Guidance

Basic check ID checking guidelines from 22 April 2025 (Welsh)

Updated 24 April 2025

Daw’r canllawiau hyn i rym o 21 Ebrill 2025, fodd bynnag, gellir defnyddio’r canllawiau gwirio ID blaenorol hyd at 1 Tachwedd 2025 hefyd. Mae hyn er mwyn ystyried newidiadau technegol y gallai fod angen i Sefydliadau Cyfrifol eu gwneud yn unol â’r canllawiau wedi’u diweddaru.

1. Cyflwyniad

Mae gwirio hunaniaeth yn rhan bwysig o’r broses DBS. Defnyddir y wybodaeth hunaniaeth a ddarperir i chwilio am unrhyw gofnodion perthnasol yr heddlu. Heb wybodaeth hunaniaeth gywir, efallai na fydd DBS yn gallu darparu gwybodaeth lawn a chywir. Mae cynnwys cymaint o fanylion â phosibl ar y ffurflen gais ac fel rhan o’r broses gwirio hunaniaeth yn ei gwneud hi’n haws ac yn gyflymach i DBS brosesu ceisiadau yn gywir.

Mae’r canllawiau hyn yn esbonio’r hyn y mae angen i Sefydliadau Cyfrifol, neu’r trydydd partïon sydd â chontractau â nhw i ddilysu hunaniaeth, ei wneud er mwyn gwirio hunaniaeth unigolion sy’n defnyddio eu gwasanaeth i wneud cais am wiriadau sylfaenol DBS. Mae canllawiau gwahanol yn bodoli ar gyfer gwirio hunaniaeth ymgeiswyr ar gyfer gwiriadau safonol ac uwch.

2. Hawl i Weithio

Rhaid i gyflogwyr gwblhau gwiriad Hawl i Weithio ar bob recriwt newydd. Gellir dod o hyd i ganllawiau ar sut i wneud hyn yma.

3. Rheolau gwirio hunaniaeth

Ni all y gwiriwr hunaniaeth wirio hunaniaeth perthynas neu bartner, pobl sy’n byw yn yr un tŷ â nhw, neu ffrind personol

Rhaid i’r gwiriwr ID:

• Gwneud yn siŵr bod unrhyw fanylion am basbort cyfredol, trwydded yrru a Rhif Yswiriant Gwladol wedi’u cynnwys ar y ffurflen gais electronig.

• Dilyn y canllawiau gwirio ID dau lwybr a nodir isod.

• Ystyried defnyddio dilysu ID digidol os gall yr ymgeisydd gyflwyno pasbort neu drwydded yrru.

• Ceisio dogfennau adnabod ffotograffig (pasbort, trwydded yrru, cerdyn e-Visa neu PASS) yn y lle cyntaf. Gellir defnyddio hyn i gymharu tebygrwydd yr ymgeisydd.

• Gwirio a dilysu’r wybodaeth a ddarperir ar y ffurflen gais electronig gan yr ymgeisydd.

• Gwirio fod y ffurflen gais wedi’i chwblhau’n llawn a’r wybodaeth sy’n cynnwys yn gywir. Er enghraifft, bod pob cyfeiriad yn byw yn y 5 mlynedd diwethaf a phob enw yn hysbys gan wedi cael eu datgan yn gywir. Gall methu â gwneud hyn arwain at oedi a achosir gan geisiadau gwrthdaro y gellir eu tynnu’n ôl.

• Gwnewch yn siŵr bod yr ymgeisydd yn llenwi’r rhan gyfeiriad o’r ffurflen yn gywir os oes ganddynt cyfeiriad anarferol, er enghraifft os ydynt yn byw dramor, mewn llety myfyrwyr neu hostel.

• Defnyddiwch fath o ddogfen unwaith yn unig yn y cyfrif dogfennau. Er enghraifft, peidiwch â derbyn dau ddatganiad banc fel dau o’r dogfennau gofynnol os ydynt o’r un banc.

• Peidio â newid na diwygio’r ffurflen gais heb wybod neu gytundeb yr ymgeisydd.

• Cadw cofnod o’r dogfennau a ddefnyddir i ddilysu pob hunaniaeth am o leiaf 2 flynedd. Mae hyn yn unol â gweithgarwch cydymffurfio a gynhelir gan DBS. Bydd DBS yn gofyn am gofnodion o ddogfennau wedi’u gwirio fel rhan o wirio ID fel rhan o’r broses hon. Dylai’r cofnodion hyn gynnwys:

  • math o ddogfen,

  • gwlad cyhoeddi,

  • unrhyw ddyddiad dod i ben,

  • unrhyw rifau cyfeirnod, a

  • Nodiadau a oedd unrhyw anghysondebau wedi’u trafod fel rhan o’r broses ddilysu ID.

4. Sut i weld dogfennau adnabod

Mae tair ffordd y gellir gweld a dilysu dogfennau adnabod. Rhaid i chi ddefnyddio opsiwn un oni bai ei bod yn amhosibl cael apwyntiad wyneb yn wyneb gyda’r ymgeisydd. Os nad ydych yn gallu defnyddio opsiwn un mae angen cofnodi rhesymau a gellir ystyried opsiwn dau. Os yw opsiwn dau yn amhosibl, rhaid cofnodi’r rhesymau a gellir defnyddio opsiwn tri.

