Policy paper

Polisi Preifatrwydd ar gyfer gwiriadau sylfaenol

Updated 5 July 2018

1. Amdanom ni

1.1. Mae’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) yn helpu cyflogwyr i wneud penderfyniadau recriwtio diogelach ac atal pobl anaddas rhag gweithio gyda grwpiau bregus, gan gynnwys plant.

1.2. Mae’r DBS yn cyhoeddi tystysgrifau collfarnau troseddol o dan adran 112 o Ddeddf yr Heddlu 1997. Mae dwy ffordd gall ceisydd geisio am wiriad sylfaenol y DBS:

• Gallwch geisio ar-lein i’r DBS drwy GOV.UK
• Gallwch geisio drwy Sefydliad Cyfrifol (RO)

Mae RO yn sefydliad sy’n cofrestru gyda’r DBS ac yn cyflwyno gwiriadau sylfaenol trwy ddefnyddio gwasanaeth gwe i geiswyr sy’n byw neu’n gweithio yng Nghymru a Lloegr. Mae gan bob RO Swyddog Atebol (AO) sy’n atebol am bob gweithgaredd a ymgymerir gan y sefydliad mewn perthynas â chyflwyno gwiriadau sylfaenol.

1.3. Mae cynnwys y polisi preifatrwydd hwn yn berthnasol i bob ceisydd gwiriad sylfaenol y DBS.

2. Beth sydd raid imi ei wybod?

2.1. Dyma ein Polisi Preifatrwydd y DBS ar gyfer pob ceisydd gwiriad sylfaenol. Mae’n dweud wrthych sut byddwn yn defnyddio a diogelu unrhyw wybodaeth rydych yn ei darparu wrth wneud cais gwiriad sylfaenol y DBS yn unol â’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR).

2.2. Mae’r Polisi hefyd yn egluro beth yw’ch hawliau fel ceisydd datgeliad sylfaenol o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR). Mae’n dweud pam ein bod angen eich data personol, beth fyddwn yn ei wneud â hi a beth allwch ei ddisgwyl gennym ni. Mae hefyd yn egluro sut i gael copi o unrhyw ddata personol gallwn ei ddal amdanoch chi. Gelwir hyn yn Gais Testun i Weld Gwybodaeth.

2.3. Mae gennym Bolisïau Preifatrwydd eraill sy’n cynnwys swyddogaethau statudol eraill. Gellir cael mynediad atynt yma.

3. Sut byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol

3.1. Rydym ni yn y DBS yn casglu’ch data personol er mwyn:

• prosesu ceisiadau am wiriadau cofnodion troseddol sylfaenol (gwiriad DBS sylfaenol). Bydd hyn yn cynnwys chwilio cofnodion yr heddlu ac o dan amgylchiadau arbennig, cael olion bysedd
• creu proffil system profile ichi. Mae hyn yn ein helpu ni i’ch adnabod os ydych yn defnyddio gwasanaeth arall y DBS
• anfon negesau testun SMS , lle gofynnwyd, i’ch diweddaru chi o ddatblygiad eich cais
• eich caniatáu i weld eich tystysgrif DBS ar-lein
• caniatáu i’r AO neu drydydd parti weld eich tystysgrif sylfaenol (gyda’ch cydsyniad chi’n unig)
• cyhoeddi canlyniad electronig ichi neu’ch RO ar eich cais a chyda’ch cydsyniad chi
• anfon fersiwn bapur o’r dystysgrif os ydych yn ceisio’n uniongyrchol i’r DBS neu os ydych yn ceisio drwy RO yn unig dim ond os ydych yn gofyn am hyn
• prosesu taliadau lle bo’n briodol

3.2. Mae’r wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn dibynnu ar y rheswm am eich busnes gyda ni. Gallwn ddefnyddio’r wybodaeth rydym yn ei derbyn at unrhyw un o’r dibenion a restrir uchod.

