Adroddiad corfforaethol

Asesu Mynediad at Gyfiawnder yng Ngwasanaethau GLTEF - Rhagfyr 2024

Diweddarwyd 20 Rhagfyr 2024

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

1. Cyflwyniad

Mae Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EF (GLlTEF) yn un o asiantaethau gweithredol y Weinyddiaeth Gyfiawnder ac mae’n gyfrifol am y system llysoedd a thribiwnlysoedd yng Nghymru a Lloegr a thribiwnlysoedd heb eu datganoli yn yr Alban a Gogledd Iwerddon. Mae’n gweithredu ar sail partneriaeth rhwng yr Arglwydd Ganghellor a’r Arglwydd Brif Ustus.

Mae GLlTEF wedi bod yn cynnal rhaglen ddiwygio uchelgeisiol a fydd yn cyflwyno technoleg fodern a ffyrdd newydd o weithio i’r system llysoedd a thribiwnlysoedd gyda’r nod o ddarparu system gyfiawn a chymesur a gwella mynediad at gyfiawnder i bawb sy’n ei defnyddio, gan gynnwys grwpiau agored i niwed. Mae rhaglen brosiectau ar wahân. ddiwygio GLlTEF yn rhaglen fawr a chymhleth, sy’n cynnwys dros 50 o brosiectau ar wahân.

Drwy ddiwygio, bu’n bosib casglu ystod llawer ehangach o ddata am ein defnyddwyr, gan gynnwys eu nodweddion gwarchodedig, sy’n golygu y gallwn ddeall yn well sut i wella mynediad at gyfiawnder. Ar gyfer cwrdd â’r uchelgais hon, mae GLlTEF wedi datblygu fframwaith i asesu mynediad at gyfiawnder drwy ei wasanaethau. 

Mae asesiad mynediad at gyfiawnder (A2J) yn offeryn ymarferol sy’n galluogi GLlTEF i adnabod, datrys a monitro rhwystrau i fynediad at gyfiawnder. Mae’r asesiadau’n defnyddio data presennol i ganfod rhwystrau i fynediad at gyfiawnder ynghyd â dadansoddiad ychwanegol ac ymchwil sylfaenol i ddilysu’r canfyddiadau, deall beth sydd wrth wraidd y rhwystrau a dod o hyd i atebion. Yna mae GLlTEF yn parhau i fonitro’r data perthnasol yn y gwasanaeth i asesu a yw A2J wedi gwella.

Mae’r fframwaith dadansoddi sy’n ategu’r asesiadau wedi cael ei ddatblygu gan GLlTEF yn unol â’r diffiniad o fynediad at gyfiawnder a ddisgrifir yn Byrom, N (2019) “Developing the detail: Evaluating the Impact of Court Reform in England and Wales on Access to Justice”. Mae’r diffiniad yn cynnwys pedair elfen:

1. Mynediad at y system gyfreithiol ffurfiol
2. Mynediad at wrandawiad effeithiol
3. Mynediad at benderfyniad yn unol â’r gyfraith
4. Mynediad at rwymedi

O bob un o’r pedair elfen hyn o’r diffiniad, mae cyfres o gwestiynau dadansoddol (gweler Atodiad A) a mesurau, dangosyddion a ffynonellau data cyfatebol wedi cael eu nodi.  Nid yw pob elfen o’r diffiniad, cwestiwn dadansoddol neu ffynhonnell ddata’n berthnasol nac yn ddadansoddol gywir i bob gwasanaeth. Felly, er bod pob asesiad yn defnyddio’r fframwaith, mae peth amrywiad. 

Mae’r asesiadau mynediad at gyfiawnder yn defnyddio ystod eang o ffynonellau data i ateb gymaint o’r cwestiynau â phosib. Mae’n cynnwys: rheoli gwybodaeth (e.e. nifer yr achosion, prydlondeb, penderfyniadau), nodweddion gwarchodedig (e.e. rhyw, ethnigrwydd, anabledd, oed), data digidol (e.e. nifer y defnyddwyr, cyfradd cwblhau), data sy’n benodol i wasanaeth (e.e. grantiau profiant a ail-gyflwynwyd), data cyswllt (galwadau, cwynion, arolygon cyswllt) a data arall (e.e. data cyfrifiad y DU, profion hygyrchedd).

Mae data ar nodweddion gwarchodedig yn cael ei gasglu ar gyfer ymgyfreithwyr drostynt eu hunain sy’n gwneud cais digidol, ac ar gyfer rhai defnyddwyr sy’n gwneud cais papur lle y mae swmp-sganio ar gael (sganio ffurflenni papur i’r system ddigidol).  Mae’r cwestiynau’n ymwneud â’r naw nodwedd gwarchodedig gan gynnwys oed, ethnigrwydd, rhyw ac anabledd.

Drwy gysylltu data ar nodweddion gwarchodedig â data achosion, gallwn ddeall a yw canlyniad neu hyd achosion yn wahanol yn ôl nodweddion defnyddwyr, a sut.  Mae casgliadau’r asesiadau A2J yn seiliedig ar yr egwyddor bod profiad unffurf i bawb, h.y. dim amrywiad mewn canlyniadau a phrydlondeb rhwng grwpiau, yn ddangosydd cadarnhaol o fynediad at gyfiawnder. Os nodir unrhyw wahaniaethau, gallai awgrymu rhwystr i fynediad at gyfiawnder y mae angen mwy o ymchwilio iddo. 

Ym mis Tachwedd 2023, fe wnaethom gyhoeddi crynodeb o ganfyddiadau’r pedwar asesiad A2J cyntaf a gwblhawyd mewn gwasanaethau profiant, ysgariad, nawdd cymdeithasol a chynnal plant (SSCS) a hawliadau am arian yn y llys sifil ar-lein (OCMC). Rydym bellach wedi cwblhau dau asesiad arall yn y tribiwnlys haen gyntaf mewnfudo a lloches (IAC) a’r gwasanaeth un ynad (SJS). Mae’r cyhoeddiad hwn yn rhoi crynodeb o ganfyddiadau’r asesiadau hyn, ochr yn ochr â diweddariadau ar ymrwymiadau a wnaed yn y cyhoeddiad blaenorol.

Wrth ystyried canfyddiadau’r asesiadau a gwblhawyd, mae’n werth nodi y gallai pandemig COVID-19 a’r cyfyngiadau cysylltiedig fod wedi effeithio ar rywfaint o’r data a ddefnyddiwyd. Hefyd, mae’n cymryd amser i gwblhau’r asesiadau mynediad at gyfiawnder, felly gallai’r data y cyfeirir ato ymddangos yn hŷn na’r disgwyl. Fodd bynnag, mae canfyddiadau’r adroddiad yn adlewyrchu sefyllfa bresennol y gwasanaethau wrth i ni gyfeirio at waith dilynol a wnaed neu sydd i’w wneud, ac rydym yn monitro’r data perthnasol yn barhaus. 

Rydym yn bwriadu cwblhau’r asesiadau yn y gwasanaethau diwygiedig eraill ar sail y tri amod canlynol: bod y diwygiadau wedi cael eu cyflwyno’n llawn yn y gwasanaeth, bod cwestiynau nodweddion gwarchodedig wedi eu gweithredu, a phan fydd digon o amser wedi mynd heibio, bod digon o achosion gyda data nodweddion gwarchodedig wedi dod i gasgliad. Yn y cyfamser, byddwn yn parhau i ailedrych ar yr asesiadau a gwblhawyd a sicrhau bod y dadansoddiad yn yr asesiadau hyn yn cefnogi gwasanaethau i barhau i wella.

1.1 Crynodeb o’r canfyddiadau:

Ni fwriedir i’r cyhoeddiad hwn fod yn rhestr gyflawn o bob dadansoddiad a wnaed, neu o bob ffynhonnell ddata a adolygwyd. Mae’n rhoi crynodeb o’r prif ganfyddiadau a rhwystrau a fydd o ddiddordeb i gynulleidfa cyhoeddus, yn ein barn ni.

1.2 Mewnfudo a Lloches (IAC):

Canfu’r asesiad IAC fod gwasanaethau sy’n caniatáu i ddefnyddwyr gyflwyno eu hapeliadau ar-lein ar gael ac yn cael eu defnyddio’n eang, a bod y gyfradd cwblhau digidol yn cyd-fynd â gwasanaethau diwygiedig eraill. 

Mae’r rhwystrau posibl i fynediad at gyfiawnder yn cynnwys:

• Rhai defnyddwyr yn teimlo bod eu hachos wedi cymryd mwy o amser na’r disgwyl a bod diffyg gwybodaeth am amserlenni a statws eu hachos.
• Amrywiadau o ran prydlondeb achosion yn ôl rhanbarth. Er enghraifft, mae apeliadau sy’n cael eu rheoli yn Birmingham yn cymryd llawer mwy o amser nag apeliadau sy’n cael eu rheoli yn Bradford, Newcastle, neu Gasnewydd, ni waeth beth yw’r math o wrandawiad.
• Achosion sy’n cael eu dileu o fod ar-lein gan fod hyn yn gallu arwain at oedi i ddefnyddwyr yn eu hachos, ac mae’n golygu nad ydynt yn elwa o fanteision disgwyliedig y gwasanaeth ar-lein mwyach.
• Weithiau, bydd achosion yn cael eu tynnu’n ôl yn y gwrandawiad neu cyn y gwrandawiad. Mae hyn yn awgrymu y gallai’r achos fod wedi cael ei dynnu’n ôl yn gynharach a lleihau’r oedi rhwng gwneud cais a thynnu’n ôl. Ar ben hynny, roedd rhai defnyddwyr yn ansicr beth oedd yn ei olygu pan gafodd achos ei dynnu’n ôl gan y Swyddfa Gartref.
• Mae taliadau sydd wedi methu, a rhai apeliadau mewnfudo a lloches yn ddarostyngedig i ffioedd ac mae rhai defnyddwyr a geisiodd dalu ffi ar-lein yn profi gwallau technegol sy’n eu hatal rhag gallu gwneud hyn. Yn y rhan fwyaf o achosion roedd defnyddwyr yn gallu talu’r ffi ar yr ail ymgais.

Mae rhagor o waith dadansoddi wedi’i gynllunio i ddeall a mynd i’r afael â’r materion hyn, gan gynnwys adolygiad i ymchwilio i sampl o achosion i sicrhau mai dim ond pan fydd hynny’n gwbl angenrheidiol y byddant yn cael eu dileu o’r gwasanaeth ar-lein.

1.3 Y Gwasanaeth Un Ynad (SJS):

Canfu’r asesiad SJS fod cyfradd defnydd digidol uchel ymhlith erlynwyr trafnidiaeth gyhoeddus a’r heddlu, sy’n dangos bod defnyddwyr yn debygol o ddewis defnyddio’r sianel ddigidol a’u bod yn gallu cyflwyno eu ple ar-lein yn llwyddiannus. Ar ben hynny, mae mwy o achosion erlynwyr nad ydynt yn yr heddlu yn cyrraedd canlyniad yn gyflym. Mae hyn yn cynnwys achosion lle nad yw diffynyddion yn gwneud ple, er enghraifft mae achosion Trwyddedu Teledu (TVL) yn cyd-fynd â’r disgwyliadau. 