Rhaid i’r holl ddogfennau fod yn ddogfennau corfforol, oni bai eich bod yn gweld e-Fisa ymgeisydd ar y safle View and Prove y Swyddfa Gartref neu gerdyn PASS digidol gyda chod QR sydd wedi’i wirio. Fedrwch chi ddim derbyn llungopïau na dogfennau wedi’u sganio. Nid yw dogfennau wedi’u hargraffu o’r rhyngrwyd, er enghraifft datganiadau banc, yn dderbyniol at ddibenion adnabod. Gall yr ymgeisydd ofyn i’w banc argraffu cyfriflen iddyn nhw a’i arnodi gyda stamp a llofnod os nad oes ganddyn nhw gopi caled o gyfriflenni banc mwyach.

4.1 Opsiwn un

Dylai’r gwiriad ID gael ei wneud yn bersonol, gan ganiatáu i’r gwiriwr ID weld y dogfennau corfforol, eFisa, neu gerdyn PASS digidol, ym mhresenoldeb yr unigolyn.

Os na allwch ddefnyddio opsiwn 1, ystyriwch ddefnyddio gwirio hunaniaeth ddigidol cyn ystyried opsiwn 2.

4.2 Opsiwn dau

Gall y gwiriwr ID gynnal y gwiriad ID trwy gyswllt fideo - er enghraifft Google Meet neu FaceTime. Yn yr amgylchiadau hyn, rhaid i’r gwiriwr ID fod yn meddu ar y dogfennau corfforol. Gellir postio’r rhain i’r gwiriwr ID cyn yr alwad rithwir. Rhaid i chi asesu a lliniaru unrhyw risgiau a nodwyd wrth ddefnyddio fideo byw. Rhaid i chi beidio â dibynnu ar archwilio’r dogfennau trwy gyswllt fideo byw, neu drwy wirio copi ffacs neu sganio o’r ddogfen.

Os defnyddir opsiwn dau, rhaid i chi gadw cofnod o pam roedd opsiwn un yn amhosibl, ynghyd â chofnod o’r dogfennau a ddefnyddiwyd i ddilysu’r hunaniaeth, am o leiaf 2 flynedd. Rhaid i’r rhesymeg fod yn benodol i’r dilysu ID unigol, nid yw’n dderbyniol defnyddio opsiynau dau neu dri. Dylech hefyd ystyried defnyddio gwirio hunaniaeth ddigidol.

Enghraifft:

Mae Susan wedi gwneud cais am swydd yn Sussex, ond ar hyn o bryd mae’n byw yn Aberdeen. Nid yw hi’n gallu mynychu am gyfweliad corfforol oherwydd bod ganddi gyfrifoldebau gofal plant. Felly ni fydd hi’n gallu cyflwyno ei dogfennau mewn gwiriad ID wyneb yn wyneb. Mae Susan yn postio ei dogfennau trwy wasanaeth danfon arbennig mewn digon o amser ar gyfer ei chyfweliad. Mae’r recriwtiwr yn cynnal y cyfweliad a’r gwiriad ID dros gyswllt fideo byw, gan edrych ar y dogfennau corfforol wrth siarad â Susan trwy Google Meet. Yna mae’r dogfennau yn cael eu postio yn ôl i Susan trwy wasanaeth danfon arbennig. Mae’n gyfrifoldeb ar y recriwtiwr i wneud yn siŵr bod y dogfennau’n cael eu trin yn ddiogel, eu storio a’u dychwelyd i Susan yn brydlon yn yr un cyflwr y cyrhaeddon nhw. Pan fydd y recriwtiwr yn gwneud cofnod o fanylion y ddogfen, byddant yn nodi bod y dogfennau corfforol wedi’u gwirio ond bod yr ymgeisydd wedi’i weld dros gyswllt fideo.

4.3 Opsiwn tri

Gellir cwblhau’r gwiriad ID trwy gyswllt fideo – er enghraifft Google Meet neu FaceTime – heb i’r gwiriwr ID fod â’r dogfennau adnabod yn ei feddiant corfforol. Rhaid cofnodi a storio manylion y dogfennau, fel y nodir uchod, ar adeg y gwiriad ID cyswllt fideo. Rhaid cyflwyno’r dogfennau i’r gwiriwr ID ar ddiwrnod cyntaf cyflogaeth. Rhaid i’r gwiriwr ID gofnodi’r dyddiad y cwblhawyd y gwiriad ID yn bersonol a chroesgyfeirio’r manylion a gofnodwyd o’r gwiriad ID cyswllt fideo. Os oes unrhyw anghysondebau, gall y gwiriad DBS fod yn annilys.

Os defnyddir opsiwn tri, rhaid i chi gadw cofnod pam roedd opsiynau un ac opsiwn dau yn amhosibl, ynghyd â chofnod o’r dogfennau a ddefnyddiwyd i ddilysu’r hunaniaeth, am o leiaf 2 flynedd. Rhaid i’r rhesymeg fod yn benodol i’r gwirio ID unigol, nid yw’n dderbyniol defnyddio opsiynau dau neu dri fel rhan o’ch proses.

