Canllawiau

Cyflogi ymddiriedolwr neu berson cysylltiedig

Cyhoeddwyd 25 Ebrill 2025

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Mae bod yn ymddiriedolwr yn rôl wirfoddol yn gyffredinol. Dyma sy’n gwneud y sector elusennol yn unigryw ac yn hybu ymddiriedaeth a hyder mewn elusennau. O ganlyniad, mae ymateb allanol i dalu ymddiriedolwyr yn aml yn negyddol.

Mae rheolau cyfreithiol sy’n berthnasol i ymddiriedolwyr sy’n cael eu talu. Os ydych yn dymuno cyflogi ymddiriedolwr, darllenwch y canllawiau hyn i ddeall:

• y rheolau, gan gynnwys cael pŵer neu awdurdod (caniatâd cyfreithiol)
• risgiau talu ymddiriedolwyr, er enghraifft beirniadaeth gyhoeddus
• y risgiau ychwanegol sy’n dod o gyflogi ymddiriedolwyr neu bobl sy’n gysylltiedig â nhw

Rhaid i chi ddilyn y rheolau hyd yn oed os yw’r trefniant o fudd i’r elusen.

Dilynwch y rheolau pan:

• rydych yn cyflogi ymddiriedolwr a fydd yn aros fel ymddiriedolwr
• rydych yn cyflogi ymddiriedolwr a fydd yn ymddiswyddo fel ymddiriedolwr, neu sydd wedi ymddiswyddo ond a oedd yn rhan o benderfyniadau am y rôl
• rydych yn cyflogi person sydd â pherthynas ag ymddiriedolwr (‘person cysylltiedig’)
• mai cwmni y mae’r elusen yn berchen arno neu’n ei reoli sy’n cyflogi’r ymddiriedolwr neu’r person cysylltiedig

Os nad ydych yn dilyn y rheolau, efallai y bydd yn rhaid i’r rhai a dderbyniodd y taliad, neu’r holl ymddiriedolwyr, ad-dalu’r elusen.

Dylech ddeall beth mae’n ei olygu i ‘dalu’ ymddiriedolwr. Mae’n golygu:

• rhoi gwobrau ariannol megis cyflog, ffioedd a/neu
• rhoi buddion eraill, megis defnydd am ddim o offer neu eiddo neu fynediad am ddim i wasanaethau y mae’n rhaid i bobl dalu amdanynt fel arfer

Mae’n bosibl y bydd yn rhaid i chi enwi’r ymddiriedolwr neu’r person cysylltiedig y gwnaethoch ei dalu a’r hyn y gwnaethoch ei dalu iddynt yng nghyfrifon eich elusen. Mae cyfrifon eich elusen yn dod yn wybodaeth gyhoeddus.

Mae’r canllawiau hyn yn gymwys i bob elusen.

Trosolwg

Mae’r trosolwg hwn yn nodi’r camau allweddol. Peidiwch â dibynnu ar y trosolwg hwn yn unig. Gwnewch yn siŵr eich bod yn darllen y canllawiau.

Cam 1: Mae’n rhaid i chi, fel ymddiriedolwyr, ystyried ei bod er lles gorau eich elusen i gyflogi’r ymddiriedolwr neu’r person cysylltiedig.

Cam 2: Pan fyddwch yn gwneud y penderfyniad, rhaid i chi reoli’r gwrthdaro buddiannau.

Cam 3: Rhaid i chi gael pŵer neu awdurdod i gyflogi:

• ymddiriedolwr a fydd yn aros fel ymddiriedolwr
• ymddiriedolwr sydd wedi ymddiswyddo neu a fydd yn ymddiswyddo fel ymddiriedolwr i ymgymryd â’r rôl
• cyn-ymddiriedolwr a oedd yn ymwneud â phenderfyniadau am y rôl
• person cysylltiedig

Mae angen pŵer neu awdurdod arnoch os mai’r cyflogwr yw is-gwmni’r elusen.

Os yw’ch elusen yn gwmni elusennol, gwiriwch a yw rheolau cyfraith cwmnïau ychwanegol yn gymwys.

Cam 4: Gwnewch yn siŵr eich bod yn cofnodi eich penderfyniad.

