Guidance

Gwasanaeth diweddaru’r DBS: canllaw i ymgeiswyr

Updated 13 January 2020

Am wasanaeth diweddaru’r DBS

Mae’r gwasanaeth diweddaru yn wasanaeth tanysgrifio ar-lein sy’n gadael i chi gadw’ch tystysgrifau safonol a manwl DBS yn gyfredol ac yn caniatau i gyflogwyr wirio tystysgrif ar-lein, gyda’ch cydsyniad chi. Gallwch ddefnyddio’ch tystysgrif eto pan fyddwch yn ceisio am swydd yn yr un gweithlu, lle mae angen yr un fath a lefel o wiriad.

Y 3 gweithlu yw Plentyn, Oedolyn ac Arall.

Mae cofrestriad yn para am flwyddyn ac yn costio £13 ac yn dechrau o’r dyddiad y cyhoeddwyd eich tystysgrif DBS. Mae’r ffi o £13 yn daladwy drwy gerdyn debyd neu gredyd yn unig, gallwch ddefnyddio cerdyn rhywun arall gyda’u caniatâd. Nid oes ffi os ydych yn defnyddio cais i wirfoddolwyr neu dystysgrif i ymuno â’r gwasanaeth diweddaru. Drwy ymuno, gallwch arbed llawer o amser ag arian i chi’ch hun. Defnyddir y termau ‘tystysgrif y DBS’ a ‘gwiriad y DBS’ yn y canllaw hwn i gyfeirio at dystysgrifau safonol a manwl y DBS yn unig.

Lletyir y gwasanaeth diweddaru ar system ddiogel ac mae ar gael yn y Gymraeg a Saesneg.

Manteision ymuno:

• arbed amser ac arian i chi
• mynd â’ch tystysgrif DBS o un rôl i’r llall o fewn yr un gweithlu pan fydd yr un math a’r un lefel o wiriad yn ofynnol
• gall cyflogwyr wneud gwiriadau ar-lein ar unwaith ar dystysgrifau DBS sy’n gysylltiedig â’ch tanysgrifiad
• yn cryfhau’r broses ddiogelu

Ymuno â’r gwasanaeth diweddaru

Dim ond unigolion sy’n ymgeisio am wiriad DBS all ymuno â’r gwasanaeth diweddaru.

Gallwch ymuno gyda rhif cyfeirio eich ffurflen gais DBS wrth wneud cais am wiriad DBS neu yn ystod y broses ymgeisio – gallwch ddod o hyd i’r rhif hwn yng nghornel dde uchaf tudalen flaen eich ffurflen gais neu gallwch ofyn i’r unigolyn sy’n cyflwyno eich cais amdano.

Os byddwch yn ymuno gyda rhif cyfeirio eich ffurflen gais, rhaid i’r DBS dderbyn eich ffurflen gais cyn pen 28 diwrnod wedi i chi ymuno. Pan gyhoeddir eich tystysgrif DBS byddwn yn ei hychwanegu at eich cyfrif yn awtomatig. Bydd eich tanysgrifiad i’r gwasanaeth yn fyw wedyn.

Neu gallwch ymuno pan fyddwch yn cael eich tystysgrif DBS, gyda’ch rhif tystysgrif.

• os byddwch yn aros nes cewch eich tystysgrif DBS rhaid i chi ymuno cyn pen 30 diwrnod o ddiwrnod cyhoeddi eich tystysgrif DBS

Os gwnaethoch gais am wiriad DBS trwy gorff sydd wedi cofrestru ar gyfer e-swmp gallwch ymuno â’r gwasanaeth diweddaru gyda’ch e-gyfeirnod tra bydd eich gwiriad yn cael ei brosesu neu gyda rhif eich tystysgrif DBS cyn pen 30 diwrnod calendr o ddyddiad ei chyhoeddi. Gallwch ofyn i’r darparwr e-swmp am eich e-gyfeirnod.

Pa wybodaeth fydd arnoch ei hangen i ymuno

• enw
• rhyw
• dyddiad geni
• cyfeiriad e-bost
• rhif cyfeirnod y ffurflen gais, e-gyfeirnod neu rif eich tystysgrif DBS
• cerdyn talu ar gyfer ffi’r gwasanaeth diweddaru, os yn berthnasol. Bydd y taliad yn cael ei gymryd yn ddiogel o’ch cyfrif wedyn. Os bydd eich cyflogwr yn talu’r ffi danysgrifio yn ôl ni fydd raid talu treth incwm arno oherwydd bod HMRC wedi eithrio hyn

Rhaid i’ch manylion personol gyfateb â’r rhai sydd ar eich ffurflen gais neu’r dystysgrif DBS yr ydych yn ei defnyddio i ymuno â’r gwasanaeth diweddaru. Bydd angen i chi ddarllen a chytuno ag amodau a thelerau’r gwasanaeth.