Mae’r rhwystrau posibl i fynediad at gyfiawnder yn cynnwys:

• Ymgysylltu gan ddiffynyddion, gan fod defnyddwyr gydag achosion gan erlynwyr nad ydynt yn rhan o’r heddlu ac sy’n dod o gefndiroedd incwm is yn llai tebygol o bledio ac ymwneud â’u hachos.
• Rhai defnyddwyr yn profi problemau technegol sy’n eu hatal rhag gallu defnyddio’r gwasanaeth ac ymgysylltu â’u hachos. Os bydd defnyddwyr yn dod ar draws y mathau hyn o broblemau, mae angen iddynt naill ai: roi cynnig arall arni yn nes ymlaen; troi at y sianel bapur; ffonio am gymorth; neu roi’r gorau i’w hymdrechion i wneud ple. Mae’r sefyllfa hon yn arbennig o drafferthus i unrhyw ddiffynnydd sy’n ceisio gwneud ple yn agos at ddyddiad cau ei achos.
• Gall gymryd amser hir i gael gwared ag achosion yr heddlu pan nad yw’r diffynnydd yn gwneud ple. Mae hyn yn broblem benodol ar gyfer achosion sy’n cael eu herlyn gan Heddlu Hampshire ac Ynys Wyth a Heddlu Essex. Mae ganddo’r potensial i greu problemau mynediad ychwanegol i ddiffynyddion sy’n newid cyfeiriad rhwng dechrau’r achos a phan fydd yr achos yn dod i ben.

Mae rhagor o waith dadansoddi wedi’i gynllunio i ddeall a mynd i’r afael â’r materion hyn, gan gynnwys adolygiad o ddata ansoddol a meintiol i edrych ar gyfleoedd i wella ymgysylltiad diffynyddion. Ar ben hynny, byddwn hefyd yn parhau i adolygu data perthnasol, h.y. dadansoddi gwefannau ac adborth defnyddwyr, i sicrhau bod newidiadau’n cael yr effaith ddisgwyliedig.

Bylchau Tystiolaeth:

Mae’r bylchau tystiolaeth penodol sy’n ymwneud ag IAC yn cynnwys dealltwriaeth o brofiad y defnyddiwr ar ôl y broses ymgeisio, deall pwy sy’n dewis apelio a phwy sydd ddim, ac a oes gwahaniaethau ym mhrofiad apelyddion sydd â chynrychiolydd cyfreithiol a’r rheini sydd heb gynrychiolaeth gyfreithiol. Ar ben hynny, mae’r bylchau tystiolaeth penodol yn SJS yn cynnwys y daith lawn o un pen i’r llall, gan gynnwys camau gorfodi a datgan statudol.

Mae elfennau cyffredin i’r bylchau tystiolaeth sy’n ymwneud â chymorth i ddefnyddwyr drwy gydol y broses, a mesurau craidd A2J ynghylch tegwch, ymddiriedaeth, hyder a chymhelliant.

Mae’r bylchau tystiolaeth hyn yn cyd-fynd yn fras â’r rhai a nodwyd yn yr asesiadau a gwblhawyd yn flaenorol. Felly, er mwyn gallu cael cipolwg ychwanegol ar draws gwasanaethau a llenwi’r bylchau hyn yn y dystiolaeth, rydym yn parhau i edrych ar sut gallwn ni arolygu ein defnyddwyr ar ddiwedd eu hachos. Nod hyn yw rhoi cipolwg ar brofiad cyffredinol defnyddwyr o’n gwasanaethau, sicrhau bod problemau gyda gwasanaethau’n cael eu datrys lle bo angen, a’n helpu i barhau i ddylunio gwasanaethau sy’n seiliedig ar dystiolaeth.

2. Tribiwnlys Haen Gyntaf Mewnfudo a Lloches

2.1 Cyflwyniad:

Lansiwyd y gwasanaeth mewnfudo a lloches diwygiedig ym mis Ionawr 2019 fel rhan o Raglen Ddiwygio GLlTEF, gan gynnig gwasanaeth digidol i ddefnyddwyr gyflwyno a rheoli apeliadau mewnfudo a lloches. Ers hynny, mae wedi’i gyflwyno fesul cam yn ôl math o apêl. I ddechrau, dim ond ar gyfer gweithwyr cyfreithiol proffesiynol sy’n cyflwyno apeliadau lloches yr oedd y gwasanaeth ar-lein ar gael. Yna, roedd yn orfodol ar gyfer gweithwyr cyfreithiol proffesiynol o fis Mehefin 2020 ymlaen ar gyfer apeliadau yn y wlad ac o fis Mawrth 2021 ymlaen ar gyfer apeliadau y tu allan i’r wlad, sy’n golygu bod yn rhaid iddynt greu a rheoli apeliadau gan ddefnyddio platfform ar-lein MyHMCTS. O fis Awst 2021 ymlaen, mae apelyddion heb gynrychiolaeth wedi gallu gwneud cais a rheoli eu hachosion ar-lein drwy’r gwasanaeth ‘Apelio penderfyniad mewnfudo neu loches’, neu drwy’r sianel bapur.

Mae diwygio mewnfudo a lloches hefyd yn cynnwys ffyrdd newydd o weithio i’r tribiwnlys, defnyddwyr proffesiynol ac apelyddion, megis:

• Proses ymgeisio gychwynnol llai cymhleth
• Ffurflen Dadl Fframwaith Apêl newydd ar gyfer cynrychiolwyr cyfreithiol i adeiladu achos eu cleient, a Ffurflen Rhesymau dros Apelio gyfatebol ar gyfer y rhai sy’n apelio drostynt eu hunain
• Gofyniad bod y Swyddfa Gartref yn adolygu ei phenderfyniad ar ôl derbyn y Ddadl Fframwaith Apêl neu’r ffurflen Rhesymau dros Apelio. Mae hyn yn gyfle i’r Swyddfa Gartref dynnu’r penderfyniad yn ôl neu gyfyngu ar y materion yn yr apêl
• Symud oddi wrth wrandawiadau rhestru cyn eu bod yn barod i gael eu clywed

Mae dadansoddiad o ganlyniadau a phrydlondeb achosion yn canolbwyntio ar garfan o achosion a dderbyniwyd rhwng mis Ionawr a mis Mawrth 2023 (yn gynhwysol). Dewiswyd y garfan hon i fod 1) yn ddigon hen i’r rhan fwyaf o achosion fod wedi’u cwblhau, gan leihau’r risg o ganfyddiadau rhagfarnllyd ac 2) yn ddigon diweddar i ddioddef llai o ddata coll oherwydd nad yw achosion ar-lein mwyach (roedd y mater hwn yn llawer mwy cyffredin ar gyfer achosion a dderbyniwyd cyn mis Rhagfyr 2022).

Roedd yr asesiad yn canolbwyntio’n bennaf ar apeliadau digidol gan fod rhywfaint o ddata o’r hen system bapur yn cael ei ddilysu adeg yr asesiad.

Mae cwestiynau am nodweddion gwarchodedig wedi’u cynnwys yn y gwasanaeth ar-lein ar gyfer y rhai sy’n apelio drostynt eu hunain. Fodd bynnag, adeg yr asesiad roedd y niferoedd yn rhy isel i’w dadansoddi. Byddwn yn adolygu cyfraddau ymateb yn barhaus ac yn edrych ar y potensial ar gyfer dadansoddiad dilynol sy’n cynnwys data am nodweddion gwarchodedig.

Ochr yn ochr â’r asesiad hwn o fynediad at gyfiawnder, rydym yn cyhoeddi canfyddiadau’r gwerthusiad o’r rhaglen diwygio mewnfudo a lloches. Mae nifer o wahaniaethau rhwng y ddau brosiect sy’n golygu nad oes modd eu cymharu’n llwyr:

• Nod y gwerthusiad yw deall effaith diwygio ar draws nifer o ganlyniadau, gan gynnwys mynediad at gyfiawnder. Nod yr asesiad yw deall mynediad at gyfiawnder yn y gwasanaeth yn fwy cyffredinol
• Mae’r gwerthusiad yn canolbwyntio mwy ar apeliadau papur na’r asesiad, sy’n canolbwyntio mwy ar apeliadau digidol
• Mae’r gwerthusiad yn edrych ar ddata dros gyfnod gwahanol i’r asesiad, gan ganolbwyntio fel arfer ar set gynharach o apeliadau. Mae’r asesiad yn defnyddio carfan ddiweddarach o achosion, sy’n caniatáu dadansoddiad manylach o achosion apelio wyneb yn wyneb
• Roedd y gwerthusiad yn cynnwys ymchwil sylfaenol, gan gynnwys cyfweliadau â gweithwyr cyfreithiol proffesiynol, apelyddion a chynrychiolwyr o sefydliadau cymorth. Mae’r asesiad yn seiliedig yn bennaf ar ddata GLITEF

2.2 Tystiolaeth o fynediad at gyfiawnder:

Defnydd digidol uchel o’r gwasanaeth ar-lein

Mae gwasanaethau sy’n caniatáu i ddefnyddwyr gyflwyno eu hapeliadau ar-lein ar gael ac yn cael eu defnyddio’n eang. Adeg cyhoeddi, apeliadau a gedwir yw’r unig fath o apêl y mae’n rhaid ei chyflwyno a’i rheoli ar bapur. Yn ôl y disgwyl, mae’r defnydd o’r gwasanaeth ar-lein wedi cynyddu ochr yn ochr â’r broses gyflwyno fesul cam:

Tribiwnlys Mewnfudo a Lloches
	01/4/19 i 31/3/20	01/4/20 i 31/3/21	01/4/21 i 31/3/22	01/4/22 i 31/3/23	01/4/23 i 30/9/23
	Blwyddyn lawn	Blwyddyn lawn	Blwyddyn lawn	Blwyddyn lawn	Rhan o’r flwyddyn
Cyfanswm y derbyniadau (digidol a phapur)	42,293	26,211	39,742	37773	19189
Cyfanswm y derbyniadau a gofnodwyd ar y platfform digidol Data Achosion Craidd (CCD)	380	8,715	19,878	24,570	16,479
Canran yr achosion ar y Platfform Digidol	1%	33%	50%	65%	86%

Ffigur 1: Nifer a chanran yr achosion a gofnodwyd ar y platfform digidol yn ôl blwyddyn ariannol. Cyhoeddwyd y data yn: HMCTS management information – reformed services September 2023 - GOV.UK (www.gov.uk).

O’r apeliadau gyda chynrychiolaeth a heb gynrychiolaeth ym mis Mawrth 2024, cafodd 98% a 73% yn y drefn honno eu cyflwyno gan ddefnyddio’r gwasanaeth ar-lein.

Mae cynlluniau ar waith hefyd i ehangu’r Gwasanaeth Cymorth Digidol i gynnwys apeliadau mewnfudo a lloches yn y wlad. Disgwylir i hyn gael ei gyflawni erbyn diwedd y flwyddyn ariannol. Bydd hyn yn galluogi defnyddwyr i gael gafael ar gymorth i gyflwyno eu hapeliadau gan ddefnyddio’r gwasanaeth ar-lein os byddent yn cael trafferth gwneud hynny’n annibynnol.

Mae’r dystiolaeth sydd ar gael hefyd yn dangos bod y gwasanaeth ar-lein yn gweithio’n dda i ddefnyddwyr. Roedd y gyfradd cwblhau digidol rhwng mis Ionawr a mis Mawrth 2024 (yn gynhwysol) yn 82%, sy’n cyd-fynd â gwasanaethau eraill. Ychydig iawn sy’n defnyddio’r arolwg adborth i roi gwybod am broblemau gyda’r ffurflenni ar-lein. Dim ond 19 a gafodd eu cyflwyno rhwng mis Ionawr a mis Mawrth 2024 (yn gynhwysol). Fodd bynnag, nid yw hyn yn ystyried ansawdd y ffurflenni ar-lein sy’n cael eu cyflwyno a sut mae hyn yn effeithio ar gynnydd yr achos ac, yn y pen draw, mynediad defnyddwyr at gyfiawnder.

