Apeliadau codi arian i elusennau: geiriad yr apêl a chadw cofnodion
Cyhoeddwyd 31 October 2022
Yn berthnasol i England and Gymru
© Hawlfraint y Goron 2022
Mae'r cyhoeddiad hwn wedi'i drwyddedu o dan delerau Trwydded Agored y Llywodraeth v3.0 ac eithrio ble nodir yn wahanol. I weld y drwydded hon, ewch i nationalarchives.gov.uk/doc/open-government-licence/version/3 neu ysgrifennwch at y Tîm Polisi Gwybodaeth, Yr Archifau Gwladol, Kew, Llundain TW9 4DU, neu anfonwch e-bost at: psi@nationalarchives.gov.uk.
Lle byddwn wedi nodi unrhyw wybodaeth am hawlfraint trydydd parti, bydd angen i chi gael caniatâd gan ddeiliaid yr hawlfraint dan sylw.
Mae'r cyhoeddiad hwn ar gael yn https://www.gov.uk/government/publications/charity-fundraising-appeals-for-specific-purposes/b0461eba-5e57-4504-8828-165fab2bbf4d
Cael geiriad eich apêl yn gywir
Mae elusennau yn aml yn rhedeg apeliadau at ddibenion neu brosiectau penodol. Os ydych chi’n bwriadu gwneud hynny, meddyliwch yn ofalus sut rydych chi’n geirio’r apêl honno.
Mae’n rhaid defnyddio rhoddion i apêl at ddiben (neu ddibenion) penodol yn unig at y diben hwnnw (neu’r dibenion hynny).
Er enghraifft, dim ond at y diben hwnnw y gellir defnyddio rhoddion i apêl i adnewyddu eiddo’r elusen (fel neuadd bentref neu ysgol).
Os na allwch ddefnyddio’r rhoddion a dderbyniwyd at y diben hwnnw, neu os byddwch yn codi mwy nac sydd ei angen arnoch, ni allwch ddefnyddio’r arian ar unwaith ar gyfer rhywbeth arall. Mae’n rhaid i chi ddilyn proses gyfreithiol yn gyntaf.
Arian yw rhoddion i apêl fel arfer, ond gallant fod yn eiddo o unrhyw fath. Er enghraifft, nwyddau.
Cynhwyswch ‘bwrpas eilradd’
Os ydych yn codi arian at ddiben penodol, meddyliwch am gynnwys diben neu ddibenion eilaidd yng ngeiriad eich apêl. Mae hyn yn dweud sut y byddwch yn defnyddio rhoddion os byddwch yn codi gormod neu rhy ychydig, neu ni all yr elusen ddefnyddio’r rhoddion fel y bwriadwyd.
Er enghraifft:
“Rydym yn codi arian i brynu sganiwr modern ar gyfer ein canolfan achub anifeiliaid. Os oes gennym roddion yn weddill, neu os na allwn brynu’r sganiwr, byddwn yn gwario eich rhoddion ar offer arall ar gyfer y ganolfan.”
Dylai eich pwrpas eilaidd fod yn ymarferol, fel y gallwch ei gyflawni os na ellir cyflawni’r prif ddiben neu os oes gennych arian ar ôl.
Bydd cynnwys pwrpas eilaidd a ystyriwyd yn ofalus yn eich helpu i:
- osgoi gweithdrefnau hir a drud ar gyfer cysylltu â rhoddwyr os na fyddwch yn codi digon o arian neu, am resymau eraill, na allwch gyflawni diben eich apêl
- defnyddio unrhyw roddion dros ben yn gyflymach ac yn haws
- cydymffurfio â’r Cod Ymarfer Codi Arian
Ystyriwch ehangu eich apêl
Gallwch hefyd wneud apêl ehangach am roddion.
Er enghraifft:
“Dyma enghraifft o un o’n prosiectau. Er mwyn cefnogi hyn a phrosiectau eraill yr ydym yn eu rhedeg, rhowch gyfraniad i’n helusen.”
Cadw gwybodaeth am roddwyr ac apeliadau
Cynlluniwch sut y byddwch yn cadw gwybodaeth am roddwyr ac apeliadau cyn i chi ddechrau eich apêl.
Gwybodaeth y dylech ei chadw:
- enw’r rhoddwr, manylion cyswllt, swm a dyddiad derbyn
- sut y gwnaed y taliad, er enghraifft, trwy neges destun neu ar-lein (os ydych yn defnyddio platfform ar-lein gwnewch yn siŵr eich bod yn gallu cysylltu â’r rhoddwyr hynny os oes angen)
- llythyrau, e-byst neu wybodaeth arall a gasglwyd gennych gyda’r rhodd
- eich llenyddiaeth apêl gan gynnwys unrhyw newidiadau a wnaed
- unrhyw Gymorth Rhodd yr ydych yn ei hawlio ar roddion, oherwydd efallai y bydd angen i chi cysylltu â Chyllid a Thollau EM os byddwch yn dychwelyd rhoddion
- unrhyw amodau sydd ynghlwm â rhodd (os na roddwyd y rhodd fel rhodd lwyr)
Deall eich cyfrifoldebau diogelu data o dan GDPR.
Bydd angen yr wybodaeth hon arnoch hefyd i ddilyn y broses ofynnol, y manylir arni yn y canllawiau isod, os na allwch ddefnyddio’ch rhoddion apêl fel y bwriadwyd.
Beth i’w wneud os na allwch ddefnyddio rhoddion fel y bwriadwyd
Os na wnaethoch gynnwys pwrpas eilaidd, mae’n rhaid i chi gymryd camau penodol cyn y gallwch ddefnyddio rhoddion at ddibenion newydd. Mae’r camau gofynnol wedi’u nodi yn ein canllaw: