Guidance

Gwasanaeth Diweddaru’r DBS: canllaw i gyflogwyr

Updated 2 December 2024

Am y gwasanaeth diweddaru

Mae’r gwasanaeth diweddaru yn gadael i gyflogwyr wirio statws tystysgrif DBS sy’n bodoli, os yw ar gyfer yr un gweithlu pan fydd angen yr un math a lefel o wiriad cofnod troseddol a phan fydd gennych ganiatâd yr unigolyn.

Gallwch weld enghreifftiau o’r modd y gall cyflogwyr ddefnyddio’r gwasanaeth diweddaru yn gyfreithlon yn y canllaw hwn.

Mae’r terfynau ar y caniatâd y gall yr unigolyn ei roi yn cynnwys:

• yn gallu dangos ei dystysgrif ei hun i unrhyw un, gan mai ei wybodaeth ef sydd yno
• yn gallu rhoi caniatâd i gyflogwr fel ei fod yn gallu gweld ei statws ar y gwasanaeth diweddaru

Ond, ni all y cyflogwr wirio statws oni bai ei fod hefyd yn gallu gofyn yn gyfreithiol am gais DBS newydd ar gyfer y rôl y bydd yr unigolyn yn gweithio ynddi. Er enghraifft, gwiriad a fyddai yn yr un gweithlu ac ar yr un lefel â’r dystysgrif wreiddiol.

Mae hyn yn wir oherwydd mai cyfrifoldeb y cyflogwr, i gychwyn, yw deall a gweithredu’r ddeddfwriaeth yng nghyswllt pob rôl y maent yn recriwtio ar ei chyfer.

Mewn rhai achosion nid yw cyflogwyr wedi cofrestru gyda’r DBS ac mae’n rhaid iddynt ddefnyddio sefydliad sydd wedi cofrestru i gyflwyno gwiriadau ar eu rhan.

Pan fydd y cais yn cael ei gyflwyno gan gorff cofrestredig ar ran y cyflogwr, rhaid i’r corff cofrestredig ddeall y rôl y mae’r cais ar ei chyfer a gwirio bod y lefel y gofynnir amdani gan y cyflogwr yn addas, gan mai hwy sy’n gyfrifol yn gyfreithiol am gyflwyno’r cais i’r DBS.

Gall cyflogwr gynnal gwiriad ar-lein am ddim yn syth a bydd yn cael gwybod statws presennol y dystysgrif DBS.

Am danysgrifiad blynyddol o £16 (am ddim i wirfoddolwyr) gall unigolyn fynd â’i dystysgrif gydag ef neu hi o rôl i rôl yn yr un gweithlu a lle mae angen yr un math a lefel o dystysgrif.

Rhaid i’r tanysgrifiad gael ei dalu trwy gerdyn debyd neu gredyd gan yr unigolyn sy’n ymuno, neu gyda chaniatâd deiliad cerdyn arall.

Os bydd yr ymgeisydd yn defnyddio cerdyn trydydd parti i ymuno ac yn dewis yr opsiwn ‘adnewyddu awtomatig’, bydd y DBS yn ceisio cymryd y ffi adnewyddu flynyddol o’r cerdyn a ddefnyddiwyd i danysgrifio yn wreiddiol.

Bydd yr holl negeseuon e-bost a anfonwyd gan y DBS yn dangos enw’r ymgeisydd.

Mae’r safle gwasanaeth diweddaru ar system ddiogel ac mae ar gael yn Gymraeg a Saesneg.

Manteision y gwasanaeth

• gwiriadau ar-lein ar unwaith ar dystysgrifau DBS
• dim mwy o ffurflenni cais DBS i’w llenwi
• efallai na fydd angen i chi ymgeisio am wiriad DBS ar gyfer cyflogai eto
• llai o fiwrocratiaeth
• arbed amser ac arian i chi
• yn cryfhau eich prosesau diogelu ac yn hawdd i’w ymgorffori yn eich gweithdrefnau llunio penderfyniadau ar addasrwydd

Helpu ymgeiswyr i ymuno â’r Gwasanaeth Diweddaru

Fel y cyflogwr, gallwch helpu’r ymgeisydd trwy roi gwybodaeth benodol y mae angen iddo/iddi ei roi i ymuno â’r gwasanaeth diweddaru.

Ar hyn o bryd, gall unigolyn ymuno â’r gwasanaeth diweddaru cyn cyflwyno ei ffurflen gais wirio DBS, yn ystod y broses ymgeisio neu ar ôl cael tystysgrif DBS.

Gall unigolion ymuno â’r gwasanaeth diweddaru:

• gyda rhif cyfeirio eu ffurflen gais cyn i’r ffurflen gais gael ei chyflwyno neu yn ystod y broses ymgeisio - gallwch roi hwn iddynt neu gallant ddod o hyd iddo ar gornel uchaf dde tudalen flaen y ffurflen gais
• gyda rhif e-gyfeirio’r cais os byddwch yn cyflwyno ceisiadau yn electronig

Os bydd yr unigolyn yn ymuno gyda rhif cyfeirio ei ffurflen gais neu e-gyfeirio, rhaid i’r DBS dderbyn y cais cyn pen 28 diwrnod o greu’r tanysgrifiad, neu bydd y tanysgrifiad yn methu.