Enghraifft:

Mae Susan wedi gwneud cais am swydd yn Sussex, ond ar hyn o bryd mae’n byw yng Nghaliffornia UDA. Nid yw hi’n gallu mynychu am gyfweliad corfforol ac felly ni fydd yn gallu cyflwyno ei dogfennau mewn gwiriad adnabod wyneb yn wyneb. Mae hi yn y broses o wneud cais am fisa ac mae angen ei dogfennau ar gyfer teithio felly ni all eu postio i’r recriwtiwr. Mae’r recriwtiwr yn cynnal y cyfweliad a gwiriad ID dros gyswllt fideo byw. Mae Susan yn dangos ei dogfennau i’r recriwtiwr trwy gyswllt fideo ac mae’r recriwtiwr yn cofnodi’r manylion yn ogystal â nodiadau sy’n cadarnhau nad yw’r dogfennau corfforol wedi’u gweld eto. Ar ddiwrnod cyntaf Susan yn y gwaith, mae hi’n dod â’r dogfennau sy’n cael eu gwirio yn erbyn y manylion a gofnodwyd yn y cyfweliad. Ychwanegir nodyn yn cadarnhau bod y dogfennau ffisegol wedi’u gweld.

4.4 Beth os oes anghysondebau?

Os oes unrhyw anghysondebau yn y wybodaeth a ddarperir gan yr ymgeisydd a/neu’r dogfennau adnabod a ddarparwyd, ac nad oes amheuaeth o dwyllo, rhaid i chi ofyn i’r ymgeisydd egluro. Rhaid i chi fod yn fodlon bod yr anghysondebau yn gyfreithlon ac mae’r holl wybodaeth am enw a chyfeiriad yn cael ei ddal ar y ffurflen yn yr adrannau enw/cyfeiriad cyfredol neu flaenorol. Os na wnewch hyn, gall gyfaddawdu uniondeb y gwasanaeth DBS a chyflwyno risg i’ch trefniadau recriwtio neu drwyddedu a gall achosi oedi wrth brosesu tystysgrifau. Gall anghysondebau mewn gwybodaeth gynnwys:

• anghysondebau rhwng hanes cyfeiriad a thysylythyrau neu hanes cyflogaeth. Er enghraifft, os oedd yr ymgeisydd yn cael ei gyflogi yn yr Alban 2 flynedd yn ôl ond nad oes cyfeiriadau Albanaidd wedi’u datgan, dylid cael sgwrs. Efallai ei fod wedi bod yn swydd gweithio o bell, ond dylid gwirio hyn.

• Nid yw’r ymgeisydd yn byw ar hyn o bryd yn eu prif gyfeiriad - myfyrwyr er enghraifft. Gall yr ymgeiswyr hyn gael trwydded yrru neu lythyrau mewn cyfeiriad mewn rhan wahanol o’r wlad. Er enghraifft, myfyrwyr sy’n byw ar y campws yn ystod y tymor ond sy’n dal i fyw yng nghyfeiriad eu rhieni fel eu cyfeiriad parhaol. Rhaid cynnwys eu cyfeiriad parhaol a’u cyfeiriad amser tymor ar y ffurflen gais. Dylai’r cyfeiriad presennol fod y cyfeiriad lle y dymuna’r ymgeisydd dderbyn ei dystysgrif DBS.

Enghraifft:

Mae Alice yn fyfyrwraig sy’n byw ar y campws yn ystod y tymor. Mae hi wedi gwneud cais am wiriad DBS sylfaenol gan ddefnyddio trwydded yrru gyda chyfeiriad ei rhieni arno a thystysgrif geni. Gall ddilysu ei hunaniaeth gan ddefnyddio llwybr un. Mae ei thrwydded yrru yn dal i fod yn ddilys gan mai cyfeiriad ei rhieni yw ei chyfeiriad parhaol. Rhaid iddi gynnwys y ddau gyfeiriad ar y ffurflen gais.

• enwau hir a/neu lythrennau cyntaf ar basbortau - mae gan basbortau’r DU adran ‘arsylwadau’ a ddylai gynnwys yr enw llawn. Dylai gwirwyr ID wirio enghreifftiau o ddogfennau a gyflwynir ar y Gofrestr Gyhoeddus o Ddogfennau Hunaniaeth a Theithio Dilys ar-lein (PRADO) i ganfod a ddylai dogfennau a gyflwynir nad ydynt yn y DU gael adran debyg,

• sillafiad gwahanol o enw, er enghraifft umlaut dros y llythyren ‘U’, sillafiad amgen cyffredin o enw (Katherine yn lle Katharine) neu enw â chysylltnod. O dan yr amgylchiadau hyn, dylid defnyddio’r sillafiad cywir fel y’i nodwyd gan yr ymgeisydd fel yr enw cyfredol ac unrhyw sillafiadau eraill a nodwyd yn yr adran enwau blaenorol ar y ffurflen gais,

• enwau coll neu ychwanegol ar ddogfennau adnabod, er enghraifft trwydded yrru gydag enw canol coll. Dylai hyn fod yn wir dim ond pan fo unigolyn wedi newid ei drwydded yrru papur i drwydded yrru cerdyn llun. I wneud cais am drwydded cerdyn llun am y tro cyntaf, mae angen cyflwyno pasbort, cerdyn adnabod yr AEE neu dystysgrif geni i’r DVLA fel y byddai unrhyw enwau canol yn cael eu cofnodi. Os derbynnir dogfen gydag enw coll neu ychwanegol, dylai’r enw cyfredol ar y ffurflen gais gyd-fynd â’r ddogfen adnabod, a dylid cynnwys pob amrywiad arall o’r enw fel enwau blaenorol. enwau coll neu ychwanegol ar ddogfennau adnabod, er enghraifft trwydded yrru gydag enw canol coll. Dim ond pan fydd unigolyn wedi newid ei drwydded yrru bapur i drwydded yrru cerdyn-llun y dylai hyn fod yn wir. I wneud cais am drwydded cerdyn-llun am y tro cyntaf mae angen cyflwyno pasbort, cerdyn adnabod AEE neu dystysgrif geni i DVLA fel y byddai unrhyw enwau canol yn cael eu cofnodi. Os derbynnir dogfen gydag enw coll neu ychwanegol, yr enw cyfredol ar y ffurflen gais ddylai fod enw llawn yr ymgeisydd, gan gynnwys yr enw coll neu enw ychwanegol.

