Canllawiau

Apeliadau codi arian elusennol: defnyddio rhoddion pan nad ydych wedi codi digon o arian neu os na allwch gyflawni pwrpas eich apêl

Cyhoeddwyd 31 Hydref 2022

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Mae’n rhaid defnyddio rhoddion i apêl at ddiben (neu ddibenion) penodol yn unig at y diben hwnnw (neu’r dibenion hynny).

Fodd bynnag, efallai na fyddwch yn derbyn digon o roddion i gyflawni’r pwrpas a fwriadwyd, a/neu gall amgylchiadau newid yn ystod eich codi arian sy’n golygu na allwch ddefnyddio’r rhoddion fel y bwriadwyd. Er enghraifft:

• nid yw apêl i adnewyddu caffi cymunedol wedi codi digon o arian ar gyfer y gwaith adnewyddu
• codasoch yr arian sydd ei angen ar gyfer adnewyddu caffi cymunedol, ond caeodd y caffi
• mae apêl i adfer adeilad hanesyddol yn cymryd llawer mwy o amser nac a gynlluniwyd i godi’r arian sydd ei angen ac, yn y cyfamser, penderfynwyd na ellir arbed yr adeilad

Os bydd hyn yn digwydd, rhoddir rhoddion i chi at ddiben penodol, ond ni allwch eu defnyddio ar gyfer hyn.

Edrychwch ar eiriad eich apêl. Gall ganiatáu i chi wario’r rhoddion ar brosiectau eraill eich elusen.

Os na fydd, bydd angen i chi wneud un neu’r ddau o’r canlynol, yn dibynnu ar yr amgylchiadau:

• cynnig y rhoddion yn ôl i roddwyr
• dilyn y broses ofynnol isod i benderfynu pwrpas newydd ar gyfer y rhoddion, fel y gallwch eu defnyddio

Arian yw rhoddion i apêl fel arfer, ond gallant fod yn eiddo o unrhyw fath. Er enghraifft, nwyddau.

Mae’r canllaw hwn yn gymwys i bob elusen ac eithrio elusennau’r GIG. Os ydych yn elusen GIG, gweler adran 6.8 o elusennau GIG.

Dilynwch reolau gwahanol defnyddio rhoddion pan fyddwch wedi codi mwy nag sydd ei angen

Beth i’w wneud â rhoddion

Dilynwch y camau isod os nad yw eich apêl wedi codi digon o roddion a/neu os yw amgylchiadau wedi newid fel na allwch gyflawni diben eich apêl.

Cam 1: Gwiriwch a oes gan eich apêl ddiben eilaidd

Diben eilaidd yw geiriad yn eich apêl sy’n dweud sut y byddwch yn defnyddio rhoddion os na allwch gyflawni diben eich apêl.

Os yw geiriad eich apêl yn cynnwys diben eilaidd, mae’n rhaid:

• defnyddio’r rhoddion at y diben eilaidd hwnnw
• nid oes angen cysylltu â rhoddwyr na’r Comisiwn Elusennau

Cam 2: Dychwelyd rhoddion y gofynnwyd amdanynt

Pan fyddant yn rhoi, gall rhoddwyr ddweud bod angen iddynt dychwelyd eu rhodd os na allwch gyflawni pwrpas eich apêl. Mae’n rhaid i chi gysylltu â’r rhoddwyr hyn i ddychwelyd eu rhoddion. Gallwch dynnu cost resymol prosesu’r ffurflen.

Fodd bynnag, gallwch gadw’r rhoddion ar gyfer prosiectau eraill eich elusen os yw’r rhoddwr yn dweud y gallwch. Cadw cofnod o’u hawdurdodiad i ddefnyddio’r rhodd ar gyfer prosiectau eraill.

Cam 3: Nodi rhoddion o werth bach, neu o gasgliadau arian parod neu gystadlaethau

Nid oes rhaid i chi gysylltu â rhoddwyr ynghylch dychwelyd unrhyw un neu bob un o’r rhoddion canlynol:

• rhoddion a dderbyniodd eich elusen trwy gasgliad arian parod, megis casgliad bwced mewn archfarchnad neu blât casglu mewn eglwys
• elw loteri, cystadleuaeth neu weithgaredd codi arian tebyg
• unrhyw rodd unigol sy’n £120 neu lai ac os credwch nad yw’r un rhoddwr wedi rhoi mwy na chyfanswm o £120 i’r apêl ym mlwyddyn ariannol eich elusen (cyfeiriwn at y rhain fel ‘rhoddion gwerth bach’ isod)

Gallwch benderfynu ar ddibenion newydd ar gyfer y rhoddion hyn, ond efallai y bydd angen i chi ofyn i’r Comisiwn awdurdodi hyn. Mae pryd mae angen i chi wneud hyn wedi’i nodi isod.

