Canllawiau

Cronfeydd wrth gefn elusennau: magu gwytnwch

Diweddarwyd 14 Mehefin 2023

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

1. Cyflwyniad

1.1 Am beth mae’r canllaw hwn?

Mae’r canllaw hwn wedi’i ysgrifennu ar gyfer ymddiriedolwyr elusennau o bob maint a math, os a ydynt yn gwmnïau, yn Sefydliadau Corfforedig Elusennol, yn ymddiriedolaethau neu’n gymdeithasau anghorfforedig.

Mae’n esbonio:

• beth yw dyletswyddau ymddiriedolwyr o ran cronfeydd wrth gefn

• beth yw ystyr y term ‘cronfeydd wrth gefn’

• pwysigrwydd polisi cronfeydd wrth gefn

• sut i ddatblygu polisi ar gronfeydd wrth gefn ar gyfer elusennau llai a mwy

• sut mae’n rhaid i ymddiriedolwyr adrodd ar eu polisi cronfeydd wrth gefn yn eu hadroddiad blynyddol mewn ffordd sy’n bodloni gofynion y Datganiad Elusennau o Arferion Cymeradwy (SORP) (FRS 102) a gofynion y Rheoliadau

Rhoddir diffiniadau o dermau technegol a ddefnyddir yn y canllawiau hyn yn adran 6.

1.2 Rhaid a dylai: beth mae’r Comisiwn yn ei olygu

Yn y canllaw hwn:

• mae ‘rhaid’ yn golygu bod rhywbeth yn ofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol neu ddyletswydd y mae’n rhaid i ymddiriedolwyr gydymffurfio ag ef

• mae ‘dylai’ yn golygu rhywbeth sy’n arfer da y mae’r Comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr ei ddilyn a’i gymhwyso i’w helusen

Bydd dilyn yr arfer da a nodir yn y canllaw hwn yn eich helpu i redeg eich elusen yn effeithiol, osgoi anawsterau a chydymffurfio â’ch dyletswyddau cyfreithiol. Mae elusennau’n amrywio o ran eu maint a’u gweithgareddau. Ystyriwch a phenderfynwch ar y ffordd orau i gymhwyso’r arfer da hwn i amgylchiadau eich elusen. Mae’r Comisiwn yn disgwyl i chi allu esbonio a chyfiawnhau eich dull, yn enwedig os byddwch yn penderfynu peidio â dilyn arfer da yn y canllawiau hyn.

Mewn rhai achosion ni fyddwch yn gallu cydymffurfio â’ch dyletswyddau cyfreithiol os na fyddwch yn dilyn yr arfer da. Er enghraifft:

Eich dyletswydd gyfreithiol	Mae’n hanfodol eich bod chi
Gweithredu er lles gorau eich elusen	Delio â gwrthdaro buddiannau
Rheoli adnoddau eich elusen yn gyfrifol	Gweithredu rheolaethau ariannol priodol Rheoli risgiau
Gweithredu gyda gofal a sgil rhesymol	Ceisio gyngor priodol pan fod angen, er enghraifft wrth brynu neu werthu tir, neu fuddsoddi (mewn rhai achosion mae hyn yn ofyniad cyfreithiol)

Gall ymddiriedolwyr sy’n torri eu dyletswyddau cyfreithiol fod yn gyfrifol am ganlyniadau sy’n deillio o doriad o’r fath ac am unrhyw golled a ddaw i’r elusen o ganlyniad. Pan fydd y Comisiwn yn ymchwilio i achosion posibl o dor-ymddiriedaeth neu ddyletswydd neu gamymddwyn neu gamreoli arall, gall ystyried tystiolaeth bod ymddiriedolwyr wedi gwneud yr elusen, ei hasedau neu ei fuddiolwyr yn agored i niwed neu risg gormodol trwy beidio â dilyn arfer da.

2. Negeseuon allweddol i ymddiriedolwyr

Fel rheolydd elusennau yn Lloegr a Chymru, mae’r Comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr benderfynu, cyhoeddi, gweithredu a monitro polisi cronfeydd wrth gefn eu helusen er mwyn iddynt allu cydymffurfio â’u dyletswyddau cyfreithiol i:

• weithredu er lles eu helusen a’i buddiolwyr

• warchod a diogelu asedau eu helusen

• weithredu gyda gofal a sgil rhesymol

• sicrhau bod eu helusen yn atebol

Yn ymarferol, mae hyn yn golygu y dylai ymddiriedolwyr:

• ddatblygu polisi cronfeydd wrth gefn sydd:

  • yn cyfiawnhau ac yn esbonio’n llawn cadw neu beidio â chadw cronfeydd wrth gefn

  • yn nodi ac yn cynllunio ar gyfer cynnal gwasanaethau hanfodol i fuddiolwyr

  • yn adlewyrchu’r risgiau o gau heb ei gynllunio sy’n gysylltiedig â model busnes yr elusen, ymrwymiadau gwariant, rhwymedigaethau posibl a rhagolygon ariannol

  • yn helpu i fynd i’r afael â’r risgiau o gau heb ei gynllunio ar gyfer eu buddiolwyr (yn arbennig, buddiolwyr agored i niwed), staff a gwirfoddolwyr

• gyhoeddi’r polisi cronfeydd wrth gefn (hyd yn oed os nad yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith) a sicrhau ei fod wedi’i deilwra i amgylchiadau’r elusen – ni ddylai fod yn ffurf safonol o eiriad yn unig. Dylai egluro i gyllidwyr, buddiolwyr, y cyhoedd a’r Comisiwn yn union ar gyfer pa gronfeydd wrth gefn a gedwir (neu na byddant yn cael eu cadw) a phryd y byddant yn cael eu defnyddio

• sicrhau bod eu polisi cronfeydd wrth gefn yn cael ei roi ar waith a’i weithredu

• fonitro ac adolygu effeithiolrwydd y polisi yn rheolaidd gyda golwg ar y newid yn yr hinsawdd ariannol ac ariannu a risgiau eraill

Mae’n ofynnol i ymddiriedolwyr elusennau mwy gyhoeddi, yn eu hadroddiad blynyddol, eu hasesiad o’r risgiau y mae’r elusen yn eu hwynebu a sut maent yn eu rheoli.

3. Deall cronfeydd wrth gefn a’r angen am bolisi cronfeydd wrth gefn

3.1 Beth yw cronfeydd wrth gefn?

Cronfeydd wrth gefn yw’r rhan honno o gronfeydd anghyfyngedig elusen sydd ar gael am ddim i’w gwario ar unrhyw un o ddibenion yr elusen. Y man cychwyn felly ar gyfer cyfrifo swm y cronfeydd wrth gefn a ddelir yw swm y cronfeydd anghyfyngedig a ddelir gan elusen. Fodd bynnag, efallai na fydd rhai neu’r cyfan o gronfeydd anghyfyngedig elusen ar gael yn hawdd i’w gwario. Mae hyn oherwydd y gall gwario’r cronfeydd hynny gael effaith andwyol ar allu’r elusen i gyflawni ei nodau. Yr eitemau y dylid eu heithrio o’r cronfeydd wrth gefn yw:

• asedau sefydlog diriaethol a ddefnyddir i gyflawni gweithgareddau’r elusen, megis tir ac adeiladau

• buddsoddiadau cysylltiedig â rhaglen a ddelir i hyrwyddo dibenion yr elusen yn unig

• cronfeydd dynodedig a neilltuwyd i gwrdd â gwariant hanfodol yn y dyfodol, megis ariannu prosiect na ellid ei dalu o incwm yn y dyfodol

• ymrwymiadau na ddarparwyd ar eu cyfer fel rhwymedigaeth yn y cyfrifon

Cronfeydd cyfyngedig

Mae cronfeydd cyfyngedig y tu allan i’r diffiniad o gronfeydd wrth gefn, ond gall natur a swm cronfeydd o’r fath effeithio ar bolisi cronfeydd wrth gefn elusen. Os yw symiau sylweddol yn cael eu dal fel cronfeydd cyfyngedig dylid ystyried natur y cyfyngiad, oherwydd gall cronfeydd o’r fath leihau’r angen am gronfeydd wrth gefn mewn meysydd arbennig o waith yr elusen. Esbonnir y ffactorau hyn a’u heffaith bosibl ar y polisi cronfeydd wrth gefn yn Atodiad 2 y canllaw hwn.

Cronfeydd wrth gefn a ddelir gan is-gwmnïau

Gall elusen gyflawni gweithgareddau trwy un neu fwy o is-gwmnïau masnachu ac, mewn achosion o’r fath, gall fod yn ofynnol cael cyfrifon grŵp neu gyfrifon cyfunol. Mae cyfrifon grŵp yn dangos gweithgareddau ac adnoddau’r elusen a’i his-gwmnïau. Lle caiff cyfrifon grŵp eu paratoi, bydd yr adroddiad blynyddol yn rhoi naratif o weithgareddau’r grŵp. Yn benodol, rhaid i swm y cronfeydd wrth gefn a nodir ystyried asedau net yr is-gwmnïau.

3.2 Pam fod polisi cronfeydd wrth gefn yn bwysig?

Mae polisi cronfeydd wrth gefn yn esbonio i gyllidwyr presennol a phosibl, rhoddwyr, buddiolwyr a rhanddeiliaid eraill pam mae elusen yn dal swm arbennig o gronfeydd wrth gefn. Mae polisi cronfeydd wrth gefn da yn rhoi hyder i randdeiliaid bod cyllid yr elusen yn cael ei reoli’n briodol a bydd hefyd yn darparu dangosydd o anghenion ariannu yn y dyfodol a’i wydnwch cyffredinol.

Mae’r SORP Elusennau yn gofyn am ddatganiad o bolisi cronfeydd wrth gefn elusen yn ei hadroddiad blynyddol. Yn ogystal, os yw elusen yn gweithredu heb bolisi cronfeydd wrth gefn, mae’r rheoliadau’n mynnu bod y ffaith hon yn cael ei nodi yn yr adroddiad blynyddol.