Enghraifft:

Mae Derek wedi cyflwyno ei drwydded yrru, tystysgrif priodas a datganiad morgais. Mae ei drwydded yrru yn dangos ei enw cyntaf a’i gyfenw, ac mae ei dystysgrif briodas yn dangos ei enw cyntaf , ei enw canol a’i gyfenw. Nid yw erioed wedi newid ei enw. Cwblhaodd Derek ei ffurflen gais yn gywir trwy nodi’r tri enw yn y maes enw cyfredol a gadael yr adran enwau blaenorol yn wag. Mae pob enw wedi’i roi ar y ffurflen fel y gellir chwilio pob cyfuniad o’r enwau hynny.

• newid enw diweddar am resymau cyfreithlon, y gellir tystio hynny. Er enghraifft, trwy gyflwyno tystysgrif priodas neu dystysgrif gweithred newid enw. Mae angen i’r newid fod yn ddigon diweddar.

Enghraifft:

Mae Alex wedi priodi yn ddiweddar a newid ei gyfenw i gyfenw ei wraig. Nid yw wedi diweddaru ei basbort eto, ond mae ei gyfrifon banc i gyd yn ei enw priod. Mae Alex yn cyflwyno tystysgrif briodas ochr yn ochr â’i basbort sy’n dangos y cysylltiad rhwng yr enwau ac yn cadarnhau ei hawl i ddefnyddio’r ddau. Mae’r gwiriwr ID wedi asesu’r pasbort a’r dystysgrif priodas ac wedi siarad ag Alex. Mae Alex hefyd wedi cynnwys ei enw blaenorol ar ei ffurflen gais. Mae’r gwiriwr ID yn fodlon bod y dogfennau’n ddilys ac nad yw ymatebion Alex i gwestiynau yn achosi pryder. Er bod anghysondeb enw rhwng yr enw presennol ar y ffurflen gais a’r dogfennau adnabod mae’r gwiriwr ID yn fodlon, nid oes unrhyw bryderon bod yr ID yn dwyllodrus ac mae’r ddau enw wedi’u dal ar y ffurflen.

5. Ymgeiswyr Trawsryweddol

Dylai pob ymgeisydd fod yn ymwybodol o’r llwybr ymgeisio trawsryweddol. Pan fydd gan ymgeisydd Dystysgrif Cydnabod Rhywedd, mae ei ryw flaenorol yn cael ei ddiogelu gan y gyfraith, ac nid oes angen iddynt ei ddatgan. Fodd bynnag, at ddibenion DBS, rhaid datgan pob hunaniaeth blaenorol. Mae’r llwybr cais trawsryweddol yn caniatáu i’r rhai sydd â Thystysgrif Cydnabod Rhywedd ddatgan enwau a rhywiau blaenorol heb eu cynnwys ar y ffurflen gais.

Enghraifft:

Mae Janice wedi gwneud cais am wiriad DBS sylfaenol fel rhan o gais am swydd. Mae’r recriwtiwr yn anfon dolen i’r ffurflen gais electronig i Janice a rhai canllawiau ar sut i gwblhau’r ffurflen gais. Mae hyn yn cynnwys dolen i’r llwybr ceisiadau trawsryweddol. Newidiodd Janice ei rhyw yn gyfreithiol ac nid yw eisiau datgelu’r wybodaeth hon i’w chyflogwr, y tîm AD neu gydweithwyr. Mae holl ddogfennau adnabod Janice yn ei hunaniaeth bresennol. Mae’r canllawiau yn dweud wrthi sut i gysylltu â DBS i ddarparu’r wybodaeth enw ychwanegol ac yn esbonio nad oes rhaid iddi ei gynnwys ar y ffurflen gais. Ni fydd y recriwtiwr yn cael ei hysbysu, a bydd ei thystysgrif DBS yn cynnwys dim ond y wybodaeth hunaniaeth ar y ffurflen gais.

6. Ymgeiswyr sydd wedi’u mabwysiadu

Os cawsant eu mabwysiadu cyn 10 oed, nid oes angen iddynt ddarparu eu cyfenw adeg eu geni yn adran A o’r ffurflen gais DBS, dylent roi eu henw mabwysiadu yn yr adran hon.

Mae hyn oherwydd bod oedran cyfrifoldeb troseddol yn cael ei ystyried yn 10 mlynedd, o dan Ddeddf Plant a Phobl Ifanc 1933, Pennod 12, Adran 50. Mae hyn yn golygu nad oes posibilrwydd y gallai unigolyn gael cofnod troseddol mewn enw a ddefnyddiwyd tan 10 oed.

7. Y Broses Gwirio ID 2 Llwybr

Rhaid i chi ddefnyddio llwybr 1 lle bo hynny’n bosibl. Dim ond os nad yw’r ymgeisydd yn gallu cyflwyno’r dogfennau sydd eu hangen ar lwybr 1 y gallwch symud ymlaen i lwybr 2.