Cam 4: Delio â rhoddion sy’n weddill

Mae’n bosibl y bydd gennych roddion sy’n weddill o hyd ar ôl i chi:

• ddychwelyd y rhoddion a ofynnwyd amdanynt gan roddwyr (cam 2) a
• chydnabod yr arian parod a nodwyd, cystadleuaeth neu roddion gwerth bach (cam 3)

Eich man cychwyn yw bod gan roddwyr hawl i ddychwelyd eu rhodd.

Mae’n bosibl y bydd gennych roddion sy’n weddill yn un o’r categorïau canlynol neu’r ddau:

• rhoddion yr ydych yn bwriadu ceisio eu dychwelyd
• rhoddion yr ydych yn eu hystyried yn afresymol i chi geisio eu dychwelyd; er enghraifft, oherwydd swm y rhodd, ei math, neu pryd y cafodd ei rhoi

Mae’r hyn sy’n rhaid i chi ei wneud wedi’i nodi isod.

Dychwelyd y rhoddion sy’n weddill

Mae’n rhaid i chi ofyn i’r Comisiwn am awdurdodiad ysgrifenedig ar gyfer sut yr ydych yn bwriadu cysylltu â’r rhoddwyr hyn i gynnig dychwelyd eu rhoddion.

Mae’n rhaid i’ch camau gweithredu arfaethedig fod yn rhesymol o ystyried amgylchiadau eich apêl. Meddyliwch am:

• y ffordd orau o gysylltu â rhoddwyr
• sut y gwnaed eich apêl - er enghraifft, pe baech yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol i apelio am roddion, gallech ddefnyddio’r un dull i gysylltu â’ch rhoddwyr
• faint o amser y bydd yn rhaid i roddwyr hawlio eu rhodd yn ôl

Gallwch gyfateb eich cynllun i’r swm dan sylw a chymryd agwedd realistig.

I wneud cais, e-bostiwch: fundraisingappeals@charitycommission.gov.uk gan ddarparu’r wybodaeth ganlynol:

• enw a rhif cofrestru’r elusen
• manylion eich apêl, gan gynnwys, eich llenyddiaeth apêl
• pam na allwch ddefnyddio eich rhoddion fel y bwriadwyd
• sut y byddwch yn cysylltu â rhoddwyr a sut mae hyn yn rhesymol o ystyried amgylchiadau’r apêl
• eich enw, manylion cyswllt a rôl o fewn yr elusen
• cadarnhad eich bod yn gweithredu ar ran yr elusen

Mae’n rhaid i chi wedyn gymryd y camau y cytunwyd arnynt gyda’r Comisiwn i gysylltu â rhoddwyr ynghylch dychwelyd eu rhodd.

Unwaith y byddwch wedi cymryd y camau hyn, efallai y bydd rhoddwyr nad ydych wedi gallu dod o hyd iddynt na’u hadnabod. Bellach gellir defnyddio eu rhoddion at ddibenion newydd.

Mae sut i benderfynu dibenion newydd a phryd y bydd angen awdurdod y Comisiwn arnoch ar gyfer eich dibenion newydd wedi’u nodi isod.

Rhoddion y mae’n afresymol ceisio eu dychwelyd

Efallai y byddwch yn ystyried y byddai’n afresymol ceisio dychwelyd rhai rhoddion oherwydd:

• cost yr ad-daliad o ystyried swm y rhodd
• math y rhodd, yr amgylchiadau y cafodd ei rhoi, neu pa mor bell yn ôl y cafodd ei wneud

Mae’n rhaid i chi ofyn i’r Comisiwn am awdurdodiad i ddefnyddio’r rhoddion hyn at ddibenion newydd.

E-bostiwch: fundraisingappeals@charitycommission.gov.uk gan ddarparu’r wybodaeth ganlynol:

• enw a rhif cofrestru’r elusen
• manylion eich apêl, gan gynnwys, eich llenyddiaeth apêl
• pam na allwch ddefnyddio eich rhoddion fel y bwriadwyd
• pam eich bod yn ystyried ei bod yn afresymol ceisio dychwelyd y rhoddion hyn
• tystiolaeth ategol o unrhyw oblygiadau cost ac am y camau cyffredinol a gymerwyd
• eich enw, manylion cyswllt a rôl o fewn yr elusen
• cadarnhad eich bod yn gweithredu ar ran yr elusen

Os oes gennych roddion yn y ddau gategori, gallwch ofyn i’r Comisiwn, yn yr un e-bost, i awdurdodi eich:

• camau gweithredu arfaethedig ar gyfer cysylltu â rhoddwyr i geisio dychwelyd eu rhoddion
• penderfyniad ei bod yn afresymol ceisio dychwelyd rhai rhoddion

I gael gwybodaeth am sut rydym yn prosesu eich data personol, darllenwch hysbysiad preifatrwydd y Comisiwn.