Cam 5: Dilynwch y rheolau ar datgelu taliadau ymddiriedolwyr yng nghyfrifon eich elusen.

Gwnewch y penderfyniad

Cam 1: Fel ymddiriedolwyr, rhaid i chi ystyried bod cyflogi ymddiriedolwr neu berson cysylltiedig er lles gorau’r elusen.

I’ch helpu i wneud hyn, meddyliwch am y canlynol.

Penodwch y person gorau ar gyfer y swydd

Dylech gynnal proses recriwtio deg ac agored i’ch helpu i benodi’r person gorau ar gyfer y swydd. Gwiriwch:

• nad yw ymddiriedolwr - yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol - wedi dylanwadu arnoch chi i greu neu gadw’r swydd
• bod y sgiliau a’r profiad rydych yn chwilio amdanynt yn bodloni anghenion y rôl, nid person penodol
• sut y byddwch yn hysbysebu’r swydd, fel bod yr ymgeiswyr gorau yn ymgeisio
• sut y byddwch yn asesu ymgeiswyr, fel eich bod yn dewis y person gorau

Peidiwch â:

• creu swydd er budd ymddiriedolwr, neu
• defnyddio cyflogaeth fel ffordd i dalu ymddiriedolwr am gyflawni ei ddyletswyddau ymddiriedolwr

Ni ddylai ymddiriedolwr sydd â diddordeb yn y swydd drosto’i hun neu ar ran person cysylltiedig fod yn gysylltiedig â:

• gwneud penderfyniadau am y swydd, megis sut i recriwtio neu ei chyflog, neu
• unrhyw weithgareddau fel ysgrifennu’r disgrifiad swydd

Ni ddylai unrhyw ymddiriedolwr neu berson cysylltiedig sy’n gwneud cais am y rôl gael mantais annheg.

Rhaid i chi gydymffurfio â chyfraith cyflogaeth. Mynnwch gyngor proffesiynol perthnasol os oes ei angen arnoch.

Sicrhewch fod y cyflog yn rhesymol

Dylai’r pecyn cyflog fod yn rhesymol ac er lles gorau eich elusen. Os yw’n rôl newydd, cymharwch y swydd â swyddi tebyg mewn elusennau tebyg, neu mynnwch gyngor arbenigol. Gwiriwch a all eich elusen fforddio’r pecyn cyflog.

Sicrhewch mai’r ymddiriedolwyr sy’n gwneud y penderfyniad

Gall penderfyniadau cyflogaeth yn eich elusen gael eu gwneud (yn dibynnu ar y rôl) gan weithwyr cyflogedig, ymddiriedolwyr neu gan gymysgedd o’r ddau. Os ydych yn ystyried cyflogi ymddiriedolwr neu berson cysylltiedig, dylai’r ymddiriedolwyr wneud y penderfyniad hwnnw. Rhaid i’r ymddiriedolwyr:

• ystyried ei fod er lles gorau’r elusen i gyflogi’r person a’i fod yn gallu rheoli’r risgiau (cam 1)
• rheoli gwrthdaro buddiannau (cam 2)
• bod â phŵer neu awdurdod i dalu’r ymddiriedolwr neu’r person cysylltiedig (cam 3)

Defnyddiwch ein canllawiau gwneud penderfyniadau i ymddiriedolwyr i’ch helpu.

Rheolwch y risgiau

Rhaid i chi reoli’r risgiau, yn enwedig os bydd y person yn parhau fel ymddiriedolwr.

Mae talu ymddiriedolwyr yn cyflwyno risgiau, ac mae’r math hwn o daliad yn cyflwyno risgiau penodol. Un risg yw bod yr ymddiriedolwr cyflogedig yn dod yn orddylanwadol ar y bwrdd ymddiriedolwyr. Un arall yw peidio gallu asesu gwaith cyflogedig yr ymddiriedolwr yn iawn oherwydd ei rôl ymddiriedolwr.