Pan gyhoeddir tystysgrif DBS yr ymgeisydd byddwch yn ei hychwanegu at ei gyfrif yn awtomatig. Bydd y tanysgrifiad i’r gwasanaeth yn fyw wedyn.

Gall unigolion ymuno hefyd:

• ar ôl i’r dystysgrif DBS gael ei rhoi gan ddefnyddio rhif cyfeirio’r dystysgrif. Rhaid iddynt wneud hyn cyn pen 19 diwrnod o’r dyddiad cyhoeddi a ddangosir ar y dystysgrif

Gallwch ddefnyddio rhestr wirio ffurflen gais ein gwasanaeth diweddaru i helpu ymgeiswyr i ymuno â’r gwasanaeth diweddaru.

Os oes gan unigolion ddiddordeb mewn ymuno â’r gwasanaeth diweddaru gallant hefyd ddarllen y canllaw manwl i ymgeiswyr.

Gwirio statws

Cyn i chi gynnal gwiriad statws gofynnir i chi lenwi datganiad cyfreithiol syml yn cadarnhau bod gennych ganiatâd yr unigolyn a bod gennych yr hawl gyfreithiol i ofyn y cwestiwn a eithriwyd.

Y datganiad y mae angen i chi gytuno ag ef yw:

Cadarnhaf fod gennyf awdurdod yr unigolyn sy’n gysylltiedig â’r rhif tystysgrif DBS hwn i dderbyn gwybodaeth gyfredol (yn gyson â’r ystyr yn adran 116a Deddf yr Heddlu 1997) mewn perthynas â’i dystysgrif DBS o gofnod troseddol er dibenion gofyn cwestiwn eithriedig yn gyson ag adran 113A Deddf yr Heddlu 1997; neu mewn perthynas â’i dystysgrif DBS cofnod troseddol manwl er dibenion gofyn cwestiwn eithriedig er diben a bennwyd yn gyson ag adran 113B Deddf yr Heddlu 1997.

Mae cwestiwn eithriedig yn golygu bod gennych yr hawl i weld gwybodaeth am droseddau sydd wedi dod i ben nad yw’n cael ei ddiogelu ac mae diben a bennwyd yn golygu bod y rôl wedi ei rhestru yn rheoliadau Deddf yr Heddlu sy’n rhoi’r hawl i gyflwyno tystysgrif DBS fanwl. Gall rhai dibenion a bennwyd hefyd fod â gwybodaeth am addasrwydd ar gyfer plant ac oedolion yn y dystysgrif fanwl.

Mae hyn yn golygu, ar wahân i wybodaeth am gollfarnau sydd wedi treulio a heb dreulio nad yw wedi ei diogelu, gall tystysgrifau manwl hefyd gynnwys gwybodaeth berthnasol am achlysuron pan na chollfarnwyd y dylid eu datgelu ac mewn rhai achosion statws ar restrau gwaharddedig plant neu oedolion.

Trwy wneud datganiad rydych yn dweud bod gennych yr hawl i gael y wybodaeth honno i wneud asesiad addasrwydd ac mae’r wybodaeth ar y lefel y mae gennych hawl gyfreithiol i’w cheisio yng nghyswllt y rôl yr ydych yn recriwtio ar ei chyfer.

Os byddwch yn cael mynediad at wybodaeth y dystysgrif mae’n rhaid i chi gydymffurfio â Chod ymarfer y DBS a chael polisi ar recriwtio cyn-droseddwyr.

Gallwch wirio nodweddion diogelwch tystysgrif DBS i wneud yn siŵr ei bod yn un ddilys. Mae’n rhaid i chi fedru ateb ‘do/oes’ i’r cwestiynau canlynol cyn y gallwch gynnal gwiriad statws.

Os byddwch yn ateb ‘na’ i unrhyw gwestiwn ni allwch gynnal gwiriad statws:

• a ydych wedi gweld tystysgrif wreiddiol yr ymgeisydd?
• a ydych wedi gwirio ei hunaniaeth i gadarnhau pwy yw?
• a oes gennych ganiatâd gan yr ymgeisydd?
• a yw’r hawl gyfreithiol gennych i’r un lefel o dystysgrif DBS - safonol neu fanwl?
• a yw’r dystysgrif DBS yn cynnwys yr union weithlu y mae gennych hawl i wybod amdanynt ar gyfer y rôl yr ydych yn recriwtio ar ei chyfer?

Bydd hyn yn cael ei restru yn yr adran ‘swydd yr ymgeisiwyd amdani’ a bydd yn dangos pa weithlu a ddefnyddiwyd i bennu perthnasedd unrhyw wybodaeth a gedwir gan yr heddlu yn lleol a all ymddangos ar dystysgrif DBS fanwl.

Pan fydd y gweithlu yn “arall” yna bydd yr heddlu yn asesu perthnasedd gwybodaeth a gedwir yn lleol yng nghyswllt penodol y swydd yr ymgeisir amdani. Y 3 gweithlu yw plant, oedolion ac arall.

