Canllawiau

Ymgyngoriadau ac ymarferion galw am dystiolaeth Defra: hysbysiad preifatrwydd

Diweddarwyd 27 September 2024

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio sut y byddwn yn defnyddio eich data personol pan fyddwch yn cymryd rhan mewn ymgynghoriad neu ymarferion galw am dystiolaeth lle gofynnwn am eich safbwyntiau, eich barn a’ch profiadau mewn perthynas â deddfwriaeth neu bolisi arfaethedig.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau ynglŷn â chynnwys yr hysbysiad preifatrwydd hwn, cysylltwch â chydlynydd ymgynghori Defra yn consultation.coordinator@defra.gov.uk.

Rydym yn defnyddio Citizen Space i gynnal ein hymgyngoriadau a’n hymarferion galw am dystiolaeth.

Pwy sy’n casglu eich data personol

Adran yr Amgylchedd, Bwyd a Materion Gwledig (Defra) yw’r rheolydd data ar gyfer y data personol rydym yn eu casglu:

Adran yr Amgylchedd, Bwyd a Materion Gwledig Seacole Building 2 Marsham Street London SW1P 4DF

Os oes angen rhagor o wybodaeth arnoch am sut y byddwn yn defnyddio eich data personol a’ch hawliau cysylltiedig, gallwch gysylltu â’r rheolwr diogelu data yn data.protection@defra.gov.uk neu yn y cyfeiriad uchod.

Mae’r swyddog diogelu data yn gyfrifol am wirio ein bod yn cydymffurfio â deddfwriaeth. Gallwch gysylltu â’r swyddog yn DefraGroupDataProtectionOfficer@defra.gov.uk neu yn y cyfeiriad uchod.

Pa ddata personol rydym yn eu casglu a sut y cânt eu defnyddio

Mae’n bosibl y byddwn yn casglu eich:

• enw
• manylion cyswllt
• safbwyntiau, barnau a phrofiadau

Weithiau, gallwn ofyn am ddata personol mwy sensitif fel eich:

• oedran
• addysg neu sgiliau
• iechyd neu anabledd
• lefel incwm
• lleoliad
• ymddygiad a arsylwyd
• hil ac ethnigrwydd

Byddwn yn ystyried eich ymateb, cyn belled ag y bo’n bosibl, ar y cyd â phob ymateb arall i’r ymgynghoriad neu’r ymarfer galw am dystiolaeth.

Os byddwch yn cydsynio ac yn darparu manylion cyswllt, mae’n bosibl y byddwn yn cysylltu â chi yn uniongyrchol i’ch gwahodd i roi eich safbwyntiau, barn a phrofiadau mewn ymateb i ymarfer galw am dystiolaeth neu ymgynghoriad newydd neu ddilynol.

Ar ddiwedd yr ymgynghoriad neu’r ymarfer galw am dystiolaeth, mae’n bosibl y byddwn yn cyhoeddi’r holl wybodaeth yn eich ymateb, ni waeth sut y daeth y wybodaeth honno i law, er mwyn i eraill ei gweld.

Os hoffech i’r wybodaeth a ddarparwch gael ei thrin yn gyfrinachol, esboniwch pam mae’r wybodaeth a ddarparwyd gennych yn gyfrinachol yn eich barn chi. Os byddwn yn cael cais i ddatgelu’r wybodaeth, byddwn yn ystyried eich esboniad yn llawn, ond ni allwn warantu y byddwn yn gallu ei chadw’n gyfrinachol ar bob achlysur. Ni chaiff ymwadiad cyfrinachedd awtomatig a gynhyrchir gan eich system technoleg gwybodaeth ei ystyried yn gyfrwymol arnom.

Sut y cafwyd eich data personol, os y’u cafwyd gan drydydd parti

Ar adegau, mae’n bosibl y byddwn yn cysylltu â chi’n uniongyrchol i’ch gwahodd i gymryd rhan mewn ymgynghoriad neu ymarfer galw am dystiolaeth. Pan fydd hyn yn digwydd, byddwn yn dweud wrthych o ble y cawsom eich gwybodaeth gyswllt.