Os ydych wedi ymuno gyda rhif cyfeirnod eich ffurflen gais DBS bydd eich tanysgrifiad yn cychwyn o’r dyddiad cyhoeddi a argraffir ar eich tystysgrif DBS. Os bydd eich ffurflen gais yn cael ei thynnu yn ôl am ba bynnag reswm bydd eich ffi gwasanaeth diweddaru yn cael ei had-dalu a’ch tanysgrifiad yn cael ei ganslo. Mae’r ffioedd yn cael eu had-dalu cyn pen 31 diwrnod o wneud y trafodyn.

Gwnewch nodyn o’ch rhif adnabod unigryw

Pan fyddwch yn ymuno â’r gwasanaeth diweddaru, bydd angen i chi nodi eich rhif adnabod tanysgrifio unigryw a’i gadw yn ddiogel; mae’n dechrau gyda’r llythyren C ac yna bydd 10 o rifau wedi eu dewis ar hap. Ni ddylech rannu’r rhif adnabod tanysgrifio hwn gyda neb arall oherwydd byddwch yn ei ddefnyddio i gael mynediad at eich cyfrif gwasanaeth diweddaru ar-lein. Bydd unrhyw un sydd â mynediad at y rhif hwn yn gallu gweld statws eich tystysgrifau ac yn gallu newid eich manylion cyswllt heb i chi wybod neu heb eich caniatâd.

Os dymunwch ymuno â’r gwasanaeth diweddaru o dramor, mae’r un prosesau a’r uchod yn berthnasol.

Rhif(au) cyfeirio’r DBS a’r rhif adnabod tanysgrifio unigryw

Er mwyn cael gwybod rhif cyfeirio eich ffurflen gais cysylltwch â’r sawl a ofynnodd i chi gwblhau eich ffurflen gais DBS neu ein ffonio ar 03000 200 190. Ni allwn ddarparu cyfeirnod y ffurflen gais oni bai ein bod wedi derbyn eich ffurflen gais.

Cewch hyd i’r rhif tystysgrif DBS 12 digid ar frig ochr dde eich tystysgrif DBS.

Os byddwch yn anghofio eich rhif adnabod tanysgrifio unigryw ffoniwch ni ar 03000 200 190.

Beth allwch chi ei wneud gyda’ch cyfrif gwasanaeth diweddaru

• gweld manylion cyfeirio unrhyw gais a/neu dystysgrifau DBS sy’n gysylltiedig â’ch tanysgrifiad
• gweld statws unrhyw dystysgrif DBS sy’n gysylltiedig â’ch tanysgrifiad
• ddiwygio’ch manylion cyswllt
• ychwanegu neu dynnu ceisiadau neu dystysgrifau DBS
• rhaid i bob cais a thystysgrifau DBS sy’n gysylltiedig â’ch tanysgrifiad fod dan yr un enw (os ydych chi newid eich enw gallwch gysylltu tystysgrif DBS newydd â’ch tanysgrifiad os yw eich enw blaenorol wedi ei restru ar y cais am dystysgrif DBS)
• os byddwch yn tynnu tystysgrif ni allwch ei hychwanegu eto na’i defnyddio i greu cyfrif gwasanaeth diweddaru arall
• gweld manylion unrhyw sefydliadau sydd wedi gwneud gwiriad statws o’ch tystysgrifau DBS
• canslo’ch tanysgrifiad • adnewyddu eich tanysgrifiad (byddwn yn anfon e-bost atoch 30 diwrnod cyn i’ch tanysgrifiad ddod i ben) • gweld statws a dyddiad terfyn eich tanysgrifiad

Gallwch ychwanegu cymaint o dystysgrifau DBS ag y dymunwch at eich cyfrif gwasanaeth diweddaru.