2.3 Adborth cadarnhaol am gymorth GLlTEF:

Gall defnyddwyr y mae angen cymorth arnynt gyda’u hapêl gysylltu â Chanolfan Gwasanaethau’r Llysoedd a’r Tribiwnlysoedd (CTSC). Mae pawb sy’n gwneud hynny yn cael cyfle i roi adborth ar y gwasanaeth mewn arolwg byr. Ni ddylid dehongli’r ymatebion hyn fel rhai sy’n cynrychioli pob defnyddiwr gan mai dim ond cyfran o’r rheini sy’n gymwys i lenwi’r arolwg sy’n dewis gwneud hynny. Fodd bynnag, mae’r adborth wedi bod yn gadarnhaol yn gyson. Er enghraifft, rhwng mis Ionawr a mis Mawrth 2024 (yn gynhwysol) dywedodd 71% o ddefnyddwyr eu bod yn fodlon â’u profiad. Dywedodd 78% ei bod hi’n hawdd delio â CTSC/aelod o staff ac roedd ymholiad neu broblem 84% ohonynt wedi’i datrys yn y pwynt cyswllt cyntaf. Rydym wedi dadansoddi ymatebion y rheini nad oeddent yn fodlon, a’r mater mwyaf cyffredin yw defnyddwyr yn methu cael diweddariadau manwl ar eu hachos (gweler yr adran ‘Prydlondeb achosion’).

2.4 Amser teithio byr i leoliadau gwrandawiadau

Mae GLlTEF wedi ymrwymo i sicrhau y dylai’r rhan fwyaf o’r boblogaeth fod o fewn amser teithio rhesymol i ganolfan gwrandawiadau tribiwnlys. Nodir mai 2 awr yw hyn, fel yr amlinellir yn ein Strategaeth Ystadau. Yn 2023, amcangyfrifodd GLlTEF amseroedd teithio ar gyfer mewnfudo a lloches, mewn car a thrafnidiaeth gyhoeddus gan ddefnyddio data amser teithio Google. Dangosodd y canlyniadau mai 24 munud oedd yr amser teithio cyfartalog mewn car, gan amcangyfrif bod 99.3% o ddefnyddwyr yn gallu cyrraedd canolfan gwrandawiadau o fewn 2 awr. 58 munud oedd yr amser teithio cyfartalog ar drafnidiaeth gyhoeddus ac roedd tua 87.7% o’r boblogaeth yn gallu cyrraedd canolfan gwrandawiadau o fewn 2 awr. Mae’n werth nodi y gall apelyddion lloches ofyn am gymorth gyda chostau teithio gan y Swyddfa Gartref.

2.5 Rhwystrau i fynediad at gyfiawnder:

Hyd achosion hir

Y rheswm mwyaf cyffredin dros gwyno ymysg defnyddwyr yw faint o amser mae’n ei gymryd i’w hapêl ddod i ganlyniad, a diffyg gwybodaeth glir yn y cyfamser ynghylch statws eu hachos a’r amserlenni disgwyliedig.

Dyma’r ystadegau cyhoeddedig sy’n dangos yr amser i waredu hen apeliadau all-lein. Mae’r hen ystadegau’n seiliedig ar brydlondeb achosion sydd wedi’u cwblhau (“Hen Warediadau”). Caiff hyn wedyn ei gymharu ag ystadegau diwygio sy’n seiliedig ar dderbyniadau Ch1 2023, gan mai ystadegau ar gyfer y garfan ddiwygio hon yw ein henghraifft gyfredol orau o warediadau cyflwr sefydlog. Nid yw ystadegau’r garfan ddiwygio yn cynnwys yr achosion hynny a gafodd eu tynnu o’r gwasanaeth ar-lein.

Cwmpas yr achos	Cyfnod	Chwartel
Isaf[1]	Canolrif	Chwartel
Uchaf	Cymedr
Hen warediadau	Ch1 2018	14 wythnos	45 wythnos	52 wythnos	46 wythnos
Hen warediadau	Ch1 2019	19 wythnos	33 wythnos	50 wythnos	40 wythnos
Hen warediadau	Ch1 2020	13 wythnos	22 wythnos	36 wythnos	28 wythnos
Derbyniadau ers diwygio	Ch1 2023	30 wythnos	39 wythnos	53 wythnos	Amh*

Ffigur 2: Amser clirio apeliadau all-lein ac ar-lein yn ôl chwarter. Tynnwyd data CCD 3 Ebrill 2024. *Ni ellir adrodd ar y cyfartaledd hwn gan nad yw pob achos wedi’i gwblhau. 

Mae’r arwyddion cynnar ar gyfer carfan ar-lein Ch1 2023 ar ben uchaf yr ystod all-lein, gyda chanolrif yr amser i waredu yn 39 wythnos. Bydd hyn yn rhannol oherwydd yr ôl-groniad parhaus o achosion a gododd yn ystod y pandemig.

Ar ben hynny, cafodd apeliadau a dderbyniwyd rhwng mis Ionawr a mis Mawrth 2023 (yn gynhwysol) eu dadansoddi i weld a oedd gwahaniaethau o ran hyd cyffredinol yr achosion yn ôl nodweddion canlynol y defnyddwyr a’r achosion:

• Rhanbarth/canolfan gwrandawiadau
• Math o wrandawiad (h.y. gwrandawiad llafar neu bapur)
• Math o apêl (e.e. Hawliau Dynol, Cynllun Preswylio’n Sefydlog i Ddinasyddion yr UE)
• A gyflwynwyd yr achos yn ystod neu ar ôl yr amser
• A oedd cofnod yr achos yn dangos bod gan yr apelydd broblemau iechyd ai peidio
• Prif genedligrwydd yr apelydd
• A oedd yr apelydd yn cael ei gynrychioli ai peidio
• Oed yr apelydd
• Rhyw yr apelydd
• A gafodd yr apêl ei gwneud yn y wlad neu’r tu allan iddi

Roedd y canlyniadau naill ai’n dangos dim gwahaniaeth neu wahaniaethau bach iawn y rhan fwyaf o’r nodweddion a brofwyd, felly gellid dehongli hyn fel tystiolaeth gadarnhaol o fynediad at gyfiawnder.

Canfuwyd gwahaniaethau mwy sylweddol yn ôl y math o wrandawiad a’r rhanbarth/canolfan gwrandawiadau. Mae gwrandawiad papur yn golygu bod deiliad swydd farnwrol yn gwneud penderfyniad ar sail yr holl dystiolaeth a ddarparwyd a heb i’r partïon fod yn bresennol. Rydym yn gwybod ac yn disgwyl na fydd apeliadau sy’n cael gwrandawiad papur yn para mor hir â’r rhai sydd â gwrandawiad gyda’r partïon yn bresennol.

Fodd bynnag, roedd y dadansoddiad yn dangos gwahaniaethau mawr yn ôl rhanbarth. Er enghraifft, mae achosion sy’n cael eu rheoli yn Birmingham yn cymryd llawer mwy o amser nag apeliadau sy’n cael eu rheoli yn Bradford, Newcastle, neu Gasnewydd, ni waeth beth yw’r math o wrandawiad.

Canolfan gwrandawiadau	Amser cymedrig penderfynu (Gwrandawiad Llafar)	Amser cymedrig penderfynu (Gwrandawiad Papur)
Birmingham	305 diwrnod	292 diwrnod
Taylor House (Llundain)	296 diwrnod	256 diwrnod
Manceinion	269 diwrnod	214 diwrnod
Glasgow	266 diwrnod	135 diwrnod
Hatton Cross (Llundain)	265 diwrnod	217 diwrnod
Casnewydd	234 diwrnod	170 diwrnod
Newcastle	222 diwrnod	107 diwrnod
Bradford	202 diwrnod	139 diwrnod

Ffigur 3: Amseroedd clirio yn ôl rhanbarth ar gyfer achosion a gwblhawyd gyda gwrandawiad llafar a gwrandawiad papur, ar gyfer apeliadau ar-lein a dderbyniwyd rhwng mis Ionawr a mis Mawrth 2023. Tynnwyd y data 3 Ebrill 2024. Sylwer: mae’r cymedr yn cynrychioli’r amser cyfartalog a gymerwyd ar gyfer yr achosion hynny sydd wedi’u penderfynu hyd yma – bydd hyn yn cynyddu wrth i ragor o achosion yn y garfan gael eu penderfynu.

Y camau nesaf ar gyfer GLlTEF:

Cafodd y rhaglen ddiwygio ei dylunio’n rhannol i leihau hyd achosion yn gyffredinol, er enghraifft, drwy ddarparu gwasanaethau ar-lein. Mae prydlondeb yn parhau i fod yn flaenoriaeth allweddol i’r gwasanaeth, gyda data’n cael ei fonitro’n rheolaidd a chamau gweithredu’n cael eu cymryd. Er enghraifft, mae prosesau ar waith ar hyn o bryd i symud apeliadau i ranbarthau cyfagos lle bo hynny’n bosibl, sydd â mwy o gapasiti. Mae’r monitro cychwynnol yn dangos bod hyn wedi helpu i gysoni’r llwyth achosion sy’n weddill rhwng rhanbarthau a dylai helpu i leihau gwahaniaethau o ran prydlondeb achosion. Mae rhai tasgau gweinyddol hefyd wedi cael eu hail-neilltuo i’r CTSC gan ganiatáu i swyddogion cyfreithiol ganolbwyntio ar symud achosion ymlaen yn gyflym drwy’r broses apelio.

Ar ben hynny, rydym yn edrych ar yr opsiwn o gynnal dadansoddiad pellach i ddeall unrhyw ffactorau ychwanegol a allai fod yn ysgogi’r gwahaniaethau. Gall hyn gynnwys ymchwil sylfaenol sy’n edrych ar samplau o achosion er mwyn deall ar ba gam(au) yn nhaith apelyddion y mae achosion yn cymryd mwy o amser mewn rhanbarthau penodol, a pham.

Yn olaf, rydym yn adolygu’r amserlenni a’r wybodaeth gysylltiedig a ddarperir i apelyddion i sicrhau eu bod mor berthnasol a chywir â phosibl.

Achosion a gyflwynwyd ar-lein ond a gafodd eu symud wedyn all-lein:

Mewn rhai amgylchiadau, gellir tynnu apêl o’r gwasanaeth ar-lein a’i phrosesu all-lein o’r pwynt hwnnw ymlaen. Er enghraifft, os yw defnyddiwr wedi cyflwyno apêl ar-lein ar gyfer math o achos y gellir ei apelio all-lein yn unig, neu oherwydd bod defnyddiwr yn rhoi’r gorau i gael ei gynrychioli ac yn methu cael mynediad at ei apêl ar-lein, neu os yw cyfyngiadau swyddogaethol y system yn golygu na all yr achos symud ymlaen ar-lein. Gall hyn arwain at oblygiadau o ran mynediad at gyfiawnder oherwydd gall fod oedi wrth i’r achos gael ei symud all-lein, ac ni fydd y defnyddiwr wedyn yn elwa o fanteision disgwyliedig y gwasanaeth ar-lein. Mae cyfran yr apeliadau sy’n cael eu tynnu oddi ar blatfform ar-lein wedi lleihau’n sylweddol wrth i’r broses ddiwygio fynd rhagddi, gan ehangu’r mathau o achosion y gellir apelio yn eu cylch ar-lein. Fodd bynnag, o blith yr apeliadau gyda chynrychiolaeth a heb gynrychiolaeth a gyflwynwyd ar-lein rhwng mis Ionawr a mis Mawrth 2023 (yn gynhwysol), cafodd 4% a 7% yn y drefn honno eu symud all-lein wedyn.