3.3. Gellid hefyd defnyddio’ch gwybodaeth at ddibenion profi. Ymgymerir â phrofi i sicrhau bod ein systemau yn gweithio yn unol â gofynion penodol. Os nad yw’n ymarferol cuddio’ch data neu ddefnyddio data ffug, byddwn yn profi’n systemau trwy ddefnyddio’ch data. Cynhelir y profion hyn ond mewn amgylcheddau sy’n ddiogel i’r un lefel â’n system fyw.

3.4. Negeseuon SMS – ond yn berthnasol os ydych yn ceisio drwy Sefydliad Cyfrifol Oddi mewn i’ch cais gallwch ddewis i dderbyn negeseuon testun SMS i ddarparu diweddariad o ddatblygiad eich cais. Dim ond rhifau ffonau symudol ddylid eu darparu. Byddwch yn ymwybodol bod hwn yn wasanaeth negeseuon 24 awr.

3.5. Gweld eich tystysgrif ar-lein

Unwaith mae’ch cais sylfaenol wedi ei gwblhau bydd tystysgrif ar-lein ar gael. I gael mynediad ati bydd angen ichi greu cyfrif DBS ar-lein. Byddwch yn derbyn llythyr yn cynnwys eich cyfeirnod a chod awdurdodi. Gallwch ddefnyddio’r manylion hyn i gysylltu’ch cyfrif ar-lein â’ch proffil DBS a gweld eich tystysgrif ar-lein.

3.6. Caniatáu i’r AO neu drydydd parti weld eich tystysgrif ar-lein – ond yn berthnasol os ydych yn ceisio drwy Sefydliad Cyfrifol

Oddi mewn i’ch cais byddwch yn cael eich gofyn y cwestiwn ‘A Ddarparwyd Cydsyniad i RO?’, sy’n golygu ‘Ydych chi’n dymuno darparu cydsyniad i brif gyswllt yr RO weld eich tystysgrif DBS ar-lein pan y’i cyhoeddir?’ Os ydych yn dewis yr opsiwn ‘Do’ bydd Swyddog Atebol yr RO yn gallu gweld llun electronig o’ch tystysgrif a lle bo’n berthnasol gallai wneud penderfyniad recriwtio ar sail yr wybodaeth honno.

Oddi mewn i’ch cais byddwch yn cael eich gofyn y cwestiwn ‘Cyfeiriad E-bost 3ydd Parti a Gydsyniodd’ syn golygu ‘Rhowch gyfeiriad e-bost y trydydd parti i ddarparu cydsyniad i weld eich tystysgrif DBS unwaith y’i cyhoeddir i mewn. Dylai hwn gyfateb y cyfeiriad e-bost a gofrestrwyd am gyfrif DBS ar-lein y derbynnydd’. Os ydych yn rhoi cyfeiriad e-bost i mewn fel ymateb i’r cwestiwn hwn bydd y person sydd berchen y cyfeiriad hwnnw’n gallu gweld llun electronig o’ch tystysgrif a lle bo’n berthnasol gallai wneud penderfyniad recriwtio ar sail yr wybodaeth honno.

Gallwch ddefnyddio’ch cyfrif DBS ar-lein i dynnu neu ddiwygio cydsyniad unwaith â’ch mae’ch gwiriad sylfaenol wedi ei gwblhau ac rydych wedi cysylltu’ch proffil DBS â’ch cyfrif DBS ar-lein.

Byddwch yn ymwybodol os ydych yn rhoi cydsyniad ar eich cais i Swyddog Atebol a/neu 3ydd Parti i weld eich tystysgrif byddant yn gallu gweld hyn cyn gynted y cwblheir y cais. Mae hyn yn golygu gallent gael y cyfle o’i gweld cyn ichi ei gweld.

Os ydych yn rhoi cydsyniad ar eich cais i Swyddog Atebol neu 3ydd Parti ac mae’ch tystysgrif DBS yn cynnwys gwybodaeth collfarn, dileir y cydsyniad i weld llun electronig o’ch tystysgrif yn awtomatig. Mae hyn yn caniatáu ichi weld y cynnwys a’i herio, pe bai angen. Gallwch adfer y cydsyniad i weld y dystysgrif drwy ddefnyddio’ch cyfrif DBS ar-lein.