Y sail gyfreithiol dros brosesu eich data personol

Y sail gyfreithiol dros brosesu eich data personol yw:

• eich cydsyniad
• tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd – i’n galluogi i gyflawni ein gwaith fel adran o’r llywodraeth – mae’n bosibl y bydd hyn yn gymwys ar ryw adeg yn ystod y cam prosesu, pan nad cydsyniad yw’r sail gyfreithiol dros brosesu mwyach, er enghraifft pan fydd eich data personol wedi’u hymgorffori yn y dadansoddiad ac ni ellir eu hadnabod mwyach.

Cydsyniad i brosesu eich data personol

Lle caiff eich data personol eu prosesu ar sail cydsyniad, gallwch dynnu eich cydsyniad yn ôl fel rheol a gofyn i’ch data personol gael eu tynnu. Gallwch wneud hyn gan ddefnyddio’r manylion cyswllt a ddarperir gennym pan fyddwch yn cymryd rhan yn yr ymgynghoriad.

Fodd bynnag, mae’n bosibl na allwch dynnu eich cydsyniad yn ôl ar ôl i ni ymgorffori eich data mewn dadansoddiad. Os dyma yw’r achos, byddwn yn rhoi gwybod i chi pan fyddwch yn cymryd rhan yn yr ymgynghoriad neu’r ymarfer galw am dystiolaeth.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich data personol

Byddwn yn cyhoeddi crynodeb o ymatebion i ymgynghoriad neu alwad am dystiolaeth ar GOV.UK; ni fydd hyn yn cynnwys unrhyw ddata personol.

Bydd gan berchnogion Citizen Space, Delib Ltd, fynediad i’ch data personol hefyd. Darllenwch hysbysiad preifatrwydd Delib am wybodaeth am sut y maent yn defnyddio eich data personol.

Ar adegau, byddwn yn rhannu eich ymatebion â sefydliadau eraill sy’n cefnogi’r ymgynghoriad neu’r ymarfer galw am dystiolaeth. Caiff manylion am hyn eu rhannu yn nogfennaeth yr ymgynghoriad neu’r ymarfer galw am dystiolaeth.

Rydym yn parchu’ch preifatrwydd personol wrth ymateb i geisiadau am fynediad at wybodaeth. Dim ond pan fydd angen bodloni gofynion statudol Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 a Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 y byddwn yn rhannu gwybodaeth.

Am faint o amser y bydd Defra yn cadw data personol

Byddwn yn cadw eich data personol am hyd at 2 flynedd ar ôl diwedd yr ymgynghoriad neu’r ymarfer galw am dystiolaeth.

Beth fydd yn digwydd os na fyddwch yn darparu’r data personol

Ni fyddwn yn gallu casglu eich safbwyntiau, barn a phrofiadau. Ni fyddwch yn gallu cyfrannu at nodau penodol yr ymgynghoriad na’r ymarfer galw am dystiolaeth.

Defnyddio prosesau gwneud penderfyniadau awtomataidd neu broffilio

Ni chaiff y data personol a ddarparwch eu defnyddio ar gyfer:

• gwneud penderfyniadau awtomataidd (gwneud penderfyniad drwy ddulliau awtomataidd heb unrhyw ymwneud dynol)
• proffilio (prosesu data personol yn awtomataidd er mwyn gwerthuso pethau penodol ynglŷn ag unigolyn)

Trosglwyddo eich data personol y tu allan i’r DU

Dim ond i wlad arall y tybir ei bod yn ddigonol at ddibenion diogelu data y byddwn yn trosglwyddo eich data personol.

Eich hawliau

Ar sail y drefn prosesu cyfreithlon uchod, dyma fydd eich hawliau unigol:

Cydsyniad

• yr hawl i gael gwybodaeth
• yr hawl i fynediad
• yr hawl i unioni
• yr hawl i ddileu
• yr hawl i gyfyngu ar brosesu
• yr hawl i gludadwyedd data
• hawliau mewn perthynas â gwneud penderfyniadau awtomataidd a phroffilio

Tasg gyhoeddus  

• yr hawl i gael gwybodaeth
• yr hawl i fynediad
• yr hawl i unioni
• yr hawl i gyfyngu ar brosesu
• yr hawl i wrthwynebu
• hawliau mewn perthynas â gwneud penderfyniadau awtomataidd a phroffilio

Ceir rhagor o wybodaeth am eich hawliau unigol o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) a Deddf Diogelu Data 2018 ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Cwynion

Mae gennych yr hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar unrhyw adeg

Siarter gwybodaeth bersonol

Mae ein siarter gwybodaeth bersonol yn esbonio mwy am eich hawliau dros eich data personol.