Yn fwy manwl

Mae penderfynu ar lefel y cronfeydd wrth gefn y mae angen i elusen ei ddal yn rhan bwysig o rheolaeth ariannol a blaengynllunio ariannol. Gall methu â gwneud hyn arwain at lefelau cronfeydd wrth gefn sydd naill ai:

• yn uwch na’r angen a gallai glymu arian yn ddiangen. Gall dal cronfeydd wrth gefn gormodol gyfyngu’n ddiangen ar y swm sy’n cael ei wario ar weithgareddau elusennol a’r buddion posibl y gall elusen eu darparu

• yn rhy isel, yn cynyddu’r risg i allu’r elusen i gyflawni ei weithgareddau yn y dyfodol os bydd anawsterau ariannol, ac yn cynyddu’r risgiau o gau ac ansolfedd heb ei gynllunio a heb ei reoli

Mae angen i bob elusen ddatblygu polisi ar gronfeydd wrth gefn sy’n sefydlu lefel o gronfeydd wrth gefn sy’n iawn i’r elusen ac sy’n esbonio’n glir i’w rhanddeiliaid pam mae dal y cronfeydd wrth gefn hyn yn angenrheidiol.

Mae polisi cronfeydd wrth gefn yn darparu atebolrwydd hanfodol i gyllidwyr, rhoddwyr a rhanddeiliaid eraill. Bydd polisi cronfeydd wrth gefn da yn esbonio sut y defnyddir cronfeydd wrth gefn i reoli ansicrwydd ac, os cedwir cronfeydd wrth gefn i ariannu pryniannau neu weithgareddau yn y dyfodol, bydd yn esbonio sut a phryd y caiff y cronfeydd wrth gefn eu gwario. Mae polisi cronfeydd wrth gefn yn rhoi sicrwydd bod cyllid yr elusen yn cael ei reoli’n weithredol a bod ei weithgareddau’n gynaliadwy.

Yn benodol, bydd polisi cronfeydd wrth gefn yn:

• rhoi hyder i gyllidwyr trwy ddangos stiwardiaeth dda a rheolaeth ariannol weithredol

• dangos gwytnwch a gallu’r elusen i reoli anawsterau ariannol anrhagweledig i fuddiolwyr, cyllidwyr a’r cyhoedd

• rhoi dealltwriaeth i gyllidwyr, megis rhoddwyr grantiau, pam mae angen cyllid i ymgymryd â phrosiect neu weithgaredd penodol

• rhoi sicrwydd i fenthycwyr a chredydwyr y gall yr elusen fodloni ei hymrwymiadau ariannol

• rheoli’r risg i enw da elusen o ddal cronfeydd sylweddol heb eu gwario ar ddiwedd y flwyddyn heb esboniad

Mae datblygu polisi cronfeydd wrth gefn hefyd yn rhan bwysig o reolaeth ariannol fewnol elusen. Mae datblygu polisi cronfeydd wrth gefn yn debygol o:

• gynorthwyo gyda chynllunio strategol, er enghraifft ystyried sut y caiff prosiectau neu weithgareddau newydd eu hariannu

• lywio proses y gyllideb, er enghraifft os yw’n gyllideb gytbwys neu os oes angen tynnu arian wrth gefn i lawr neu ei gronni?

• hysbysu’r gyllideb a’r broses rheoli risg drwy nodi unrhyw ansicrwydd mewn ffrydiau incwm yn y dyfodol

Mae’r Comisiwn yn argymell bod elusennau yn datblygu eu polisi cronfeydd wrth gefn a’u cynllunio ar yr un pryd, gan gydnabod bod cynllunio strategol ac ariannol yn llywio datblygiad polisïau cronfeydd wrth gefn ac i’r gwrthwyneb. Er enghraifft, bydd y cyllidebau’n nodi cyfnodau brig neu gafnau mewn llif arian a bydd angen i’r polisi cronfeydd wrth gefn sicrhau y gellir cwrdd â’r cafnau ariannu o’r cronfeydd wrth gefn a ddelir.

3.3 Sut y dylid datblygu polisi cronfeydd wrth gefn?

Nid oes un dull neu ddull unigol o osod polisi cronfeydd wrth gefn. Bydd y dull a fabwysiedir yn amrywio yn ôl maint, cymhlethdod gweithgareddau, strwythur cyfreithiol a natur y cronfeydd a dderbynnir ac a ddelir gan elusen. Fodd bynnag, ar gyfer pob elusen, bydd pennu polisi cronfeydd wrth gefn yn cynnwys:

• ystyried natur y cronfeydd a dderbyniwyd ac a ddelir gan yr elusen - a yw’r cronfeydd yn incwm anghyfyngedig neu gyfyngedig? A yw gwaddol yn waddol gwariadwy neu’n waddol parhaol? Mae deall natur y cronfeydd yn galluogi ymddiriedolwyr i nodi cronfeydd anghyfyngedig y gellir eu gwario ar unrhyw ddibenion yr elusen

• mae’n debygol y bydd gan elusennau mwy broses ffurfiol o rheoli risg ond mae angen i bob elusen feddwl am yr ansicrwydd y gallant ei wynebu yn y dyfodol; dylent felly ystyried yr angen i gadw rhywfaint o arian wrth gefn i gwrdd â galwad annisgwyl ar gronfeydd neu gyfleoedd a allai godi

• mae’n debygol y bydd gan elusennau mwy gynlluniau strategol a gweithredol - ond mae angen i bob elusen feddwl am eu cyllidebau yn y dyfodol a phrosiectau neu gynlluniau gwariant yn y dyfodol na ellir eu bodloni o incwm a blwyddyn sengl

• rhaid i ymddiriedolwyr sy’n dewis mabwysiadu polisi cronfeydd wrth gefn ‘lefel sero’ ddweud yn eu datganiad flynyddol eu bod wedi mabwysiadu polisi o’r fath a dylent esbonio pam; gall polisi o’r fath greu risg ariannol uwch o’r posibilrwydd o wariant nas rhagwelwyd, cau’n sydyn, atebolrwydd ymddiriedolwyr, diffyg incwm neu anallu i reoli costau, heblaw bod gan yr ymddiriedolwyr ddewis arall ymarferol i ddal cronfeydd wrth gefn ar gyfer mynd i’r afael â’r risgiau hyn

Drwy weithio drwy’r camau hyn bydd yr ymddiriedolwyr mewn sefyllfa dda i nodi pam y gallai fod angen dal cronfeydd wrth gefn ac i benderfynu faint o gronfeydd wrth gefn sydd eu hangen i weithredu’n effeithiol.

Unwaith y bydd polisi cronfeydd wrth gefn wedi’i osod, ni ddylid ei ystyried yn bolisi statig. Bydd amgylchiadau elusen neu’r amgylchedd y mae’n gweithredu ynddo yn newid gydag amser a dylai ymddiriedolwyr adolygu eu polisi o leiaf unwaith y flwyddyn fel rhan o brosesau cynllunio elusen. Dylai’r swm a ddelir mewn cronfeydd wrth gefn hefyd gael ei fonitro yn ystod y flwyddyn fel rhan o brosesau cyllidebol elusen.

Mae Atodiad 1 y canllaw hwn yn gosod dull o osod polisi cronfeydd wrth gefn y gellir ei ddefnyddio gan elusennau llai nad ydynt yn dal symiau sylweddol o gronfeydd gwaddol, eiddo neu sy’n gweithredu cynllun pensiwn buddion diffiniedig neu sy’n cynnal gweithgareddau trwy fasnachu is-gwmnïau.

Mae Atodiad 2 y canllaw hwn yn nodi ‘dull integredig’ ar gyfer elusennau mwy sydd â gweithgareddau a strwythurau mwy cymhleth. Mae agwedd integredig tuag at osod polisi cronfeydd wrth gefn yn golygu datblygu polisi cronfeydd wrth gefn ar yr un pryd â gwneud gwaith cynllunio strategol, gweithredol a chyllidebol.

3.4 Pa lefel neu ystod o gronfeydd wrth gefn sydd eu hangen?

Yr ateb byr

Nid oes un lefel unigol, na hyd yn oed ystod o gronfeydd wrth gefn sy’n addas i bob elusen. Dylai unrhyw darged a osodir gan ymddiriedolwyr ar gyfer lefel y cronfeydd wrth gefn i’w dal adlewyrchu amgylchiadau arbennig yr elusen unigol. I wneud hyn, mae angen i ymddiriedolwyr wybod pam y dylai’r elusen ddal cronfeydd wrth gefn ac, ar ôl nodi’r anghenion hynny, dylai’r ymddiriedolwyr ystyried faint y dylid ei ddal i’w bodloni.

Yn fwy manwl

Gall lefel darged cronfeydd wrth gefn yr elusen gael ei fynegi fel ffigur targed neu ystod darged a dylai gael ei llywio gan:

• ei rhagolygon ar gyfer lefelau incwm ar gyfer y flwyddyn gyfredol a’r dyfodol, gan ystyried dibynadwyedd pob ffynhonnell incwm a’r rhagolygon ar gyfer datblygu ffynonellau incwm newydd

• ei rhagolygon gwariant ar gyfer y flwyddyn gyfredol a’r dyfodol ar sail gweithgaredd arfaethedig

• ei ddadansoddiad o unrhyw anghenion, cyfleoedd, ymrwymiadau neu risgiau yn y dyfodol, lle mae incwm y dyfodol yn unig yn debygol o ddisgyn yn llai na swm y costau a ragwelir

• ei hasesiad, ar y dystiolaeth orau sydd ar gael yn rhesymol, o’r tebygolrwydd y bydd diffyg yn codi sy’n golygu bod cronfeydd wrth gefn yn angenrheidiol, a’r canlyniadau posibl i’r elusen os na fydd yn gallu gwneud iawn am y diffyg

• os yw’r polisi cronfeydd wrth gefn wedi’i osod ar lefel sero neu ar lefel isel, ei strategaeth ar gyfer cau’n drefnus mewn achos o gau i lawr ac ansolfedd ac yn enwedig lle mae buddiolwyr agored i niwed, gofal y buddiolwyr hynny

Bydd ymddiriedolwyr sy’n dal (neu ddim yn dal) cronfeydd wrth gefn heb geisio cysylltu eu hangen am gronfeydd wrth gefn â ffactorau fel y rhain yn cael anhawster i egluro’n foddhaol pam eu bod yn dal (neu ddim yn dal) swm y cronfeydd wrth gefn sydd ganddynt.