3.7. Cyhoeddi canlyniad electronig i’ch RO – ond yn berthnasol os ydych yn ceisio drwy RO

Bydd ROau’n derbyn canlyniad electronig unwaith y cwblheir eich cais yn cynnwys y geiriad canlynol ‘Nid yw’r dystysgrif yn cynnwys gwybodaeth’ neu ‘Arhoswch i weld tystysgrif y ceisydd.’ Dylai’r RO gael eich cydsyniad i hyn. Os nad ydych yn cytuno i’r canlyniad hwn gael ei dderbyn gan yr RO ni ddylech gyflwyno’ch cais drwy’r RO. Bydd angen ichi gyflwyno’ch gwiriad sylfaenol yn uniongyrchol drwy’r DBS gan ddefnyddio’n llwybr cais ar-lein.

Byddwch yn ymwybodol mai unwaith y cyflwynir y cais drwy’r RO ni allwch dynnu’ch cydsyniad yn ei ôl i’r canlyniad electronig gael ei anfon at yr RO. Byddai angen ichi dynnu’r cais yn ei ôl.

3.8. Darparu fersiwn bapur o’r dystysgrif

Os ydych yn ceisio’n uniongyrchol i’r DBS bydd tystysgrif bapur yn cael ei chyhoeddi ichi’n awtomatig. Nid oes rhaid i hwn fod i’ch cyfeiriad chi’ch hun, gallwch ei hanfon at dderbynnydd arall, er enghraifft eich cyflogwr. Os ydych yn dewis i’ch tystysgrif bapur gael ei hanfon at berson arall, bydd y person hwn yn gallu gweld eich tystysgrif cyn ichi gael cyfle i wirio bod eich manylion ar y dystysgrif yn gywir.

Noder – gallwn ddefnyddio ceisiadau blaenorol rydych wedi eu cyflwyno i helpu gyda’r broses o wirio.

4. Pwy yw’r rheolwr data?

4.1. Mae rheolwr data’n penderfynu’r dibenion a’r ffordd y prosesir unrhyw ddata personol.

4.2. Y DBS yw’r rheolwr data o wybodaeth a ddelir gennym at ddibenion GDPR. Mae gennym y cyfrifoldeb am ddiogelwch yr holl ddata rydym yn ei ddal.

5. Pwy yw’r proseswyr data?

5.1. Proseswr data yw unrhyw berson (heblaw am gyflogai rheolwr data) sy’n prosesu’r data hynny ar ran y rheolwr.

5.2. Yn y DBS mae gennym ystod o ddarparwyr sy’n prosesu data ar ran y DBS fel y diffinnir yn adran 9. Rydym yn gwneud yn siŵr bod ein proseswyr data yn cydymffurfio â phob gofyniad perthnasol o dan y gyfraith ddiogelu data. Diffinnir hyn yn ein trefniadau cytundebol â nhw.

6. Cysylltu â’r Swyddog Diogelu Data

6.1. Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data y DBS, dros y ffôn ar 0151 676 1154, drwy e-bost yn dbsdataprotection@dbs.gov.uk neu drwy ysgrifennu at:

Swyddog Diogelu Data y DBS
Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
BP 165
Lerpwl
L69 3JD

7. Beth yw’r seiliau cyfreithiol am brosesu fy ngwybodaeth?

7.1. Sefydlwyd y DBS o dan y Ddeddf Diogelu Rhyddidau (PoFA) 2012 ar 1 Rhagfyr 2012. Cynhwysir swyddogaeth datgelu’r DBS oddi mewn i Ran V o Ddeddf yr Heddlu 1997.

7.2. Mae Deddf yr Heddlu Rhan 5 adran 112 yn caniatáu’r DBS i brosesu gwybodaeth a ddarparwyd iddo o dan yr adran hon at y diben o gynhyrchu tystysgrif sylfaenol.

7.3. Yn ychwanegol at yr uchod, gallwn rannu gwybodaeth â thrydydd partïon at ddibenion eraill lle caniateir inni’n gyfreithiol wneud hynny.

