Papur polisi

Y Grŵp Rhyngweinidogol dros Gyfiawnder: Cylch Gorchwyl

Diweddarwyd 20 February 2024

Cyhoeddwyd hwn o dan y 2022 to 2024 Sunak Conservative government

1. Pwrpas a Chwmpas 

Mae’r Grŵp Rhyngweinidogol dros Gyfiawnder (IMGJ) yn fforwm i hwyluso ymgysylltu ffurfiol a rheolaidd ar feysydd sydd o ddiddordeb i bawb ac sy’n ymwneud â chyfiawnder rhwng gweinidogion adrannol o’r pedair llywodraeth. 

Mae’r IMGJ yn cael ei arwain gan weinidogion perthnasol o bob rhan o’r DU sydd â chyfiawnder yn eu portffolio. Pan ystyrir bod arbenigedd ar feysydd y tu allan i gyfiawnder yn ddefnyddiol, efallai y gwahoddir gweinidogion o adrannau a gweinyddiaethau eraill i fod yn bresennol.  

Er bod cyfrifoldebau gweinidogol yn y maes cyfiawnder yn amrywio ar draws y gweinyddiaethau, mae cyfle i drafod unrhyw faterion o ddiddordeb cyffredin sy’n ymwneud â chyfiawnder yn yr IMGJ, a allai gynnwys polisi, cyflawni, ac elfennau technegol a deddfwriaethol y materion hyn.

Bydd yr IMGJ yn galluogi bod gwybodaeth yn cael ei rhannu rhwng gweinyddiaethau. Pan fydd Gweinidogion yn cytuno ei bod yn briodol gwneud hynny, gall hefyd weithredu fel fforwm i ddod i gytundeb ar faterion cyffredin.  

Gall yr IMGJ hefyd weithredu fel fforwm ar gyfer datrys anghytundebau rhwng gweinyddiaethau lle nad yw datrysiadau wedi bod yn bosibl ar lefel swyddogol.

Mae’r IMGJ yn gweithredu yn unol â’r setliadau datganoli a’r egwyddorion sydd yn y Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth rhwng Llywodraeth y DU a’r Llywodraethau Datganoledig. Mae’n ystyried materion datganoledig ac mewn sefyllfaoedd lle mae effaith ar weinyddiaeth arall, materion a gedwir yn ôl. Gallai sefyllfaoedd o’r fath gynnwys lle mae cymhwysedd wedi’i ddatganoli; lle mae gan y Llywodraethau Datganoledig gyfrifoldeb gweithredu; neu lle mae materion wedi’u cadw ôl ond bod budd wedi’i ddatganoli.  

Ni fwriedir i’r IMGJ ddisodli na newid unrhyw fathau o drefniadau ymgysylltu presennol sydd ar waith rhwng y gweinyddiaethau.

2. Cyfrifoldebau

Bydd yr IMGJ yn:  

• Cynnal cysylltiadau cadarnhaol ac adeiladol sy’n seiliedig ar barch at gyfrifoldebau’r pedair llywodraeth a rôl ar y cyd o ran llywodraethu’r DU
• Hwyluso cydweithio effeithiol ac ymgysylltu rheolaidd yng nghyd-destun mwy o ryngweithio rhwng cymhwysedd datganoledig ac a gedwir yn ôl, yn ein perthynas newydd â’r UE a phartneriaid byd-eang eraill
• Rhoi cyfle cyfartal i bob llywodraeth ddylanwadu ar y dewis o faterion sy’n cael eu hystyried
• Disgwylir y bydd pob llywodraeth yn parchu ac yn glynu wrth unrhyw ganllawiau, rheolau a phrosesau y cytunwyd arnynt ar y cyd, gan gynnwys yr egwyddorion a’r arferion yn y Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth rhwng Llywodraeth y DU a’r Llywodraethau Datganoledig
• Hwyluso mwy o atebolrwydd a thryloywder a all, yn ei dro, helpu i ddatblygu a gwella’r diwylliant ymgysylltu
• Sicrhau bod y prosesau’n gwasanaethu pob llywodraeth yn gyfartal ac yn deg
• Mynd ati i osgoi anghydfod ac, fel y bo’n briodol, datrys anghytundebau
• Nodi rhyngddibyniaethau a risgiau i effeithiolrwydd yr IMGJ ac unrhyw gydweithio cysylltiedig, a rhoi mesurau atal a lliniaru ar waith

