Canllawiau

Codi arian ar gyfer elusennau: canllaw i ddyletswyddau ymddiriedolwyr

Diweddarwyd 31 Hydref 2022

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

1. Cyflwyniad

Mae angen i lawer o elusennau ofyn i’r cyhoedd am arian. Maent yn dibynnu ar haelioni cyhoeddus - nodwedd barhaus o’n cymdeithas, ond un na ellir byth ei chymryd yn ganiataol - i gyflawni eu gwaith pwysig yn helpu’r rhai mewn angen. Yn gyfnewid am hyn mae’r cyhoedd yn ymddiried mewn elusennau i godi arian mewn ffordd ystyriol a chyfrifol a’i ddefnyddio’n effeithiol.

Mae gan ymddiriedolwyr elusen gyfrifoldeb ac atebolrwydd cyffredinol am eu helusen ac mae hyn yn cynnwys codi arian. Mae ganddynt rôl allweddol i’w chwarae wrth bennu dull eu helusen o godi arian, gan sicrhau ei fod yn cael ei ddilyn yn ymarferol a’i fod yn adlewyrchu gwerthoedd eu helusen. Gall gwneud hyn yn iawn roi boddhad mawr, canlyniad gwerthfawr a gweladwy i ymrwymiad ymddiriedolwr i’w helusen, y rhai y mae’n eu cefnogi a’r rhai sy’n ei chefnogi.

Fel rheoleiddiwr elusennau yn Lloegr a Chymru, mae’r Comisiwn Elusennau yn disgwyl i elusennau sy’n codi arian wneud hynny mewn ffordd sy’n diogelu enw da eu helusen ac sy’n annog ffydd a hyder y cyhoedd yn eu helusen. Mae hyn yn cynnwys dilyn y gyfraith a safonau cydnabyddedig, diogelu elusennau rhag risg gormodol, a dangos parch at roddwyr, cefnogwyr a’r cyhoedd.

Mae’r Comisiwn yn cydnabod yr ymrwymiad sy’n ofynnol gan ymddiriedolwyr a’r heriau y gallant eu hwynebu wrth godi arian yn iawn. Mae wedi diweddaru’r canllawiau hyn i’w cefnogi i gyflawni eu cyfrifoldebau.

2. Am y cyfarwyddyd hwn

Diben y canllaw hwn yw helpu ymddiriedolwyr i gydymffurfio â’u dyletswyddau ymddiriedolwr cyfreithiol wrth oruchwylio gwaith codi arian eu helusen. Mae’n nodi 6 egwyddor i’w helpu i gyflawni hyn. Crynhoir y rhain yn adran 3.

Mae’n canolbwyntio’n bennaf ar faterion o fewn cylch gwaith rheoleiddio’r Comisiwn. Nid yw’n ganllaw i’r ystod eang o gyfreithiau a rheoliadau sy’n berthnasol i fathau ac agweddau penodol ar godi arian, ond mae’n darparu dolenni i ffynonellau gwybodaeth am y rheolau hyn.

Yn ogystal â’r canllaw hwn mae rhestr wirio wedi’i chynhyrchu, sy’n cynnwys cyfres o gwestiynau i helpu ymddiriedolwyr i werthuso perfformiad eu helusen yn erbyn y cyngor yn y canllaw hwn. Dylid ddarllen y rhestr wirio ar y cyd â’r canllawiau. Gellir ei ddefnyddio i nodi’r adrannau hynny sy’n berthnasol i elusen arbennig.

Mae’r canllaw hefyd yn egluro beth mae’r Comisiwn yn ei wneud i reoleiddio codi arian gan elusennau a sut mae hyn yn cysylltu â’r system hunan-reoleiddio gweithgareddau codi arian.

Mae canllawiau ar wahân am y rheolau codi arian yn yr Alban a Gogledd Iwerddon.

2.1 Pwy ddylai darllen y canllaw hwn a phryd mae’n berthnasol

Mae’r canllaw hwn yn ymwneud â phob math o godi arian gan y cyhoedd er budd elusennau a’u buddiolwyr. Mae’n berthnasol os neu os nag yw:

• codi arian gan y cyhoedd yn rhan fach neu fawr o ddull yr elusen o godi arian

• codi arian yn cael ei wneud gan yr elusen, gan is-gwmni masnachu sy’n codi arian ar ran yr elusen, neu gan berson neu sefydliad arall ar ran yr elusen

Mae’n gymwys i ymddiriedolwyr pob elusen sy’n codi arian yn Lloegr a Chyrmu, sydd wedi’u cofrestru a heb eu cofrestru.

Mae’r Comisiwn hefyd yn annog pobl allweddol eraill sy’n ymwneud â chodi arian i elusennau i fod yn gyfarwydd â’r cyfrifoldebau ymddiriedolwyr a nodir yn y canllaw hwn. Mae’r rhain yn cynnwys uwch staff elusen a staff elusennau sy’n gweithio ar lywodraethu, cydymffurfio, rheolaethau a rheoli risg; cyfarwyddwyr cwmnïau masnachu a staff uwch; a chodwyr arian proffesiynol a busnesau ac ymgynghorwyr sy’n gweithio ym maes codi arian. Gall aelodau’r cyhoedd ddefnyddio’r canllaw hwn i ddarganfod sut mae codi arian yn cael ei reoleiddio a sut i godi pryder neu wneud cwyn am godi arian.

2.2 ‘Rhaid’ a ‘dylai’: beth mae’r Comisiwn yn ei olygu

Yn y canllaw hwn:

• mae ‘rhaid’ yn golygu bod rhywbeth yn ofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol neu ddyletswydd y mae’n rhaid i ymddiriedolwyr gydymffurfio ag ef

• mae ‘dylai’ yn golygu rhywbeth sy’n arfer da y mae’r Comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr ei ddilyn a’i gymhwyso i’w helusen

Bydd dilyn yr arfer da a nodir yn y canllaw hwn yn eich helpu i redeg eich elusen yn effeithiol, osgoi anawsterau a chydymffurfio â’ch dyletswyddau ymddiriedolwr cyfreithiol. Mae elusennau’n amrywio o ran eu maint a’u gweithgareddau. Ystyriwch a phenderfynwch ar y ffordd orau i gymhwyso’r arfer da hwn i amgylchiadau eich elusen. Mae’r Comisiwn yn disgwyl i chi allu esbonio a chyfiawnhau eich dull, yn enwedig os byddwch yn penderfynu peidio â dilyn arfer da yn y canllawiau hyn.

Mewn rhai achosion ni fyddwch yn gallu cydymffurfio â’ch dyletswyddau cyfreithiol os na fyddwch yn dilyn yr arfer da. Er enghraifft:

Eich dyletswydd gyfreithiol	Mae’n hanfodol eich bod chi
Gweithredu er lles gorau eich elusen	Delio â gwrthdaro buddiannau
Rheoli adnoddau eich elusen yn gyfrifol	Gweithredu rheolaethau ariannol priodol Rheoli risgiau
Gweithredu gyda gofal a sgil rhesymol	Ceisio gyngor priodol pan fod angen, er enghraifft wrth brynu neu werthu tir, neu fuddsoddi (mewn rhai achosion mae hyn yn ofyniad cyfreithiol)

Gall ymddiriedolwyr sy’n torri eu dyletswyddau cyfreithiol fod yn gyfrifol am ganlyniadau sy’n deillio o doriad o’r fath ac am unrhyw golled a ddaw i’r elusen o ganlyniad. Pan fydd y Comisiwn yn ymchwilio i achosion posibl o dor-ymddiriedaeth neu ddyletswydd neu gamymddwyn neu gamreoli arall, gall ystyried tystiolaeth bod ymddiriedolwyr wedi gwneud yr elusen, ei hasedau neu ei fuddiolwyr yn agored i niwed neu risg gormodol trwy beidio â dilyn arfer da.

Diffinnir termau eraill a ddefnyddir yn y canllaw hwn yn adran 12.

2.3 Codi arian a’ch dyletswyddau fel ymddiriedolwr

Yn gyntaf ac yn bennaf, chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr sy’n gyfreithiol gyfrifol am godi arian eich elusen.

Mae gweithredu rheolaeth effeithiol dros godi arian eich elusen yn rhan hanfodol o’ch cydymffurfiaeth â’ch dyletswyddau cyfreithiol. Mae tri ohonynt yn arbennig o berthnasol i’r canllaw hwn:

• gweithredu er lles gorau eich elusen

• rheoli adnoddau eich elusen yn gyfrifol, sy’n cynnwys diogelu ei henw da

• gweithredu gyda gofal a sgil rhesymol

Nid yw’r dyletswyddau hyn yn newydd. Maent yn rhan o’ch dyletswyddau ymddiriedolwyr presennol. Dylech fod yn gyfarwydd ag arweiniad y Comisiwn ar eich dyletswyddau ymddiriedolwyr a nodir yn Yr ymddiriedolwr hanfodol: yr hyn y mae angen i chi wybod, yr hyn y mae angen i chi wneud (CC3).

Dylai’r corff ymddiriedolwyr gynnwys pobl sy’n gallu neilltuo amser i redeg yr elusen ac sy’n meddu ar y sgiliau a’r galluoedd priodol.

Gallwch chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr ddirprwyo gweithgareddau o ddydd i ddydd, a’u rheolaeth, i staff cyflogedig ac eraill. Mae hyn yn arferol mewn nifer o elusennau a gall helpu ymddiriedolwyr i lywodraethu’n fwy effeithiol. Mae’r canllaw hwn yn cydnabod y bydd gan lawer o ymddiriedolwyr, yn hytrach na chyflawni tasgau a swyddogaethau o ddydd i ddydd eu hunain, ‘systemau yn eu lle’ ar gyfer cyflawni hyn. Ond ni allwch ddirprwyo eich cyfrifoldeb terfynol. Dylai eich systemau a’ch prosesau eich galluogi chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr i:

• ddal eraill i gyfrif am y modd y maent yn cyflawni eu rôl

• gael mynediad at y wybodaeth a’r cyngor cywir, i’r lefel briodol o fanylion, ac yn y fformat gorau; dylai fod gennych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr y gallu a’r parodrwydd i ddehongli’n feirniadol a, lle bod angen, cwestiynu’r wybodaeth a gewch

• fod yn sicr bod gweithgarwch codi arian eich elusen yn cydymffurfio â’r dull codi arian a osodwyd gennych, y safonau sy’n ofynnol gan eich dyletswyddau fel ymddiriedolwyr, a’r gyfraith ehangach ac arfer gorau

Mae’r Comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr gymryd eu cyfrifoldebau o ddifrif. Bydd defnyddio’r canllaw hwn a sicrhau eich bod yn rhoi digon o amser a sylw i fusnes eich elusen yn helpu. Mae’r Comisiwn yn cydnabod bod y rhan fwyaf o ymddiriedolwyr yn wirfoddolwyr sydd weithiau’n gwneud camgymeriadau gonest. Nid oes disgwyl i ymddiriedolwyr fod yn berffaith - disgwylir iddynt wneud eu gorau i gydymffurfio â’u dyletswyddau. Yn gyffredinol, mae cyfraith elusennau yn diogelu ymddiriedolwyr sydd wedi gweithredu’n onest ac yn rhesymol.

3. Cymryd cyfrifoldeb am godi arian eich elusen - cipolwg ar 6 egwyddor

Dyma grynodeb o’r egwyddorion y dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr eu dilyn i’ch helpu i gyflawni eich cyfrifoldeb am godi arian eich elusen. Er mwyn sicrhau eich bod yn deall eich cyfrifoldebau a’r gofynion penodol ym mhob maes yn llawn, dylech gyfeirio at weddill y canllawiau yn ôl yr angen.

Mae cymryd cyfrifoldeb am godi arian eich elusen yn golygu:

Cynllunio’n effeithiol

Mae hyn yn ymwneud â chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr yn cytuno neu’n pennu, ac yna’n monitro, ymagwedd gyffredinol eich elusen at godi arian. Dylai eich cynllun codi arian hefyd ystyried risgiau, gwerthoedd eich elusen a’i pherthynas â rhoddwyr a’r cyhoedd yn ehangach, yn ogystal â’i hanghenion incwm a’i disgwyliadau. Gweler adran 4.

