datblygiadau’r system ddosbarthu yn galluogi hyn yn y dyfodol. Fodd bynnag, o ystyried lefel y risg a all fod yn gysylltiedig ag incwm a gwariant y tu allan i’r DU, mae’n hanfodol bod y Comisiwn yn casglu data ar natur trafodion ariannol. Gall cyflwyno eithriadau ar sail math o elusen, neu gynyddu trothwyon incwm, danseilio ein gallu i ganfod pryderon cydymffurfio.

Mae’r adborth hefyd yn nodi y gellid creu dryswch sylweddol drwy greu trothwyon incwm ac eithriadau yn seiliedig ar gyfrannau incwm. Mae’r pryderon hyn yn ymestyn i’r trothwy presennol. Rydym wedi penderfynu dileu’r trothwy blaenorol ar y cwestiwn ar gyfer incwm y tu allan i’r DU, ac yn lle hynny cyflwyno mesurau lliniaru pellach i symleiddio ac egluro adrodd, a ddisgrifir isod.

Er mwyn cynyddu eglurder, yn gyntaf, rydym wedi pennu bod gwariant ac incwm yn golygu’r cyfanswm fesul gwlad ar gyfer cyfnod y Datganiad Blynyddol, heb unrhyw fath o incwm a gwariant wedi’u gadael allan. Yn ail, rydym wedi egluro bod incwm yn seiliedig ar wlad wreiddiol (os yw hyn yn bosibl i benderfynu arno) a gwariant yn unig yn y wlad lle mae’r gwariant wedi digwydd. Mae’r canllaw yn nodi nad yw hyn o reidrwydd yr un peth â gwlad wreiddiol rhoddwr yr incwm neu’r unigolyn sy’n gwario’r arian, felly nid oes rhaid i ymddiriedolwyr gael y wybodaeth honno na rhoi gwybod amdani.

Rydym wedi dileu’r gofyniad i ddarparu gwerth am incwm yn ôl y math o ddull trafodiad. Er bod y data hwn yn ddefnyddiol ar gyfer cydymffurfio a chanfod risg, rydym yn cytuno bod hyn yn gosod baich rheoleiddio sy’n gorbwyso budd y gofyniad data.

Er mwyn lleihau baich a gwella cywirdeb data, mae’r rhestr o ddulliau trafodion a fydd yn ymddangos wedi’i chulhau a’i diffinio gan gyfeirio at Canllawiau’r Comisiwn ar ddal, symud a derbyn arian yn ddiogel yn y DU ac yn rhyngwladol.

Gwnaethom ddileu’r cyfeiriad at ‘weithredu’ gan ei fod yn ymddangos bod hyn yn aneglur i lawer o bobl sy’n llenwi’r Datganiad Blynyddol. Mae hwn wedi’i ddisodli’n unffurf gyda ‘cyflawni gweithgareddau elusennol’. Mae hyn hefyd wedi’i wahanu oddi wrth gwestiynau’n ymwneud ag ‘incwm a dderbyniwyd o’r tu allan i’r DU a ‘gwariant y tu allan i’r DU’ i gynorthwyo dealltwriaeth.

Crynhoir effaith gyffredinol y newidiadau uchod yn y tabl isod. Rydym hefyd wedi dileu cwestiwn dyblyg.

Cwestiynau arfaethedig yn ystod y cam ymgynghori	Cwestiynau diwygiedig ar ôl ymgynghori
Yn ystod y cyfnod ariannol ar gyfer yr adroddiad blynyddol hwn, a wnaeth yr elusen dderbyn incwm o’r tu allan i’r DU? Na Os byddwch yn ateb ‘Do’, cyflwynir tabl o wledydd i chi. Dewiswch wledydd y derbyniodd yr elusen incwm ohonynt neu dewiswch ‘Anhysbys’. Yna atebwch y cwestiynau canlynol.	Dim Newid

Beth yw gwerth incwm o bob gwlad? Ar gyfer pob gwlad nodwch ffynhonnell a swm yr incwm o’r opsiynau: a. llywodraethau tramor neu gyrff lled-lywodraethol; (gan gynnwys yr Undeb Ewropeaidd neu’r Comisiwn Ewropeaidd) b. elusennau tramor, sefydliadau anllywodraethol neu ddielw c. rhoddwyr unigol sy’n byw dramor ch. rhoddwyr sefydliadol tramor (er enghraifft rhoddion cwmni preifat) d. anhysbys/ddim yn gwybod

Ar gyfer pob gwlad a ddewiswyd, beth oedd gwerth yr incwm yn y cyfnod ariannol ar gyfer y ffurflen hon a dderbyniwyd oddi wrth: a. llywodraethau neu gyrff lled-lywodraethol y tu allan i’r Deyrnas Unedig (gan gynnwys yr Undeb Ewropeaidd); b. elusennau, sefydliadau anllywodraethol neu ddielw y tu allan i’r Deyrnas Unedig; c. cwmnïau preifat y tu allan i’r Deyrnas Unedig; ch. rhoddwyr unigol sy’n byw y tu allan i’r Deyrnas Unedig; d. anhysbys?

Sut derbyniwyd incwm tramor gan yr elusen yn y cyfnod ariannol ar gyfer y ffurflen hon? (Ticiwch bob un sy’n berthnasol) a. trosglwyddiad banc b. cludwr arian parod c. arian cripto ch. systemau trosglwyddo arian anffurfiol d. swyddfa gwasanaeth arian dd. trosglwyddo arian heb symud arian (er enghraifft Hawala) e. dulliau talu ar-lein (er enghraifft Paypal) f. trosglwyddiad trydydd parti / cludwr arian parod ff. gwasanaeth bancio heblaw system fancio’r DU g. arall

Sut cafodd yr elusen incwm o’r tu allan i’r Deyrnas Unedig yn y cyfnod ariannol ar gyfer y ffurflen hon? (Ticiwch bob un sy’n berthnasol) a. Systemau Trosglwyddo Gwerth Anffurfiol (IVTS); b. Busnesau Gwasanaeth Arian (MSBs); c. busnesau sydd wedi’u hawdurdodi i ddarparu ‘gwasanaethau talu’; ch. cludwyr arian; d. arian cripto dd. arall?

Yn ystod y cyfnod ariannol ar gyfer yr adroddiad blynyddol hwn, a wnaeth eich elusen weithredu y tu allan i Lloegr a Chymru? Os byddwch yn ateb ‘Do’, cyflwynir tabl o wledydd i chi. Dewiswch y gwledydd y mae’r elusen wedi cyflawni ei gweithgareddau elusennol ynddynt (gan gynnwys trwy bartneriaid neu drydydd partïon). Yna atebwch y cwestiynau canlynol

Yn ystod y cyfnod ariannol ar gyfer y ffurflen hon, a wnaeth eich elusen ddarparu gweithgareddau elusennol y tu allan i’r Deyrnas Unedig? Os byddwch yn ateb ‘Do’, cyflwynir tabl o wledydd i chi. Dewiswch y gwledydd y mae’r elusen wedi cyflawni gweithgareddau elusennol ynddynt (gan gynnwys trwy bartneriaid neu drydydd partïon).

Cofnodwch gyfanswm y gwariant fesul Gwlad Faint oedd cyfanswm yr arian a anfonodd eich elusen y tu allan i’r system bancio a reoleiddir? Wrth anfon arian y tu allan i Lloegr a Chymru, a wnaeth eich elusen drosglwyddo arian heblaw trwy fanc i drosglwyddiad banc?

Yn ystod y cyfnod ariannol ar gyfer y ffurflen hon, a wnaeth eich elusen wario arian y tu allan i’r Deyrnas Unedig? Cofnodwch gyfanswm y gwariant ym mhob gwlad neu dewiswch ‘anhysbys’. Faint o arian a anfonodd eich elusen i gyd y tu allan i’r Deyrnas Unedig gan ddefnyddio dull heblaw’r system fancio a reoleiddir yng nghyfnod ariannol y ffurflen hon? Talgrynwch bob ffigur i’r £100 agosaf (peidiwch â nodi pwyntiau degol neu atalnodau).

Os byddwch yn ateb ‘Ie’, gofynnir i chi Pa ddulliau o drosglwyddo arian a ddefnyddiodd yr elusen a beth oedd y gwerth? (Ticiwch bob un sy’n berthnasol) a. cludwr arian parod b. arian cripto c. systemau trosglwyddo arian anffurfiol ch. swyddfa gwasanaeth arian d. trosglwyddo arian heb symud arian (er enghraifft Hawala) dd. dulliau talu ar-lein (er enghraifft Paypal) e. trosglwyddiad trydydd parti / cludwr arian parod f. gwasanaeth bancio heblaw system fancio’r DU ff. arall

Sut cafodd arian ei drosglwyddo y tu allan i’r Deyrnas Unedig gan yr elusen yn y cyfnod ariannol ar gyfer y ffurflen hon? (Ticiwch bob un sy’n gymwys) a. Systemau Trosglwyddo Gwerth Anffurfiol (IVTS); b. Busnesau Gwasanaeth Arian (MSBs); c. busnesau sydd wedi’u hawdurdodi i ddarparu ‘gwasanaethau talu’; ch. cludwyr arian; d. ari;an cripto dd. arall?

Oes gan yr elusen gytundebau ysgrifenedig ffurfiol gyda’i phartneriaid tramor?

Oes gan yr elusen gytundebau ysgrifenedig ffurfiol gydag unrhyw bartneriaid sy’n darparu gwasanaethau elusennol ar ei rhan y tu allan i’r Deyrnas Unedig?