3. Gweithredu’r IMGJ 

Pa mor aml y cynhelir cyfarfodydd: Bydd amserlen yn cael ei threfnu ac fe gytunir arni’n flynyddol, gyda chyfarfodydd wedi’u trefnu unwaith bob pedwar mis (tair gwaith y flwyddyn). Bydd ysgrifenyddiaeth IMGJ ar y cyd yn cysylltu â Swyddfeydd Preifat i gynnig dyddiadau a chytuno ar amserlen arfaethedig y cyfarfodydd. 

Gellir galw cyfarfodydd eithriadol yn ôl yr angen mewn amgylchiadau eithriadol. Pan fydd yr IMGJ yn cyfarfod i ddatrys anghytundeb, gall wneud hynny fel rhan o gyfarfod arferol neu drwy drefnu cyfarfodydd ychwanegol i ddatrys anghydfod yn unig. 

Hyd: Disgwylir y bydd cyfarfodydd IMGJ fel arfer yn para 90 munud 

Cyfansoddiad: Bydd aelodaeth yr IMGJ yn cynnwys o leiaf un gweinidog o bob Gweinyddiaeth y DU sydd â chyfiawnder yn eu portffolio. Mae’r aelodau parhaol yn seiliedig ar gyfrifoldebau gweinidogol cyfredol ac yn cynnwys:  

• Is-ysgrifennydd Gwladol Seneddol yn y Weinyddiaeth Gyfiawnder, yr Arglwydd Bellamy CB (Llywodraeth y DU)
• Ysgrifennydd y Cabinet dros Gyfiawnder a Materion Cartref, Angela Constance ASA (Llywodraeth yr Alban)
• Cwnsler Cyffredinol Cymru, Mick Antoniw AS (Llywodraeth Cymru)
• I’w gadarnhau (Richard Pengelly, Ysgrifennydd Parhaol yr Adran Gyfiawnder) (Gweithrediaeth Gogledd Iwerddon)

Gwahoddir un gweinidog o bob un o Swyddfeydd Tiriogaethol y DU i fod yn bresennol.  Ar ben hynny, efallai y bydd achlysuron pan fydd yr IMGJ yn cytuno i wahodd gweinidogion sydd ag arbenigedd mewn meysydd y tu allan i gyfiawnder, lle bo hynny’n berthnasol i’r drafodaeth ar bwnc penodol. 

Efallai y bydd yr IMGJ yn cytuno i wahodd rhanddeiliaid anllywodraethol fel cynrychiolwyr diwydiant neu gyrff anllywodraethol. Pan fydd adrannau neu asiantaethau eraill yn ymuno â thrafodaethau, gan gynnwys y rheini sydd â’r bwriad o ddatrys anghydfod, bydd eu rôl yn un ymgynghorol. 

Presenoldeb: Bydd pob gweinyddiaeth yn cael ei chynrychioli gan weinidog.

Dylid rhoi gwybod i’r ysgrifenyddiaeth am unrhyw absenoldeb cyn gynted ag y bo modd, ac mewn achosion o’r fath, disgwylir i aelodau enwebu cynrychiolydd gweinidogol addas i fod yn bresennol yn eu lle. Mewn amgylchiadau eithriadol ac yn amodol ar gytundeb Cadeirydd y cyfarfod sydd ar y gweill, gall uwch swyddog fod yn bresennol yn ei le.

