Guidance

Canllawiau gwiriadau adnabod ar gyfer ceisiadau gwiriadau DBS safonol/manylach o 1 Gorffennaf 2021

Updated 9 December 2022

Daw’r canllawiau hyn i rym o 1 Gorffennaf 2021, ond gellir defnyddio’r canllawiau gwiriadau adnabod blaenorol hyd at 1 Hydref 2021 hefyd. Y rheswm am hyn yw er mwyn ystyried newidiadau technegol y gallai fod angen i Gyrff Cofrestredig eu gwneud yn unol â’r canllawiau wedi’u diweddaru.

Cyflwyniad

Rhaid i’r ymgeisydd ddarparu ystod o ddogfennau adnabod fel rhan o broses ymgeisio gwiriad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd. Fel cyflogwr mae’n rhaid i chi:

• dilyn y broses wirio adnabod tri llwybr fel yr amlinellir
• gwirio a dilysu’r wybodaeth a ddarparwyd gan yr ymgeisydd ar y ffurflen gais/taflen barhad
• sefydlu gwir hunaniaeth yr ymgeisydd drwy archwilio ystod o ddogfennau fel y nodir yn y canllawiau hyn
• sicrhau bod yr ymgeisydd yn rhoi manylion yr holl enwau y maen nhw wedi cael eu adnabod amdanynt
• sicrhau bod yr ymgeisydd yn rhoi manylion yr holl gyfeiriadau lle maent wedi byw yn ystod y pum mlynedd diwethaf
• sicrhau bod y ffurflen gais wedi’i chwblhau’n llawn a bod cynnwys yr wybodaeth yn gywir - gall methu â gwneud hyn arwain at oedi

Wrth wirio dilysrwydd y dogfennau, mae’n arfer da cynnal yr archwiliad hwn wyneb yn wyneb. Mae dulliau amgen eraill yn cynnwys drwy gyswllt fideo byw, er enghraifft Skype ac FaceTime. Yn y ddau achos, rhaid i’r dogfennau gwreiddiol fod gyda chi. Rhaid i unrhyw risgiau a nodir wrth ddefnyddio fideo byw gael eu hasesu a’u gostwng gennych os byddwch yn gweithredu’r arfer hwn. Ni ddylech ddibynnu ar archwilio’r dogfennau drwy gyswllt fideo byw, neu drwy wirio copi ffacs neu gopi wedi’i sganio o’r ddogfen.

Os oes unrhyw anghysondebau o ran yr wybodaeth a ddarperir gan yr ymgeisydd a/neu’r dogfennau adnabod a ddarparwyd, ac nad oes amheuaeth o dwyll, gofynnwch i’r ymgeisydd egluro hynny. Os na fyddwch yn gwneud hyn, gall beryglu uniondeb y gwasanaeth DBS a chyflwyno risg i’ch trefniadau recriwtio neu drwyddedu.

Fel cyflogwr, rhaid i chi beidio â diwygio’r ffurflen gais heb gytundeb yr ymgeisydd. Os byddwch yn gwneud hyn, bydd y datganiad gan yr ymgeisydd yn cael ei annilysu a gall dorri deddfwriaeth diogelu data.

Beth y mae’n rhaid i chi ei wneud fel rhan o’r broses gwiriad adnabod

• Rhaid i chi dderbyn dogfennau dilys, cyfredol a gwreiddiol yn unig
• Peidiwch â derbyn llungopïau
• Peidiwch â derbyn dogfennau wedi’u hargraffu o’r rhyngrwyd e.e. cyfriflenni banc rhyngrwyd
• Rhaid dilysu gwybodaeth adnabod ar gyfer enw, dyddiad geni a chyfeiriad y ceisydd a gofnodir yn adran A ac adran B ar ffurflen gais y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
• Yn y lle cyntaf, dylech chwilio am ddogfennau gyda hunaniaeth ffotograffig (e.e. pasbort, trwydded yrru fath newydd, ac ati) ac i hyn gael ei gymharu â’r ymgeisydd
• Rhaid i bob dogfen fod yn enw cyfredol yr ymgeisydd fel y cofnodir yn adran A
• Rhaid i un ddogfen gadarnhau dyddiad geni’r ymgeisydd fel y cofnodir yn adran A
• Rhaid i chi sicrhau bod yr ymgeisydd yn datgan pob newid enw blaenorol, ac yn darparu prawf dogfennol i gefnogi’r newid enw; os nad yw’r ymgeisydd yn gallu darparu prawf i gefnogi’r newid enw, dylech gynnal trafodaeth fanwl gyda’r ymgeisydd ynglŷn â’r rhesymau dros hyn, cyn ystyried dilysu ei hunaniaeth
• Rhaid i chi weld o leiaf un ddogfen i gadarnhau cyfeiriad cyfredol yr ymgeisydd fel y cofnodir yn adran B, yn unol â’r canllawiau
• Rhaid i chi ddarparu hanes cyfeiriad llawn a pharhaus o’r pum mlynedd diwethaf - a lle bo’n bosibl, dylech ofyn am ddogfennaeth i gadarnhau’r hanes cyfeiriad hwn
• Dylech groesgyfeirio hanes cyfeiriad yr ymgeisydd ag unrhyw wybodaeth arall a ddarparwyd i chi fel rhan o’r broses recriwtio, fel ei CV; gall hyn ddatgelu os na roddwyd cyfeiriad e.e. os yw CV yr ymgeisydd yn dangos ei fod wedi gweithio yn Lerpwl yn y pum mlynedd diwethaf, ond mae’r ffurflen gais dangos cyfeiriadau Llundain yn unig, efallai dylech holi’r ymgeisydd ymhellach am hyn
• Wrth wirio’r dogfennau, dylid cynnwys dogfen gan bob un o’r grwpiau unwaith yn unig, er enghraifft, peidiwch â derbyn dau gyfriflen banc fel dwy ddogfen ofynnol, os ydynt o’r un banc
• Ni ddylech dderbyn yr hyn sy’n cyfateb dramor i ddogfen adnabod os yw’r ddogfen honno wedi’i rhestru fel ‘(DU)’ ar y rhestr o ddogfennau adnabod dilys

Bydd y dogfennau sydd eu hangen yn dibynnu ar y math o gais wedi’i ddewis. Rhaid i’r ymgeisydd geisio darparu dogfennau o Lwybr 1 yn gyntaf.

