Anfon cofnodion electronig atom — CC/FS22
Diweddarwyd 22 Hydref 2021
© Hawlfraint y Goron 2021
Mae'r cyhoeddiad hwn wedi'i drwyddedu o dan delerau Trwydded Agored y Llywodraeth v3.0 ac eithrio ble nodir yn wahanol. I weld y drwydded hon, ewch i nationalarchives.gov.uk/doc/open-government-licence/version/3 neu ysgrifennwch at y Tîm Polisi Gwybodaeth, Yr Archifau Gwladol, Kew, Llundain TW9 4DU, neu anfonwch e-bost at: psi@nationalarchives.gov.uk.
Lle byddwn wedi nodi unrhyw wybodaeth am hawlfraint trydydd parti, bydd angen i chi gael caniatâd gan ddeiliaid yr hawlfraint dan sylw.
Mae'r cyhoeddiad hwn ar gael yn https://www.gov.uk/government/publications/compliance-checks-sending-hm-revenue-and-customs-electronic-records-ccfs22/79b5f457-8a50-42b7-bd59-59d26a58d156
Rydym wedi rhoi’r daflen wybodaeth hon i chi am ein bod wedi gofyn i chi anfon rhai o’ch cofnodion electronig atom er mwyn i ni allu eu harchwilio fel rhan o’n gwiriad cydymffurfio.
Rydym hefyd wedi rhoi un o’n taflenni gwybodaeth cyffredinol i chi. Dylech ddarllen y daflen wybodaeth yn ofalus gan ei bod yn cynnwys gwybodaeth bwysig am roi gwybodaeth a dogfennau i ni.
Gallwch ddarllen y taflenni gwybodaeth eraill yn ein cyfres gwiriadau cydymffurfio (yn Saesneg).
Os oes angen help arnoch
Os yw’n bosibl y gall eich amgylchiadau personol neu’ch iechyd ei gwneud yn anodd i chi ddelio â’r gwiriad hwn, rhowch wybod i’r swyddog sydd wedi cysylltu â chi. Byddwn yn eich helpu ym mha ffordd bynnag y gallwn. I gael rhagor o fanylion, darllenwch gwiriadau cydymffurfio: hysbysiadau gwybodaeth — CC/FS2.
Gallwch hefyd ofyn i rywun arall ddelio â ni ar eich rhan, er enghraifft, ymgynghorydd proffesiynol, ffrind neu berthynas. Er hynny, mae’n bosibl y bydd yn dal i fod yn rhaid i ni siarad â chi neu ysgrifennu atoch yn uniongyrchol ynglŷn â rhai pethau. Os bydd angen i ni ysgrifennu atoch, byddwn yn anfon copi at y person rydych wedi gofyn i ni ddelio ag ef. Os bydd angen i ni siarad â chi, caiff y person hwnnw fod gyda chi pan fyddwn yn gwneud hynny, pe bai’n well gennych.
Ystyr ‘cofnodion electronig’
Mae cofnodion electronig yn cynnwys gwybodaeth neu ddogfennau sy’n cael eu gwneud neu’u storio ar ddyfeisiadau neu systemau electronig – p’un ai’n system fasnachol neu’n system sydd wedi’i gwneud ar archeb. Mae hyn yn cynnwys cofnodion sydd wedi’u gwneud neu sydd wedi’u storio:
- ar unrhyw fath o gyfrifiadur, gofrestr arian electronig, neu dil arian
- gan ddefnyddio meddalwedd gyfrifyddu, cronfeydd data electronig, neu daenlenni
Ni fyddwn yn gofyn i chi drosi eich cofnodion papur i fformat electronig er mwyn i chi eu hanfon atom yn electronig.
Manteision anfon eich cofnodion electronig atom
Bydd yn gyflymach ac yn haws i ni edrych ar eich cofnodion electronig yn ein swyddfa ni. Fel arfer, bydd hyn yn golygu y gallwn roi gwybod i chi’n gynharach os oes angen i chi anfon unrhyw beth arall atom i gynnal ein gwiriad, neu os oes rhywbeth o’i le. Bydd hefyd yn arbed amser ac arian i chi, gan na fydd yn rhaid i chi argraffu copïau o’r holl gofnodion yr ydym am eu gweld.
Hefyd, os oes angen i ni ymweld â’ch safle neu gyfarfod â chi i drafod ein canfyddiadau fel rhan o’n gwiriad, dylai hyn gymryd llai o amser a bydd yn caniatáu i chi fwrw ati i redeg eich busnes.
Os nad ydych am roi eich cofnodion i ni
Dim ond y cofnodion hynny sydd eu hangen arnom i gynnal ein gwiriad y byddwn yn gofyn amdanynt. Pan fyddwn yn gofyn am gofnodion, byddwn yn egluro’r hyn sydd ei angen arnom a pham.
Fel arfer, byddwn yn gofyn i chi anfon y cofnodion atom yn wirfoddol, a byddwn yn croesawu unrhyw gymorth a roddwch i ni. Os nad ydych yn anfon y cofnodion yn wirfoddol, gallwn anfon hysbysiad gwybodaeth atoch, sef dogfen sy’n nodi bod yn rhaid i chi, yn ôl y gyfraith, anfon yr hyn sydd ei angen arnom er mwyn i ni allu gwirio eich sefyllfa dreth. Gall hyn gynnwys cofnodion electronig. I gael rhagor o fanylion am hysbysiadau gwybodaeth, darllenwch gwiriadau cydymffurfio: hysbysiadau gwybodaeth — CC/FS2.
Arbenigwyr trin data
Fel arfer, bydd eich cofnodion electronig yn cael eu harchwilio gan un o’n harbenigwyr trin data. Maent wedi’u hyfforddi’n arbennig i helpu i archwilio cofnodion electronig yn ystod gwiriad cydymffurfio.
Fel arfer, yr arbenigwr trin data sy’n cysylltu â chi i drafod eich cofnodion electronig a’ch systemau. Fodd bynnag, y swyddog sy’n delio â’ch gwiriad cydymffurfio sy’n bennaf gyfrifol am y gwiriad cydymffurfio.
Diogelu data
Bydd eich cofnodion yn ddiogel gyda ni, a chânt eu trin fel dogfennau cyfrinachol ar bob adeg. Dim ond systemau diogel sydd wedi’u hamgryptio sy’n cael eu defnyddio gennym i anfon a storio eich data.
Sut i anfon y cofnodion atom
Gallwch anfon eich cofnodion electronig atom mewn sawl ffordd. Bydd yr arbenigwr trin data neu’r swyddog sy’n delio â’r gwiriad cydymffurfio yn sôn mwy wrthych am hyn pan fydd yn cysylltu â chi.
Peidiwch ag anfon unrhyw gofnodion electronig atom nes eich bod wedi cytuno â ni sut y byddwch yn eu hanfon.
Ein hysbysiad preifatrwydd
Mae ein hysbysiad preifatrwydd yn nodi’r safonau y gallwch eu disgwyl gennym pan fyddwn yn gofyn am wybodaeth neu’n cadw gwybodaeth amdanoch.