Lleoliad: Bydd lleoliadau’n cylchdroi rhwng y pedair gweinyddiaeth. Cytunir ar hyn ymlaen llaw fel rhan o ragolwg blynyddol yr IMGJ. Bydd y weinyddiaeth sy’n cynnal y cyfarfod yn arwain ar y gwaith logisteg ac yn talu unrhyw gostau sy’n gysylltiedig â chynnal y cyfarfod, fel llogi lleoliad ac arlwyo. 

Mae’n uchelgais gan yr IMG i’r holl aelodau fod yn bresennol yn bersonol lle bynnag y bo modd. Fodd bynnag, bydd pob cyfarfod yn cael ei gefnogi gan gyfleusterau hybrid i sicrhau bod cyfranogwyr yn gallu mynychu’n rhithiol, lle na allant wneud hynny’n bersonol (ac eithrio’r Cadeirydd). Os felly, dylid hysbysu’r Cadeirydd a’r ysgrifenyddiaeth cyn gynted â phosibl cyn y cyfarfod.

Trefniadau Cadeirio: Bydd y Cadeirydd yn cylchdroi rhwng y pedair gweinyddiaeth. Cytunir ar y drefn ymlaen llaw fel rhan o ragolwg blynyddol yr IMGJ. 

Bydd y Cadeirydd yn gyfrifol am sicrhau bod y drafodaeth yn mynd rhagddi’n effeithlon, yn gadarnhaol ac yn cadw at yr amserlen. Gall y Cadeirydd gyfrannu at y drafodaeth ond ni fydd ganddo rôl gwneud penderfyniadau; bydd penderfyniadau’n cael eu gwneud drwy gonsensws.   

Ysgrifenyddiaeth: Bydd yr IMGJ yn cael ei gefnogi gan ysgrifenyddiaeth ar y cyd, sy’n cael ei rhedeg gan swyddogion ar draws y pedair gweinyddiaeth, a fydd yn sicrhau bod cyfarfodydd yr IMGJ yn gweithredu’n ddidrafferth. Bydd papurau ar gyfer cyfarfod IMGJ penodol yn cael eu dosbarthu gan yr aelodau hynny o’r ysgrifenyddiaeth y mae eu llywodraeth yn cynnal ac yn cadeirio’r cyfarfod hwnnw.   

Agenda a Phapurau:

• Caiff rhagolwg blynyddol o agenda graidd y pedwar cyfarfod ar gyfer y flwyddyn nesaf ei gytuno ymlaen llaw gan Grŵp Uwch Swyddogion yr IMGJ, gyda chyfle i ychwanegu pynciau yn seiliedig ar awgrymiadau parhaus gan y pedair gweinyddiaeth, yn amodol ar drafodaeth bellach gan y Grŵp Uwch Swyddogion. Gall pob gweinyddiaeth gynnig eitemau ar yr agenda drwy ysgrifenyddiaeth yr IMGJ
• Bydd camau gweithredu’r cyfarfod blaenorol yn cael eu hadolygu ar ddechrau pob cyfarfod
• Gall unrhyw un o’r pedair gweinyddiaeth ddarparu papurau
• Bydd yr agenda a’r papurau terfynol ar gyfer pob cyfarfod IMGJ yn cael eu cyhoeddi o leiaf wythnos cyn y cyfarfod a drefnwyd, oni chytunir fel arall

Dyma’r amseroedd mewn perthynas â’r agenda a’r papurau ar gyfer cyfarfodydd yr IMGJ:

1. Cynigir papurau ac eitemau ar gyfer yr agenda gan swyddogion yn y gweinyddiaethau drwy’r ysgrifenyddiaeth (8 wythnos cyn cyfarfod yr IMGJ)
2. Cytunir ar gynigion ar gyfer papurau ac eitemau ar yr agenda drwy e-bost gan aelodau’r Grŵp Uwch Swyddogion, ac ar ôl hynny bydd yr ysgrifenyddiaeth yn comisiynu papurau (6 wythnos cyn cyfarfod yr IMGJ)
3. Anfonir papurau at y Grŵp Uwch Swyddogion (1 wythnos cyn iddo gyfarfod)
4. Mae’r Grŵp Uwch Swyddogion yn cyfarfod yn rhithiol i gadarnhau papurau (pythefnos cyn cyfarfod yr IMGJ)
5. Anfonir agenda a phapurau at yr IMGJ (1 wythnos cyn cyfarfod yr IMGJ)

Cofnodion ac Adroddiadau: Bydd trafodaethau’n cael eu cynnal mewn lleoliad cyfrinachol a byddant yn cael eu cofnodi.