8. Pam fyddai’r DBS yn dal fy nata personol?

8.1. Byddwn ond yn dal eich data os ydych:

• wedi defnyddio Gwasanaeth Datgelu o’r blaen
• wedi’ch atgyfeirio i’r DBS am ystyriaeth o dan y Ddeddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf 2006) (SVGA) / Gorchymyn Diogelu Grwpiau Hyglwyf (Gogledd Iwerddon) 2007
• wedi’ch rhybuddio neu’ch collfarnu o ‘drosedd berthnasol (gwaharddiad awtomatig)’ sy’n arwain y DBS i’ch ystyried am gynhwysiad ar un rhestr neu’r ddwy restr wahardd

8.2. Os byddwn yn gofyn ichi am ddata personol, byddwn yn

• gwneud yn siŵr eich bod yn gwybod pam rydym angen yr wybodaeth hon
• ond yn gofyn am yr wybodaeth rydym ei hangen
• sicrhau ond bod y rhai sy’n briodol yn cael mynediad ati
• storio’ch gwybodaeth yn ddiogel
• eich hysbysu os rhennir yr wybodaeth â thrydydd parti
• gofyn ichi gydsynio inni rannu’ch gwybodaeth pan mae gennych ddewis
• ond yn cadw’ch gwybodaeth cyhyd ag y bo angen – gweler ein Polisi Cadw
• yn peidio â’i wneud ar gael at ddefnydd masnachol (fel marchnata) heb eich caniatâd
• yn sicrhau y darperir chi â chopi o’r data rydym yn ei ddal arnoch chi, ar gais – gelwir hyn yn Gais Testun am Weld Gwybodaeth
• yn sicrhau bod gweithdrefnau mewn lle ar gyfer delio’n brydlon ag unrhyw anghydfod neu gŵyn

Noder: Byddwn yn rhannu gwybodaeth gydag ‘awdurdodau perthnasol’ fel yr heddlu, adrannau’r llywodraeth etc o dan Ddeddf Diogelu Data Atal a Darganfod Troseddau (Atl2, Rhan 1 Paragraff 2) y DU.

Byddwn hefyd yn rhannu gwybodaeth o dan Ddeddf Diogelu Data y DU (Atl2 Rhan 2 Paragraff 5(2)) lle mae’n ofynnol datgelu o dan y gyfraith neu mewn cysylltiad ag achos llys.

8.3. Yn gyfnewid am hyn, gofynnwn ichi:

• roi gwybodaeth gywir inni
• ddweud wrthym cyn gynted â phosibl a oes unrhyw newidiadau i’ch manylion, fel cyfeiriad newydd

9. Sefydliadau a gynhwysir yn y broses Gwiriad Sylfaenol

9.1. Gellid hefyd trosglwyddo data i sefydliadau a ffynonellau data a gynhwysir â’r DBS lle caniateir i wneud hynny’n gyfreithiol. Mae’r rhain yn cynnwys:

• Canadian Global Information (CGI)
• Hinduja Global Solutions UK (HGS)
• Heddluoedd yng Nghymru, Lloegr, yr Alban, Gogledd Iwerddon, ac Ynysoedd y Sianel – gwneir chwiliadau ar Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC) a gall data ei basio ymlaen at heddluoedd lleol. Defnyddir y data i ddiweddaru unrhyw ddata personol mae’r heddlu yn ei ddal arnoch ar hyn o bryd
• Swyddfa Cofnodion Troseddol ACRO – mae’n rheoli gwybodaeth cofnodion troseddol ac yn gwella’r cyfnewid cofnodion troseddol a gwybodaeth fiometrig
• Ffynonellau data eraill fel Heddlu Trafnidiaeth Prydeinig, Heddlu’r Lluoedd a Heddlu’r Weinyddiaeth Amddiffyn – gwneir chwiliadau trwy ddefnyddio bas-data mewnol. Lle ceir cyfatebiaeth, rhennir yr wybodaeth i sicrhau mai chi yw cyfatebiaeth y cofnod
• Disclosure Scotland – os ydych wedi treulio unrhyw amser yn yr Alban, gall eich manylion eu atgyfeirio at Disclosure Scotland
• Garda – os yw gwybodaeth a ddelir gan Wasanaeth Heddlu Gogledd Iwerddon (PNSI) yn nodi bod gwybodaeth yn bodoli yng Ngweriniaeth Iwerddon gall eich manylion eu atgyfeirio at Garda
• Access Northern Ireland – os ydych wedi treulio unrhyw amser yng Ngogledd Iwerddon gall eich manylion eu atgyfeirio at Access Northern Ireland
• Adolygydd Cwynion Annibynnol (ACA) – rhan o’u rôl yw archwilio cwynion sydd wedi mynd drwy brosesau adolygu mewnol
• Awdurdod Canolog y Deyrnas Unedig – ar gyfer cyfnewid cofnodion troseddol â gwledydd eraill yr UE.
• Canolfan Camfanteisio ar Blant a’u Hamddiffyn Ar-lein (CEOP) sy’n rhan o’r Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol (NCA)
• National Identity Services (NIS) – yn helpu lanlwytho hen gofnodion troseddol o ficro lun i Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC)

10. Lle storir fy nata?

10.1. Delir eich data ar ffeiliau papur a chyfrifiadurol diogel. Mae mynediad cyfyngedig i’r rhain. Lle delir eich data ar ffurf bapur mae gennym storfa ddiogel oddi ar y safle a phrosesau ar gyfer hyn. Mae gennym fesurau sydd wedi eu cymeradwyo ar waith i atal mynediad a datgelu anawdurdodedig. Mae pob un o’n systemau TG yn ddarostyngedig i achrediad ffurfiol yn unol â pholisi Llywodraeth Ei Mawrhydi (HMG). Maent hefyd yn cydymffurfio â’r diogelwch sydd ei angen oddi mewn i Erthygl 5 o’r GDPR i ddiogelu y prosesir data personol mewn ffordd sy’n sicrhau diogelwch priodol y data gan gynnwys diogelwch rhag prosesu anawdurdodedig neu anghyfreithlon.

11. Pa mor hir fydd y DBS yn cadw fy nata?

11.1. Rydym yn gweithredu Polisi Cadw Data i sicrhau na chedwir data’n hwy nac sydd angen. Cynghorir cwsmeriaid ar ganlyniad yr ystyriaeth wahardd pa mor hir y cedwir y data gan y DBS. Fodd bynnag, ar hyn o bryd, mae cyfyngiad ar ddinistrio gwybodaeth oherwydd yr Ymchwiliad Annibynnol i Gam-drin Plant yn Rhywiol sy’n mynd rhagddo. Yng ngoleuni hyn, mae’r DBS ar hyn o bryd yn ail-asesu’r gofynion cadw.

11.2. Bydd unrhyw ddata rydym yn cydnabod a all gael ei alw arno gan yr ymchwiliad yn cael ei gadw hyd ddiwedd yr ymchwiliad. Y pryd hynny dinistrir yr wybodaeth yn ddiogel cyn gynted ag y mae’n ymarferol.

12. Beth yw fy hawliau? Sut bydd y DBS yn eu diogelu?

12.1. Rydym wedi ymrwymo i ddiogelu’ch hawliau o dan y GDPR.

12.1.1. Eich hawl i gael eich hysbysu

Mae’r ddogfen hon yn eich darparu â gwybodaeth mewn perthynas â sut y prosesir eich gwybodaeth fel ceisydd gwiriad sylfaenol y DBS. Mae hyn yn sicrhau rydym yn dryloyw gyda chi, fel ceisydd mewn perthynas beth fyddwn yn ei wneud â’r wybodaeth rydych yn ei darparu inni ar eich cais gwiriad sylfaenol y DBS.

12.1.2. Adnabyddir hyn eich hawl i gael mynediad at eich data personol a ddelir gan y DBS fel Cais Testun i Weld Gwybodaeth

Mae gennych yr hawl i ofyn am gopi o’r wybodaeth rydym yn ei ddal amdanoch chi.