Mae’r risgiau hyn yn cynyddu’n sylweddol os:

• yw’r ymddiriedolwr sy’n cael ei gyflogi yn sylfaenydd neu gadeirydd yr elusen, neu’n ymddiriedolwr sydd wedi gwasanaethu am gyfnod hir
• yw swydd gyflogedig yr elusen yn uwch. Er enghraifft, y prif weithredwr
• yw’r swydd gyflogedig yn barhaol
• yw’r ymddiriedolwr sy’n cael ei gyflogi yn gysylltiedig ag ymddiriedolwyr eraill yn yr elusen, er enghraifft trwy fod yn aelodau o’r teulu

Mae gwaith achos y comisiwn wedi dangos y gall cael ymddiriedolwr gorddylanwadol ei gwneud yn anodd i ymddiriedolwyr gydymffurfio â’u dyletswyddau cyfreithiol. Os oes angen Awdurdod y Comisiwn arnoch chi, fel arfer byddwn yn mynnu bod yr ymddiriedolwr yn ymddiswyddo fel ymddiriedolwr oherwydd y risg hon.

Mae risgiau eraill yn cynnwys:

• mae’r elusen yn cael ei gweld fel ffordd o gynnig buddiant i unigolion arbennig, yn enwedig os ydych yn talu ymddiriedolwyr yn rheolaidd
• beirniadaeth o fewn neu’r tu allan i’ch elusen. Gallai hyn ddod yn feirniadaeth gyhoeddus a gallai effeithio ar eich elusen a’i chyllid
• peidio â chydymffurfio â gofynion cyfreithiol gan gynnwys y rheolau ar wrthdaro buddiannau
• ymddiriedolwyr yn anghytuno a ddylid talu ymddiriedolwr

Rhaid i chi reoli’r risgiau. Er enghraifft, drwy: - darllen y canllawiau hyn a gwneud yn siŵr eich bod yn dilyn y rheolau - recriwtio mewn ffordd sy’n eich helpu i ddewis y person gorau ar gyfer y swydd - gwneud yn siŵr eich bod yn dewis y person gorau ar gyfer y swydd - gofyn i’r ymddiriedolwr ymddiswyddo fel ymddiriedolwr fel amod o dderbyn y swydd - cadw cofnod llawn o pam y gwnaethoch eich penderfyniad - egluro eich penderfyniad yn enwedig os caiff ei feirniadu’n gyhoeddus - dilyn y rheolau ar ddatgelu taliadau yng nghyfrifon eich elusen

Rheolwch gwrthdaro buddiannau

Cam 2: Rhaid i chi reoli’r gwrthdaro buddiannau pan fyddwch yn gwneud eich penderfyniad.

Pan yw ymddiriedolwyr yn cael eu talu, mae ganddynt wrthdaro buddiannau bob tro y byddwch yn gwneud penderfyniadau am y taliad hwnnw.

Yn y sefyllfa hon, bydd gan y canlynol wrthdaro buddiannau: - yr ymddiriedolwr sy’n cael ei gyflogi - unrhyw ymddiriedolwr sydd â pherthynas â’r person sy’n cael ei gyflogi, lle: - mae yna ryngddibyniaeth ariannol. Er enghraifft, partneriaid sydd â chostau byw ar y cyd - nid oes unrhyw ryngddibyniaeth ariannol. Er enghraifft, mab neu ferch nad yw’n byw gyda’r ymddiriedolwr

Gall fod mwy nag un ymddiriedolwr sy’n profi gwrthdaro. Gwnewch yn siŵr eich bod yn eu hadnabod i gyd.

Rhaid i chi reoli pob gwrthdaro buddiannau :

• pan fyddwch yn gwneud y penderfyniad cyntaf i benodi’r person
• pan fyddwch yn gwneud unrhyw benderfyniadau diweddarach, er enghraifft a ddylid cadw’r rôl

Defnyddiwch ein canllawiau ynghylch gwrthdaro buddiannau i’ch helpu.

Mae’n rhaid i chi reoli’r gwrthdaro buddiannau hyd yn oed os:

• mae cyflogi’r ymddiriedolwr neu’r person cysylltiedig o fudd i’r elusen
• mae gennych bŵer neu awdurdod, fel yr eglurir yn yr adran nesaf

Gwiriwch fod gennych bŵer awdurdod

Cam 3: Rhaid bod gennych bŵer neu awdurdod addas (caniatâd cyfreithiol) i gyflogi ymddiriedolwr neu berson cysylltiedig.

