Siarter gwybodaeth bersonol

Mae’r siarter gwybodaeth hwn yn esbonio’r safonau y gallwch eu disgwyl gennym ni pan fyddwn yn casglu, yn cadw neu fel arall yn prosesu gwybodaeth amdanoch chi, a sut rydym yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data.

Cyflwyniad

Mae DVLA yn un o asiantaethau gweithredol yr Adran Drafnidiaeth (DfT). Ein nod yw cael y gyrwyr a’r cerbydau cywir wedi’u trethu ac ar y ffyrdd, mor syml, diogel ac effeithlon â phosibl.

Er mwyn bodloni ein cyfrifoldebau craidd, rydym yn cadw dros 50 miliwn o gofnodion gyrwyr a mwy na 40 miliwn o gofnodion cerbydau, ac rydym yn casglu tua £7 biliwn y flwyddyn drwy dreth cerbyd (VED).

Mae’r siarter gwybodaeth hwn yn esbonio’r safonau y gallwch eu disgwyl gennym ni pan fyddwn yn casglu, yn cadw neu fel arall yn prosesu gwybodaeth amdanoch chi, a sut rydym yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data. Mae’n dweud wrthych sut y gallwch gael mynediad at eich gwybodaeth, a beth y gallwch chi ei wneud os ydych yn credu nad ydym ni neu drydydd partïon sy’n prosesu data ar ein rhan yn bodloni’r safonau hyn. Mae hefyd yn esbonio sut rydym ni’n diogelu eich gwybodaeth ac o dan ba amgylchiadau y gallwn ei rhyddhau. Mae’r siarter wybodaeth yn gysylltiedig â’n polisi preifatrwydd.

Byddwn yn adolygu’r siarter hwn yn flynyddol ac yn ei ddiweddaru i ystyried unrhyw newidiadau yn y gyfraith neu mewn polisi.

Cyfrifoldebau dros wybodaeth

  • Y Prif Swyddog Gwirfoddol, fel Swyddog Cyfrifyddu’r DVLA, sydd berchen ar y siarter hwn ar ran y Tîm Gweithredol ac ef sy’n gyfrifol am ei weithredu.
  • Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth y DVLA sy’n gyfrifol am hyrwyddo diwylliant o reoli gwybodaeth yn dda, pennu ein cyfeiriad risg gwybodaeth a chynghori’r Swyddog Cyfrifyddu ar risgiau gwybodaeth.
  • Mae’r Prif Swyddog Diogelwch Gwybodaeth (PSDG) yn gwneud yn siŵr bod polisïau a gweithdrefnau diogelwch gwybodaeth yn cael eu hadolygu a’u gweithredu ar draws y DVLA, gan sicrhau gwelliant parhaus. Nod y polisïau hyn yw gwneud yn siŵr ein bod ni’n bodloni gofynion uniondeb, argaeledd, gwydnwch a chyfrinachedd data, o’r adeg pan gasglwn y data hyd at ei ddileu’n ddiogel. Mae’r PSDG hefyd yn gyfrifol am ddatblygu a darparu hyfforddiant diogelwch gwybodaeth ar draws y DVLA.
  • Mae Swyddog Diogelu Data (SDD) yr AD yn cynghori ar ofynion cyfraith diogelu data, yn monitro cydymffurfiaeth â’r gofynion hyn, yn helpu i ddatblygu asesiadau o’r effaith ar ddiogelu data ac ef yw’r pwynt cyswllt ar gyfer Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Caiff y SDD ei gefnogi gan Reolwr Diogelu Data o fewn y DVLA.
  • Pennaeth y Polisi Diogelu Data, Rhyddid Gwybodaeth a Chefnogaeth yr Heddlu sy’n gyfrifol am sicrhau bod y DVLA yn rhyddhau gwybodaeth mewn modd teg, cyfreithiol a phriodol.
  • Pennaeth y Strategaeth Rhannu Data a Chydymffurfiaeth sy’n gyfrifol am waith y DVLA yn ymdrin â cheisiadau rhannu data gan sefydliadau trydydd parti.
  • Mae rhwydwaith o berchnogion asedau gwybodaeth yn gyfrifol am wneud yn siŵr bod eu hasedau gwybodaeth yn cael eu rheoli a’u diogelu’n briodol, a bod yr wybodaeth a geir ynddynt yn cael ei phrosesu’n gyfreithiol. Maent yn adrodd i’r Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth yn flynyddol ar ddiogelwch a’r defnydd o’u hasedau.
  • Mae penaethiaid grŵp yn gyfrifol am wneud yn siŵr bod eu staff yn cydymffurfio â’r holl bolisïau a gweithdrefnau yn ymwneud â diogelu data personol.
  • Mae perchnogion contract yn gyfrifol am wneud yn siŵr bod contractwyr yn bodloni eu rhwymedigaethau i ddiogelu unrhyw ddata personol a brosesir ganddyn nhw, ar ein rhan.