Mae’r holl ganllawiau presennol wedi’u hadolygu a’u hadnewyddu i sicrhau eglurder a symlrwydd ac i adlewyrchu’r cwestiynau diweddaraf. Mae diffiniadau eraill wedi’u hadolygu yn erbyn diffiniadau cyfreithiol a chyfrifyddu presennol a’u diweddaru i fynd i’r afael ag adborth ymgynghori.

Atodiad 3: Cwestiynau am weithrediadau a strwythur elusennau - adeiladau

Ymgynghoriad C9: Ydych chi’n meddwl y dylai’r Comisiwn gasglu data ar yr adeilad ble mae elusen yn gweithredu ohono?

• 36% Ydw

• 31% Nac ydw

• 34% Ansicr

Roeddem yn cydnabod yn yr ymgynghoriad y gallai fod yn anodd yn ymarferol casglu data ar leoliadau daearyddol. Roeddem yn rhagweld y byddai angen diwygio’r cwestiynau a gyhoeddwyd ar gyfer ymgynghoriad. Yn Ymgynghoriad C10 gofynnwyd i’r rhai a ymatebodd ar ran elusen pa mor ymarferol fyddai darparu gwybodaeth am yr holl leoliadau y mae’r elusen yn gweithredu ohonynt, gan gynnwys y ffordd orau i ganiatáu i elusennau ateb y cwestiwn pe bai’n cael ei chynnwys.

Croesawodd yr ymatebwyr y cyfle i ymgysylltu ar y mater hwn, gyda nifer fawr o awgrymiadau penodol. Roedd llawer yn cytuno y byddai casglu data ychwanegol yn y maes hwn yn werthfawr pe gallem ei dargedu’n ddigonol i nodi:

• cyrhaeddiad ac effaith elusennau unigol; a

• ar lefel gyfanredol, amrywiadau rhanbarthol yn y gwasanaethau a ddarperir gan elusennau, yn enwedig os (pe bai ar gael yn allanol) y gallai hyn gefnogi penderfyniadau gan gyllidwyr

Fodd bynnag, ni chytunwyd yn gyffredinol y byddai’r cynigion yn yr ymgynghoriad yn sicrhau’r data cywir i gefnogi hyn, mewn ffordd wedi’i thargedu’n ddigonol. Teimlai elusennau, heb eglurhad pellach, y gallai fod risg o ddealltwriaeth wahanol o’r data i’w darparu. Gallai hyn leihau cywirdeb data a chreu ansicrwydd. Roedd rhai pryderon hefyd ynghylch baich rheoleiddiol i elusennau. Adlewyrchir hyn yn yr ymateb i C9.

Roedd rhai o’r prif gymhlethdodau a godwyd mewn ymateb i’r ymgynghoriad yn cynnwys:

• amrywiaeth ‘presenoldeb’ elusen mewn lleoliad gan gynnwys eiddo sy’n eiddo iddynt, eiddo ar rent, eiddo a ddefnyddir ar gyfer cynnal digwyddiadau (a all amrywio’n fawr mewn ardal a bod yn gyfnewidiol), eiddo lle caiff gwasanaethau eu darparu’n uniongyrchol i fuddiolwyr, swyddfeydd gweinyddol, cyfeiriadau cyhoeddus neu eiddo lle mae’r rhan fwyaf o staff yn gweithio

• gall elusennau sy’n rhoi grantiau, elusennau aelodaeth ac elusennau eraill y mae eu diben yn drafodol yn bennaf yn trosglwyddo arian yn seiliedig ar angen, a gall fod yn anodd casglu data ar leoliad ac efallai na fydd yn ystyrlon

• natur newidiol y ffordd y mae elusennau yn gweithredu, gyda llawer yn defnyddio dulliau rhithiol (ar-lein) a nifer sylweddol yn cynnal busnes elusen o breswylfeydd preifat

• baich amser posibl mewnbynnu data (yn hytrach na chasglu, o ystyried y dylai ymddiriedolwyr gael trosolwg priodol o’u gweithrediadau) ar gyfer elusennau canolig a mwy, yn enwedig y rhai sydd ag aelodaeth ffederal

• er bod y rhai â 3 neu lai o safleoedd yn gyffredinol yn teimlo y gallent wasanaethu’r cais hwn yn hawdd, yn gyffredinol roeddent yn gweithredu mewn ardal ddaearyddol gynwysedig, felly roeddent yn cwestiynu gwerth y data y byddem yn cael y tu hwnt i’r hyn a ddarperir adeg cofrestru

• mae ymatebwyr sy’n darparu gwasanaethau’n rhyngwladol yn nodi’r anhawster wrth ddarparu’r data hwn, yn enwedig os defnyddir trydydd parti. Awgrymodd yr elusennau hyn y dylid eithrio gweithgareddau y tu allan i’r DU gan y gellid eu canfod o ymatebion eraill i gwestiynau’r Datganiad Blynyddol

Yn seiliedig ar yr ymatebion hyn i’r ymgynghoriad, rydym yn cydnabod yr angen i ddiffinio a dosbarthu’r hyn sydd ei angen arnom yn well, gan gynnwys yn ôl math o elusen. Mae hyn yn hanfodol i sicrhau bod data’n cael ei gasglu a’i ddefnyddio’n gymesur ynghylch ble mae gweithgareddau elusennol yn cael eu darparu.

Roedd meysydd lle teimlai llawer o ymatebwyr y gallem gasglu data defnyddiol. Un enghraifft yw cadarnhau os yw anerchiad cyhoeddus y Comisiwn yn gywir. Er ei fod yn ofyniad cyfreithiol i elusennau gadw eu manylion ar y Gofrestr yn gyfredol, a chysylltu â’r Comisiwn yn rhagweithiol os ydynt yn newid, mae ymatebwyr yn tynnu sylw at y ffaith, os yw anerchiad cyhoeddus yn wahanol i bencadlys elusen, bod ymarfer yn casglu pencadlys a gallai anerchiad cyhoeddus fod yn swyddogaeth ddefnyddiol ar gyfer y Datganiad Blynyddol. Byddai’n amlygu gwahaniaethau mawr mewn presenoldeb daearyddol yn ogystal ag unrhyw fanylion sydd wedi dyddio.

Roedd diogelu data hefyd yn destun adborth cyffredin, er enghraifft os oedd bwriad i staff elusen sy’n gweithio o’u cyfeiriad cartref fod o fewn y cwmpas. Dymunwn bwysleisio mai dim ond yn unol â’i ddyletswyddau cyfreithiol sy’n ymwneud â data personol y bydd y Comisiwn yn cyhoeddi data. Roedd nifer fach o ymatebwyr yn ymwybodol o’r risg i fuddiolwyr agored i niwed pe bai cyfeiriadau penodol yn cael eu datgelu. Ar gyfer elusennau sy’n pryderu am y risg o niwed i ymddiriedolwyr sy’n adnabyddadwy oherwydd eu cysylltiad ag elusen (e.e. elusennau sy’n cefnogi dioddefwyr cam-drin domestig), byddwn yn parhau i awdurdodi ymddiriedolwyr sydd mewn perygl o niwed personol i beidio â chynnwys eu henw yn y ddogfen cyfrifon neu a ddangosir ar y Gofrestr.

Cawsom adborth defnyddiol hefyd ynghylch sut y gallem symleiddio unrhyw gasglu data yn y dyfodol ar weithgarwch daearyddol (boed hynny drwy’r Datganiad Blynyddol neu lwybrau eraill). Roedd rhain yn cynnwys defnyddio trothwyon i symud o ddata cyfeiriadau lleoliad unigol i ddata sy’n seiliedig ar ardal, e.e. defnyddio rhan gyntaf y cod post. Awgrymwyd y gallu i ddefnyddio mapiau, ffiniau ardaloedd, uwchlwytho ffeiliau neu chwilio am god post fel ffyrdd o wneud darpariaeth gwybodaeth yn llai beichus.

Anogodd ymatebwyr y Comisiwn i egluro sut y byddai unrhyw ddata a gesglir yn ymwneud â data daearyddol a gyhoeddwyd eisoes ar y Gofrestr. Pwysleisiwyd y dylai ein ffocws fod ar sut y gellir ddefnyddio hyn i greu golwg fwy cynhwysfawr ar y ddarpariaeth ledled Lloegr a Chymru. Derbyniodd elusennau y gall data sy’n gysylltiedig â darparu gwasanaeth newid dros amser. Efallai y byddant yn mynegi’r bwriad i ddarparu gwasanaethau mewn rhai rhanbarthau adeg cofrestru, ond efallai na fydd hyn yn cynrychioli’n gywir yr hyn sy’n digwydd yn ymarferol dros amser. Fodd bynnag, yn gyffredinol, nodwyd adborth gennym y gallai fod yn anghymesur i archwilio hyn yn flynyddol, a dylem ystyried defnyddio ein systemau casglu data eraill fel y prif ddull o edrych ar y gweithgareddau hyn.