Os bydd arnoch angen mwy nag un dystysgrif DBS gallai hyn fod oherwydd:

• bod eich cyflogwr wedi penderfynu peidio â defnyddio’r gwasanaeth diweddaru i wirio statws.
• bod y wybodaeth ar eich tystysgrif DBS wedi ei diweddaru, ddim yn gyfredol mwyach ac mae eich tystysgrif wedi ei thynnu o’r gwasanaeth diweddaru
• bod eich cyflogwr presennol neu gyflogwr newydd angen lefel neu fath arall o dystysgrif DBS yn hytrach na’r un sydd gennych Er enghraifft, efallai bod gennych dystysgrif fanwl gyda gwiriad rhestr waharddedig oedolion nid tystysgrif fanwl gyda gwiriad rhestr waharddedig plant
• rydych yn gweithio mewn rôl sy’n cael ei rhestru yn y canllaw swyddi o gartref ac rydych yn gwneud y gwaith hwn yn eich cartref eich hun

Mae tanysgrifiadau gwirfoddolwyr am ddim ond os byddwch yn symud o swydd wirfoddol i swydd gyflogedig bydd angen i chi ymgeisio am wiriad DBS newydd, ailymuno â’r gwasanaeth diweddaru a thalu’r ffi danysgrifio flynyddol o £13 gyda cherdyn credyd neu ddebyd.

Ni allwch ychwanegu tystysgrif DBS am swydd gyflogedig at danysgrifiad am ddim a grëwyd gyda thystysgrif DBS a gafwyd ar gyfer swydd wirfoddol; byddai’n rhaid i chi greu tanysgrifiad newydd ar gyfer y dystysgrif DBS cyflogedig.

Gallwch ychwanegu tystysgrif DBS am swydd wirfoddol at gyfrif gwasanaeth diweddaru a sefydlwyd ar gyfer tystysgrif swydd gyflogedig.

Tystysgrifau coll

Cadwch eich tystysgrif DBS yn ddiogel gan na allwn gyhoeddi tystysgrif DBS yn ei lle.

Os nad ydych wedi derbyn eich tystysgrif DBS ac mae ein gwasanaeth olrhain yn cadarnhau ei bod wedi ei chyhoeddi fwy na 7 diwrnod yn ôl gallwch ein ffonio ar 03000 200 190.

Byddwn yn rhoi rhif y dystysgrif i chi er mwyn i chi fedru ei ddefnyddio i danysgrifio i’r gwasanaeth diweddaru a chysylltu’r dystysgrif honno â’ch cyfrif, ond, rhaid i chi ymuno â’r gwasanaeth diweddaru cyn pen 30 diwrnod o ddyddiad cyhoeddi’r dystysgrif DBS wreiddiol.

Monitro statws tystysgrif

Pan fyddwch yn ychwanegu eich tystysgrif DBS at danysgrifiad gwasanaeth diweddaru, bydd y DBS yn cadw eich tystysgrif yn gyfredol trwy chwilio’n rheolaidd i weld a oes unrhyw wybodaeth newydd wedi dod i’r amlwg ers ei chyhoeddi. Os bydd gwybodaeth newydd yn cael ei dynodi wrth i ni wneud y gwiriadau, cewch lythyr yn eich hysbysu o’r newid a beth ddylech chi ei wneud nesaf.

Bydd statws eich tystysgrif DBS yn newid os:

Ar gyfer pob tystysgrif DBS

• bydd troseddau, rhybuddiadau, ceryddon neu rybuddion newydd yn cael eu canfod
• bydd unrhyw addasiad neu newid i drosedd, rhybuddiad, rhybudd neu gerydd cyfredol yn cael eu canfod

Ar gyfer tystysgrifau DBS manwl

• bydd troseddau, rhybuddiadau, ceryddon neu rybuddion newydd yn cael eu canfod; neu
• os bydd unrhyw addasiad neu newid i drosedd, rhybuddiad, rhybudd neu gerydd cyfredol yn cael eu canfod
• os bydd unrhyw wybodaeth heddlu newydd a pherthnasol yn cael ei chanfod

Ar gyfer tystysgrifau manwl gyda gwiriad(au) rhestr waharddedig:

• os byddwch wedi eich ychwanegu at y rhestr(au) waharddedig fel rhan o dystysgrif DBS fanwl
• os bydd unrhyw addasiad neu newid i drosedd, rhybuddiad, rhybudd neu gerydd cyfredol yn cael eu canfod
• os bydd unrhyw wybodaeth heddlu newydd a pherthnasol yn cael ei chanfod
• os byddwch wedi eich ychwanegu at y rhestr(au) gwaharddedig sydd wedi eu gwirio fel rhan o wiriad DBS manwl

Gallwch fewngofnodi i’ch cyfrif a gwirio statws eich tystysgrif ar unrhyw adeg. Gallwch hefyd weld rhestr o unrhyw gyflogwyr/sefydliadau sydd wedi gwirio statws eich tystysgrif a faint o weithiau y maent wedi gwirio.

Os bydd statws eich tystysgrif yn newid ac nad ydych yn meddwl y dylai, ffoniwch ni ar 03000 200 190 a byddwn yn ymchwilio i gael gwybod beth sydd wedi digwydd.

Newidiadau yn statws tystysgrif

Byddwn yn eich hysbysu os bydd eich statws yn newid ar dystysgrif sydd wedi ei chysylltu â’r gwasanaeth diweddaru.

Mewn amgylchiadau o’r fath rydym yn eich cynghori a ddylech drafod sail y newid statws gyda’ch cyflogwr neu sefydliad gwirfoddol.

Os bydd eich cyflogwr yn gofyn i chi gael gwiriad DBS arall oherwydd bod gwybodaeth newydd wedi dod i’r amlwg, mater rhyngoch chi â’ch cyflogwr yw hynny. Os na fyddwch yn ymgeisio am wiriad DBS arall mae peryg y gall eich cyflogwr dynnu ei gynnig o gyflogaeth yn ôl, terfynu’ch cyflogaeth neu eich symud i swydd arall nad oes angen gwiriad DBS ar ei chyfer.

Os yw eich tystysgrif DBS newydd yn cynnwys gwybodaeth newydd, mater rhyngoch chi a’ch cyflogwr yw hyn. Os na fyddwch yn dangos eich tystysgrif DBS newydd i’ch cyflogwr mae peryg y gall dynnu ei gynnig o gyflogaeth yn ôl, terfynu’ch cyflogaeth neu eich symud i swydd arall nad oes angen gwiriad DBS ar ei chyfer. Os na fyddwch yn dangos eich tystysgrif DBS a ddiweddarwyd cyn pen 28 diwrnod ers ei derbyn, gall yr unigolyn a gydlofnododd y cais fod â’r hawl i geisio copi gennym.

Os gwnaeth statws eich tystysgrif newid oherwydd eich bod wedi cael eich collfarnu am drosedd neu eich bod wedi eich rhoi ar restr waharddedig ond eich bod wedi cael gwared ar hyn ar ôl apelio, bydd y newid yn y statws yn parhau. Bydd angen i chi ymgeisio am wiriad DBS newydd, gan nad yw’ch tystysgrif bresennol yn ddilys mwyach.

Amlder diweddaru

Pan fydd unigolyn yn ychwanegu ei dystysgrif DBS i’w gyfrif gwasanaeth diweddaru, bydd y DBS yn cadw ei dystysgrif yn gyfredol trwy chwilio’n rheolaidd i weld a oes unrhyw wybodaeth newydd wedi dod i’r amlwg ers ei chyhoeddi.

Mae yn gyson yn golygu:

• bydd collfarnau troseddol a gwybodaeth ar wahardd yn cael eu chwilio am ddiweddariadau yn wythnosol gan y gall y wybodaeth hon newid yn aml
• bydd gwybodaeth nad yw’n ymwneud â chollfarn, a ryddheir ar nifer gymharol fechan o dystysgrifau DBS ac yn newid yn anaml, yn cael ei chwilio am ddiweddariadau bob 9 mis

Mae’r amod amlder yn seiliedig ar y nifer o dystysgrifau DBS sy’n datgelu’r math hwn o wybodaeth; y risg tebygol y bydd gwybodaeth newydd yn dod i’r amlwg yn y cyfnod o amser; a’r gost o wirio am newidiadau.

Cyflogwyr/sefydliadau yn gwirio statws eich tystysgrif(au)

Bydd angen i chi roi eich caniatâd i gyflogwr/sefydliad gynnal gwiriad statws. Yn gyntaf bydd angen i chi ddangos eich tystysgrif DBS wreiddiol iddynt (gwiriad DBS). Ond, ni all y cyflogwr wirio statws oni bai ei fod hefyd yn gallu gofyn yn gyfreithiol am wiriad DBS newydd ar gyfer y rôl y byddwch yn gweithio ynddi. Mae hyn yn wir oherwydd mai cyfrifoldeb y cyflogwr yw deall a gweithredu’r ddeddfwriaeth.