Bydd yr ysgrifenyddiaeth yn dosbarthu cofnodion drafft, log gweithredu, a chrynodeb lefel uchel o fewn deg diwrnod, ar gyfer sylwadau a chytundeb. Dylid cytuno ar y rhain cyn gynted ag sy’n ymarferol bosibl a chyn yr IMGJ nesaf a drefnwyd.  

Bydd y crynodeb lefel uchel yn cael ei gyhoeddi ar gov.uk. Efallai y bydd y Llywodraethau Datganoledig hefyd yn dewis cyhoeddi drwy eu sianeli perthnasol.  

Gan nodi natur sensitif trafodaethau’r IMG, cydnabyddir y gallai fod yn ofynnol i weinidogion adrodd i’w senedd eu hunain ar gysylltiadau rhyng-lywodraethol. Os bydd angen gwybodaeth ychwanegol i’r hyn sydd yn y crynodeb, dylai gweinyddiaethau ddarparu manylion trafodaethau lefel uchel, oni chytunir fel arall gan yr IMG.

Datrys anghydfod: Nod IMGJ yw meithrin cysylltiadau cadarnhaol ac adeiladol rhwng y gweinyddiaethau gan ganolbwyntio ar gydweithio a pharchu ei gilydd.

Os bydd anghytundebau’n codi, na ellir eu datrys ar lefel swyddogol, bydd proses mecanwaith anghydfod yn sicrhau bod modd uwchgyfeirio i’r IMGJ. Rhagwelir na fydd angen defnyddio’r broses hon yn aml.

Bydd y Grŵp Uwch Swyddogion yn seilio asesiad o natur yr anghytundeb, sy’n cael ei lywio gan y meini prawf isod er mwyn uwchgyfeirio anghydfod i lefel IMG:

• A yw’r anghytundeb wedi cael ei drafod yn helaeth ar lefel uwch weision sifil?
• A gynigiwyd ateb yn nhrafodaeth yr uwch weision sifil nad oedd yn foddhaol i bawb a oedd yn rhan o’r anghytundeb?
• A oes gan yr anghytundeb oblygiadau y tu hwnt i’w faes polisi, gan effeithio ar y cysylltiadau ehangach rhwng llywodraethau?
• A oes goblygiadau sylweddol i’r berthynas rhwng dwy lywodraeth neu fwy?

Bydd pob anghydfod yn cael ei ystyried fesul achos. Os nad yw anghydfodau’n cael eu datrys ar lefel IMGJ, gellir eu huwchgyfeirio i ysgrifenyddiaeth y cysylltiadau rhynglywodraethol yn unol â’r meini prawf a amlinellir yn Atodiad D Adolygiad Swyddfa’r Cabinet o Gysylltiadau Rhynglywodraethol (2022).

Adolygu: Mae Cylch Gorchwyl yr IMGJ yn gytundeb rhwng y pedair gweinyddiaeth yn y DU. Byddant yn cael eu hadolygu o bryd i’w gilydd a byddant yn cael eu hasesu ar gyfer effeithiolrwydd yn flynyddol. Byddant yn aros yn eu lle oni bai y bydd yr IMGJ a Grŵp Uwch Swyddogion yr IMGJ yn cytuno ar unrhyw newidiadau, a nes y bydd hynny’n digwydd.   

4. Grŵp Uwch Swyddogion IMGJ

4.1 Pwrpas a Chwmpas

Bydd Grŵp Uwch Swyddogion yr IMGJ, o’r pedair gwlad, yn cydlynu, yn goruchwylio ac yn cyfarwyddo gweithgarwch yr IMGJ.