Newidiadau i gwestiynau’r Datganiad Blynyddol mewn ymateb i adborth ymgynghori

Rydym wedi penderfynu na ddylem gasglu’r ystod wreiddiol o wybodaeth am ddosbarthiad daearyddol gweithgaredd elusennol trwy’r Datganiad Blynyddol. Rydym yn dal i ystyried y data hwn yn bwysig, ond mae angen gwaith pellach i gydbwyso rhinweddau cymharol o wahanol ddulliau o gasglu data. Y prif feysydd rydym yn bwriadu gwneud rhagor o waith arnynt y tu allan i’r adolygiad o’r Datganiad Blynyddol yw:

• a ddylid casglu gwybodaeth drwy gategorïau mwy manwl - er enghraifft cyfeiriadau cyhoeddus, pencadlys, eiddo ac asedau eiddo, yn ogystal â pha fathau o leoliadau y gellir eu heithrio

• oes gennym ddiddordeb yn bennaf yn ymhle y mae elusennau’n darparu gwasanaethau, neu leoliad y rhai sy’n cael budd. Gall rhain fod yn wahanol, gan wneud cael data yn gymhleth

• a allai rhai elusennau gael eu heithrio i leihau’r baich, er enghraifft y rhai sy’n darparu gwasanaethau’n rhithiol, neu lle nad yw’n hawdd pennu lleoliad

• pa mor aml y mae angen casglu’r data hwn, ac ai’r Datganiad Blynyddol yw’r mecanwaith cywir

• ar gyfer elusennau mwy, sut rydym yn cydbwyso cael mewnwelediad gwerthfawr â lleihau baich mewnbynnu data, er enghraifft grwpio lleoliadau unigol i ardaloedd mwy

Yn lle hynny, yn y Datganiad Blynyddol nesaf, mae adborth yn dangos y gallwn ofyn dau gwestiwn newydd llawer symlach i elusennau. Bydd y rhain yn sylfaen ar gyfer mynd i’r afael â dau fwlch data blaenoriaeth uchel rydym wedi’u nodi. Gwnawn hyn fel ciplun; bydd y cwestiynau’n cael eu dileu ar gyfer AR24 ymlaen.

Cwestiynau arfaethedig yn ystod y cam ymgynghori	Cwestiynau diwygiedig ar ôl ymgynghori
A yw’r elusen yn defnyddio mwy nac un cyfeiriad i ddarparu gwasanaethau neu i reoli ei gweithrediadau? Os byddwch yn ateb ‘Ydy’, gofynnir i chi: Rhowch y cyfeiriadau	Bydd yr elusen yn cael ei hanerchiad cyhoeddus wedi’i dynnu o’r Gofrestr Elusennau a gofynnir: A yw’r manylion cyfeiriad cyhoeddus hyn yn gywir? Os yw’r elusen yn nodi na: Rhowch gyfeiriad cyhoeddus eich elusen. Ai hwn yw’r un cyfeiriad y mae’r elusen yn ei ddefnyddio â phencadlys gweinyddol yr elusen? Os yw’r elusen yn nodi na Rhowch gyfeiriad pencadlys gweinyddol eich elusen.

Yn gyntaf byddwn yn gofyn i elusennau gadarnhau bod y manylion cyfeiriad cyhoeddus sydd gennym ar hyn o bryd yn dal yn gywir. Os na, bydd elusennau yn gallu darparu manylion cyfeiriad cyhoeddus wedi’u diweddaru. Mae hyn er mwyn sicrhau y gallwn gysylltu ag unrhyw elusen yn y ffordd fwyaf effeithlon bosibl. Mae cadw manylion dilys hefyd yn elfen hanfodol o gynnal Cofrestr gywir a chyfredol.

Yna byddwn yn gofyn i elusennau gadarnhau os yw’r anerchiad cyhoeddus yr un fath â phencadlys gweinyddol yr elusen. Os na, bydd elusennau yn gallu darparu cyfeiriad eu pencadlys gweinyddol. Bydd pob un yn defnyddio swyddogaeth chwilio cod post. Bydd y data hwn yn galluogi’r Comisiwn i ddeall cysylltiadau rhwng elusennau, unigolion ac endidau eraill. Bydd hyn yn ein helpu i reoleiddio’n fwy effeithiol a phennu a mesur risgiau, cysylltiadau a gwrthdaro posibl.

Lle mae data rydym yn ei gasglu yn ddata personol, neu y gallai fod yn ddata personol, rydym wedi sicrhau bod prosesu’r data hwn yn bodloni ein rhwymedigaethau o dan ddeddfwriaeth diogelu data.

Rydym wedi penderfynu casglu data ar gyfer lleoliadau o fewn y DU yn unig. Rydym yn fodlon bod y data a gasglwyd drwy’r Datganiad Blynyddol am weithgarwch y tu allan i’r DU yn darparu digon o wybodaeth.

Yn dilyn ymlaen o’r broses Datganiad Blynyddol, byddwn yn parhau i weithio i ddeall sut y gellir defnyddio setiau data gwahanol yn ymwneud â lleoliad daearyddol a’u casglu ynghyd dros yr ychydig flynyddoedd nesaf. Byddwn yn archwilio sut y gallai defnyddio dosbarthiadau elusennau leihau’r baich ar elusennau.

Atodiad 4: Cwestiynau am weithrediadau a strwythur elusennau

Derbyniwyd llawer iawn o adborth ar yr adran hon o’r Datganiad Blynyddol. Roedd adborth yn dangos bod y data am strwythurau yn gymhleth, yn amrywiol ac yn gyfnewidiol. Mae angen i ddiffiniadau fod yn glir ac yn hawdd i’w deall, a’r consensws oedd nad oedd cynigion yr ymgynghoriad wedi cyflawni hyn. Nid oedd rhai ymatebwyr yn glir ynghylch sut y byddai’r Comisiwn yn defnyddio’r math hwn o ddata.

Ymgynghoriad C11: Ydy’r newidiadau rydym yn eu gwneud ar gwestiynau am weithrediadau a strwythur elusennau yn gofyn am y wybodaeth gywir am elusennau yn seiliedig ar y wybodaeth a ddarperir?

• 55% Ydyn

• 15% Nac ydyn

• 30% Ansicr

Ymgynghoriad C12: Ydych chi’n cytuno bod y cwestiynau newydd am weithrediadau a strwythur yr elusen yn glir, yn hawdd i’w deall ac i ateb?

• 63% Ydw

• 17% Nac ydw

• 20% Ansicr

Ymgynghoriad C14: Os ydych yn ymateb ar ran elusen, a allech ateb y cwestiynau hyn gan ddefnyddio’r wybodaeth rydych yn ei chasglu ar hyn o bryd am eich gweithrediadau a’ch strwythur?

• 67% Gallaf

• 13% na

• 19% Ansicr

Amlygodd nifer o ymatebwyr â phryderon y gall elusennau gynnwys nifer o strwythurau ar yr un pryd. Dywedodd yr ymatebwyr ei fod yn bosibl na fydd modd llunio cwestiwn clir a chymesur o ystyried yr ystod o strwythurau posibl y gallai elusen eu mabwysiadu, heb geisio troi elusennau yn strwythurau sydd wedi’u diffinio’n anghywir. Gallai hyn achosi ansicrwydd i’r rhai sy’n ymateb. Amlygodd adborth ansicrwydd megis ble y dylid ystyried partneriaethau, pam na chafodd strwythurau fel cydffederasiynau eu pennu a lle byddai perthnasoedd gyda sefydliadau ac elusennau y tu allan i’r DU yn eistedd. Mae sawl sylw’n gofyn yn benodol pam mae gwybod am gyrff ymbarél yn bwysig i’r Comisiwn.

Mae gan nifer o elusennau gysylltiadau anffurfiol lluosog. Mae risg y byddai cipio’r rhain yn cuddio strwythurau mwy ffurfiol, gan y byddai gan y rhan fwyaf o elusennau rywbeth i’w adrodd. Awgrymwyd y dylem egluro os byddai cysylltiadau anffurfiol o ddiddordeb i’r Comisiwn, a pham. Dywedodd rhai elusennau y byddai adrodd am ymlyniadau anffurfiol yn gofyn am fecanweithiau casglu data newydd a byddai’n anghymesur.

Teimlai ymatebwyr y gallai ceisio casglu data ar amrywiaeth a nifer y gwahanol fathau o aelodaeth arwain at ddryswch yn y dehongliad rhwng gwahanol elusennau. Er enghraifft, amlygodd ymatebwr mewn elusen ag ymddiriedolwyr sy’n aelodau, ond aelodau nad ydynt yn ymddiriedolwyr, y byddai gan rai aelodau hawliau o dan y ddogfen lywodraethol, ac ni fyddai gan rai. Ni fyddent yn gallu ateb y cwestiwn a gynigir.

Gofynnodd yr adborth hefyd a allem gael y data hwn mewn ffordd arall, er enghraifft, adeg cofrestru, gan fod strwythurau elusen yn tueddu i fod yn gyson flwyddyn ar ôl blwyddyn. I’r gwrthwyneb, efallai y bydd lleiafrif yn newid eu strwythurau, eu cysylltiadau neu eu cysylltiadau yn seiliedig ar brosiectau dros gyfnodau byr o amser, ac mae risg y gallai cipolwg ar hyn yn flynyddol gynhyrchu data annibynadwy.

Cafwyd adborth hefyd ar y cwestiwn yn ymwneud â ble roedd gwefannau’n cael eu ‘cynnal’. Roedd ymatebwyr yn pryderu na fyddai’r cwestiwn yn casglu data sy’n berthnasol i ddiogelu data, o ystyried mai’r mannau lle mae data personol yn cael ei ‘storio’ sy’n peri’r pryder pennaf. Mae’n bosibl y bydd angen rhagor o fecanweithiau casglu data ar gyfer rhai elusennau er mwyn darparu data ar we-letya.