Data personol

Mae cyfraith diogelu data yn diffinio data personol fel unrhyw wybodaeth am berson ‘naturiol’ (h.y. byw) y gellir ei hadnabod, yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, drwy gyfeirio at wybodaeth megis:

  • enw
  • rhif adnabod
  • lleoliad
  • dynodwr ar-lein
  • ffactorau yn ymwneud â hunaniaeth gorfforol, ffisiolegol, genetig, meddyliol, economaidd, diwylliannol neu gymdeithasol y person hwnnw

Mathau o wybodaeth bersonol

Rydym yn cadw data personol a data nad yw’n bersonol mewn amrywiaeth o gronfeydd data a storfeydd gwybodaeth. Mae llawer o’r rhain yn hanfodol i weithrediadau’r DVLA a’i mesurau gorfodi’r gyfraith. Hefyd mae gennym systemau sy’n cefnogi swyddogaethau corfforaethol megis adnoddau dynol, rheoli cyfleusterau a chyllid.

Mae categorïau o ddata personol yr ydym yn eu prosesu yn cynnwys:

  • manylion personol
  • manylion ariannol
  • nwyddau neu wasanaethau a ddarperir
  • manylion cyswllt
  • proffiliau cyfryngau cymdeithasol
  • ymchwil i’r farchnad ac ymatebion i arolygon (gan gynnwys barn a sylwadau) delweddau gweledol
  • manylion am gwynion a digwyddiadau

Dan amgylchiadau penodol, rydym hefyd yn prosesu gwybodaeth fwy sensitif, megis:

  • data iechyd
  • collfarnau troseddol a throseddau
  • tarddiad ethnig neu hil
  • credoau crefyddol neu eraill o natur debyg
  • aelodaeth o undeb llafur
  • data biometrig

Cywirdeb

Pan fyddwn yn casglu data personol gan unigolion, byddwn ond yn casglu’r wybodaeth sydd ei hangen – ni fyddwn yn casglu gormod o wybodaeth na gwybodaeth amherthnasol. I’n helpu ni i sicrhau bod eich gwybodaeth yn gywir a chyfredol, mae’n rhaid ichi yn ôl y gyfraith:

  • roi gwybodaeth gywir inni
  • rhoi gwybod inni yn brydlon am unrhyw newidiadau megis newid enw neu gyfeiriad
  • rhoi gwybod inni os byddwch yn datblygu cyflwr meddygol neu anabledd a allai effeithio ar eich ffitrwydd i yrru, neu os yw eich cyflwr neu anabledd wedi gwaethygu ers ichi gael eich trwydded

Gallwch wneud cais i ddiweddaru eich trwydded yrru ar-lein. Neu, gallwch ddychwelyd eich trwydded yrru i DVLA, Abertawe, SA99 1BN gyda llythyr yn esbonio pam mae angen ei diweddaru.

I ddiweddaru eich llyfr log cerbyd (V5CW), mae’n rhaid ichi wneud y newidiadau ar y V5CW. Dylech:

  • ddarllen y datganiad coch, os oes gennych lyfr log steil newydd gyda blychau aml-lyw wedi’u rhifo ar y clawr blaen
  • lofnodi a nodi’r dyddiad ar y datganiad yn adran 8, os oes gennych y llyfr log steil hŷn

Dychwelwch y ddogfen i DVLA, Abertawe, SA99 1BA. Byddwn yn anfon V5CW newydd ichi yn rhad ac am ddim, fel arfer o fewn 4 wythnos.

