Canllawiau

Cyfres gwiriadau cydymffurfio: Sut i osgoi cosbau mewn perthynas â’r cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer TAW – CC/FS69

Cyhoeddwyd 31 May 2022

Cyflwynwyd y cynllun Troi Treth yn Ddigidol (MTD) i helpu cwsmeriaid i gael eu treth yn gywir. O dan y cynllun, mae’n rhaid i fusnesau sydd wedi’u cofrestru ar gyfer TAW gadw cofnodion penodol yn ddigidol a chyflwyno’u Ffurflenni TAW gan ddefnyddio meddalwedd.

Gellir codi cosbau ar fusnesau nad ydynt yn gwneud hyn. Mae’r daflen wybodaeth hon yn nodi’r hyn y mae angen i chi ei wneud er mwyn osgoi cael cosb.

Rhaid i chi ddefnyddio meddalwedd swyddogaethol sy’n cydweddu i gyflwyno’ch Ffurflen TAW

Ystyr ‘meddalwedd swyddogaethol sy’n cydweddu’ yw rhaglen feddalwedd, neu set o raglenni meddalwedd, cynhyrchion neu apiau sy’n gallu:

• cofnodi a chadw cofnodion digidol
• rhoi gwybodaeth a ffurflenni TAW o’r data a gedwir yn y cofnodion digidol hynny i Gyllid a Thollau EM (CThEM)
• cael gwybodaeth gan CThEM

Os byddwch yn cyflwyno’ch Ffurflenni TAW, ond yn peidio â defnyddio meddalwedd swyddogaethol sy’n cydweddu, mae’n bosibl y byddwn yn codi cosb arnoch o hyd at £400 am bob Ffurflen TAW a gyflwynwch.

I ddod o hyd i fanylion am feddalwedd swyddogaethol sy’n cydweddu y gallwch ei defnyddio, ewch i www.gov.uk a chwilio am ‘Making Tax Digital for VAT’.

Mae’n rhaid i chi gadw cofnodion yn ddigidol

Mae’n rhaid i chi gadw rhai cofnodion yn ddigidol yn eich meddalwedd swyddogaethol sy’n cydweddu. Yr enw ar hyn yw’ch ‘cyfrif electronig’. Mae’n rhaid i’ch cyfrif electronig gynnwys y canlynol:

• enw, cyfeiriad a rhif cofrestru TAW eich busnes
• unrhyw addasiadau o gyfrifiadau a wnewch y tu allan i’ch meddalwedd swyddogaethol sy’n cydweddu ar gyfer unrhyw gynlluniau cyfrifyddu TAW a ddefnyddiwch
• y TAW ar nwyddau a gwasanaethau rydych wedi’u cyflenwi, hynny yw popeth rydych wedi’i werthu, ei brydlesu, ei rentu neu ei roi ar log (nwyddau a wnaed)
• y TAW ar nwyddau a gwasanaethau rydych wedi’u cael, hynny yw popeth rydych wedi’i brynu, ei brydlesu, ei rentu neu ei roi ar log (nwyddau a gafwyd)
• unrhyw addasiadau a wnewch i Ffurflen TAW
• yr ‘amser cyflenwi’ a ‘gwerth y cyflenwad’ (gwerth heb gynnwys TAW) am bopeth rydych wedi’i brynu a’i werthu
• cyfradd y TAW a godwyd gennych ar nwyddau a gwasanaethau
• eich trafodion tâl gwrthdro, lle rydych yn cofnodi’r TAW ar bris gwerthu a phris prynu’r nwyddau a’r gwasanaethau a brynwch
• copïau o ddogfennau sy’n ymdrin â thrafodion lluosog a wnaed ar ran eich busnes fel y rhai a wnaed gan wirfoddolwyr ar gyfer codi arian elusennol, gan fusnes trydydd parti neu gan gyflogeion ar gyfer treuliau mewn arian mân

Mae’n rhaid i’ch holl drafodion gael eu cynnwys yn eich cyfrif electronig, ond nid oes angen i chi sganio cofnodion papur megis anfonebau a derbynebau.

Os na fyddwch yn cadw’r cofnodion hyn yn ddigidol, mae’n bosibl y byddwn yn codi cosb rhwng £5 a £15 arnoch am bob diwrnod nad ydych yn bodloni’r gofyniad hwn.

