Canllawiau

Datganiad Cadarnhau ar gyfer PACau

Diweddarwyd 1 May 2024

1. Cyflwyniad

Mae’r canllaw hwn yn dweud wrthych am y datganiad cadarnhau, sy’n cymryd lle’r ffurflen flynyddol. Rhaid i’ch PAC gyflwyno datganiad cadarnhau i ni o leiaf unwaith y flwyddyn. Os na wnewch chi hyn, gallai’r goblygiadau fod yn ddifrifol. Gallai’r cofrestrydd dybio nad yw’ch PAC yn cynnal busnes, neu nad yw’n weithredol mwyach, a chymryd camau i’w ddileu o’r gofrestr. Os bydd y cofrestrydd yn dileu PAC o’r gofrestr, bydd yn peidio â bodoli, a daw ei asedau’n eiddo i’r Goron.

Os yw eich PAC yn weithredol, gallai’r aelodau dynodedig gael eu herlyn, os nad ydynt yn cyflwyno datganiad cadarnhau y PAC yn brydlon.

Trwy gydymffurfio â’ch gofynion ffeilio, a chadw cofnod cyhoeddus eich PAC yn gyfredol, byddwch yn osgoi unrhyw gamau yn erbyn y PAC neu ei haelodau dynodedig am fethu â ffeilio a bydd yn rhoi darlun cyfredol o’ch PAC i chwilwyr.

Mae’r canllawiau’n cwmpasu’r pynciau canlynol:

Y datganiad cadarnhau: Datganiad y mae’n rhaid i chi ei ffeilio gyda ni sy’n cadarnhau bod y wybodaeth sydd gennym am eich PAC yn gyfoes.

Cofrestr PAC (Rhan 1): yn cwmpasu’r mathau o gofnodion y mae’n rhaid i PAC eu cadw a’ch dyletswydd chi i roi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau ble maen nhw.

Cofrestr PAC (Rhan 1): yn ymdrin â dull arall o gadw cofnodion, a sut i ddewis peidio â chadw rhai cofrestri statudol ac yn lle hynny anfon y wybodaeth at y cofrestrydd cwmnïau i’w gosod ar y cofnod cyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau. Dogfennau etifeddol sy’n cael eu ffeilio: mae’r ffurflen flynyddol yn ymdrin â’r gofyniad etifeddol i gyflwyno ffurflen flynyddol.

Ansawdd dogfennau a gwybodaeth bellach: Bydd y penodau hyn yn rhoi ychydig o wybodaeth ddefnyddiol i chi am sut i gyrchu’r dogfennau y bydd angen i chi eu hanfon at Dŷ’r Cwmnïau. Mae’n pennu rhai o’r gofynion cyffredinol o ran ansawdd y mae’n rhaid i bob dogfen eu bodloni hefyd.

Rhestr termau. Yn y pennod hon mae’r ystyr canlynol i’r termau a restrir:

Ystyr “y Ddeddf” yw Deddf Cwmnïau 2006. ‘Dyddiad cadarnhau’ - y dyddiad pan mae’r PAC yn cadarnhau bod yr holl wybodaeth angenrheidiol yn gyfoes. Rhaid i hyn fod dim mwy na 12 mis ar ôl y dyddiad cadarnhau diwethaf. ‘Cyfnod cadarnhau’ - y cyfnod sy’n dechrau ar y diwrnod ar ôl dyddiad cadarnhau’r datganiad cadarnhau blaenorol (neu ddyddiad corffori’r PAC, fel y bo’n briodol) ac sy’n dod i ben ar ddyddiad cadarnhau’r datganiad cadarnhau nesaf.

‘Datganiad cadarnhau’ - datganiad y mae’n rhaid i chi ei gyflwyno i ni o leiaf unwaith y flwyddyn. Mae’r datganiad yn cadarnhau bod yr holl wybodaeth y mae’n ofynnol iddi gael ei chyflwyno gan y cwmni o dan Adran 853A(2) o Ddeddf Cwmnïau 2006 (fel y’i cymhwysir i PAC), ar gyfer y cyfnod cadarnhau, naill ai wedi cael ei chyflwyno neu yn cael ei chyflwyno gyda’r datganiad cadarnhau.