Mae’n bwysig nodi nad yw gwiriad DBS yn darparu tystiolaeth o hawl person i weithio yn y DU. Rhaid i chi wneud gwiriad ar wahân i sicrhau bod ymgeisydd swydd yn cael gweithio yn y DU sydd hefyd yn cynnwys rolau ar gyfer gwaith gwirfoddol.

Os nad yw’r ymgeisydd yn gwladolyn y DU, rhaid iddo ddefnyddio llwybr gwahanol i wneud cais am waith cyflogedig yn y DU. Gallant ddefnyddio Llwybr 1 ar gyfer gwaith gwirfoddol.

Llwybr 1

Rhaid i’r ymgeisydd allu dangos:

• un ddogfen o Grŵp 1, isod
• dwy ddogfen arall naill ai o Grŵp 1, neu Grŵp 2a, neu 2b, isod

Rhaid bod un o’r dogfennau o leiaf dangos cyfeiriad cyfredol yr ymgeisydd.

Os nad yw’r ymgeisydd yn wladolyn y DU ac mae’n gwneud cais am waith gwirfoddol, efallai y bydd angen cael eu holion bysedd os na all ddangos y dogfennau hynny.

Llwybr 2

Dylech ond defnyddio Llwybr 2 os yw’n amhosibl prosesu’r cais drwy Lwybr 1.

Os nad yw’r ymgeisydd yn wladolyn y DU a’i fod yn gwneud cais am waith gwirfoddol, ni all ddefnyddio Llwybr 2.

Os nad oes gan yr ymgeisydd unrhyw rai o’r dogfennau Grŵp 1, yna rhaid iddo allu dangos:

• un ddogfen gan Grŵp 2a
• dwy ddogfen arall gan naill ai Grŵp 2a neu 2b

Rhaid i un o’r dogfennau o leiaf ddangos cyfeiriad cyfredol yr ymgeisydd. Yna, rhaid i’r sefydliad sy’n cynnal ei wiriad adnabod ddefnyddio gwasanaeth dilysu adnabod allanol priodol i wirio’r cais.

Llwybr 3

Dylech ond defnyddio Llwybr 3 os yw’n amhosibl prosesu’r cais drwy Lwybr 1 neu 2.

Ar gyfer Llwybr 3, rhaid i’r ymgeisydd allu dangos:

• tystysgrif geni a gyhoeddwyd ar ôl yr adeg geni (y DU, Ynys Manaw ac Ynysoedd y Sianel)
• un ddogfen gan Grŵp 2a
• tair dogfen arall gan Grŵp 2a neu 2b

Rhaid i un o’r dogfennau o leiaf ddangos cyfeiriad cyfredol yr ymgeisydd. Os na all yr ymgeisydd ddarparu’r dogfennau hyn efallai y bydd angen cael eu holion bysedd.

Taflenni parhad

Gall yr ymgeisydd lawrlwytho Taflen barhad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd am wybodaeth ychwanegol na allant ei ffitio ar ffurflen gais y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.

Cyfeiriadau anarferol

Rhaid i’r ymgeisydd sicrhau ei fod yn llenwi rhan cyfeiriad y ffurflen yn gywir os oes ganddo cyfeiriad anarferol, er enghraifft os ydynt yn byw dramor, mewn llety myfyrwyr neu hostel.

Grŵp 1: Dogfennau adnabod sylfaenol

Dogfen	Nodiadau
Pasbort	Unrhyw basbort cyfredol a dilys
Trwydded breswylio fiometrig	DU
Cerdyn llun trwydded yrru gyfredol - (llawn neu dros dro)	DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel. O 8 Mehefin 2015, ni fydd y papur cyfatebol i’r drwydded yrru cerdyn llun yn ddilys ac ni fydd DVLA yn ei gyhoeddi mwyach
Tystysgrif geni - a gyhoeddwyd o fewn 12 mis i’w geni	DU, Ynys Manaw ac Ynysoedd y Sianel - gan gynnwys y rhai a gyhoeddwyd gan awdurdodau’r DU dramor, er enghraifft llysgenadaethau, Uchel Gomisiynau a Lluoedd Ei Mawrhydi
Tystysgrif mabwysiadu	Ynysoedd y Sianel a’r DU

Grŵp 2a: Dogfennau llywodraeth ddibynadwy

Dogfen	Nodiadau
Cerdyn llun trwydded yrru gyfredol - (llawn neu dros dro)	Pob gwlad y tu allan i’r DU (ac eithrio Ynys Manaw ac Ynysoedd y Sianel)
Trwydded yrru gyfredol (llawn neu dros dro) - fersiwn bapur (os caiff ei chyhoeddi cyn 1998)	DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel
Tystysgrif geni - a gyhoeddwyd ar ôl yr amser geni	DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel
Tystysgrif priodas/partneriaeth sifil	Ynysoedd y DU a’r Sianel
Dogfen mewnfudo, fisa, neu drwydded gwaith	Cyhoeddwyd gan wlad y tu allan i’r DU. Mae’n ond yn ddilys ar gyfer rolau lle mae’r ymgeisydd yn byw ac yn gweithio y tu allan i’r DU. Rhaid i fisa/trwydded fod yn berthnasol i wlad y tu allan i’r DU lle mae’r rôl wedi’i lleoli
Cerdyn adnabod Lluoedd EM	DU
Trwydded arfau tanio	DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel

Rhaid i bob trwydded yrru fod yn ddilys.