Mae’n rhaid i chi ddefnyddio cysylltiadau digidol er mwyn trosglwyddo neu gyfnewid data

Os byddwch yn trosglwyddo neu’n cyfnewid data o fewn a rhwng rhaglenni meddalwedd, apiau neu gynhyrchion (sy’n ffurfio meddalwedd swyddogaethol sy’n cydweddu), a bod yr wybodaeth yn ffurfio rhan o’ch cyfrif electronig, mae’n rhaid i chi wneud hyn trwy ddefnyddio cysylltiadau digidol.

Mae’n rhaid i chi gysylltu pob darn o feddalwedd a ddefnyddiwch yn ddigidol. Ystyr ‘cysylltiad digidol’ yw pan fyddwch yn trosglwyddo neu’n cyfnewid data rhwng rhaglenni meddalwedd, apiau neu gynhyrchion. Mae’n rhaid i chi beidio â throsglwyddo na chyfnewid data â llaw.

Dyma rai enghreifftiau o gysylltiadau digidol:

• celloedd sydd wedi’u cysylltu mewn taenlenni, gan gynnwys y defnydd o’r swyddogaethau ‘rhif y gell/dychwelyd’ (‘cell number/return’)
• e-bostio taenlen sy’n cynnwys cofnodion digidol er mwyn i’r wybodaeth gael ei mewngludo i feddalwedd arall
• trosglwyddo set o gofnodion digidol i ddyfais gludadwy, megis cof pìn neu gof bach, a’i rhoi drwy law i rywun arall er mwyn iddo fewngludo’r data hynny i’w feddalwedd ei hun
• mewngludo ac allgludo ffeiliau XML a CSV, a lawrlwytho ac uwchlwytho ffeiliau
• trosglwyddo data’n awtomataidd
• trosglwyddo Rhyngwyneb Rhaglennu Cymwysiadau (API)

Nid yw defnyddio ‘torri a gludo’ neu ‘copïo a gludo’ i ddewis a symud gwybodaeth yn gysylltiad digidol.

Os na fyddwch yn defnyddio cysylltiadau digidol i drosglwyddo data rhwng darnau o feddalwedd, mae’n bosibl y byddwn yn codi cosb rhwng £5 a £15 arnoch am bob diwrnod nad ydych yn bodloni’r gofyniad hwn.

Mae’n rhaid i chi ddefnyddio’r swyddogaethau gwirio yn eich meddalwedd

Mae’n rhaid i chi ddefnyddio’r swyddogaethau gwirio i wneud yn siŵr bod eich Ffurflenni TAW yn gywir cyn eu cyflwyno. Os gallwch, dylech hefyd lawrlwytho copi o’r Ffurflen TAW cyn ei chyflwyno.

Os byddwch yn cyflwyno Ffurflen TAW sy’n cynnwys gwallau, bydd yn rhaid i chi ad-dalu unrhyw TAW sydd arnoch. Gallwn hefyd godi cosb o hyd at 100% o’r TAW sydd arnoch.

Mae’n rhaid i chi gofrestru ar gyfer MTD

I gofrestru ar gyfer MTD, ewch i www.gov.uk a chwilio am ‘VAT record keeping’. Rhaid i chi fod â meddalwedd swyddogaethol sy’n cyweddu ar waith cyn i chi gofrestru.

Rhagor o wybodaeth

Am ragor o wybodaeth am MTD, darllenwch Hysbysiad TAW 700/22: Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer TAW. Ewch i www.gov.uk a chwilio am ‘700/22’.

Os oes angen cymorth pellach arnoch, ewch i www.gov.uk a chwilio am ‘Ymholiadau cyffredinol TAW’.

Os nad ydych yn fodlon ar ein gwasanaeth

Rhowch wybod i’r person neu’r swyddfa rydych wedi bod yn delio â nhw. Byddant yn ceisio unioni pethau. Os ydych yn dal i fod yn anfodlon, byddant yn rhoi gwybod i chi sut i wneud cwyn ffurfiol.

Ein hysbysiad preifatrwydd

Mae ein hysbysiad preifatrwydd yn nodi’r safonau y gallwch eu disgwyl gennym pan fyddwn yn gofyn am wybodaeth neu’n cadw gwybodaeth amdanoch. Ewch i www.gov.uk a chwilio am ‘HMRC Privacy Notice’.