Canllawiau

Talu ymddiriedolwr am gyflawni dyletswyddau ymddiriedolwyr

Cyhoeddwyd 25 Ebrill 2025

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Mae bod yn ymddiriedolwr yn rôl wirfoddol yn gyffredinol. Dyma sy’n gwneud y sector elusennol yn unigryw ac yn hybu ymddiriedaeth a hyder mewn elusennau. O ganlyniad, mae ymateb allanol i dalu ymddiriedolwyr yn aml yn negyddol.

Mae rheolau cyfreithiol sy’n berthnasol i ymddiriedolwyr sy’n cael eu talu. Os ydych yn dymuno talu ymddiriedolwr am gyflawni dyletswyddau ymddiriedolwyr, darllenwch y canllawiau hyn i ddeall:

• y rheolau, gan gynnwys cael pŵer neu awdurdod (caniatâd cyfreithiol)
• y risgiau, er enghraifft beirniadaeth gyhoeddus, a risgiau ychwanegol y math hwn o daliad i ymddiriedolwr

Rhaid i chi ddilyn y rheolau hyd yn oed os yw’r trefniant o fudd i’r elusen.

Os nad ydych yn dilyn y rheolau, efallai y bydd yn rhaid i’r ymddiriedolwr a dderbyniodd y taliad, neu’r holl ymddiriedolwyr, ad-dalu’r elusen.

Os ydych chi’n cyflogi ymddiriedolwr, mae hynny’n wahanol. Darllenwch ganllawiau am cyflogaeth.

Dylech ddeall beth mae’n ei olygu i ‘dalu’ ymddiriedolwr. Mae’n golygu:

• rhoi gwobrau ariannol megis cyflog, ffioedd, a/neu
• rhoi buddion eraill, megis defnydd am ddim o offer neu eiddo neu fynediad am ddim i wasanaethau y mae’n rhaid i bobl dalu amdanynt fel arfer

Mae’r rheolau hefyd yn gymwys os mai cwmni sy’n perthyn i’r elusen sy’n talu’r ymddiriedolwr.

Mae’n bosibl y bydd yn rhaid i chi enwi’r ymddiriedolwr a dalwyd gennych a’r hyn a daloch iddo yng nghyfrifon eich elusen. Mae cyfrifon eich elusen yn dod yn wybodaeth gyhoeddus.

Mae’r canllawiau hyn yn gymwys i bob elusen.

Gall elusennau dalu treuliau ymddiriedolwyr: y costau y mae ymddiriedolwyr yn eu hysgwyddo’n rhesymol i gyflawni’r rôl honno.

Nid yw talu treuliau i ymddiriedolwyr yn daliad nac yn fudd i ymddiriedolwyr.

Meddyliwch a ddylech chi annog ymddiriedolwyr yn eich elusen i hawlio eu treuliau er mwyn eu hatal rhag camu i lawr am resymau ariannol.

Darllenwch y canllawiau ynghylch talu treuliau.

Beth mae’r math hwn o daliad yn ei olygu

Weithiau, bydd elusennau yn ystyried talu ymddiriedolwr am gyflawni eu dyletswyddau fel ymddiriedolwyr.

Dim ond mewn amgylchiadau eithriadol y dylid ystyried hyn ac am gyfnod dros dro pan fydd talu ymddiriedolwr yn amlwg yn dod â mantais sylweddol i’r elusen dros opsiynau eraill. Er enghraifft, pan ofynnir i ymddiriedolwr gwblhau tasgau fel rhan o’i rôl ymddiriedolwr sydd:

• yn cymryd mwy o amser
• yn fwy cymhleth
• yn cynnwys lefel uwch o gyfrifoldeb
• angen sgiliau penodol

ac yng nghyd-destun:

• beth mae’r elusen yn ei wneud a sut mae’n ei wneud, neu
• datblygiadau eraill yn yr elusen er enghraifft ad-drefnu, ac
• mae angen i’r elusen gwblhau’r tasgau o fewn cyfnod penodol o amser, ac
• yr ymddiriedolwr sydd yn y sefyllfa orau i gwblhau’r tasgau hynny

Dyma rai enghreifftiau syml. Ni ddylid eu dehongli fel arwyddion y byddai’r Comisiwn yn rhoi awdurdod i daliad. Bydd pob cais yn cael ei ystyried yn ôl ei rinweddau.

Mae prif weithredwr elusen yn mynd ar wyliau yn annisgwyl oherwydd argyfwng personol. Mae’r ymddiriedolwyr yn ystyried bod eu habsenoldeb yn risg sylweddol i’r elusen. Maent yn penderfynu dyrchafu uwch weithiwr dros dro i swydd y prif weithredwr am 3 mis ac i ymddiriedolwr ddarparu cymorth a goruchwyliaeth agos i’r person hwn yn ystod y cyfnod hwnnw.

Mae adolygiad allanol wedi nodi sawl pryder difrifol am yr elusen. Fel rhan o’i chynllun gwella, mae’r elusen yn cael ei hailstrwythuro y mae’r cadeirydd yn ei goruchwylio, gan olygu bod eu rôl yn cymryd mwy o amser. Bwriedir cwblhau’r ailstrwythuro ymhen 12 mis.

Rhaid i chi ddilyn camau 1 a 2 i dalu ymddiriedolwr am gyflawni dyletswyddau ymddiriedolwr.

Cam 1: Gwnewch y penderfyniad

Rhaid i’r ymddiriedolwyr:

• ystyried bod talu ymddiriedolwr ar y swm y cytunwyd arno er lles gorau’r elusen](#budd gorau), a
• rheoli’r gwrthdaro buddiannau

Cam 2: Meddu ar bŵer neu awdurdod (caniatâd cyfreithiol)

Rhaid i’r ymddiriedolwyr gael:

• pŵer yn nogfen lywodraethol eu helusen sy’n caniatáu’r taliad, neu os nad ydynt,

• awdurdod gan y Comisiwn Elusennau

Gwnewch y penderfyniad

Rhaid i chi, fel ymddiriedolwyr, ystyried bod talu ymddiriedolwr dros dro am gyflawni dyletswyddau ymddiriedolwr er lles gorau eich elusen.

Mae hyn yn golygu y gallwch chi ddangos, ar ôl asesu’r holl opsiynau – a risgiau – bod talu ymddiriedolwr yn dod â mantais glir ac arwyddocaol i’r elusen dros yr holl opsiynau eraill. Rhaid i chi beidio â gwneud y penderfyniad oherwydd ei fod o fudd i’r person sy’n cael ei dalu.

Cyn gwneud eich penderfyniad, dylech edrych ar opsiynau eraill. Er enghraifft:

• rhannu cyfrifoldebau’r ymddiriedolwr ag ymddiriedolwyr eraill
• llenwi swyddi gwag ymddiriedolwyr
• recriwtio ymddiriedolwyr ychwanegol
• cyflogi gweithiwr newydd (dros dro) neu gyflogi ymgynghorydd i gwblhau’r gwaith a nodwyd

Os oes angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch, bydd angen i chi esbonio eich penderfyniad gan gynnwys pam na allwch recriwtio ymddiriedolwyr di-dâl.

Defnyddiwch ein canllawiau ar wneud penderfyniadau i’ch helpu i wneud eich penderfyniad.

Darllenwch y canllawiau ynghylch dod o hyd i ymddiriedolwyr newydd.

Rheolwch y risgiau

Mae talu ymddiriedolwyr yn cyflwyno risgiau, ac mae’r math hwn o daliad yn cyflwyno risgiau penodol.

Risg benodol yw y gall yr ymddiriedolwr cyflogedig ddod yn orddylanwadol. Gall y risg hon gynyddu os yw’r ymddiriedolwr cyflogedig:

• yn sylfaenydd neu gadeirydd yr elusen
• yn ymddiriedolwr sydd wedi gwasanaethu ers tro
• yn gysylltiedig ag ymddiriedolwyr eraill ar y bwrdd, er enghraifft trwy fod yn aelodau o’r teulu

Mae hyn yn bwysig oherwydd mae gwaith achos y Comisiwn wedi dangos y gall cael ymddiriedolwr sy’n rhy ddylanwadol ei gwneud yn anodd i ymddiriedolwyr gydymffurfio â’u dyletswyddau cyfreithiol.

