Canllawiau

Ymweliadau dirybudd ar gyfer archwiliadau — CC/FS4

Diweddarwyd 15 May 2023

Ymweliadau dirybudd ar gyfer archwiliadau

Rydym yn ymweld â chi er mwyn cynnal archwiliad fel rhan o’n gwiriad o’ch materion treth. Rydym wedi penderfynu mai ymweliad dirybudd yw’r ffordd orau o gynnal ein harchwiliad.

Neilltuwch amser i ddarllen y daflen wybodaeth hon gan ei bod yn rhoi gwybodaeth bwysig i chi am yr ymweliad hwn a’ch hawliau.

Os oes angen help arnoch

Os yw’n bosibl y gall eich amgylchiadau personol neu’ch iechyd ei gwneud yn anodd i chi ddelio â’r ymweliad hwn, rhowch wybod i’r swyddog. Byddwn yn eich helpu ym mha ffordd bynnag y gallwn. I gael rhagor o wybodaeth am hyn, ewch i www.gov.uk/cael-help-cthem-cymorth-ychwanegol

Gair am archwiliadau neu ymweliadau dirybudd

Yn ogystal â rhoi’r daflen wybodaeth hon i chi, bydd ein swyddog yn:

• dangos ei ddogfennau adnabod i chi
• rhoi hysbysiad o archwiliad i chi
• rhoi copi o’r daflen ‘Gwybodaeth gyffredinol’ berthnasol i chi, sy’n sôn am ein gwiriadau cydymffurfio

Mae’r hysbysiad o archwiliad yn awdurdodiad cyfreithiol sy’n caniatáu i ni gynnal yr archwiliad. Mae wedi’i awdurdodi gan un o uwch-swyddogion Cyllid a Thollau EM. Cyn i’r uwch-swyddog awdurdodi’r archwiliad, bydd wedi ystyried a allem fod wedi cael yr wybodaeth sydd ei hangen arnom mewn ffordd arall.

Mae gennych yr hawl i geisio cyngor ynghylch yr archwiliad, ond ni fyddwn yn oedi cyn cynnal ein harchwiliad wrth i chi wneud hynny.

Gadael i ni gynnal yr archwiliad hwn

Os na fyddwch yn gadael i ni gynnal yr archwiliad, gallwn ofyn i dribiwnlys annibynnol ei gymeradwyo.

Os bydd y tribiwnlys yn ei gymeradwyo a’ch bod yn dal i wrthod gadael i ni ei gynnal, byddwn yn codi cosb o £300 arnoch. Mae’n bosibl hefyd y bydd yn rhaid i chi dalu cosbau pellach o hyd at £60 y dydd nes i chi adael i ni gynnal yr archwiliad.

Os yw’r ymweliad hwn ar adeg anghyfleus i chi, mae’n bosibl, o dan rai amgylchiadau, y byddwn yn cytuno i ymweld â chi ar adeg arall.

Os oes gennych esgus rhesymol dros beidio â chaniatáu i’r archwiliad gael ei gynnal

Ni fyddwn yn codi cosb arnoch os oes gennych esgus rhesymol dros beidio â chaniatáu i ni gynnal archwiliad. Rhowch wybod i ni ar unwaith os ydych yn credu bod esgus rhesymol gennych.

Mae esgus rhesymol yn rhywbeth sydd wedi’ch rhwystro rhag bodloni ymrwymiad treth mewn pryd er i chi gymryd gofal rhesymol i’w fodloni. Gallai hyn fod o ganlyniad i amgylchiadau y tu hwnt i’ch rheolaeth, neu gyfuniad o ddigwyddiadau. Unwaith y bydd yr esgus rhesymol wedi dod i ben, mae’n rhaid i chi unioni pethau heb oedi diangen.

Wrth benderfynu a oes gennych esgus rhesymol, byddwn yn ystyried amgylchiadau’r methiant, a’ch amgylchiadau a’ch galluoedd penodol. Mae hyn yn golygu na fyddai’r hyn sy’n cael ei ystyried yn esgus rhesymol yn achos un person o reidrwydd yn cael ei ystyried yn esgus rhesymol yn achos rhywun arall.

Gall enghreifftiau o esgus rhesymol gynnwys y canlynol:

• rydych wedi bod yn ddifrifol wael
• mae rhywun agos atoch wedi marw
• rydych wedi colli’r dogfennau mewn tân neu lifogydd

Os ydych yn rhedeg eich busnes o’ch cartref

Fel arfer, byddwn ond yn ymweld â chi yn eich cartref os ydych yn rhedeg eich busnes oddi yno. Os yw’ch safle busnes hefyd yn gartref i chi, neu os ydych yn cadw unrhyw stoc neu asedion eraill gartref, bydd y swyddogion sy’n ymweld ond yn gallu cael mynediad i’r rhannau hynny o’ch cartref sy’n cael eu defnyddio at ddibenion busnes — oni bai eich bod yn eu gwahodd i mewn neu eu bod yn cynnal prisiad.

Os ydym yn gwirio’ch rhwymedigaeth i Dreth Incwm neu Dreth Gorfforaeth, mae’n bosibl y bydd angen i ni brisio’ch safle preifat os yw’n berthnasol i’n gwiriad. Mae’n bosibl y bydd angen i ni hefyd brisio eiddo yn eich safle preifat. Gwnawn hyn os byddwn yn gwirio’ch rhwymedigaeth i’r canlynol:

• Treth Dir y Tollau Stamp
• Treth Tollau Stamp Wrth Gefn
• Treth Etifeddiant

neu i wirio unrhyw rwymedigaethau sy’n ymwneud â Threth Enillion Cyfalaf.