Bydd ar y cyflogwr/sefydliad angen rhif cyfeirnod 12 digid eich tystysgrif DBS, eich enw a’ch dyddiad geni. Gall y cyflogwr wedyn fynd ar-lein a chynnal gwiriad statws ar eich tystysgrif(au) presennol.

Pan fydd cyflogwr/sefydliad yn cynnal gwiriad statws bydd yn gweld un o’r canlyniadau canlynol:

Ni ddatgelodd y dystysgrif DBS unrhyw wybodaeth ac mae’n parhau’n gyfredol gan na ddynodwyd unrhyw wybodaeth bellach ers ei chyhoeddi.

Golyga hyn:

• bod y dystysgrif yn glir pan gafodd ei chyhoeddi (ni ddatgelodd unrhyw wybodaeth am yr unigolyn) ac
• ni chanfuwyd unrhyw wybodaeth newydd ers ei chyhoeddi a gellir ei derbyn fel un gyfredol a dilys

Mae’r dystysgrif DBS yn parhau’n gyfredol gan na ddynodwyd unrhyw wybodaeth bellach ers ei chyhoeddi.

Golyga hyn:

• bod y dystysgrif DBS wedi datgelu gwybodaeth am yr unigolyn ond na chanfuwyd unrhyw wybodaeth newydd ers ei chyhoeddi - gellir ei derbyn fel un gyfredol a dilys

Nid yw’r dystysgrif DBS yn gyfredol mwyach. Ymgeisiwch am wiriad DBS newydd i gael y wybodaeth fwyaf cyfredol.

Golyga hyn:

• daeth gwybodaeth newydd i’r amlwg ers cyhoeddi’r dystysgrif DBS - bydd angen i chi ymgeisio am wiriad DBS newydd i weld y wybodaeth newydd

Nid yw’r manylion a gyflwynwyd yn cyfateb â’r rhai a gedwir ar ein system. Gwiriwch a rhoi cynnig arni eto.

Golyga hyn un ai:

• nad yw’r unigolyn wedi tanysgrifio i’r gwasanaeth diweddaru
• bod y dystysgrif DBS wedi ei thynnu o’r gwasanaeth diweddaru
• nad ydych wedi cyflwyno’r wybodaeth gywir

Os nad ydych yn dymuno i gyflogwr/sefydliad barhau i wirio statws eich tystysgrif(au), cysylltwch ag ef a thynnu eich caniatâd yn ôl ar gyfer unrhyw wiriadau yn y dyfodol.

Os na fydd yn stopio bydd yn torri’r gyfraith drwy gael mynediad at ddata nad oes hawl ganddo i’w weld. Os bydd yn dal ati, gallech dynnu’r dystysgrif DBS o’ch cyfrif ond byddai hyn yn golygu hefyd na fyddai sefydliadau eraill yn medru cwblhau gwiriad statws arni ychwaith. Os bydd yn parhau i gynnal gwiriadau statws cysylltwch â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Nid ydym wedi ei gwneud yn orfodol i chi ymuno â’r gwasanaeth diweddaru. Mae rhai cyflogwyr neu sefydliadau recriwtio wedi ei gwneud yn amod cyflogaeth i unigolion ymuno. Dylid trafod hyn gyda’r sefydliad/cyflogwr.

Egluro statws yn y gwasanaeth diweddaru

Statws tanysgrifiad

Newydd	pan fyddwch yn ymgeisio gyda rhif cyfeirnod ffurflen gais
Tanysgrifiwyd	pan atodir eich tystysgrif DBS i’ch tanysgrifiad
Terfynwyd	os methwch ag adnewyddu’ch tanysgrifiad
Canslwyd	os canslwch eich tanysgrifiad

Statws cais (os byddwch yn tanysgrifio gyda ffurflen gais gwiriad DBS)

Derbyniwyd

pan dderbyniwn eich ffurflen gais gwirio DBS yn y DBS

Statws diweddaru (sy’n dangos statws cyfredol tystysgrif DBS yn eich cyfrif)

Ddim yn wag / Dim Gwybodaeth Newydd	dal yn gyfredol
Heb ei derbyn	wrth i ni ddisgwyl i’ch ffurflen gais gwirio DBS gael ei derbyn
Argraffwyd	pan argraffwyd eich tystysgrif DBS

Gwiriadau cadarnhau cynnar

Gwag / Dim Gwybodaeth Newydd	dal yn gyfredol
Gwybodaeth Newydd	ddim yn gyfredol mwyach

Os bydd statws eich tystysgrif yn newid efallai bydd eich cyflogwr yn dymuno cyflwyno gwiriad cadarnhau cynnar i weld a yw hyn am eich bod wedi cael eich gwahardd rhag gweithio mewn gweithgaredd a reoleiddir. Bydd arno angen eich caniatâd i wneud hyn.