Grŵp 2b: Dogfennau hanes ariannol a chymdeithasol

Dogfennau	Nodiadau	Dyddiad cyhoeddi a dilysrwydd
Datganiad morgais	DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Cyfriflen banc neu gymdeithas adeiladu	Ynysoedd y Sianel a’r DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Datganiad banc neu gymdeithas adeiladu	Gwledydd y tu allan i’r DU	Cyhoeddwyd yn y 3 mis diwethaf - rhaid bod y gangen mewn gwlad lle mae’r ymgeisydd yn byw ac yn gweithio ynddi
Llythyr cadarnhau agor cyfrif banc neu gymdeithas adeiladu	DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Datganiad cerdyn credyd	DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Datganiad ariannol, er enghraifft pensiwn neu bolisi gwaddol	DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Datganiad P45 neu P60	Ynysoedd y Sianel a’r DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Datganiad Treth y Cyngor	Ynysoedd y Sianel a’r DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Llythyr nawdd gan ddarparwr cyflogaeth yn y dyfodol	Y tu allan i’r DU yn unig - yn ddilys ar gyfer ymgeiswyr sy’n byw y tu allan i’r DU yn unig ar adeg cyflwyno cais	Rhaid bod yn ddilys o hyd
Bil cyfleustodau	DU - nid bil ffôn symudol	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Datganiad budd-dal, er enghraifft Budd-dal Plant, pensiwn	DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Llywodraeth ganolog neu leol, asiantaeth y llywodraeth, neu ddogfen cyngor lleol sy’n rhoi hawl, er enghraifft yr Adran Gwaith a Phensiynau, Gwasanaeth Cyflogi, Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi	Ynysoedd y Sianel a’r DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Cerdyn adnabod cenedlaethol yr AEE		Rhaid bod yn ddilys o hyd
Cerdyn Pasbort Gwyddelig	Does dim modd ei ddefnyddio gyda phasbort Gwyddelig	Rhaid bod yn ddilys o hyd
Cardiau gyda logo achredu PASS	DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel	Rhaid bod yn ddilys o hyd
Llythyr gan bennaeth neu bennaeth coleg	Y DU - ar gyfer pobl ifanc 16 i 19 oed mewn addysg amser llawn - i’w ddefnyddio ond mewn amgylchiadau eithriadol os na ellir darparu dogfennau eraill	Rhaid bod yn ddilys o hyd

Ymgeiswyr nad ydynt yn wladolion y DU

Rhaid i ymgeisydd sydd am wneud gwaith cyflogedig ac nad yw’n gwladolyn y DU allu dangos:

• un dogfen sylfaenol
• dwy ddogfen ategol

Os na all ymgeisydd ddarparu’r dogfennau hyn, ni all gyflwyno gwiriad DBS. Y rheswm am hyn yw na ellir sefydlu’r hawl i weithio yn y DU. Ni allant ddefnyddio unrhyw lwybr arall.

Rhaid i ymgeiswyr sydd am wneud gwaith gwirfoddol nad ydynt yn wladolion y DU ddefnyddio Llwybr 1.

Rhaid i ddinasyddion nad ydynt yn wladolion y DU sy’n gymwys i gael gwiriad DBS a derbyn taliad am waith, hyd yn oed os yw’n lwfans, er enghraifft gofalwr maeth, ddefnyddio’r llwybr gwaith â thâl.

Fodd bynnag, dylai Llwybr 1 ond cael ei ddefnyddio gan aelodau oedolion o’r cartref:

• mewn cartref maethu
• mewn cartref gwarchod plant
• mewn teulu lletyol
• os ydynt yn byw lle mae ‘gweithio gyda phlant’ yn digwydd, er enghraifft, byw mewn ysgol breswyl

Dogfennau ar gyfer gwladolion o’r tu allan i’r DU sy’n gwneud gwaith cyflogedig

Rhaid bod y dogfennau yn wreiddiol, nid copïau.

Rhaid bod un o’r dogfennau o leiaf naill ai o’r rhestrau dogfennau sylfaenol neu ategol ddangos cyfeiriad cyfredol yr ymgeisydd.

Mae’r rhestr dogfennau sylfaenol yn cynnwys rhestr o ddogfennau y gallech eu derbyn ar gyfer person sydd â hawl barhaol neu dros dro i weithio yn y DU. Gellir dod o hyd i wybodaeth fanylach am sut i wirio hawl unigolyn i weithio yma.

Dogfennau Sylfaenol

Pasbort neu gerdyn pasbort cyfredol sy’n dangos bod y deiliad yn wladolyn Iwerddon.

Dogfen gyfredol a gyhoeddir gan y Swyddfa Gartref i aelod o deulu dinesydd o’r AEE neu’r Swistir, ac sy’n dangos y caniateir i’r deiliad aros yn y Deyrnas Unedig am gyfnod amhenodol.

Dogfen Mewnfudo Fiometrig gyfredol (Trwydded Breswyl Fiometrig) a gyhoeddwyd gan y Swyddfa Gartref i’r deiliad sy’n nodi bod y person a enwir yn cael aros am gyfnod amhenodol yn y DU, neu nad oes ganddo derfyn amser ar ei arhosiad yn y DU.

Tystiolaeth ar-lein ar gyfer statws mewnfudo. Naill ai drwy’r gwasanaeth Gweld a Phrofi neu ddefnyddio gwasanaeth ar-lein BRP neu BRC. Cyhoeddwyd gan y Swyddfa Gartref i’r cyflogwr neu ddarpar gyflogwr, sy’n nodi y gall y person a enwir aros yn y DU ac y caniateir iddo wneud y gwaith dan sylw. Rhaid bod yn ddilys. Noder: mae hyn yn cynnwys cadarnhad statws digidol EUSS.

Pasbort cyfredol a gymeradwywyd i ddangos bod y deiliad wedi’i eithrio rhag rheolaeth fewnfudo aros am gyfnod amhenodol yn y DU, bod ganddo’r hawl i breswylio yn y DU, neu nad oes ganddo derfyn amser ar ei arhosiad yn y DU.

Dogfen Statws Mewnfudo gyfredol a gyhoeddwyd gan y Swyddfa Gartref i’r deiliad gyda chymeradwyaeth yn nodi y caniateir i’r person a enwir aros am gyfnod amhenodol yn y DU neu nad oes ganddo derfyn amser ar ei arhosiad yn y DU, ynghyd â dogfen swyddogol gyda rhif Yswiriant Gwladol parhaol y person a’i enw arni a gyhoeddwyd gan asiantaeth y llywodraeth neu gyflogwr blaenorol.

Pasbort cyfredol a gymeradwywyd i ddangos bod y deiliad yn cael aros yn y DU a’i fod yn cael gwneud y math o waith dan sylw ar hyn o bryd.

Dogfen Mewnfudo Fiometrig gyfredol (Trwydded Breswyl Fiometrig) a gyhoeddwyd gan y Swyddfa Gartref i’r deiliad sy’n nodi y gall y person a enwir aros yn y DU ar hyn o bryd a’i bod yn cael gwneud y gwaith dan sylw.

Dogfen gyfredol a gyhoeddir gan y Swyddfa Gartref i aelod o deulu dinesydd yr AEE neu’r Swistir, ac sy’n dangos y caniateir i’r deiliad aros yn y Deyrnas Unedig am gyfnod cyfyngedig o amser a’i fod yn cael gwneud y math o waith dan sylw.

Trwydded gweithiwr trawffiniol a gyhoeddir o dan reoliad 8 Rheoliadau Hawliau Dinasyddion (Gweithwyr Trawsffiniol) (Ymadael â’r UE) 2020.

Dogfen Statws Mewnfudo gyfredol sy’n cynnwys ffotograff a roddwyd gan y Swyddfa Gartref i’r deiliad gyda chymeradwyaeth ddilys yn nodi y gall y person a enwir aros yn y DU, a’i fod yn cael gwneud y math o waith dan sylw, ynghyd â dogfen swyddogol gyda rhif Yswiriant Gwladol parhaol y person a’i enw arni a gyhoeddwyd gan asiantaeth y llywodraeth neu gyflogwr blaenorol.

Dogfen a gyhoeddwyd gan y Swyddfa Gartref yn dangos bod y deiliad wedi gwneud cais am ganiatâd i ddod i mewn neu i aros o dan Atodiad EU y rheolau mewnfudo ar neu cyn 30 Mehefin 2021 ynghyd â Hysbysiad Dilysu Pendant gan Wasanaeth Gwirio Cyflogwyr y Swyddfa Gartref.

Cerdyn Cofrestru Cais a gyhoeddwyd gan y Swyddfa Gartref yn nodi y caniateir i’r deiliad gwneud y gwaith dan sylw, ynghyd â Hysbysiad Dilysu Pendant gan Wasanaeth Gwirio Cyflogwyr y Swyddfa Gartref.

Hysbysiad Dilysu Pendant a gyhoeddwyd gan Wasanaeth Gwirio Cyflogwyr y Swyddfa Gartref i’r cyflogwr neu ddarpar gyflogwr, sy’n nodi y gall y person a enwir aros yn y DU ac y caniateir iddo wneud y gwaith dan sylw.

Dogfennau ategol

Rhaid bod yr ymgeisydd yn gallu dangos dwy ddogfen gan unrhyw rai o’r grwpiau hyn.

Grŵp 1

Dogfen	Nodiadau
Pasbort	Unrhyw basbort cyfredol a dilys
Trwydded breswylio fiometrig	DU
Cerdyn llun trwydded yrru gyfredol - (llawn neu dros dro)	DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel. O 8 Mehefin 2015, ni fydd y papur cyfatebol i’r drwydded yrru cerdyn llun yn ddilys ac ni fydd DVLA yn ei gyhoeddi mwyach
Tystysgrif geni - a gyhoeddwyd o fewn 12 mis i’w geni	DU, Ynys Manaw ac Ynysoedd y Sianel - gan gynnwys y rhai a gyhoeddwyd gan awdurdodau’r DU dramor, er enghraifft llysgenadaethau, Uchel Gomisiynau a Lluoedd Ei Mawrhydi
Tystysgrif mabwysiadu	Ynysoedd y Sianel a’r DU

Dylech ond defnyddio pasbort neu drwydded breswylio fiometrig os nad yw eisoes wedi’i ddefnyddio fel dogfen sylfaenol.

Grŵp 2a

Dogfen	Nodiadau
Cerdyn llun trwydded yrru gyfredol - (llawn neu dros dro)	Pob gwlad y tu allan i’r DU (ac eithrio Ynys Manaw ac Ynysoedd y Sianel)
Trwydded yrru gyfredol (llawn neu dros dro) - fersiwn bapur (os caiff ei chyhoeddi cyn 1998)	DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel
Tystysgrif geni - a gyhoeddwyd ar ôl yr amser geni	DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel
Tystysgrif priodas/partneriaeth sifil	Ynysoedd y DU a’r Sianel
Dogfen mewnfudo, fisa, neu drwydded gwaith	Cyhoeddwyd gan wlad y tu allan i’r DU. Mae’n ond yn ddilys ar gyfer rolau lle mae’r ymgeisydd yn byw ac yn gweithio y tu allan i’r DU. Rhaid i fisa/trwydded fod yn berthnasol i wlad y tu allan i’r DU lle mae’r rôl wedi’i lleoli
Cerdyn adnabod Lluoedd EM	DU
Trwydded arfau tanio	DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel

Rhaid i bob trwydded yrru fod yn ddilys.