Dylech fod yn ymwybodol ei bod yn drosedd o dan adran 60 Deddf Elusennau 2011 i ddarparu gwybodaeth ffug neu gamarweiniol yn fwriadol neu’n ddi-hid.

Os oes gennych roddion yn y ddau gategori, gallwch ofyn i’r Comisiwn, yn yr un ffurf, awdurdodi eich:

• camau gweithredu arfaethedig ar gyfer cysylltu â rhoddwyr i geisio dychwelyd eu rhoddion
• penderfyniad ei bod yn afresymol ceisio dychwelyd rhai rhoddion

Dewis a chytuno ar ddibenion newydd ar gyfer rhoddion

Gallwch chi feddwl yn awr am beth ddylai’r dibenion newydd fod ar gyfer y rhoddion.

Wrth benderfynu ar ddibenion newydd, mae’n rhaid i chi ystyried:

• hyd y mae yn bosibl ac yn ddymunol, a all y dibenion newydd fod yn debyg i’r rhai gwreiddiol
• yr angen i’r dibenion newydd fod yn addas ac effeithiol yn yr amgylchiadau cymdeithasol ac economaidd presennol

Cadwch gofnod o unrhyw wybodaeth neu dystiolaeth a ddefnyddiwyd gennych i wneud eich penderfyniad.

Mae’n rhaid i chi allu dangos ac esbonio eich rhesymau os byddwch yn dewis dibenion newydd nad ydynt yn debyg i ddibenion gwreiddiol yr apêl.

Ond mae angen i’ch dibenion newydd hefyd fod yn ymarferol yn awr ac yn y dyfodol. Enghreifftiau o’r hyn y dylech feddwl amdano yw:

• os yw’r anghenion a’r sefyllfa a ysgogodd eich apêl wedi newid ers i chi wneud yr apêl
• os oes amgylchiadau newydd sy’n effeithio ar bwy y bwriadwyd i’r apêl gael budd
• os oes amgylchiadau newydd sy’n effeithio ar sut yr ydych yn gweithio gyda neu’n cefnogi’r bobl, sefydliadau neu weithgareddau y sefydlwyd yr apêl ar eu cyfer

Mae’n rhaid i’ch dibenion newydd fod yn elusennol.

Mae’n rhaid i chi:

• wneud penderfyniad ffurfiol i gytuno ar y dibenion newydd ar gyfer y rhoddion
• dilyn y rheolau yn nogfen lywodraethol eich elusen i basio’r penderfyniad – mae’n rhaid i chi sicrhau bod mwyafrif eich holl ymddiriedolwyr yn cymeradwyo’r penderfyniad
• cadw cofnod ysgrifenedig o’ch penderfyniad, er enghraifft yng nghofnodion eich cyfarfod, eich rhesymau drosto ac unrhyw dystiolaeth ategol

Os yw cyfanswm gwerth y rhoddion yr hoffech eu defnyddio at ddibenion newydd yn £1,000 neu lai

Mae eich penderfyniad yn weithredol ar y dyddiad y byddwch yn ei basio. Nid oes angen i chi gysylltu â’r Comisiwn.

Os yw cyfanswm gwerth y rhoddion yr hoffech eu defnyddio at ddibenion newydd yn £1,000 neu fwy

Mae’n rhaid i chi ofyn i’r Comisiwn awdurdodi eich penderfyniad. Mae eich penderfyniad yn weithredol ar y dyddiad y mae’r Comisiwn yn ei awdurdodi.

E-bostiwch: fundraisingappeals@charitycommission.gov.uk gan ddarparu’r wybodaeth ganlynol:

• enw a rhif cofrestru’r elusen
• beth yw eich dibenion newydd
• pam eich bod wedi dewis eich dibenion newydd a sut rydych wedi ystyried y ddau bwynt uchod
• gwerth cyfanswm y rhoddion yr ydych am eu defnyddio at y dibenion newydd
• gopi o’ch penderfyniad neu gofnodion y cyfarfod lle y gwnaethoch gytuno ar y penderfyniad
• cadarnhau eich bod wedi dilyn y rheolau yn eich dogfen lywodraethol i basio’r penderfyniad
• eich enw, manylion cyswllt a rôl o fewn yr elusen
• cadarnhad eich bod yn gweithredu ar ran yr elusen

I gael gwybodaeth am sut rydym yn prosesu eich data personol, darllenwch hysbysiad preifatrwydd y Comisiwn.

