Papur polisi

Cylch Gorchwyl y Fforwm Cydweithredu ar Reoleiddio Digidol

Cyhoeddwyd 5 September 2022

Cylch Gorchwyl y Fforwm Cydweithredu ar Reoleiddio Digidol

Cefndir

Cyflwyniad

Mae’r Fforwm Cydweithredu ar Reoleiddio Digidol (DRCF) yn dod â phedwar o gyrff rheoleiddio’r DU, sydd â’r dasg o reoleiddio gwasanaethau digidol, at ei gilydd i ysgogi mwy o gydweithio rheoleiddiol ac i ddarparu dulliau gweithredu cydlynol ar gyfer rheoleiddio digidol.

Diben

Datganiad o uchelgais

Nod y Fforwm yw cefnogi cydweithrediad a chydlyniad rhwng cyrff rheoleiddio sy’n aelodau, ar faterion rheoleiddio digidol. Drwy alluogi rheoleiddio cydlynol, gwybodus ac ymatebol ar economi ddigidol y DU, gallwn wasanaethu dinasyddion a defnyddwyr yn well, lleihau beichiau rheoleiddio ar y diwydiant pan fo hynny’n briodol, a gwella effaith a sefyllfa fyd-eang y DU.

Nodau ac amcanion

Nodau

Mae nodau’r Fforwm yn driphlyg:

• hyrwyddo mwy o gysondeb, fel bod y Fforwm yn helpu i ddatrys tensiynau posibl pan fydd trefniadau rheoleiddio’n plethu â’i gilydd, gan gynnig eglurder i bobl ac i’r diwydiant;

• cydweithio ar feysydd o ddiddordeb cyffredin a mynd i’r afael â phroblemau cymhleth ar y cyd; a

• gweithio gyda’n gilydd i ddatblygu’r galluoedd angenrheidiol, gan ddysgu o’r hyn y mae pob corff rheoleiddio yn ei wneud, ac ymdrechu i fod y gorau, nawr ac yn y dyfodol

Amcanion

Mae amcanion y Fforwm yn cynnwys:

Amcan 1: Hyrwyddo’r gwaith o lunio polisïau rheoleiddio cydlynol, gan ddefnyddio arbenigedd cyfunol ei gyrff rheoleiddio sy’n aelodau er mwyn archwilio ac ymateb i heriau polisi yn y gofod digidol.

Amcan 2: Cydweithio i sicrhau bod rheoleiddio ac adnoddau gorfodi eraill sy’n cael eu defnyddio ar gyfer y dirwedd ddigidol yn cael eu rhoi ar waith gan y cyrff rheoleiddio sy’n aelodau ohono, a hynny mewn ffordd gydlynol.

Amcan 3: Gwella’r galluoedd rheoleiddio drwy gyfuno gwybodaeth ac adnoddau i sicrhau bod y cyrff rheoleiddio sy’n aelodau ohono yn meddu ar y sgiliau, yr arbenigedd a’r adnoddau sydd eu hangen i gyflawni eu swyddogaethau’n effeithiol mewn marchnadoedd digidol.

Amcan 4: Rhagweld datblygiadau yn y dyfodol drwy ddatblygu cyd-ddealltwriaeth o dueddiadau digidol sy’n dod i’r amlwg, a hynny er mwyn gwella effeithiolrwydd y cyrff rheoleiddio ac er mwyn llywio strategaeth.

Amcan 5: Hyrwyddo arloesedd drwy rannu gwybodaeth a phrofiad, gan gynnwys o ran arloesi yn nulliau gweithredu’r cyrff rheoleiddio.

Amcan 6: Cryfhau ymgysylltiad rhyngwladol â chyrff rheoleiddio er mwyn cyfnewid gwybodaeth a rhannu’r arferion gorau o ran dulliau gweithredu ar gyfer rheoleiddio marchnadoedd digidol.

Statws ac atebolrwydd

Mae’r Fforwm yn fforwm cydweithredu gwirfoddol, sy’n hwyluso ymgysylltu rhwng cyrff rheoleiddio mewn meysydd polisi digidol sydd o ddiddordeb i’r naill ochr a’r llall.

Nid yw’n endid statudol na chorfforaethol ac nid yw’n darparu cyngor na chyfarwyddyd ffurfiol i gyrff rheoleiddio sy’n aelodau ohono. Mae’r rheini’n parhau’n atebol yn unigol am gyflawni eu swyddogaethau.

Aelodaeth

Aelodaeth sylfaenol

Sefydlwyd y Fforwm yn 2020 gan y CMA, Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ac Ofcom – ac ymunodd yr FCA fel aelod llawn ym mis Ebrill 2021.

Bod yn gymwys i fod yn aelod

Mae’r aelodaeth yn agored i gyrff annibynnol yn y sector cyhoeddus sydd â phwerau statudol i reoleiddio gwasanaethau digidol, pan fo’r rhain yn gorgyffwrdd yn sylweddol â phwerau cyrff rheoleiddio sy’n aelodau o’r Fforwm.

Pan fo’r maen prawf cymhwysedd hwn yn cael ei fodloni, mae aelodaeth yn fater i’r cyrff rheoleiddio sy’n aelodau ohono ar hyn o bryd, gan ystyried y budd net tebygol o ran cyflawni nodau ac amcanion y Fforwm. Mae penderfyniadau ynghylch aelodaeth yn gofyn am gytundeb unfrydol gan y cyrff rheoleiddio sy’n aelodau ohono.

Bydd cyrff rheoleiddio sy’n aelodau ohono yn ailedrych ar benderfyniadau ynghylch aelodaeth yn flynyddol.

Gofynion cyrff rheoleiddio sy’n aelodau

Bydd aelodau’r Fforwm yn ymrwymo i:

• hyrwyddo amcanion ac uchelgais y Fforwm

• cyfrannu’n weithredol at ddylunio, datblygu a chyflawni’r cynllun gwaith blynyddol

• darparu adnoddau effeithiol i oruchwylio a chyfrannu at brosiectau (gan gynnwys drwy’r tîm craidd)

• ymgymryd â’r rolau a’r cyfrifoldebau a amlinellir ar gyfer Prif Swyddogion Gweithredol, cyfarwyddwyr a noddwyr prosiectau’r Fforwm

• cyfrannu at gyllideb y Fforwm y cytunir arni’n flynyddol

Partneriaid prosiectau

Mae’n bosibl y bydd cyrff rheoleiddio sy’n aelodau yn ffurfio partneriaeth â sefydliadau sydd â diddordebau penodol ac arbenigedd sylweddol ar dechnegol ddigidol er mwyn cyflawni prosiectau’r Fforwm.

Tynnu aelodaeth yn ôl

Gall unrhyw aelod sy’n dymuno tynnu’n ôl o fod y aelod o’r Fforwm wneud hynny ar unrhyw adeg drwy gyflwyno rhybudd i’r aelodau eraill. Bydd y cyfnod rhybudd yn para tan ddiwedd y cyfnod sydd yn y cynllun gwaith blynyddol cyfredol neu dri mis, pa un bynnag sydd hiraf.

Rolau a chyfrifoldebau

Cadeirydd

Mae’r cadeirydd yn Brif Swyddog Gweithredol o gorff rheoleiddio sy’n aelod, a chaiff ei ethol gan Brif Swyddogion Gweithredol y Fforwm gyda chydsyniad y naill ochr a’r llall.

Mae’r cadeirydd yn gyfrifol am y canlynol:

• cadeirio cyfarfodydd chwarterol y Prif Swyddog Gweithredol, a sicrhau bod pob corff rheoleiddio sy’n aelod yn cael ei gynrychioli’n gyfartal

• goruchwylio effeithiolrwydd Prif Swyddog Gweithredol y Fforwm o ran gweithredu cyfeiriad strategol y Fforwm

• arwain y gwaith o benodi a gwerthuso Prif Swyddog Gweithredol y Fforwm

Prif Swyddogion Gweithredol y cyrff rheoleiddio sy’n aelodau

Mae Prif Swyddogion Gweithredol y cyrff rheoleiddio sy’n aelodau yn gyfrifol am y canlynol:

• pennu cyfeiriad strategol y Fforwm

• darparu adnoddau effeithiol i gefnogi gwaith y Fforwm

• hyrwyddo amcanion y Fforwm, a gweithio ar y cyd â’r cyrff rheoleiddio sy’n aelodau o’r Fforwm

• cynrychioli’r Fforwm yn allanol fel y bo’n briodol

• cyfrannu at gyfarfod chwarterol y Prif Swyddog Gweithredol

• cefnogi’r gwaith o benodi a gwerthuso Prif Swyddog Gweithredol y Fforwm

• hyrwyddo gwaith y Fforwm yn y cyrff rheoleiddio sy’n aelodau ohono

Prif Swyddog Gweithredol y Fforwm

Mae Prif Swyddog Gweithredol y Fforwm yn atebol i Brif Swyddogion Gweithredol y cyrff rheoleiddio sy’n aelodau, am arwain y Fforwm a rhoi’r cyfeiriad strategol a sefydlwyd gyda Phrif Swyddogion Gweithredol y cyrff rheoleiddio sy’n aelodau.