Newidiadau i gwestiynau’r Datganiad Blynyddol mewn ymateb i adborth ymgynghori

Mewn ymateb, rydym wedi adolygu pa elfennau o strwythurau elusen y mae angen i ni gasglu data yn eu cylch, pam rydym yn ei gasglu a sut i leihau pryderon am ansawdd y data a fyddai’n cael ei gasglu. Rydym wedi ystyried yr adborth sy’n awgrymu y gallai’r data a gasglwyd yn y modd a awgrymwyd gennym yn yr ymgynghoriad fod yn anghywir.

Rydym felly wedi gwneud newidiadau sylweddol i’r cwestiynau ar strwythur ac aelodaeth i’w symleiddio. Rydym wedi dileu cwestiynau yn ymwneud â chysylltiadau a chyrff ymbarél. Rydym wedi mireinio’r cwestiwn ar aelodaeth i ofyn un cwestiwn, yn hytrach na dau. Yn ogystal, rydym wedi dileu’r cwestiynau sy’n ymwneud â gwe-letya.

Rydym hefyd wedi ystyried yr adborth na fydd llawer o ddata o dan yr adran hon yn newid yn flynyddol. Dim ond unwaith y gofynnir y cwestiynau wedi’u hail-fframio, ac ar ôl hynny byddwn yn archwilio ffyrdd eraill o gadw data’n gyfredol.

Mewn ymateb i adborth, rydym wedi dileu cyfeiriad at unrhyw gysylltiadau anffurfiol o’r Datganiad Blynyddol gan nad yw hyn yn debygol o gynhyrchu data defnyddiol. Rydym yn newid i’r termau rhiant ac is-gwmni i ddisgrifio strwythur gan fod y rhain yn cael eu deall yn eang a byddant yn darparu’r wybodaeth allweddol.

Rydym wedi egluro pa fathau o aelodaeth y mae gennym ddiddordeb ynddynt. Rydym wedi egluro bod ymddiriedolwyr yn cael eu heithrio o’r cwestiwn ar aelodaeth. Mae hwn yn canolbwyntio’r cwestiwn ar ein diddordeb mewn pennu’r potensial ar gyfer anghydfodau rhwng ymddiriedolwyr ac aelodau â phleidlais nad ydynt yn ymddiriedolwyr. Dim ond i elusennau corfforedig a chymdeithasau anghorfforedig y bydd yr ail gwestiwn newydd yn cael ei ofyn, bydd pob elusen arall yn cael ei heithrio.

Bydd y cwestiwn newydd cyntaf yn pennu os yw elusen yn rhan o strwythur grŵp, naill ai fel rhiant elusen neu is-elusen yn y grŵp. Os yw’r elusen yn hunan-ddatgan fel is-elusen o fewn strwythur grŵp ehangach, bydd yn cael ei heithrio’n awtomatig rhag cwestiwn diweddarach ar bolisi a gweithdrefnau. Rydym yn cydnabod bod rhiant elusennau yn gyffredinol gyfrifol am ddiweddaru ac adolygu polisïau a gweithdrefnau craidd ar ran yr is-elusennau yn eu grŵp. Rydym wedi diwygio’r cwestiwn fel y canlynol:

Cwestiynau arfaethedig yn ystod y cam ymgynghori

Cwestiynau diwygiedig ar ôl ymgynghori

A yw’r elusen yn aelod wedi’i ffederaleiddio neu ranbarthol o elusen gofrestredig arall? Ydy’r elusen yn gysylltiedig ag elusen gofrestredig arall (fel mewn consortiwm)? A yw’r elusen yn aelod o unrhyw gyrff proffesiynol neu ymbarél? Oes gan eich elusen bobl neu sefydliadau sy’n gweithredu fel aelodau? Os byddwch yn ateb ‘Oes’, gofynnir i chi: Oes gan aelodau’r elusen hawliau o dan Ddogfen Lywodraethol yr elusen?

Ydy’r elusen yn rhan o strwythur grŵp ehangach gyda rhiant gorff ac is-gyrff? a) Ydyn, rydym yn rhiant gorff; b) Ydyn, rydym yn is-gorff; c) Na, nid yw’r elusen yn rhan o strwythur grŵp ehangach; ch) Anhysbys. Mae’r cwestiwn hwn wedi cael ei ddileu. Mae’r cwestiwn hwn wedi cael ei ddileu. Os yw’r elusen yn elusen gorfforedig neu’n gymdeithas anghorfforedig: Ac eithrio ymddiriedolwyr, oes gan yr elusen aelodau sydd â hawl i bleidleisio o dan ddogfen lywodraethu’r elusen?

A yw unrhyw un o wefannau’r elusen yn cael eu cynnal y tu allan i’r DU? Os byddwch yn ateb ‘Ie’, gofynnir i chi: Ym mha wlad y cynhelir eich gwefannau?

Mae’r cwestiwn hwn wedi cael ei ddileu

Ymgynghoriad C13: Ydy ein gwybodaeth ategol a’n canllawiau drafft ar gyfer y cwestiynau am weithrediadau a strwythur elusennau, gan gynnwys yr eirfa, yn ddigon er mwyn esbonio sut i ateb y cwestiynau hyn?

• 58% Ydy

• 17% Nac ydy

• 25% Ansicr

Dywedodd llawer o’r rhai a wnaeth sylwadau eu bod yn teimlo nad oedd y fersiwn ymgynghori o’r eirfa o gymorth. Roeddent yn teimlo bod esboniadau yn cyflwyno termau roedd angen eu hehangu, ac felly nid oedd yn egluro ystyr. Nid ydym wedi cynnwys adborth yn yr ymateb hwn ar delerau sydd bellach wedi cael eu dileu o ganlyniad i’r set o gwestiynau sydd wedi’u diweddaru.

Atodiad 5: Cwestiynau ar weithwyr a gwirfoddolwyr

Rydym wedi ystyried cwestiynau presennol ar weithwyr a gwirfoddolwyr, a lle bod angen, rydym wedi eu diweddaru i sicrhau eu bod yn parhau i fod yn gyson â set cwestiynau ehangach y Datganiad Blynyddol.

Ymgynghoriad C15: Ydy’r newidiadau rydym yn eu gwneud ar gwestiynau am weithwyr a gwirfoddolwyr yn gofyn am y wybodaeth gywir am elusennau yn seiliedig ar y wybodaeth a ddarperir?

• 63% Ydyn

• 15% Nac ydyn

• 21% Ansicr

Ymgynghoriad C16: Ydy’r cwestiynau newydd am weithwyr a gwirfoddolwyr yn glir ac yn hawdd i’w deall a’u hateb?

• 69% Ydyn

• 11% Nac ydyn

• 20% Ansicr

Ymgynghoriad C18: Os ydych yn ymateb ar ran elusen, a allech ateb y cwestiynau hyn gan ddefnyddio’r wybodaeth rydych yn casglu ar hyn o bryd am eich gweithwyr a gwirfoddolwyr?

• 78% Gallwn

• 9% Na

• 13% Ansicr

Cynigiom ofyn am wybodaeth gweithwyr gan ddefnyddio cyfrif pennau yn hytrach na FTE, i symleiddio adrodd. Fodd bynnag, roedd llawer yn pryderu y byddai’n gwneud dadansoddi ac unrhyw gyhoeddiad o nifer y gweithwyr yn anodd. Mae’n ymddangos bod gan rai elusennau nifer uchel oherwydd nifer y staff rhan-amser. Roedd yn well gan lawer FTE fel mesur mwy dibynadwy. Awgrymodd rhai ddiffiniad cliriach o gynhwysiant a gwaharddiadau i egluro penodiadau tymor byr, a allai fod yn arbennig o gyffredin y tu allan i’r DU.

Awgrymodd rhai hefyd y byddai defnyddio FTE yn cynyddu cysondeb â chategorïau cyfrifyddu SORP, gan leihau’r baich casglu data. Fodd bynnag, gall elusennau sydd o dan y trothwy incwm ar gyfer SORP gynhyrchu cyfrifon Derbyniadau a Thaliadau. Gallai defnyddio FTE greu gofynion casglu newydd ar gyfer yr elusennau hynny. Codwyd adborth ar gysondeb â diffiniadau SORP hefyd mewn perthynas ag adrodd ar gyflogau.

Cwestiwn cyffredin oedd os oedd y Comisiwn yn bwriadu dal unigolion cyflogedig neu ddigyflog. Tynnodd ymatebwyr sylw at y cymhlethdod o ran yr amrywiaeth o drefniadau ar gyfer digolledu staff sy’n gweithio i elusen e.e., os yw ymddiriedolwr corfforedig yn cyflogi’r staff ac yn codi tâl ar yr elusen. Roedd peth dryswch amlwg hefyd ynghylch os dylid cynnwys unigolion hunangyflogedig neu peidio.

Mae elusennau llai yn poeni fwyaf am faich ychwanegol o’r cwestiynau hyn, gyda rhai yn awgrymu trothwy yn seiliedig ar nifer y gweithwyr e.e. 5 neu fwy FTE.

O ran y cwestiwn presennol ynghylch gwirfoddoli, holodd llawer sut mae gwirfoddolwyr yn cael eu diffinio a’u cyfrif. Awgrymwyd y dylid ail-fframio’r cwestiwn i ddal gwirfoddolwyr ‘gweithredol’ yn unig ac eithrio, er enghraifft, unigolyn sydd weithiau’n datgloi eiddo a ddefnyddir i ddarparu gwasanaethau elusennol. Awgrymodd rhai y gallem weithredu cyfartaledd, neu raddfa, i gyfrif am lefelau amrywiad dros amser yn statws ‘gweithredol’ gwirfoddolwr. Fodd bynnag, i’r gwrthwyneb, gallai hyn annog adrodd anghyson.