Grŵp 2b

Dogfennau	Nodiadau	Dyddiad cyhoeddi a dilysrwydd
Datganiad morgais	DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Cyfriflen banc neu gymdeithas adeiladu	Ynysoedd y Sianel a’r DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Datganiad banc neu gymdeithas adeiladu	Gwledydd y tu allan i’r DU	Cyhoeddwyd yn y 3 mis diwethaf - rhaid bod y gangen mewn gwlad lle mae’r ymgeisydd yn byw ac yn gweithio ynddi
Llythyr cadarnhau agor cyfrif banc neu gymdeithas adeiladu	DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Datganiad cerdyn credyd	DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Datganiad ariannol, er enghraifft pensiwn neu bolisi gwaddol	DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Datganiad P45 neu P60	Ynysoedd y Sianel a’r DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Datganiad Treth y Cyngor	Ynysoedd y Sianel a’r DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Llythyr nawdd gan ddarparwr cyflogaeth yn y dyfodol	Y tu allan i’r DU yn unig - yn ddilys ar gyfer ymgeiswyr sy’n byw y tu allan i’r DU yn unig ar adeg cyflwyno cais	Rhaid bod yn ddilys o hyd
Bil cyfleustodau	DU - nid bil ffôn symudol	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Datganiad budd-dal, er enghraifft Budd-dal Plant, pensiwn	DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Llywodraeth ganolog neu leol, asiantaeth y llywodraeth, neu ddogfen cyngor lleol sy’n rhoi hawl, er enghraifft yr Adran Gwaith a Phensiynau, Gwasanaeth Cyflogi, Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi	Ynysoedd y Sianel a’r DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Cerdyn adnabod cenedlaethol yr AEE		Rhaid bod yn ddilys o hyd
Cerdyn Pasbort Gwyddelig	Does dim modd ei ddefnyddio gyda phasbort Gwyddelig	Rhaid bod yn ddilys o hyd
Cardiau gyda logo achredu PASS	DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel	Rhaid bod yn ddilys o hyd
Llythyr gan bennaeth neu bennaeth coleg	Y DU - ar gyfer pobl ifanc 16 i 19 oed mewn addysg amser llawn - i’w ddefnyddio ond mewn amgylchiadau eithriadol os na ellir darparu dogfennau eraill	Rhaid bod yn ddilys o hyd

Gwirio trwyddedau gyrru

Peidiwch â derbyn trwyddedau, ac eithrio’r rhai a nodir yn y rhestr dogfennau adnabod dilys.

Mae rhifau trwyddedau gyrru Cymru, Lloegr a’r Alban yn cynnwys gwybodaeth am enw, rhyw a dyddiad geni’r ymgeisydd. Ysgrifennir yr wybodaeth hon mewn fformat arbennig ond gellir ei chasglu a’i chyfateb yn erbyn yr wybodaeth a ddarperir gan yr ymgeisydd.

Noder nad yw’r dyddiad geni ar drwyddedau gyrru Cymru, Lloegr a’r Alban, a gyhoeddwyd cyn 1977, yn cael ei gofnodi fel cofnod ar wahân ar y drwydded. Gellir dehongli’r dyddiad geni o rif y drwydded yrru a’i wirio yn erbyn y dyddiad geni ar y ffurflen gais.

Er enghraifft, dyma’r rhif fformat ar gyfer Christine Josephine Robinson, a anwyd ar 2 Gorffennaf 1975:

R O B I N 7 5 7 0 2 5 C J 9 9 9 0 1

N N N N N Y M M D D Y I I C C C C C

N = Pum llythyren gyntaf y cyfenw (os yw’r cyfenw’n dechrau gyda MAC neu MC, caiff ei drin fel MC ar gyfer pob un)

Y = Blwyddyn geni

M = Mis geni (Yn achos menyw, bydd y nifer a gynrychiolir gan yr M cyntaf yn ychwanegu gwerth 5 at y digid cyntaf, er enghraifft, menyw a anwyd ym mis Tachwedd (h.y. 11) yn arddangos ‘61’ yn y blychau MM neu os cânt eu geni ym mis Chwefror (h.y. 02) yn arddangos ‘52’

D = Diwrnod y mis geni

I = Llythyren flaen y ddau enw cyntaf - os oes un yn unig, yna bydd 9 yn disodli’r ail lythyren; os yw’r drwydded yn nodi bod gan yr ymgeisydd enw canol, sicrhewch fod un wedi’i nodi yn adran A

C = Wedi’i gynhyrchu gan gyfrifiadur

Ar gyfer trwyddedau gyrru Gogledd Iwerddon, Ynys Manaw a Jersey, mae rhif y drwydded mewn fformat gwahanol. Mae rhif y drwydded yn unigryw i’r gyrrwr ac ni ellir defnyddio’r dilysiad ‘enw’ neu ‘ddyddiad geni’, fel y dangosir uchod.

Sut alla i wirio am ddangosyddion twyll?

Dylech bob amser chwilio am arwyddion newid dogfen wrth wirio dogfennau adnabod. Dylid holi am ddogfennau sy’n dangos unrhyw arwyddion o newid, yn enwedig adrannau manylion personol fel yr enw a’r ffotograff.

Dylai’r canllawiau canlynol eich helpu i sylwi unrhyw arwyddion amheus wrth ddilysu dogfennau. Mae’r Uned Twyll Dogfennau Cenedlaethol (NDFU) yn y Swyddfa Gartref hefyd wedi cyhoeddi canllawiau ar gyfer archwilio dogfennau adnabod i ddod o hyd i ffugiadau sylfaenol.

Gwirio pasbort

Gwiriwch ansawdd a chyflwr cyffredinol y pasbort. Byddwch yn ofalus os yw wedi’i ddifrodi’n ormodol; defnyddir difrod damweiniol yn aml i guddio newid dogfen.

Dylid archwilio ffotograffau’n ofalus am arwyddion o ddifrod i’r lamined neu ar gyfer glud gormodol neu lithro’r lamined; byddai’r arwyddion hyn yn dangos amnewid lluniau. Os yw’r ffotograff yn ymddangos yn rhy fawr, gallai hyn awgrymu ymgais i guddio ffotograff arall oddi tano. Dylid hefyd fod stribed wedi’i ymgorffori yn y lamined, a fydd yn dal cyfran o’r ffotograff.

Gwiriwch nad oes unrhyw ddifrod i’r ardal hon. Os yw’r pasbort gan wladolyn o dramor, gallwch barhau i ddilyn yr un canllawiau a’r uchod.

Mae Swyddfa Basbort Ei Mawrhydi wedi cynhyrchu canllaw i’w ddefnyddio wrth wirio dogfennau adnabod ar gyfer pasbortau.

Gwirio trwydded yrru â llun

Gwiriwch y drwydded am dystiolaeth o newid llun neu unrhyw ddiwygiad i’r manylion printiedig.

Gwirio hen drwydded yrru (dim llun)

Tynnwch y ddogfen o’r waled blastig a gwiriwch ei bod wedi’i hargraffu ar y ddwy ochr.

Dylai fod ganddo ddyfrnod sy’n weladwy wrth ddal y drwydded i fyny i’r golau ac ni ddylai fod unrhyw atalnodau yn yr enw na’r cyfeiriad.

Dylai’r dyddiad ‘Dilys tan’ fod y diwrnod cyn pen-blwydd y deiliad yn 70 oed (oni bai bod y deiliad eisoes dros 70 oed). Felly, gellir croesgyfeirio’r dyddiad ‘Dilys tan’ â dyddiad geni’r ymgeisydd a nodir yn adran A.

Gwirio tystysgrif geni

Nid yw tystysgrifau geni yn dystiolaeth o hunaniaeth, ac mae’n hawdd cael gafael arnyn nhw. Er y gall tystysgrifau a gyhoeddir ar adeg genedigaeth roi mwy o sicrwydd ei fod yn perthyn i’r unigolyn, yn wahanol i dystysgrif a gyhoeddwyd yn ddiweddar, ni fyddant yn dangos a yw unrhyw wybodaeth wedi’i chywiro neu ei disodli gan gofrestriad newydd.

Gwiriwch ansawdd y papur a ddefnyddir; defnyddir papur ansawdd uchel ar gyfer tystysgrifau dilys. Dylai dyfrnod fod yn weladwy pan fydd y ddogfen yn cael ei ddal i fyny i’r golau. Byddai unrhyw arwyddion o lyfnder ar wyneb y papur yn dangos y gallai’r testun gwreiddiol fod wedi’i ddileu neu ei rwbio i ffwrdd. Ni ddylai fod unrhyw arwyddion o newid dogfen, neu unrhyw newidiadau gyda phapur hylif, gorysgrifennu na gwallau sillafu.

Mae’r rhestr ganlynol yn rhoi ychydig o wybodaeth gyffredinol am gwblhau tystysgrif a allai helpu i sicrhau a yw’r dystysgrif a/neu’r manylion wedi’u ffugio. Darperir hyn fel canllaw yn unig ac nid yw’n drylwyr:

• Dylai fformat y dystysgrif a ddefnyddir fod yn briodol ar gyfer y flwyddyn gofrestru
• Dylid ond cofnodi y cyfenw mewn llythrennau bras, nid yr enw(au) cyntaf
• Dylid dangos dyddiadau geni gyda’r diwrnod a’r mis mewn geiriau a’r flwyddyn mewn ffigurau

Gallai’r wybodaeth ganlynol ddangos bod y dystysgrif wedi’i newid:

• Gallai bylchau rhwng manylion a ychwanegwyd yn anghywir fod yn anghyson o gymharu â gwybodaeth wreiddiol. Gallai bylchau ‘trwchus’ neu ‘denau’ olygu bod manylion wedi’u hychwanegu
• Efallai na fyddai manylion ffug wedi’u gosod â geiriau eraill
• Efallai na fydd llythrennau o’r un maint na siâp o gymharu â gweddill y manylion
• Gall llif yr llawysgrifen edrych yn fecanyddol ac nid yw’n gyson â gweddill y manylion
• Efallai na fydd newidiadau’n gyson e.e. efallai bod cyfenwau rhieni wedi’u newid, ond nid y llofnodion
• Gall yr ardal o amgylch manylion sydd wedi’u hychwanegu neu eu tynnu ar gam ymateb yn wahanol o dan olau uwchfioled h.y. dangos arwyddion o staenio. Yn ogystal, gall papur o’r fath ymddangos yn deneuach lle mae’r ffibrau papur wedi’u tarfu gan ddisymwth

I gael rhagor o wybodaeth am wirio tystysgrifau geni, cyfeiriwch at ddogfen Swyddfa Basbort Ei Mawrhydi Canllaw’r Swyddfa Gofrestru Gyffredinol i dystysgrifau geni.

Gwirio cerdyn adnabod â llun yr AEE

Archwiliwch y cerdyn am dystiolaeth o newid llun neu unrhyw ddiwygiad i’r manylion printiedig.

Gwirio cerdyn adnabod Lluoedd EM

Archwiliwch y cerdyn am dystiolaeth o newid llun neu unrhyw ddiwygiad i’r manylion printiedig.

Gwirio trwydded arfau tanio

Gwiriwch fod y drwydded wedi’i hargraffu ar bapur diogelwch glas gyda dyfrnod criw Brenhinol a phatrwm gwan yn nodi’r geiriau ‘Y Swyddfa Gartref’.