Dim ond os bydd yr amodau canlynol i gyd yn berthnasol y gall eich cyflogwr gynnal y gwiriad hwn:

• rydych wedi tanysgrifio i’r gwasanaeth diweddaru; ac
• mae gwiriad statws wedi dynodi nad yw’r dystysgrif yn gyfredol mwyach; ac
• roedd y dystysgrif yn cynnwys gwiriad o restr(au) gwaharddedig; ac
• mae gan y cyflogwr eich caniatâd

Os bydd eich cyflogwr yn cynnal y gwiriad hwn ac y dywedir wrtho eich bod wedi cael eich gwahardd rhag gweithio gyda phlant a/neu oedolion gallwch ffonio ein llinell gymorth gwahardd am gyngor ar 01325 953 795.

Newidiadau i wybodaeth bersonol neu fanylion cyswllt

Gallwch newid eich e-bost, rhif ffôn symudol a chyfeiriad gohebu ar unrhyw adeg trwy fewngofnodi i’ch cyfrif.

Gallwch newid eich manylion talu, ond dim ond cyn pen 30 diwrnod o ddyddiad adnewyddu eich tanysgrifiad ac os ydych wedi dewis adnewyddu’ch tanysgrifiad yn awtomatig.

Os byddwch yn newid eich cyfeiriad cyfredol bydd eich tystysgrif DBS yn dal yn ddilys. Un darn o wybodaeth yn unig yw’r cyfeiriad a ddefnyddir wrth chwilio drwy Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC) am gollfarnau’r ymgeisydd. Os ydych wedi’ch collfarnu am drosedd tra’ch bod wedi tanysgrifio bydd ein system yn cysylltu’r drosedd â chi ac yn achosi i statws eich tystysgrif DBS newid.

Gallwch newid manylion eich cyfeiriad yn eich cyfrif. Nid yw hyn yn diweddaru’ch tystysgrif DBS a fyddai’n parhau i ddangos eich hen gyfeiriad.

Os newidiwch eich enw bydd angen i chi wneud cais am wiriad DBS newydd yn lle tystysgrifau cyfredol sydd wedi eu cysylltu â’r cyfrif. Ar ôl i’ch ceisiadau newydd gael eu cysylltu â’ch cyfrif gwasanaeth diweddaru gallwch gael gwared ar eich hen dystysgrifau.

Os bydd yr enwau a ddatgenir ar dystysgrif DBS sy’n gysylltiedig â thanysgrifiad yn newid neu eu bod yn anghywir, rydym yn cadw’r hawl i ganslo’r tystysgrifau DBS anghywir a gysylltwyd â’r tanysgrifiad hwnnw.

Y gwasanaeth diweddaru a rheolau hidlo

Os ydych wedi tanysgrifio i’r gwasanaeth diweddaru a’n bod yn gweithredu rheolau hidlo i gael gwared ar hen gollfarnau a rhai mân, ni fyddai’n achosi newid yn y statws trwy’r gwasanaeth diweddaru.

Dim ond pan ychwanegir gwybodaeth newydd y bydd statws yn newid, neu pan fydd angen newid neu ddiwygio trosedd, neu os ydych bellach wedi’ch gwahardd, tra byddai hidlo trosedd yn golygu tynnu’r wybodaeth o’ch tystysgrif.

Os dymunwch gael tystysgrif newydd nad yw’n dangos y drosedd sydd wedi ei hidlo, bydd angen i chi ymgeisio am wiriad DBS newydd.

Gwasanaeth diweddaru a cheisiadau sensitif

Os ydych yn ymgeisydd trawsrywiol a’ch bod yn ymuno â’r gwasanaeth diweddaru bydd eich rhyw a’ch hunaniaeth flaenorol yn cael eu diogelu oni bai eich bod wedi rhoi caniatâd i’ch tystysgrif DBS gynnwys y wybodaeth hon. E-bostiwch sensitive@dbs.gov.uk am ragor o gyngor.

Gwasanaeth diweddaru a swyddi o gartref

Pan fyddwch yn ymgeisio am wiriad DBS ar gyfer swydd o gartref byddwn yn cynnal gwiriadau ar y cyfeiriad fel rhan o’r cais. Ond, ni fydd y gwasanaeth diweddaru yn parhau i gynnal gwiriadau ar y cyfeiriad fel rhan o’ch tanysgrifiad.