Yn olaf, fe’ch cynghorir i fod yn ofalus o ran yr hyn rydym yn ei gyhoeddi, gan sicrhau bod ein trothwyon yn atal rhannu data ar gyfer elusennau llai sy’n gwneud gwybodaeth yn bersonol adnabyddadwy. Mae hyn bob amser wedi cael ei ystyried gan y Comisiwn wrth osod ein polisi cyhoeddi, a chafodd ei ystyried yn y ddogfen ymgynghori. Mae ein safbwynt ar hyn wedi cael ei nodi yn Atodiad 6.

Ymgynghoriad C17: Ydy ein drafft o wybodaeth a’n canllawiau ategol ynghylch y cwestiynau ar gyflogeion a gwirfoddolwyr yn ddigonol er mwyn egluro sut i ateb y cwestiynau hyn?

• 63% Ydy

• 13% Nac ydy

Cawsom rywfaint o adborth ar ddiffiniadau yn y canllawiau ynghylch y cwestiwn cyflogres presennol. Gofynnwyd i ni egluro diffiniadau ynghylch cynnwys neu waharddiadau sy’n ymwneud â buddion. Tynnodd ymatebwyr sylw at y ffaith nad yw’n hawdd mesur rhai budd-daliadau neu aberthau cyflog, megis pecynnau lles. Mae angen eglurder ynghylch os dylid cynnwys pensiynau, ex gratia neu daliadau terfynu.

Gofynnodd rhai ymatebwyr am arweiniad ar beth yw gwirfoddolwr, beth i’w gynnwys a beth i’w gyfrif.

Newidiadau i gwestiynau’r Datganiad Blynyddol mewn ymateb i adborth ymgynghori

Rydym wedi gwneud nifer o welliannau i’r cwestiynau mewn ymateb i adborth:

Cwestiynau arfaethedig yn ystod y cam ymgynghori	Cwestiynau diwygiedig ar ôl ymgynghori
Nodwch gyfanswm nifer y staff a gyflogir gan eich elusen ar ddiwedd cyfnod y datganiad ariannol: a. 1. Tramor (rhyngwladol) b. 1. Yn y DU (cenedlaethol) Ni ddylai hyn gynnwys staff a gontractiwyd gan yr elusen i ddarparu gwasanaethau ar ran yr elusen	Ar ddiwedd cyfnod ariannol y ffurflen hon, faint o: a. Bobl a gyflogwyd yn barhaol gan eich elusen b. Bobl oedd ar gontractau cyfnod penodol gyda’ch elusen c. Bobl hunangyflogedig oedd yn gweithio i’ch elusen? Faint o’r bobl uchod sy’n gweithio ar ran eich elusen y tu allan i’r Deyrnas Unedig?

Faint o wirfoddolwyr yn y DU, heb gynnwys ymddiriedolwyr, oedd gan eich elusen yn ystod y cyfnod ariannol sy’n ymwneud â’r ffurflen hon?

Ac eithrio ymddiriedolwyr, rhowch amcangyfrif o nifer y gwirfoddolwyr a gyflawnodd weithgareddau elusennol ar ran eich elusen yn y Deyrnas Unedig yn ystod cyfnod ariannol y ffurflen hon?

Gwnaethom geisio alinio’n agosach â’r SORP lle roedd hynny’n bosibl heb beryglu’r gofyniad data. Er enghraifft, mae canllawiau bellach yn nodi’n glir beth i’w eithrio a’i gynnwys wrth adrodd am fudd-daliadau. Fodd bynnag, credwn ei fod yn dal yn iawn i ofyn am gyfrif gweithwyr ar ddiwedd y flwyddyn, yn hytrach na chyfartaledd y flwyddyn ariannol. Mae hyn yn ei wneud hi’n haws cyfrifo ar gyfer ymatebwyr, ac felly’r tebygolrwydd bod gennym ni gipluniau ‘amserol’ dibynadwy at ddibenion cymharu blwyddyn ar ôl blwyddyn.

Nid ydym wedi trosi’r cyfrif gweithwyr i FTE oherwydd ein pryderon am allu elusennau llai i fonitro ac adrodd ar hyn. Yn lle hynny, fe wnaethom ddiwygio ein dull gweithredu gwreiddiol i’w wneud yn glir bod gennym ddiddordeb yn y categorïau o bobl a gyflogir yn barhaol, ar gontract cyfnod penodol a phobl hunangyflogedig, gan ystyried yr adborth y bydd casglu data ar y gwahanol fathau o gyflogaeth yn darparu set ddata gyfoethocach. Mae canllawiau wedi’u hadolygu i sicrhau bod y termau hyn yn cael eu disgrifio’n glir.

Bydd angen i elusennau nad ydynt yn cyflogi staff ymateb i gwestiwn gwirfoddolwyr yn unig. Fodd bynnag, rydym wedi penderfynu y dylai hyd yn oed elusennau gyda nifer gymharol fach o weithwyr barhau i adrodd ar ddata gweithwyr. Mae tueddiadau’r gweithlu, gan gynnwys ar gyfer elusennau bach, yn rhoi dangosydd gwerthfawr o iechyd parhaus elusennau.

Mewn perthynas â’r cwestiynau presennol, mae canllawiau bellach wedi’u hychwanegu i ddiffinio ‘gwirfoddolwr’. Mae hyn yn cynnwys pwy i’w gwahardd, gan gadarnhau bod yn rhaid i wirfoddolwr fod wedi cyflawni rhyw weithgaredd i’r elusen yn ystod y cyfnod yr adroddir arno, yn hytrach na bod mewn cronfa gyffredinol ond heb fod wedi cyflawni unrhyw weithgaredd i’r elusen yn y cyfnod ariannol.

Adolygwyd y bandiau cyflog a ddefnyddiwyd gennym yn y cwestiwn presennol. Ar ôl ystyried cyfran y cyflogau sy’n disgyn i’r bandiau sy’n gymwys i’w hadrodd, nid ydym yn credu bod angen cynyddu’r bandiau ar hyn o bryd. Bydd y rhain yn aros yr un fath, ac felly hefyd ein dull o gyhoeddi data bandiau cyflog fel rhan o AR23.

Atodiad 6: Cwestiynau ar lywodraethu risg, digwyddiadau a diogelu

Roedd y rhan fwyaf o’r sylwadau naratif ar y cwestiynau hyn yn canolbwyntio ar y cwestiwn newydd ynghylch y polisïau a’r gweithdrefnau sydd gan elusennau. Rydym wedi dehongli’r ymatebion rhifiadol isod yng ngoleuni’r wybodaeth hon. Er mwyn eglurder, rydym felly wedi gwahanu ein hymatebion ar y cwestiwn Datganiad Blynyddol rheolaethau ariannol, cwestiwn y Datganiad Blynyddol am wiriadau’r DBS a gyflawnwyd gan elusen, cwestiwn y Datganiad Blynyddol sy’n ymwneud â digwyddiadau difrifol, a chwestiwn y Datganiad Blynyddol ar bolisïau a gweithdrefnau.

Ymgynghoriad C19: Ydy’r newidiadau rydym yn eu gwneud i gwestiynau am lywodraethu risg, digwyddiadau a diogelu yn glir ac yn gymesur, ac a ydynt yn gofyn am y wybodaeth gywir?

• 62% Ydyn

• 18% Nac ydyn

• 20% Ansicr

Ymgynghoriad C20: Ydy ein drafft o wybodaeth ategol a’n canllawiau ar lywodraethu risg, digwyddiadau a diogelu yn ddigonol er mwyn egluro sut i ateb y cwestiynau hyn?

• 63% Ydy

• 13% nac ydy

• 24% Ansicr

Ymgynghoriad C21: Os ydych yn ymateb ar ran elusen, a allech ateb y cwestiynau hyn gan ddefnyddio’r wybodaeth berthnasol rydych yn casglu ar hyn o bryd?

• 72% Gallwn

• 11% Na

• 16% Ansicr

Rheolaethau ariannol

Ni chodwyd unrhyw faterion arwyddocaol yn yr adborth, ond mae angen rhywfaint o eglurder ynghylch sut mae hyn yn berthnasol i’r polisi rheolaethau ariannol y cyfeiriwyd ato yn y cwestiwn Datganiad Blynyddol arfaethedig ar y polisïau a’r gweithdrefnau sydd gan yr elusen ar waith a sut mae’r rhain yn wahanol, er mwyn osgoi dyblygu ymdrech.

Polisïau a Gweithdrefnau

Roedd adborth yn dangos bod elusennau llai yn pryderu bod y cwestiwn yn awgrymu ei fod yn ofynnol i elusennau gael yr holl bolisïau hyn os ydynt yn berthnasol ac yn briodol iddynt. Mae rhai yn awgrymu y dylid ychwanegu nodyn ‘lle ei fod yn berthnasol’ at ymatebion, a darparu opsiwn ‘amherthnasol’, gan fod elusennau yn rhoi blaenoriaeth gyfreithlon i rai polisïau penodol yn dibynnu ar eu gweithgareddau. Teimlai rhai y byddai’r Comisiwn fel arall mewn perygl o yrru dull anfwriadol o lunio polisi a fydd yn effeithio ar ansawdd, oherwydd gallai elusennau deimlo eu bod yn cael eu cymell i fabwysiadu cyfres lawn o bolisïau, os a ydynt yn berthnasol i’w helusennau neu peidio.

I’r gwrthwyneb, teimlai rhai fod meysydd fel iechyd a diogelwch, rheoli risg, codi arian, recriwtio ymddiriedolwyr a chynaliadwyedd ar goll, os mai’r bwriad oedd darparu rhestr gyflawn o bolisïau a gweithdrefnau. Cafwyd sylwadau penodol ar y ‘Polisi Gweithgareddau Gwleidyddol’, gyda’r ymatebwyr yn teimlo bod ein disgwyliadau’n aneglur o’n canllawiau presennol. Teimlai rhai fod y cwestiwn yn awgrymu bod adolygiad blynyddol o bolisïau yn ofynnol, pan nad yw hyn yn wir o bosib. Roedd eraill yn ystyried hyn fel nodyn atgoffa defnyddiol i ddiweddaru polisïau fel mater o drefn.

Roedd adborth arall yn awgrymu bod elusennau yn aml yn clystyru polisïau cysylltiedig at ei gilydd at ddibenion llywodraethu, yn hytrach na bod pob un yn cael ei restru’n benodol, gan ei wneud yn anodd i rai elusennau i ymateb. Cymhlethdod ychwanegol fyddai bod elusennau ffederal yn dilyn polisïau a chanllawiau canolog wedi’u llywio gan eu rhiant elusen, a allai effeithio ar y data a dderbyniwyd a’r asesiad a wneir.

Yn fwy cyffredinol gofynnodd ymatebwyr os byddai modd casglu hwn yn well trwy Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr i leihau’r baich ar elusennau.

RSIs a DBS

O ran y cwestiwn am blant ac oedolion sy’n wynebu risg, gofynnodd ymatebwyr i ni egluro’r hyn a olygwn wrth ‘ddarparu gwasanaethau’ ac ‘oedolion sy’n asgored i niwed’ a bod y term ‘plentyn’ yn cael ei ddisgrifio’n gywir fel bod o dan 18 oed.

Mynegodd rhai ymatebwyr ansicrwydd ynghylch y cwestiwn presennol ar adrodd am ddigwyddiadau difrifol. Gofynnwyd am eglurhad o’r hyn sy’n ddigwyddiad difrifol neu nad yw’n ddigwyddiad difrifol yn y canllaw, gyda chysylltiadau â’r broses RSI. Dywedodd rhai elusennau fod lefelau difrifoldeb yn dibynnu ar statws a graddfa’r elusen (sy’n gywir, yn unol â chanllawiau’r Comisiwn). Roedd pryder bod elusennau heb unrhyw ddigwyddiadau difrifol yn yr adroddiad yn wynebu amwysedd ynglŷn â’r ateb priodol i adrodd amdano trwy ofyn am ateb ie neu na ynghylch os oedd pob RSI wedi cael eu hadrodd.

Fel roeddem wedi’i nodi yn ystod profion defnyddwyr cyn yr ymgynghoriad, nid yw pawb yn y sector yn glir ynghylch ystyr ‘cymwys’ mewn perthynas â gwiriadau DBS. Mae pryder bod Gwiriadau Sylfaenol yn arfer da (ac felly efallai y bydd rhai elusennau yn dehongli pob unigolyn yn gymwys) gall y data fod o ddefnydd cyfyngedig wrth asesu risgiau cydymffurfio. Awgrymwyd ein bod yn gwahaniaethu rhwng Gwiriadau Sylfaenol, Safonol, Manwl a Manwl gyda Gwiriadau Rhestr Gwaharddedig. Nid yw gwiriadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd o reidrwydd yn cael eu hadolygu’n flynyddol ychwaith, a gofynnwyd i ni egluro hynny er mwyn lleihau dryswch.

Newidiadau i gwestiynau’r Datganiad Blynyddol mewn ymateb i adborth ymgynghori

Rheolaethau Ariannol

Ar ôl ystyried, rydym yn cytuno y bydd y cwestiwn ar reolaethau ariannol yn arwain at ddyblygu o’i groesgyfeirio at y cwestiwn ar bolisïau a gweithdrefnau ariannol. Rydym wedi tynnu’r cwestiwn hwn o’r Datganiad Blynyddol.

RSI, DBS a Diogelu

Mae’r holl gofnodion canllaw a geirfa wedi cael eu hadolygu a’u diweddaru i ddiffinio termau fel ‘darparu gwasanaethau’, ‘oedolion sy’n agored i niwed’, ‘plant’ a ‘gweithdrefnau’ yn well.

Rydym wedi adolygu canllawiau presennol y Datganiad Blynyddol ar ddigwyddiadau difrifol. Yn gyffredinol, teimlwn fod hyn yn glir o ran pennu termau. Fodd bynnag, rydym wedi newid y ffordd y gellir ateb y cwestiwn hwn i sicrhau bod categori ar wahân ar gyfer elusennau na chafodd neu na ddaeth yn ymwybodol o ddigwyddiad difrifol yn y cyfnod perthnasol ar gyfer y ffurflen dreth.

Cwestiynau arfaethedig yn ystod y cam ymgynghori	Cwestiynau diwygiedig ar ôl ymgynghori
Os yw’r incwm gros yn fwy na £25,000 a yw’r elusen wedi adrodd am yr holl Ddigwyddiadau Difrifol (gan gynnwys unrhyw ddigwyddiadau hanesyddol) y daeth yr elusen yn ymwybodol ohonynt yn ystod y cyfnod ariannol sy’n ymwneud â’r ffurflen hon?	Os oes gan yr elusen incwm gros o fwy na £25,000 yn y cyfnod ariannol ar gyfer y ffurflen: A yw’r elusen wedi adrodd am bob Digwyddiad Difrifol (gan gynnwys unrhyw ddigwyddiadau hanesyddol) y daeth yr elusen yn ymwybodol ohonynt yn ystod y cyfnod ariannol sy’n ymwneud â’r ffurflen hon? a. Do; b. Na; c. Dim digwyddiadau difrifol i’w hadrodd.

Mae’r term ‘cymwys’ a ddefnyddiwn ar gyfer y cwestiwn ar wiriadau DBS yn seiliedig ar y fframwaith cyfreithiol a’r canllawiau a gyhoeddwyd gan y DBS. Er mwyn cysondeb, mae’r term wedi’i gadw yn y cwestiwn ac mae ein canllawiau yn darparu dolenni i ganllawiau perthnasol y DBS. Rydym wedi newid y cwestiwn i atal gogwyddo data rhag eithrio Gwiriadau Sylfaenol.

Cwestiynau arfaethedig yn ystod y cam ymgynghori

Cwestiynau diwygiedig ar ôl ymgynghori

Ydy’r elusen wedi cael gwiriadau DBS ar gyfer y rhai sy’n gymwys yn y cyfnod ariannol ar gyfer y ffurflen hon?

Ac eithrio Gwiriadau DBS Sylfaenol, a yw eich elusen wedi cael y lefel ofynnol o wiriadau DBS ar gyfer pob rôl sy’n gymwys ar eu cyfer yn ystod cyfnod ariannol y ffurflen hon? (Ticiwch bob un sy’n gymwys) a. Ydy, mae’r holl wiriadau DBS Safonol gofynnol wedi’u sicrhau; b. Ydy, mae’r holl wiriadau DBS Manwl gofynnol wedi’u sicrhau c. Ydy, mae’r holl wiriadau DBS Manwl gofynnol gyda Rhestr(au) Gwahardd wedi’u sicrhau ch. Nid oes angen gwiriadau DBS ac eithrio gwiriadau DBS Sylfaenol

Polisïau a Gweithdrefnau

Rydym wedi diweddaru’r rhestr o bolisïau a gweithdrefnau. Ni fwriedir i’r set o bolisïau sydd wedi’u diweddaru fod yn gynhwysfawr ond maent yn cynnwys polisïau sy’n mynd i’r afael â risgiau rheoleiddiol a sector penodol. Rydym wedi ei wneud yn glir yn y canllaw atodol efallai na fydd yn berthnasol neu’n gymesur i bob elusen gael pob un o’r polisïau a restrir yn y cwestiwn, yn dibynnu ar maint a natur yr elusen. Er enghraifft, nid ydym yn ei wneud yn ofynnol i bob elusen gael polisi ar Weithgaredd Gwleidyddol ac Ymgyrchu, os nad ydynt yn cymryd rhan mewn gweithgaredd o’r fath.

Os yw elusen wedi nodi ei hun fel is-elusen yn y cwestiwn cynharach ar strwythur grŵp, ni fydd yn ofynnol iddynt ateb y cwestiwn hwn ar y sail bod y rhiant elusen yn debygol o osod polisïau a gweithdrefnau yn ganolog.

Er mwyn cyfyngu ar y tebygolrwydd o gasglu data anghywir rydym wedi dileu’r cais i ddarparu dyddiad yr adolygiad diwethaf.