Risg benodol arall yw na allwch asesu gwaith yr ymddiriedolwr cyflogedig yn briodol oherwydd eich perthynas ag ef/hi.

Mae risgiau eraill yn cynnwys:

• bod yr elusen yn cael ei gweld fel ffordd o gynnig budd i unigolion arbennig
• beirniadaeth o fewn neu’r tu allan i’ch elusen. Gallai hyn ddod yn feirniadaeth gyhoeddus a gallai effeithio ar eich elusen a’i chyllid
• peidio â chydymffurfio â gofynion cyfreithiol gan gynnwys y rheolau ar wrthdaro buddiannau
• ymddiriedolwyr yn anghytuno a ddylid talu ymddiriedolwr

Mae’r risgiau hyn yn cynyddu os ydych yn talu ymddiriedolwyr yn eich elusen yn rheolaidd.

Rhaid i chi reoli’r risgiau. Er enghraifft, drwy:

• darllen y canllawiau hyn a gwneud yn siŵr eich bod yn dilyn y rheolau
• rheoli perfformiad yn gywir yn unol â’ch cytundeb
• sicrhau bod y taliad yn dod i ben pan ddylai ddod i ben
• cadw cofnod llawn o pam y gwnaethoch eich penderfyniad i dalu
• esbonio eich penderfyniad os caiff ei feirniadu’n gyhoeddus neu drwy ymgynghori cyn ystyried talu ymddiriedolwr am gyflawni dyletswyddau ymddiriedolwr
• dilyn y rheolau ar datgelu taliadau yng nghyfrifon eich elusen

Rhaid i swm y tâl fod yn rhesymol

Rhaid i’r swm y byddwch yn penderfynu ei dalu fod yn rhesymol ac er lles gorau eich elusen.

Meddyliwch sut y byddwch yn meincnodi a phenderfynwch beth sy’n rhesymol. Gallwch chi:

• mynnu cyngor gan gorff cynghori’r sector
• edrych ar yr hyn y mae elusennau tebyg yn ei dalu am weithgareddau tebyg

Gwiriwch a all eich elusen fforddio talu.

Os nad ydych yn gwneud taliad untro, dylech wirio:

• bod pa mor hir rydych yn bwriadu talu’r ymddiriedolwr er lles gorau’r elusen
• p’un a ydych yn creu perthynas gyflogaeth, gyda’r ymddiriedolwr â hawl i hawliau cyflogai - a goblygiadau treth

Mynnwch gyngor proffesiynol perthnasol os oes ei angen arnoch. Os ydych chi’n cyflogi ymddiriedolwr, mae hynny’n wahanol. Darllenwch ganllawiau am cyflogaeth.

Mynnwch gytundeb ysgrifenedig

Dylai fod gennych gytundeb yn ei le sy’n nodi:

• y rheswm dros y taliad
• disgwyliadau clir o’r hyn y bydd yr ymddiriedolwr cyflogedig yn ei wneud, gan gynnwys eich disgwyliadau o ran ansawdd ac amserlenni - a sut y byddwch yn adolygu hyn
• dyddiad dechrau a diwedd, os nad yw’n daliad untro
• y swm y byddwch yn ei dalu
• a ellir dod â’r trefniant i ben yn gynnar
• unrhyw beth arall sydd ei angen ar eich elusen

Mynnwch gyngor cyfreithiol os credwch fod ei angen arnoch.

Rheolwch y gwrthdaro buddiannau

Pan fydd ymddiriedolwyr yn cael eu talu, mae ganddynt wrthdaro buddiannau bob tro y byddwch yn gwneud penderfyniadau am y taliad hwnnw.

Yn y sefyllfa hon, bydd gan y canlynol wrthdaro buddiannau:

• yr ymddiriedolwr yn derbyn taliad am gyflawni dyletswyddau ymddiriedolwr
• unrhyw ymddiriedolwr sydd â pherthynas â’r ymddiriedolwr sy’n derbyn y taliad hwn

Gall fod mwy nag un ymddiriedolwr sy’n profi gwrthdaro. Gwnewch yn siŵr eich bod yn eu hadnabod i gyd.