Gall tystysgrifau ddangos un gweithlu neu gyfuniad o blant ac oedolion ond nid unrhyw gyfuniad arall.

• os oes gennych hawl gyfreithiol i wiriad rhestr waharddedig, a yw’r dystysgrif DBS yn cynnwys yr un sydd ei hangen arnoch ee: rhestr plant, rhestr oedolion, y ddwy. Bydd rhai tystysgrifau manwl yn dangos na ofynnodd y sefydliad gwreiddiol am wirio’r rhestr waharddedig

Gallwch ddarllen rhagor am weithluoedd ar dudalen cyfarwyddyd cymhwyster y DBS.

Os bydd unigolyn yn gadael eich sefydliad, yn symud i swydd lle nad oes hawl gyfreithiol i’r un gwiriad DBS, neu’n tynnu’r caniatâd i wirio yn ôl, yna rhaid i chi stopio unrhyw wiriadau statws pellach.

Os parhewch i gynnal gwiriadau statws ar ei dystysgrif byddwch yn torri’r gyfraith drwy gael mynediad at ddata nad oes gennych hawl i’w weld.

Dylech gael caniatâd yr unigolyn cyn i chi wirio statws ei dystysgrif DBS bob amser. Cofnodir pob gwiriad statws a gall yr unigolyn eu gweld ar ei gyfrif gwasanaeth diweddaru.

Sut i gynnal gwiriad statws

Wedi i chi weld y dystysgrif DBS wreiddiol, os oes gennych yr hawl gyfreithiol i gwblhau gwiriad statws a’ch bod wedi cael caniatâd yr unigolyn ewch i dudalen y Gwasanaeth Diweddaru a darllen yr adran cyflogwyr.

Ni fydd raid i chi greu cyfrif i gynnal gwiriadau statws am ddim.

Mae cynnal gwiriad statws ar danysgrifiad yn gyflym a syml. Rhaid i chi ddarllen yr holl gyfarwyddiadau’n ofalus a rhoi:

• enw eich sefydliad
• eich enw cyntaf a’ch cyfenw
• manylion y dystysgrif DBS sy’n cael ei gwirio.
• rhif y dystysgrif DBS
• cyfenw cyfredol deiliad y dystysgrif DBS fel y nodir ar ei dystysgrif DBS
• dyddiad geni deiliad y dystysgrif DBS ar ffurf DD/MM/BBBB, fel y dangosir ar y dystysgrif DBS

Gofalwch nad oes unrhyw fylchau ar ôl rhoi’r wybodaeth. Yna darllenwch y datganiad cyfreithiol a rhowch dic os ydych yn cytuno ag ef.

Ar ôl i chi gynnal gwiriad statws yn llwyddiannus byddwch yn gweld canlyniad y gwiriad y gallwch ei argraffu ac yna’i gadw’n ddiogel yn unol â Chod ymarferion cyflogaeth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth a pholisi trin gwybodaeth tystysgrif DBS.

Gwirio statws nifer o bobl

Gallwch wirio nifer o dystysgrifau ar yr un pryd.

Am ragor o wybodaeth am y gwasanaeth gwirio statws nifer o bobl a sut i gael mynediad ato, edrychwch ar ein canllaw cyfleuster gwirio statws nifer o bobl.

Dehongli canlyniadau gwirio statws

Bydd un o’r canlyniadau canlynol yn cael ei gyflwyno ar ôl gwiriad statws llwyddiannus:

Ni ddatgelodd y dystysgrif DBS unrhyw wybodaeth ac mae’n parhau’n gyfredol gan na ddynodwyd unrhyw wybodaeth ers ei chyhoeddi.

Golyga hyn:

• bod y dystysgrif yn glir pan gafodd ei chyhoeddi (ni ddatgelodd unrhyw wybodaeth am yr unigolyn)
• ni chanfuwyd unrhyw wybodaeth newydd ers ei chyhoeddi ac felly gellir ei derbyn fel un gyfredol a dilys

Mae’r dystysgrif DBS hon yn parhau’n gyfredol gan na ddynodwyd unrhyw wybodaeth bellach ers ei chyhoeddi.

Golyga hyn:

• bod y dystysgrif DBS wedi datgelu gwybodaeth am yr unigolyn
• ni chanfuwyd unrhyw wybodaeth newydd ers ei chyhoeddi ac felly gellir ei derbyn fel un gyfredol a dilys

Nid yw’r dystysgrif DBS yn gyfredol mwyach. Ymgeisiwch am wiriad DBS newydd i gael y wybodaeth fwyaf cyfredol.

Golyga hyn:

• daeth gwybodaeth newydd i’r amlwg ers cyhoeddi’r dystysgrif DBS a bydd angen i chi ymgeisio am wiriad DBS newydd i weld y wybodaeth newydd hon

Nid yw’r manylion a gyflwynwyd yn cyfateb â’r rhai a gedwir ar ein system. Gwiriwch a rhoi cynnig arni eto.

Golyga hyn un ai:

• nad yw’r unigolyn wedi tanysgrifio i’r gwasanaeth diweddaru
• bod y dystysgrif DBS wedi ei thynnu o’r gwasanaeth diweddaru
• nad ydych wedi cyflwyno’r wybodaeth gywir

Amlder chwiliadau DBS am wybodaeth newydd

Pan fydd unigolyn yn ychwanegu ei dystysgrif DBS i’w gyfrif gwasanaeth diweddaru, bydd y DBS yn chwilio’n rheolaidd i weld a oes unrhyw wybodaeth newydd wedi dod i’r amlwg ers ei chyhoeddi. Mae’r amlder yn amrywio gan ddibynnu ar y lefel a’r math o dystysgrif DBS.

Ar gyfer collfarnau troseddol a gwybodaeth ar wahardd bydd y DBS yn chwilio am ddiweddariadau yn wythnosol.

Ar gyfer gwybodaeth nad yw’n ymwneud â chollfarn, bydd y DBS yn chwilio am ddiweddariadau bob 9 mis.

Ni fyddwn yn eich hysbysu os bydd statws yn newid, bydd angen i chi gynnal gwiriadau achlysurol ar dystysgrif gyda chaniatâd yr unigolyn.

Pam y byddai statws tystysgrif yn newid?

Bydd y statws yn newid os:

Ar gyfer pob tystysgrif DBS:

• bydd collfarnau, rhybuddiadau, ceryddon neu rybuddion newydd wedi cael eu hychwanegu at gofnodion yr heddlu neu
• os diwygiodd yr heddlu’r collfarnau, rhybuddiadau, ceryddau neu rybuddion presennol

Ar gyfer tystysgrifau DBS manwl:

• fel yr uchod ag unrhyw wybodaeth newydd, berthnasol gan yr heddlu

Ar gyfer tystysgrifau manwl gyda gwiriad ag unrhyw un o’r rhestrau gwaharddedig:

• fel yr uchod ac os bydd yr unigolyn yn cael ei wahardd o’r naill restr waharddedig neu’r llall/neu’r ddwy

Os bydd y gwiriad statws yn datgelu bod newid wedi digwydd, argymhellir i chi gael trafodaeth gyda’r unigolyn am y rhesymau am y newid.

Bydd unrhyw gamau a gymerwch cyn i chi gael gwybod beth yw’r wybodaeth newydd yn fater i’ch sefydliad.

Gallwch argraffu a chadw copi o’r gwiriad statws cyn belled â’ch bod yn diogelu’r wybodaeth yn unol â chod ymarfer y DBS a’r Ddeddf Diogelu Data 1998.

Os cyflwynir cais am dystysgrif DBS newydd oherwydd newid mewn statws, bydd y sefydliad sy’n gyfrifol am gyflwyno’r cais (corff cofrestredig) yn gallu gofyn am gopi o’r dystysgrif newydd os bydd yr holl amodau isod yn berthnasol:

• mae’r unigolyn wedi tanysgrifio i’r gwasanaeth diweddaru
• mae’r cyflogwr wedi cwblhau gwiriad statws a amlygodd newid i’r dystysgrifDBS
• gwnaeth yr unigolyn gais am wiriad DBS newydd
• mae’r DBS wedi cyhoeddi tystysgrif DBS newydd i’r ymgeisydd fwy na 28 diwrnod yn ôl
• nid yw’r ymgeisydd wedi dangos y dystysgrif DBS newydd i’r cyflogwr
• mae rheswm dilys o hyd dros gael gweld gwybodaeth y dystysgrif, er enghraifft mae’r rôl yn dal ar gael

Os yw’r unigolyn wedi bwrw amheuaeth ar gynnwys y dystysgrif DBS newydd ni fyddwn yn ystyried cyhoeddi copi i gorff cofrestredig hyd 28 diwrnod ar ôl i’r anghydfod gael ei ddatrys.

Mae hyn yn rhoi digon o amser i’r ymgeisydd ddangos y dystysgrif newydd i’r cyflogwr.

Gwiriadau cadarnhau cynnar

Bydd gwiriad cadarnhau cynnar yn gadael i chi ganfod a yw statws wedi newid oherwydd bod yr unigolyn wedi cael ei ychwanegu at restr waharddedig.

Bydd arnoch angen caniatâd yr unigolyn i ofyn am wiriad cadarnhau cynnar.

Gallwch wneud cais am y wybodaeth hon os yw’r amodau canlynol yn berthnasol yn unig:

• mae’r unigolyn wedi tanysgrifio i’r gwasanaeth diweddaru
• mae gwiriad statws wedi dynodi nad yw’r dystysgrif yn gyfredol mwyach
• roedd y dystysgrif yn cynnwys gwiriad o restr(au) gwaharddedig
• mae gennych yr hawl i wybod canlyniad y gwiriad rhestr waharddedig
• rydych wedi cael caniatâd yr ymgeisydd

Bydd angen i chi gwblhau’r ffurflen cadarnhau gwiriad cynnar a’i hanfon trwy e-bost atom ni. Byddwch yn cael ateb cyn pen 7 diwrnod gwaith.

Beth ddylwn i ei wneud os bydd gwiriad cadarnhau cynnar yn cadarnhau bod fy nghyflogai wedi ei wahardd?