Ar ôl derbyn cais dilys byddwn yn dweud wrthych a ydym yn dal unrhyw ddata arnoch a darparu chi â chopi. Gellir canfod rhagor o wybodaeth ar y broses hon a sut i geisio yma.

12.1.3. Eich hawl i ofyn bod yr wybodaeth a ddelir yn gywir. A allaf ei diweddaru?

Os ydych yn credu bod yr wybodaeth a ddelir gennym yn y DBS yn anghywir, mae gennych yr hawl i ofyn iddi gael ei chywiro. Os ydych yn herio cywirdeb data a ddarparwyd inni gan drydydd parti byddwn yn anfon eich cais am gywiro at y parti hwnnw iddynt ei ystyried.

Mae’n ddyletswydd arnoch chi a’r sefydliad a gyflwynodd eich cais, os defnyddioch RO, i sicrhau bod yr wybodaeth rydych wedi ei chyflwyno ar eich ffurflen gais yn gywir.

Os ydych chi’n credu rydych wedi cyflwyno gwall ar gais sydd o hyd ‘yn fyw’ bydd angen ichi gysylltu â ni ar unwaith ar 03000 200 191.

Os dymunech herio eich gwybodaeth fel y’i chynhwysir ar dystysgrif gyflawn gallwch gwyno drwy gysylltu â ni ar 03000 200 191.

Gall trydydd partïon hefyd herio tystysgrif DBS sydd wedi ei chwblhau os oes ganddynt holl wybodaeth y dystysgrif sydd ei hangen:

• enw’r ceisydd
• dyddiad geni’r ceisydd
• rhif y dystysgrif a dyddiad y cyhoeddi
• cyfeiriad y ceisydd

Lle mae hyn yn wir, fe hysbysir y ceisydd gan y DBS bod trydydd parti wedi cwyno.

Darllenwch ein canllaw ar GOV.UK am ragor o wybodaeth am gwynion.

12.1.4. Eich hawl i ofyn am ddileu’ch data personol

O dan rai amgylchiadau, mae gennych yr hawl i ddata personol a ddelir amdanoch chi gael ei ddileu. Yn y DBS, byddwn ond yn gwneud hyn os cydymffurfir â rhai meini prawf arbennig. Mae rhai amgylchiadau lle ni ellir gwneud hyn, felly rydym yn eich cynghori i geisio cyngor annibynnol cyn cyflwyno cais inni.

Bydd unrhyw gais am ddinistrio gwybodaeth yn cael ei ystyried ar sail achos fesul achos.

Mae rhai amgylchiadau penodol lle nad yw’r hawl i ddileu yn berthnasol a gallwn wrthod eich cais.

12.1.5. Eich hawl i atal y DBS rhag prosesu gwybodaeth sy’n debygol o achosi niwed neu ofid ichi

Mae gennych yr hawl i ofyn am gyfyngu prosesu lle mae wedi ei sefydlu bod un o’r canlynol yn berthnasol:

• herir cywirdeb data personol, yn ystod y cyfnod cywiro
• mae’r prosesu’n angyhyfreithlon
• mae unigolyn wedi gofyn i’r wybodaeth gael ei chadw i’w alluogi i sefydlu, arfer neu amddiffyn cais cyfreithiol
• wrth ddisgwyl am gadarnhad y canlyniad yr hawl i wrthwynebu
• lle cyfyngir ar brosesu

Gall cwsmeriaid y DBS ofyn am gyfyngiad ar brosesu am unrhyw un o’r rhesymau uchod hyd nes y datrysir nhw. Pe dymunech gyfyngu ar brosesu bydd angen ichi alw llinell gymorth y DBS ar 03000 200 191. Bydd unrhyw gais i atal prosesu yn cael ei drin ar sail achos fesul achos.

