Guidance

Cofrestr Cwsmeriaid a Recordio Galwadau

Published 18 July 2024

1. Diben Prosesu

Mae’r RPA yn cynnal ac yn diweddaru eich cofnod fel cwsmer er mwyn gwneud yn siŵr ei fod yn gywir ac yn gyfredol. Fel rhan o’r broses o sicrhau cywirdeb, mae’n bosibl y byddwn yn recordio galwadau ffôn. Rydym yn defnyddio eich data personol:

• os bydd angen i ni gysylltu â chi ynglŷn â’ch gweithgareddau
• wrth recordio galwadau ffôn sy’n cyrraedd canolfan alwadau yr Asiantaeth Taliadau Gwledig ac a wneir gan y ganolfan
• i brosesu hawliad a gyflwynwyd gennych
• i reoli cytundeb a lofnodwyd gennych
• i reoli trwydded rydym yn ei chyhoeddi mewn perthynas â nwyddau amaethyddol, neu i reoli anifeiliaid os mai chi yw’r ceidwad cofrestredig
• i roi gwybod i chi am gyfleoedd am gyllid a mentrau ffermio ar gyfer y dyfodol ac i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i chi am gynlluniau

2. Pam y gallwn brosesu eich data personol

Mae’r gyfraith yn caniatáu i ni brosesu eich data personol o dan Erthygl 6 (1)(e) o Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU). Caniateir i ni brosesu data personol pan fydd angen i ni ymgymryd â thasg gyhoeddus.

Mae cyfraith ychwanegol yn gweithredu fel y seiliau cyfreithiol ar gyfer y cynlluniau a’r gwasanaethau y mae’r RPA yn eu cynnig. Cyfeirir at y rhain mewn Hysbysiad Preifatrwydd ar wahân mewn perthynas â phob un o’r cynlluniau a’r gwasanaethau.

3. Pa ddata personol rydym yn eu prosesu

Byddwn yn casglu ac yn prosesu’r data personol y gofynnwyd amdanynt yn ystod y broses gofrestru ar gyfer y gwasanaeth rydych yn gwneud cais amdano, yn ogystal â gwybodaeth am unrhyw fater penodol y gallech fod wedi’i godi wrth gysylltu â ni, gan gynnwys:

• enw
• cyfeiriad
• cyfeiriad e-bost
• manylion cyfrif banc
• Rhif y daliad (CPH)
• Dynodydd Busnes Unigol (SBI)
• manylion unrhyw un sy’n gweithredu ar eich rhan, er enghraifft asiant
• manylion eich ymholiad, a allai ymwneud â cheisiadau, symiau taliadau, newidiadau i’r tir neu gosbau, ac ati.
• cadarnhad o bwy ydych chi, er enghraifft ymatebion i gwestiynau diogelwch

Os na fyddwch yn rhoi y wybodaeth hon i ni, ni allwn eich derbyn fel cwsmer.

Os cânt eu datgelu’n rhesymol i ni, byddwn yn recordio Data Categori Arbennig, er enghraifft fel rhan o gŵyn neu apêl, neu mewn perthynas â chynlluniau peilot neu gymorth digidol. Cyfeiriwch at ein Dogfen Polisi Priodol ar Ddata Personol Categori Arbennig a Data ar Droseddau Cyfreithiol am ragor o wybodaeth.

Os byddwch yn derbyn galwad gan ein canolfan alwadau, byddwn yn dweud wrthych ar ddechrau’r alwad os bydd yn cael ei recordio. Ni chaiff unrhyw alwadau eraill a wnawn eu recordio.

Pan fyddwch yn defnyddio’r gwasanaeth cofrestru ar-lein, byddwn yn rhoi ffeiliau bach (a elwir yn ‘cwcis’) ar eich cyfrifiadur. Ni chaiff y cwcis a ddefnyddir ar y gwasanaeth hwn eu defnyddio i’ch adnabod yn bersonol.

Mae’n bosibl y byddwn yn prosesu eich data personol, gan gynnwys eich cyfeiriad e-bost a gaiff ei gynnwys mewn unrhyw gwestiynau neu adborth y byddwch yn eu hanfon atom. Mae’n bosibl hefyd y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i gysylltu â chi am grantiau’r dyfodol a diweddariadau i’r polisi ffermio a fyddai’n berthnasol i chi.

Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn prosesu eich data personol at ddibenion sicrhau ansawdd neu hyfforddiant er mwyn ein helpu i wella’r gwasanaeth a ddarperir gennym.

4. Eich cyfrifoldeb o ran data personol pobl eraill

Os ydych wedi cynnwys data personol am bobl eraill yn eich cofrestriad, mae’n rhaid i chi ddweud wrthynt. Rhaid i chi roi copi o’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn iddynt er mwyn sicrhau eu bod yn gwybod y bydd eu data personol yn cael eu defnyddio.

5. Ble y bydd eich data personol yn cael eu storio

Rydym yn storio, yn trosglwyddo ac yn prosesu eich data personol ar ein gweinyddion yn y Deyrnas Unedig (y DU) ac yn yr Undeb Ewropeaidd (UE).

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw eich data personol

Byddwn yn cadw eich data ar y gofrestr cwsmeriaid tra byddwch yn gwsmer gweithredol â RPA. Unwaith y byddwch yn peidio â bod yn gwsmer gweithredol â RPA mwyach, byddwn yn dadactifadu eich cofnod cwsmer. Byddwn yn dileu eich cofnod cwsmer yn llawn unwaith y bydd y cyfnod cadw ar gyfer y gweithgareddau hynny yn dod i ben. Er enghraifft, os oeddech yn gwsmer ar Gynllun y Taliad Sylfaenol (BPS) byddai eich cofnod cwsmer yn cael ei ddileu 11 mlynedd ar ôl i chi dderbyn yr hawliad olaf. Os oes gennych gytundeb Cymhelliant Ffermio Cynaliadwy (SFI), byddai eich cofnod cwsmer yn cael ei ddileu 7 mlynedd ar ôl i’ch cytundeb ddod i ben ac wedi i’r taliad olaf gael ei wneud.

Rydym yn cadw recordiadau o alwadau am 6 mis, at ddibenion hyfforddi, neu er mwyn gwneud yn siŵr bod y wybodaeth a ddarperir gennych wedi’i chofnodi’n gywir ar ein systemau.

O dan amgylchiadau eithriadol, mae’n bosibl y byddwn yn cadw recordiadau am gyfnod hwy, er enghraifft, os daw gwybodaeth i’r amlwg sy’n nodi y gall cynnwys yr alwad fod yn bwysig, neu os byddwch wedi gwneud cais am gopi o’r alwad.

Cyfeiriwch at ein Siarter Gwybodaeth Bersonol a’r adran o dan y pennawd ‘Am faint o amser y byddwn yn cadw data’ am ragor o wybodaeth am unrhyw eithriadau posibl.

7. Gyda phwy y mae fy nata yn cael eu rhannu

Rydym yn rhannu eich data personol adeg cofrestru â’r canlynol:

• Grŵp Defra: Asiantaeth Iechyd Anifeiliaid a Phlanhigion, Bwrdd Datblygu Amaethyddiaeth a Garddwriaeth, Canolfan Gwyddorau’r Amgylchedd, Pysgodfeydd a Dyframaethu, Gerddi Botaneg Brenhinol Kew, Cyd-bwyllgor Cadwraeth Natur, Asiantaeth yr Amgylchedd, y Gyfarwyddiaeth Meddyginiaethau Milfeddygol, y Comisiwn Coedwigaeth, y Sefydliad Rheoli Morol
• adrannau eraill y llywodraeth: Cofrestrfa Tir EM, y Weinyddiaeth Amddiffyn, y Swyddfa Ystadegau Gwladol, Swyddfa’r Cabinet, yr Asiantaeth Briffyrdd, UKSA, y Swyddfa Hydrograffeg, Parciau Cenedlaethol, Cynghorau Ymchwil, er enghraifft, Cyngor Ymchwil yr Amgylchedd Naturiol, y Ganolfan Ecoleg a Hydroleg, yr Arolwg Ordnans
• awdurdodau lleol
• y sector amaeth-dechnoleg, er enghraifft, darparwyr meddalwedd ffermydd
• ymgyngoriaethau amgylcheddol
• byrddau draenio
• elusennau, yn cynnwys yr Ymddiriedolaeth Bywyd Gwyllt, RSPB, yr Ymddiriedolaeth Genedlaethol, Coed Cadw, Westcountry Rivers Trust
• partneriaethau cadwraeth, er enghraifft, Ardaloedd o Harddwch Naturiol Eithriadol (AHNEau)
• datblygwyr ac adeiladwyr
• cyfleustodau, er enghraifft, y Grid Cenedlaethol, United Utilities, Dŵr Cymru a Portsmouth Water
• ymchwil academaidd
• asiantau tir
• ffermwyr
• rheolwyr tir

Caiff data a gesglir wrth recordio galwadau eu rhannu â’r RPA.

8. Eich hawliau

Er mwyn gwneud cais am gopïau o recordiadau o alwadau, bydd angen i chi gyflwyno Cais am Fynediad at Ddata gan y Testun. Gallwch ddarllen sut i wneud hyn yn yr adran “Sut mae gofyn am weld y data sydd gennych amdanaf?” yn Siarter Gwybodaeth Bersonol yr Asiantaeth.

Darllenwch ein Siarter Gwybodaeth Bersonol i gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018.

9. Os byddwch am wneud cwyn

Os bydd gennych bryderon ynglŷn â’r ffordd y mae’r RPA yn defnyddio eich data personol, darllenwch am sut i gysylltu â ni neu am sut i wneud cwyn.