Goruchwylio eich codwyr arian

Mae hyn yn ymwneud â chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr yn cael systemau ar waith i oruchwylio’r gwaith codi arian y mae eraill yn ei wneud ar gyfer eich elusen, fel y gallwch fod yn fodlon ei fod, ac yn parhau i fod, er lles gorau eich elusen. Mae’n golygu dirprwyo’n gyfrifol fel bod codwyr arian mewnol a gwirfoddol eich elusen, ac unrhyw gwmnïau cysylltiedig, yn gwybod beth a ddisgwylir ganddynt. Os ydych yn cyflogi partner masnachol i godi arian ar gyfer eich elusen, rhaid i’r trefniant fod er lles gorau’r elusen a chydymffurfio ag unrhyw reolau a safonau cyfreithiol penodol sy’n gymwys. Gweler adran 5.

Diogelu enw da, arian ac asedau eraill eich elusen

Mae hyn yn golygu sicrhau bod asedau ac adnoddau eich elusen yn cael eu rheoli’n gadarn er mwyn i chi allu bodloni eich dyletswydd ymddiriedolwr cyfreithiol i weithredu er lles gorau eich elusen a’i ddiogelu rhag risg ormodol. Mae’n cynnwys sicrhau bod ystyriaeth ddigonol i effaith codi arian eich elusen ar ei roddwyr, ei chefnogwyr a’r cyhoedd, sicrhau bod eich elusen yn cael yr holl arian y mae ganddi hawl iddo, a chymryd camau i leihau’r risg o golled neu dwyll. Gweler adran 6.

Adnabod a sicrhau cydymffurfiaeth â’r cyfreithiau neu’r rheoliadau sy’n berthnasol yn benodol i waith codi arian eich elusen

Gall y rheolau cyfreithiol sy’n berthnasol i wahanol fathau o godi arian fod yn fanwl a chymhleth. Maent yn ymdrin â chydymffurfiaeth mewn meysydd pwysig megis cyfraith diogelu data, trwyddedu, a gweithio gyda phartneriaid masnachol. Mae rheolau yn Neddf Elusennau (Amddiffyn a Buddsoddiad Cymdeithasol) 2016 yn effeithio ar rai elusennau sy’n codi arian. Dylech sicrhau bod digon o wybodaeth a chyngor priodol ar gael i’ch elusen i sicrhau bod ei weithgareddau codi arian yn cydymffurfio â’r holl reolau cyfreithiol perthnasol. Gweler adran 7.

Nodi a dilyn unrhyw safonau cydnabyddedig sy’n berthnasol i waith codi arian eich elusen

Mae’r rhain yn [Cod Ymarfer Codi Arian] y Rheoleiddiwr Codi Arian (https://www.fundraisingregulator.org.uk/code-of-fundraising-practice/). Mae’r Cod yn amlinellu’r rheolau cyfreithiol sy’n berthnasol i godi arian a’r safonau a luniwyd i sicrhau bod codi arian yn agored, yn onest ac yn barchus. Mae’r Comisiwn yn disgwyl i bob elusen sy’n codi arian gydymffurfio’n llawn â’r Cod. Gweler adran 8.

Bod yn agored ac yn atebol

Mae hyn yn cynnwys cydymffurfio ag unrhyw ofynion cyfrifyddu ac adrodd statudol perthnasol ar godi arian a defnyddio adroddiadau i ddangos bod eich elusen yn cael ei rhedeg yn dda ac yn effeithiol. Yn eich cyfathrebiadau codi arian mae’n ymwneud â gallu esbonio’ch gwaith codi arian yn effeithiol i aelodau’r cyhoedd a rhoddwyr a chefnogwyr eich elusen. Gweler adran 9.

4. Cynllunio’n effeithiol

Mae’r adran hon yn ymwneud â chynllunio a monitro gwaith codi arian eich elusen. Mae’n dweud wrthych y dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr gytuno neu bennu dull cyffredinol eich elusen o godi arian. Dylai gwerthoedd eich elusen gael eu hadlewyrchu yn ei weithgaredd codi arian arfaethedig, a dylai fod systemau effeithiol ar waith i fonitro gweithrediad eich cynllun.

Bydd cymryd rhan briodol yng ngwaith codi arian eich elusen yn dibynnu ar ei faint, ei strwythur a’i chymhlethdod, a bydd y ffordd y caiff y cynllunio ei wneud yn amrywio. Os yw eich elusen yn un lle mae staff uwch neu eraill yn arwain ar ddatblygu cynlluniau, dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr allu cwestiynu, herio ac (os oes angen) trafod eu cynigion yn gadarn.

Fel isafswm, dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr:

• benderfynu ar ddull cyffredinol eich elusen o gael yr adnoddau sydd eu hangen arni i ariannu ei gwaith (cynhyrchu incwm)

• osod neu gytuno ar strategaeth codi arian eich elusen - dyma’ch cynllun ar gyfer:

• pa gyllid sydd ei angen ar eich elusen o’i weithgareddau codi arian, nawr ac yn y dyfodol

• pam fod ei angen

• sut a phryd y caiff ei gyflawni

Efallai na fydd angen i’ch cynllun fod yn hir neu’n gymhleth. Ond dylai gynnwys materion fel:

• y dulliau codi arian i’w defnyddio

• yr adnoddau y bydd eich elusen yn eu defnyddio a’r costau a ddaw i’w rhan

• y risgiau ariannol, enw da a risgiau eraill y gall eich elusen eu hwynebu a sut y dylid eu hosgoi neu eu rheoli

• sut bydd gweithgarwch codi arian eich elusen yn adlewyrchu ei gwerthoedd; mae rhai elusennau wedi datblygu gwerthoedd cyhoeddedig penodol i ddiffinio beth maen nhw’n gwneud a sut maen nhw’n mynd o’i chwmpas hi - os yw gwerthoedd eich elusen yn ymhlyg neu’n eglur, mae gennych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr rôl bwysig i’w gosod a’u diogelu - mae hyn yn cynnwys meddwl am sut rydych chi’n mynd o gwmpas eich gweithgaredd codi arian fel y gallwch chi fynegi anghenion eich elusen i godi arian ar gyfer ei waith, tra’n cynnal agwedd gadarnhaol a pharchus at eich rhoddwyr a’r cyhoedd yn gyffredinol

• monitro cynnydd yn erbyn y strategaeth rydych wedi’i osod neu gytuno arni’n rheolaidd, gan edrych yn ofalus ac yn feirniadol ar y meysydd lle mae’r risg fwyaf

Rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr beidio â gwneud eich elusen yn agored i risg gormodol. Dylai fod systemau effeithiol ar waith gennych i nodi ac adolygu’n rheolaidd y risgiau allweddol y mae eich elusen yn eu hwynebu ym mhob maes o’i gwaith codi arian. Nid yw hyn yn golygu peidio byth â chymryd risg. Mae’n ymwneud ag adnabod ac asesu risg a phenderfynu sut i ddelio ag ef.

Mae canllawiau’r Comisiwn ar rheoli risg yn nodi’r pethau sylfaenol ar gyfer ymdrin â risgiau ac yn cynnwys model rheoli risg.

Mae adnoddau rhad ac am ddim ar gael i helpu elusennau sy’n gosod cynlluniau a strategaethau codi arian, gan gynnwys y rhai a gynhyrchwyd gan y Sefydliad Siartredig Codi Arian.

5. Goruchwylio’ch codwyr arian

Mae’r adran hon yn ymwneud â’r gwaith codi arian a wneir i’ch elusen gan staff, gwirfoddolwyr ac eraill - gan gynnwys is-gwmnïau masnachu a sefydliadau y mae eich elusen yn gweithio gyda nhw i godi arian. Mae’n dweud wrthych am gael systemau effeithiol ar waith i gadw rheolaeth ar y codi arian hwn.

5.1 Dirprwyo i weithwyr

Os nad ydych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr yn gwneud y gwaith codi arian eich hun, mae’n debygol o gael ei redeg gan staff eich elusen neu gan sefydliadau eraill. Os byddwch, fel sy’n arferol mewn llawer o elusennau, yn penderfynu dirprwyo’r gwaith o reoli codi arian o ddydd i ddydd i’ch gweithwyr, dylai fod gennych systemau effeithiol yn eu lle fel bod:

• dirprwyo wedi’i ddogfennu’n glir (er enghraifft mewn disgrifiadau swydd staff, gwirfoddolwyr, disgrifiadau rôl ac amodau gorchwyl pwyllgorau) eu deall a’u gweithredu

• gweithdrefnau adrodd clir yn eu lle, sy’n cynnwys canllawiau ar unrhyw faterion arbennig sydd i’w hadrodd i’r ymddiriedolwyr

• gwiriadau bod yr awdurdod dirprwyedig yn cael ei arfer yn briodol

• chi’n cael adroddiadau rheolaidd wedi’u dogfennu’n llawn ar faterion y cytunwyd arnynt, wedi’u cyflwyno yn ffordd y gallwch ei ddeall a’i ddefnyddio, ac sy’n eich galluogi i arfer goruchwyliaeth briodol

---

Osgoi camgymeriadau - byddwch yn glir am eich rôl fel ymddiriedolwr elusen codi arian

Cymerwch ofal i gael eich cyfranogiad yn iawn. Mae hyn yn golygu peidio ag anwybyddu codi arian neu ei adael i eraill yn unig fel y gallwch ganolbwyntio ar waith yr elusen gyda’i buddiolwyr. Os gwnewch hyn nid ydych yn cyflawni eich dyletswyddau ymddiriedolwr cyfreithiol. Cofiwch eich bod chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr yn atebol os aiff rhywbeth o’i le.

Yn yr un modd, os ydych wedi gwneud staff yn gyfrifol am reoli gwaith codi arian eich elusen o ddydd i ddydd, ceisiwch osgoi cymryd rhan yn ormodol. Dylech ganiatáu i’ch staff gyflawni’r swyddogaethau rydych wedi’u neilltuo iddynt. Mae goruchwyliaeth briodol ymddiriedolwyr yn ymwneud â sicrhau bod staff yn atebol ac yn gweithio o fewn y paramedrau a osodwyd gennych. Gallwch ddefnyddio eich systemau a phrosesau i gynnal craffu a rheolaeth.

---

5.2 Gweithio gyda gwirfoddolwyr

Mae nifer o elusennau yn dibynnu ar ymdrech sylweddol gan wirfoddolwyr i godi arian hanfodol ar gyfer eu gwaith. Yn yr un modd â’ch staff codi arian, dylai fod gennych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr systemau effeithiol yn eu lle fel bod gwaith y gwirfoddolwyr codi arian a recriwtir gan eich elusen yn cael ei oruchwylio. Mae hyn er mwyn iddynt:

• fod yn glir ynghylch yr hyn y maent i fod i’w wneud

• fod yn ymwybodol o’r rheolau a’r ffiniau y mae’n rhaid iddynt weithio oddi mewn iddynt, er enghraifft, wrth gynrychioli neu siarad ar ran yr elusen

• weithio’n ddiogel

• wybod beth i’w wneud os oes problem

• wybod beth sydd angen iddynt ei adrodd ac i bwy y maent yn adrodd

Dylai fod systemau priodol ar waith, fel bod gwirfoddolwyr yn cael hyfforddiant priodol ac yn gwybod bod yn rhaid iddynt gydymffurfio â pholisïau a gweithdrefnau.

Dysgwch fwy am rheoli gwirfoddolwyr eich elusen.

Gallwch hefyd ddarllen mwy am gweithio gyda gwirfoddolwyr yn y Cod Ymarfer Codi Arian.

5.3 Gweithio gyda phartneriaid masnachol

Gall gweithio gyda phartneriaid masnachol i godi arian ddod â buddion sylweddol i’ch elusen, ar yr amod bod risgiau’n cael eu nodi a’u rheoli.

Rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr fod â systemau digonol ar waith fel bod trefniadau eich elusen gydag unrhyw bartner masnachol:

• er lles gorau eich elusen

• ddim yn caniatáu tâl neu wobr i’r partner masnachol sy’n ormodol mewn perthynas â’r arian a godir

• yn cydymffurfio’n llawn ag unrhyw ofynion cyfreithiol penodol sy’n gymwys. Er enghraifft, mae trefniadau ‘codi arian proffesiynol’ neu ‘gyfranogiad masnachol’ yn amodol ar y gofynion a grynhoir yn Atodiad 1

• gwneud yn glir mewn unrhyw ddatganiad ceisio arian gan y cyhoedd ar gyfer yr elusen:

• y tâl neu’r wobr i’r partner masnachol, neu

• sut bydd yr arian a godir yn cael ei ddosbarthu rhwng yr elusen a’r partner masnachol

Cyn i benderfyniadau gael eu gwneud ynghylch os yw cytundeb gyda phartner masnachol er lles gorau eich elusen, dylai fod systemau effeithiol ar waith gennych i sicrhau:

• bod y partner yn gorff addas a phriodol i weithio ag ef - agwedd arwyddocaol ar ddyletswydd gyfreithiol ymddiriedolwr mae diogelu asedau elusennol, a gwneud hynny’n ofalus, yn golygu y dylai fod diwydrwydd dyladwy priodol gwiriadau ar y sefydliadau hynny sy’n gweithio’n agos gyda’r elusen; bydd sicrhau bod y lefel briodol o ymchwil a gwiriadau’n cael eu cynnal yn eich helpu chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr i fodloni’ch hun ynghylch diddyledrwydd, uniondeb ac enw da’r partner a’u gallu i gyflawni i safon dderbyniol

• bod trefniant gyda’r partner yn gyson â’ch elusen:

• strategaeth a gwerthoedd codi arian

• disgwyliadau o ran sut y dylid codi arian

• mae’r codi arian sydd i’w wneud at ddiben y sefydlwyd eich elusen ar ei gyfer

• mae costau’r trefniant yn gyfiawnadwy er lles gorau’r elusen

• mae telerau’r trefniant yn sicrhau bod gan eich elusen reolaeth briodol o gronfeydd

• bydd telerau’r trefniant yn diogelu eich elusen rhag risg gormodol, gan gynnwys ei:

• enw da

• cyllid

• data

• enw, delwedd, logo ac eiddo deallusol

• bod adolygiad a rheolaeth briodol o unrhyw gyfathrebiadau codi arian i’w defnyddio megis sgriptiau, deunydd marchnata ysgrifenedig, hysbysebion, a phecynnu

• cydymffurfio â’r cytundeb yn cael ei fonitro

• bod y trefniant yn rhydd rhag unrhyw wrthdaro buddiannau nad yw wedi’i gydnabod na’i drin yn briodol, ac o unrhyw fudd anawdurdodedig i bartïon cysylltiedig

• bod prosesau adolygu priodol gan eich elusen i adolygu trefniadau i sicrhau eu bod yn parhau er lles gorau’r elusen drwy gydol eu hoes

Cofiwch:

• na ddylai unrhyw ddogfen gyfreithiol gael ei llofnodi heblaw bod y telerau er lles gorau eich elusen

• y dylech geisio cyngor priodol pan fod angen

• os oes ganddi gytundeb gyda chodwr arian proffesiynol neu gyfranogwr masnachol, mae hawl gan eich elusen i archwilio’r llyfrau, cofnodion a dogfennau eraill sydd gan y partner am eich elusen at ddibenion y cytundeb – dylai eich elusen fanteisio ar hyn er mwyn sicrhau ei fod yn cael adenillion teg a llawn o’r trefniadau

Dysgwch fwy am gweithio gyda phartneriaid masnachol yn y Cod Ymarfer Codi Arian.

5.4 Gweithio drwy eich cwmni masnachu

Mae nifer o elusennau yn berchen ar gwmnïau masnachu sydd wedi’u sefydlu i godi arian i’r elusen.

Rhaid i ymddiriedolwyr fod â systemau ar waith i fonitro perfformiad eu his-gwmnïau masnachu fel mater o drefn ac mae angen iddynt gofio, ym mhob penderfyniad a wneir mewn perthynas ag is-gwmni masnachu, mai lles gorau’r elusen sydd bwysicaf.

Dysgwch fwy am is-gwmnïau masnachu yn Masnachu a threth ymddiriedolwyr: sut y gall elusennau fasnachu’n gyfreithlon.

Yn y rhan fwyaf o achosion, mae Deddf Elusennau 1992 (Deddf 1992) yn eithrio cwmni masnachu elusen rhag bod yn ‘godwr arian proffesiynol’ neu’n ‘gyfranogwr masnachol’ os yw’r cwmni’n codi arian ar gyfer yr elusen sy’n berchen arno.

Ond hyd yn oed os nad yw’n ofynnol i gwmni gydymffurfio â Deddf 1992, dylai weithredu ar sail debyg os bydd hyn yn caniatáu i’r rhiant elusen:

• gweithredu rheolaeth effeithiol ar y codi arian, neu

• darparu tryloywder i’w gefnogwyr, rhoddwyr a’r cyhoedd ynghylch y trefniant codi arian

Er enghraifft, gall y cwmni:

• a’r elusen ffurfioli trefniadau trwy gytundeb ysgrifenedig

• wneud datganiad deisyfiad priodol - er enghraifft, mewn siop elusen, trwy arddangos hysbysiad wrth ymyl y til yn nodi i gwsmeriaid bod unrhyw elw a wneir yn y siop yn cael ei roi gan y cwmni sy’n rhedeg y siop i’r elusen sy’n berchen ar y cwmni

Gweler canllaw manwl ar ofynion Deddf 1992.

---

Osgoi camgymeriadau - cadwch olwg ar bartneriaethau masnachol a wneir gan eich is-gwmni masnachu

Weithiau bydd partneriaeth neu gytundeb yn cael ei wneud rhwng is-gwmni masnachu elusen a sefydliad masnachol, fel rhan o waith yr is-gwmni masnachu i godi arian i’r elusen.

Gall y trefniadau hyn ddod â buddion i elusen ac nid ydynt ynddynt eu hunain yn destun pryder. Ond mae’n rhaid bod gennych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr systemau digonol ar waith i’w goruchwylio.

Mae hyn er mwyn i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr, yn yr un modd â threfniadau y mae eich elusen yn ymrwymo iddynt yn uniongyrchol, fod yn siŵr bod y trefniant er lles gorau eich elusen, yn diogelu ei henw a’i henw da yn briodol ac yn destun adolygiad a rheolaeth briodol.

Dylai fod gennych systemau effeithiol yn eu lle fel bod natur y bartneriaeth fasnachol a’r ffi neu’r comisiwn a dderbynnir gan yr elusen yn glir ac yn dryloyw, os yw cynhyrchion neu wasanaethau’n cael eu gwerthu trwy neu yn enw’r elusen.

---

6. Diogelu enw da, arian ac asedau eraill eich elusen

Mae’r adran hon yn ymwneud â’ch dyletswydd i reoli a diogelu enw da eich elusen ac asedau eraill rhag risg gormodol. Mae’n dweud wrthych am gael systemau effeithiol ar waith i:

• nodi’r risgiau i enw da y gall eich elusen eu hwynebu wrth godi arian a chynllunio ar gyfer eu rheoli

• gynllunio ar gyfer yr adnoddau elusen y byddwch yn eu defnyddio i godi arian

• reoli a gallu cyfiawnhau eich costau codi arian

• ddiogelu’r arian a godir yn enw eich elusen

6.1 Diogelu enw da eich elusen

Mae codi arian yn aml yn ffordd allweddol y mae elusennau yn rhyngweithio â chefnogwyr, rhoddwyr a’r cyhoedd. Mae hyn yn golygu bod gan ddull elusen o godi arian y potensial i adeiladu neu niweidio ei henw da yn sylweddol.

Bydd y risgiau i enw da a wynebir gan elusen yn amrywio’n sylweddol. Dylai fod gennych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr systemau effeithiol a phriodol yn eu lle i nodi a rheoli’r risgiau allweddol i enw da y gall eich elusen eu hwynebu yn sgil codi arian.

Dylai eich dull o reoli risg i enw da o godi arian gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

• ystyried canfyddiad tebygol y rhoddwr, y cefnogwr a’r cyhoedd wrth benderfynu ar ddisgwyliadau incwm a nodau eraill - mae hyn yn cynnwys asesu’r risgiau i enw da wrth ddefnyddio dulliau penodol o godi arian a cytuno ar lefel eich costau codi arian

• ddilyn yr egwyddorion yn y canllaw hwn fel bod rheolau cyfreithiol a safonau cydnabyddedig yn cael eu dilyn, a bod rheolaeth effeithiol dros:

• dull codi arian eich elusen

• y gwaith codi arian y mae staff neu bobl neu sefydliadau eraill yn gwneud ar gyfer eich elusen

• yr asedau a’r adnoddau rydych chi’n eu defnyddio a’u codi

• eich systemau ar gyfer asesu ac ymateb i feirniadaeth a chwynion

---

Osgoi camgymeriadau – gallu cyfiawnhau eich costau codi arian

Gall costau codi arian uchel iawn niweidio enw da elusen yn ddifrifol.

Os yw trefniant gyda phartner masnachol yn rhoi hwb sylweddol i incwm elusen mae’n hawdd i ymddiriedolwyr anwybyddu materion eraill. Ond dylai fod gennych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr systemau effeithiol ar waith i ddangos bod eich cytundeb ag unrhyw drydydd parti er lles gorau eich elusen ac yn diogelu ei henw da.

Dylai ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol bod rhai cwmnïau codi arian yn defnyddio modelau sy’n golygu mai dim ond cyfran fach iawn o’r arian a roddir gan y cyhoedd y mae’r elusen yn ei dderbyn, ar ddechrau’r busnes ac ar gamau diweddarach y codi arian. Gall y modelau hyn niweidio elusen. Gallant ddenu sylw negyddol yn y cyfryngau, cwynion ac ymyrraeth reoleiddiol. Mae hyn oherwydd y gallant greu’r canfyddiad bod yr elusen yn cael ei hecsbloetio neu ei cham-drin er budd preifat, ac felly’n cael ei chamreoli.

Os ydych yn ystyried cytundeb gyda phartner masnachol, byddwch yn ofalus i gydbwyso eich ffocws ar gynyddu incwm yr elusen gyda sylw i’w lles gorau ehangach. Dylech ystyried sut y gallai rhoddwyr, cefnogwyr a’r cyhoedd yr elusen weld eich dull codi arian, os mai dim ond rhan fach o’u rhodd sy’n cyrraedd yr elusen. Rhaid i chi allu cyfiawnhau eich costau codi arian a dangos sut y maent er lles gorau’r elusen.

---

Dysgwch fwy am gostau codi arian yn adran 6.4.

Cofiwch y gallwch gael cyngor priodol gan berson cymwys os oes angen.