Bydd angen i chi:

• gwirio yn ofalus yr hyn y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud

• deall pwy rydych am ei gyflogi:

• ymddiriedolwr
• cyn ymddiriedolwr
• person cysylltiedig

Os, ar ôl darllen y canllawiau hyn ac edrych ar eich dogfen lywodraethol, nad ydych yn siŵr, ceisiwch gyngor cyfreithiol.

1. Cyflogi ymddiriedolwr a fydd yn aros fel ymddiriedolwr

1.1 Mae eich dogfen lywodraethol yn cynnwys pŵer y gallwch ei ddefnyddio

Os oes gan eich dogfen lywodraethol bŵer clir i gyflogi ymddiriedolwr gallwch ei ddefnyddio.

Os yw’n nodi unrhyw reolau, rhaid i chi eu dilyn. Er enghraifft, efallai y bydd yn dweud bod yn rhaid i chi gael caniatâd y Comisiwn Elusennau yn gyntaf. Gelwir hyn yn ‘bŵer amodol’.

Os yw eich pŵer dim ond yn crybwyll adrannau 185-188 o Ddeddf Elusennau 2011 (sy’n ymwneud â thalu ymddiriedolwyr am gyflenwi nwyddau neu wasanaethau i’r elusen), ni allwch ei ddefnyddio i gyflogi ymddiriedolwr. Darllenwch 1.2.

1.2 Nid yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys pŵer clir nac yn cynnwys gwaharddiad

Bydd angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch os yw dogfen lywodraethol eich elusen: - heb gynnwys pŵer clir i gyflogi ymddiriedolwr, neu - yn cynnwys gwaharddiad

Mae ‘gwaharddiad’ yn unrhyw eiriad neu gymal sy’n nodi na all ymddiriedolwyr:

• cael eu cyflogi gan yr elusen, neu
• derbyn unrhyw fath o daliad neu fudd (neu ‘dâl’) gan yr elusen

Darllenwch rai senarios enghreifftiol.

Gwneud cais am awdurdod

2. Cyflogi ymddiriedolwr sydd wedi ymddiswyddo neu a fydd yn ymddiswyddo

Oni bai bod eich dogfen lywodraethol yn cynnwys pŵer clir, rhaid i chi gael awdurdod gan y Comisiwn Elusennau lle:

• mae’r ymddiriedolwr wedi ymddiswyddo fel ymddiriedolwr, neu wedi cytuno i ymddiswyddo, ond ar ôl i chi gynnig y swydd iddo
• mae’r ymddiriedolwr wedi ymddiswyddo fel ymddiriedolwr cyn i chi gynnig y swydd iddo, ond roedd yn cymryd rhan mewn gweithgareddau neu benderfyniadau yn ei gylch pan oedd yn ymddiriedolwr. Er enghraifft, y penderfyniad i greu’r swydd, ysgrifennu’r disgrifiad swydd neu benderfynu beth fydd ei gyflog

Darllenwch rai senarios enghreifftiol.

Gwneud cais am awdurdod

3. Cyflogi person cysylltiedig

Bydd angen i chi wirio a yw eich dogfen lywodraethu:

• yn cynnwys pŵer y gallwch ei ddefnyddio - darllenwch 3.1
• heb gynnwys pŵer - darllenwch 3.2
• yn cynnwys gwaharddiad - darllenwch 3.3

3.1 Mae eich dogfen lywodraethol yn cynnwys pŵer y gallwch ei ddefnyddio

Os oes pŵer clir yn eich dogfen lywodraethol i gyflogi person cysylltiedig, gallwch ei ddefnyddio. Gwnewch yn siŵr eich bod yn:

• gwirio bod y pŵer yn cwmpasu’r berthynas rhwng yr ymddiriedolwr a’r person rydych yn bwriadu ei gyflogi. Er enghraifft, os ydych yn bwriadu cyflogi mab neu ferch ymddiriedolwr, rhaid i’r pŵer gyfeirio at gyflogi plant ymddiriedolwyr. Os nad ydyw, darllenwch 3.2

• dilyn unrhyw reolau y mae’r pŵer yn eu gosod. Er enghraifft, efallai y bydd yn dweud bod yn rhaid i chi gael caniatâd y Comisiwn Elusennau yn gyntaf. Gelwir hyn yn ‘bŵer amodol’.