7.1 Llwybr 1

Rhaid i’r ymgeisydd allu dangos y canlynol:

• 1 dogfen o Grŵp 1, isod; a

• 1 dogfen bellach o naill ai Grŵp 1, neu Grŵp 2a neu 2b, isod

Rhaid i’r cyfuniad o ddogfennau a gyflwynir gadarnhau enw a dyddiad geni’r ymgeisydd. Os na ellir cyflawni hyn o fewn 2 ddogfen, gellir dewis traean.

Dylai’r ymgeisydd gael ei hunaniaeth wedi’i ddilysu gan ddefnyddio Llwybr 1. Os na all ymgeisydd ddarparu dogfennau Llwybr 1, gellir defnyddio Llwybr 2 unwaith y bydd y gwiriwr ID yn fodlon bod rheswm dilys yn dilyn trafodaeth gyda’r ymgeisydd.

8. Llwybr 2

Os nad oes gan yr ymgeisydd unrhyw un o’r dogfennau yng Ngrŵp 1, rhaid iddo allu dangos:

• 1 dogfen o Grŵp 2a

• 2 ddogfen bellach gan Grŵp 2a neu 2b

Rhaid i’r cyfuniad o ddogfennau a gyflwynir gadarnhau enw a dyddiad geni’r ymgeisydd.

Os nad yw ymgeisydd yn gallu darparu’r ddogfennaeth hon, ni allant gyflwyno cais am wiriad sylfaenol DBS.

9. Rhestrau dogfennau

Ni ddylech dderbyn cyfwerth tramor â dogfen adnabod os yw’r ddogfen honno wedi’i rhestru fel ‘(UK)’ ar y rhestr o ddogfennau adnabod dilys.

9.1 Grŵp 1: Prif ddogfennau adnabod

Dogfen	Nodiadau
Pasbort	Unrhyw basbort cyfredol a dilys. Gall pasbort y DU ddod i ben hyd at uchafswm o 6 mis.
e-Fisa	Cyrchwyd trwy’r gwasanaeth ‘View and Prove’. Dylai’r cod rhannu y gofynnir amdano gan yr ymgeisydd fod yn god rhannu ‘cyffredinol’. Os nad oes gennych gyfrif UKVI i gael mynediad i’ch eVisa y gallwch ei greu, gallwch greu un ar-lein (Sicrhewch fynediad i’ch statws mewnfudo ar-lein (e-Fisa) - GOV.UK)
Trwydded breswylio biometrig	DU. Gellir defnyddio BRP sy’n dangos Caniatâd Amhenodol i Aros, Caniatâd Amhenodol i Fynd i mewn neu Dim Terfyn Amser hyd at 18 mis ar ôl dyddiad dod i ben y BRP. Dylid annog deiliaid BRP i greu cyfrif a chael mynediad i’w e-Fisa
Cerdyn Cofrestru Cais (ARC)	Wedi’i Gyhoeddwyd gan y Swyddfa Gartref. Rhaid ei wirio yn erbyn Gwasanaeth Gwirio Cyflogwyr y Swyddfa Gartref.
Cerdyn llun trwydded yrru gyfredol - (llawn neu dros dro)	Trwydded yrru cerdyn llun gyfredol a dilys a gyhoeddwyd gan y DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel. O 8 Mehefin 2015 ymlaen, ni fydd y papur cyfatebol i’r drwydded yrru cerdyn llun yn ddilys ac ni fydd bellach yn cael ei gyhoeddi gan y DVLA
Tystysgrif geni wreiddiol	DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel – gan gynnwys y rhai a gyhoeddwyd gan awdurdodau’r DU dramor, er enghraifft llysgenadaethau, Uchel Gomisiynau a Lluoedd EM. Rhaid iddo fod yn dystysgrif geni wreiddiol. Mae copïau ardystiedig yn ddogfen grŵp 2a
Tystysgrif fabwysiadu	Y DU ac Ynysoedd y Sianel

9.2 Grŵp 2a: Dogfennau dibynadwy’r llywodraeth

Dogfen	Nodiadau
Cerdyn llun trwydded yrru gyfredol - (llawn neu dros dro)	Cyfredol a dilys. Pob gwlad y tu allan i’r DU (ac eithrio Ynys Manaw ac Ynysoedd y Sianel)
Trwydded yrru gyfredol (llawn neu dros dro) - fersiwn bapur (os cyhoeddwyd cyn mis Mawrth 2000)	Cyfredol a dilys. Y DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel
Tystysgrif geni – copi ardystiedig	Y DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel
Tystysgrif priodas/partneriaeth sifil	Y DU ac Ynysoedd y Sianel
Dogfen fewnfudo, fisa, neu drwydded waith	Wedi’i gyhoeddi gan wlad y tu allan i’r DU. Dim ond ar gyfer rolau lle mae’r ymgeisydd yn byw ac yn gweithio y tu allan i’r DU. Rhaid i’r fisa/trwydded ymwneud â’r wlad nad yw’n rhan o’r DU lle mae’r rôl wedi’i lleoli
Cerdyn adnabod Lluoedd EF	DU
Trwydded arfau tanio	Y DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel

9.3 Grŵp 2b: Dogfennau hanes ariannol a chymdeithasol

Dogfennau	Nodiadau	Dyddiad cyhoeddi a dilysrwydd
Datganiad morgais	DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Datganiad banc neu gymdeithas adeiladu	Y DU ac Ynysoedd y Sianel. Mae allbrint o ddatganiad banc sy’n cael ei gymeradwyo â stamp ac wedi’i lofnodi gan y banc yn dderbyniol os nad oes gennych ddatganiadau banc copi caled wedi’u postio atoch.	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Datganiad banc neu gymdeithas adeiladu	Gwledydd y tu allan i’r DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf - rhaid i’r gangen fod yn y wlad lle mae’r ymgeisydd yn byw ac yn gweithio
Llythyr cadarnhau agor cyfrifon banc neu gymdeithas adeiladu	DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Datganiad cerdyn credyd	DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Datganiad ariannol, er enghraifft pensiwn neu waddol	DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Datganiad P45 neu P60	Y DU ac Ynysoedd y Sianel	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Datganiad y Dreth Gyngor	Y DU ac Ynysoedd y Sianel	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Llythyr nawdd gan ddarparwr cyflogaeth yn y dyfodol	Y tu allan i’r DU yn unig - yn ddilys dim ond ar gyfer ymgeiswyr sy’n byw y tu allan i’r DU ar adeg y cais	Rhaid bod yn ddilys o hyd
Bil cyfleustodau	UK - nid bil ffôn symudol. . Ni ellir ei argraffu o gyfrif ar-lein	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Datganiad budd-daliadau, er enghraifft Budd-dal Plant, pensiwn	DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Llywodraeth ganolog neu leol, asiantaeth y llywodraeth, neu ddogfen cyngor lleol sy’n rhoi hawl, er enghraifft gan yr Adran Gwaith a Phensiynau, y Gwasanaeth Cyflogaeth, Awdurdod Lleol	DU ac Ynysoedd y Sianel - llythyr yn cadarnhau hawl i fudd-daliadau. Er enghraifft: Taliad Annibyniaeth Bersonol (PIP), prydau ysgol am ddim, credyd cynhwysol, cymorth lloches ac ati	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Llythyrau hunanasesu CThEF neu lythyr galw am dreth	DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Cerdyn Yswiriant Iechyd Ewropeaidd (EHIC) neu Gerdyn Yswiriant Iechyd Byd-eang (GHIC)	DU.	Rhaid bod yn ddilys o hyd
Cerdyn adnabod cenedlaethol yr AEE		Rhaid bod yn ddilys o hyd
Cerdyn Pasbort Gwyddelig	Ni ellir ei ddefnyddio gyda phasbort Gwyddelig	Rhaid bod yn ddilys o hyd
Cardiau sy’n cario logo achredu PASS	Y DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel. Mae cardiau PASS digidol yn dderbyniol lle maent wedi’u cyhoeddi gan ddarparwr PASS digidol cymeradwy ac mae’r cod QR wedi’i ddefnyddio i gadarnhau manylion.	Rhaid bod yn ddilys o hyd
Llythyr gan bennaeth, pennaeth coleg, darparwr prentisiaethau	DU - ar gyfer pobl ifanc 16 i 19 oed mewn addysg amser llawn neu ar brentisiaeth - dim ond mewn amgylchiadau eithriadol os na ellir darparu dogfennau eraill	Cyhoeddwyd yn ystod y mis diwethaf

10. Canllawiau ar Wirio Dogfennau

10.1 Sut ydw i’n gwirio am ddangosyddion twyll?

Gwiriwch bob amser am arwyddion ymyrryd wrth wirio dogfennau adnabod. Dylid holi am ddogfennau os ydynt yn arddangos unrhyw arwyddion o ddifrod, yn enwedig yn y meysydd manylion personol fel yr enw a’r llun.

Nid yw’r canllawiau canlynol wedi’u bwriadu i gwmpasu pob senario o dwyll posib , ond fe allai  eich helpu i edrych allan am unrhyw arwyddion amheus wrth ddilysu dogfennau. Mae’r Uned Genedlaethol Twyll Dogfennau (NDFU) yn y Swyddfa Gartref hefyd wedi cyhoeddi canllawiau ar archwilio dogfennau adnabod i ganfod ffugio sylfaenol.

10.2 Gwirio pasbort

Mae Swyddfa Pasbort EF wedi cynhyrchu canllaw i’w ddefnyddio wrth wirio pasbortau ar gyfer adnabod.

Os yw’r pasbort gan ddinesydd tramor, gwiriwch ansawdd a chyflwr cyffredinol y pasbort. Triniwch ef ag amheuaeth os yw wedi’i ddifrodi’n ormodol; mae difrod damweiniol yn aml yn cael ei ddefnyddio i guddio ymyrryd.

Dylid archwilio ffotograffau’n fanwl am arwyddion o ddifrod i’r laminiad neu am glud gormodol neu hollti’r laminiad; Byddai’r arwyddion hyn yn dangos amnewid lluniau. Os yw’r ffotograff yn ymddangos yn rhy fawr, gallai hyn nodi ymgais i guddio ffotograff arall oddi tano. Dylai hefyd fod stribed boglynnog wedi’i ymgorffori yn y laminiad, a fydd yn dal rhan o’r llun. Gwiriwch nad oes unrhyw ddifrod i’r ardal hon. Os yw’r pasbort yn dod o ddinesydd tramor, gallwch ddilyn yr un gweithdrefnau ag uchod o hyd.

10.3 Gwirio trwyddedau gyrru

Peidiwch â derbyn trwyddedau, ac eithrio’r rhai a nodir yn y rhestr o ddogfennau adnabod dilys.

Mae rhifau trwydded yrru Saesneg, Cymraeg a’r Alban yn cynnwys gwybodaeth am enw, rhyw a dyddiad geni’r ymgeisydd. Mae’r wybodaeth hon wedi’i hysgrifennu mewn fformat arbennig ond gellir ei ddatgodio fel yr eglurir isod a’i pharu â’r wybodaeth a ddarperir gan yr ymgeisydd.