6.2 Cynllunio a monitro cyllid codi arian

Dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr fod yn gwbl ymwybodol o sefyllfa ariannol gyffredinol eich elusen a gallu dangos sut mae codi arian yn cefnogi ei strategaeth hirdymor ar gyfer cyflawni ei hamcanion. Dylai fod gennych systemau effeithiol ar waith fel bod:

• ffynonellau incwm eich elusen yn cael eu dadansoddi, i nodi risgiau o orddibyniaeth ar unrhyw un ffynhonnell

• cyllideb realistig ar gyfer codi arian, y caiff canlyniadau eu monitro yn ei herbyn

• unrhyw fuddsoddiad o arian yr elusen yn cael ei gydbwyso â’r incwm disgwyliedig, gan sicrhau ei fod yn fuddsoddiad priodol

• cynlluniau busnes a chyllidebau unigol, lle ei fod yn briodol, yn cael eu llunio ar gyfer unrhyw weithgareddau neu apeliadau codi arian newydd neu arwyddocaol

• cynnydd a pherfformiad ariannol codi arian yr elusen, gan gynnwys ei chostau ac unrhyw risgiau, yn cael eu monitro

Gallwch ddarganfod mwy am reolaeth ariannol ar:

Rheoli cyllid elusennau

Cyfarfodydd ymddiriedolwyr elusen: 15 cwestiwn y dylech eu gofyn

Anawsterau ariannol mewn elusennau

6.3 Rheoli asedau a’u cadw’n ddiogel

Dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr fod â rheolaethau a mesurau diogelu ariannol effeithiol ar waith sy’n briodol i faint, gweithgareddau a chymhlethdod eich elusen. Mae’r rhain yn cynnwys cael systemau ar gyfer:

• sicrhau bod yr elusen yn cael yr holl arian y mae ganddi hawl iddo, os yw pobl yn cael caniatâd i godi arian ar ei ran

• diogelu incwm a dderbynnir o:

• gasgliadau cyhoeddus

• ddigwyddiadau codi arian a noddedig eraill

• eich gweithgaredd masnachu

• egluro i’r cyhoedd, a bod yn glir yn fewnol, pa arian rydych yn codi ar sail gyfyngedig - dim ond yn y ffordd a nodir y dylid defnyddio’r cronfeydd cyfyngedig hyn

• cael polisi ar roddion sy’n nodi pryd nad yw’n bosibl y bydd derbyn rhoddion er lles yr elusen

• sicrhau bod ffurflenni cyflawn a chywir yn cael eu cyflwyno fel bod yr elusen yn derbyn gostyngiadau treth y mae ganddi hawl iddynt

• diogelu asedau eraill yr elusen a ddefnyddir wrth godi arian. Gall hyn gynnwys data, enw, delwedd, logo ac eiddo deallusol yr elusen

---

Osgoi camgymeriadau – gweithredwch reolaeth effeithiol dros gasgliadau arian parod

Er bod gan y rhan fwyaf o bobl sy’n codi arian ac yn cefnogi elusennau fwriadau gonest, gall codi arian sy’n seiliedig ar arian parod fod yn ddeniadol i dwyllwyr manteisgar a threfnus. Felly mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr fod â rheolaethau digonol ar waith pan fyddwch yn rhoi caniatâd i bobl gasglu arian ar ran eich elusen. Rhaid i’r codi arian gydymffurfio ag unrhyw reolau cyfreithiol perthnasol a dylech ddilyn arfer da ar gyfer casglu, cyfrif a bancio’r arian yn ddiogel. Bydd hyn yn eich helpu i fodloni eich dyletswydd gyfreithiol i ddiogelu asedau eich elusen. Bydd hefyd yn helpu i roi sicrwydd i’r cyhoedd y gallant gyfrannu’n ddiogel i godwyr arian ac elusennau, ac y bydd arian yn cael ei ddefnyddio at ddibenion elusennol cyffredinol.

Cofiwch, os yw eich elusen yn rhoi deunydd elusennol swyddogol fel bathodynnau, tuniau neu dabardiau i bobl sy’n codi arian ar eich cyfer, dylai fod cofnod o hyn a dylai popeth gael ei gasglu’n ôl yn brydlon. Rhaid i gyfrifon yr elusen ddangos swm gros yr arian a godwyd cyn didynnu unrhyw gostau a threuliau codi arian a rhaid dangos y didyniadau hyn fel eitem wariant ar wahân yn y cyfrifon.

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am reolaethau ar gyfer casgliadau arian parod yn Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer elusennau a gallwch wirio eich dull drwy ddefnyddio’r rhestr wirio rheolaethau ariannol mewnol.

Mae gan Y Cod Ymarfer Codi Arian ganllawiau hefyd ar yr hyn y dylech ei ystyried pan fyddwch yn cyflawni casgliadau arian parod.

---

6.4 Rheoli ac egluro costau

Nid oes unrhyw swm penodol y dylai elusen ei wario ar gostau codi arian ac mae’r Comisiwn yn cydnabod y gall costau amrywio rhwng gwahanol fathau o godi arian, achosion gwahanol ac o flwyddyn i flwyddyn.

Rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr fod yn fodlon bod eich costau codi arian er lles gorau eich elusen. Dylech allu esbonio eich costau a bod yn dryloyw ynghylch sut mae arian yn cael ei wario a sut mae eich elusen yn elwa.

Bydd angen i unrhyw elusen effeithiol wario arian ar ei weinyddiaeth gyffredinol ac ar godi arian, ond dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr:

• wybod, yn gyffredinol, faint yw costau codi arian yr elusen, a chael systemau ar waith i osod costau ar gyfer gweithgareddau codi arian penodol

• fod â systemau ar waith fel bod modd cyfiawnhau cost codi arian - mae hyn yn golygu y dylai fod yn gymesur â’r incwm a’r buddion eraill y mae’n eu cynhyrchu, ac er lles gorau’r elusen

• sicrhau bod systemau ar waith i sicrhau bod costau’n deg i’r elusen, cyn gwneud trefniadau gyda chodwr arian proffesiynol, cyfranogwr masnachol, neu drydydd parti arall yn cael eu cofnodi

• fod â systemau ar waith fel bod tryloywder i roddwyr, gan roi syniad teg iddynt ynghylch i ba raddau y bydd elusen yn elwa o’u cefnogaeth:

• yn aml bydd yr arwydd hwn yn cael ei roi yn y datganiad deisyfiad y mae codwyr arian proffesiynol, gyfranogwyr masnachol a chodwyr arian cyflogedig eraill angen gwneud i roddwyr mewn ystod eang o amgylchiadau gan gynnwys wyneb yn wyneb, dros y ffôn, hysbysebu a chodi arian ar y wefan

• os nad yw’r rheolau hyn yn berthnasol, ond mae eich elusen yn talu am wasanaeth codi arian, gall ei henw da fod yn agored i risg annerbyniol os nad yw’n rhoi arwydd teg i roddwyr o’r trefniant a’i gostau mewn datganiad deisyfiad neu ddatganiad yn ffurf debyg

• dilyn unrhyw ofynion yn y Datganiad o Arferion Cymeradwy (SORP) perthnasol ynghylch sut mae costau codi arian yn cael eu dyrannu a’u cyflwyno

• gallu esbonio i roddwyr, cefnogwyr a’r cyhoedd sut mae eich elusen yn gweithio a pham mae ei chostau’n angenrheidiol

6.5 Twyll codi arian

Er bod y mwyafrif helaeth o apeliadau a chasgliadau elusennol yn gyfreithlon, mae twyll codi arian yn digwydd.

Dysgwch fwy am mathau cyffredin o dwyll codi arian. Gallwch hefyd ddarllen rhybuddion rheoleiddiol y Comisiwn am risgiau a gwendidau a allai effeithio ar eich elusen.

Dysgwch fwy am ddiogelu eiddo eich elusen rhag:

• twyll
• seiberdroseddu

6.6 Rhoddion amheus

Mae’r Comisiwn yn ymwybodol o achosion lle mae rhoddion i elusennau wedi’u defnyddio i hwyluso gwyngalchu arian neu weithgarwch troseddol arall.

Dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr fod â systemau effeithiol ar waith fel bod:

• adnabod eich rhoddwr yn cael ei weithredu (er enghraifft, os yw’ch elusen yn derbyn rhoddion mawr, yn enwedig rhoddion dienw neu arian parod neu gydag amodau ynghlwm)

• mae staff a gwirfoddolwyr yn ymwybodol o’r risg hon

Dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr gael eich rhybuddio am unrhyw roddion amheus.

6.7 Ymyrryd os yw apêl yn cael ei redeg gan ddefnyddio enw eich elusen heb ganiatâd

Mewn llawer o achosion, mae’n bosibl bod apêl wedi’i lansio gan aelod o’r cyhoedd â’r bwriad o roi’r arian a godwyd i’ch elusen. Efallai na fyddant wedi cysylltu â’ch elusen cyn codi arian ar eich rhan. Ond mae defnydd anawdurdodedig o enw elusen yn fater difrifol a allai niweidio enw da elusen.

Os yw codi arian heb awdurdod yn dod i sylw eich elusen, dylai fod gennych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr systemau effeithiol ar waith i:

• gysylltu â’r bobl sy’n rhedeg yr apêl yn brydlon; mewn rhai amgylchiadau, megis arwerthiant cacennau lleol neu ddigwyddiad arall ar raddfa fach, gall fod yn briodol rhoi caniatâd i godi arian ar ran yr elusen a rhoi rhywfaint o arweiniad i’r trefnydd i sicrhau bod y casgliad yn cael ei wneud yn gyfreithiol - fel arall, dylai eich elusen yn ffurfiol awdurdodi’r codi arian neu ofyn i’r trefnwyr roi’r gorau iddi

• fod yn ymwybodol, os nad yw eich cais yn cael ei fodloni, bod rheolau codi arian yn caniatáu i chi geisio gwaharddeb sy’n atal rhywun rhag codi arian yn enw yr elusen - darganfod mwy

• riportio codwyr arian anawdurdodedig nad ydynt yn cydweithredu, ac rydych yn amau eu bod yn ymwneud â gweithgareddau twyllodrus - dylai’r riportio fod i’r heddlu a’r Comisiwn

Mae penderfyniadau am arian ac adnoddau’r elusen yn bwysig, felly meddyliwch am y cyngor a’r wybodaeth y gall fod eu hangen arnoch er mwyn gwneud penderfyniadau er lles yr elusen.

7. Dilyn deddfau a rheoliadau codi arian

Mae’r adran hon yn ymwneud â’r ystod o reolau cyfreithiol sy’n berthnasol i wahanol fathau ac agweddau ar godi arian. Mae’n dweud wrthych am gael systemau effeithiol yn eu lle fel bod eich elusen yn cydymffurfio’n llawn ag unrhyw reolau cyfreithiol sy’n berthnasol i’w gweithgareddau codi arian.

Mae’r rhestr hon yn rhoi syniad yn unig o rai o’r rheolau cyfreithiol sy’n berthnasol i wahanol fathau ac agweddau ar godi arian. Ym mhob achos gallwch ddefnyddio’r Cod Ymarfer Codi Arian i ddarganfod mwy am y rheolau a sut maent yn berthnasol i waith codi arian eich elusen.

Mae rheolau cyfreithiol am:

• yr hyn sy’n ofynnol gan godwr arian proffesiynol neu gyfranogwr masnachol

• y datganiadau y mae’n rhaid i godwyr arian taledig eu gwneud, mewn rhai amgylchiadau, wrth ofyn am arian gan y cyhoedd

• pan fydd yn rhaid i elusennau ddangos eu statws elusen gofrestredig ar ystod o ddogfennau ac ar eu gwefan

• casglu arian parod yn y stryd

• casglu arian parod, neu nwyddau neu fanylion debyd uniongyrchol o ddrws i ddrws

• loterïau a rafflau

• diogelu data wrth gasglu neu drin manylion personol megis enwau, manylion cyswllt a manylion cerdyn credyd neu ddebyd

• osgoi galwadau digymell i rifau sydd wedi’u cofrestru gyda’r Gwasanaeth Dewis Ffôn (TPS) a’r Gwasanaeth Dewis Ffôn Corfforaethol (CTPS)

• codi arian sy’n cynnwys plant

• codi arian ar gyfer digwyddiadau

• rhoi sylwadau ar weithgarwch codi arian eich elusen wrth baratoi cyfrifon elusen neu adroddiadau sy’n destun y Datganiad o Arferion Cymeradwy (SORP)

Gall rheolau codi arian fod yn fanwl ac yn gymhleth. Dylech ystyried ceisio cyngor priodol a bod yn fodlon bod y bobl a’r sefydliadau rydych yn eu hawdurdodi i godi arian ar gyfer eich elusen yn gymwys i gydymffurfio â’r rheolau hyn.

Dylech adrodd am ddigwyddiad difrifol i’r Comisiwn os yw eich elusen yn cael ei hymchwilio gan yr heddlu neu reoleiddiwr arall am unrhyw reswm.