Sut rydym yn diogelu eich data

Rydym yn gwybod pa mor bwysig ydyw i ddiogelu eich preifatrwydd a chydymffurfio â chyfraith diogelu data. Byddwn yn defnyddio mesurau priodol i ddiogelu’r data personol a broseswn yn erbyn prosesu anawdurdodedig neu anghyfreithlon ac yn erbyn colled, dinistrio neu ddifrod.

Byddwn yn cynnal adolygiadau ac archwiliadau rheolaidd i sicrhau bod ein gweithgareddau prosesu yn bodloni safonau diogelwch y llywodraeth ac arfer da y diwydiant.

Caiff ein staff i gyd eu hyfforddi’n flynyddol ar bwysigrwydd diogelu data personol. Mae rhai aelodau staff yn derbyn hyfforddiant ychwanegol yn dibynnu ar natur eu rôl.

Pan fyddwn yn cyflwyno technolegau, polisïau neu brosesau newydd, byddwn yn gwneud yn siŵr ein bod yn ystyried eich preifatrwydd o’r cychwyn cyntaf. Byddwn yn cynnal asesiadau o’r effaith ar ddiogelu data lle y bo’n briodol. Bydd hyn yn ein galluogi ni i nodi unrhyw risgiau yn gynnar, a dod o hyd i atebion i leihau neu i osgoi’r risgiau hyn.

Byddwn bob amser yn cynnal asesiad o’r effaith ar ddiogelu data pan fo’r prosesu’n debygol o arwain at risg uchel i hawliau a rhyddid unigolion.

Eich hawliau

Mae’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (RhDDC) yn nodi nifer o hawliau sydd gan unigolion o ran eu data personol. Caiff yr hawliau hyn eu hesbonio’n llawn ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Dyma’r hawliau sydd fwyaf tebygol o fod yn berthnasol i sut y mae’r DVLA, fel awdurdod cyhoeddus, yn prosesu eich data personol.

Eich hawl i gael gwybod

Mae’r hawl i gael gwybod yn rhan allweddol o ofynion tryloywder cyfraith diogelu data.

Pan fyddwn yn casglu eich gwybodaeth bersonol, byddwn yn darparu hysbysiad preifatrwydd yn cynnwys:

  • ein manylion cyswllt a manylion cyswllt ein SDDion
  • y rhesymau pam ein bod ni angen eich gwybodaeth a’r sail gyfreithiol sy’n cefnogi’r camau prosesu hynny (gan gynnwys gwybodaeth ychwanegol am fuddiannau dilys lle y bo’n berthnasol)
  • rhestr o’r mathau o dderbynwyr y gall eich data gael ei rannu gyda nhw
  • gwybodaeth am b’un ai a ydym yn bwriadu trosglwyddo’r data i wlad neu sefydliad rhyngwladol y tu allan i’r UE a pha fesurau diogelu fydd yn eu lle i ddiogelu’r data
  • esboniad o ba mor hir y byddwn yn storio eich data neu’r meini prawf y byddwn yn eu defnyddio i benderfynu pa mor hir i’w storio
  • gwybodaeth am eich hawliau
  • gwybodaeth am ba un yw’n ofyniad statudol neu gytundebol i roi’r wybodaeth inni, a beth fydd canlyniadau peidio â’i darparu
  • gwybodaeth ynghylch a fyddwn yn defnyddio unrhyw systemau gwneud penderfyniadau awtomataidd (gan gynnwys proffilio), y rhesymeg a ddefnyddir ar gyfer ei brosesu a pha effaith y gallai gael ar unigolion

Os bydd eich data personol yn cael ei anfon atom ni gan drydydd parti, byddwn yn ceisio rhoi’r wybodaeth uchod ichi, gan gynnwys y ffynhonnell, o fewn mis.

Eich hawl i gael mynediad

Gallwch gael gwybod a oes gennym unrhyw wybodaeth bersonol amdanoch chi, a gofyn i gael mynediad ati drwy wneud ‘cais am fynediad at ddata gan y testun’. Os oes gennym wybodaeth amdanoch chi, gallwn roi copi ichi.

Os hoffech wneud cais am fynediad at ddata gan y testun, gallwch naill ai lawrlwytho ffurflen i’w hatodi i e-bost a’i hanfon i SubjectAccess.Requests@dvla.gov.uk neu ei hargraffu a’i hanfon i:

Ymholiadau Cais Am Fynediad At Ddata Gan Y Testun (SAR)
DVLA
Abertawe
SA6 7JL

Bydd angen ichi roi gwybodaeth inni er mwyn ein helpu ni i brofi pwy ydych chi a dod o hyd i’r wybodaeth rydych yn gofyn amdani, fel y gallwn brosesu eich cais.