Sylwch nad yw’r dyddiad geni ar drwyddedau gyrru Lloegr, Cymru a’r Alban, a gyhoeddwyd cyn 1977, wedi’i gofnodi fel cofnod ar wahân ar y drwydded. Gellir dehongli’r dyddiad geni o rif y drwydded yrru a’i wirio yn erbyn y maes dyddiad geni ar y ffurflen gais.

Er enghraifft, fformat y rhif ar gyfer Christine Josephine Robinson, a anwyd 2 Gorffennaf 1975:

R O B I N 7 5 7 0 2 5 C J 9 9 9 0 1

N N N N N Y M M D D Y I I C C C C C

N = pum llythyren 1af o’r cyfenw (os yw’r cyfenw yn dechrau MAC neu MC mae’n cael ei drin fel MC i bawb)

Y = Blwyddyn geni

M = Mis geni (Yn achos menyw, bydd y rhif a gynrychiolir gan yr M cyntaf yn cael y gwerth 5 wedi’i ychwanegu at y digid cyntaf, er enghraifft, byddai menyw a anwyd ym mis Tachwedd (h.y. 11) yn dangos ‘61’ yn y blychau MM neu pe bai’n cael ei geni ym mis Chwefror (h.y. 02) byddai’n dangos ‘52’

D = Diwrnod mis geni

I = Llythyren gychwynnol y ddau enw cyntaf - os mai dim ond un, yna bydd 9 yn disodli’r ail lythyren; os yw’r drwydded yn nodi bod gan yr ymgeisydd enw canol, sicrhewch fod un wedi’i ddarparu yn adran A

C = Cynhyrchwyd gan gyfrifiadur

Ar gyfer trwyddedau gyrru Gogledd Iwerddon, Ynys Manaw, a Jersey mae rhif y drwydded mewn fformat gwahanol. Mae rhif y drwydded yn unigryw i’r gyrrwr ac ni ellir defnyddio’r dilysiad ‘enw’ neu ‘dyddiad geni’, fel y dangosir uchod.

10.4 Gwirio trwydded yrru llun

Archwilio’r drwydded am dystiolaeth o ymyrryd â lluniau neu unrhyw ddiwygiad o’r manylion printiedig.

10.5 Gwirio trwydded yrru hen arddull (dim llun)

Tynnwch y ddogfen o’r waled blastig a gwiriwch ei bod wedi’i argraffu ar y ddwy ochr.

Dylai fod â dyfrnod yn weladwy trwy ddal y drwydded hyd at y golau ac ni ddylai fod unrhyw farciau atalnodi yn yr enw na’r cyfeiriad.

Dylai’r dyddiad ‘Dilys I’ fod y diwrnod cyn pen-blwydd y cludwr yn 70 oed (oni bai bod y cludwr eisoes dros 70 oed). Felly, gellir croesgyfeirio’r dyddiad ‘Valid To’ â dyddiad geni’r ymgeisydd a nodir yn adran A.

10.6 Gwirio eVisa gan ddefnyddio gweld a phrofi

Sicrhewch fod tystiolaeth bob amser yn cael ei chymryd o gyfeiriad gwe .gov.uk.

Dylai’r cod rhannu y gofynnir amdano gan yr ymgeisydd fod yn god cyfranddaliadau ‘cyffredinol’. Os nad oes gennych gyfrif UKVI i gael mynediad i’ch eVisa y gallwch ei greu, gallwch greu un ar-lein (Cael mynediad i’ch statws mewnfudo ar-lein (eVisa) - GOV.UK)Gwirio trwydded breswylio biometrig

Gweld nodweddion trwydded a sut i wirio trwydded breswylio biometrig ymgeisydd am swydd.

Sylwer, ni ellir defnyddio BRP mwyach i brofi hawl i weithio ond ar hyn o bryd mae’n dal i fod yn dderbyniol at ddibenion ID.

10.7 Gwirio tystysgrif geni

Nid yw tystysgrifau geni yn dystiolaeth o hunaniaeth ac maent yn hawdd eu cael. Er y gall tystysgrifau a gyhoeddwyd ar adeg geni roi mwy o hyder ei fod yn perthyn i’r unigolyn, yn wahanol i dystysgrif a gyhoeddwyd yn ddiweddar, ni fyddant yn dangos a yw unrhyw wybodaeth wedi’i chywiro neu ei disodli gan gofrestriad newydd.

Gwiriwch ansawdd y papur a ddefnyddir; Mae tystysgrifau dilys yn defnyddio gradd uchel. Dylai fod dyfrnod yn weladwy pan gaiff y ddogfen ei dal i fyny i’r golau. Byddai unrhyw arwyddion o llyfnder ar yr wyneb yn dangos y gallai testun gwreiddiol fod wedi cael ei olchi neu ei rwbio i ffwrdd. Ni ddylai fod unrhyw arwyddion o ymyrryd, newidiadau gan ddefnyddio papur hylif, trosysgrifo, neu wallau sillafu.