Y camau nesaf ar gyfer GLlTEF:

Mae adolygiad ar waith i ymchwilio i sampl o achosion i sicrhau mai dim ond pan fydd hynny’n gwbl angenrheidiol y byddant yn cael eu dileu o’r gwasanaeth ar-lein. Bydd gan y gwasanaeth ar-lein hefyd swyddogaeth ychwanegol yn y dyfodol fel y gall apeliadau ar-lein aros ar y system ar-lein ni waeth sut mae’r achos yn mynd rhagddo. Disgwylir y bydd y diweddariadau wedi’u cwblhau erbyn diwedd 2024. Yn y tymor hwy, mae cynlluniau ar waith i symud apeliadau all-lein ar-lein, sy’n golygu, er bod defnyddwyr yn dal i allu cyflwyno apêl ar bapur, y gall yr achos wedyn symud ymlaen ac aros ar-lein o’r pwynt hwnnw ymlaen.

Apeliadau’r Swyddfa Gartref sy’n cael eu tynnu’n ôl yn hwyr:

Un o brif nodweddion y rhaglen ddiwygio mewnfudo a lloches oedd cyflwyno cam adolygu’r ymatebwyr, gan roi cyfle i’r Swyddfa Gartref dynnu’n ôl o’r achos os yw hynny’n briodol. Gallai hyn olygu caniatáu i’r apelydd ddod i mewn i’r wlad neu aros ynddi neu gall olygu bod yn rhaid i’r Swyddfa Gartref ailystyried ei phenderfyniad. O’r apeliadau hynny a gyflwynwyd rhwng mis Ionawr a mis Mawrth 2023 (yn gynhwysol), hyd yma mae 19% wedi cael eu tynnu’n ôl gan y Swyddfa Gartref neu’r apelydd.

Fodd bynnag, mae achosion o dynnu’n ôl yn digwydd ychydig cyn neu yn ystod gwrandawiad. Mae sicrhau bod y penderfyniad cywir yn cael ei wneud cyn gynted â phosibl er budd y ddwy ochr. Felly, mae hwn yn faes y mae angen ymchwilio iddo ymhellach er mwyn deall a oes cyfle i wella mynediad at gyfiawnder drwy leihau’r oedi rhwng gwneud cais a thynnu’n ôl.

Roedd dadansoddiad o ddata cyswllt (fel cwynion) yn dangos bod rhai defnyddwyr y cafodd eu hapeliadau eu tynnu’n ôl gan y Swyddfa Gartref yn ansicr ynghylch beth oedd canlyniad eu hachos a beth oedd angen iddynt ei wneud i fwrw ymlaen.

Y camau nesaf ar gyfer GLlTEF:

Byddwn yn parhau i fonitro data canlyniadau. Fodd bynnag, y partïon sydd â’r gallu mwyaf i ddylanwadu ar ganlyniadau ac mae cyfyngiadau ar yr hyn y gall y tribiwnlys ei gyflawni. Mae’r Swyddfa Gartref yn bwriadu edrych ar adolygiadau ymatebwyr fel un o nifer o elfennau mewn rhaglen newydd o waith ar y cyd gyda’r Weinyddiaeth Gyfiawnder.

Yn olaf, er mwyn sicrhau bod y rheini y mae eu hapeliadau’n cael eu tynnu’n ôl yn deall y canlyniad, yr hyn mae’n ei olygu a’r camau nesaf, rydym yn cynllunio adolygiad o’r canllawiau perthnasol i ddefnyddwyr. Mae’n debygol y bydd hyn yn cynnwys canllawiau wedi’u diweddaru a fydd wedi cael eu profi gyda defnyddwyr.

Gwallau wrth brosesu taliadau defnyddwyr:

Mae rhai apeliadau mewnfudo a lloches yn ddarostyngedig i ffioedd. Yn aml, rhaid i’r apelydd dalu’r rhain ar yr adeg y mae’n cyflwyno ei ffurflen apelio. Rhwng mis Rhagfyr 2023 a mis Chwefror 2024 (yn gynhwysol) roedd 17% o’r rheini a oedd wedi ceisio talu ffi ar-lein wedi cael gwall technegol. Yn y rhan fwyaf o achosion roedd defnyddwyr yn gallu talu eu ffi ar yr ail ymgais.

Y camau nesaf ar gyfer GLlTEF:

Mae ymchwiliad yn mynd rhagddo ar hyn o bryd i ddeall beth sy’n achosi’r broblem. Mae hyn yn cynnwys gweithio gyda darparwr allanol sy’n hwyluso taliadau gyda’r nod yn y pen draw o leihau pa mor aml maent yn cael eu gwrthod.

3. Gwasanaeth Un Ynad (SJS)

3.1 Cyflwyniad:

Mae’r Gwasanaeth Un Ynad (SJS) yn caniatáu i lysoedd ynadon ddelio â mân droseddau mewn ffordd gyflymach, symlach a mwy effeithlon, ar yr un pryd â bod yn deg, yn dryloyw ac yn drylwyr. Gelwir y broses hon yn Weithdrefn Un Ynad (SJP). Gall un ynad, gyda chynghorydd cyfreithiol, benderfynu ar droseddau oedolion, troseddau diannod yn unig, troseddau digarchar a throseddau heb ddioddefwr, gan gynnwys erlyniadau gan gwmnïau.

Mae’r asesiad hwn yn canolbwyntio ar achosion SJS a weinyddir drwy’r system ddiwygiedig. Dyma’r system Rheoli Achosion yn Awtomatig (ATCM), sy’n rhan o’r Platfform Cyffredin. Mae gwybodaeth reoli ar wasanaethau diwygiedig a gyhoeddwyd gan GLlTEF (gweler Ffigur 4) yn dangos y cynnydd graddol yn nifer y derbyniadau a weinyddir drwy system ATCM ers 2019.

	Ebrill 2019 i Fawrth 2020	Ebrill 2020 i Fawrth 2021	Ebrill 2021 i Fawrth 2022	Ebrill 2022 i Fawrth 2023	Ebrill 2023 i Fedi 2023
Beth gaiff ei gynnwys	Blwyddyn lawn	Blwyddyn lawn	Blwyddyn lawn	Blwyddyn lawn	Rhan o’r flwyddyn
Cyfanswm derbyniadau	787,051	514,430	660476	730605	409830
ATCM	82,778	71,537	122,448	200,765	131,636

Ffigur 4: Cyfanswm yr achosion SJS a dderbyniwyd a derbyniadau ATCM fesul blwyddyn. Ffynhonnell: https://www.gov.uk/government/statistical-data-sets/hmcts-management-information-reformed-services-september-2023

Mae’r newid graddol i ATCM wedi cael ei reoli gan yr erlynydd a’r heddlu, sy’n golygu bod cwmpas yr asesiad hwn wedi’i gyfyngu i erlyniadau gan:

• Yr Asiantaeth Trwyddedu Gyrwyr a Cherbydau (DVLA)
• Trwyddedu Teledu (TVL)
• Transport for London (TFL)
• Merseyrail (Glannau Mersi)
• Heddlu Hampshire (Hamp.)
• Heddlu Essex (Essex)

Mae erlyniadau’r heddlu am droseddau traffig. Mabwysiadodd grŵp estynedig o luoedd yr heddlu ATCM ym mis Rhagfyr 2023, ond nid yw’r achosion hynny wedi’u cynnwys yn yr asesiad hwn gan fod llawer o’r dadansoddiad wedi’i gwblhau cyn i sampl defnyddiadwy o’r achosion hynny gael ei brosesu.

Cafodd yr asesiad hwn hefyd ei gwblhau cyn i GLlTEF ddod yn ymwybodol bod nifer o gwmnïau trenau wedi erlyn mewn camgymeriad am rai troseddau penodol drwy SJP.

Mae’r asesiad hwn yn ymdrin ag agweddau craidd y Gwasanaeth Un Ynad, megis a yw diffynyddion yn gwneud ple ar ôl derbyn yr Hysbysiad Gweithdrefn Un Ynad (SJPN) a chwblhau’r broses SJS. Mae hyn yn golygu nad yw’n cynnwys proses ehangach y llys ynadon (sy’n berthnasol os yw’r broses SJS yn arwain at gyfeirio at wrandawiad) na’r broses ddatgan statudol (yn berthnasol os nad yw diffynyddion yn cael y SJP cychwynnol).

Mae’n well i’r erlynydd ystyried materion Mynediad at Gyfiawnder ar wahân, yn enwedig wrth i’r newid i’r TCC barhau. Roedd nifer achosion DVLA yn dominyddu ATCM yn ôl cyfaint yn 2023 ond bydd hyn yn newid yn raddol wrth i fwy o heddluoedd drosglwyddo i’r system newydd.

Mae’r cynnydd graddol hwn yng nghyfran yr achosion ATCM sy’n erlyniadau gan yr heddlu yn bwysig gan fod dadansoddiad o godau post diffynyddion yn tynnu sylw at wahaniaethau clir mewn nodweddion geoddemograffig yn ôl erlynydd (gweler Ffigur 5). Mae dosbarthiadau geoddemograffig yn caniatáu i ni grwpio diffynyddion yn ôl nodweddion cyffredin fel natur debygol cyflogaeth a lefelau addysg.

Uwch-grŵp OAC21	DVLA	TVL	TFL	Merseyrail	Heddlu Hamp	Heddlu Essex
1 Gweithwyr Proffesiynol Wedi Ymddeol	44	12	2	45	63	54
2 Maesdrefolion ac Amdrefolion	70	36	4	52	108	58
3 Trefolion Amlddiwylliannol ac Addysgedig	104	40	401	85	101	148
4 Cymunedau Myfyrwyr a Mudwyr Sgiliau Isel	188	144	413	34	82	189
5 Gweithwyr Proffesiynol Maestrefol Ethnig Amrywiol	62	23	32	14	68	89
6 Llinell Sylfaen y DU	127	178	37	178	161	154
7 Gweithlu lled-fedrus a heb sgiliau	122	269	4	241	87	39
8 Hen Gymunedau	125	263	11	640	170	73

Ffigur 5: Mynegai o ddiffynyddion yn ôl erlynydd a Dosbarthiad Ardal Allbwn 2021, yn seiliedig ar achosion a dderbyniwyd ar ATCM rhwng mis Mai a mis Hydref 2023 (mae achosion Essex yn berthnasol rhwng Gorffennaf a Hydref oherwydd amseriad y newid i ATCM) 

Mae’r ffigur yn dangos dosbarthiad diffynyddion yn ôl Dosbarthiad Ardaloedd Cynnyrch 2021 o’i gymharu â phoblogaeth gyffredinol Cymru a Lloegr, gyda mynegai dros 100 yn dangos crynodiad o ddiffynyddion. Er enghraifft, mae diffynyddion DVLA wedi’u crynhoi yn uwch-grwpiau 4, 6, 7 ac 8, ac mae pob un ohonynt yn gysylltiedig ag incwm is. Gellir disgwyl i ddiffynyddion o’r uwch-grwpiau hyn fod â phryderon ariannol ehangach a allai eu hannog i beidio ag ymgysylltu â’u hachos.

Mae data ar nodweddion gwarchodedig wedi cael ei gasglu a’i gyhoeddi ar gyfer diffynyddion mewn achosion ACTM. Fodd bynnag, mae’r asesiad hwn yn canolbwyntio ar ddadansoddi geoddemograffeg oherwydd mae’n ein galluogi i edrych ar gyfraddau ple yn ôl nodweddion y diffynnydd (gweler yr adran ar rwystrau mynediad at gyfiawnder).

Mae’r asesiad hwn yn canolbwyntio ar fynediad at gyfiawnder o safbwynt diffynyddion unigol, neu ddiffynyddion sydd wedi’u grwpio yn ôl eu nodweddion, ond rydym yn cydnabod bod mater ychwanegol cyfiawnder agored yn flaenoriaeth i randdeiliaid allanol. Cydnabuwyd y dimensiwn hwn yn y fframwaith gwreiddiol ar gyfer asesu mynediad at gyfiawnder.