Rhaid i chi reoli’r gwrthdaro buddiannau:

• pan fyddwch yn gwneud y penderfyniad i dalu’r ymddiriedolwr, a
• pan fyddwch yn gwneud unrhyw benderfyniadau diweddarach yn ei gylch. Er enghraifft, i barhau â’r trefniant neu am berfformiad yr ymddiriedolwr

Defnyddiwch ein canllawiau i’ch helpu.

Mae’n rhaid i chi ddal i reoli’r gwrthdaro buddiannau hyd yn oed os:

• mae talu’r ymddiriedolwr am gyflawni dyletswyddau ymddiriedolwr o fudd i’r elusen
• mae gennych bŵer neu awdurdod, fel yr eglurir yn yr adran nesaf

Gwiriwch fod gennych bŵer neu awdurdod

Rhaid bod gennych bŵer neu awdurdod (caniatâd cyfreithiol) i dalu ymddiriedolwr am gyflawni dyletswyddau ymddiriedolwr. Felly, gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen.

Nid yw dogfennau llywodraethu yn tueddu i gynnwys pŵer ar gyfer y math hwn o daliad. Fodd bynnag, os yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys pŵer clir sy’n caniatáu hyn, gallwch ddefnyddio’r pŵer hwnnw.

Os yw’r pŵer yn nodi unrhyw reolau, rhaid i chi eu dilyn. Er enghraifft, efallai y bydd yn dweud bod yn rhaid i chi gael caniatâd y Comisiwn Elusennau yn gyntaf. Gelwir hyn yn ‘bŵer amodol’.

Bydd angen awdurdod gan y Comisiwn arnoch os yw eich dogfen lywodraethol:

• heb ddweud unrhyw beth sy’n caniatáu’n glir i ymddiriedolwyr gael eu talu am gyflawni dyletswyddau ymddiriedolwyr, neu
• yn cynnwys gwaharddiad

Mae ‘gwaharddiad’ yn unrhyw eiriad neu gymal sy’n nodi na all ymddiriedolwyr:

• cael ei dalu gan yr elusen am gyflawni dyletswyddau ymddiriedolwyr, neu
• derbyn unrhyw fath o daliad neu fudd (neu ‘dâl’) gan yr elusen

Os nad ydych yn siŵr, mynnwch gyngor cyfreithiol.

Os yw’ch elusen yn gwmni, gwiriwch a oes angen awdurdod ychwanegol arnoch oherwydd cyfraith cwmnïau.

Gwneud cais am awdurdod y Comisiwn Elusennau

Darllenwch y canllawiau hyn i ddeall beth mae’r Comisiwn yn ei ddisgwyl pan fyddwch yn gwneud penderfyniad am y math hwn o daliad.

Os oes angen awdurdod (neu ganiatâd arnoch i ddefnyddio pŵer amodol), bydd angen i chi ddweud wrthym:

• pwy rydych am ei dalu a’r swm
• am beth rydych chi’n talu a pham
• pa opsiynau eraill y gwnaethoch edrych arnynt a pham y gwnaethoch eu diystyru
• os gwnaethoch geisio recriwtio ymddiriedolwyr ychwanegol
• sut y penderfynoch ar y swm, gan gynnwys pa feincnodi a wnaethoch
• pam ei fod er lles gorau’r elusen i dalu ymddiriedolwr
• pa mor hir ydych chi’n bwriadu talu’r ymddiriedolwr
• y risgiau a nodwyd gennych a sut y byddwch yn eu rheoli
• os yw ymddiriedolwyr eraill yn eich elusen yn cael eu talu; pam eu bod yn cael eu talu; a faint rydych chi’n ei dalu iddyn nhw. Dywedwch wrthym pa gyfran o’ch ymddiriedolwyr sy’n cael eu talu ar hyn o bryd
• eich bod wedi gwneud y penderfyniad yn unol â rheolau eich dogfen lywodraethol. Er enghraifft, bod cworwm yn y cyfarfod
• sut y gwnaethoch reoli’r gwrthdaro buddiannau
• a yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys gwaharddiad neu bŵer amodol fel yr eglurir yn y canllawiau hwn

Os oes angen awdurdod arnoch oherwydd na allwch reoli’r gwrthdaro buddiannau, bydd angen i chi:

• darparu’r wybodaeth a restrir uchod ynghylch sut y gwnaethoch y penderfyniad a sut y mae er lles gorau’r elusen
• dweud wrthym os yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys pŵer i dalu ymddiriedolwr am gyflawni dyletswyddau ymddiriedolwr
• dweud wrthym pam na allwch reoli’r gwrthdaro

Gwnewch un cais os oes angen awdurdod arnoch i dalu ac i reoli gwrthdaro buddiannau.