Mae Prif Swyddog Gweithredol y Fforwm yn gyfrifol am y canlynol:

• arwain y Fforwm, gan gyflawni drwy dîm craidd y Fforwm (sy’n cynnwys pobl o bob rhan o’r corff rheoleiddio sy’n aelod)

• datblygu a goruchwylio’r gwaith o gyflwyno’r rhaglen waith

• hyrwyddo cydlyniad ac effeithiolrwydd rheoleiddio digidol

Cyfarwyddwyr

Mae cyrff rheoleiddio sy’n aelodau yn darparu adnodd lefel uwch i gefnogi gwaith y Fforwm. Mae’r cyfarwyddwyr hyn yn atebol i Brif Swyddog Gweithredol y corff rheoleiddio sy’n aelod, am sicrhau bod ffocws strategol a pholisi eu corff rheoleiddio sy’n aelod yn cael ei gynrychioli yn y gwaith o gynllunio a chyflawni’r cynllun gwaith ac am weithio ar y cyd â chyrff rheoleiddio eraill er budd y Fforwm.

Mae’r cyfarwyddwyr yn gyfrifol am y canlynol:

• cynghori a chynorthwyo Prif Swyddogion Gweithredol y cyrff rheoleiddio sy’n aelodau i bennu cyfeiriad strategol y Fforwm a chefnogi’r gwaith o ddatblygu’r cynllun gwaith blynyddol

• rhoi cyngor a chymorth i Brif Swyddog Gweithredol y Fforwm o ran gweithredu cyfeiriad strategol y Fforwm

• pan fo’n berthnasol, bod yn ddirprwy i Brif Swyddogion Gweithredol y cyrff rheoleiddio sy’n aelodau ar faterion y Fforwm

• rhoi sicrwydd i Brif Swyddogion Gweithredol y cyrff rheoleiddio sy’n aelodau fod gwaith y Fforwm wedi bod yn destun llywodraethu priodol yn eu sefydliad

• gweithredu fel pwynt datrys ar gyfer risgiau, materion a gwahaniaethau barn

• darparu cymorth gweithredol i’r Fforwm drwy gefnogi’r gwaith o ddyrannu adnoddau

Noddwyr prosiectau

Mae noddwyr prosiectau yn unigolion uchel o fewn y cyrff rheoleiddio sy’n aelodau, ac maent yn cael eu cyflwyno i noddi prosiectau unigol y Fforwm. Maent yn atebol am ddylunio, datblygu a chyflwyno’r prosiect, gan gynnwys gwaith y timau a’r arweinwyr prosiect a ddyrannwyd iddynt.

Mae noddwyr prosiectau yn gyfrifol am y canlynol:

• goruchwylio a chefnogi tîm y prosiect i ddylunio, datblygu a chyflawni eu prosiect

• goruchwylio’r gwaith o lywodraethu eu prosiect yn eu cyrff rheoleiddio

• nodi a chytuno ar yr adnoddau prosiect effeithiol sydd eu hangen ar gyfer cyflawni’r prosiect

• rhoi cyngor a chyfarwyddyd i arweinwyr prosiectau

• darparu sicrwydd ansawdd i’r hyn sydd i’w gyflawni ac adrodd ar y prosiect

• sicrhau bod cyfarwyddwr y Fforwm a thîm craidd y Fforwm yn ymwybodol o gynnydd y prosiect ac unrhyw heriau

• bod yn bwynt datrys cyntaf ar gyfer risgiau, problemau a materion polisi yn eu maes prosiect

Penodi cadeirydd y Fforwm a Phrif Swyddog Gweithredol y Fforwm

Penodi cadeirydd y Fforwm, a’i gyfnod

Mae cadeirydd y Fforwm yn Brif Swyddog Gweithredol o gorff rheoleiddio sy’n aelod, a chaiff ei ethol gan Brif Swyddogion Gweithredol y Fforwm gyda chydsyniad y naill ochr a’r llall am gyfnod o flwyddyn.