Bydd angen i chi drafod hyn gyda’ch cyflogwr neu’r unigolyn sy’n gofyn am y dystysgrif.

Gwasanaeth diweddaru a thystysgrif â llaw

Weithiau nid yw’n bosibl i’r DBS gynhyrchu tystysgrif a gynhyrchwyd gan y system. Pan ddigwydd hyn bydd y DBS yn cyhoeddi tystysgrif DBS â llaw. Ni ellir defnyddio tystysgrifau DBS â llaw i ymuno â’r gwasanaeth diweddaru.

Problemau yn cael mynediad i’ch cyfrif

Os ydych yn cael anhawster mewngofnodi i’ch cyfrif gwasanaeth diweddaru gall hyn fod oherwydd:

• nad yw eich porwr yr un mwyaf cyfredol
• rydych wedi mewngofnodi gyda’r manylion anghywir – gwnewch yn siŵr eich bod yn gwirio eto a rhoi tro arall arni
• mae eich tanysgrifiad wedi dod i ben oherwydd nad ydych wedi ei adnewyddu - bydd raid i chi wneud cais am wiriad DBS newydd ac ail-ymuno â’r gwasanaeth diweddaru
• rydych wedi tanysgrifio drwy ddefnyddio’ch ffurflen gais DBS ond ni dderbyniwyd eich cais gan y DBS o fewn y cyfnod 28 diwrnod gofynnol, mae eich tanysgrifiad wedi dod i ben a chewch ad-daliad. Gallwch ail-ymuno gan ddefnyddio eich tystysgrif DBS cyn pen 30 diwrnod calendr o’i derbyn
• efallai ein bod wedi derbyn eich ffurflen ond mae gwahaniaeth rhwng y wybodaeth ar eich cais a’r manylion a roddwyd ar-lein wrth ymuno â’r gwasanaeth diweddaru

Adnewyddu eich tanysgrifiad i’r gwasanaeth diweddaru

Mae tanysgrifiadau yn parhau am 1 flwyddyn o ddyddiad rhoi eich tystysgrif DBS - gallwch ddal i adnewyddu i barhau i fwynhau manteision y gwasanaeth diweddaru.

Bydd tanysgrifiadau i’r gwasanaeth diweddaru yn dod i ben 12 mis ar ôl dyddiad cyhoeddi eich tystysgrif DBS sydd wedi ei chysylltu â’r gwasanaeth.

Os nad ydych wedi dewis adnewyddu yn awtomatig bydd angen i chi fewngofnodi i’ch cyfrif a thalu cyn pen 30 diwrnod cyn i’ch tanysgrifiad ddod i ben.

Cewch neges e-bost yn eich atgoffa 30 diwrnod calendr cyn i’ch tanysgrifiad ddod i ben. Bydd yr e-bost yn cael ei afon o donotreply@dbs.gov.uk a dylech ychwanegu’r cyfeiriad at eich rhestr anfonwyr neu dderbynwyr diogel.

Os na fydd eich tanysgrifiad wedi ei adnewyddu 14 diwrnod cyn y dyddiad y daw i ben byddwn yn anfon llythyr atgoffa atoch hefyd.

Rhaid i’ch tanysgrifiad gael ei adnewyddu erbyn y diwrnod cyn y dyddiad pan ddaw eich tanysgrifiad i ben. Ni allwch adnewyddu ar y dyddiad dod i ben oherwydd bydd y cyfrif yn cael ei gau.

Os byddwch yn colli eich tystysgrif DBS ni ddylai eich cyflogwr gynnal gwiriad statws ar-lein; dylai tystysgrif DBS gael ei hystyried ochr yn ochr â chanlyniad gwiriad statws bob amser. Bydd angen i chi ail ymgeisio am dystysgrif DBS newydd os na fydd eich cyflogwr wedi gweld y copi gwreiddiol.

Bydd ar eich cyflogwr angen gweld y copi gwreiddiol o’ch tystysgrif DBS cyn y gall gynnal gwiriadau statws.

Os byddwch yn symud o swydd wirfoddol i swydd gyflogedig bydd angen i chi wneud cais am wiriad DBS newydd, creu tanysgrifiad newydd i’r gwasanaeth diweddaru a thalu’r ffi danysgrifio o £13.