Dysgwch fwy am y gofynion cyfreithiol sy’n berthnasol i godi arian o’r Cod Ymarfer Codi Arian. Efallai y byddwch hefyd yn dod o hyd i rywfaint o wybodaeth am reolau cyfreithiol oddi wrth Atodiad 1 a’r sefydliadau a restrir yn Atodiad 2.

8. Dilynwch y safonau cydnabyddedig ar gyfer codi arian

Mae’r adran hon yn ymwneud â’r safonau cydnabyddedig, a nodir yn y Cod Ymarfer Codi Arian, sy’n berthnasol i wahanol fathau ac agweddau ar godi arian. Mae’n dweud wrthych am gael systemau effeithiol yn eu lle fel bod eich elusen yn cydymffurfio ag unrhyw safonau sy’n berthnasol i’w gweithgareddau codi arian.

Mae’r rhestr hon yn rhoi syniad yn unig o rai o’r safonau sy’n berthnasol i wahanol fathau ac agweddau ar godi arian. Mae safonau ynghylch elusennau codi arian:

• defnyddio caeau mewn pecynnau post uniongyrchol

• sicrhau bod unrhyw godwyr arian trydydd parti a gyflogir gan eich elusen yn cydymffurfio â’r Cod Ymarfer Codi Arian

• darparu gwybodaeth i blant a rhieni/gwarcheidwaid ar sut i godi arian yn ddiogel

• cynnal proses gymesur o ddiwydrwydd dyladwy wrth ymgymryd â phartneriaeth codi arian gyda busnes

• prosesu ceisiadau dad-danysgrifio mewn modd amserol

• peidio â gwneud galwadau ffôn marchnata o dan esgus galwadau gweinyddol

• sicrhau bod codwyr arian wyneb yn wyneb wedi’u hyfforddi’n briodol

• gwneud cofnod o gyhoeddi a dychwelyd unrhyw ddeunyddiau casglu elusennau

• sicrhau rhoddion arian parod a’u bancio cyn gynted â phosibl

• peidio â rhannu data personol heb ganiatâd penodol

• gan gynnwys gwybodaeth optio allan ar gyfathrebiadau codi arian a anfonir at unigolyn a enwir

Mae’r Rheoleiddiwr Codi Arian yn rheoleiddio cydymffurfiaeth elusennau â safonau cydnabyddedig.

I gael rhagor o wybodaeth am y safonau sy’n berthnasol i godi arian, gallwch edrych ar y Cod Ymarfer Codi Arian. Efallai y byddwch hefyd yn cael rhywfaint o wybodaeth am safonau gan y sefydliadau a restrir yn Atodiad 2.

9. Bod yn agored ac yn atebol

Mae’r adran hon yn ymwneud â bod eich elusen yn atebol am godi arian. Mae’n dweud wrthych am gael systemau effeithiol ar waith fel bod gwaith codi arian eich elusen yn cael ei esbonio’n glir ac yn agored, yn cydymffurfio’n llawn â rhwymedigaethau cyfrifyddu ac adrodd, ac yn agored i’w herio’n briodol gan achwynwyr.

9.1 Cydymffurfio â’r fframwaith cyfrifyddu

Rhaid i bob elusen gofrestredig gynhyrchu adroddiad blynyddol a chyfrifon sy’n esbonio o ble y daw ei harian a sut y gwariwyd yr arian gan yr elusen.

Mae’n rhaid i rai elusennau mwy gydymffurfio â rheolau a gofynion arbennig ynghylch sut maent yn cyfrif am eu gweithgaredd codi arian ac yn adrodd arno. Mae’r gofynion hyn wedi’u nodi yn y SORP Perthnasol.

Diben yr adrodd hwn yw bod darllenwyr cyfrifon ac adroddiadau yn gallu deall beth oedd y gweithgareddau codi arian, faint a wariwyd ar godi arian, beth oedd yn gysylltiedig â hynny, a sut mae’r incwm a godwyd wedi cynorthwyo gwaith yr elusen.

Gallai fod yn ddefnyddiol i elusennau llai sy’n defnyddio’r SORP wneud rhywfaint o’r adrodd hwn neu’r cyfan ohono hefyd.

Mae gofynion adrodd, a gyflwynwyd gan Ddeddf Elusennau (Diogelu a Buddsoddiad Cymdeithasol) 2016 (“Deddf 2016”), yn ei wneud yn ofynnol i elusennau mwy i ddatgan beth sydd wedi’i wneud i amddiffyn pobl sy’n agored i niwed ac aelodau eraill o’r cyhoedd rhag ymddygiad, wrth godi arian, sydd:

• yn afresymol ymwthiol neu barhaus, neu

• yn golygu rhoi pwysau gormodol ar berson i roi

Dysgwch fwy am Ddeddf 2016 yn Atodiad 1 ac am adroddiad a chyfrifo elusennau.

9.2 Bod yn agored am gwynion

Dylai fod gennych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr gweithdrefnau effeithiol ar gyfer delio â chwynion, sy’n hawdd dod o hyd iddynt ac hawdd ei ddilyn. Dylai eich systemau sicrhau bod:

• trefn gwyno sy’n hygyrch, yn agored ac yn dryloyw

• unrhyw bryderon a godir gan y cyhoedd, cefnogwyr, rhoddwyr neu eraill yn cael sylw mewn modd amserol ac uniongyrchol

9.3 Geirio eich apeliadau yn glir

Wrth redeg apeliadau, argymhellir gwybodaeth am y materion canlynol:

• hunaniaeth eich elusen a beth mae’n ei wneud

• ar gyfer beth mae’r arian a godir a sut y caiff ei ddefnyddio

• unrhyw ddiben eilaidd apêl os yw’n berthnasol

• sut i roi rhodd

• y trefniadau Rhodd Cymorth

• pa ddidyniadau a wneir ar gyfer costau

Mae bod yn glir ynghylch diben(ion) apêl yn arbennig o bwysig. Dylid meddwl yn ofalus am y termau a’r geiriad a ddefnyddir yn eich apêl, yn enwedig os ydych yn apelio am arian at ddiben penodol.

Os na ellir cyflawni’r diben a nodir yn yr apêl am ryw reswm, neu os byddwch yn codi gormod neu rhy ychydig o arian, gall achosi anawsterau na ellir ond eu datrys drwy brosesau ffurfiol sy’n aml yn cymryd llawer o amser a sy’n gostus. Weithiau gelwir y mathau hyn o apeliadau yn ‘apelau a fethwyd’.

Gellir osgoi’r anawsterau hyn os rhoddir sylw priodol i eiriad apeliadau. Dylai eich geiriad ddweud yn glir beth fydd yn digwydd i unrhyw arian dros ben a beth fydd yn digwydd i roddion os na chaiff digon o arian ei godi neu os na allwch ddefnyddio rhoddion at y diben a fwriadwyd. Gelwir hyn yn ‘ddiben eilradd’.

Canllawiau’r Comisiwn Apelau codi arian elusennau: geiriad apeliadau a chadw cofnodion yn cynnwys gwybodaeth gyffredinol am redeg a geiriad apeliadau llwyddiannus.

Os nad oes gennych ddiben eilaidd, darganfyddwch beth i’w wneud os:

• nid yw eich apêl yn codi digon, neu am ryw reswm arall ni allwch gyflawni dibenion eich apêl

• mae gennych arian dros ben ar ôl cyflawni dibenion eich apêl

10. Sut mae codi arian yn cael ei reoleiddio?

Mae’n destun system hunan-reoleiddio sy’n gosod ac yn gorfodi safonau ymddygiad clir ar gyfer codi arian.

Mae’r safonau, sydd wedi’u datblygu i sicrhau bod codi arian yn agored, yn onest ac yn barchus, wedi’u nodi yn y Cod Ymarfer Codi Arian.

10.1 Rôl y Rheoleiddiwr Codi Arian

Y Rheoleiddiwr Codi Arian:

• yn rheoleiddio pob math o godi arian gan elusennau sydd wedi’u lleoli yn Lloegr, Cymru a Gogledd Iwerddon

• yn defnyddio’r Cod i ddyfarnu ar bryderon a chwynion am godi arian

• yn defnyddio ei gofrestr i hyrwyddo cydymffurfiad gweladwy ymhlith elusennau gyda’r Cod

• mae ganddo bwerau sancsiynu i’w ddefnyddio os oes angen

10.2 Cwynion am godi arian

Elusennau sydd wedi’u lleoli yn Lloegr, Cymru a Gogledd Iwerddon

Mae’r Rheoleiddiwr Codi Arian yn delio â’r rhan fwyaf o gwynion am godi arian yn Lloegr, Cymru a Gogledd Iwerddon.

Gall unrhyw un gysylltu â’r Rheoleiddiwr Codi Arian i gwyno am godi arian.

Os na all y Rheoleiddiwr Codi Arian ddelio â chwyn, bydd yn ei hanfon at y corff cywir neu’n helpu’r achwynydd i gysylltu â nhw.

Elusennau sydd wedi’u lleoli yn yr Alban

Mae’r Rheoleiddiwr Codi Arian yn delio â chwynion am godi arian elusennol yn yr Alban pan fydd yn cael ei wneud gan elusennau lle mai’r prif reoleiddiwr yw’r Comisiwn Elusennau ar gyfer Lloegr a Chymru.

Mae Panel Dyfarnu Codi Arian yr Alban (SFAP) yn rheoleiddio codi arian ac yn ymdrin â chwynion codi arian pan fydd yn cael ei wneud gan elusennau lle mai Rheoleiddiwr Elusennau’r Alban yw’r prif reoleiddiwr (OSCR). Mae SFAP yn dyfarnu ar bryderon a chwynion am godi arian yn unol â gofynion [Cod Ymarfer Codi Arian] y Rheoleiddiwr Codi Arian (https://www.fundraisingregulator.org.uk/code).

I weld os yw elusen wedi’i chofrestru yn yr Alban gallwch chwilio’r Cofrestr Elusennau’r Alban.

10.3 Rôl y Comisiwn

Nid yw’r Comisiwn yn rheoleiddio yn erbyn y safonau yn y Cod, ond mae gennym rôl mewn rheoleiddio codi arian lle ceir tystiolaeth:

• bod gweithredoedd neu fethiannau ymddiriedolwyr, wrth gyflawni eu dyletswyddau tuag at eu helusen, yn peri risg difrifol i’r elusen

• o risg difrifol i gronfeydd elusennol, neu i ffydd a hyder y cyhoedd

Yn y rôl hon byddwn yn gweithio’n agos gyda’r Rheoleiddiwr Codi Arian, a rheoleiddwyr eraill, i nodi achosion lle, yn ogystal â thorri safonau codi arian, y gallai’r mathau hyn o bryderon rheoleiddio godi.

Dysgwch fwy am ymyrraeth y Comisiwn ar faterion codi arian yn adran 11.

10.4 Rôl rheolyddion eraill

Mae yna hefyd gyfreithiau a rheoliadau eraill sy’n berthnasol i godi arian megis y rheolau ar ddiogelu data, casgliadau mewn mannau cyhoeddus a rhedeg loterïau. Mae’r rheolau ar gyfer y rhain yn cael eu gosod a’u gorfodi gan reoleiddwyr eraill, gan gynnwys y rhai a restrir yn Atodiad 2.

11. Pam ei fod yn bwysig dilyn y canllawiau hyn?

11.1 Canlyniadau arferion codi arian amhriodol neu wael

Os nad yw ymddiriedolwyr yn cadw codi arian eu helusen yn unol â’r gyfraith a safonau cydnabyddedig, neu’n methu â chydbwyso eu hangen i godi arian â dull sy’n diogelu eu helusen rhag risg, gall fod canlyniadau difrifol i’r elusen yr effeithir arni ac, weithiau, i elusennau yn gyffredinol.