3.5 Pa gamau ddylai ymddiriedolwyr eu cymryd i gynnal a monitro cronfeydd wrth gefn ar y lefel darged?

Yr ateb byr

Cedwir cronfeydd wrth gefn i helpu’r elusen i weithredu’n effeithiol. Dylai ymddiriedolwyr gadw eu polisi cronfeydd wrth gefn a lefel y cronfeydd wrth gefn a ddelir dan adolygiad. Dylai ymddiriedolwyr hefyd fonitro lefel y cronfeydd wrth gefn a ddelir trwy gydol y flwyddyn. Yn y modd hwn bydd ymddiriedolwyr yn ymwybodol o’r croniad o gronfeydd wrth gefn gormodol neu fod cronfeydd wrth gefn yn cael eu disbyddu’n annisgwyl neu’n gyflym.

Yn fwy manwl

Ar ôl pennu lefel neu ystod y cronfeydd wrth gefn y mae’n ddymunol gweithredu o’i mewn, dylai ymddiriedolwyr fonitro’r cronfeydd wrth gefn a ddelir mewn gwirionedd i sefydlu’r rheswm dros unrhyw wahaniaeth sylweddol gyda’r lefel darged a osodwyd. Os yw cronfeydd wrth gefn yn ystod y flwyddyn yn is na’r targed neu’n uwch na’r targed, dylai’r ymddiriedolwyr ystyried os yw hyn oherwydd sefyllfa tymor byr neu fater tymor hirach. Efallai y bydd angen gweithredu i ailgyflenwi neu wario cronfeydd wrth gefn.

Ni ddylai gwaith monitro cronfeydd wrth gefn yr ymddiriedolwyr fod yn weithdrefn diwedd blwyddyn yn unig. Gall sut mae lefel y cronfeydd wrth gefn yn newid yn ystod y flwyddyn fod yn ddangosydd da o gyflwr ariannol sylfaenol yr elusen a gall fod yn ddangosydd o broblemau posibl. Dylid monitro lefel y cronfeydd wrth gefn drwy gydol y flwyddyn fel rhan o’r prosesau monitro ac adrodd ar y gyllideb arferol.

Yn arbennig, dylai ymddiriedolwyr:

• nodi pryd y defnyddir cronfeydd wrth gefn fel eu bod yn deall y rhesymau ac yn gallu ystyried y camau unioni, os o gwbl, y mae angen eu cymryd

• nodi pan fydd lefelau cronfeydd wrth gefn yn codi’n sylweddol uwch na’r targed fel eu bod yn deall y rhesymau ac yn gallu ystyried y camau unioni, os o gwbl, y mae angen eu cymryd

• os yw lefel y cronfeydd wrth gefn yn is na’r targed, ystyried os yw hyn oherwydd amgylchiadau tymor byr neu resymau tymor hirach a allai sbarduno adolygiad ehangach o gyllid a chronfeydd wrth gefn

• ystyried yr adolygiad parhaus o’r targed cronfeydd wrth gefn, lefel y cronfeydd wrth gefn a’r polisi cronfeydd wrth gefn fel rhan o reoli’r elusen

• sicrhau bod y polisi cronfeydd wrth gefn yn parhau i fod yn berthnasol wrth i’r elusen ddatblygu neu newid ei strategaeth a’i gweithgareddau

• adolygu’r datganiad ar gronfeydd wrth gefn yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr lle bu newidiadau sylweddol yn y polisi cronfeydd wrth gefn neu lefel y cronfeydd wrth gefn a ddelir

Dylai elusennau sydd â chronfeydd wrth gefn isel iawn neu ddim cronfeydd wrth gefn sy’n wynebu anhawster ariannol ddarllen canllaw’r Comisiwn Rheoli cyllid elusen: cynllunio, rheoli anawsterau ac ansolfedd (CC12).

4. Egluro cronfeydd wrth gefn yn yr adroddiad blynyddol

4.1 Egluro polisi cronfeydd wrth gefn yr elusen yn ei hadroddiad blynyddol

Y gofynion ar gyfer pob elusen

Mae’n rhaid i bob elusen gynnwys eu polisi ar gronfeydd wrth gefn yn eu hadroddiad blynyddol, gan nodi lefel y cronfeydd wrth gefn sy’n cael eu dal a pham eu bod yn cael eu dal. Os nad oes gan yr elusen bolisi cronfeydd wrth gefn, dylai gynnwys datganiad i’r effaith hwnnw.

Lle mae cronfeydd materol wedi’u dynodi, dylai’r datganiad polisi cronfeydd wrth gefn feintioli ac egluro pwrpasau’r dynodiadau hyn a, lle caiff ei neilltuo ar gyfer gwariant yn y dyfodol, amseriad tebygol y gwariant.

Y gofynion ar gyfer elusennau mwy

Disgwylir lefel uwch o atebolrwydd cyhoeddus ac adrodd ar stiwardiaeth gan elusennau mwy, a ddiffinnir gan y SORP Elusennau (FRS 102) fel y rhai sydd ag incwm o £500,000 neu fwy. Anogir elusennau mwy i gynnwys y wybodaeth ychwanegol ganlynol yn eu hadolygiad o gronfeydd wrth gefn yr elusen:

• nodi cyfanswm y cronfeydd sydd gan yr elusen ar ddiwedd y cyfnod adrodd

• nodi swm unrhyw gronfeydd sy’n gyfyngedig ac nad ydynt ar gael at ddibenion cyffredinol yr elusen ar ddiwedd y cyfnod adrodd

• adnabod ac esbonio unrhyw symiau sylweddol sydd wedi’u dynodi neu eu hymrwymo fel arall ar ddiwedd y cyfnod adrodd

• nodi amseriad tebygol gwariant unrhyw symiau sylweddol a ddynodwyd neu a ymrwymwyd fel arall ar ddiwedd y cyfnod adrodd

• nodi swm unrhyw gronfa y gellir ei wireddu dim ond trwy waredu asedau sefydlog diriaethol neu fuddsoddiadau sy’n gysylltiedig â rhaglen

• nodi swm y cronfeydd wrth gefn sydd gan yr elusen ar ddiwedd y cyfnod adrodd ar ôl caniatáu ar gyfer unrhyw gronfeydd cyfyngedig, a swm y dynodiadau, ymrwymiadau (na ddarperir ar ei gyfer fel rhwymedigaeth yn y cyfrifon) neu swm cario asedau swyddogaethol y mae’r elusen yn ystyried eu bod yn cynrychioli ymrwymiad o’r cronfeydd wrth gefn sydd ganddi

• cymharu swm y cronfeydd wrth gefn â pholisi cronfeydd wrth gefn yr elusen ac esbonio, lle ei fod yn berthnasol, pa gamau sy’n cael eu cymryd i gysoni swm y cronfeydd wrth gefn a ddelir i mewn i lefel y cronfeydd wrth gefn a nodwyd gan yr ymddiriedolwyr fel ei fod yn briodol o ystyried eu cynlluniau ar gyfer gweithgareddau’r elusen yn y dyfodol

4.2 Nid oes gan yr elusen gronfeydd wrth gefn neu mae ganddi gronfeydd wrth gefn dros ben

Beth bynnag yw polisi’r ymddiriedolwyr, dylai buddiolwyr, cyllidwyr a’r Comisiwn fel rheolydd allu gweld sut y mae wedi’i gyfiawnhau.

Dim neu dim digon o arian wrth gefn

Mewn rhai achosion, gall elusen benderfynu gweithredu heb unrhyw gronfeydd wrth gefn. Mae rhai ymddiriedolwyr yn cyllidebu i wario’r holl incwm a dderbynnir bob blwyddyn ar weithgareddau’r elusen. Gall elusennau eraill ganfod nad yw telerau rhai ffynonellau cyllid yn caniatáu i gronfeydd gael eu neilltuo fel cronfa wrth gefn.

Gall diffyg arian wrth gefn greu risg ariannol o’r posibilrwydd o wariant anrhagweledig, diffyg incwm neu anallu i reoli costau. Dylai ymddiriedolwyr sy’n dewis mabwysiadu polisi cronfeydd wrth gefn ‘lefel sero’ ystyried y risgiau ariannol a’r risgiau eraill sy’n gynhenid i bolisi o’r fath a rhaid iddynt egluro eu polisi yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr.

Dylai ymddiriedolwyr seilio eu polisi cronfeydd wrth gefn ar y risgiau y gallai eu helusen a’u buddiolwyr eu hwynebu a sut i’w rheoli. Dylai polisi cronfeydd wrth gefn elusen gyfiawnhau pam nad yw’n cadw unrhyw gronfeydd wrth gefn neu sut mae’n ymdopi â chronfeydd wrth gefn annigonol. Beth bynnag yw polisi’r ymddiriedolwyr, dylai buddiolwyr, cyllidwyr a’r Comisiwn fel rheolydd allu gweld sut y mae wedi’i gyfiawnhau.

Bydd rhai elusennau yn gallu cyfiawnhau dal lefel benodol o gronfeydd wrth gefn ond ni fyddant yn gallu cronni cronfeydd wrth gefn i’r lefel honno, neu efallai i unrhyw lefel o gwbl. Bydd llawer o elusennau newydd yn arbennig yn y sefyllfa honno. Er bod y Comisiwn yn derbyn na fydd rhai elusennau wedi cael yr adnoddau i sefydlu cronfa wrth gefn, mae’r Comisiwn yn dal i ddisgwyl i elusennau o’r fath gael polisi cronfeydd wrth gefn.

Os nad oes gan elusen y cronfeydd wrth gefn y mae’n meddwl sydd eu hangen arni, mae’n agored i fwy o risg ac mae’r Comisiwn yn disgwyl i’r ymddiriedolwyr fynd i’r afael â hyn drwy, er enghraifft, gynllunio sut i:

• weithredu eu polisi cronfeydd wrth gefn

• godi’r arian angenrheidiol

• amrywio eu sylfaen ariannu

• liniaru’r risgiau a allai godi os yw’r elusen yn orfod cau yn sydyn

Lle mae cronfeydd wrth gefn elusen yn ymddangos yn rhy uchel

Gall lefel cronfeydd wrth gefn neu gronfeydd heb eu gwario ymddangos i roddwyr, buddiolwyr neu’r Comisiwn yn rhy uchel ac mae hyn yn gyffredinol am ddau reswm.