Archwiliwch y drwydded am dystiolaeth o newid llun neu unrhyw ddiwygiad i’r manylion printiedig, a ddylai gynnwys cyfeiriad cartref a dyddiad geni.

Dylai’r drwydded gael ei llofnodi gan y deiliad a dangos llofnod awdurdodi prif swyddog yr heddlu yr ardal y maent yn byw ynddi, neu fel arall gan berson y dirprwywyd ei awdurdod iddo.

Gwirio tystiolaeth ar-lein ar gyfer statws mewnfudo

Sicrhewch fod tystiolaeth bob amser yn cael ei chymryd o gyfeiriad gwe .gov.uk

Mae rhagor o wybodaeth am sut i wirio tystiolaeth fewnfudo a statws hawl i weithio ar gael yma: Edrych ar fanylion hawl i weithio ymgeisydd swydd - GOV.UK

Gwirio trwydded breswylio fiometrig

Edrychwch ar nodweddion trwydded a [sut i wirio trwydded breswylio fiometrig ymgeisydd am swydd](https://www.gov.uk/check-biometric-residence-permit i weld a oes ganddynt hawl i weithio yn y DU.

Mathau eraill o ID

Sicrhewch fod yr holl lythyrau a datganiadau yn ddiweddar, h.y. o fewn cyfnod tri mis. Peidiwch â derbyn dogfennau sydd wedi’u hargraffu o’r rhyngrwyd.

Gwiriwch fod papur pennawd wedi’i ddefnyddio, bod pennawdau banc yn gywir a bod yr holl ddogfennau’n edrych yn ddilys. Dylid croesgyfeirio’r cyfeiriad â’r hyn a ddarperir gan yr ymgeisydd.

Beth ddylech chi ei wneud os ydych chi’n amau hunaniaeth neu ddogfennau ffug?

Os ydych yn credu eich bod wedi derbyn manylion adnabod neu ddogfennau ffug ar adeg y cais, peidiwch â bwrw ymlaen â’r broses ymgeisio.

• Adroddwch unrhyw dwyll manylion adnabod dybiedig drwy’r Gwefan Action Fraud
• Ceir rhagor o wybodaeth am dwyll manylion adnabod ar wefan yr Heddlu Metropolitanaidd
• Os ydych yn credu bod twyll manylion adnabod unwaith y bydd gwiriad DBS wedi’i gyflwyno, rhaid i chi ein ffonio ar 03000 200 190

Fe’ch cynghorir hefyd, o dan Adran 8 o Ddeddf Lloches a Mewnfudo 1996, ei bod yn ofynnol i bob cyflogwr yn y Deyrnas Unedig wneud gwiriadau dogfennau sylfaenol i helpu i atal unrhyw un rhag gweithio’n anghyfreithlon.

Drwy gynnal gwiriadau bydd cyflogwyr yn gallu sefydlu amddiffyniad drostynt eu hunain os gwelir bod unrhyw un o’u gweithwyr yn gweithio’n anghyfreithlon yn ddiweddarach.

Mae rhagor o fanylion ar gael ar wefan Fisas a Mewnfudo’r DU neu drwy ffonio llinell gymorth y cyflogwr ar 0845 010 6677.

Cymorth ar gyfer gwirio dogfennau adnabod a theithio nad ydynt wedi’u cyhoeddi yn y DU

Gallwch fynd i’r cofrestr gyhoeddus o ddogfennau hunaniaeth a theithio dilys ar-lein ar wefan PRADO i nodi’r mesurau diogelu sylfaenol a geir mewn dogfennau Ewropeaidd ac ychydig mwy o ddogfennau cenedligrwydd eraill.

Darperir gwefan PRADO gan Gyngor yr Undeb Ewropeaidd.

Gwasanaeth dilysu allanol

Mae gwiriad dilysu adnabod allanol yn ffordd arall o wirio pwy yw ymgeisydd, fel rhan o Lwybr 2.

Bydd yn golygu eich bod yn darparu manylion ymgeisydd (fel y’u cyflwynir ar y ffurflen gais) i’r cyflenwr o’ch dewis, a fydd yn cymharu’r data a gawsom gan yr ymgeisydd yn erbyn ystod o ffynonellau data annibynnol, allanol.

At ddibenion cael mynediad at wasanaethau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd gofynnwn i gyflogwyr ddilyn gwiriad sy’n cyd-fynd â’r safon ganlynol:

• Hyder canolig – fel y nodir yn y Canllaw Arfer Da (GPG) 45

Cynhyrchwyd y ddogfen hon gan y Swyddfa’r Cabinet ac yn darparu canllawiau ar gyfer gwirio pwy yw unigolion, cyn rhoi mynediad i wasanaethau’r llywodraeth. Mae gwiriad ‘hyder canolig’ (a elwid gynt yn ‘lefel hunaniaeth 2’) yn rhoi sicrwydd sylweddol bod hunaniaeth fyd-eang go iawn y cofrestrydd yn cael ei ddilysu.

Mae’n bwysig nodi bod safonau a nodir yn yr uchod yn cael eu cydnabod yn eang yn y diwydiant gwirio adnabod.

Ni fydd yn ofynnol i gydlofnodwyr DBS fod ag unrhyw wybodaeth fanwl am yr hyn y mae gwiriad ‘hyder canolig’ yn ei olygu. Bydd y sefydliadau hynny sy’n darparu’r gwiriad mewn sefyllfa i roi sicrwydd eu bod yn cydymffurfio â’r safonau a ddisgrifir yn y canllawiau.

Sut alla i gael mynediad at wiriad dilysu iD allanol?