Cyhoeddir mwy o wybodaeth am achosion a brosesir drwy’r Gwasanaeth Un Ynad nag achosion a wrandewir mewn llys agored. Mae hyn yn caniatáu craffu derbyniol gan newyddiadurwyr sydd wedi caniatáu i GLlTEF wella arferion ymateb. Ar gyfer achosion a brosesir drwy’r Gwasanaeth Un Ynad:

• Mae rhestr o’r achosion sy’n aros am benderfyniad ar y Platfform Cyffredin yn cael ei chyhoeddi ar-lein bob dydd ac mae ar gael i’r cyhoedd
• Anfonir rhestr ddyddiol o’r achosion sy’n aros am benderfyniad at y cyfryngau, gan gynnwys enw llawn, cyfeiriad a manylion y trosedd, a rhestr o’r holl ganlyniadau o’r Platfform Cyffredin bob wythnos
• Yn wahanol i unrhyw achosion eraill, mae gan newyddiadurwyr hawl i gael ffeithiau’r erlyniad a mesurau lliniaru’r amddiffyniad ar gais

3.2 Tystiolaeth o fynediad at gyfiawnder:

Cyfradd defnydd digidol uchel ar gyfer erlynwyr yr heddlu a thrafnidiaeth gyhoeddus:

Mae’r gwasanaeth Ple Ar-lein yn bwysig ar gyfer ymgysylltu â diffynyddion, gan ganiatáu i bobl sy’n hyderus i ddefnyddio’r sianel ddigidol gyflwyno eu ple’n gyflym ac yn hawdd. Mae data ar gyfraddau ple a defnydd digidol yn ôl erlynydd yn dangos bod y rhan fwyaf o’r diffynyddion sy’n gwneud ple yn gwneud hynny ar-lein ar gyfer pob erlynydd ar ATCM (gweler Ffigur 6).

Mae cyfran y diffynyddion sy’n dewis y sianel ar-lein ar ei huchaf ar gyfer achosion yr heddlu ac erlynwyr trafnidiaeth gyhoeddus. Mae hyn yn dangos pan nad yw diffynyddion yn cael eu cyfyngu gan eu sgiliau digidol, eu bod yn debygol iawn o ddewis y sianel ddigidol a’u bod yn gallu cyflwyno eu ple’n llwyddiannus ar-lein. Mae diffynyddion hefyd wedi gallu defnyddio’r gwasanaeth cymorth digidol ers mis Mehefin 2022, sy’n cael ei ddarparu gan We Are Group, partner GLlTEF.

Wrth gwrs, o safbwynt mynediad at gyfiawnder, mae’r gyfradd ple gyffredinol yn bwysicach na’r gyfradd sy’n defnyddio’r opsiwn digidol. Mae materion sy’n ymwneud â chyfraddau ple cyffredinol yn cael sylw o dan ‘ymgysylltu gan ddiffynyddion’ yn yr adran ar rwystrau i fynediad at gyfiawnder.

Erlynydd	Derbyniadau	Cyfradd ple	Defnydd Digidol
DVLA	47,560	21%	67%
Heddlu Essex	4,164	47%	77%
Heddlu Hamp	2,268	54%	75%
Merseyrail	2,547	8%	92%
TFL	5,647	19%	77%
TVL	8,711	24%	64%

Ffigur 6: Cyfradd ple a defnydd digidol, ar gyfer achosion a dderbyniwyd rhwng mis Awst a mis Hydref 2023 (yn gynhwysol).

Amser cwblhau achosion nad ydynt yn ymwneud â’r heddlu:

Mae monitro amseroedd cwblhau achosion yn dangos, ar gyfer erlynwyr nad ydynt yn rhan o’r heddlu, bod y rhan fwyaf o achosion ATCM yn cyrraedd canlyniad yn gyflym. Wrth gwrs, mae’n cymryd mwy o amser i gwblhau achosion pan nad yw diffynyddion yn gwneud ple oherwydd bod angen i ddiffynyddion gael y cyfle llawn o 21 diwrnod i bledio cyn y gellir prosesu achosion. Fodd bynnag, mae ansawdd gwybodaeth am ganlyniadau a phrydlondeb achosion llys troseddol yn cael ei sicrhau ymhellach ar hyn o bryd, felly nid yw manylion llawn amseroedd achosion yn cael eu cyflwyno yma.

3.3 Rhwystrau i fynediad at gyfiawnder:

Ymgysylltu gan ddiffynyddion:

Mae ymgysylltiad diffynyddion yn fater allweddol i’r gwasanaeth. Mae mynediad at gyfiawnder ar gyfer achos unigol yn dibynnu ar y diffynnydd yn cael cyfle i: bledio (o ystyried y gosb ariannol is os yw’n pledio’n euog); gofyn am wrandawiad os yw’n dymuno gwneud hynny; rhoi unrhyw esboniad i’r llys am ei ble euog neu ddieuog, os yw’n briodol; a darparu gwybodaeth am ei sefyllfa ariannol (i’w hystyried os yw’r llys yn gosod cosb ariannol).

Roedd yr asesiad hwn yn defnyddio tystiolaeth o’r canlynol:

• dadansoddiad o ddata achosion, ar gyfer cyfraddau ple yn ôl demograffeg yr erlynydd a’r diffynnydd
• sampl o alwadau i linell gymorth y gwasanaeth, i adolygu materion a godir gan ddiffynyddion
• ymchwil gyda staff yn Nghanolfan Gwasanaethau’r Llysoedd a’r Tribiwnlysoedd i ddeall y materion cyffredin y mae diffynyddion yn eu hwynebu

Gyda’i gilydd, mae’r ffynonellau hyn yn dangos:

• Mae cyfraddau ple yn isel ar gyfer erlynwyr nad ydynt yn rhan o’r heddlu (DVLA, TVL, TfL, Merseyrail)
• Mae cyfraddau ple yn isel ar gyfer diffynyddion o gymdogaethau incwm is (gweler cyfraddau ple isel ar gyfer uwch-grwpiau 3, 4, 6, 7 ac 8 ar gyfer y rhan fwyaf o erlynwyr yn Ffigur 8)

Ac y gall diffynyddion fod:

• Wedi drysu ynghylch y gwahaniaeth rhwng cam swyddogol y llys mewn achos a’r rhyngweithio cynharach ag erlynydd (e.e. pan roddir hysbysiad cosb sefydlog iddo)
• Wedi’u llethu gan hyd a chymhlethdod y pecyn SJPN, yn enwedig diffynyddion sy’n cael trafferth darllen dogfennau hir
• Wedi drysu gan adran manylion ariannol y ffurflen, yn enwedig os nad yw eu hamgylchiadau ariannol yn cyd-fynd yn daclus â’r opsiynau a ddarparwyd

Ceir tystiolaeth hefyd bod manylion cyfeiriad anghywir yn dal yn broblem i rai diffynyddion, yn enwedig mewn erlyniadau nad ydynt yn ymwneud â’r heddlu.

Uwch-grŵp OAC21	DVLA	TVL	TFL	Merseyrail	Heddlu Hamp	Heddlu Essex
1 Gweithwyr Proffesiynol Wedi Ymddeol	32%	29%	32%	26%	69%	57%
2 Maesdrefolion ac Amdrefolion	27%	28%	27%	18%	66%	57%
3 Trefolion Amlddiwylliannol ac Addysgedig	14%	21%	21%	6%	50%	38%
4 Cymunedau Myfyrwyr a Mudwyr Sgiliau Isel	16%	23%	19%	6%	41%	39%
5 Gweithwyr Proffesiynol Maestrefol Ethnig Amrywiol	26%	28%	31%	23%	68%	54%
6 Llinell Sylfaen y DU	19%	25%	19%	6%	53%	47%
7 Gweithlu lled-fedrus a heb sgiliau	22%	25%	24%	10%	58%	47%
8 Hen Gymunedau	17%	23%	10%	5%	53%	31%

Ffigur 7: Cyfraddau ple yn ôl erlynydd a Dosbarthiad Ardal Allbwn 2021, yn seiliedig ar achosion a dderbyniwyd ar ATCM rhwng mis Mai a mis Hydref 2023, ym mis Ionawr 2024 (mae achosion Essex yn berthnasol rhwng Gorffennaf a Hydref oherwydd amseriad y newid i ATCM).

Mae’r canfyddiadau hyn yn gyson â mewnwelediad ymddygiadol cynharach i brofiad diffynyddion o’r SJPN. Arweiniodd yr ymchwil hwn yn 2020 at ailstrwythuro SJPN gydag iaith gliriach a gwella ymgysylltiad diffynyddion a defnydd digidol yn yr ardaloedd peilot. Er bod yr SJPN newydd wedi gwella’r perfformiad rhywfaint ar gyfer achosion ATCM, mae’r canfyddiadau diweddaraf yn awgrymu bod lle o hyd i wella mynediad at gyfiawnder.   

Mae ymgysylltiad diffynyddion hefyd yn bwysig er mwyn rhoi cyfle i erlynwyr adolygu unrhyw fesurau lliniaru a godwyd a thynnu’r achos yn ôl os ydynt yn credu nad yw o fudd i’r cyhoedd mwyach. Bu pryder yn y cyfryngau a’r cyhoedd ynghylch diffynyddion agored i niwed yn cael eu herlyn ac mae enghreifftiau o ddiffynyddion sy’n pledio’n euog gan nodi camau lliniaru yn ymwneud ag iechyd meddwl neu gyflyrau difrifol eraill. O dan y trefniadau presennol: mae system benodol ar waith ar gyfer achosion TVL a DVLA, er mwyn i ynadon allu cyfeirio achos yn ôl at erlynwyr os bydd camau lliniaru’n codi cwestiynau ynghylch a ddylid tynnu’r erlyniad yn ôl neu a yw er budd y cyhoedd; a gall ynadon hefyd roi rhyddhad diamod neu amodol i gyfrif am unrhyw gamau lliniaru y rhoddir gwybod amdanynt. 

Y camau nesaf ar gyfer GLlTEF:

Byddai mynediad at gyfiawnder yn cael ei wella drwy gyfraddau uwch o ymgysylltiad gan ddiffynyddion, yn enwedig ymhlith diffynyddion o gefndiroedd incwm is. Dyma’r prif bwnc yr ymchwilir iddo ymhellach yn dilyn yr asesiad hwn ac rydym yn bwriadu adolygu ffynonellau tystiolaeth ansoddol a meintiol gydag erlynwyr i ystyried cyfleoedd i wella ymgysylltiad.

Problemau technegol gyda phle ar-lein:

Gall problemau technegol gyda phle ar-lein rwystro diffynyddion sy’n ceisio ymgysylltu â’u hachos. Pan fydd diffynyddion yn rhoi eu manylion, efallai y byddant yn cael neges gwall neu’n cael gwybod nad yw eu manylion i’w canfod ar y system. Gall hyn fod yn rhwystr mynediad gan y bydd angen i ddiffynyddion wedyn naill ai: roi cynnig arall arni yn nes ymlaen; troi at y sianel bapur; ffonio am gymorth; neu roi’r gorau i’w hymdrechion i bledio. Mae’r sefyllfa hon yn arbennig o drafferthus i unrhyw ddiffynnydd sy’n ceisio gwneud ple yn agos at ddyddiad cau ei achos.