Yn gyntaf, oherwydd nid yw’r ymddiriedolwyr wedi esbonio’n llawn y rhesymau pam eu bod yn cadw lefel y cronfeydd wrth gefn y maent. Er enghraifft, os yw elusen yn defnyddio ffurf safonol ar eiriad polisi cronfeydd wrth gefn, nid yw’n debygol y bydd yn dweud stori’r elusen neu’n esbonio pam mae gan yr elusen y lefel o incwm heb ei wario sydd ganddi. Gallai hyn hefyd fod yn gyfle i wirio bod polisi’r elusen yn briodol i’w hanghenion.

Yn ail, oherwydd eu bod yn cael anhawster i ddefnyddio eu harian. Dylai elusen sydd â chronfeydd wrth gefn gormodol neu gronfeydd heb eu gwario archwilio’r rhesymau am hyn, er enghraifft a allent wneud mwy i gynyddu nifer y buddiolwyr sydd â hawl i ddefnyddio gwasanaeth yr elusen i wneud hynny.

Os oes gan elusen fwy o adnoddau nag sydd eu hangen i gyflawni ei holl ddibenion yn y pen draw, rhaid i’r ymddiriedolwyr ystyried os dylai dibenion yr elusen gael eu diwygio i alluogi’r elusen i weithredu’n fwy effeithiol.

5. Cwestiynau eraill am gronfeydd wrth gefn

5.1 Gall elusen fuddsoddi ei chronfeydd wrth gefn?

Yr ateb byr

Gallant, gellir buddsoddi. Fodd bynnag, oherwydd eu natur, mae gwarchodfeydd yn tueddu i fod yn adnoddau y gall fod eu hangen yn y tymor byr i ganolig. Dylai ymddiriedolwyr felly sicrhau bod cronfeydd wrth gefn yn cael eu buddsoddi mewn ffordd y gellir ei gwireddu’n hawdd fel arian parod, pan fod angen.

Yn fwy manwl

Pan fydd adnoddau sylweddol yn cael eu dal mewn cronfeydd wrth gefn o flwyddyn i flwyddyn, dylai’r ymddiriedolwyr ystyried os oes modd buddsoddi rhywfaint neu’r cyfan o’r cronfeydd wrth gefn i gael enillion ariannol i’r elusen. Wrth wneud y penderfyniad buddsoddi, dylai’r ymddiriedolwyr ystyried pryd y gallai fod angen y cronfeydd wrth gefn (hylifedd y buddsoddiad) a lefel dderbyniol y risg buddsoddi.

Bydd angen i’r polisi buddsoddi a fabwysiedir adlewyrchu asesiad yr ymddiriedolwyr o’r tebygolrwydd y bydd angen cyrchu rhai neu’r cyfan o’r cronfeydd wrth gefn ar fyr rybudd. Mae rhai buddsoddiadau yn fwy priodol fel daliadau hirdymor a gallant fod yn anaddas neu’n risg rhy uchel pan wyddys y bydd angen swm penodol o arian parod yn y tymor byr neu ar fyr rybudd i ddiwallu angen brys.

I elusennau sydd â symiau bach i’w buddsoddi, gall eu polisi buddsoddi ar gyfer cronfeydd wrth gefn fod yn syml iawn, megis dal cronfeydd wrth gefn yr elusen gyda banc neu gymdeithas adeiladu yn y DU mewn cyfrif sy’n cynnal llog sy’n gysylltiedig â chyfrif cyfredol yr elusen sy’n caniatáu ar gyfer trosglwyddo arian ar yr un diwrnod.

Os yw swm y cronfeydd wrth gefn a ddelir yn fawr a bod yr ymddiriedolwyr yn penderfynu buddsoddi’r cyfan neu ran o’r cronfeydd wrth gefn hynny mewn ystod ehangach o fuddsoddiadau nag ar adnau’n unig, yna efallai y bydd angen dadansoddiad manylach o pham mae’r cronfeydd wrth gefn yn cael eu cadw a pha mor gyflym y gallai fod angen cael mynediad at y cronfeydd wrth gefn hynny. Dylai hyn gynnwys ystyriaeth fanylach o’r risgiau y gallai fod angen y cronfeydd wrth gefn ar eu cyfer a’r amserlen y gallai fod angen arian parod ynddi. Mae buddsoddi cronfeydd wrth gefn mewn asedau heblaw arian parod hefyd yn golygu mwy o risg buddsoddi. Er enghraifft, mae buddsoddi mewn cyfranddaliadau a bondiau corfforaethol yn cynnig y potensial o adenillion buddsoddi uwch ond mae hefyd yn golygu mwy o risg o golled.

Mae’r SORP Elusennau a’r Rheoliadau yn ei wneud yn ofynnol i elusennau sy’n destun archwiliad statudol nodi eu polisi buddsoddi, gan gynnwys eu hamcanion buddsoddi a pherfformiad y buddsoddiadau yn erbyn yr amcanion hynny yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr. Mae’r gofyniad hwn hefyd yn berthnasol i gronfeydd wrth gefn a fuddsoddwyd. I gael cyngor pellach ar fuddsoddiadau, cyfeiriwch at ganllaw’r Comisiwn Elusennau a materion buddsoddi: canllaw i ymddiriedolwyr (CC14).

5.2 Beth yw’r sail gyfreithiol ar gyfer dal ac adrodd ar gronfeydd wrth gefn?

Ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Mae pŵer gan rai elusennau i ddal cronfeydd wrth gefn yn eu dogfen lywodraethol; gall pob un arall ddibynnu ar bwerau sydd ymhlyg yn y gyfraith. Gall ymddiriedolwyr ddefnyddio’r pwerau hyn os ydynt yn fodlon bod gwneud hynny er lles gorau’r elusen: dylai polisi cronfeydd wrth gefn eu helusen adlewyrchu eu rhesymeg. Wrth wneud y penderfyniad hwn, dylai ymddiriedolwyr elusennau anghorfforedig ei bwyso a’i fesur yn erbyn egwyddor y gyfraith ymddiriedolaeth gyffredinol y dylai cronfeydd a dderbynnir fel incwm gael eu gwario o fewn cyfnod rhesymol o dderbyn y cronfeydd.

Yn fwy manwl

Mae dyletswydd gyfreithiol gyffredinol ar ymddiriedolwyr elusen i wario incwm o fewn amser rhesymol i’w dderbyn. Gall ymddiriedolwyr wario’r incwm hwn i ariannu gweithgareddau elusennol, caffael asedau i’w defnyddio yng ngwaith yr elusen, a thalu costau rhedeg yr elusen o ddydd i ddydd. I ddal incwm mewn cronfa wrth gefn yn hytrach na’i wario, mae ymddiriedolwyr yn dibynnu ar bŵer penodol neu ymhlyg i ddal cronfeydd wrth gefn a rhaid iddynt ddefnyddio’r pŵer hwnnw er lles gorau’r elusen.

Gall dogfen lywodraethol yr elusen, mewn rhai achosion, roi pŵer cyfreithiol penodol i’r ymddiriedolwyr ddal incwm wrth gefn yn hytrach na’i wario’n brydlon. Nid yw’r pŵer hwn yn gyffredin ond mae’n dal yn werth gwirio’r ddogfen lywodraethol rhag ofn bod pŵer datganedig o’r fath i ddal cronfeydd wrth gefn.

Y sefyllfa fwyaf cyffredin yw y bydd rhaid i ymddiriedolwyr ddibynnu ar eu pŵer ymhlyg i ddal cronfeydd wrth gefn. Ni fydd pŵer ymhlyg yn cael ei ysgrifennu yn y ddogfen lywodraethol ond mae’n bŵer sydd ymhlyg yn nyletswyddau ymddiriedolwyr, sy’n eu galluogi i gymryd camau sy’n angenrheidiol er mwyn i’r elusen weithredu’n briodol.

Mae ymddiriedolwyr wedi’u cyfiawnhau wrth arfer eu pŵer i ddal cronfeydd incwm wrth gefn, boed yn ddatganedig neu’n oblygedig, dim ond os ydynt yn ystyried bod angen gwneud hynny er lles gorau’r elusen.

Mae angen i’r pŵer i ddal cronfeydd wrth gefn gael ei ddefnyddio’n briodol gan ymddiriedolwyr. Os defnyddir y pŵer heb gyfiawnhad, yna gallai dal incwm wrth gefn fod yn dor-ymddiriedaeth. Gall methiant i adrodd ar bolisi cronfeydd wrth gefn yr elusen nodi nad yw ymddiriedolwyr wedi arfer eu pŵer cyfreithiol yn gywir; gall adroddiadau da helpu i ddangos bod y pŵer cyfreithiol i gadw cronfeydd wrth gefn wedi’i ddefnyddio’n briodol.

5.3 Gall ymddiriedolwyr gronni cronfeydd incwm?

Ni ddylid cymysgu pŵer i gronni incwm drwy ychwanegu incwm at gyfalaf cronfa waddol â dal incwm fel cronfeydd wrth gefn. Mae pŵer gan nifer fach o elusennau yn eu dogfen lywodraethol i ychwanegu incwm yr elusen at gyfalaf cronfa waddol. Ni all incwm gael ei gronni yn y modd hwn heblaw bod pŵer datganedig gan yr ymddiriedolwyr sy’n caniatáu iddynt wneud hynny.

Os caiff arian ei gronni heb bŵer i’w drosi’n waddol, yna maent yn parhau i fod yn gronfeydd incwm. Mae cronfeydd incwm cronedig o’r fath yn anghyfyngedig ac yn cyfrif fel cronfeydd wrth gefn; rhaid eu hadrodd felly yn yr adroddiad blynyddol.

5.4 Beth yw’r materion treth sy’n gysylltiedig â chadw cronfeydd wrth gefn?

Ni ddylai unrhyw oblygiadau treth anffafriol i gadw cronfeydd wrth gefn y gellir eu cyfiawnhau.