Mae’n anghyfreithlon i gyflogwr, ac yntau yn gwybod, ganiatáu i rywun barhau i gyflawni gweithgaredd sy’n cael ei reoleiddio gyda’r grŵp y maent wedi ei wahardd ohono.

Mae’n drosedd hefyd i unigolyn a waharddwyd weithio neu geisio gwaith mewn gweithgaredd a reoleiddir mewn grŵp y cafodd ei wahardd ohono.

Os bydd y gwiriad yn dangos bod eich gweithiwr ar restr waharddedig, byddwch yn cael cyfarwyddyd gan y DBS ynghyd â’r gwiriad cadarnhau.

Nid oes unrhyw gost am wiriad cadarnhau cynnar.

Gwasanaeth diweddaru a swyddi o gartref

Bydd y gwasanaeth diweddaru’n gwirio am ddiweddariadau yn seiliedig ar yr unigolyn y cwblhawyd y gwiriad ar ei gyfer yn unig, nid y cyfeiriad cartref lle cynhelir y gwaith nac unrhyw unigolion eraill a gyflogir nac sy’n byw yn y cyfeiriad hwnnw.

Os ydych am gael gwybod a oes unrhyw wybodaeth newydd am unigolion sy’n byw neu yn gweithio o’u cartrefi, rhaid i chi ofyn am wiriad DBS newydd.

Ni allwch wneud hyn oni bai bod y swydd yr ydych yn ystyried yr unigolyn ar ei chyfer yn rhoi’r hawl i chi weld y wybodaeth. Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth yn y canllaw swyddi o gartref.

Y gwasanaeth diweddaru a thystysgrifau â llaw

Weithiau nid yw’n bosibl i’r DBS gynhyrchu tystysgrif DBS ar y system/yn electronig.

Pan ddigwydd hyn bydd y DBS yn cyhoeddi tystysgrif DBS â llaw. Ni ellir defnyddio tystysgrifau â llaw i ymuno â’r gwasanaeth diweddaru oherwydd cyfleuster ar-lein yw’r gwasanaeth diweddaru.

Defnyddio’r gwasanaeth diweddaru os ydych yn gorff cofrestredig e-swmp

Fel corff cofrestredig e-swmp gallwch hyrwyddo’r defnydd o’r gwasanaeth diweddaru i’ch cleientiaid a’ch ymgeiswyr. Gallwch hefyd gynnig rhedeg gwiriadau statws i’ch cleientiaid os cewch chi ganiatâd gan bob unigolyn.

Os byddwch yn cyflwyno cais yr unigolyn am wiriad DBS drwy’r gwasanaeth ymgeisio e-swmp gall yr unigolyn ymuno â’r gwasanaeth diweddaru drwy ddefnyddio’i rif e-gyfeirnod neu rif tystysgrif DBS.

Os bydd yr unigolyn yn ymuno â’r gwasanaeth diweddaru gyda’i rif e-gyfeirio, rhaid i’r DBS dderbyn y cais cyn pen 28 diwrnod o greu’r tanysgrifiad.

Os bydd unigolyn yn tanysgrifio drwy ddefnyddio ei rif tystysgrif DBS, rhaid gwneud hynny cyn pen 30 diwrnod calendr o ddyddiad cyhoeddi’r dystysgrif.

Nid yw’r gwasanaeth diweddaru ac e-swmp yn systemau integredig. Mae cyfleuster ar wahân ar gael y gall sefydliadau ei ddefnyddio i gynnal gwiriadau statws i nifer o bobl. Mae rhagor o fanylion ar gael yng nghanllaw gwirio statws nifer o bobl y gwasanaeth diweddaru.

Defnyddio’r gwasanaeth diweddaru pan fydd penderfyniadau recriwtio yn cael eu gwneud yn ganolog ac nid yn lleol

Os bydd unigolyn wedi ymuno â’r gwasanaeth diweddaru, ac y byddai’n well gennych lenwi gwiriad statws ar-lein yn hytrach na gofyn iddo gwblhau cais gwiriad DBS newydd, gallwch wneud hyn trwy ddilyn unrhyw un o’r dewisiadau canlynol:

Opsiwn 1

Gofynnwch i’r unigolyn anfon ei dystysgrif DBS wreiddiol atoch. Os byddwch, ar ôl gweld y dystysgrif, yn dal i ddymuno ystyried ei gyflogi a defnyddio’r gwasanaeth diweddaru, rhaid i chi fedru ateb yr holl gwestiynau canlynol yn gadarnhaol, os bydd unrhyw un yn negyddol ni allwch gynnal gwiriad statws.

• a ydych wedi gwirio hunaniaeth i gadarnhau pwy yw?
• a oes gennych ganiatâd gan yr ymgeisydd?
• a yw’r hawl gyfreithiol gennych i’r un lefel o dystysgrif DBS - safonol neu fanwl?
• a yw’r dystysgrif DBS yn cynnwys y gweithlu penodol y mae gennych hawl i wybod amdanynt ar gyfer y rôl yr ydych yn recriwtio ar ei chyfer?

Bydd hyn yn cael ei restru yn yr adran ‘swydd yr ymgeisiwyd amdani’ a bydd yn dangos pa weithlu a ddefnyddiwyd i bennu perthnasedd unrhyw wybodaeth a gedwir gan yr heddlu yn lleol a all ymddangos ar dystysgrif DBS fanwl.

Y gweithluoedd yw plant, oedolion ac arall. Gall tystysgrifau ddangos un gweithlu neu gyfuniad o blant ac oedolion ond nid unrhyw gyfuniad arall.

• os oes gennych hawl gyfreithiol i wiriad rhestr waharddedig, a yw’r dystysgrif DBS yn cynnwys yr un penodol sydd ei hangen arnoch, er enghraifft rhestr plant, rhestr oedolion, y ddwy. Bydd rhai tystysgrifau manwl yn dangos na ofynnodd y sefydliad gwreiddiol am wirio’r rhestr waharddedig

Opsiwn 2

Fel y swyddfa recriwtio ganolog gallwch:

• ddweud wrth y swyddfa leol pa lefel o wiriad sy’n gymwys ar gyfer y rôl yr ydych yn recriwtio ar ei chyfer a gofynnwch i’ch swyddfa leol wirio a yw’r dystysgrif wreiddiol o’r un math a lefel o ddatgeliad ag y gallwch ofyn amdano
• os yw, ac os nad oes gwybodaeth ar y dystysgrif, bod gennych broses yn ei lle i adael i’r unigolyn wybod y bydd ei wybodaeth yn cael ei rhannu gyda’r swyddfa ganolog fel eu bod yn gallu gwneud penderfyniad recriwtio cychwynnol
• gofyn i’r swyddfa leol gynnal gwiriadau hunaniaeth i gadarnhau pwy yw’r unigolyn
• gofyn i’r swyddfa leol gael caniatâd yr ymgeisydd i wneud gwiriad statws

Yna gallwch gwblhau gwiriad ar-lein am ddim i sicrhau bod y dystysgrif DBS yn gyfredol ac yn ddilys o hyd.

Enghreifftiau o’r modd y gall cyflogwyr ddefnyddio’r gwasanaeth diweddaru yn gyfreithlon

Gweithlu oedolion

Enghraifft 1

Mae gan Amanda danysgrifiad diweddaru gyda thystysgrif fanwl ar gyfer y gweithlu oedolion. Mae hyn yn cynnwys gwiriad gyda’r rhestr waharddedig oedolion.

Mae Amanda wedi cynnig gweithio i sefydliad gwirfoddol sy’n danfon oedolion at y meddyg ac i apwyntiadau ysbyty. Mae’n dangos ei thystysgrif i’w darpar gyflogwr newydd. Mae’r rheolwr recriwtio, Ranjiit, yn gofyn i Amanda a gaiff wneud gwiriad statws ar y gwasanaeth diweddaru hefyd. Mae Amanda yn rhoi ei chaniatâd.

Mae Ranjiit yn gwybod bod lefel y gwiriadau ar dystysgrif Amanda yr un lefel a’r un gweithlu y mae ganddo hawl i ofyn amdanynt. Felly pan fydd yn mynd ar y gwasanaeth diweddaru mae’n hyderus y gall wneud y datganiad cyfreithiol gofynnol.

Enghraifft 2

Mae gan Roger danysgrifiad diweddaru gyda thystysgrif fanwl ar gyfer y gweithlu oedolion a phlant. Mae hyn yn cynnwys gwiriad gyda’r rhestr waharddedig oedolion a phlant.

Cynigiwyd swydd i Roger mewn cartref gofal i oedolion. Mae’n dangos ei dystysgrif i’w gyflogwr newydd. Mae’r rheolwr recriwtio, Doris, yn gofyn i Roger a gaiff wneud gwiriad statws ar y gwasanaeth diweddaru hefyd. Mae Roger yn rhoi ei ganiatâd; ond, pan aiff Doris ar y gwasanaeth diweddaru, mae’n sylweddoli na all wneud hyn, oherwydd nad oes ganddi ganiatâd cyfreithiol i ofyn am wiriad o’r rhestr waharddedig ar gyfer plant na gweld gwybodaeth heblaw collfarnau sy’n ymwneud â’r gweithlu plant.

Mae hyn yn wir oherwydd y byddai’r datganiad cyfreithiol yn gofyn i Doris a oes ganddi hawl i wirio’r rhestr plant – ac nid oes ganddi – dim ond y rhestr oedolion. Felly, er bod Roger wedi rhoi ei ganiatâd, ni all Doris wneud y datganiad cyfreithiol gofynnol ac ni all wneud gwiriad statws ar y gwasanaeth diweddaru.

Gallai Doris ofyn i Roger lenwi ffurflen gais DBS newydd lle mae’n gofyn am y lefel a’r gweithlu cywir ar gyfer y swydd y bydd yn ei gyflogi ar ei chyfer. Gall Roger wedyn ychwanegu’r dystysgrif newydd honno at ei danysgrifiad gwasanaeth diweddaru heb unrhyw gost ychwanegol.