Gall canlyniadau arferion codi arian amhriodol neu wael fod yn gostus i elusen. Maent yn cynnwys:

• canlyniadau negyddol i enw da a chwynion a all achosi niwed parhaol i elusen ac, weithiau, elusennau yn gyffredinol, gyda’r potensial i beryglu’r gefnogaeth gyhoeddus hanfodol y mae elusennau yn dibynnu arno i ariannu eu gwaith hirdymor

• canlyniadau cyfreithiol fel dirwyon neu gosbau, neu atebolrwydd ymddiriedolwyr os yw’r elusen yn mynd i golled o ganlyniad i dorri dyletswydd ymddiriedolwr

• her neu ymyrraeth reoleiddiol a all fod gan y Rheoleiddiwr Codi Arian, y Comisiwn, neu sefydliadau ac asiantaethau eraill sydd â rôl mewn rheoleiddio codi arian

Mae’r Comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr elusennau sy’n codi arian gydymffurfio â’u dyletswyddau ymddiriedolwyr, cyfraith codi arian benodol, a dilyn safonau cydnabyddedig.

Mae’r Comisiwn wedi ysgrifennu’r canllaw hwn i helpu ymddiriedolwyr i fodloni’r gofynion a’r disgwyliadau hyn. Gallant ddefnyddio’r rhestr wirio i wirio eu dull gweithredu.

11.2 Comisiynu ymyriad ar faterion codi arian

Bydd natur unrhyw ymyriad gan y Comisiwn yn dibynnu ar ddifrifoldeb y risg i elusen neu elusennau yn gyffredinol. Bydd y Comisiwn yn asesu hyn gan ddefnyddio ei fframwaith risg. Mae hwn hefyd yn nodi’r gwahanol fathau o ymgysylltiad rheoleiddiol sydd gan y Comisiwn ag elusennau lle mae problemau, arfer gwael neu gamddefnydd wedi’u nodi.

Os bydd ymddiriedolwyr yn methu â gweithredu’n briodol neu’n gwneud camgymeriad mae’r Comisiwn bob amser yn disgwyl iddynt weithredu’n brydlon i unioni pethau ac atal yr un mater neu fater tebyg rhag digwydd eto.

Os yw gweithredoedd neu fethiannau ymddiriedolwyr yn peri risg difrifol i’r elusen, mae’r Comisiwn yn debygol o ystyried hyn fel camreoli neu gamymddwyn a chymryd camau adferol.

Mae ymyrraeth bob amser yn dibynnu ar ddifrifoldeb y mater ac weithiau caiff ei wneud ochr yn ochr ag asiantaethau eraill neu i’w cefnogi.

11.3 Materion codi arian a allai fod yn ddigon difrifol i sbarduno ymyrraeth y Comisiwn

Mae’r rhain yn cynnwys:

• risgiau difrifol i enw da elusen neu ei hasedau eraill

• methu â diogelu a rhoi cyfrif am yr holl arian a godwyd

• llywodraethu gwan neu oruchwyliaeth wan gan ymddiriedolwyr o weithgareddau, adnoddau neu enw da’r elusen

• trefniadau cyfranogiad masnachol/codi arian proffesiynol nad ydynt yn cydymffurfio â’r gyfraith ac na ellir dangos eu bod er lles gorau’r elusen

• costau codi arian uchel sydd:

• mewn perygl o danseilio enw da’r elusen yn ddifrifol

• yn codi o ganlyniad i ddiffyg goruchwyliaeth gan yr ymddiriedolwyr

• na all yr ymddiriedolwyr eu cyfiawnhau fel rhai sydd er lles gorau’r elusen

• niwed i ffydd a hyder y cyhoedd a achosir gan weithgareddau codi arian yr elusen

• lle nad yw gwrthdaro buddiannau a budd preifat wedi’u rheoli’n briodol

• methiannau difrifol a/neu aml wrth godi arian (er enghraifft, codi arian didrwydded parhaus neu fethiant i ddarparu’r wybodaeth ofynnol) sy’n rhoi arian ac enw da mewn perygl

• dulliau codi arian sydd naill ai’n amhriodol i elusen, neu a fyddai’n dor-ymddiriedaeth ac sy’n peri risg sylweddol i ffydd a hyder y cyhoedd

• trefniadau sy’n gyfystyr ag efadu treth neu sy’n ceisio ymelwa ar ddeddfwriaeth treth yn artiffisial, gan gynnwys cynlluniau osgoi treth

• troseddoldeb sy’n amlygu pryderon cysylltiedig am gamymddwyn a chamreoli wrth weinyddu elusen - er enghraifft twyll, lladrad, cyfrifyddu ffug, twyll treth (gan gynnwys gwneud hawliadau Cymorth Rhodd twyllodrus), neu fethu â chael awdurdod cyfreithiol i godi arian

11.4 Awdurdodaeth y Comisiwn dros arian a godir fel apeliadau elusennol

Os codir arian fel apeliadau elusennol ar gyfer elusennau, neu at ddibenion elusennol, mae gan y Comisiwn awdurdodaeth dros y cronfeydd hynny a’r rhai sy’n dal y cronfeydd. Gall ymyrryd os oes angen i sicrhau bod cronfeydd yn cael eu defnyddio i’r elusennau, neu at y dibenion elusennol y maent wedi’u codi ar eu cyfer.

Os codir arian fel apeliadau elusennol, y mathau o faterion a all fod yn ddigon difrifol i achosi’r Comisiwn i ymyrryd, weithiau ochr yn ochr â neu i gefnogi asiantaethau eraill, yw:

• lle mae twyllwyr yn camddefnyddio enw elusen neu fel arall yn defnyddio dulliau anonest i dwyllo’r cyhoeddus i roi arian

• pan fod arian a godir at ddibenion elusennol neu yn enw elusen yn defnyddio, neu sydd mewn perygl o gael ei ddefnyddio at ddibenion preifat, anghyfreithlon neu anelusennol eraill

• lle nad yw arian a godir gan unigolion neu gyrff eraill ar gyfer elusennau yn cael ei gyfrif yn briodol ar gyfer neu mewn perygl o golli neu ddargyfeirio

• lle mae angen ymyrraeth y Comisiwn i ddiogelu ffydd a hyder y cyhoedd

12. Termau a ddefnyddir yn y canllaw hwn

12.1 Termau allweddol mewn rheoleiddio codi arian

Y Rheoleiddiwr Codi Arian yw’r corff sy’n gyfrifol am ddyfarnu yn erbyn y Cod ar bryderon a chwynion am godi arian.

Mae’r Cod Ymarfer Codi Arian (y Cod) yn nodi’r gofynion cyfreithiol a’r safonau cydnabyddedig sy’n berthnasol i wahanol fathau o weithgarwch codi arian yn y DU.

‘Hunanreoleiddio’ yw’r system ar gyfer gosod a gwneud dyfarniadau yn erbyn y safonau yn y Cod.

Mae’r canllawiau hyn yn defnyddio’r term ‘safonau cydnabyddedig’ i gyfeirio at y safonau sydd wedi’u cynnwys yn y Cod.

12.2 Termau technegol a ddefnyddir yn y canllaw hwn

Mae’r adran hon yn esbonio rhai termau cyfreithiol a thechnegol a ddefnyddir yn y canllaw hwn.

Deddf 1992 yw Deddf Elusennau 1992.

Deddf 2011 yw Deddf Elusennau 2011.

Deddf 2016 yw Deddf Elusennau (Amddiffyn a Buddsoddiad Cymdeithasol) 2016.

Rheoliadau 1994 yw Rheoliadau Sefydliadau Elusennol (Codi Arian) 1994.

‘SORP Cymwys’ yw’r term a ddefnyddir i ddisgrifio’r Datganiad o Arferion Cymeradwy (SORP) i’w ddefnyddio gan yr elusen i baratoi ei chyfrifon ar sail croniadau sydd mewn grym ar gyfer y flwyddyn ariannol y mae’r cyfrifon yn cael eu paratoi ar ei chyfer. Dysgwch fwy am y SORP Elusennau.

Mae ‘buddiolwr’ neu ‘buddiolwyr’ yn golygu person neu grŵp o bobl sy’n gymwys i gael budd o elusen. Fel arfer diffinnir grŵp buddiolwyr elusen yn ei ddogfen lywodraethol. Mae rhai elusennau yn galw eu buddiolwyr yn gleientiaid neu ddefnyddwyr gwasanaeth.

Mae ‘elusen’ yn golygu unrhyw sefydliad a sefydlwyd o dan gyfraith Lloegr a Chymru at ddibenion elusennol yn unig.

Mae ‘cyfranogwr masnachol’ yn golygu menter fasnachol, yn hytrach na busnes codi arian, sy’n cymryd rhan mewn menter hyrwyddo, fel ymgyrch hysbysebu neu werthu, lle mae’r cyhoedd yn cael gwybod y bydd cyfraniadau’n cael eu rhoi i elusen neu’n gwneud cais amdani. Gall cyfranogwr masnachol fod yn ddarostyngedig i’r un gofynion rheoleiddio â chodwyr arian proffesiynol os yw ei holl weithgareddau at ‘ddibenion elusennol’.

Gall trydydd parti fod yn gyfranogwr masnachol o hyd, hyd yn oed os yw’n ymrwymo i gontract gydag is-gwmni masnachu (yn hytrach na’r elusen ei hun) os cynrychiolir bod yr arian yn mynd i elusen. Gall is-gwmni masnachu fod yn gyfranogwr masnachol os yw’n gwneud sylwadau tebyg mewn perthynas â sefydliad elusennol nad yw’n ei reoli.

Mae’r ‘Comisiwn’ yn golygu’r Comisiwn Elusennau, y rheolydd ar gyfer elusennau yn Lloegr a Chymru.

Mae ‘partneriaid masnachol’ yn cynnwys, ond nid yn gyfyngedig i, godwyr arian proffesiynol a chyfranogwyr masnachol. Mae’n golygu unrhyw sefydliad masnachol y mae’r elusen neu ei his-gwmni masnachu yn gweithio neu’n bartneriaid ag ef i godi arian i’r elusen. Diffinnir y termau codwr arian proffesiynol a chyfranogwr masnachol yn y rhestr termau hon.

Mae ‘cytundeb codi arian’ yn gytundeb ysgrifenedig wedi’i lofnodi gan y ddau barti sy’n nodi’r amcanion a’r telerau y gall codwr arian proffesiynol neu gyfranogwr masnachol godi arian oddi tanynt ar ran elusen.

Y ‘ddogfen lywodraethol’ yw’r ddogfen gyfreithiol sy’n pennu’r rheolau sy’n llywodraethu elusen. Mae’r rhain yn cynnwys dibenion yr elusen ac, fel arfer, sut mae’n rhaid ei weinyddu. Mae fel arfer yn weithred ymddiriedolaeth, cyfansoddiad, cyfansoddiad CIO neu erthyglau cymdeithasiad. Mae math gwahanol o ddogfen gan rai elusennau megis trawsgludiad, ewyllys, Siarter Frenhinol neu gynllun y Comisiwn.

Mae ‘er lles gorau’r elusen’ yn golygu’r hyn y mae’r ymddiriedolwyr yn credu fydd yn galluogi’r elusen orau i gyflawni ei ddibenion er budd y cyhoedd.

Mae ‘camymddwyn’ yn cynnwys unrhyw weithred roedd y person sy’n ei chyflawni yn gwybod (neu y dylai fod wedi gwybod) ei fod yn droseddol, yn anghyfreithlon neu’n amhriodol.