Mae llawer o’r incwm a dderbynnir gan elusennau wedi’i eithrio rhag Treth Incwm a Threth Gorfforaeth ar yr amod bod yr arian yn cael ei ddefnyddio at ddibenion elusennol yn unig. Mae rhagor o wybodaeth ar gael gan Gyllid a Thollau EM.

5.5 Codi arian a gwneud cais am grantiau neu gontractau os oes gan elusen gronfeydd wrth gefn

Yr ateb byr

Mae’n bwysig wrth godi arian bod ymddiriedolwyr yn cynnal hyder y cyhoedd yn eu helusen drwy fod yn agored ac yn dryloyw ynghylch angen eu helusen am arian. Os oes gan yr elusen gronfeydd wrth gefn dros ben, dylai’r ymddiriedolwyr sicrhau nad ydynt yn camliwio’r brys neu’r angen am arian.

Pan fydd elusen yn gwneud cais am grant neu’n gwneud cais am gontract, mae’n bwysig bod y cyllidwr yn deall polisi cronfeydd wrth gefn yr elusen a bod y polisi’n esbonio ac yn cyfiawnhau’r cronfeydd wrth gefn a ddelir.

Yn fwy manwl

Mae pob elusen yn gyfrifol am sicrhau nad yw ei hapeliadau yn camliwio sefyllfa ariannol yr elusen. Mae hyn yn wir os yw’r apeliadau am roddion cyhoeddus gwirfoddol, rhoddion corfforaethol, cymynroddion, grantiau neu unrhyw fath arall o incwm, ac os ydynt yn cael eu gwneud drwy hysbysebu, post uniongyrchol, yn bersonol, neu drwy unrhyw ddull arall.

Os credir yn eang bod gan elusen gronfeydd wrth gefn mawr, gall apeliadau pellach am gronfeydd achosi dicter yn erbyn yr elusen am ei fod yn ymddangos ei fod yn ceisio cyllid nad oes ei hangen arni. Wrth eirio ei hapeliadau, ac wrth ymdrin ag unrhyw ymateb i’r apeliadau, dylai ymddiriedolwyr fod yn ofalus i beidio â rhoi’r argraff anghywir i unrhyw un ynghylch graddau neu frys angen eu helusen am arian.

Gall rhai elusennau gael anawsterau gyda’r ffordd y mae cyllidwyr yn gweld eu cronfeydd wrth gefn. Os yw’r cronfeydd wrth gefn yn ymddangos yn rhy fawr, efallai y bydd rhagdybiaeth nad oes angen cronfeydd ychwanegol ar yr elusen. Os yw’r cronfeydd wrth gefn yn ymddangos yn rhy isel, gallai fod gwrthodiad i ariannu ar y sail bod cyllid yr elusen yn ansefydlog a gall yr elusen fod mewn perygl o anhawster ariannol neu ansolfedd.

Dylai ymddiriedolwyr sicrhau eu bod yn gallu esbonio eu polisi cronfeydd wrth gefn i gyllidwyr trwy ddangos:

• bod y cronfeydd wrth gefn a ddelir yn seiliedig ar bolisi a dealltwriaeth glir o’r hyn y mae’r arian i’w ddefnyddio ar ei gyfer

• bod yr elusen yn gweithredu gyda chronfeydd wrth gefn digonol i osgoi anawsterau ariannol

• bod cronfeydd wrth gefn yn elfen hanfodol o gynllunio strategol, gweithredol a chyllidebol

• bod yr elusen yn dryloyw ynghylch lefel y cronfeydd wrth gefn

Os yw ymddiriedolwyr yn ceisio grantiau neu gontractau gan gyllidwyr dylent sicrhau eu bod yn:

• deall polisi’r cyllidwr tuag at gronfeydd wrth gefn ymgeiswyr

• ceisio cyfleoedd i esbonio i’r cyllidwr bolisi cronfeydd wrth gefn eu helusen a’r rhesymau dros lefel y cronfeydd wrth gefn a ddelir

• cyflwyno polisi cronfeydd wrth gefn a lefel cronfeydd wrth gefn yr elusen mewn ffordd y gellir ei deall yn glir

6. Termau technegol a ddefnyddir yn y canllaw hwn

Defnyddir y termau canlynol drwy’r canllawiau hyn a dylid eu dehongli fel rhai sydd â’r ystyron penodol a roddir.

Adroddiad blynyddol: adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a baratowyd o dan Ddeddf Elusennau 2011 (fel y diwygiwyd).

SORP Elusennau (FRS102): mae hwn yn rhoi arweiniad i elusennau ar sut i gymhwyso’r Safon Adroddiadau Ariannol sy’n gymwys yn y DU a Gweriniaeth Iwerddon, y cyfeirir ati fel FRS 102. Mae’n nodi’r arfer a argymhellir ar gyfer paratoi adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a pharatoi cyfrifon ar sail croniadau. Ar gyfer blynyddoedd ariannol sy’n dechrau ar neu ar ôl 1 Ionawr 2016, mae’r SORP Elusennau (FRS 102) yn cael ei gymryd ynghyd â’r newidiadau a wnaed i’r SORP hwnnw ym Mwletin Diweddaru 1. Nid yw’n gymwys i elusennau sy’n paratoi cyfrifon derbyniadau a thaliadau.

Cronfeydd dynodedig: rhan o’r cronfeydd anghyfyngedig y mae’r ymddiriedolwyr wedi’u clustnodi ar gyfer prosiect neu ddefnydd arbennig, heb gyfyngu neu ymrwymo’r cronfeydd yn gyfreithiol. Gall yr ymddiriedolwyr ddileu’r dynodiad os byddant yn penderfynu’n ddiweddarach na ddylai’r elusen fwrw ymlaen neu barhau â’r defnydd neu’r prosiect y dynodwyd yr arian ar ei gyfer.

Cronfeydd gwaddol: cronfeydd y mae’n ofynnol yn gyfreithiol i’r ymddiriedolwyr eu buddsoddi neu eu cadw a’u defnyddio at ddibenion yr elusen. Gall gwaddol fod yn wariadwy neu’n barhaol.

Gwaddol gwariadwy: cronfa waddol lle mae gan yr ymddiriedolwyr y pŵer i drosi’r eiddo (h.y. tir, adeiladau, buddsoddiadau neu arian parod) yn ‘incwm’. Gellir ei wahaniaethu oddi wrth ‘incwm’ gan absenoldeb dyletswydd gadarnhaol ar ran yr ymddiriedolwyr i’w gymhwyso at ddibenion yr elusen, heblaw a hyd nes y bydd y pŵer hwn i drosi’n ‘incwm’ yn cael ei arfer mewn gwirionedd.

Dogfen lywodraethol: unrhyw ddogfen sy’n pennu dibenion yr elusen ac, fel arfer, sut y caiff ei weinyddu. Gall fod yn weithred ymddiriedolaeth, cyfansoddiad, trawsgludiad, ewyllys, memorandwm ac erthyglau cymdeithasu, Siarter Frenhinol neu gynllun y Comisiwn.

Cronfeydd incwm ac incwm: yr holl adnoddau sy’n dod i mewn sydd ar gael i elusen ac y mae’n ofynnol yn gyfreithiol i’r ymddiriedolwyr eu gwario er mwyn hyrwyddo ei ddibenion elusennol o fewn amser rhesymol i’w derbyn. Gall cronfeydd incwm fod yn anghyfyngedig neu wedi’u cyfyngu i ddiben arbennig yr elusen.

Perthnasedd neu berthnasol: cronfa berthnasol yw un y mae’r ymddiriedolwyr neu eu harchwiliwr annibynnol yn barnu ei fod mor bwysig fel y byddai ei hepgoriad neu ei chamddatganiad yn effeithio ar ddealltwriaeth y darllenydd o’r cyfrifon. Mae perthnasedd yn dibynnu ar faint, swm neu bwysigrwydd y gronfa mewn perthynas â chyfanswm y cronfeydd anghyfyngedig a chyfyngedig a reolir gan yr ymddiriedolwyr.

Gwaddol parhaol: yn syml, mae gwaddol parhaol yn eiddo y mae’n rhaid i’ch elusen ei gadw yn hytrach na’i wario. Mae dau brif fath o waddol parhaol:

• arian neu asedau eraill a roddwyd i’ch elusen i’w buddsoddi. Gellir gwario incwm y buddsoddiad yn unig

• eiddo a roddwyd i’ch elusen sy’n gorfod cael ei ddefnyddio at ddiben penodol yn unig Er engraifft, tir neu adeiladau a roddwyd i’w defnyddio fel ysgol neu faes hamdden

Mewn rhai amgylchiadau gall ymddiriedolwyr wario gwaddol parhaol ond dylent gwirio a oes angen awdurdod y Comisiwn arnynt.

Buddsoddiad cysylltiedig â rhaglen neu fuddsoddiad cymdeithasol: nid ‘buddsoddiad’ yn yr ystyr confensiynol o fuddsoddiad ariannol. Mae buddsoddiadau confensiynol yn cynnwys caffael ased gyda’r unig nod o enillion ariannol a fydd yn cael ei gymhwyso i amcanion yr elusen. Mewn cyferbyniad, mae buddsoddiadau cysylltiedig â rhaglen neu fuddsoddiadau cymdeithasol yn cael eu gwneud yn uniongyrchol er mwyn cyflawni dibenion elusennol y sefydliad. Er y gallant gynhyrchu rhywfaint o elw ariannol, nid y prif gymhelliant dros eu gwneud yw hyrwyddo amcanion yr elusen mewn gwirionedd.

Rheoliadau: Rheoliadau Elusennau (Cyfrifon ac Adroddiadau) 2008 (SI 2008 Rhif 629) sy’n nodi ffurf a chynnwys gofynnol adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a’r trefniadau craffu a chyfrifyddu ar gyfer elusennau. Mae’r rheoliadau hyn yn gymwys i adroddiadau blynyddol cwmnïau elusennol a gorfforwyd o dan y gyfraith cwmnïau ac elusennau heb fod yn gwmnïau ar gyfer cyfnodau cyfrifyddu sy’n dechrau ar neu ar ôl 1 Ebrill 2008.