Ynglŷn â’r hysbysiad o archwiliad

Mae’r hysbysiad o archwiliad yn nodi:

• pryd y bydd yr archwiliad yn cael ei gynnal
• yr hyn y mae’r swyddogion wedi’u hawdurdodi i’w archwilio yn ystod yr ymweliad

Y Ddeddf Hawliau Dynol a’ch preifatrwydd

Yn ôl Erthygl 8 o’r Ddeddf Hawliau Dynol, mae gennych hawl i barch at eich bywyd preifat a theuluol, eich cartref a’ch gohebiaeth. Mae gennym yr hawl i gynnal archwiliad mewn modd rhesymol a chymesur, hyd yn oed pan fo’n gwrthdaro â’ch hawliau. Os ydych yn teimlo nad yw ein harchwiliad yn rhesymol nac yn gymesur, dywedwch wrthym pam.

Gwybodaeth gyffredinol am ymweliadau

Gall ymweliad bara unrhyw hyd, o ychydig oriau hyd at ychydig ddiwrnodau. Bydd hyn yn dibynnu ar ba mor fawr yw’r busnes a pha mor gymhleth yw’r materion dan sylw.

Fel arfer, nid oes rhaid i ni siarad â phobl sy’n gweithio i chi ynglŷn â’n gwiriad. Fodd bynnag, mae’n bosibl y byddwn yn gofyn am gael siarad â’r bobl sy’n cadw’ch cofnodion yn gyfredol, megis cofnodion y gyflogres a chofnodion ariannol. Mae’n bosibl hefyd y bydd yn rhaid i ni siarad â rhai o’r bobl sy’n gweithio i chi os ydym yn ystyried statws eu cyflogaeth. Os nad ydych am iddynt wybod am ein hymweliad, rhowch wybod i ni.

Efallai y byddwn yn gofyn am gael mynd â rhai cofnodion i ffwrdd i’w gwirio yn ein swyddfa ein hunain. Byddwn yn esbonio pam yr ydym am wneud hynny yn ystod yr ymweliad.

Mae hawl gennym i fynd ag unrhyw gofnodion rydych yn eu darparu yn ystod ein harchwiliad, neu unrhyw rai y mae ein hysbysiad o archwiliad yn nodi yr ydym wedi ein hawdurdodi i’w harchwilio. Os byddwn yn mynd ag unrhyw gofnodion gyda ni, byddwn yn:

• rhoi derbynneb i chi
• cadw’r cofnodion yn ddiogel
• dychwelyd y dogfennau atoch cyn gynted â phosibl

Os bydd angen i chi eu cael yn ôl yn gynt, gwnawn gopïau a rhoi’r rhain i chi.

Cuddio, dinistrio neu waredu dogfennau

Mae’n bosibl y codwn gosb arnoch os byddwch chi, neu rywun sy’n gweithredu ar eich rhan, yn cuddio, yn dinistrio neu’n gwaredu unrhyw ddogfen yr ydym:

• wedi gofyn amdani mewn hysbysiad gwybodaeth
• wedi nodi ein bod yn bwriadu gofyn amdani mewn hysbysiad gwybodaeth

Mae’n drosedd cuddio, dinistrio neu waredu dogfen yr ydym:

• wedi gofyn amdani mewn hysbysiad gwybodaeth sydd wedi’i gymeradwyo gan y tribiwnlys
• wedi rhoi gwybod i chi ein bod yn bwriadu gofyn amdani mewn hysbysiad gwybodaeth sydd wedi’i gymeradwyo gan y tribiwnlys

Mae’n bosibl y byddwn yn cynnal ymchwiliad troseddol gyda’r bwriad o erlyn os byddwch chi, neu rywun sy’n gweithredu ar eich rhan, yn cyflawni’r drosedd hon.

Yr hyn a fydd yn digwydd os byddwch yn rhoi gwybodaeth i ni gan wybod ei bod yn anwir

Mae’n bosibl y gwnawn gynnal ymchwiliad troseddol gyda’r bwriad o’ch erlyn, os byddwch yn:

• rhoi gwybodaeth i ni gan wybod ei bod yn anwir, boed ar lafar neu mewn dogfen
• cam-gyfleu’n anonest eich rhwymedigaeth i dalu treth, neu’n hawlio taliadau nad oes gennych yr hawl iddynt

Rhagor o wybodaeth

Os nad ydych yn fodlon ar ein gwasanaeth, rhowch wybod i’r person y buoch yn delio ag ef neu’r swyddfa y buoch yn delio â hi. Byddant yn ceisio unioni pethau. Os ydych yn dal i fod yn anfodlon, byddant yn dweud wrthych sut i wneud cwyn ffurfiol.

Mae’r daflen wybodaeth hon yn rhan o gyfres. I weld rhestr o’r taflenni gwybodaeth Cymraeg, ewch i www.gov.uk/guidance/arweiniad-a-thaflenni-gwybodaeth-cthem ac edrych o dan y pennawd ‘Gwiriadau cydymffurfio’.

Ein hysbysiad preifatrwydd

Mae ein hysbysiad preifatrwydd yn nodi’r safonau y gallwch eu disgwyl gennym pan fyddwn yn gofyn am wybodaeth neu’n cadw gwybodaeth amdanoch. Ewch i www.gov.uk a chwilio am ‘HMRC Privacy Notice’.