Daeth diffynyddion DVLA ar draws y broblem hon ar raddfa fawr ddiwedd 2022 a dechrau 2023 oherwydd problemau technegol gyda’r system na chawsant eu datrys tan ganol mis Ebrill 2023. Ym mis Hydref a mis Tachwedd 2022, gwnaeth tua 15% o ddiffynyddion DVLA eu ple ar-lein ond gostyngodd y gyfran hon i gyn lleied â 7% ar gyfer mis Ionawr a mis Chwefror 2023, fel y dangosir yn Ffigur 8. Yn yr enghraifft hon, mae’n ymddangos bod y rhan fwyaf o ddiffynyddion wedi defnyddio ffurflen bapur, ond gallai’r mater hefyd fod wedi arwain at ostyngiad dros dro yn y gyfradd ple gyffredinol (y gostyngiad ymddangosiadol yn y gyfradd ple ym mis Rhagfyr a mis Ionawr).

Mis derbyn	Achosion DVLA a dderbyniwyd	% Ple	% Ple Ar-lein	% Ple Post
Medi 2022	13,612	22.6%	14.9%	7.7%
Hydref 2022	13,598	22.3%	15.0%	7.2%
Tachwedd 2022	12,604	20.2%	14.9%	5.4%
Rhagfyr 2022	11,133	17.5%	8.5%	9.0%
Ionawr 2023	12,733	18.2%	6.7%	11.5%
Chwefror 2023	12,097	20.4%	7.3%	13.1%
Mawrth 2023	15,283	21.5%	9.1%	12.3%
Ebrill 2023	13,810	23.2%	15.0%	8.3%
Mai 2023	15,782	20.3%	13.6%	6.8%
Mehefin 2023	15,854	20.4%	13.6%	6.9%

Ffigur 8: Cyfraddau ple a chyfraddau ple fesul sianel ar gyfer achosion DVLA yn ôl mis derbyn.

Mae tystiolaeth hefyd bod problemau technegol gyda phle ar-lein yn dal i gael eu canfod ar raddfa lai. Mae adborth gan staff yn dweud bod diffynyddion yn teimlo’n rhwystredig pan maent yn rhoi eu manylion ond nad yw eu hachosion yn cael eu canfod ar y system. Roedd y staff yn sôn yn benodol am broblemau gyda Hysbysiadau Gweithdrefn Un Ynad yn cael eu hanfon allan cyn i’r system allu derbyn y manylion hynny drwy ble ar-lein.

Y camau nesaf ar gyfer GLlTEF:

Mae enghraifft DVLA o 2023 ymlaen yn dangos pa mor bwysig yw monitro’r system yn rheolaidd er mwyn gallu canfod problemau’n gyflym a’u datrys cyn gynted â phosibl. Mae’r gwaith monitro hwn bellach wedi’i wella fel bod dadansoddiadau o’r we ac adborth defnyddwyr yn cael eu hadolygu’n rheolaidd.

Mae’r enghreifftiau ar raddfa lai yn tynnu sylw at ba mor bwysig yw monitro adborth gan ddiffynyddion drwy alwadau a ffynonellau eraill fel y gellir cael gwared ar fân broblemau mewn prosesau.

Prosesu achosion heb ble yr heddlu’n araf:

Mae dadansoddiad o’r achosion a dderbyniwyd rhwng mis Awst a mis Hydref 2023 (yn gynhwysol) yn dangos y gall gymryd amser hir i achosion yr heddlu gael eu cwblhau pan nad yw’r diffynnydd yn gwneud ple. Mae’n ymddangos bod hyn wedi bod yn broblem ar gyfer achosion sy’n cael eu herlyn gan Heddlu Hampshire ac Ynys Wyth a Heddlu Essex. Mae gan hyn y potensial i greu problemau mynediad, yn enwedig i ddiffynyddion sy’n newid cyfeiriad rhwng dechrau’r achos a phan fydd yr achos yn dod i ben.

Nid oes tystiolaeth o unrhyw fater tebyg ar gyfer erlynwyr cenedlaethol. Yn anochel, mae achosion nad ydynt yn cynnwys ple yn dal i gymryd mwy o amser i’w cwblhau, gan na ellir prosesu’r achosion hyn nes bod dyddiad cau’r ple wedi mynd heibio. Ond nid yw’n ymddangos bod achosion o dan yr erlynwyr hyn yn dangos unrhyw oedi diangen wrth brosesu achosion.

Mae ansawdd gwybodaeth am ganlyniadau a phrydlondeb achosion llys troseddol yn cael ei sicrhau ymhellach ar hyn o bryd, felly nid yw manylion llawn amseroedd achosion yn cael eu cyflwyno yma.

Y camau nesaf ar gyfer GLlTEF:

Roedd y gwasanaeth eisoes yn ymwybodol o’r mater cyn cwblhau’r asesiad hwn. Mae’r gwahaniaethau rhwng erlynwyr yr heddlu ac erlynwyr nad ydynt yn rhan o’r heddlu yn deillio o brosesau dyrannu gwaith ar wahân ar gyfer y ddau grŵp a phroblemau hysbys gyda’r system ar gyfer achosion yr heddlu.

Mae gwersi’n cael eu dysgu o brosesu achosion Hampshire ac Essex i wneud gwelliannau i’r set ehangach o heddluoedd wrth iddynt newid i ATCM. Mae’r mater hwn hefyd yn tynnu sylw at ba mor bwysig yw hi i’r erlynydd fonitro perfformiad a defnyddio metrigau perfformiad yn fwy cynnil na phrydlondeb cyfartalog achosion.

4. Yr wybodaeth ddiweddaraf am asesiadau blaenorol

4.1 Cyflwyniad:

Yn flaenorol, fe wnaethom gyhoeddi crynodeb o ganfyddiadau’r pedwar asesiad Mynediad at Gyfiawnder (A2J) cyntaf a gwblhawyd mewn gwasanaethau profiant, ysgariad, nawdd cymdeithasol a chynnal plant (SSCS), tribiwnlys a hawliadau am arian yn y llys sifil ar-lein (OCMC). Lle nodwyd rhwystrau A2J posibl, fe wnaethom dynnu sylw at y cynlluniau i ddeall achosion sylfaenol y rhwystrau a sut byddem yn eu lleihau. Mae’r adran ganlynol yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am y camau gweithredu hyn, lle rydym yn credu y byddant o ddiddordeb i gynulleidfa gyhoeddus.

4.2 Profiant:

Cynrychioli defnyddwyr

Canfyddiadau cyhoeddiad 2023: Un o anghenion craidd y gwasanaeth profiant diwygiedig yw bod defnyddwyr yn cael sicrwydd eu bod yn gallu gwneud cais am brofiant heb fod angen cymorth proffesiynol drud. Arweiniodd y data at ddamcaniaeth bod defnyddwyr yn dibynnu gormod ar gyfreithwyr – 60% ar draws pob achos a 40% ar gyfer ystadau gwerth isel o dan £50,000.  Fe wnaethom eu cyfeirio at ragor o gyngor allanol perthnasol, sy’n egluro pryd y gallai fod angen yr arbenigedd a gynigir gan gyfreithiwr ar ddefnyddwyr. Arweiniodd y newid hwn, ynghyd â newidiadau ehangach eraill i ffioedd a’r Dreth Etifeddiant, at welliant yn A2J a ddangoswyd bod canran y defnyddwyr gydag ystadau bychain sy’n gwneud ceisiadau fel ymgyfreithwyr drostynt eu hunain wedi cynyddu o tua 60% i 75%.

Y cynnydd hyd yma

Fel y disgrifir yng nghyhoeddiad 2023, rydym yn parhau i fonitro’r data hwn yn rheolaidd. Mae’r gwelliant hwn yn A2J wedi parhau ac mae’n ymddangos ei fod yn setlo i oddeutu 70-75% o ddefnyddwyr gydag ystadau bychain yn gwneud ceisiadau fel ymgyfreithwyr drostynt eu hunain.

Prydlondeb a’r nifer a ddaeth i ben yn ôl nodweddion gwarchodedig

Canfyddiadau cyhoeddiad 2023: Mae achosion ar gyfer defnyddwyr o leiafrifoedd ethnig yn cymryd mwy o amser ac yn cael eu stopio’n amlach nac achosion defnyddwyr gwyn. Amlygodd dadansoddiad ychwanegol fod hyn yn cael ei yrru gan amrywiaeth o faterion gan gynnwys cyflwr yr ewyllys, a defnydd cyson o enwau mewn dogfennau.

Y cynnydd hyd yma

Rydym wedi diweddaru’r gwasanaeth, ac rydym yn parhau i wneud hynny, gyda’r nod o leihau nifer yr achosion profiant sy’n cael eu hatal. Er mwyn datrys y materion sy’n ymwneud ag amodau ewyllys, rydym wedi ail-ddylunio’r cwestiynau sy’n cael eu gofyn i ddefnyddwyr i gasglu gwybodaeth am gyflwr yr ewyllys er mwyn ei gwneud yn haws iddynt allu cyflwyno dogfennau sy’n bodloni’r meini prawf angenrheidiol. Cafodd y dyluniadau eu cyflwyno ym mis Ionawr 2023.

Ar ben hynny, rydym yn ail-ddylunio sut rydym yn casglu gwybodaeth am enw’r ymadawedig ac unrhyw amrywiadau i’r wybodaeth er mwyn lleihau’r oedi sy’n gysylltiedig ag enwau yn y gwasanaeth, rhywbeth sy’n effeithio’n anghymesur ar ymgeiswyr o leiafrifoedd ethnig.

Mae’r arwyddion cynnar yn awgrymu bod cyfran yr achosion sy’n cael eu hatal ymhlith defnyddwyr o leiafrifoedd ethnig yn lleihau o’i gymharu â defnyddwyr gwyn, ond ni allwn fod yn hyderus yn y canfyddiad hwn nes bydd mwy o achosion wedi’u cwblhau ddechrau 2025.

Ail-gyflwyno a thynnu’n ôl

Canfyddiadau cyhoeddiad 2023: Fe wnaethom nodi bod tua 2% o grantiau’n cael eu hail-gyflwyno a 1% yn cael eu tynnu’n ôl.  Gall ail-gyflwyno a thynnu’n ôl achosi problemau posibl o ran mynediad at gyfiawnder ac rydym wedi pennu terfyn o 3% ar gyfer y ddau, ac ar yr adeg honno, byddai dadansoddiad dwfn yn cael ei ysgogi.

Y cynnydd hyd yma

Rydym wedi parhau i fonitro’r data ar ail-gyhoeddi a thynnu’n ôl ac oherwydd bod y cyfrannau wedi aros yn gymharol uchel ar ryw 2% neu fwy ar gyfer y ddau, rydym wedi dechrau ymchwil ychwanegol yn ddiweddar. Bydd yr ymchwil hwn yn ceisio deall y rhesymau sylfaenol pam mae ceisiadau profiant yn cael eu tynnu’n ôl, pam mae grantiau’n cael eu hailgyhoeddi ac a oes unrhyw rwystrau mynediad at gyfiawnder. Os canfyddir rhwystrau, bydd y datrysiadau gwasanaeth perthnasol yn cael eu cynllunio a’u rhoi ar waith. Bydd yr ymchwil hon yn gyflawn a bydd unrhyw gamau gweithredu’n cael eu hargymell erbyn diwedd 2024.

Cyswllt, cwynion a phrofiad defnyddwyr

Canfyddiadau cyhoeddiad 2023: Roedd cyswllt (cwynion, negeseuon e-bost a galwadau) yn uwch ac roedd boddhad defnyddwyr yn is na’r disgwyl ac roedd yn cael ei yrru gan ymgeiswyr a oedd yn gofyn am ddiweddariad ar gynnydd eu hachos, a oedd yn cael ei waethygu gan oedi yn y gwasanaeth ac ôl-groniad cynyddol o achosion hŷn, heb eu datrys. Felly, fe wnaethom gyflwyno Hyb Dinasyddion, lle gall ymgeiswyr fewngofnodi i gael yr wybodaeth ddiweddaraf am eu hachos, a newid negeseuon i roi gwybod i ddefnyddwyr y bydd achosion yn cymryd tua 16 wythnos, yn hytrach nag 8 wythnos fel y nodwyd yn y negeseuon gwreiddiol. Fe wnaethom hefyd newid prosesau gweithredol i dargedu’r ôl-groniad o achosion hŷn.