Cronfeydd cyfyngedig: cronfeydd sy’n amodol ar ymddiriedolaethau penodol, y gellir eu datgan gan y rhoddwr(wyr) neu gyda’u hawdurdod (e.e. mewn apêl gyhoeddus) neu eu creu drwy broses gyfreithiol, ond sy’n dal i fod o fewn amcanion ehangach yr elusen. Gall cronfeydd cyfyngedig fod yn gronfeydd incwm cyfyngedig, sy’n cael eu gwario yn ôl disgresiwn yr ymddiriedolwyr er mwyn hyrwyddo rhyw agwedd(au) arbennig ar amcanion yr elusen, neu gallant fod yn gronfeydd gwaddol, lle mae angen buddsoddi’r asedau, neu eu cadw at ddefnydd gwirioneddol, yn hytrach na’u gwario.

Risg: a ddefnyddir yn y canllaw hwn i ddisgrifio’r ansicrwydd ynghylch digwyddiadau a’u canlyniadau a allai gael effaith ariannol sylweddol. Gall risg effeithio ar unrhyw faes o weithrediadau elusen.

Archwiliad statudol: mae hyn yn cyfeirio at y gofyniad yn y gyfraith elusennau i archwiliad gael ei gynnal os yw incwm gros a/neu asedau’r elusen yn fwy na’r trothwy perthnasol. Rhaid i archwiliad gael ei gynnal gan berson sy’n gymwys i’w benodi’n archwilydd cwmni, neu berson a gymeradwywyd gan y Comisiwn yn unol â’r rheoliadau.

Is-gwmni masnachu: unrhyw gwmni masnachu anelusennol sy’n eiddo’n gyfan gwbl i elusen, neu’r mwyafrif ohono’n eiddo i elusen i gyflawni gweithgareddau masnachu ar ran yr elusen.

Ymddiriedolwr: ymddiriedolwr elusen. Ymddiriedolwyr elusen yw’r bobl sy’n gyfrifol am reolaeth gyffredinol gweinyddiad yr elusen. Yn nogfen lywodraethol yr elusen gallant gael eu galw gyda’i gilydd yn ymddiriedolwyr, y bwrdd ymddiriedolwyr, ymddiriedolwyr rheoli, y pwyllgor rheoli, llywodraethwyr neu gyfarwyddwyr, neu gellir cyfeirio atynt gan ryw deitl arall.

Cronfeydd anghyfyngedig (gan gynnwys cronfeydd dynodedig): incwm neu gronfeydd incwm y gellir eu gwario yn ôl disgresiwn yr ymddiriedolwyr i hyrwyddo unrhyw un o amcanion yr elusen. Os yw rhan o gronfa incwm anghyfyngedig wedi’i chlustnodi ar gyfer prosiect arbennig gellir ei ddynodi’n gronfa ar wahân, ond mae’r dynodiad yn weinyddol yn unig, ac nid yw’n cyfyngu’n gyfreithiol ar ddisgresiwn yr ymddiriedolwyr i wario’r gronfa.

Atodiad 1: Dull syml o ddatblygu polisi cronfeydd wrth gefn

Mae’r 3 cwestiwn canlynol wedi’u cynllunio i helpu i arwain ymddiriedolwyr elusennau llai drwy’r materion y mae angen eu hystyried wrth ddatblygu eu polisi cronfeydd wrth gefn. Mae’n bosibl y bydd ymddiriedolwyr sy’n rheoli elusennau sydd â gweithgareddau neu strwythurau mwy cymhleth yn gweld nad yw’r dull hwn yn mynd yn ddigon manwl a dylent edrych ar y canllawiau a roddir yn Atodiad 2 yn lle hynny.

Cwestiwn 1. Oes angen i’ch elusen gadw cronfeydd wrth gefn?

Sail polisi cronfeydd wrth gefn da yw meddwl yn union pam y gallai fod angen i chi ddal rhywfaint o arian yn ôl fel cronfeydd wrth gefn. Mewn elusen fach, gyda strwythur syml a gweithgareddau syml, gallai’r rhesymau gynnwys:

a) Y risg o argyfwng na ragwelwyd neu angen annisgwyl arall am arian, e.e. bil mawr annisgwyl neu ddod o hyd i ‘arian sbarduno’ ar gyfer prosiect brys

b) Talu costau gweithredu o ddydd i ddydd nas rhagwelwyd, e.e. cyflogi staff dros dro i gyflenwi yn ystod absenoldeb salwch hirdymor

c) Ffynhonnell incwm, e.e. grant, ddim yn cael ei adnewyddu. Mae’n bosibl y bydd angen arian i roi amser i’r ymddiriedolwyr weithredu os yw incwm yn is na’r disgwyl

d) Ymrwymiadau, neu ddynodiadau, sydd wedi’u cynllunio, na ellir eu bodloni gan incwm yn y dyfodol yn unig, e.e. cynlluniau ar gyfer prynu ased mawr neu ar gyfer prosiect sylweddol sy’n gofyn i’r elusen ddarparu ‘arian cyfatebol’

e) Yr angen i ariannu diffygion tymor byr mewn cyllideb arian parod, e.e. efallai y bydd angen gwario arian cyn derbyn grant ariannu

Ar ôl ystyried yr uchod, os ydych yn meddwl bod angen cronfeydd wrth gefn, ewch i gwestiwn 2. Os byddwch yn dod i’r casgliad nad oes angen i’ch elusen ddal unrhyw gronfeydd wrth gefn, rhaid i chi esbonio hynny yn eich adroddiad blynyddol.

Cwestiwn 2. Faint sydd ei angen arnoch wrth gefn?

Gall lefel y cronfeydd wrth gefn fod yn swm targed neu’n ystod darged. Er enghraifft, am bob rheswm a nodir yng nghwestiwn 1:

a) Efallai y bydd angen swm i gwrdd ag argyfwng annisgwyl neu angen annisgwyl arall - ystyriwch risgiau a faint y gallai fod ei angen ar gyfer argyfyngau o’r fath; bydd hyn yn cynnwys barnu digwyddiadau a all ddigwydd a’u tebygolrwydd

b) Edrychwch ar eich cyllideb gwariant - oes angen cronfa wrth gefn fechan arnoch i gwrdd â chostau gweithredu na rhagwelwyd?

c) Gallai ansicrwydd ynghylch incwm yn y dyfodol olygu cael cronfeydd wrth gefn sy’n cyfateb i nifer o wythnosau o incwm sy’n cyfateb i ystod o £x i £y, i ganiatáu amser i ddatblygu ffynonellau incwm newydd neu i dorri’n ôl ar wariant cysylltiedig

d) Byddai ymrwymiad gwariant cynlluniedig na ellir ei fodloni o incwm yn y dyfodol yn awgrymu bod angen neilltuo swm penodol - yn aml bydd y swm hwn yn cael ei gynnwys mewn dynodiadau yn y cyfrifon

e) Mae’n bosibl y bydd angen swm i dalu am ‘gafnau’ yn y gyllideb arian parod – adolygu cyllidebau i ganfod faint y gallai fod ei angen

I grynhoi, dylai’r risgiau ariannol a nodir gennych ddylanwadu ar faint o gronfeydd wrth gefn y targedwch i’w dal a chael eu hesbonio yn eich polisi cronfeydd wrth gefn.

Cwestiwn 3. Oes gennych chi unrhyw arian wrth gefn ar ddiwedd y flwyddyn?

Y cam olaf yw cymharu’r hyn y gallai fod ei angen arnoch wrth gefn â’r hyn sydd gennych mewn gwirionedd. Dylech chi:

• gyfrifo swm unrhyw gronfeydd wrth gefn yn unol â’r diffiniad o gronfeydd wrth gefn a roddir yn adran 3.1 o’r canllaw

• nodi faint o arian wrth gefn a ddelir a chymharu â’r swm targed neu’r ystod darged a osodwyd ar gyfer cronfeydd wrth gefn

• esbonio unrhyw ddiffyg neu ormodedd yn y cronfeydd wrth gefn yn erbyn y targed a osodwyd

• esbonio unrhyw gamau sy’n cael eu cymryd neu yn yr arfaeth i gysoni’r cronfeydd wrth gefn â’ch targed

Lle mae’r gwahaniaeth yn fach, efallai na fydd angen gweithredu.

Rhaid cynnwys gwybodaeth am y polisi cronfeydd wrth gefn a lefel y cronfeydd wrth gefn a ddelir yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr.

Atodiad 2: Dull integredig o ddatblygu polisi cronfeydd wrth gefn ar gyfer elusen sydd â gweithgareddau a strwythurau mwy cymhleth

Mae angen i ymddiriedolwyr elusennau sydd â gweithgareddau a strwythurau mwy cymhleth ystyried ystod ehangach o ffactorau wrth ddatblygu eu polisi cronfeydd wrth gefn. Bydd yr elusennau hyn yn ymgymryd ag ystod ehangach o weithgareddau neu’n ariannu graddfa o weithrediadau llawer mwy nag elusennau gyda materion symlach. Er enghraifft, gallant fod yn masnachu at ddiben sylfaenol neu’n darparu nwyddau neu wasanaethau dan gontract. Maent yn debygol o ddal nifer o gronfeydd cyfyngedig, cyflogi staff a gallant fod yn berchen ar adeiladau neu weithredu is-gwmnïau masnachu.

Nid yw gosod polisi cronfeydd wrth gefn yn dasg a gyflawnir ar ei ben ei hun. Mae polisi cronfeydd wrth gefn yn gynnyrch prosesau cynllunio strategol, cyllidebu a rheoli risg elusen. Mae’r prosesau hyn yn rhoi’r wybodaeth sydd ei hangen ar ymddiriedolwyr i sefydlu’n union pam y gallai fod angen cronfeydd wrth gefn arnynt a’u helpu i feintioli’r angen hwnnw. Mae’r camau sy’n gysylltiedig â’r prosesau hyn yn cydberthyn â chanlyniad un broses yn llywio proses arall. Er enghraifft, bydd risgiau ariannol a nodwyd yn llywio’r gyllideb a’r polisi cronfeydd wrth gefn. Gellir mynd ati i osod polisi cronfeydd wrth gefn mewn gwahanol ffyrdd. Mae’r atodiad hwn yn cyflwyno un dull ac fe’i nodir fel camau mewn proses, ond mae’n bwysig cofio bod pob un o’r camau hyn yn gysylltiedig.