3.2 Nid yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys pŵer addas

Os nad oes pŵer clir i gyflogi’r person, bydd angen awdurdod gan y Comisiwn Elusennau arnoch os yw’r ymddiriedolwr a’r person yr ydych yn bwriadu ei gyflogi yn rhyngddibynnol yn ariannol. Er enghraifft, maent yn rhannu costau byw.

Os nad ydynt yn rhyngddibynnol yn ariannol nid oes angen ein hawdurdod arnoch cyn belled â’ch bod yn rheoli gwrthdaro buddiannau.

3.3 Mae eich dogfen lywodraethol yn cynnwys gwaharddiad

Ystyr ‘gwaharddiad’ yw unrhyw eiriad neu gymal sy’n dynodi na all person cysylltiedig:

• cael ei gyflogi gan yr elusen, neu
• derbyn unrhyw fath o daliad neu fudd (neu dâl) gan yr elusen

Gwiriwch fod y gwaharddiad yn cynnwys y berthynas rhwng yr ymddiriedolwr a’r person rydych yn bwriadu ei gyflogi. Bydd angen awdurdod gan y Comisiwn arnoch pan:

• mae’r gwaharddiad yn cwmpasu’r berthynas, neu
• nid yw’r gwaharddiad yn cwmpasu’r berthynas, ond maent hwy a’r ymddiriedolwr yn rhyngddibynnol yn ariannol

Os nad ydynt yn rhyngddibynnol yn ariannol nid oes angen awdurdod y Comisiwn arnoch cyn belled ag y gallwch reoli’r gwrthdaro buddiannau.

Canllaw pellach

Darllenwch rai senarios enghreifftiol.

Os yw’ch elusen yn gwmni, gwiriwch a yw rheolau cyfraith cwmnïau ychwanegol yn gymwys.

Gwneud cais am awdurdod y Comisiwn Elusennau

Darllenwch y canllawiau hyn i ddeall beth mae’r Comisiwn yn ei ddisgwyl pan fyddwch yn gwneud penderfyniad ynghylch cyflogi ymddiriedolwr neu berson cysylltiedig.

Os oes angen awdurdod (neu ganiatâd arnoch i ddefnyddio pŵer amodol), bydd angen i chi ddweud wrthym:

• pwy rydych chi am ei gyflogi
• a yw’n ymddiriedolwr ac a yw’n gadeirydd
• a ydynt yn berson cysylltiedig, â phwy y maent yn gysylltiedig ag ef/hi a sut maent yn gysylltiedig
• a ydynt wedi ymddiswyddo fel ymddiriedolwr, pryd y gwnaethant ymddiswyddo, a pha ran a oedd ganddynt wrth recriwtio’r rôl cyn iddynt ymddiswyddo
• pam nad ydynt wedi ymddiswyddo fel ymddiriedolwr
• pam mae angen awdurdod arnoch
• am y rôl, er enghraifft teitl y swydd, dyletswyddau, oriau, boed yn barhaol neu dros dro
• os yw’n rôl newydd, pam mae angen y rôl hon ar yr elusen
• os yw’r rôl yn rôl newydd ond wedi cael ei chyflawni’n flaenorol gan wirfoddolwr, pam rydych chi wedi penderfynu y dylai fod yn rôl â thâl
• beth yw’r pecyn cyflog
• os yw’n rôl newydd, sut y penderfynoch ar y pecyn cyflog
• os yw’n rôl bresennol, a wnaethoch chi newid y pecyn cyflog a pham
• sut mae’r pecyn cyflog yn rhesymol ac er lles gorau’r elusen
• sut y gwnaethoch recriwtio ar gyfer y rôl
• sut y byddwch yn rheoli perfformiad y person
• os yw ymddiriedolwyr eraill yn eich elusen yn cael eu talu; pam eu bod yn cael eu talu; a faint rydych chi’n ei dalu iddyn nhw. Dywedwch wrthym pa gyfran o’ch ymddiriedolwyr sy’n cael eu talu ar hyn o bryd
• y risgiau a nodwyd gennych a sut y byddwch yn eu rheoli
• eich bod wedi gwneud y penderfyniad yn unol â rheolau eich dogfen lywodraethol. Er enghraifft, bod cworwm yn y cyfarfod
• sut y gwnaethoch reoli’r gwrthdaro buddiannau
• pam fod y gyflogaeth arfaethedig er lles gorau eich elusen
• a yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys gwaharddiad neu bŵer amodol fel yr eglurir yn y canllawiau hyn

Fel yr eglurwyd uchod, os nad yw’r ymddiriedolwr wedi ymddiswyddo, bydd y Comisiwn fel arfer yn gofyn iddo ymddiswyddo fel ymddiriedolwr.