Gwneud cais am awdurdod

Cofnodwch eich penderfyniadau

Cadwch gofnod llawn o’ch penderfyniadau a’r rhesymau drostynt. Er enghraifft, yng nghofnodion y cyfarfod perthnasol. Gall hyn helpu i ddangos eich bod wedi dilyn y rheolau.

Cadwch gofnod o unrhyw ganiatâd neu awdurdod gan y Comisiwn Elusennau.

Mae eich cytundeb ysgrifenedig yn rhan o gofnodion ariannol eich elusen. Rhaid i chi ei gadw am 6 blynedd.

Datgelwch daliadau ymddiriedolwyr yng nghyfrifon eich elusen

Elusennau sy’n paratoi cyfrifon croniadau

Rhaid i gyfrifon eich elusen roi manylion penodol am daliadau a buddion i ymddiriedolwyr. Gwiriwch y SORP Elusennau neu ceisiwch gyngor proffesiynol.

Mae SORP yn esbonio’r rheolau cyfrifyddu ar gyfer elusennau sy’n paratoi cyfrifon croniadau.

Elusennau sy’n paratoi cyfrifon derbyniadau a thaliadau

Dylech gynnwys manylion y taliadau a wnaethoch i ymddiriedolwyr. Er enghraifft, pwy wnaethoch chi ei dalu, pam y gwnaethoch eu talu, beth wnaethoch chi eu talu, a’r pŵer neu’r awdurdod ar gyfer y taliad.

Gwiriwch pa math o gyfrifon y mae’n rhaid i’ch elusen ei baratoi.

Canllawiau ychwanegol i gwmnïau elusennol

Darllenwch yr adran hon dim ond os yw’ch elusen yn gwmni elusennol.

Os yw eich cytundeb i dalu ymddiriedolwr yn cwmpasu cyfnod o 2 flynedd o leiaf, rhaid i chi:

• cael awdurdod y Comisiwn yn gyntaf o dan adran 201 o Ddeddf Elusennau 2011
• yna, o dan gyfraith cwmnïau, cael cymeradwyaeth eich aelodau

Gallwch ymgynghori â’ch aelodau yn gyntaf. Os gwnewch hynny, a bod eich aelodau’n cymeradwyo’r penderfyniad, rhaid i’w penderfyniad ddatgan bod eu cymeradwyaeth yn amodol ar gael awdurdod adran 201.

Os oes angen awdurdod adran 201 arnoch, bydd angen i chi esbonio pam mae’r trefniant er lles gorau’r elusen.

Gwneud cais am awdurdod adran 201.

Os oes gan eich elusen ymddiriedolwr sengl

Bydd dogfen lywodraethol eich elusen yn dweud a ganiateir i’ch elusen gael un ymddiriedolwr.

Os nad yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys pŵer i dalu’r ymddiriedolwr am ddyletswyddau ymddiriedolwyr, byddai angen awdurdod arnoch gan y Comisiwn Elusennau i gyflwyno un. Ni fyddai’r Comisiwn fel arfer yn rhoi awdurdod ar gyfer hyn.

Os yw dogfen lywodraethol eich elusen yn cynnwys pŵer, bydd fel arfer yn cynnwys y gyfradd dalu. (Dyma lle mae’r ymddiriedolwr yn sefydliad megis banc fel arfer). Os ydych am newid y gyfradd, rhaid i chi gael awdurdod gan y Comisiwn.

Pe byddai’r Comisiwn yn cytuno, byddwn fel arfer ond yn awdurdodi cyfradd sy’n adlewyrchu gwerth y gwaith a wneir i’r elusen yn hytrach na chyfradd uwch sy’n cyd-fynd â chyfraddau cyhoeddedig, masnachol y sefydliad.

Darllenwch canllaw am newid dogfennau llywodraethu a sut i wneud cais am awdurdod.