‘Digwyddiad perthnasol’ - y digwyddiadau yn oes y PAC mae angen i chi ein hysbysu yn eu cylch. Ystyr “Cyfnod adolygu” yw cyfnod o 12 mis sy’n dechrau (i) ar ddyddiad corffori’r PAC neu (ii) y diwrnod ar ôl y cyfnod adolygu diwethaf, fel y bo’n briodol. Gweler Pennod 1 adran 4 am ragor o wybodaeth.

2. Y datganiad cadarnhau

2.1 Y datganiad cadarnhau

Mae’r datganiad cadarnhau yn cymryd lle’r ffurflen flynyddol o 30 Mehefin 2016 ymlaen. Rhaid i bob PAC gadarnhau bod y wybodaeth sydd gennym am y PAC yn gywir trwy gyflwyno datganiad cadarnhau. Os nad yw’r wybodaeth sydd gennym yn gyfoes, rhaid i’r PAC ffeilio’r wybodaeth sydd ei hangen er mwyn diweddaru ein cofnodion cyn, neu wrth gyflwyno’r datganiad cadarnhau.

Mae’r datganiad yn cadarnhau bod yr holl wybodaeth y mae dyletswydd ar y PAC i’w rhannu â ni o dan adran 853A(2) o’r Ddeddf (fel y’i cymhwysir i PACau) am gyfnod cadarnhau perthnasol, wedi cael ei chyflwyno, neu ei bod yn cael ei chyflwyno’r un pryd â’r datganiad. Rhaid cyflwyno’r datganiad hwn o leiaf unwaith y flwyddyn, ond gall PAC ddewis cyflwyno datganiad yn amlach na hynny.

Mae hi’n drosedd peidio â chyflwyno’ch datganiad cadarnhau cyn pen 14 diwrnod ar ôl diwedd y cyfnod adolygu. Os na fyddwch chi’n gwneud hyn, gallwn erlyn y PAC a’i haelodau dynodedig.

2.2 Cyflwyno datganiad cadarnhau

Gellir cyflwyno datganiadau cadarnhau trwy ein systemau WebFiling neu software filing, neu trwy lenwi ffurflen LL CS01c ar bapur. Rhaid i’r datganiad gynnwys enw, rhif a dyddiad cadarnhau’r PAC. Rhaid i’r datganiad gael ei lofnodi neu ei ddilysu ar ran y PAC.

2.3 Dilysu gwybodaeth eich PAC

Gallwch ddilysu’r wybodaeth am eich PAC sydd ar y gofrestr ar hyn o bryd trwy gyrchu cofnod y PAC ar y gofrestr trwy ein gwasanaethau ar-lein (Gwasanaeth Tŷ’r Cwmnïau (CHS), Tŷ’r Cwmnïau Uniongyrchol (CHD) neu WebCHeck).

2.4 Pennu cyfnod adolygu PAC

Yn achos PACau newydd, mae’r cyfnod adolygu y mae’r datganiad cadarnhau cyntaf PAC yn ei chwmpasu yn dechrau ar ddyddiad corffori’r cwmni ac yn dod i ben ddeuddeg mis yn ddiweddarach. Yn achos PACau sy’n bodoli eisoes, y cyfnod adolygu yw’r cyfnod o 12 mis sy’n cychwyn y diwrnod ar ôl diwedd y cyfnod adolygu diwethaf. Er enghraifft, os corfforir PAC ar 1 Ionawr 2017, daw ei gyfnod adolygu cyntaf i ben ar 31 Rhagfyr 2017. Bydd cyfnod adolygu nesaf y PAC yn dechrau’r diwrnod canlynol, sef 1 Ionawr 2018, ac yn dod i ben ar 31 Rhagfyr 2018. Rhaid cyflwyno’r datganiad cadarnhau cyn pen 14 diwrnod ar ôl diwedd y cyfnod adolygu. Mae’r cyfnod hwn yn llai na’r cyfnod o 28 diwrnod a ganiatawyd ar gyfer y ffurflen flynyddol.