Os hoffech gael gwybodaeth am eich cerbyd presennol neu gerbyd a arferai gael ei gofrestru yn eich enw chi, bydd angen ichi roi:

  • eich enw llawn
  • eich cyfeiriad presennol a’r cyfeiriad ar eich llyfr log (V5CW)
  • rhifau cofrestru’r cerbydau dan sylw

Os hoffech wybodaeth o’ch cofnod gyrrwr, mae modd ichi gael gafael ar hyn drwy ddefnyddio ein gwasanaeth ar-lein.

Neu gallwch ysgrifennu atom ni gan nodi eich enw llawn, cyfeiriad post presennol, a’ch rhif trwydded yrru (neu eich dyddiad geni os nad ydych yn gwybod beth yw’ch rhif gyrrwr).

Byddwn yn ymateb i gais o fewn mis o’i dderbyn, oni bai ei fod yn gais cymhleth. Yn yr achosion hyn, byddwn yn ysgrifennu i esbonio pam mae oedi a phryd y gallwch chi ddisgwyl cael ymateb.

Os yw’r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi yn anghywir, rhowch wybod inni fel y gallwn ei chywiro.

Hawliau eraill

Dyma hawliau eraill y gallai fod gennych:

  • hawl i wrthwynebu inni brosesu eich data personol
  • hawl i gywiro eich data personol os yw’n anghywir
  • hawl i gael eich data wedi’i ddileu
  • hawl i gyfyngu prosesu
  • hawl i gludadwyedd data
  • hawliau yn ymwneud â gwneud penderfyniadau awtomataidd

Os ydych chi o’r farn bod yr hawliau hyn yn berthnasol i’r prosesu a wneir gan y DVLA a’ch bod chi eisiau gwybod mwy, ewch i wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Os byddwch yn gwneud cais inni i arfer yr hawliau hyn, byddwn yn ei ystyried yn briodol ac yn ymateb o fewn yr amserlenni sy’n ofynnol yn ôl cyfraith diogelu data.

Rhyddhau gwybodaeth

Mae’r DVLA yn rheoli symiau mawr o ddata er mwyn sicrhau bod modurwyr yn symud yn ddiogel ac yn gyfreithlon. Mae’r DVLA yn rhoi gwybodaeth i’r heddlu, awdurdodau lleol a thrydydd partïon lle y mae gennym ganiatâd i wneud hynny yn ôl y gyfraith. Wrth ryddhau data personol, mae’r DVLA yn gweithredu’n gyfrifol ac yn unol â chyfraith diogelu data bob amser.

Mae Rheoliad 27, Rheoliadau Cerbydau Ffyrdd (Cofrestru a Thrwyddedu) 2002 yn cwmpasu rhyddhau gwybodaeth o gofrestr cerbydau’r DVLA i sefydliadau preifat a chyhoeddus ar yr amod y gallant ddangos achos rhesymol i’w derbyn. Ni chaiff achos rhesymol ei ddiffinio yn y gyfraith, ond mae polisi’r llywodraeth yn nodi y dylai ymwneud â’r cerbyd neu ei ddefnydd, yn dilyn digwyddiadau lle y gallai’r gyrrwr fod yn atebol.

Cael gwybod mwy am bwy y mae’r DVLA yn datgelu data iddo/iddynt a pham.

Rhagor o wybodaeth

Gallwch ddod o hyd i wybodaeth fanwl am sut a pham ein bod ni’n prosesu eich gwybodaeth yn ein hysbysiad preifatrwydd.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau pellach ynghylch ein mesurau i brosesu eich gwybodaeth bersonol neu os dymunwch gysylltu â’n Rheolwr Diogelu Data, ysgrifennwch at:

Ymholiadau Ceisiadau Gwrthrych am Wybodaeth (SAR) DVLA
DVLA
Abertawe
SA6 7JL

Am gyngor annibynnol ar faterion rhannu data, preifatrwydd a diogelu data, cysylltwch â’r Comisiynydd Gwybodaeth at:

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaerlleon
SK9 5AF

Cynnwys