Mae’r Grŵp yn gweithredu yn unol â’r setliadau datganoli ac yn cynnal ei fusnes yn unol â’r egwyddorion ar gyfer cysylltiadau da, fel y nodir yn y Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth rhwng Llywodraeth y DU a’r Llywodraethau Datganoledig, yn enwedig y rheini sy’n ymwneud â chyfathrebu, ymgynghori a chydweithredu.

O ran datrys anghydfodau, bydd Grŵp Uwch Swyddogion yr IMGJ yn ystyried a ddylid uwchgyfeirio unrhyw anghydfod i’r IMGJ os na ddaethpwyd i gytundeb ar lefel swyddogol, yn unol â’r meini prawf a amlinellir yng Nghylch Gorchwyl yr IMGJ.

4.2 Cyfrifoldebau

Bydd Grŵp Uwch Swyddogion yr IMGJ yn:

• Hwyluso cyfarfodydd a chefnogi gwaith yr IMGJ yn unol â’i gwmpas a’i bwrpas a’r gweithgareddau y mae IMGJ wedi cytuno i’w datblygu
• Sicrhau bod strwythurau effeithiol ar waith i gefnogi’r gwaith o gyflawni camau gweithredu IMGJ a monitro eu bod yn cael eu cyflawni
• Comisiynu grwpiau ymgysylltu a gweithgorau yn y pedair gwlad i edrych ar faterion sy’n codi o gyfarfodydd IMGJ
• Sicrhau bod papurau a/neu ddiweddariadau ar y camau gweithredu y cytunwyd arnynt o gyfarfodydd IMGJ yn cael eu darparu a’u bod yn diwallu anghenion yr IMGJ
• Sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei rhannu ag unrhyw fforymau rhynglywodraethol presennol ac yn y dyfodol os oes angen, a chyda rhanddeiliaid allanol os cytunir i wneud hynny
• Argymell cyfeiriad a manteision unrhyw weithgareddau newydd yn y dyfodol i’r IMGJ
• Monitro cynnydd a rhoi cyfarwyddyd ar ddatblygu parhaus, gweithredu, cyflawni, adolygu ac addasu unrhyw waith/camau gweithredu y cytunwyd arnynt
• Darparu mecanwaith datrys anghydfod ar gyfer gwaith/camau gweithredu a pholisi ehangach, cyn uwchgyfeirio unrhyw anghytundebau i’r IMGJ
• Ymateb i unrhyw faterion annisgwyl lle cytunir bod gweithredu ar y cyd yn fuddiol a/neu’n angenrheidiol
• Nodi rhyngddibyniaethau a risgiau i effeithiolrwydd yr IMGJ neu’r cydweithio sy’n mynd rhagddo rhwng gweinyddiaethau’r DU ac ystyried a gweithredu unrhyw fesurau atal a lliniaru ar waith

4.3 Gweithrediad Grŵp Uwch Swyddogion yr IMGJ

Pa mor aml: Unwaith bob pedwar mis (tair gwaith y flwyddyn) gyda chyfarfodydd eithriadol yn cael eu cynnal yn ôl yr angen mewn amgylchiadau eithriadol, i fynd i’r afael â materion brys. Bydd y Grŵp yn anelu at gyfarfod ddim hwyrach na phythefnos cyn cyfarfod IMGJ a drefnwyd.

Hyd: Yn unol ag agenda cyfarfod nesaf yr IMGJ

Cyfansoddiad: Bydd aelodaeth y Grŵp yn cynnwys uwch swyddogion o bob gweinyddiaeth yn y DU. Mae’r aelodaeth graidd gyfredol yn cynnwys:

• Y Weinyddiaeth Gyfiawnder: James Dowler (Cyfarwyddwr Polisïau Rhyngwladol, Hawliau a Chyfansoddiadol), Chris Jennings (Cyfarwyddwr Gweithredol, HMPPS Cymru)
• Gweithrediaeth Gogledd Iwerddon: Maura Campbell (Pennaeth Is-adran Polisi a Deddfwriaeth Cyfiawnder Troseddol)
• Llywodraeth yr Alban: Neil Rennick (Cyfarwyddwr Cyfiawnder)
• Llywodraeth Cymru: James Gerard (Dirprwy Gyfarwyddwr, Polisi Cyfiawnder)

Gall pob gweinyddiaeth ddod â swyddogion ychwanegol i gefnogi eitemau ar yr agenda a chynorthwyo gyda swyddogaethau ysgrifenyddol.