Dylech fod yn ymwybodol ei bod yn drosedd o dan adran 60 Deddf Elusennau 2011 i ddarparu gwybodaeth ffug neu gamarweiniol yn fwriadol neu’n ddi-hid.

Gallwn ofyn i chi hysbysebu eich cynigion cyn i ni ystyried awdurdodi eich penderfyniad. Gallwn hefyd ofyn i chi am dystiolaeth ategol yr ydych wedi dibynnu arni i wneud eich penderfyniad. Mae hyn fel arfer, er enghraifft, os yw eich dibenion newydd yn ddadleuol neu’n wahanol iawn i ddibenion gwreiddiol yr apêl.

Gallwch ddefnyddio ein canllawiau ar egwyddorion gwneud penderfyniadau i’ch helpu i wneud eich penderfyniadau yn y ffordd gywir.

Cronfeydd nad yw’r canllaw hwn yn berthnasol iddynt

Weithiau, gall fod gennych gronfeydd nad ydynt yn dod o apêl elusen ond gall fod cyfyngiadau ar eu defnydd. Nid oes angen i chi gysylltu â’r Comisiwn.

Er enghraifft:

• tanwariant ar grant
• rhoddion i’ch elusen at ddiben penodol os nad oedd eich elusen wedi apelio am y cronfeydd hynny

Cysylltwch â’r rhoddwr i drafod y camau nesaf.

Cael geiriad eich apêl yn gywir

Bydd cael geiriad eich apêl yn gywir, a chadw cofnodion rhoddwr ac apêl da, yn eich helpu i osgoi anawsterau os nad yw eich apêl yn codi digon o arian, yn codi gormod o arian neu os na allwch ddefnyddio’r rhoddion fel y bwriadwyd.

Darllenwch ein canllaw ar Apeliadau codi arian elusennau: geiriad apeliadau a chadw cofnodion.

Nodyn cyfreithiol

Daw’r rheolau hyn o Deddf Elusennau 2011 (fel y’i diwygiwyd).

Prif adrannau perthnasol y Ddeddf yw 63A: atodol, 63A a 67A.

Crynodeb cam wrth gam

Darllenwch y canllawiau uchod i’ch helpu i ddeall y manylion y tu ôl i’r camau hyn.

Cam 1: Oes gan eich apêl bwrpas eilaidd?

Oes: Defnyddiwch y rhoddion at eich pwrpas eilaidd.

Nac Oes: Parhewch â’r camau hyn.

Cam 2: Dychwelwch rhoddion i roddwyr a ddywedodd fod eisiau eu rhodd yn ôl arnynt os na allech gyflawni pwrpas neu ddibenion eich apêl.

Cam 3: Nodwch roddion o werth bach, neu o gasgliadau arian parod neu gystadlaethau Gallwch ddefnyddio’r rhain at ddibenion newydd.

Cam 4: Nodwch sut rydych chi’n bwriadu dychwelyd y rhoddion sy’n weddill. Anfonwch eich cynllun at y Comisiwn Elusennau i’w awdurdodi. Gweithredwch ar eich cynllun. Lle mae rhoddwyr na allwch gysylltu â nhw na’u hadnabod o hyd ar ôl i chi weithredu ar eich cynllun, gallwch ddefnyddio eu rhoddion at ddibenion newydd.

a/neu

Gallwch gredu ei bod yn afresymol ceisio dychwelyd rhai rhoddion. Mae’n rhaid ichi ofyn i’r Comisiwn am awdurdodiad i ddefnyddio’r rhoddion hyn at ddibenion newydd.

Camau Nesaf:

• Penderfynwch beth ddylai’r dibenion newydd fod ar gyfer y rhoddion yr ydych am eu defnyddio at ddibenion newydd.

Darllenwch y cyfarwyddyd i ddeall sut mae’n rhaid i chi fynd i’r afael â hyn.

• A yw cyfanswm gwerth y rhoddion yr ydych am eu defnyddio at ddibenion newydd yn £1,000 neu lai?

Ydi: Gallwch wneud penderfyniad (penderfyniad ffurfiol) i ddefnyddio’r rhoddion at y dibenion newydd yr ydych wedi penderfynu arnynt. Cadwch gofnod o’ch penderfyniad.

Na: Gallwch wneud penderfyniad (penderfyniad ffurfiol) i ddefnyddio’r rhoddion at y dibenion newydd yr ydych wedi penderfynu arnynt, ond yn gyntaf mae’n rhaid i chi ofyn i’r Comisiwn awdurdodi eich penderfyniad. Cadwch gofnod o’ch penderfyniad.