Gall ‘camreoli’ gynnwys gwneud rhywbeth sy’n:

• colli neu’n camddefnyddio adnoddau elusennol

• tanseilio enw da elusen

• rhoi buddiolwyr mewn perygl

‘Diben’ elusen yw’r hyn y mae wedi’i sefydlu i’w gyflawni (er enghraifft, lleddfu tlodi neu hybu iechyd). Diben elusennol yw un sydd:

• yn dod o fewn un neu fwy o 13 ‘disgrifiad o ddibenion’ a restrir yn Neddf 2011

• er budd y cyhoedd (y ‘gofyniad budd cyhoeddus’)

‘Codwr arian proffesiynol’ yw unrhyw un sy’n rhedeg busnes codi arian masnachol, yn gyfan gwbl neu’n bennaf i godi arian at ddibenion elusennol; neu unrhyw berson arall sy’n cael ei dalu i geisio arian neu eiddo arall ar gyfer elusen. Nid yw hyn yn cynnwys:

• elusen neu ‘gwmni cysylltiedig’

• unrhyw swyddog neu gweithiwr i’r elusen neu gwmni cysylltiedig

• ymddiriedolwr yr elusen, yn gweithredu fel ymddiriedolwr

• unrhyw gasglwr elusennol cyhoeddus, ac eithrio hyrwyddwyr

• pobl sy’n gofyn am arian ar deledu neu radio

• unrhyw gyfranogwr masnachol

• unrhyw un sy’n cael dim mwy na £1,000 am apêl benodol, neu ddim mwy na £10 y diwrnod neu £1,000 y flwyddyn lle nad oes apêl benodol

‘Cronfeydd cyfyngedig’ yw cronfeydd sy’n amodol ar ymddiriedolaethau penodol sy’n dod o fewn dibenion ehangach yr elusen. Gall cronfeydd cyfyngedig fod yn gronfeydd incwm cyfyngedig, y gellir eu gwario yn ôl disgresiwn yr ymddiriedolwyr er mwyn hyrwyddo rhyw agwedd arbennig ar ddibenion yr elusen, neu gallant fod yn gronfeydd gwaddol lle mae’n rhaid i’r asedau gael eu buddsoddi neu eu cadw at ddefnydd gwirioneddol yn hytrach na gwario.

Mae ‘datganiad deisyfiad’ yn ddatganiad y mae’n rhaid ei wneud gan:

• godwyr arian proffesiynol wrth geisio arian gan y cyhoedd

• gyfranogwyr masnachol wrth esbonio sut y bydd elusen yn cael budd o fenter hyrwyddo

• unrhyw godwr arian arall nad yw’n wirfoddolwr wrth gymryd rhan mewn casgliad cyhoeddus

Rhaid i’r datganiad esbonio perthynas yr unigolyn neu’r corff â’r elusen a’r taliad y bydd ef neu’r elusen yn cael.

Mae ‘is-gwmni masnachu’ yn golygu unrhyw gwmni masnachu anelusennol sy’n eiddo i elusen neu elusennau i gynnal masnach ar ran yr elusen (neu elusennau), gan gynnwys cwmni sy’n eiddo’n gyfan gwbl i elusen neu fwy nag un elusen, hyd yn oed os nad yw’n dechnegol yn ‘is-gwmni’ i unrhyw un o’r elusennau sy’n berchen arno.

Mae ‘ymddiriedolwr’ yn golygu ymddiriedolwr elusen. Ymddiriedolwyr elusen yw’r bobl sy’n gyfrifol am lywodraethu elusen a chyfarwyddo sut mae’n cael ei reoli a’i redeg. Gall dogfen lywodraethol yr elusen eu galw’n ymddiriedolwyr, y bwrdd, y pwyllgor rheoli, llywodraethwyr, cyfarwyddwyr, neu rywbeth arall. Mae Deddf 2011 yn diffinio’r bobl sydd â rheolaeth derfynol dros elusen fel ymddiriedolwyr elusen, beth bynnag y gelwir yn nogfen lywodraethol yr elusen.

Mae ‘gwerthoedd’ yn golygu’r ymrwymiadau y mae elusen yn eu gwneud i wneud ei waith mewn ffordd arbennig. Mae gwerthoedd elusen fel arfer yn cael eu cyfleu i weithwyr elusen, gwirfoddolwyr, y bobl eraill y mae’n gweithio gyda nhw, a’r cyhoedd - i’w helpu i ddeall sut mae’r elusen yn gwneud pethau, pa ymddygiadau y mae’n eu disgwyl a beth yw’r bwriadau.

Er y gellir mynegi gwerthoedd mewn unrhyw ffordd, mae rhai enghreifftiau o werthoedd elusen yn rhai ‘cydweithredol’, ‘parchus, ‘canolbwyntio ar y plentyn’, ‘annibynnol’, ‘rydym yn ymdrechu i gadw ein haddewidion’.

Nid yw’n ofynnol i elusen gael gwerthoedd penodol.

Atodiad 1. Crynodeb o’r gofynion cyfreithiol sydd wedi’u cynnwys yn neddfwriaeth a rheoliadau’r Deddfau Elusennau

1.Gweithio gyda chodwyr arian proffesiynol a chyfranogwyr masnachol

Os yw elusen yn defnyddio codwr arian proffesiynol i godi arian ar ei rhan, neu’n gwneud trefniant gyda chyfranogwr masnachol, mae rheolau penodol yn gymwys. Maent yn gofyn am:

• gytundebau ysgrifenedig rhwng elusennau a chodwyr arian proffesiynol/cyfranogwyr masnachol sy’n cydymffurfio â gofynion penodol

• godwyr arian proffesiynol a chyfranogwyr masnachol i wneud datganiad deisyfu sy’n bodloni gofynion penodol - mae hefyd yn ofynnol i staff elusen sy’n cael eu talu i godi arian mewn mannau cyhoeddus wneud datganiad deisyfiad

• rhai elusennau mwy yn cynnwys datganiadau am eu hymagwedd at godi arian proffesiynol/cyfranogiad masnachol yn eu hadroddiad blynyddol

Manylir ar y gofynion hyn yn Codi Arian Elusennol: Canllawiau ar Ran 2 o Ddeddf Elusennau 1992.

1a. Cytundebau ysgrifenedig

Ni chaniateir codi arian proffesiynol neu hyrwyddiadau gan gyfranogwyr masnachol heblaw bod cytundeb ysgrifenedig. Rhaid i’r cytundeb ysgrifenedig gael ei lofnodi gan bob parti a chynnwys y canlynol:

• enw a chyfeiriad pob parti, y dyddiad, hyd y cytundeb a thelerau terfynu’r cytundeb

• datganiad o’i phrif amcanion a’r dulliau a ddefnyddiwyd

• bod yn rhaid i’r arian gael ei drosglwyddo i’r elusen cyn gynted â phosibl

• bod yn rhaid i godwyr arian proffesiynol a chyfranogwyr masnachol sy’n gweithredu ar ran elusen hysbysu’r cyhoedd sy’n rhoi o fanylion yr elusen y maent yn casglu ar ei chyfer a faint mae’r codwr arian proffesiynol neu’r cyfranogwr masnachol yn ei dderbyn

• bod yn rhaid i godwyr arian proffesiynol nodi’r dull a ddefnyddir i gyfrifo eu tâl a’r swm gwirioneddol, os yw’n hysbys, ar yr adeg y gwneir y datganiad - fel arall rhaid amcangyfrif y gydnabyddiaeth a rhaid cyfrifo’r amcangyfrif yn gywir fel sy’n rhesymol bosibl

• bod yn rhaid i gyfranogwyr masnachol ddatgan ar gyfer pob cynnyrch neu eitem o wasanaeth a brynwyd gan aelod o’r cyhoedd yr union swm neu ganran o’r pris a dalwyd a roddir i’r elusen neu elusennau, neu rhaid iddynt nodi’r swm y maent yn rhoi mewn cysylltiad gyda’r fenter hyrwyddo

• os yw mwy nag un elusen yn barti i’r cytundeb, rhaid iddi gynnwys darpariaeth sy’n nodi sut mae’r gyfran y mae pob elusen i gael budd ynddi o dan y cytundeb i’w phennu

Mae Deddf 2016 yn ei wneud yn ofynnol i’r canlynol gael eu cynnwys yn y cytundeb ysgrifenedig:

• manylion unrhyw safonau codi arian neu gynllun ar gyfer rheoleiddio codi arian y mae’r codwr arian proffesiynol neu’r cyfranogwr masnachol wedi tanysgrifio iddo’n wirfoddol

• sut y bydd y codwr arian proffesiynol neu gyfranogwr masnachol yn amddiffyn pobl sy’n agored i niwed ac aelodau eraill o’r cyhoedd rhag ymddygiad sydd:

• yn ymyrraeth afresymol ar breifatrwydd person

• yn afresymol o barhaus

• yn rhoi pwysau gormodol ar berson i roi arian neu eiddo arall

• sut bydd yr elusen yn monitro cydymffurfiaeth â’r cytundeb

Hawl i archwilio llyfrau a chofnodion

Mae Rheoliadau 1994 yn ei wneud yn ofynnol i godwyr arian proffesiynol neu gyfranogwyr masnachol sy’n bartïon i gytundebau ag elusennau gadw unrhyw lyfrau, dogfennau neu gofnodion eraill (sut bynnag y cedwir) sy’n ymwneud â’r elusen a sicrhau eu bod ar gael i’r elusen ar gais ac ar bob adeg resymol ac yn cael eu cadw at ddibenion y cytundeb.

1b. Datganiadau deisyfiad

Rhaid i godwyr arian cyflogedig, gan gynnwys staff elusen, ymddiriedolwyr sy’n cael eu talu, codwyr arian proffesiynol a chyfranogwyr masnachol, ddatgan eu statws trwy wneud datganiad deisyfu wrth ofyn am arian neu eiddo er budd un elusen neu fwy.

Mae’n rhaid i’r rhan fwyaf o godwyr arian wneud datganiadau deisyfu, gan gynnwys:

• codwyr arian proffesiynol wrth ofyn am arian neu eiddo er budd un elusen neu fwy

• cyfranogwyr masnachol wrth gynrychioli y bydd y cyfraniad yn cael ei wneud i un elusen neu fwy yn ystod menter hyrwyddo

• codwyr arian taledig eraill sy’n ymwneud â chasgliadau o ddrws i ddrws neu ar y stryd, megis ymddiriedolwyr, swyddogion a gweithwyr sy’n gweithredu’n swyddogol ar ran eu helusen (neu gwmni cysylltiedig) sy’n cael eu talu am gasglu

Rhaid i godwr arian taledig nodi:

• ar gyfer pa elusen neu elusennau y maent yn codi arian, neu, os yw’n berthnasol, y maent yn codi arian at ddibenion elusennol ac nid er budd elusen neu elusennau penodol

• y cyfrannau y bydd yr elusennau yn cael budd ynddynt (os ydynt yn codi arian ar gyfer mwy nag un elusen) neu sut y bydd enillion yr apêl yn cael eu dosbarthu i elusennau gwahanol (os ydynt yn codi arian at ddibenion elusennol)

• os ydynt yn swyddog neu’n weithiwr i elusen neu gwmni cysylltiedig neu ymddiriedolwr sefydliad o’r fath ac yn gweithredu fel casglwr yn y swyddogaeth honno

• ei fod yn cael ei dalu am weithredu fel swyddog, gweithiwr neu ymddiriedolwr, neu am weithredu fel casglwr

Rhaid i godwr arian proffesiynol, yn ychwanegol at y gofynion uchod, ddatgan sut mae ei dâl, mewn cysylltiad â’r apêl, i’w gyfrifo a swm y tâl hwnnw.

Mae datganiadau deisyfiad cyfranogwyr masnachol yn amrywio o godwyr arian taledig eraill. Rhaid i gyfranogwr masnachol nodi’n glir:

• pa elusen neu elusennau fydd yn cael budd o’r fenter hyrwyddo

• os oes mwy nag un elusen a fydd yn cael budd o’r fenter, ym mha gyfrannau y bydd yr elusennau yn cael budd yn y drefn honno

• pa gyfran o enillion y nwyddau, gwasanaethau neu fenter hyrwyddo a werthwyd a roddir i’r elusen neu elusennau, neu gyfanswm y rhodd a roddir i’r elusen o ganlyniad i werthu nwyddau, gwasanaethau neu redeg y fenter hyrwyddo

1c. Adrodd ar drefniadau codi arian proffesiynol/cyfranogiad masnachol

Mae Deddf 2016 yn ei wneud yn ofynnol i rai elusennau mwy gynnwys datganiadau yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr sy’n cwmpasu, ond heb fod yn gyfyngedig i, eu trefniadau gyda chodwyr arian proffesiynol neu gyfranogwyr masnachol. Amlinellir y gofynion hyn nesaf.