Gweithlu plant

Enghraifft 1

Mae Maria yn athrawes sydd â thanysgrifiad gwasanaeth diweddaru gyda thystysgrif fanwl ar gyfer y gweithlu plant. Mae hyn yn cynnwys gwiriad gyda’r rhestr waharddedig ar gyfer plant. Mae Maria yn cynnig gwirfoddoli gyda grŵp chwarae plant lleol.

Mae Maria yn cyflwyno ei thystysgrif i Fatima, arweinydd y grŵp chwarae. Mae’n gofyn i Maria a all hi hefyd gynnal gwiriad statws ar y gwasanaeth diweddaru. Mae Maria yn rhoi ei chaniatâd; ond, pan aiff Fatima ar y gwasanaeth diweddaru, mae’n sylweddoli na all wneud hyn, oherwydd nad oes ganddi ganiatâd cyfreithiol i ofyn am wiriad o’r rhestr waharddedig ar gyfer plant. Mae hyn yn wir am ei bod yn gwybod y bydd Maria yn cael ei goruchwylio gan arweinydd grŵp chwarae arall sydd mewn gweithgaredd rheoledig ac mae hyn yn golygu na fydd Maria mewn gweithgaredd rheoledig gyda phlant.

Dim ond cyflwyno ffurflen gais DBS newydd ar lefel manwl yn y gweithlu plant heb wirio’r rhestr waharddedig ar gyfer plant y gall Fatima ei wneud ar gyfer y swydd y bydd Maria yn ei chyflawni yn y grŵp chwarae. Felly, er bod Maria wedi rhoi ei chaniatâd, ni all Fatima wneud y datganiad cyfreithiol gofynnol ac ni all gynnal gwiriad statws ar y gwasanaeth diweddaru.

Gallai Fatima ofyn i Maria lenwi ffurflen gais DBS newydd lle mae’n gofyn am y lefel a’r gweithlu cywir ar gyfer y swydd y bydd yn ei chyflogi ar ei chyfer. Gall Maria wedyn ychwanegu’r dystysgrif newydd honno at ei thanysgrifiad gwasanaeth diweddaru heb unrhyw gost ychwanegol.

Enghraifft 2

Mae gan Andrew danysgrifiad diweddaru gyda thystysgrif fanwl ar gyfer y gweithlu plant. Mae hyn yn cynnwys gwiriad gyda’r rhestr waharddedig ar gyfer plant. Mae’n gwneud cais am gwrs hyfforddi athrawon ac yn cyflwyno ei dystysgrif i Jessica, gweinyddwraig y cwrs.

Bydd Andrew yn cyflawni gweithgaredd rheoledig gyda phlant fel rhan o’i leoliadau ar y cwrs felly gallai’r coleg ofyn am wiriad manwl yn y gweithlu plant a gwiriad o’r rhestr waharddedig ar gyfer plant.

Mae Andrew yn rhoi ei dystysgrif i Jessica ac yn rhoi caniatâd iddi gynnal gwiriad statws ar y gwasanaeth diweddaru. Mae’r dystysgrif yn cynnwys yr un lefel o wiriad yn yr un gweithlu ag sy’n ofynnol ar gyfer y rôl hyfforddi athrawon ac felly gall Jessica gynnal y gwiriad statws gan y bydd yn gallu gwneud y datganiad cyfreithiol gofynnol.

Gweithlu Plant ac Oedolion

Enghraifft 1

Mae gan Lene danysgrifiad diweddaru gyda gwiriad lefel safonol ar gyfer y gweithlu oedolion a phlant oherwydd iddi weithio fel derbynnydd rhan-amser mewn meddygfa. Nid yw gwiriadau rhestrau gwaharddedig ar gael ar gyfer gwiriadau lefel Safonol.

Yna mae Lene yn sicrhau lle ar raglen hyfforddi sylfaen.

Yn ystod ei hyfforddiant, bydd ar nifer o leoliadau mewn ymddiriedolaethau GIG. Bydd y lleoliadau yma yn cynnwys darparu gweithgareddau a reoleiddir gydag oedolion a phlant.

Gofynnodd i Jim, gweinyddwr y rhaglen, a fyddai’n defnyddio ei thanysgrifiad gwasanaeth diweddaru i gynnal gwiriad statws yn hytrach na gofyn iddi lenwi ffurflen gais DBS newydd.

Mae Lene wedi rhoi caniatâd i Jim gynnal y gwiriad statws ond ni all Jim ddefnyddio ei thystysgrif i asesu a yw’n addas i gymryd rhan yn y rhaglen oherwydd mae’r asesiad i gofrestru yn cynnwys darparu gwiriad lefel manwl yn y gweithlu plant ac oedolion gan wirio’r rhestri gwaharddedig plant ac oedolion.

Mae Jim yn dewis peidio â gwneud cais statws oherwydd na fyddai’n rhoi’r wybodaeth y mae arno ei hangen iddo felly mae’n gofyn i Lene lenwi ffurflen gais DBS newydd. Gall Lene wedyn ychwanegu’r dystysgrif newydd honno at ei thanysgrifiad gwasanaeth diweddaru heb unrhyw gost ychwanegol.