12.1.6. Hawl i dderbyn copi electronig o unrhyw wybodaeth rydych wedi cydsynio i’w darparu inni, yn cael ei adnabod fel data y gellir ei gludo

Mae gennych yr hawl, lle mae hyn yn bosibl yn dechnegol, i dderbyn yn electronig unrhyw ddata personol rydych wedi darparu i’r DBS i’w brosesu, ar sail cydsyniad.

Noder y prosesir tystysgrifau Sylfaenol, Safonol ac uwch o dan ein gofyniad cyfreithiol o dan Ran V o Ddeddf yr Heddlu 1997, a phrosesir gwybodaeth wahardd o dan y Ddeddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf 2006. Felly mae’r wybodaeth hon yn disgyn tu allan i’r hawl i ddata y gellir ei gludo.

Bydd pob cais am ddata y gellir ei gludo pob cais am ddata y gellir ei gludo yn cael ei ystyried ar sail cais fesul cais.

12.1.7. Mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu’ch gwybodaeth

Pe dymunech i’r DBS atal prosesu’ch cais bydd angen ichi dynnu’r cais yn ei ôl.

Os ydych wedi sefydlu cyfrif ar-lein y DBS ac wedi cysylltu hwn â’ch proffil y DBS gallwch ddefnyddio hwn i dynnu’ch cais yn ei ôl.

12.1.8. Mae gennych hawliau mewn perthynas â phenderfyniadau awtomatig a wneir amdanoch chi

Yn gyffredinol, mae ein proses datgelu yn awtomatig. Fodd bynnag, os yw’r system yn canfod y mae gwybodaeth ‘bosibl’ gan yr heddlu a ddelir amdanoch, yna fe all bydd angen rhywfaint o brosesu â llaw.

Mae gennych yr hawl i wrthwynebu unrhyw benderfyniad awtomatig. Dylid nodi byddai angen ichi ein hysbysu o’r hawl hon wrth gyflwyno’ch cais gan all y dystysgrif ei chyhoeddi’n gymharol gyflym.

Cysylltwch â llinell gymorth y DBS ar 03000 200 191.

Ar hyn o bryd, nid yw’r DBS yn ymgymryd ag unrhyw weithgareddau proffilio.

12.1.9. Mae gennych yr hawl i wneud cwyn wrth y DBS a Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO)

Os dymunwch wneud cwyn atom mewn perthynas â’r ffordd yr ydym wedi prosesu’ch data personol gallwch gwyno wrth y Swyddog Diogelu Data trwy’r manylion cyswllt yn Adran 6.1.

Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon gyda’r ymateb a dderbyniwyd, mae gennych yr hawl i gyflwyno cwyn gyda’r ICO yn y cyfeiriad canlynol:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Sir Gaer
SK9 5AF

https://ico.org.uk/

13. Trosglwyddiad tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd

13.1. Os ydych wedi treulio amser yn Ynysoedd y Sianel neu Ynys Manaw, mae’n debygol bydd eich data wedi ei basio i heddluoedd yn yr ardal honno. Os yw unrhyw ran o’ch data wedi ei drosglwyddo tu allan i’r Deyrnas Unedig, bydd y DBS yn sicrhau y rhoddir lefel ddigonol o ddiogelwch ar waith.

14. Ein staff a’n systemau

14.1. Mae ein holl staff, darparwyr a chontractwyr wedi eu fetio’n gan Uned Ddiogelwch y Swyddfa Gartref cyn dechrau gweithio. Mae pob aelod o’r staff wedi eu hyfforddi mewn diogelwch data ac yn ymwybodol o’u cyfrifoldebau mewn perthynas â diogelwch data. Adnewyddir hyn yn flynyddol.

14.2. Rydym yn cynnal gwiriadau cydymffurfio ar bob adran a system DBS yn rheolaidd. Mae pob gwiriad i’r safon a osodir allan gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Yn ychwanegol, cynhelir gwiriadau diogelwch parhaus ar ein systemau TG.

15. Hysbysiad o newidiadau

15.1. Os ydym yn penderfynu newid ein Polisi Preifatrwydd, byddwn yn ychwanegu fersiwn newydd i’n safle gwe.