Mae nifer fawr o gyflenwyr a allai wirio ar eich rhan i’r safon ofynnol. Rydym yn argymell eich bod yn dechrau ymholiadau drwy chwiliad rhyngrwyd e.e. chwiliad y DU am ‘Ddilysu Hunaniaeth’.

Gwyddom fod y Grŵp Credyd Galwadau, Equifax, Experian a Grŵp Prydain Fawr yn gweithio tuag at ddarparu gwasanaethau dilysu adnabod wedi’u teilwra at ddibenion y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.

Gall cofrestru i gael mynediad at wasanaeth dilysu adnabod allanol fod yn wahanol i bob cyflenwr. Byddem yn eich annog i drafod eich gofynion gyda mwy nag un cyflenwr i gael mynediad at wiriadau yn y ffordd fwyaf priodol i’ch sefydliad ac i gytuno ar daliadau.

Sut ydw i’n penderfynu a yw ymgeisydd wedi pasio neu fethu gwiriad dilysu iD allanol?

Dylech nodi wrth ddod o hyd i gyflenwr dilysu adnabod posibl bod angen penderfyniad ‘PASS/FAIL’ fel rhan o’r gwiriad y byddwch yn gofyn amdano.

Yn dibynnu ar y canlyniad, byddwch wedyn naill ai’n dilysu’r ymgeisydd neu’n ystyried symud i lwybr tri o’r broses.

Canllaw pum cam hawdd i gael mynediad at wiriad dilysu Adnabod allanol

Gwybodaeth gyffredinol am sut i gael mynediad at wiriad dilysu Ad-ddr allanol addas. Canllaw yw hwn ac nid yw’n hollgynhwysol.

Cam 1

Dylai cyflenwyr ymchwil sy’n darparu gwasanaeth dilysu adnabod (h.y. drwy ddefnyddio peiriant chwilio ar y rhyngrwyd – cofnodi geiriad fel ‘dilysu iD’ ddychwelyd nifer o wefannau cyflenwyr). Dylech ddarllen y wybodaeth gyffredinol a ddarperir gan y cyflenwyr hyn ynglŷn â’r math o wasanaethau y maent yn eu darparu cyn penderfynu a ddylid cysylltu â nhw.

Cam 2

Unwaith y byddwch wedi nodi cyflenwr addas, dylech gysylltu â chi gan ddefnyddio’r rhif ffôn neu’r cyfeiriad e-bost a ddarperir ar eu gwefan. Defnyddiwch y gofynion canlynol yn eich trafodaethau i benderfynu a all y cyflenwr ddarparu gwiriad adnabod sy’n addas at ddibenion y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.

Mae arnom angen gwiriad dilysu ad-wneud sy’n:

• yn cydymffurfio â’r safonau a nodir yn Lefel 2 (o bell) o ‘Ofynion Sylfaenol HMG ar gyfer Dilysu Hunaniaeth Unigolion/Fersiwn 2.0/Ionawr 2003’
• yn darparu canlyniad PASS/FAIL syml (gall rhai cyflenwyr ddychwelyd sgôr neu ganran, ac nid yw’r naill na’r llall yn dderbyniol)
• yn darparu copi caled neu dudalen canlyniad y gellir ei hargraffu

Cam 3

Os gall y cyflenwr dilysu iD fodloni’r gofynion uchod; yna dylech gasglu rhagor o wybodaeth drwy ofyn cwestiynau megis:

• Allwch chi wneud y math hwn o wiriad nawr, neu a yw’r gwasanaeth yn dal i gael ei ddatblygu?
• Faint fydd yn ei gostio?
• Sut ydw i’n cofrestru gyda chi?
• Beth yw’r dulliau a’r prosesau talu?
• Beth yw eich telerau ac amodau?

Cam 4

Efallai yr hoffech gysylltu â nifer o gyflenwyr dilysu Ad-dd i sefydlu pa un sydd fwyaf addas i’ch gofynion.

Cam 5

Dechrau cynnal gwiriadau dilysu adnabod allanol ar ymgeiswyr i sefydlu eu hunaniaeth.

Dim ond unwaith y dylid cynnal y broses o gael mynediad at gyflenwr gwirio adnabod allanol. Pan fyddwch wedi nodi cyflenwr addas ni ddylai fod angen dod o hyd i ddewis arall, oni bai eich bod yn penderfynu bod y gwasanaeth yn anfoddhaol.

Ymgeiswyr sydd wedi’u mabwysiadu

Pe baent yn cael eu mabwysiadu cyn eu bod yn 10 oed, nid oes angen iddynt ddarparu eu cyfenw ar enedigaeth yn adran A o ffurflen gais y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, dylent roi eu henw mabwysiadol yn yr adran hon.

Y rheswm am hyn yw yr ystyrir bod oedran cyfrifoldeb troseddol yn 10 mlynedd, o dan Ddeddf Plant a Phobl Ifanc 1933, Pennod 12, Adran 50. Mae hyn yn golygu nad oes unrhyw bosibilrwydd y gallai unigolyn gael cofnod troseddol mewn enw a ddefnyddiwyd tan 10 oed.

Beth os na ellir sefydlu hunaniaeth yr ymgeisydd gan ddefnyddio un o’r tri llwybr?

Os na allwch chi neu’ch gwiriwr adnabod sefydlu hunaniaeth ymgeisydd yn unol â chanllawiau adnabod y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, dylech nodi W59 ar y ffurflen gais gyda NA.

Yna gofynnir i ymgeiswyr nad ydynt yn gallu darparu’r dogfennau gofynnol roi eu caniatâd i gymryd eu holion bysedd yn unol â’r weithdrefn bresennol. Dylai cyflogwyr nodi y bydd hyn yn gofyn am bresenoldeb gan yr ymgeisydd mewn gorsaf heddlu ar adeg be penodedig, a gallant ychwanegu oedi at y broses ymgeisio gyffredinol.