Cam 1: Deall natur y cronfeydd elusennol a ddelir

Cam 2: Nodi asedau swyddogaethol

Cam 3: Deall effaith ariannol risg

Cam 4: Adolygu ffynonellau incwm

Cam 5: Effaith cynlluniau ac ymrwymiadau’r dyfodol

Cam 6: Cytuno ar bolisi cronfeydd wrth gefn

Wrth gymryd pob un o’r camau hyn, dylai ymddiriedolwyr fyfyrio ar y canllaw a meddwl sut y mae’n gymwys yn amgylchiadau eu helusen eu hunain. O hyn gallant ddatblygu eu polisi cronfeydd wrth gefn. Ni fydd pob ffactor yn berthnasol i bob elusen. Yn yr un modd, gall rhai ffactorau gael mwy o ddylanwad nag eraill o ran llywio meddylfryd yr ymddiriedolwyr wrth ddatblygu eu polisi cronfeydd wrth gefn.

Cam 1: Deall natur y cronfeydd elusennol a ddelir

Cronfeydd wrth gefn yw’r rhan honno o gronfa incwm anghyfyngedig elusen sydd ar gael am ddim i’w gwario ar unrhyw un o ddibenion yr elusen. Er mwyn pennu polisi cronfeydd wrth gefn, mae’n hanfodol i ymddiriedolwyr ddeall unrhyw gyfyngiadau ar ddefnyddio cronfeydd yr elusen. Mewn rhai amgylchiadau gall dal cronfeydd cyfyngedig leihau’r angen i ddal cronfeydd wrth gefn at ddibenion penodol.

Dim ond at ddibenion arbennig elusen sy’n gulach na dibenion elusennol cyffredinol yr elusen y gellir defnyddio cronfeydd cyfyngedig. Mae cronfeydd cyfyngedig yn cynnwys gwaddolion, ac mae cronfeydd incwm cyfyngedig wedi’u heithrio o’r diffiniad o gronfeydd wrth gefn. Fodd bynnag, gall natur a swm y cronfeydd cyfyngedig ddylanwadu ar swm y cronfeydd wrth gefn a ddelir gan elusen.

Er enghraifft, gall elusen cymorth tramor weithredu ar sail fyd-eang ond mae ganddi gronfa incwm cyfyngedig ar gyfer ardal Asia. Mae cronfa incwm cyfyngedig ar gyfer Asia, nad yw fel arall yn gyfyngedig o ran ei ddefnydd, yn golygu y gellir ariannu unrhyw un o’r gweithgareddau a’r rhaglenni yn Asia o’r gronfa incwm cyfyngedig honno. Gall yr hyblygrwydd hwn leihau neu ddileu’r angen i’r elusen ddal cronfeydd anghyfyngedig wrth gefn ar gyfer ei gweithgareddau yn Asia.

Mae gwaddol gwariadwy wedi’i eithrio o’r diffiniad o gronfeydd wrth gefn. Serch hynny, mae gwaddol gwariadwy yn cynnig hyblygrwydd sylweddol i ymddiriedolwyr o ran sut y gallant ddefnyddio’r cronfeydd, a gall hyn ddylanwadu ar faint o gronfeydd wrth gefn y mae ymddiriedolwyr yn dewis eu dal. Gall gwaddol gwariadwy, o’i fuddsoddi, ddarparu ffrwd incwm gymharol sicr ond mae gan yr ymddiriedolwyr hefyd yr opsiwn o wario’r cyfan, neu ran, o’r gwaddol. Gall y rhyddid hwn leihau’r angen am gronfeydd wrth gefn, yn enwedig os nad yw’r elusen yn gwbl ddibynnol ar yr incwm buddsoddi a ddarperir gan y gwaddoliad gwariadwy i ariannu ei gweithgareddau.

Fodd bynnag, os yw elusennau sydd â gwaddol gwariadwy yn dibynnu ar yr incwm buddsoddi i ariannu gweithgareddau craidd neu barhaus, yna gall yr angen am gronfeydd wrth gefn fod yn fwy. Mae ymddiriedolwyr yn llai tebygol o fod yn fodlon gwario’r gwaddol gwariadwy os bydd hyn yn lleihau’r incwm sydd ar gael i ariannu gweithgareddau yn y dyfodol.

Ni all cronfa waddoledig barhaol gael ei wario fel incwm ac felly mae’r cyfalaf yn cael ei fuddsoddi i gynhyrchu incwm i’r elusen. Os nad yw telerau’r gwaddol parhaol yn cyfyngu ar ei ddefnydd yna mae’r incwm yn ddigyfyngiad a gellir ei wario ar unrhyw un o ddibenion yr elusen. Bydd sicrwydd cymharol yr incwm buddsoddi o gronfa waddol yn ffactor a all ddylanwadu ar yr angen am gronfeydd wrth gefn. Cyflwynodd Deddf Elusennau 2011 (fel y diwygiwyd) newidiadau sy’n rhoi mwy o hyblygrwydd i elusennau wario rhywfaint neu’r cyfan o’u gwaddol parhaol mewn rhai amgylchiadau.

Mae dull enillion cyfanswm at fuddsoddiad yn caniatáu mwy o hyblygrwydd i ymddiriedolwyr o ran sut y gellir dyrannu enillion buddsoddi i incwm cronfeydd. Mae’n ddull rheoli buddsoddiadau sy’n ystyried yr adenillion cyffredinol o’r buddsoddiad, enillion (a cholledion) cyfalaf ac unrhyw incwm. Yna bydd yr ymddiriedolwyr yn penderfynu faint o gyfanswm yr elw nas defnyddiwyd y gellir ei ddyrannu i incwm a faint sy’n cael ei gadw ar gyfer gwariant yn y dyfodol. Wrth wneud y penderfyniad hwn, rhaid i’r ymddiriedolwyr ystyried anghenion buddiolwyr presennol a buddiolwyr y dyfodol.

Gall hyblygrwydd y dull cyfanswm enillion alluogi elusennau sydd â chronfeydd gwaddoledig parhaol sylweddol i ddal lefel is o gronfeydd wrth gefn nag elusennau tebyg nad ydynt wedi dewis cyfanswm yr enillion. Mae cyfanswm yr enillion yn rhoi’r hyblygrwydd i ymddiriedolwyr wario arian a ddelir fel rhan o gyfanswm yr elw na ddefnyddiwyd pan fod angen ac felly gall leihau’r angen am gronfeydd wrth gefn.

Cam 2: Nodi asedau swyddogaethol

Mae nodi cronfeydd anghyfyngedig yn gam cychwynnol hanfodol yn natblygiad polisi cronfeydd wrth gefn. Fodd bynnag, gallai rhai asedau swyddogaethol a ddefnyddir yn weithredol gan elusen fod yn hanfodol i weithrediad eu strategaeth weithredol. Mae’r SORP Elusennau yn caniatáu’n benodol i gronfeydd a ddelir fel asedau sefydlog diriaethol at ddefnydd elusen gael eu heithrio o’r cronfeydd wrth gefn. Mae hyn yn cydnabod y bydd rhai asedau penodol yn cael eu defnyddio’n weithredol a gall eu gwaredu gael effaith andwyol ar allu elusen i gyflawni ei nodau.

Os yw’r ymddiriedolwyr yn ystyried bod asedau sefydlog swyddogaethol yn hanfodol i gyflawni nodau’r elusen yna gall gwerth asedau o’r fath gael ei ddynodi a’i eithrio o gyfrifo cronfeydd wrth gefn. Fodd bynnag, mae’n bwysig i ymddiriedolwyr ofyn pam fod asedau sefydlog arbennig yn cael eu dal. Er enghraifft, a ellid gwerthu swyddfa weinyddol gwerth uchel a defnyddio llety ar rent pe bai angen arian? Gallai rhai ymddiriedolwyr ystyried ased o’r fath fel rhan o’u cronfeydd wrth gefn y gellid eu gwireddu, os oes angen, i gefnogi eu gwaith gweithredol. Gallai’r sefyllfa hon, er enghraifft, gael ei chyferbynnu â chyfleuster gofal lle gallai ei werthu amharu ar ofal buddiolwyr a gallai fod yn anodd cael cyfleusterau arbenigol eraill i’w rhentu.

Yn yr un modd, os yw elusen yn gwneud buddsoddiadau cysylltiedig â rhaglen er mwyn hyrwyddo ei ddibenion elusennol yn unig, gall buddsoddiadau o’r fath gael eu heithrio o’r cronfeydd wrth gefn.

Cam 3: Deall effaith ariannol risg

Mae nodi a rheoli risg yn rhan bwysig o lywodraethu elusennau da. Bydd rhai risgiau, os ydynt yn codi, yn cael effaith ariannol a byddant yn cael eu hystyried fel rhan o’r broses gyllidebol. Bydd risg ariannol a nodwyd hefyd yn dylanwadu ac yn llywio polisi cronfeydd wrth gefn elusen. Gall dal cronfeydd wrth gefn fod yn rhan o strategaeth yr elusen ar gyfer rheoli effaith risg a nodwyd pe bai’n digwydd.

Mae canllaw’r Comisiwn Elusennau a rheoli risg (CC26) yn nodi’r risgiau allweddol y dylai’r rhan fwyaf o elusennau eu hystyried. Er bod risg yn ehangach na risg ariannol yn unig, wrth weithio trwy’r canllaw ar reoli risg, dylai ymddiriedolwyr ystyried yr effaith ariannol ar yr elusen pe bai’r digwyddiad a nodwyd yn digwydd a gofyn a oes angen cronfeydd wrth gefn i helpu i reoli’r effaith ariannol.

Dylai elusennau fod yn ymatebol i anghenion buddiolwyr ac i rai elusennau gall hyn godi ar frys ac yn annisgwyl. Unwaith eto, dylai elusennau ystyried yr angen i ddal cronfeydd wrth gefn mewn ymateb i ddigwyddiadau o’r fath neu a all ddibynnu ar apêl i’r cyhoedd os oes angen brys.