Presenoldeb: Mae presenoldeb yr aelodaeth graidd yn bwysig ond mewn amgylchiadau eithriadol gall dirprwyon fod yn bresennol gyda rhybudd ymlaen llaw i’r Cadeirydd. Dylai dirprwyon fod ag awdurdod dirprwyedig llawn i wneud penderfyniadau a chymeradwyo dogfennau ar ran yr aelod priodol.

Ar ben hynny, gyda chytundeb gweinyddiaethau eraill, gellir gwahodd swyddogion o sefydliadau eraill (llywodraethol neu fel arall) i fod yn bresennol i gefnogi trafodaethau penodol.

Lleoliad: Er mwyn lleihau costau, bydd Grŵp Uwch Swyddogion yr IMGJ fel arfer yn cwrdd yn rhithiol drwy blatfform y cytunwyd arno.

Trefniadau Cadeirio: Bydd y Cadeirydd yn cylchdroi rhwng uwch swyddogion o’r pedair gweinyddiaeth i adlewyrchu’r trefniadau cadeirio ar gyfer y cyfarfod IMGJ cysylltiedig.

Bydd y Cadeirydd yn gyfrifol am sicrhau bod y drafodaeth yn mynd rhagddi’n effeithlon, yn gadarnhaol ac yn cadw at yr amserlen. Gall y Cadeirydd gyfrannu at y drafodaeth ond ni fydd ganddo rôl gwneud penderfyniadau a bydd penderfyniadau’n cael eu gwneud drwy gonsensws.

Ysgrifenyddiaeth: Bydd Grŵp Uwch Swyddogion yr IMGJ yn cael ei gefnogi gan yr un ysgrifenyddiaeth â’r IMGJ. Yn yr un modd â’r IMGJ ei hun, bydd arweinydd ysgrifenyddol y Grŵp Uwch Swyddogion yn cylchdroi gan ddibynnu ar ba weinyddiaeth sy’n cynnal y cyfarfod IMGJ nesaf.

Agenda a Phapurau: Bydd y Grŵp Uwch Swyddogion yn cyflawni ei gyfrifoldebau mewn perthynas â pharatoi a chytuno ar agenda a phapurau yr IMGJ yn unol â’r broses a’r amserlen a nodir yng Nghylch Gorchwyl yr IMGJ. Bydd yr ysgrifenyddiaeth yn eu cefnogi yn hyn o beth.

Cofnodion ac Adroddiadau: Bydd trafodaethau’n cael eu cynnal mewn lleoliad cyfrinachol a byddant yn cael eu cofnodi. Dylai’r ysgrifenyddiaeth ddosbarthu nodiadau a phwyntiau gweithredu o fewn tridiau i’r cyfarfod er mwyn cael sylwadau a chytundeb. Dylid cytuno ar y rhain cyn gynted ag sy’n ymarferol bosibl a chyn yr IMGJ dilynol.

Bydd Grŵp Uwch Swyddogion yr IMGJ yn cefnogi’r gwaith o gynhyrchu a chytuno ar hysbysiad cyhoeddedig ar waith yr IMGJ yn dilyn pob cyfarfod IMGJ.

Adolygu: Bydd Cylch Gorchwyl Grŵp Uwch Swyddogion yr IMGJ yn cael ei adolygu yng ngoleuni unrhyw newidiadau i Gylch Gorchwyl yr IMG neu’n flynyddol, pa un bynnag sy’n digwydd gyntaf. Cytunir ar unrhyw newidiadau ar y cyd.