Cwestiynau arfaethedig yn ystod y cam ymgynghori

Cwestiynau diwygiedig ar ôl ymgynghori

Pa un o’r polisïau a’r gweithdrefnau cysylltiedig canlynol sydd gan yr elusen ar hyn o bryd? Bydd gofyn i chi hefyd ddarparu dyddiad yr adolygiad diwethaf ar gyfer pob. a. polisi a gweithdrefnau bwlio ac aflonyddu b. polisi a gweithdrefnau gwrthdaro buddiannau c. polisi a gweithdrefnau rheolaethau ariannol ch. polisi a gweithdrefnau diogelu d. polisi a gweithdrefnau cwynion dd. polisi a gweithdrefnau chwythu’r chwiban e. polisi a gweithdrefnau cronfeydd wrth gefn f. polisi a gweithdrefnau gweithgareddau gwleidyddol ff. polisi a gweithdrefnau gwirfoddolwyr

Pa un o’r polisïau a’r gweithdrefnau canlynol oedd gan eich elusen ar ddiwedd cyfnod ariannol y ffurflen hon? (Ticiwch bob un sy’n gymwys) a. Polisi a gweithdrefnau rheolaethau ariannol mewnol elusennau; b. Polisi a gweithdrefnau diogelu; c. Polisi a gweithdrefnau cronfeydd ariannol; ch. Polisi a gweithdrefnau cwyno d. Polisi a gweithdrefnau adrodd am ddigwyddiadau difrifol dd. Polisi a gweithdrefnau cronfeydd ariannol elusennau e. Polisi a gweithdrefnau rheoli risg mewnol f. Polisi a gweithdrefnau treuliau ymddiriedolwyr ff. Polisi a gweithdrefnau gwrthdaro buddiannau ymddiriedolwyr g. Polisi a gweithdrefnau buddsoddi cronfeydd elusen ng. Polisi a gweithdrefnau ymgyrchoedd a gweithgaredd gwleidyddol h. Polisi a gweithdrefnau bwlio ac aflonyddu i. Polisi a gweithdrefnau cyfryngau cymdeithasol l. Cynnwys siaradwyr allanol mewn digwyddiadau elusennol polisi a gweithdrefnau

Darperir dolenni clir i Ganllawiau perthnasol y Comisiwn ar y pynciau a gwmpesir gan y polisi, fel y gall elusennau ddeall cwmpas y polisi y cyfeirir ato yn y rhestr. Mae’r ‘Polisi Gweithgarwch Gwleidyddol’ a alwyd yn flaenorol wedi’i ailenwi i adlewyrchu canllawiau’r Comisiwn fel ‘Polisi Ymgyrchoedd a Gweithgarwch Gwleidyddol’.

Cwestiwn mewn ymateb i newid allanol mawr

Ymgynghoriad C22: Ydych chi’n cefnogi bod cwestiwn ychwanegol ar gael i’w ddefnyddio mewn ymateb i newid allanol mawr?

• 65% Ydw

• 17% Nac ydw

• 18% Ansicr

Teimlai llawer o ymatebwyr y byddai cyflwyno’r cwestiwn hwn yn helpu i fynd ati’n rhagweithiol i gasglu data ar effaith newidiadau allanol mawr ar draws y sector ac yn helpu i nodi tueddiadau. Gallai agor cyfleoedd wedi’u targedu ar gyfer cymorth i’r sector, ac adfyfyriodd llawer o ymatebwyr ar y cwestiwn hwn yng ngoleuni effaith Covid 19. Mae’r ymatebwyr yn cefnogi nodau’r Comisiwn wrth gyflwyno’r cwestiwn hwn.

Fodd bynnag, roedd rhywfaint o her ynghylch os y Datganiad Blynyddol yw’r llwybr cywir i gasglu’r data hwn. Un pryder oedd amseroldeb casglu’r data. Mae unrhyw ddata yn ôl-weithredol ac felly gall fod o werth cyfyngedig yn y cyd-destun hwn. Gall rhai digwyddiadau mawr arwain at oedi neu effeithiau sy’n digwydd dros gyfnod o flynyddoedd lawer a fydd yn anodd eu mesur. Awgrymodd rhai ymatebwyr y gallai fod yn fwy defnyddiol i’r Comisiwn gynnal ymchwil untro, y byddwn yn parhau i’w ystyried.

Holodd rhai ymatebwyr sut roedd hyn yn ymwneud â’u rhwymedigaethau i ffeilio RSIs lle digwyddodd digwyddiad negyddol. Ni fyddai’r cwestiwn hwn yn disodli rhwymedigaethau adrodd RSI presennol elusen.

Nodwn nad oedd yr holl ymatebwyr yn deall cynnig yr ymgynghoriad. Bydd unrhyw ‘ddigwyddiad mawr’ y gofynnir i elusennau adrodd arno yn cael ei bennu gan y Comisiwn yn ystod pob cylch o broses y Datganiad Blynyddol. Byddai’r digwyddiad perthnasol yn cael ei nodi drwy asesiad strategol o risgiau, gan sicrhau ei fod yn wirioneddol debygol o fod yn risg ar gyfer y sector cyfan, a byddai Bwrdd y Comisiwn yn cytuno arno. Pe bai unrhyw ddigwyddiad yn cael ei nodi ac yn haeddu defnydd o’r cwestiwn, byddem yn cyfathrebu hyn i elusennau cyn, ac yn ystod, y Datganiad Blynyddol.

Gofynnodd nifer o ymatebwyr am ffordd glir o fesur effaith, er mwyn sicrhau bod modd cymharu asesiadau rhwng elusennau. Dywedodd rhai y byddent yn gwerthfawrogi awgrymiadau uniongyrchol i wneud cyfrifiad mathemategol i sicrhau cywirdeb a chysondeb data. Fel arall, roeddent yn pryderu y byddai’r cais i ddarparu amcangyfrif yn anghyson â’r datganiad cywirdeb y gofynnwn i elusennau ei wneud ar ddiwedd y Datganiad Blynyddol.

Newidiadau i gwestiynau’r Datganiad Blynyddol mewn ymateb i adborth ymgynghori

Rydym wedi adolygu’r canllawiau a fframio’r cwestiwn hwn i egluro’r gwahaniaeth rhwng ‘digwyddiad mawr’ ac adrodd ar ddigwyddiadau difrifol ac wedi dod i’r casgliad y gallai fod rhywfaint o orgyffwrdd. Fodd bynnag, diben adrodd RSI yw galluogi’r Comisiwn i ymateb yn brydlon i ddigwyddiadau difrifol o fewn elusen, er mwyn cydymffurfio â’i ddyletswyddau rheoleiddiol. Bwriad y cwestiwn hwn yw casglu data ar effaith sector ehangach un digwyddiad penodol. Yn ogystal, er y dylai digwyddiadau lleol megis llifogydd sy’n amharu ar allu elusen i weithredu gael eu hadrodd fel digwyddiad difrifol, ni fyddai digwyddiadau o’r fath yn cael eu cynnwys yn y cwestiwn Datganiad Blynyddol hwn heblaw eu bod yn ymwneud â’r digwyddiad penodedig. Mae’r cwestiwn hwn yn ymdrin â digwyddiadau ac argyfyngau ehangach a mwy sy’n debygol o effeithio ar bob elusen mewn rhyw ffordd.

Fel y nodwyd, byddai unrhyw ‘ddigwyddiad mawr’ y byddwn yn casglu data arno yn cael ei benderfynu’n flynyddol drwy broses asesu risg strategol y Comisiwn. Ein nod fydd deall effeithiau digwyddiadau risg penodol ar wahanol garfannau’r sector, a darparu dangosydd da o iechyd, gwydnwch a chynaliadwyedd parhaus y sector. Mae’n bwysig deall na fyddai’r data hwn yn cael ei ddefnyddio ar ei ben ei hun. Bydd dadansoddwyr yn cymharu’r data hwn â gwybodaeth o gwestiynau eraill y Datganiad Blynyddol ac ystod o wahanol ffynonellau i asesu risg a materion. Bydd cyfuno data o amrywiaeth o ffynonellau yn galluogi’r Comisiwn i gynnal yr asesiad gorau posibl o gyflwr y sector. Mae’r rhain yn cynnwys ymchwil allanol (ein data ein hunain a data allanol), digwyddiadau difrifol a adroddwyd, Adroddiadau Blynyddol a Chyfrifon a data gwaith achos.

Nid ydym yn credu ei fod yn ymarferol darparu pecyn cymorth manwl gywir a chyffredinol ar gyfer mesur effaith digwyddiad yn feintiol, a gallai hyn fod yn feichus i’w ddefnyddio. Mae cwestiwn y Datganiad Blynyddol yn nodi’n glir bod gan y Comisiwn ddiddordeb mewn amcangyfrif elusen o effaith y digwyddiad, ac o ganlyniad ni ddylai elusennau boeni y byddai’r datganiad cywirdeb ar ddiwedd y Datganiad Blynyddol yn effeithio ar eu gallu i ateb y cwestiwn hwn.

Yn y cwestiwn, rydym wedi diwygio ‘gallu elusen i weithredu’n effeithiol’ gan fod hyn yn dynodi effaith negyddol yn unig, yn hytrach na’n bwriad i nodi gwelliannau cadarnhaol hefyd. Mae’r gwymplen o effeithiau hefyd wedi cael ei ddiweddaru.

Mewn perthynas â’r digwyddiad a nodir gan y Comisiwn Elusennau:

Ydy’r digwyddiad wedi cael effaith ar eich elusen yn ystod cyfnod ariannol y ffurflen hon?

Ticiwch yr holl opsiynau sy’n berthnasol.