Penodi Prif Swyddog Gweithredol y Fforwm, a’i gyfnod

Bydd penodiad Prif Swyddog Gweithredol y Fforwm yn cael ei arwain gan y cadeirydd, cytunir arno’n unfrydol gan y Prif Swyddogion Gweithredol a bydd am gyfnod cychwynnol o ddwy flynedd.

Gwneud penderfyniadau

Dylai penderfyniadau a wneir gan Brif Swyddogion Gweithredol y cyrff rheoleiddio sy’n aelodau, mewn perthynas â chynllun gwaith y Fforwm ac mewn perthynas â materion strategol, polisi a gweithredol fod yn unfrydol.

Nid yw penderfyniadau a wneir gan Brif Swyddogion Gweithredol y cyrff rheoleiddio sy’n aelodau, mewn perthynas â’r Fforwm, yn disodli penderfyniadau cyrff rheoleiddio unigol sy’n aelodau. Yn yr un modd, ni all y penderfyniadau hyn gyfarwyddo na gorfodi corff rheoleiddio sy’n aelodau o’r Fforwm.

Cynllun gwaith blynyddol

Bydd Prif Swyddogion Gweithredol y cyrff rheoleiddio sy’n aelodau yn cytuno ac yn cyhoeddi cynllun gwaith yn nodi’r meysydd gwaith ar gyfer y flwyddyn ariannol nesaf erbyn diwedd mis Ebrill bob blwyddyn.

Bydd adroddiad blynyddol, sy’n rhoi adroddiad tryloyw o’r cynnydd a’r cyflawniadau dros y flwyddyn flaenorol, yn cael ei gyhoeddi ochr yn ochr â’r cynllun gwaith.

Cyllideb

Bydd Prif Swyddog Gweithredol y Fforwm yn cynnig cyllideb i Brif Swyddogion Gweithredol y cyrff rheoleiddio sy’n aelodau ei thrafod a chytuno arni erbyn dechrau pob blwyddyn ariannol.

Bydd Prif Swyddogion Gweithredol y cyrff rheoleiddio sy’n aelodau yn sicrhau na chaiff y gymeradwyaeth i gyllideb o’r fath ei dal yn ôl yn afresymol. Bydd costau o fewn y gyllideb yn cael eu rhannu’n gyfartal rhwng y sefydliadau sy’n aelodau o’r Fforwm oni bai fod pob aelod yn cytuno’n unfrydol fel arall.

Rhaid cael cymeradwyaeth unfrydol i’r gyllideb gan holl aelodau’r Fforwm.

Mae Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth ariannol y Fforwm yn nodi’r trefniadau ariannol.

Bydd y tîm craidd yn llunio datganiad ariannol blynyddol o gydymffurfiaeth mewn perthynas â’r rheolaethau bob blwyddyn, ynghyd ag adroddiad ariannol chwarterol o’r gwariant mewn perthynas â’r gyllideb.

Newidiadau i’r Cylch Gorchwyl a’r prosesau

Mae cyrff rheoleiddio sy’n aelodau o’r Fforwm yn cadw’r hawl i ddiweddaru’r ddogfen hon ar unrhyw adeg, ac mae angen i gyrff rheoleiddio sy’n aelodau gytuno’n unfrydol ar y newidiadau.

Terfynu’r Fforwm

Gellir terfynu’r Fforwm am unrhyw reswm ar ôl i’r cyrff rheoleiddio sy’n aelodau gytuno. Mae hyn yn gofyn am gytundeb unfrydol y cyrff rheoleiddio sy’n aelodau.

Bydd y Fforwm yn diwallu anghenion perthnasol cyrff rheoleiddio sy’n aelodau o ran polisïau cadw a llywodraethu gwybodaeth.

Iaith

Mae’r Fforwm yn cyhoeddi yn Saesneg ac yn darparu dogfennau allweddol yn Gymraeg.

Polisïau a llywodraethu allweddol

Bydd cyrff rheoleiddio sy’n aelodau o’r Fforwm yn ystyried polisïau a threfniadau llywodraethu allweddol eu corff rheoleiddio.