Cam 4: Adolygu ffynonellau incwm

Mae sefydlogrwydd incwm yn y dyfodol yn ffactor allweddol yn iechyd ariannol elusen. Bydd asesiad o sefydlogrwydd a sicrwydd ffynonellau incwm yn y dyfodol yn rhan bwysig o asesiad risg elusen a bydd yn bwydo i mewn i osod cyllideb a pholisi cronfeydd wrth gefn. Mae rhai o’r materion y dylai ymddiriedolwyr eu hystyried yn cynnwys:

• os yw incwm yr elusen yn dod o un ffynhonnell neu fwy nag un ffynhonnell

• os yw’r elusen yn arbennig o agored i niwed pe bai gostyngiad sydyn neu anrhagweladwy mewn ffynhonnell incwm arbennig

• os yw’r elusen yn dibynnu ar un contract neu grant am ran sylweddol o’i chyllid sy’n destun tendr neu adolygiad yn y dyfodol agos

• os yw unrhyw brif roddwr wedi nodi newid yn ei gynllun rhoi

• os yw apeliadau neu weithgareddau codi arian yn darparu ffynhonnell ariannu sefydlog

• os yw rhai ffynonellau incwm yn arbennig o agored i’r sefyllfa economaidd gyffredinol

Wrth adolygu sefydlogrwydd incwm, dylai ymddiriedolwyr ystyried:

• faint o rybudd o newid mewn incwm y byddai’r elusen yn cael

• y dyddiadau allweddol y mae contractau mawr neu grantiau i fod i gael eu hadolygu neu eu hadnewyddu

• effaith unrhyw sefydliadau eraill sy’n ceisio cyllid o’r un ffynonellau

• cryfder perthnasoedd a chyfathrebiadau’r elusen â’i rhoddwyr a’i chefnogwyr ariannol ynghylch esbonio ei hanghenion ariannol

Os oes gan elusen incwm sefydlog neu ragweladwy gall hyn leihau’r angen am gronfeydd wrth gefn. Fel arall, os yw incwm elusen yn gyfnewidiol neu’n ansicr, neu’n agored i ffactorau y tu allan i’w rheolaeth ei hun, gall hyn gyfiawnhau dal mwy o gronfeydd wrth gefn. Dylai ymddiriedolwyr ystyried hefyd os yw cronfeydd wrth gefn yr elusen yn ddigonol i’w diogelu rhag y risg o ansolfedd neu amhariad difrifol i’w gwaith elusennol.

Cam 5: Effaith cynlluniau ac ymrwymiadau’r dyfodol

Wrth osod y cynllun gweithredol ar gyfer y flwyddyn, bydd ymddiriedolwyr wedi ystyried sut y bydd y cynllun hwnnw’n hyrwyddo nodau’r elusen er budd y cyhoedd. Mae’r cynllun gweithredol yn dwyn ynghyd y gweithgareddau y bydd yr elusen yn ymgymryd â nhw â’r adnoddau sydd ar gael iddi.

Fel arfer mae’r cynllun gweithredol wedyn yn cael ei fynegi mewn termau ariannol fel cyllideb gyda’r incwm disgwyliedig wedi’i nodi yn ôl ffynhonnell a’r costau disgwyliedig wedi’u nodi yn ôl gweithgaredd a gynllunnir. Wrth osod cyllideb, bydd angen ystyried unrhyw gyfyngiad ar y defnydd o gronfeydd penodol ac ansicrwydd sy’n gysylltiedig â rhagweld incwm yn y dyfodol. Bydd y gyllideb arian parod yn helpu i nodi cyfnodau brig a thawelion yn llif arian yr elusen a bydd yn rhoi rhybudd ynghylch pryd y gallai fod angen defnyddio cronfeydd wrth gefn.

Ymrwymiadau a dynodiadau

Bydd ymrwymiadau a wnaed yn y blynyddoedd ariannol blaenorol a chyfredol hefyd yn effeithio ar gyllidebau arian parod. Er enghraifft, lle gwnaed ymrwymiadau i dalu grantiau dros nifer o flynyddoedd, efallai y bydd angen cronni cronfeydd wrth gefn i dalu’r costau hyn os yw ffrydiau incwm y dyfodol yn ansicr.

Fel rhan o gynllunio strategol elusen, bydd yr ymddiriedolwyr hefyd yn edrych y tu hwnt i’r cynllun gweithredol blynyddol a’r gyllideb flynyddol. Bydd hyn yn arbennig o bwysig wrth nodi prosiectau neu gynlluniau gwariant cyfalaf na ellir eu talu o incwm a ragwelir yn y dyfodol yn unig. Lle na ellir cwrdd â gwariant a gynllunnir o incwm un flwyddyn yn unig, gall hyn dynnu sylw at yr angen i gronni cronfeydd wrth gefn i gwrdd â gwariant yn y dyfodol. Os yw cronfeydd wrth gefn i gael eu cronni yn y modd hwn, yna bydd angen i gyllidebau adlewyrchu’r cynlluniau hyn.

Yn aml bydd yr arian a neilltuir i gwrdd ag ymrwymiadau a chynlluniau yn y dyfodol yn cael ei gadw fel cronfeydd dynodedig. Trwy nodi angen a gosod arian o’r neilltu mewn cronfa ddynodedig, gall ymddiriedolwyr gronni’r arian sydd ei angen dros gyfnod o amser a helpu i reoli risg ariannol prosiect. Yn y modd hwn maent yn lledaenu’r baich dros nifer o flynyddoedd. Wrth gyfrifo swm y cronfeydd wrth gefn a nodir mewn adroddiad blynyddol, gall ymddiriedolwyr eithrio’r swm a ddynodwyd yn briodol o gyfanswm y cronfeydd wrth gefn. Dylid egluro maint a natur y dynodiadau yn yr adroddiad blynyddol ynghyd ag amser tebygol eu gwariant.

Mae dynodiadau yn ymwneud â chynlluniau ar gyfer y dyfodol sy’n bodoli ar adeg benodol. Mae’r adroddiad blynyddol yn esbonio sefyllfa diwedd blwyddyn elusen ac felly ni all unrhyw ddynodiadau newydd gael eu sefydlu yn ôl-weithredol ar ôl diwedd y flwyddyn i guddio gwir lefel y cronfeydd anghyfyngedig a ddelir wrth gefn. Mae dynodiadau nad ydynt byth yn cael eu defnyddio, neu y mae eu natur yn cael eu newid yn aml heb wario arian, mewn perygl o ddwyn anfri ar yr elusen gyda rhoddwyr a chefnogwyr ariannol. Os gwneir cwyn i’r Comisiwn am gronfeydd wrth gefn elusen, gall defnydd amhriodol o gronfeydd dynodedig ddenu sylw rheoleiddio.

Cynlluniau pensiwn buddion diffiniedig

Os oes gan elusennau weithwyr sydd â hawl i bensiynau buddion diffiniedig (pensiynau cyflog terfynol), mae materion arbennig yn codi mewn perthynas â rhwymedigaethau’r elusen i’r cynllun pensiwn a all effeithio ar gronfeydd wrth gefn yr elusen.

Os yw elusen yn gweithredu, neu’n aelod o gynllun pensiwn buddion diffiniedig, dylai ymddiriedolwyr ddarllen y canllaw Cronfeydd wrth gefn elusennau a chynlluniau pensiwn buddion diffiniedig. Gall y cynllun pensiwn buddion diffiniedig fod yn gynllun aml-gyflogwr neu gynllun yr elusen ei hun. Yn dibynnu ar falans yr asedau a’r rhwymedigaethau o fewn y cynllun, gall fod gan yr elusen ased neu rwymedigaeth pensiwn.

Os yw’r ased neu rwymedigaeth pensiwn yn berthnasol, dylai’r datganiad polisi cronfeydd wrth gefn ystyried yr effaith ar sefyllfa ariannol a chronfeydd wrth gefn yr elusen ar wahân. Bydd goblygiadau llif arian o wneud yn iawn am unrhyw rwymedigaethau pensiwn yn dylanwadu ar y polisi cronfeydd wrth gefn ac adrodd ar y cronfeydd wrth gefn.

Os oes ased pensiwn, mae hwn fel arfer yn cael ei ddynodi ac nid yw’n cael ei gyfrif fel rhan o gronfeydd wrth gefn yr elusen oherwydd nid yw ar gael i ymddiriedolwyr yr elusen ei wario. Lle mae rhwymedigaeth bensiwn gall hyn olygu bod angen dynodi rhai neu’r cyfan o’r cronfeydd anghyfyngedig sydd fel arall heb eu hymrwymo i gwrdd â’r rhwymedigaeth honno i gyd neu ran ohoni. Bydd y penderfyniad os dylid dynodi cronfeydd i gwrdd ag atebolrwydd pensiwn yn dibynnu ar allu’r elusen i ariannu’r rhwymedigaeth honno o’i hincwm presennol ac yn y dyfodol.

Dylai ymddiriedolwyr esbonio i fudd-ddeiliaid yr elusen effaith cynllun pensiwn buddion diffiniedig ar ei pholisi cronfeydd wrth gefn. Dylai ymddiriedolwyr roi sylw arbennig i esbonio’n glir ac yn syml sut y dylid dehongli’r datgeliadau cyfrifyddu pensiynau yng nghyd-destun cyllid yr elusen.

Cam 6: Cytuno ar bolisi cronfeydd wrth gefn

Ar ôl ystyried y materion a ddisgrifir yng nghamau 1 i 5 gall yr ymddiriedolwyr wneud penderfyniad gwybodus ynghylch dal cronfeydd wrth gefn a’r swm i’w ddal. Os yw’r ymddiriedolwyr yn cytuno bod angen cronfeydd wrth gefn dylid esbonio’r rhain yn y polisi cronfeydd wrth gefn ynghyd â chyfiawnhad o lefel arfaethedig y cronfeydd wrth gefn a datganiad o’r cronfeydd wrth gefn a ddelir ar hyn o bryd. Dylai ymddiriedolwyr hefyd roi esboniad os yw’r cronfeydd wrth gefn a ddelir yn wahanol iawn i’r targed y maent wedi’i osod ar gyfer cronfeydd wrth gefn, neu os ydynt yn penderfynu na ddylid dal unrhyw gronfeydd wrth gefn a pham.