2.5 Cyflwyno datganiad cadarnhau cyn diwedd y cyfnod adolygu

Caiff PAC gyflwyno datganiad cadarnhau unrhyw bryd yn ystod y cyfnod cadarnhau. Gelwir y cyfnod y mae datganiad cadarnhau penodol yn ei gwmpasu yn gyfnod cadarnhau. Gall cyfnod cadarnhau fod yn fyrrach na’r cyfnod adolygu, ond ni all fod yn hirach na’r cyfnod adolygu. Ni all fod yn hirach na 12 mis. Os yw PAC yn cyflwyno datganiad cadarnhau yn gynnar, yna bydd y cyfnod adolygu nesaf yn cychwyn y diwrnod ar ôl dyddiad y datganiad cadarnhau hwnnw.

Er enghraifft, os yw cyfnod cadarnhau eich PAC yn dod i ben ar 31 Rhagfyr 2017, ni chewch ffeilio datganiad cadarnhau â dyddiad cadarnhau sy’n hwyrach na hynny. Ond gall eich PAC ddewis ffeilio datganiad cadarnhau â dyddiad cadarnhau cynharach unrhyw bryd cyn diwedd y cyfnod adolygu a bennwyd. Er enghraifft, os dewiswch chi ffeilio datganiad cadarnhau ar 5 Gorffennaf 2017 am gyfnod cadarnhau sy’n dod i ben ar 30 Mehefin 2017 (yn lle 31 Rhagfyr 2017), bydd eich cyfnod adolygu nesaf yn cychwyn ar 1 Gorffennaf 2017 ac yn dod i ben ar 30 Mehefin 2018. Rhaid i’ch datganiad cadarnhau nesaf fod â dyddiad cadarnhau heb fod yn hwyrach na 30 Mehefin 2018.

2.6 Cyflwyno datganiad cadarnhau ‘dim newid’

Rhaid i chi gyflwyno datganiad cadarnhau hyd yn oed os na fu unrhyw newidiadau yn ystod y cyfnod adolygu.

2.7 Rhaid ein hysbysu am ddigwyddiadau perthnasol

I gyflwyno datganiad cadarnhau, rhaid i chi fod wedi ein hysbysu am newidiadau i:

• swyddfa gofrestredig y PAC
• aelodau’r PAC (penodiadau, diswyddiadau a manylion - e.e. cyfeiriadau cyflwyno hysbysiadau, cyfenwau, ac ati)

Rhaid i PAC sydd wedi dewis cadw gwybodaeth penodol ar y cofnod cyhoeddus yn Nhŷ’r Cwmnïau sicrhau hefyd ei fod wedi ein hysbysu ni am unrhyw newidiadau i’r wybodaeth honno mewn perthynas â:

• aelodau’r PAC a’u manylion
• cyfeiriadau preswyl arferol aelodau’r PAC
• PRhA’r PAC a’u manylion

Mae Pennod 3 rhan 2 yn cynnig gwybodaeth bellach am ddewis anfon gwybodaeth benodol at y cofrestrydd cwmnïau i’w gosod ar y cofnod cyhoeddus yn hytrach na chadw eich cofrestr eich hun.

2.8 Y Ffi

Y ffi flynyddol am ffeilio datganiad cadarnhau trwy ddulliau electronig yw £34. Y ffi flynyddol am ffeilio datganiad cadarnhau ar bapur yw £62. Rhaid i chi dalu’r swm perthnasol wrth ffeilio’ch datganiad cadarnhau cyntaf ym mhob cyfnod o ddeuddeg mis. Os byddwch chi’n ffeilio mwy nag un datganiad cadarnhau mewn cyfnod o ddeuddeg mis, dim ond unwaith y bydd gofyn i chi dalu’r ffi.

2.9 Ffeilio sawl datganiad cadarnhau mewn blwyddyn

Dim ond un datganiad cadarnhau y mae angen i PACau ei ffeilio bob deuddeg mis. Fodd bynnag, gallwch ddewis ffeilio datganiad cadarnhau yn gynnar, neu’n amlach nag unwaith y flwyddyn.