Pan fyddwch yn adnewyddu bydd tanysgrifiad y flwyddyn nesaf yn cychwyn y diwrnod ar ôl i’r tanysgrifiad blaenorol ddod i ben.

Adnewyddu awtomatig

Trefnir i danysgrifiad gael ei adnewyddu yn awtomatig pan fyddwch yn ymuno â’r gwasanaeth diweddaru gyntaf, yn anffodus ni allwch drefnu’r nodwedd hon ar unrhyw gyfnod arall. Os nad ydych wedi dewis adnewyddu yn awtomatig gallwch adnewyddu â llaw, gweler y manylion isod.

Bydd tanysgrifiadau gwirfoddolwyr yn adnewyddu yn awtomatig oni bai eich bod yn eu canslo. Byddwn yn anfon e-bost atoch 30 diwrnod cyn y bydd hi’n amser adnewyddu eich tanysgrifiad i roi gwybod i chi beth fydd yn digwydd a rhoi’r dewis i chi ganslo.

Os byddwch wedi dewis adnewyddu yn awtomatig byddwch yn cael e-bost gennym i esbonio y bydd eich ffi danysgrifio flynyddol o £13 yn cael ei chodi ar y manylion talu gwreiddiol a roesoch i ni. Os yw eich manylion talu wedi newid gallwch eu diweddaru trwy fewngofnodi i’ch cyfrif a dewis ‘Adnewyddu tanysgrifiad’.

Bydd unrhyw danysgrifiad y byddwch wedi dewis ei ddiweddaru yn awtomatig yn parhau i wneud hynny bob blwyddyn – nid oes angen i chi wneud dim byd arall oni bai bod angen diweddaru eich manylion talu. Ar ôl i chi ddewis adnewyddu awtomatig ar gyfer y gwasanaeth diweddaru nid yw’n bosibl ei ddiffodd oni bai eich bod yn canslo eich tanysgrifiad oherwydd nad oes arnoch ei angen mwyach.

Os gwnaethoch ddewis adnewyddu ond bod eich taliad wedi methu byddwn yn anfon e-bost atoch a byddwn yn ceisio cymryd y taliad eto. Os bydd yn methu yr ail dro ni fydd eich tanysgrifiad yn cael ei adnewyddu.

Canslo eich cyfrif gwasanaeth diweddaru

Gallwch ganslo eich cyfrif gwasanaeth diweddaru ar unrhyw adeg. Ni fydd tystysgrif(au) sy’n gysylltiedig â’r cyfrif yn gymwys i gael eu gwirio ar-lein am newidiadau statws.

Os byddwch yn ymuno â’r gwasanaeth diweddaru ac yna yn dymuno canslo eich cyfrif ni fydd eich ffi yn cael ei thalu yn ôl. Yr unig ffordd y gall eich ffi gael ei had-dalu yw os byddwch wedi ymuno gyda rhif cyfeirio eich ffurflen gais ac na wnaethom dderbyn eich ffurflen gais cyn pen 28 diwrnod neu bod eich cais gwiriad DBS yn cael ei dynnu yn ôl.

Bydd eich tanysgrifiad yn parhau hyd yn oed os bydd yr holl dystysgrifau DBS wedi eu tynnu oddi ar y cyfrif. Os na adnewyddir y tanysgrifiad ar ddiwedd y cyfnod tanysgrifio bydd y cyfrif yn cau.

Bydd unrhyw dystysgrif DBS sy’n gysylltiedig â chyfrif sydd wedi cau yn cael ei thynnu ac ni fydd sefydliadau’n medru cwblhau gwiriadau statws mwyach. Os bydd tanysgrifiad yn dod i ben bydd yn rhaid i chi ymgeisio am wiriad DBS newydd ac yna tanysgrifio eto i’r gwasanaeth diweddaru.

Llinell gymorth DBS:

• Minicom: 03000 200 192
• Cymraeg: 03000 200 191
• Rhyngwladol: +44151 676 9390
• E-bost: customerservices@dbs.gov.uk

Os byddwch yn anfon e-bost atom, rhowch eich enw llawn, cyfeiriad, rhif ffôn ac, os yn berthnasol, unrhyw rifau cyfeirio DBS yn eich gohebiaeth. Ni allwn warantu diogelwch gwybodaeth nes y bydd yn ein meddiant, ac ni fyddwn yn cymryd cyfrifoldeb am wybodaeth o’r fath nes byddwn yn ei derbyn.