Polisi dogfennau hygyrch

Mae'r polisi hwn yn esbonio pa mor hygyrch yw'r dogfennau y mae Swyddfa'r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn eu cyhoeddi ar GOV.UK.

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cyhoeddi dogfennau mewn amrywiaeth o fformatau, gan gynnwys PDF, ffurflenni PDF a Zip

Rydym eisiau i gynifer o bobl â phosibl allu defnyddio’r dogfennau hyn. Er enghraifft, pan fyddwn yn cynhyrchu dogfen, rydym yn:

  • darparu opsiwn HTML phan fo hynny’n bosibl
  • tagio penawdau a rhannau eraill y ddogfen yn gywir, er mwyn i ddarllenwyr sgrin ddeall strwythur y dudalen
  • gwneud yn siwr ein bod yn cynnwys testun amgen ochr yn ochr â delweddau nad ydynt yn rhai addurnol, er mwyn i bobl sy’n methu eu gweld ddeall beth yw eu pwrpas
  • osgoi defnyddio tablau, ac eithrio pan fyddwn yn cyflwyno data
  • ysgrifennu mewn iaith glir

Dylai dogfennau newydd rydym yn eu cyhoeddi, a dogfennau y mae angen i chi eu lawrlwytho neu eu llenwi er mwyn cael mynediad at un o’r gwasanaethau rydym yn eu darparu, fod yn gwbl hygyrch.

Fodd bynnag, rydym yn gwybod nad yw rhai o’n dogfennau hyn (a gyhoeddwyd cyn 23 Medi 2018) yn hygyrch. Er enghraifft, mae rhai ohonynt:

  • heb gael eu tagio’n iawn - er enghraifft, nid ydynt yn cynnwys penawdau priodol
  • nid ydynt wedi cael eu hysgrifennu mewn iaith glir
  • yn ffurflenni ar-lein sy’n anodd eu defnyddio drwy ddefnyddio bysellfwrdd yn unig
  • yn cynnwys delweddau a siartiau heb ddisgrifiad testun
  • yn cynnwys tablau cymhleth
  • yn ffurflenni sydd â chanllawiau ar ffurf PDF ar wahân i’ch helpu i’w llenwi

Mae hyn yn berthnasol yn bennaf i:

  • adroddiadau corfforaethol
  • canllawiau statudol
  • ffurflenni

Mae’r mathau hyn o ddogfennau wedi cael eu heithrio o’r rheoliadau, felly nid ydym ar hyn o bryd yn bwriadu sicrhau eu bod yn hygyrch.

Ond os ydych chi eisiau cael gafael ar wybodaeth yn un o’r mathau hyn o ddogfennau, gallwch gysylltu â ni a gofyn am fformat arall.

Beth i’w wneud os na allwch ddefnyddio un o’n dogfennau

Os ydych chi eisiau dogfen rydym wedi’i chyhoeddi mewn fformat gwahanol:

Byddwn yn ystyried y cais ac yn cysylltu â chi o fewn 10 diwrnod.

Rhoi gwybod am broblemau hygyrchedd gydag un o’n dogfennau

Rydym bob amser yn ceisio gwneud ein dogfennau’n fwy hygyrch. Os byddwch chi’n dod o hyd i broblemau sydd heb gael eu rhestru ar y dudalen hon, neu os ydych chi’n meddwl nad ydym yn bodloni’r gofynion o ran hygyrchedd, anfonwch e-bost at email customerservices@publicguardian.gov.uk neu ffoniwch 0300 456 0300.

Y weithdrefn orfodi

Y Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol sy’n gyfrifol am orfodi Rheoliadau Hygyrchedd Cyrff Sector Cyhoeddus (Gwefannau a Chymwysiadau Symudol) (Rhif 2) 2018 (y ‘rheoliadau hygyrchedd’). Os nad ydych yn fodlon gyda’r ffordd rydym yn ymateb i’ch cwyn, cysylltwch â’r Gwasanaeth Cynghori a Chefnogi Cydraddoldeb (EASS).

Gwybodaeth dechnegol am hygyrchedd ein dogfennau

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi ymrwymo i wneud ein dogfennau’n hygyrch, yn unol â Rheoliadau Hygyrchedd Cyrff Sector Cyhoeddus (Gwefannau a Chymwysiadau Symudol) (Rhif 2) 2018.

Mae’r dogfennau a gyhoeddir gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cydymffurfio’n rhannol â Chanllawiau Hygyrchedd Cynnwys y We, fersiwn 2.1 safon AA, oherwydd yr enghreifftiau o ddiffyg cydymffurfiaeth sydd wedi’u rhestru isod.

Cynnwys anhygyrch

Nid yw’r cynnwys a restrir isod yn hygyrch am y rhesymau canlynol.

Mae gan rai o’n dogfennau ddiagramau a/neu dablau. Nid oes gan rai ohonynt destun amgen, felly nid yw’r wybodaeth ynddynt ar gael i bobl sy’n defnyddio darllenydd sgrin. Nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 1.1.1 WCAG 2.1 (cynnwys nad yw’n destun).

Cynnwys nad yw o fewn y rheoliadau hygyrchedd

Nid yw llawer o’n PDFs hyn yn bodloni safonau hygyrchedd – er enghraifft, efallai nad ydynt wedi’u strwythuro fel eu bod yn hygyrch i ddarllenydd sgrin. Nid yw hyn yn bodloni maen prawf llwyddiant 4.1.2 WCAG 2.1 (enw, gwerth rôl).

Mae rhai o’n dogfennau PDF yn hanfodol i ddarparu ein gwasanaethau. Er enghraifft, mae gennym PDFs sy’n cynnwys gwybodaeth ynglyn â sut gall defnyddwyr gael gafael ar ein gwasanaethau. Erbyn mis Medi 2020, rydym yn bwriadu cywiro’r rhain neu roi tudalennau HTML hygyrch yn eu lle.

Nid yw’r rheoliadau hygyrchedd yn mynnu ein bod yn cywiro PDFs na dogfennau eraill a gyhoeddwyd cyn 23 Medi 2018 os nad ydynt yn hanfodol i ddarparu ein gwasanaethau. Er enghraifft, nid ydym yn bwriadu cywiro ‘‘Eich llais, eich penderfyniad: deunyddiau ymgyrchu’.

Bydd unrhyw ddogfennau PDF neu Word newydd a gyhoeddwn yn bodloni safonau hygyrchedd.

Sut rydym wedi profi ein dogfennau

Y tro diwethaf i ni brofi sampl o’n dogfennau oedd ym mis Medi 2020. Cynhaliwyd y prawf gan dîm Dylunio Cynnwys Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.

Fe wnaethom ni brofi dogfennau PDF a ffurflenni PDF.

Fe wnaethom benderfynu profi’r mathau hyn o ddogfen, oherwydd ar wahân i HTML dyma’r fformatau dogfen sy’n cael eu defnyddio amlaf yn Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.

Beth rydym yn ei wneud i wella hygyrchedd

  • diweddaru templedi Word a PDF corfforaethol i fformat hygyrch
  • creu dogfennau fel HTML yn hytrach na PDF phan fo modd
  • codi ymwybyddiaeth ar draws y sefydliad ac annog defnyddio iaith glir mewn adroddiadau

Cafodd y datganiad hwn ei baratoi ar 8 Medi 2021. Cafodd ei diweddaru ddiwethaf ar 8 Medi 2021.

Cynnwys