Os oes angen awdurdod arnoch oherwydd na allwch reoli’r gwrthdaro buddiannau, bydd angen i chi:

• darparu’r wybodaeth a restrir uchod ynghylch sut y gwnaethoch y penderfyniad a sut y mae er lles gorau’r elusen
• dweud wrthym os yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys pŵer i gyflogi
• dweud wrthym pam na allwch reoli’r gwrthdaro

Gwnewch un cais os oes angen awdurdod arnoch i gyflogi ac i reoli gwrthdaro.

Gwneud cais am awdurdod.

Canllawiau ychwanegol i gwmnïau elusennol

Darllenwch yr adran hon dim ond os yw’ch elusen yn gwmni elusennol.

Gwiriwch a fydd eich cwmni elusennol (neu ei is-gwmni) yn cyflogi ymddiriedolwr gan ddefnyddio contract (gan gynnwys contract parhaol) sy’n eu gwarantu, neu a allai eu gwarantu, o leiaf 2 flynedd o gyflogaeth.

Mae is-gwmni yn gwmni y mae’r elusen yn berchen arno neu’n ei reoli.

Os yw hyn yn berthnasol i chi, rhaid i chi:

• cael awdurdod gan y Comisiwn Elusennau o dan adran 201 o Ddeddf Elusennau 2011 , ac
• o dan y gyfraith cwmnïau gael cymeradwyaeth eich aelodau

Gallwch ymgynghori â’ch aelodau yn gyntaf. Os gwnewch hynny, a bod eich aelodau’n cymeradwyo’r penderfyniad, rhaid i’w penderfyniad ddatgan bod eu cymeradwyaeth yn amodol ar gael awdurdod adran 201.

Os oes angen awdurdod adran 201 arnoch, bydd angen i chi esbonio pam mae’r trefniant er lles gorau’r elusen.

Gwneud cais am awdurdod.

Cofnodwch eich penderfyniadau

Mae Cam 4 yn ymwneud â chadw cofnod o’ch penderfyniadau.

Cadwch gofnod llawn o’ch penderfyniadau a’r rhesymau drostynt. Er enghraifft, yng nghofnodion y cyfarfod perthnasol. Gall hyn helpu i ddangos eich bod wedi dilyn y rheolau.

Cadwch gofnod o unrhyw ganiatâd neu awdurdod gan y Comisiwn Elusennau.

Datgelwch daliadau i ymddiriedolwyr yng nghyfrifon eich elusen

Cam 5: Gwnewch yn siŵr eich bod yn dilyn y rheolau ar ddatgelu.

Elusennau sy’n paratoi cyfrifon croniadau

Rhaid i gyfrifon eich elusen gynnwys rhai manylion am daliadau a buddion eraill i ymddiriedolwyr ac unigolion cysylltiedig. Gwiriwch y SORP Elusennau neu mynnwch gyngor proffesiynol.

Mae SORP yn esbonio’r rheolau cyfrifyddu ar gyfer elusennau sy’n paratoi cyfrifon croniadau.

Elusennau sy’n paratoi cyfrifon derbyniadau a thaliadau

Dylech gynnwys manylion y taliadau a wnaethoch i ymddiriedolwyr ac unigolion cysylltiedig.

Er enghraifft, pwy wnaethoch chi ei dalu, pam y gwnaethoch eu talu, beth wnaethoch chi eu talu, a’r pŵer neu’r awdurdod ar gyfer y taliad.

Gwiriwch pa math o gyfrifon y mae’n rhaid i’ch elusen ei baratoi.

Penodi gweithiwr elusen fel ymddiriedolwr

Mae manteision a risgiau i recriwtio ymddiriedolwr o blith eich cyflogeion.