Enghraifft 2

Mae gan Sue danysgrifiad diweddaru gyda thystysgrif fanwl ar gyfer y gweithlu oedolion a phlant. Mae hyn yn cynnwys gwiriad gyda’r rhestr waharddedig oedolion a phlant. Cynigiwyd swydd i Sue yn gweithio yn y gwasanaethau cymdeithasol yn gweithio gyda phlant ac oedolion. Mae’n dangos ei thystysgrif i’w darpar gyflogwr newydd.

Mae’r rheolwr recriwtio, Alana, yn gofyn i Sue a gaiff wneud gwiriad statws ar y gwasanaeth diweddaru hefyd. Mae Sue yn rhoi ei chaniatâd. Mae Alana yn gwybod bod lefel y gwiriadau ar dystysgrif Sue ar yr un lefel ag y mae ganddi hawl i ofyn amdano. Felly pan fydd yn mynd ar y gwasanaeth diweddaru mae’n hyderus y gall wneud y datganiad cyfreithiol gofynnol.

Gweithlu arall

Enghraifft 1

Mae gan Rob danysgrifiad diweddaru gyda thystysgrif fanwl ar gyfer y gweithlu arall. Mae’n cynnwys gwiriad gyda’r rhestr waharddedig oedolion a phlant. Cyflwynwyd y cais gwreiddiol gan awdurdod lleol i wneud asesiad fel rhan o broses ymgeisio am drwydded tacsi.

Mae’n rhaid i Rob adnewyddu ei drwydded tacsi ond mae wedi symud i ardal awdurdod lleol gwahanol. Mae Rob yn rhoi ei dystysgrif i Peter; ei swyddog trwyddedu tacsis awdurdod lleol newydd. Mae Peter yn gofyn i Rob a all wneud gwiriad statws ar y gwasanaeth diweddaru. Mae Rob yn rhoi ei ganiatâd.

Gan fod lefelau’r gwiriad ar y dystysgrif wreiddiol ar yr un lefel ag y gall Peter ofyn amdano ar gyfer cais trwyddedu tacsi, mae Peter yn hyderus y gall wneud y datganiad cyfreithiol sy’n ofynnol ac y gall wneud y gwiriad statws ar y gwasanaeth diweddaru.

Yr unig fath o sefydliad a all wneud cais am statws yn y Gwasanaeth Diweddaru, pan fydd y dystysgrif ar lefel fanwl yn y gweithlu arall gan wirio’r rhestrau gwaharddedig plant ac oedolion yw sefydliadau trwyddedu tacsis neu phv eraill.

Enghraifft 2

Mae Julia yn gweithio i’r Comisiwn Gamblo ac mae ganddi dystysgrif fanwl yn y gweithlu arall. Nid yw’n cynnwys gwiriadau gyda’r rhestri gwaharddedig plant nac oedolion oherwydd nad yw’r swydd yn caniatáu i’r gwiriadau hynny gael eu ceisio.

Pan fydd y gweithlu yn cael ei ddatgan fel ‘Gweithlu Arall’ mae’n ofynnol i Brif Swyddogion ystyried yr holl wybodaeth sy’n berthnasol i’r swydd neu drwydded y gwneir cais amdani.

Mae nifer gyfyngedig o resymau pam y gallai rhywun gael gwiriad manwl yn y gweithlu arall. Gallwch ddarllen rhagor am hyn yn nogfen gweithlu arall y DBS.

Gallai’r Comisiwn Gamblo ofyn i Julia danysgrifio i’r gwasanaeth diweddaru gan y byddai ganddynt hawl i wneud gwiriad statws.

Ond, byddai unrhyw fath arall o sefydliad yn gorfod ystyried a fyddai unrhyw wybodaeth bosibl heblaw collfarnau a allai gael ei rhyddhau ar dystysgrif Julia yn wybodaeth y gallent ei defnyddio yn gyfreithlon i ystyried ar gyfer swydd newydd ac y gallent ei defnyddio yn eu penderfyniad recriwtio.

Gwiriadau lefel safonol yn y gwasanaeth diweddaru

Dim ond gwybodaeth am gollfarnau sydd wedi eu treulio a heb eu treulio, rhybuddiadau, ceryddon a rhybuddion terfynol a ddelir ar Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC) sydd ar dystysgrifau lefel safonol, nad yw’n cael ei ddiogelu.

Nid oes raid i gyflogwyr sy’n cael gweld tystysgrif lefel sylfaenol ac sydd wedi cael caniatâd i wneud gwiriad statws yn y gwasanaeth diweddaru ystyried y gweithlu ar y dystysgrif. Mae hyn yn wir oherwydd nad yw’r gweithlu yn dylanwadu ar ba wybodaeth PNC sy’n cael ei chyflwyno ar dystysgrif.

Felly, os yw’r swydd yn gymwys ar gyfer gwiriad lefel safonol ac mai dyna’r lefel o wybodaeth y mae ar y cyflogwr ei hangen, gall unrhyw gyflogwr a all ofyn am dystysgrif lefel sylfaenol wneud gwiriad statws yn gyfreithlon oherwydd ei fod yn gallu gwneud y datganiad gofynnol.