Y cynnydd hyd yma

Yn ddiweddar, fe wnaethom adolygu’r Hyb Dinasyddion a pharhau i fonitro data cyswllt a boddhad defnyddwyr. Roedd y canfyddiadau’n dangos bod y Hyb Dinasyddion yn cael ei defnyddio’n dda a’i bod wedi cyfrannu at ostyngiad yn nifer y defnyddwyr sy’n cysylltu â GLlTEF i gael yr wybodaeth ddiweddaraf am eu hachos. Er enghraifft, roedd canran y negeseuon e-bost a oedd yn ymwneud â diweddariad statws wedi gostwng o 50% i 27% ar ôl lansio’r Hyb Dinasyddion ym mis Ebrill 2023.

Ar ben hynny, bu gwelliant mewn boddhad defnyddwyr o ran cyswllt, gan wella o tua 60% i 65%. Fodd bynnag, tynnodd yr adolygiad sylw hefyd at y ffaith bod angen i ddefnyddwyr gysylltu â GLlTEF o hyd os bydd eu hachos yn cael ei atal. Ar gyfer mynd i’r afael â’r broblem hon, rydym yn mynd i ehangu’r Hyb Dinasyddion, er mwyn i ymgeiswyr gael yr wybodaeth ddiweddaraf am achos sy’n cael ei atal ac ymateb i’r ceisiadau am wybodaeth ychwanegol ar-lein.

4.3 Ysgariad:

Cyswllt

Canfyddiadau cyhoeddiad 2023: Roedd defnyddwyr yn cael trafferth cysylltu â GLlTEF i gael diweddariadau statws ar eu hachos, ac arweiniad ar y broses ymgeisio. Rydym wedi ymrwymo i weithio yn y meysydd canlynol:

• Hyb Dinasyddion: Datblygu ac ehangu’r Hyb Dinasyddion presennol i gynnwys cam ôl-gyflwyno ond cyn cychwyn y broses ysgariad
• Canllawiau: Cyhoeddi canllawiau gwell ar y gofynion ar gyfer llwytho dogfennau i fyny, er mwyn gwella ansawdd y dogfennau hyn
• Cyswllt: Er mwyn deall ymhellach y rhesymau pam mae ymgeiswyr ac ymatebwyr yn galw yn y cam Cydnabod Gwasanaeth (AOS), gwnaethom ymrwymo i brosiect ymchwil i ddeall galwadau gan ddefnyddwyr.

Y cynnydd hyd yma

Hyb Dinasyddion: Rydym wedi datblygu’r dyluniad ar gyfer ymestyn yr Hyb Dinasyddion presennol ac rydym yn disgwyl y bydd hyn yn cael ei gyflwyno’n ddiweddarach eleni. 

Canllawiau: Fe wnaethom gyhoeddi canllawiau wedi’u diweddaru ym mis Rhagfyr y llynedd yn nodi’r gofynion ar gyfer llwytho dogfennau i fyny. Fe wnaethom gynnal dadansoddiad dilynol ddechrau 2024 i weld a oedd yn newid effeithiol a gwelsom fod sampl o geisiadau diweddar am ysgariad a gafodd eu hatal yn y cam cyn cychwyn y broses ysgariad 20% yn llai tebygol o gael eu hatal oherwydd problemau gydag ansawdd y dogfennau a lwythwyd i fyny, o’i gymharu â sampl gyfatebol ym mis Mai 2023, cyn i’r canllawiau gael eu diweddaru.

Cyswllt: Nododd yr ymchwil nifer o resymau pam yr oedd defnyddwyr yn ein ffonio yn y cam AOS. Roedd hyn yn cynnwys ymatebwyr yn cael problemau wrth ddefnyddio’r porth ar-lein i ymateb i’r Ysgariad. O ganlyniad, cafodd staff eu hatgoffa o’r hyn i’w wneud i gefnogi defnyddwyr pan fyddant yn ffonio am y problemau hyn, a diweddarwyd y dogfennau canllaw y mae staff yn eu defnyddio i adlewyrchu’r opsiynau sydd ar gael i ddefnyddwyr. Yn ogystal â hyn, cafodd y dolenni i ddefnyddwyr fynd ar y porth ar GOV.UK eu haildrefnu (roedd defnyddwyr blaenorol yn cael cynnig dolen i’r Hen Gyfraith Ysgariad yn gyntaf, gan arwain at broblemau mynediad gan fod ymatebwyr yn ceisio cael mynediad at y system anghywir). Mae’r dolenni i’r gyfraith newydd bellach yn fwy amlwg, gan ei gwneud yn haws i ddefnyddwyr gael mynediad at y system gywir i ymateb i’w hysgariad, gyda’r nod o leihau rhai o’r problemau mynediad a nodwyd. Mae prosiect hefyd wedi dechrau i edrych ar yr hysbysiadau a anfonir at ddefnyddwyr a pha mor effeithiol yw’r rhain.

Prydlondeb a’r canlyniad yn ôl nodweddion gwarchodedig

Canfyddiadau asesiad 2023:

Nodwyd gwahaniaethau mewn prydlondeb a chanlyniadau ar gyfer rhai ymgeiswyr ysgariad, gan gynnwys y rhai o leiafrifoedd ethnig neu lle nad Cymraeg neu Saesneg oedd eu prif iaith. Roedd dadansoddiad ychwanegol yn rhoi cipolwg ar y rhesymau dros y gwahaniaethau hyn, sy’n cynnwys:

• Llwytho i fyny gyfieithiadau ardystiedig o dystysgrifau priodas
• Sut mae GLlTEF yn ymdrin ag arferion enwi diwylliannol
• Mwy nag un dyddiad wedi’u rhestru ar dystysgrifau priodas
• Lleoliad y briodas
• Ymatebwyr sy’n gwasanaethu
• Darparu dogfennau swyddogol

Y cynnydd hyd yma

Rydym yn bwrw ymlaen â’r gwaith o wella’r gwasanaeth er mwyn mynd i’r afael â’r materion hyn. Er enghraifft, er mwyn datrys problemau’n ymwneud â llwytho cyfieithiadau ardystiedig i fyny, rydym wedi ail-ddylunio’r rhan o daith y cais lle gofynnir i ddefnyddwyr ddarparu cyfieithiad ardystiedig. Gwneir hyn er mwyn ei gwneud yn gliriach pan fydd angen cyfieithiad ardystiedig a beth yw’r gofynion o ran cyfieithiadau ardystiedig. Ar hyn o bryd, rydym yng nghamau olaf y broses o gwblhau’r cynnwys hwn.

Ar ôl i ni roi’r cynnwys newydd ar waith, byddwn wedyn yn edrych ar y materion eraill, er mwyn deall achosion sylfaenol y problemau a’r atebion angenrheidiol i’r gwasanaeth. 

4.4 Nawdd Cymdeithasol a Chynnal Plant (SSCS):

Amseroedd clirio cyffredinol

Canfyddiadau cyhoeddiad 2023: Nid oedd GLlTEF yn bodloni’r nod o glirio 75% o achosion SSCS o fewn 16 wythnos, gydag achosion papur yn cymryd mwy o amser i’w clirio, a bod materion llety yn arwain yn rhannol at ohirio gwrandawiadau.

Y cynnydd hyd yma

Er mwyn lleihau nifer yr achosion sy’n cael eu hoedi a’u gohirio, fe wnaethom ailgyhoeddi canllawiau i ganolfannau prosesu ar sut i roi gwybod am ‘faterion llety’ oherwydd gallant achosi i wrandawiadau gael eu gohirio (e.e. diffyg offer technegol mewn lleoliad penodol sy’n atal gwrandawiad o bell), felly mae staff bellach yn cofnodi materion llety fel mater o drefn, sy’n galluogi’r gwasanaeth i gymryd camau penodol i gywiro’r rhain. Ar ben hynny, rydym yn cynnal prosiect ymchwil i gryfhau ein dealltwriaeth o bam mae achosion yn cael eu gohirio yn y gwasanaeth hwn, a fydd yn nodi ffyrdd o wella hyn.

Amser clirio yn ôl rhanbarth a nodweddion gwarchodedig

Canfyddiadau cyhoeddiad 2023: Gwelsom fod gwahaniaethau mewn amseroedd clirio yn ôl nodweddion gwarchodedig. Er enghraifft, roedd achosion y rhai o grŵp lleiafrifoedd ethnig a’r rhai nad oedd eu prif iaith yn Gymraeg neu’n Saesneg yn cymryd mwy o amser nag apeliadau gan ddefnyddwyr gwyn a’r rhai lle mai’r Gymraeg neu’r Saesneg oedd eu prif iaith. Gellid egluro’r gwahaniaethau hyn i ryw raddau yn ôl rhanbarth (h.y. mae rhai grwpiau’n fwy tebygol o fyw mewn rhannau penodol o’r wlad lle mae achosion yn cymryd mwy o amser). Fodd bynnag, roedd gwahaniaethau’n dal i’w gweld hyd yn oed wrth reoli’r rhanbarth. Gwnaethom ymrwymo i ymchwiliad i ddeall achosion sylfaenol y gwahaniaethau yn ôl nodweddion gwarchodedig.

Y cynnydd hyd yma

Mae dadansoddiad yn mynd rhagddo ar hyn o bryd yn ymchwilio i is-set o achosion mewn un lleoliad yn Llundain i ddeall beth sy’n achosi’r gwahaniaethau yn ôl ethnigrwydd. Disgwylir i’r ymchwil hon yn gyflawn a bydd unrhyw gamau gweithredu’n cael eu hargymell erbyn diwedd 2024.

4.5 Hawliadau am Arian yn y Llys Ar-lein (OCMC):

Ymgysylltu gan Ddiffynyddion

Canfyddiadau cyhoeddiad 2023: Gwelsom fod lefelau ymgysylltu diffynyddion ag achosion OCMC yn gyson isel, ond nid oedd yn glir pam nad oedd cynifer o ddiffynyddion wedi ymateb i’r hawliad. Rydym wedi ymrwymo i gynnal ymchwil sylfaenol gyda diffynyddion hawliadau am arian sydd wedi ymgysylltu ac sydd heb ymgysylltu.

Y cynnydd hyd yma

Gwelwyd lefelau cyson o ymgysylltu gan ddiffynyddion gyda OCM, yn y 12 mis hyd at fis Mawrth 2024 amddiffynnwyd 37% o hawliadau OCM, yn ystod yr un cyfnod roedd 13% o hawliadau gwerth bach yn cael eu hamddiffyn ar systemau nad ydynt yn cael eu diwygio (MCOL, swmp a phapur). Ni ellir cymharu’r ffigurau hyn yn uniongyrchol, gan fod OCMC ar gael ar gyfer rhai achosion, ond mae’r ffigurau’n rhoi cyd-destun ar gyfer ymgysylltiad cyffredinol diffynyddion.

Roedd yr ymchwil sylfaenol hon a gynhaliwyd yn cynnwys cyfweliadau manwl gyda diffynyddion, gan gynnwys y rheini nad oeddent yn ymwneud â’u hawliad am arian, dadansoddiad i ddeall ymgysylltiad a nodweddion demograffig diffynyddion, a dadansoddiad o sampl o alwadau a wnaed i Ganolfan Gwasanaethau’r Llysoedd a’r Tribiwnlysoedd gan ddiffynyddion i ddeall unrhyw rwystrau ymgysylltu.