Un risg yw eu bod yn dod yn orddylanwadol ymhlith ymddiriedolwyr. Mae’r risg hon yn cynyddu’n sylweddol os:

• y prif weithredwr neu uwch gyflogai arall sy’n cael ei benodi’n ymddiriedolwr
• y rôl ymddiriedolwr y maent yn ei chyflawni yw’r cadeirydd
• maent yn gysylltiedig ag ymddiriedolwyr eraill, er enghraifft maent yn aelodau o’r teulu

Mae gwaith achos y comisiwn wedi dangos y gall cael ymddiriedolwr gorddylanwadol ei gwneud yn anodd i ymddiriedolwyr gydymffurfio â’u dyletswyddau cyfreithiol.

Mae risgiau eraill yn cynnwys:

• methu ag asesu eu gwaith cyflogedig yn briodol oherwydd eu rôl ymddiriedolwr
• beirniadaeth gyhoeddus o dalu ymddiriedolwr, er bod yr ymddiriedolwr wedi bod yn gyflogai yn gyntaf
• peidio â rheoli gwrthdaro buddiannau pan fyddant yn codi

Os oes gan y cyflogai wybodaeth neu brofiad arbennig, gallech ofyn iddo fynychu cyfarfodydd ymddiriedolwyr yn hytrach na’u penodi’n ymddiriedolwr. (Ni fyddent yn pleidleisio ar benderfyniadau ymddiriedolwyr).

Os byddwch yn eu penodi’n ymddiriedolwr, rhaid i hyn fod er lles gorau’r elusen. Defnyddiwch ein canllawiau ar wneud penderfyniadau i’ch helpu.

A oes angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch i benodi cyflogai fel ymddiriedolwr

Gallwch benodi cyflogai fel ymddiriedolwr ar yr amod nad yw eich dogfen lywodraethol yn dweud na all ymddiriedolwr:

• cael ei gyflogi gan yr elusen, neu
• derbyn unrhyw fath o daliad neu fudd (neu ‘dâl’) gan yr elusen

Os ydyw, bydd angen i chi dynnu’r gwaharddiad hwn yn gyntaf.

Gwrthdaro buddiannau

Os byddwch yn penodi cyflogai fel ymddiriedolwr, bydd yn wynebu gwrthdaro pryd bynnag y byddwch yn gwneud penderfyniad a allai effeithio arnynt. Er enghraifft, penderfyniadau ynghylch:

• holl fuddion neu gontractau cyflogeion
• eu rôl fel cyflogai

Bydd unrhyw ymddiriedolwr arall sydd â pherthynas â’r cyflogai-ymddiriedolwr hefyd yn wynebu gwrthdaro buddiannau.

Er enghraifft, mae elusen lles anifeiliaid yn cyflogi un o’i milfeddygon fel ymddiriedolwr. Mae eu rhiant hefyd yn ymddiriedolwr. Pryd bynnag y bydd yr ymddiriedolwyr yn gwneud penderfyniad a allai effeithio ar sefyllfa gyflogedig y milfeddyg, bydd y milfeddyg-ymddiriedolwr a’u rhiant-ymddiriedolwr yn wynebu gwrthdaro buddiannau.

Defnyddiwch ein canllawiau ynghylch gwrthdaro i’ch helpu.

Oes angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch ar gyfer codiadau cyflog yn y dyfodol

Nid oes angen awdurdod arnoch os yw codiadau yn unol â pholisi tâl a buddion sefydledig eich elusen. Dylech gael awdurdod y Comisiwn os:

• yw newidiadau y tu allan i bolisi tâl eich elusen a/neu
• yw codiadau cyflog, bonysau, neu fuddion eraill yn sylweddol yng nghyd-destun yr elusen

Is-gwmni elusen yn cyflogi ymddiriedolwr

Mae is-gwmni yn gwmni y mae’r elusen yn berchen arno ac yn ei reoli.

Os yw is-gwmni yn ystyried cyflogi ymddiriedolwr neu berson cysylltiedig, mae’r canllawiau hyn yn berthnasol. Dilynwch y rheolau yn y canllawiau hyn.

Atodiad A: Enghreifftiau

Dyma rai enghreifftiau syml i ddangos pryd mae angen awdurdod y Comisiwn a phwy sydd â gwrthdaro buddiannau.