Mae’r rhestr ganlynol yn rhoi rhywfaint o wybodaeth gyffredinol ynglŷn â chwblhau tystysgrif a all gymorth i ganfod a yw’r dystysgrif a/neu’r manylion wedi eu ffugio. Darperir hyn fel canllaw yn unig ac nid yw’n gynhwysfawr:

• Dylai’r fformat tystysgrif a ddefnyddir fod yn briodol ar gyfer y flwyddyn gofrestru

• Dim ond y cyfenw ddylid cael ei roi mewn prif lythrennau, nid y blaenenw(au)

• Dylid dangos dyddiadau geni gyda’r diwrnod a’r mis mewn geiriau a’r flwyddyn mewn ffigurau

Gallai’r wybodaeth ganlynol awgrymu bod y dystysgrif wedi ei newid:

• Gallai bylchu rhwng manylion a ychwanegwyd yn ffug fod yn afreolaidd o’i gymharu â gwybodaeth wreiddiol. Gallai bylchau ‘trwchus’ neu ‘denau’ ddod i’r casgliad bod manylion wedi’u hychwanegu

• Efallai nad oedd manylion ffug wedi’u halinio â geiriau eraill

• Efallai na fydd llythrennau o’r un maint neu siâp â gweddill y manylion

• Gall symudiad llawysgrifen edrych yn fecanyddol ac nid yw’n llifo gyda gweddill y manylion

• Efallai nad yw’r newidiadau yn gyson e.e., efallai y bydd cyfenwau rhieni yn cael eu newid, ond nid y llofnodion

• Gall yr ardal o amgylch manylion sydd wedi’u hychwanegu neu eu tynnu ar gam ymateb yn wahanol o dan olau uwchfioled h.y. dangos arwyddion o staenio. Yn ogystal, gall ardaloedd o’r fath o bapur ymddangos yn deneuach lle mae’r ffibrau papur wedi cael eu tarfu gan grafiad

I gael rhagor o wybodaeth am wirio tystysgrifau geni, cyfeiriwch at ddogfen Swyddfa Pasbort EM canllaw Swyddfa Gofrestru Gyffredinol ar dystysgrifau geni.

10.8 Gwirio cerdyn adnabod llun yr AEE

Archwiliwch y cerdyn am dystiolaeth o ymyrryd â lluniau neu unrhyw ddiwygiad o’r manylion printiedig.

10.9 Gwirio cerdyn adnabod Lluoedd EM

Archwiliwch y cerdyn am dystiolaeth o ymyrryd â lluniau neu unrhyw ddiwygiad o’r manylion printiedig.

10.10 Gwirio trwydded arfau tanio

Gwiriwch fod y drwydded wedi’i hargraffu ar bapur diogelwch glas gyda dyfrnod brenhinol a phatrwm gwan sy’n nodi’r geiriau ‘Home Office’.

Archwilio’r drwydded am dystiolaeth o ymyrryd â lluniau neu unrhyw ddiwygiad o’r manylion printiedig, a ddylai gynnwys cyfeiriad cartref a dyddiad geni.

Dylai’r drwydded gael ei llofnodi gan y deiliad ac yn dwyn llofnod awdurdodol pennaeth yr heddlu ar gyfer yr ardal y maent yn byw ynddi, neu fel arfer person y mae ei awdurdod wedi’i ddirprwyo iddo.

10.11 Mathau eraill o ID

Sicrhau bod yr holl lythyrau a datganiadau yn ddiweddar, h.y. o fewn cyfnod o dri mis. Peidiwch â derbyn dogfennaeth a argraffwyd o’r rhyngrwyd.

Defnyddir papur pennawd llythyr gwirio, mae penawdau banc yn gywir, ac mae’r holl ddogfennaeth yn edrych yn ddilys. Dylid croesgyfeirio’r cyfeiriad â’r cyfeiriad a ddarperir gan yr ymgeisydd.

11. Beth ddylech chi ei wneud os ydych chi’n amau hunaniaeth neu ddogfennau ffug?

Os ydych chi’n amau eich bod wedi cael hunaniaeth neu ddogfennau ffug arnoch ar adeg y cais, peidiwch â bwrw ymlaen â’r broses ymgeisio.

• Riportio twyll hunaniaeth a amheuir trwy’r gwefan Action Fraud

• Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am dwyll hunaniaeth ar wefan Metropolitan police

• Os ydych chi’n amau twyll hunaniaeth ar ôl cyflwyno gwiriad DBS, rhaid i chi ein ffonio ar 03000 200 190

Fe’ch cynghorir hefyd, o dan Adran 8 o Ddeddf Lloches a Mewnfudo 1996, bod yn ofynnol i bob cyflogwr yn y Deyrnas Unedig wneud gwiriadau dogfennau sylfaenol i helpu i atal unrhyw un rhag gweithio’n anghyfreithlon.

Trwy gynnal gwiriadau, bydd cyflogwyr yn gallu sefydlu amddiffyniad iddyn nhw eu hunain os canfyddir bod unrhyw un o’u gweithwyr yn gweithio’n anghyfreithlon yn ddiweddarach.

Mae rhagor o fanylion ar gael ar wefan fisâu a mewnfudo’r DU neu drwy ffonio llinell gymorth y cyflogwr ar 0845 010 6677.

12. Ble i fynd am help i wirio dogfennau adnabod a theithio nad ydynt yn y DU

Gallwch fynd i’r gofrestr gyhoeddus o ddogfennau hunaniaeth a theithio dilys ar-lein ar wefan PRADO i nodi’r mesurau diogelu sylfaenol a gynhwysir mewn dogfennau Ewropeaidd ac ychydig mwy o ddogfennau cenedligrwydd eraill.

Darperir gwefan PRADO gan Gyngor yr Undeb Ewropeaidd.