Nodwyd pedwar prif rwystr rhag ymgysylltu:

• Nid oedd gan ddiffynyddion unrhyw ffordd o dalu eu dyledion, felly nid oeddent yn teimlo bod unrhyw bwynt mewn ymgysylltu â’r broses.
• Eglurodd rhai diffynyddion eu bod yn profi digwyddiadau mawr yn eu bywyd a oedd yn cael blaenoriaeth dros ymgysylltu â’r anghydfod, ac erbyn iddynt gael cyfle i ymgysylltu, roedd y dyddiad cau wedi mynd heibio.
• Weithiau, nid yw diffynyddion yn cael unrhyw waith papur gan GLlTEF nes iddynt dderbyn y dyfarniad yn eu herbyn.
• Mewn rhai achosion, roedd diffynyddion yn disgwyl i’r anghydfod ‘ddiflannu’ gan eu bod yn aml yn gweld bygythiadau llys gan gredydwyr ond roeddent yn tybio mai dim ond bygythiadau oedd y rhain.

Rydym yn edrych ar y ffordd orau o gefnogi defnyddwyr i oresgyn y rhwystrau hyn, gan gynnwys defnyddio ymyriadau llwyddiannus gan adrannau eraill y llywodraeth. Mae hyn yn cynnwys adolygu’r cyfathrebu mae defnyddwyr yn ei gael gan GLlTEF i sicrhau eu bod mor glir a syml â phosibl, eu bod yn bersonol fel bod defnyddwyr yn ymwybodol nad ydynt yn gyfathrebiadau generig, a bod manteision ymgysylltu â’u hachos yn cael eu hamlygu. Ar ben hynny, er mwyn cefnogi defnyddwyr sy’n wynebu caledi ariannol, byddwn yn gweithio gyda phartneriaid allanol i sicrhau bod defnyddwyr yn cael eu cyfeirio’n gyson at y sefydliad mwyaf priodol.

Prydlondeb yn ôl nodwedd warchodedig

Canfyddiadau cyhoeddiad 2023: Nodwyd amrywiadau o ran prydlondeb y gwrandawiad llawn cyntaf yn ôl ethnigrwydd yn OCMC. Rydym wedi ymrwymo i wneud dadansoddiad ychwanegol i ddeall ymhellach y ffactorau cyd-destunol sy’n sbarduno’r gwahaniaethau.

Y cynnydd hyd yma

Roedd dadansoddiad pellach o nodweddion gwarchodedig a data Gwybodaeth Reoli yn dangos bod yr amrywiadau o ran prydlondeb y gwrandawiad llawn cyntaf yn ôl ethnigrwydd yn cael eu sbarduno gan wahaniaethau ar lefel llys. Pan oedd pob llys yn cael ei restru yn ôl nifer cyfartalog y diwrnodau a gymerwyd i gyrraedd gwrandawiad llawn cyntaf, roedd 8 o bob 10 o’r 20% isaf yn Llundain neu yn Ne-ddwyrain Lloegr. Ar ben hynny, mae gan y rhanbarthau hyn boblogaethau sydd â chyfran uwch o bobl o gefndiroedd lleiafrifoedd ethnig. Felly, mae lefel y llys ac amrywiadau o ran prydlondeb rhanbarthol yn effeithio’n anghymesur ar ddefnydd lleiafrifoedd ethnig. Mae’r gwahaniaethau hyn ar lefel llys yn broblem hysbys ond mae’r dadansoddiad o’r effaith ar ethnigrwydd wedi helpu i flaenoriaethu’r angen i’w lleihau.

I wneud hyn, mae gweithgor sy’n cynnwys barnwyr a GLlTEF wedi cael ei greu i ddeall a cheisio datrys amrywiadau ar lefel y llys a fyddai, yn ei dro, yn gwella’r gwahaniaethau o ran prydlondeb yn ôl ethnigrwydd.

Problemau gyda’r canllawiau sydd ar gael

Canfyddiadau cyhoeddiad 2023: Roedd tystiolaeth yn awgrymu y gellid gwella’r canllawiau presennol sydd ar gael ar GOV.UK. Roedd diffyg canllawiau penodol ynghylch ffioedd, gyda llawer o ddefnyddwyr yn ffonio GLlTEF gydag ymholiad am gyngor na ellir dod o hyd iddo’n hawdd ar GOV.UK. Felly, roeddem wedi ymrwymo i wella cynnwys a chyfeirio at dudalennau canllawiau ‘sut mae’ ar GOV.UK.

Y cynnydd hyd yma

Fe wnaethom adolygu’r canllawiau sydd ar gael ar GOV.UK, gan ganolbwyntio ar a oedd defnyddwyr yn cael eu cyfeirio’n gywir at yr adran ffioedd cyn dechrau eu hawliad. Roedd Dadansoddiadau Digidol yn dangos nad yw tua 30% o ddefnyddwyr sy’n edrych ar y canllawiau yn edrych ar yr adran ‘ffioedd’ cyn dechrau eu hawliad. Ar sail hyn, pan fydd defnyddwyr yn cwblhau eu hawliad ac yn mynd i’r sgrin dalu, nid ydynt yn barod nac yn disgwyl gorfod talu ar y pwynt hwn. Er mwyn deall hyn ymhellach, fe wnaethom gwblhau prosiect a oedd yn gwrando ar alwadau CTSC, ac yn defnyddio dadansoddiad lleferydd, dadansoddiad gwe ychwanegol a dadansoddiad o adborth defnyddwyr. Roedd hyn yn canolbwyntio ar weld a oedd defnyddwyr yn ffonio ynglŷn â thaliadau a ffioedd, er mwyn ymchwilio i ba gyfran o’r galwadau a oedd yn sôn am ddiffyg ymwybyddiaeth ynghylch ffioedd yn y gwasanaeth. Nid oedd y prosiect hwn yn gallu nodi unrhyw ganfyddiadau pendant ac mae’n awgrymu bod y rheswm pam mae defnyddwyr yn gorffen eu cais ond yn peidio â chyflwyno neu dalu yn cael ei yrru gan rywbeth arall. 

Er mwyn edrych ar faint ac effaith y mater hwn ymhellach, rydym nawr yn cwblhau dadansoddiad ychwanegol o gwynion OCMC, er mwyn deall faint sy’n ymwneud â ffioedd. Os canfyddir bod ffioedd yn cyfrannu’n sylweddol at gwynion OCMC, byddwn yn cynnal ymchwil sylfaenol gyda defnyddwyr OCMC i ddeall y materion ymhellach.

5. Atodiad A:

Fframwaith A2J:

Mae’r asesiad mynediad at gyfiawnder yn cynnwys cyfres o gwestiynau o dan bob un o bedair elfen y diffiniad. Edrychir ar y cwestiynau A2J canlynol lle bo hynny’n berthnasol i bob gwasanaeth:

1. Mynediad at y system gyfreithiol ffurfiol

• Ydy nifer a phroffil y defnyddwyr mwy neu lai fel y disgwyl?
• Oes tystiolaeth o eithrio rhai defnyddwyr?
• Ydy’r gwasanaeth yn cael ei gwblhau’n gywir?
• Beth yw’r gost a’r ymdrech o ddefnyddio’r gwasanaeth?
• Beth yw’r trafferthion i ddefnyddwyr wrth gael mynediad at y gwasanaeth?

1. Mynediad at wrandawiad teg ac effeithiol

• Faint o ddefnyddwyr sy’n cyrraedd y cam gwrandawiad? Pa fathau o bobl a hawliadau sy’n gadael y broses cyn y gwrandawiad?
• Pa mor dda y mae defnyddwyr yn ymgysylltu â’r broses?
• Ydy defnyddwyr yn defnyddio cymorth a chefnogaeth allanol i gwblhau’r broses?
• Ydy’r broses yn deg a beth yw profiad y defnyddiwr?

1. Mynediad at benderfyniad

• Pa mor hir y mae’n ei gymryd i gael penderfyniad?
• Pa fathau o ddefnyddwyr ac achosion sy’n cael penderfyniad?
• Pa fathau o benderfyniad y maen nhw’n ei gael?
• Beth yw profiad y defnyddiwr o gael mynediad at benderfyniad?

1. Mynediad at rwymedi

• Pa gyfran o ddefnyddwyr sy’n cyflwyno hawliad sy’n cael rhwymedi ar y diwedd?
• Ydy gwahanol fathau o ddefnyddwyr yn fwy neu’n llai tebygol nag eraill o gael rhwymedi?
• Pa mor hir y mae’n ei gymryd o’r amser y mae defnyddiwr yn cael penderfyniad i gael rhwymedi?
• Beth yw profiad y defnyddiwr o gael mynediad at rwymedi?

6. Atodiad B:

Term	Diffiniad
Gohiriad	Pan na fydd gwrandawiad yn mynd rhagddo ar y diwrnod.
Wedi’i ganiatáu	Os bydd apelydd yn cael canlyniad apêl cadarnhaol (h.y. os bydd y Swyddfa Gartref yn colli’r apêl), cyfeirir at yr apêl fel un sydd wedi’i chaniatáu.
Gwaredu Achosion	Dyma’r cofnod a wneir gan GLlTEF pan ddaw achos i ben.
Platfform Cyffredin	System ddigidol ar gyfer rheoli achosion yw hon. Mae’n helpu defnyddwyr i reoli a rhannu gwybodaeth am achosion troseddol yn fwy effeithiol. Mae hyn yn cynnwys staff GLlTEF, y farnwriaeth a defnyddwyr proffesiynol y llysoedd megis twrneiod amddiffyn a Gwasanaeth Erlyn y Goron.
Canolfan Gwasanaethau’r Llysoedd a’r Tribiwnlysoedd (CTSC)	Mae CTSC yn cefnogi pobl gydag achosion sy’n mynd drwy’r system gyfiawnder. Mae staff y canolfannau hyn yn prosesu achosion, yn rhoi gorchmynion, yn ateb ymholiadau gan y cyhoedd ac yn cefnogi rhith wrandawiadau.
Cyfradd Cwblhau Digidol	Dyma nifer y trafodion digidol y mae eich defnyddwyr yn eu cwblhau fel canran o’r holl drafodion digidol y mae eich defnyddwyr cymwys yn eu dechrau, h.y. os nad yw defnyddiwr yn pasio’r prawf cymhwysedd, nid yw wedi’i gynnwys yn y gyfradd gwblhau.
Gwasanaeth Cymorth Digidol	Mae’r gwasanaeth hwn yn cynnig cymorth am ddim i ddefnyddwyr sy’n methu mynd ar-lein neu sy’n cael trafferth mynd ar-lein. Gyda’r cymorth hwn, gall defnyddwyr gael mynediad at y llysoedd a’r tribiwnlysoedd yn ddigidol.
Cyfradd Defnyddio Digidol	Dyma ganran y bobl sy’n defnyddio gwasanaethau’r llywodraeth ar-lein mewn perthynas â sianeli eraill, er enghraifft papur.
Hen achosion	Mae hyn yn cyfeirio at achosion sydd wedi cael eu cyflwyno o dan yr hen system a oedd yn bodoli cyn y Diwygio.
Achos ar-lein	Mae hyn yn cyfeirio at achosion sy’n cael eu cyflwyno drwy’r sianeli digidol diwygiedig.
Canlyniad	Mae hyn yn cyfeirio at gasgliad yr achos.
Achos papur neu all-lein	Mae hyn yn cyfeirio at achosion sy’n cael eu cyflwyno drwy sianeli nad ydynt yn ddigidol. Gall hyn gynnwys pethau fel postio ffurflen bapur i’r llys neu fynd â hi i lys lleol.