Enghraifft 1

Ysgol yw’r elusen. Mae Ymddiriedolwr A yn gwneud cais llwyddiannus am rôl gofalwr yn yr ysgol. Nid yw dogfen lywodraethol yr elusen yn dweud dim am gyflogi ymddiriedolwyr.

• Mae angen awdurdod y Comisiwn oherwydd nad yw’r ddogfen lywodraethol yn cynnwys pŵer y gellir ei ddefnyddio.
• Mae Ymddiriedolwr A yn wynebu gwrthdaro buddiannau, y mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr ei reoli.

Enghraifft 2

Mae Ymddiriedolwr B yn gwneud cais llwyddiannus i fod yn rheolwr swyddfa. Mae dogfen lywodraethol yr elusen yn cynnwys gwaharddiad yn erbyn ymddiriedolwyr rhag derbyn taliad neu fudd gan yr elusen.

• Mae angen awdurdod y Comisiwn oherwydd y gwaharddiad.
• Mae Ymddiriedolwr B yn wynebu gwrthdaro buddiannau, y mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr ei reoli.

Enghraifft 3

Mae Person A, sef cyn ymddiriedolwr, yn gwneud cais llwyddiannus i fod yn arweinydd diogelu’r elusen. Ymddiswyddodd Person A fel ymddiriedolwr cyn i’r swydd gael ei hysbysebu, ond fe gymerodd ran yn y penderfyniad i greu’r rôl a beth ddylai ei chyflog fod. Nid yw dogfen lywodraethol yr elusen yn dweud unrhyw beth am daliadau neu fuddion i ymddiriedolwyr.

• Mae angen awdurdod y Comisiwn oherwydd, er nad oedd Person A yn ymddiriedolwr pan wnaeth gais am y swydd, ac nid yw’n ymddiriedolwr nawr, fe gymerodd ran mewn penderfyniadau am y rôl; ac nid oes pŵer clir yn y ddogfen lywodraethol a fyddai’n caniatáu’r taliad.

Enghraifft 4

Mae’r elusen yn recriwtio uwch ymchwilydd. Mae’r ymgeisydd llwyddiannus yn briod ag ymddiriedolwr (Ymddiriedolwr C), ac maent rheoli eu cyllid ar y cyd. Nid yw dogfen lywodraethol yr elusen yn dweud dim am gyflogi unrhyw un sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwr.

• Mae angen awdurdod y Comisiwn oherwydd nid yw’r ddogfen lywodraethol yn cynnwys pŵer y gellir ei ddefnyddio, ac mae’r ymgeisydd llwyddiannus yn rhyngddibynnol yn ariannol ag ymddiriedolwr.
• Mae Ymddiriedolwr C yn wynebu gwrthdaro buddiannau, y mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr ei reoli.

Enghraifft 5

Mae’r elusen yn recriwtio rheolwr prosiect. Mae’r ymgeisydd llwyddiannus yn nai i ymddiriedolwr (ymddiriedolwr D), ond nid ydynt yn byw yn yr un cartref. Nid yw dogfen lywodraethol yr elusen yn dweud dim am gyflogi unrhyw un sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwr.

• Nid oes angen awdurdod y Comisiwn oherwydd, er bod yr ymgeisydd llwyddiannus yn perthyn i ymddiriedolwr, nid ydynt yn rhyngddibynnol yn ariannol.
• Mae Ymddiriedolwr D yn wynebu gwrthdaro buddiannau, y mae’n rhaid i’r bwrdd ymddiriedolwyr ei reoli.

Enghraifft 6

Mae’r elusen yn recriwtio rheolwr cyfrifon newydd. Mae’r ymgeisydd llwyddiannus yn ferch i ymddiriedolwr (ymddiriedolwr E). Nid ydynt yn byw yn yr un cartref. Mae gwaharddiad yn nogfen lywodraethol yr elusen sy’n cyfeirio at briod ymddiriedolwr yn unig.

• Nid oes angen awdurdod y Comisiwn oherwydd nid yw’r gwaharddiad yn berthnasol i blant ymddiriedolwyr ac nid yw’r ferch a’r ymddiriedolwr yn rhyngddibynnol yn ariannol.
• Mae Ymddiriedolwr E yn wynebu gwrthdaro buddiannau, y mae’n rhaid i’r bwrdd ymddiriedolwyr ei reoli.