Effaith gadarnhaol amcangyfrifedig ar:	Effaith negyddol amcangyfrifedig ar:
a. Rhoddion b. Incwm arall – grantiau c. Incwm arall – contractau ch. Incwm arall - buddsoddiad d. Gwariant gweithgareddau elusennol dd. Gwariant ar gostau cyffredinol e. Nifer y gwirfoddolwyr f. Nifer y gweithwyr ff. Nifer yr ymddiriedolwyr g. Gweithgareddau codi arian ng. Y gallu i ddarparu gwasanaethau h. Cyfanswm galw am wasanaeth	a. Rhoddion b. Incwm arall – grantiau c. Incwm arall – contractau ch. Incwm arall - buddsoddiad d. Gwariant gweithgareddau elusennol dd. Gwariant ar gostau cyffredinol e. Nifer y gwirfoddolwyr f. Nifer y gweithwyr ff. Nifer yr ymddiriedolwyr g. Gweithgareddau codi arian ng. Y gallu i ddarparu gwasanaethau h. Cyfanswm galw am wasanaeth

Atodiad 7: Asesiadau Effaith

Asesiad Effaith Rheoleiddiol

Ychydig o ymatebwyr a roddodd sylwadau uniongyrchol ar fethodoleg ein Hasesiad Effaith Rheoleiddiol cychwynnol. Er bod y rhai a oedd yn ei weld yn gynhwysfawr, cwestiynodd rhai elusennau ein hasesiad o gost amser o £14 yr awr. Mae’r gyfradd fesul awr hon yn gost safonol sy’n seiliedig ar ffigurau cyflog cyfartalog.

Ymateb

Er y gall elusennau mwy dalu cyfraddau uwch fesul awr i’r sawl sy’n cwblhau eu Datganiad Blynyddol, nid yw hyn yn nodweddiadol o’r mwyafrif o elusennau (y bydd llawer o’u Datganiad Blynyddol yn cael ei chwblhau gan wirfoddolwyr). Mae defnyddio’r gost safonol yn ein galluogi i roi gwerth tybiannol ar amser gwirfoddolwyr yn ogystal ag amser staff cyflogedig. Mae’r costau uwch i elusennau mwy yn cael eu hadlewyrchu yn ein hasesiad o gostau cymeradwyo ychwanegol.

Rydym wedi datblygu ein hasesiad ymhellach i gymryd i ystyriaeth y mesurau lliniaru a symleiddio i’r Datganiad Blynyddol y bwriadwn ei chyflwyno a fydd o fudd yn bennaf i elusennau llai. Rydym hefyd wedi ystyried y buddion i’r sector elusennol trwy ein defnydd o ddata’r Datganiad Blynyddol i lywio ein gwaith rhagweithiol o nodi risgiau, gan ein galluogi i ymyrryd â chyngor ac arweiniad cyn i faterion ddod yn fwy difrifol. Byddai cwestiynau’r Datganiad Blynyddol newydd yn caniatáu i ni fynd ati’n rhagweithiol i nodi ystod ehangach o risgiau na’r cwestiwn blaenorol a osodwyd, gan gynnwys risgiau sy’n deillio o ddibyniaeth ar ffrydiau incwm penodol. Byddwn hefyd yn parhau i allu nodi elusennau sydd wedi dod yn segur, a gweithio i ryddhau asedau segur er budd dibenion elusennol tebyg.

Yn seiliedig ar yr Asesiad Effaith Rheoleiddiol diwygiedig, rydym yn fodlon y bydd effaith reoleiddiol cwestiynau’r Datganiad Blynyddol newydd (cost uniongyrchol neu fudd i’r sector) yn is na throthwy de-minimis y Llywodraeth o gyfanswm cost neu fudd o £5m. Mae hyn yn rhoi sicrwydd i ni fod cynigion y Datganiad Blynyddol yn fodd cymesur o gyflawni ein canlyniadau rheoleiddiol bwriedig, sef gwell tryloywder ac atebolrwydd, a data gwell sy’n galluogi rheoleiddio mwy effeithiol, yn ogystal â chefnogi swyddogaethau ac amcanion statudol cyffredinol y Comisiwn.

Asesiad o Effaith ar Gydraddoldeb

Gofynnwyd am adborth ar ein Hasesiad Effaith ar Gydraddoldeb, a gynhelir yn rheolaidd wrth wneud gwaith ar bolisïau a gwasanaethau, gan gynnwys i gyflawni ein rhwymedigaethau o ran Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus. Nod y dadansoddiad yw sicrhau nad yw polisïau a gwasanaethau yn wahaniaethol ac nad ydynt yn parhau nac yn gwaethygu anghydraddoldeb. Byddwn yn monitro’r effaith ar gydraddoldeb er mwyn deall sut mae’r gwasanaeth Datganiad Blynyddol yn gweithio unwaith y caiff ei roi ar waith. Dywedodd yr ymatebwyr:

• Maent yn falch bod dyletswyddau cydraddoldeb yn cael eu hystyried ac yn gefnogol i’r asesiad effaith;

• Mae hygyrchedd y system yn hollbwysig, gan fod y system bresennol yn cael ei ddisgrifio fel un nad yw o gymorth i rai. Dylai ystyriaeth o effaith oedran wrth ddefnyddio technoleg fod yn rhan o ddatblygiad y gwasanaeth digidol; a

• Dymunir cyfieithiad cyson i’r Gymraeg ar draws systemau’r Comisiwn, gan gynnwys yr holl ddeunydd angenrheidiol i gwblhau’r Datganiad Blynyddol.

Ymateb

Nododd yr asesiad a gynhaliwyd ar gyfer y Datganiad Blynyddol fân bryderon a oedd yn canolbwyntio’n bennaf ar hygyrchedd y gwasanaeth digidol, ac adlewyrchwyd hyn yn yr adborth i’r ymgynghoriad.

Mae gwasanaeth digidol newydd yn cael ei ddatblygu i gynnwys y Datganiad Blynyddol ddiwygiedig o 2023. Ein nod yw sicrhau y bydd y gwasanaeth yn fwy hygyrch ac rydym yn archwilio ymarferoldeb gwell a fydd yn gwneud y Datganiad Blynyddol yn haws i’w llywio, ei chadw a’i hailddechrau. Gallwn gadarnhau y bydd y Datganiad Blynyddol, a’r holl ddeunyddiau cysylltiedig, ar gael yn Gymraeg.

Diogelu Data a phreifatrwydd data (gan gynnwys gwybodaeth sensitif)

Roedd Ymgynghoriad C20 yn gwahodd cyfranogwyr i ddarparu gwybodaeth y gallwn ei hystyried ynghylch cyhoeddi data’r Datganiad Blynyddol, yn enwedig unrhyw bryderon ynghylch data sy’n ddata personol neu a allai fod yn ddata personol. Rydym yn fodlon ein bod yn gweithredu yn unol â deddfwriaeth diogelu data wrth gyhoeddi data sydd neu a allai fod yn ddata personol. Y prif feysydd a oedd yn peri pryder i ymatebwyr oedd:

• Posibilrwydd o ganfod cyflogau unigol o ddata bandiau cyflog ar gyfer elusennau bach

• Posibilrwydd o rannu gwybodaeth sensitif fel:

1. adeiladau preifat, os oedd y rhain yn gyfeiriad cyhoeddus elusen

2. data lleoliad a allai effeithio ar ddiogelwch buddiolwyr neu ddiogelwch gwirfoddolwyr a staff dramor;

3. data sy’n fasnachol sensitif yn anfwriadol, yn enwedig gwybodaeth ariannol neu gytundebol, pe gallai hyn effeithio ar y broses dendro gystadleuol.

Gofynnodd yr ymatebwyr i’r Comisiwn ddarparu canllawiau clir ar ba wybodaeth y gellir ei chyhoeddi.

Ymateb

Bydd y Comisiwn yn parhau i sicrhau ein bod yn casglu ac yn cyhoeddi data personol dim ond lle mae’n gytûn â deddfwriaeth diogelu data i wneud hynny.

I gael rhagor o wybodaeth gweler ein siarter gwybodaeth bersonol.

Rydym wedi ystyried yn ofalus ar gyfer pob eitem o ddata os oes sail resymegol, sy’n gysylltiedig â’n hamcanion statudol, i gyhoeddi’r wybodaeth honno ar y Gofrestr. Lle rydym wedi ystyried bod yna resymeg, rydym wedi sicrhau bod mesurau lliniaru priodol ar waith i sicrhau na fydd unigolion yn cael eu hadnabod. Er enghraifft, ni fydd y wybodaeth hon yn cael ei chyhoeddi ar ddata cyflogau elusennau sydd â 2 neu lai o weithwyr, ac ni fyddwn yn cyhoeddi data sy’n cadarnhau faint o’r gweithwyr neu’r contractwyr hynny sy’n gweithio y tu allan i’r DU. Mae hyn wedi cael ei nodi yn y tabl canlynol, ac mae’n adlewyrchu’r dull gweithredu a nodwyd gennym yn ystod y cam ymgynghori.

Mewn perthynas â sensitifrwydd masnachol a chytundebol, mae data’n cael ei atal ar lefel ddigon cyfanredol, ac yn ôl-weithredol, fel nad yw’n debygol o effeithio ar unrhyw brosesau tendro. Mae hefyd yn adlewyrchu data a fyddai eisoes ar gael drwy gyfrifon.

Mewn ymateb i bryderon am gyfeiriadau preifat, fe wnaethom leihau’n sylweddol lefel y manylder a gafwyd drwy’r cwestiwn ynghylch adeiladau elusen. Nid oes unrhyw ofyniad i’r cyfeiriad cyhoeddus (sef y wybodaeth nad ydym yn ei chasglu) fod yn adeilad breifat a gall ymddiriedolwyr ddewis defnyddio math gwahanol o gyfeiriad.