2.Gofynion adrodd ar gyfer elusennau mwy sy’n codi arian

Rhaid i bob elusen gofrestredig gynhyrchu adroddiad blynyddol a chyfrifon sy’n esbonio o ble y daeth ei harian a sut y gwariodd yr elusen yr arian.

Mae’n rhaid i rai elusennau mwy gydymffurfio â rheolau a gofynion arbennig ynghylch sut maent yn cyfrif am eu gweithgaredd codi arian ac yn adrodd arno. Mae’r gofynion hyn wedi’u nodi yn y SORP Perthnasol. Mae’r gofynion canlynol yn cael eu hychwanegu ar gyfer rhai elusennau gan Ddeddf 2016.

Os yw adran 144(2) o Ddeddf 2011 yn gymwys i flwyddyn ariannol elusen, rhaid i adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr ar gyfer y flwyddyn honno gynnwys datganiad o bob un o’r canlynol ar gyfer y flwyddyn honno:

• y dull codi arian a ddefnyddiwyd gan yr elusen, neu gan unrhyw un sy’n gweithredu ar ei ran, ac os oedd codwr arian proffesiynol neu gyfranogwr masnachol yn cyflawni unrhyw weithgareddau codi arian

• manylion unrhyw safonau codi arian neu gynllun codi arian rheoliad y mae’r elusen wedi tanysgrifio iddo’n wirfoddol

• manylion unrhyw safonau codi arian neu gynllun codi arian rheoliad y mae unrhyw berson sy’n gweithredu ar ran yr elusen wedi tanysgrifio’n wirfoddol iddo

• manylion unrhyw fethiant ar ran yr elusen, neu gan unrhyw berson sy’n gweithredu ar ei ran, i gydymffurfio â safonau codi arian neu gynllun ar gyfer rheoleiddio codi arian y mae’r elusen neu’r sawl sy’n gweithredu ar ei rhan wedi tanysgrifio’n wirfoddol iddynt

• os oedd yr elusen wedi monitro gweithgareddau codi arian unrhyw un person yn gweithredu ar ei ran ac, os felly, sut y gwnaeth hynny

• nifer y cwynion a dderbyniwyd gan yr elusen, neu gan berson sy’n gweithredu ar ei ran at ddibenion codi arian, ynghylch gweithgarwch codi arian

• yr hyn y mae’r elusen wedi’i wneud i amddiffyn pobl sy’n agored i niwed ac aelodau eraill o’r cyhoedd rhag ymddygiad sydd:

• yn ymyrraeth afresymol ar breifatrwydd person

• yn afresymol o barhaus

• yn rhoi pwysau gormodol ar berson i roi arian neu eiddo arall

3.Gofynion a darpariaethau Deddfau Elusennau eraill

Datganiadau am statws elusennol

Mae Deddf 2011 yn ei wneud yn ofynnol i elusennau cofrestredig sydd ag incwm o fwy na £10,000 y flwyddyn ddatgan eu bod yn elusen gofrestredig ar ystod o ddogfennau gan gynnwys ar eu gwefan, hysbysebion a dogfennau eraill megis derbynebau. Mae’r gofyniad hwn yn ymestyn i unrhyw hysbysiadau, hysbyseb neu ddogfennau a ddefnyddir i godi arian. Mae rheolau ychwanegol ar gyfer elusennau sydd hefyd yn gweithredu yn yr Alban.

Ad-daliadau (gan godwr arian proffesiynol/ cyfranogwr masnachol)

Mae Deddf 1992 yn cynnwys gofynion arbennig ynghylch datganiadau ysgrifenedig ac ad-daliadau mewn perthynas â chodi arian dros y ffôn ac apeliadau darlledu. Os yw rhoddwr yn talu £100 neu fwy i godwr arian proffesiynol neu gyfranogwr masnachol, beth bynnag y swm y mae’r elusen yn ei dderbyn, mae gan y rhoddwr yr hawl i gael ad-daliad os gofynnir amdano o fewn saith diwrnod o dderbyn y datganiad ysgrifenedig gofynnol gan godwr arian dros y ffôn neu’r apêl darlledu.

Dysgwch fwy am y rheolau hyn yn y Cod Ymarfer Codi Arian.

Gwaharddebau

Mae Deddf 1992 a Rheoliadau 1994 yn galluogi elusennau i geisio gwaharddeb sy’n atal rhywun rhag codi arian yn enw’r elusen os yw unrhyw un o’r canlynol yn gymwys:

• mae’r codwr arian yn defnyddio dulliau y mae’r elusen yn eu gwrthwynebu

• nid yw’r codwr arian yn berson addas a phriodol i godi arian i’r elusen

• nid yw’r elusen yn dymuno bod yn gysylltiedig â’r fenter codi arian honno

Dysgwch fwy am y rheolau yn Neddf 1992 a Rheoliadau 1994 yn Codi Arian Elusennol: Canllawiau ar Ran 2 o Ddeddf Elusennau 1992.

Atodiad 2. Ffynonellau gwybodaeth

Sefydliadau sydd â rôl mewn rheoleiddio codi arian

Cydymffurfio â’r Cod Ymarfer Codi Arian

Y Rheoleiddiwr Codi Arian yw’r corff sy’n gyfrifol am oruchwylio cydymffurfiaeth elusennau â’r Cod a dyfarnu ar gwynion.

Y Sefydliad Siartredig Codi Arian (CIOF) yw’r sefydliad aelodaeth ar gyfer gweithwyr proffesiynol codi arian a sefydliadau codi arian ac mae’n darparu arweiniad a gwybodaeth ategol.

Loterïau, casgliadau arian parod a chasgliadau nwyddau

Mae’r Comisiwn Gamblo yn rheoleiddio gamblo masnachol a’r Loteri Genedlaethol. Mae ei waith yn cynnwys trwyddedu mathau o hapchwarae, megis loterïau, sy’n codi arian at achosion da.

Mae adrannau Trwyddedu Awdurdodau Lleol yn rhoi trwyddedau ar gyfer casgliadau gan elusennau o arian parod neu nwyddau eraill, megis dillad. Fel arfer mae angen trwydded os yw’r casgliad yn cael ei wneud ar y stryd neu o ddrws i ddrws. Lle mae’r casgliad mewn Bwrdeistref yn Llundain (ac eithrio Dinas Llundain), rhoddir trwyddedau gan yr Heddlu Metropolitan. Mae casgliadau yn Ninas Llundain yn cael eu trwyddedu gan Tîm Trwyddedu Corfforaeth Dinas Llundain.

Gall y cyhoedd wirio gyda’r elusen ei hun os yw casgliad wedi’i drwyddedu, neu gallant gysylltu ag adran drwyddedu eu hawdurdod lleol.

Hysbysebu a marchnata

Yr Awdurdod Safonau Hysbysebu yw hunan-reoleiddiwr y DU ar gyfer hysbysebu ar draws pob cyfrwng. Fel pob hysbysebwr arall, rhaid i elusennau sicrhau nad yw eu hysbysebion yn gamarweiniol, yn niweidiol neu’n sarhaus.

Ofcom yw’r rheolydd cyfathrebiadau ar gyfer y sectorau teledu a radio, telegyfathrebiadau llinell sefydlog, ffonau symudol, gwasanaethau post, yn ogystal â’r tonnau awyr y mae dyfeisiau diwifr yn gweithredu drostynt. O ran apeliadau elusennau, mae gan Ofcom nifer o reolau yn y Cod Darlledu i ddiogelu gwylwyr a gwrandawyr.

Diogelu data

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) yw awdurdod annibynnol y DU a sefydlwyd i gynnal hawliau gwybodaeth er budd y cyhoedd, gan hyrwyddo didwylledd gan gyrff cyhoeddus a phreifatrwydd data i unigolion. Mae’r holl godi arian sy’n cynnwys cofnodi neu dynnu manylion personol i lawr yn ddarostyngedig i gyfreithiau diogelu data. Dylai elusennau sy’n defnyddio codi arian wyneb yn wyneb, codi arian ar-lein, post uniongyrchol, digwyddiadau, darlledu neu godi arian dros y ffôn ac sy’n trin manylion personol megis enwau, manylion cyswllt a manylion cardiau credyd neu ddebyd fod yn ymwybodol o’r ddeddfwriaeth a rheolau Diogelu Data a chydymffurfio â hi. Mae’r ICO wedi llunio cyngor ac arweiniad ar gyfer elusennau sy’n ymdrin â’r pynciau hyn.

Twyll

Mae Action Fraud yn bwynt cyswllt canolog ar gyfer gwybodaeth am dwyll a throseddau rhyngrwyd â chymhelliant ariannol. Os bydd elusen neu’r cyhoedd yn dod yn ymwybodol o sgam elusen, neu’n dioddef un, dylent ei adrodd. Gallant hefyd cysylltu â’r heddlu lleol, gwasanaeth safonau masnach yr awdurdod lleol, a’r rheolydd elusennau priodol.

Treth

Cyllid a Thollau EM (HMRC) yw awdurdod treth y DU. Mae ei waith yn cynnwys atal, ac atal osgoi ac efadu treth.

Rheoleiddwyr elusennau eraill

Comisiwn Elusennau Gogledd Iwerddon (CCNI) yw rheolydd elusennau yng Ngogledd Iwerddon. Rheolydd Elusennau’r Alban (OSCR) yw rheolydd elusennau yn yr Alban. Mae rhai elusennau yn Lloegr a Chymru wedi’u heithrio rhag cofrestru a rheoleiddio uniongyrchol gan y Comisiwn. Mae gan eu hymddiriedolwyr yr un cyfrifoldebau sylfaenol â rhai elusen gofrestredig, ond nid yw rhai o ofynion y Ddeddf Elusennau yn gymwys. Mae gan y rhan fwyaf, ond nid pob un, elusennau sydd wedi’u hesgusodi brif reoleiddwyr nawr, sy’n gyfrifol am oruchwylio eu cydymffurfiaeth â’r gyfraith elusennau.

Canllaw y cyfeirir ato yn y cyhoeddiad hwn

Canllawiau’r Comisiwn

Yr ymddiriedolwr hanfodol: beth sydd angen i chi wybod, beth sydd angen i chi wneud

Elusennau a rheoli risg

Sut i reoli gwirfoddolwyr eich elusen

Masnachu a threth ymddiriedolwyr: sut y gall elusennau fasnachu’n gyfreithlon

Rheoli cyllid elusennau

Llywodraethu elusennau, cyllid a gwytnwch: 15 cwestiwn y dylai ymddiriedolwyr eu gofyn

Anawsterau ariannol mewn elusennau

Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer elusennau

Apeliadau trychineb: arweiniad y Comisiwn Elusennau ar gychwyn, rhedeg a chefnogi apeliadau trychinebau elusennol

Apeliadau codi arian elusennol: defnyddio rhoddion pan nad ydych wedi codi digon o arian neu os na allwch gyflawni pwrpas eich apêl

Apeliadau codi arian elusennol: defnyddio rhoddion pan fyddwch wedi codi mwy nag sydd ei angen

[Apeliadau codi arian elusennau: geiriad apeliadau a chadw cofnodion]((https://www.gov.uk/government/publications/charity-fundraising-appeals-for-specific-purposes/charity-fundraising-appeals-appeal-wording-and-record-keeping)

Adroddiadau a chyfrifon elusennau: yr hanfodion Mawrth 2015

Elusennau: gwiriadau diwydrwydd dyladwy a monitro defnydd terfynol o gronfeydd

Amddiffyn elusennau rhag niwed: pecyn cymorth cydymffurfio

Sut i adrodd digwyddiad difrifol yn eich elusen

Fframwaith risg: Comisiwn Elusennau

Hysbysiadau rheoleiddio: Y Comisiwn Elusennau

Canllawiau allweddol eraill y cyfeiriwyd atynt

[Cod Ymarfer Codi Arian] y Rheoleiddiwr Codi Arian (https://www.fundraisingregulator.org.uk/code-of-fundraising-practice/).

Mae’r canllaw manwl ar ofynion presennol y Ddeddf 1992 a gynhyrchwyd gan y Swyddfa Cymdeithas Sifil.