Papur polisi

Polisi preifatrwydd DVLA

Diweddarwyd 15 November 2024

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio sut mae DVLA yn prosesu eich data personol. Yn benodol, mae’n esbonio sut fyddwn ni’n casglu, defnyddio, datgelu, trosglwyddo a storio eich data.

1. Cyflwyniad

Nod DVLA yw cydymffurfio ag unrhyw gyfreithiau diogelu data perthnasol wrth brosesu eich gwybodaeth bersonol. Mae’r cyfreithiau hyn wedi eu sefydlu i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol ac yn cynnwys mesurau yn cwmpasu diogelwch data, eich hawliau parthed eich data personol, a defnyddio a datgelu eich data.

Ceir rhagor o wybodaeth ar y safonau y gallwch ddisgwyl gennym yn ein siarter gwybodaeth bersonol.

Pwy ydym ni

Rydym yn asiantaeth weithredol o’r Adran Drafnidiaeth. Rydym yn gyfrifol am drwyddedu gyrwyr ym Mhrydain Fawr, yn ogystal â chasglu a gorfodi treth cerbydau, a chofrestru ceidwaid cerbydau yn y Deyrnas Unedig (DU). Mae gennym gofnodion ar gyfer dros 50 miliwn o yrwyr a chofnodion 40 miliwn o gerbydau, ac fe gasglwn mwy na £7 biliwn yn flynyddol mewn treth cerbyd.

Ein cyfeiriad yw:

DVLA
Longview Road
Treforys
Abertawe
SA6 7JL

Pa wybodaeth mae DVLA yn ei gasglu amdanoch

Rydym yn casglu gwybodaeth i nifer o ddibenion. Mae’r rhain yn cynnwys:

• pan fyddwch yn ymgeisio am drwydded yrru
• pan fyddwch yn ymgeisio am gerdyn tacograff
• pan fyddwch yn ymgeisio i gofrestru cerbyd yn eich enw
• pan fyddwch yn ymgeisio am drwydded plât masnach
• pan fyddwch yn talu’r ardoll HGV
• pan fyddwch chi’n ymgeisio i gofrestru ôl-gerbyd
• pan fyddwch yn prynu rhif cofrestru preifat (personol)
• pan fyddwch yn cofrestru i fod yn gyflenwr platiau rhif
• pan fyddwch yn chi’n cysylltu â ni ynghylch Parthau Aer Glân sy’n Codi Tâl
• pan rydych yn tanysgrifio i dderbyn hysbysiadau e-bost DVLA
• pan fyddwch yn gwneud ymholiad neu gŵyn
• pan rydych yn rhanddeiliad neu gyflenwr allweddol sydd â chontractau a gwasanaethau gyda ni

Rydym hefyd yn prosesu’ch data at ddibenion ymchwil ac ystadegol.

Eich hawliau chi

Mae gennych yr hawliau canlynol parthed sut rydym yn defnyddio’ch data.

Mae gennych yr hawl i wybod os oes gennym ddata amdanoch, beth yw’r data, ei ffynhonnell a sut rydym yn ei ddefnyddio. Dysgwch sut i wneud cais am y data sydd gennym amdanoch.

Mae gennych hawl i gwyno i’r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych yn amau ein bod wedi trin eich gwybodaeth yn amhriodol neu os nad ydym wedi arfer unrhyw rai o’ch hawliau.

Os ydych chi’n credu fod y data sydd gennym yn anghywir neu’n anghyflawn, mae gennych hawl i ofyn inni gywiro hyn heb oedi gormodol. Efallai y byddwn angen ymchwilio ymhellach i gadarnhau fod hyn yn wir.

Mae gennych hawl i ddileu eich data os nad oes angen inni ddal i’w gadw. Fodd bynnag, ble mae gennym hawl neu ofyniad cyfreithiol i ddal eich data personol, ni fydd yr hawl yma’n berthnasol.

Mae gennych hawl i gyfyngu unrhyw brosesu ar eich gwybodaeth bersonol os yw’n anghywir neu os yw prosesu yn anghyfreithlon.

Mae gennych hawl i beidio bod yn destun penderfyniadau sydd ag effaith gyfreithiol neu arwyddocaol yn seiliedig ar ddim mwy na ‘phrosesu awtomataidd’. Mae hyn yn cynnwys:

• gwneud penderfyniadau awtomataidd (gwneir penderfyniad yn gyfan gwbl drwy ddull awtomataidd heb unrhyw ymwneud dynol)
• proffilio (prosesir data personol yn awtomataidd i werthuso pethau penodol ynghylch unigolyn); gall proffilio fod yn rhan o broses gwneud penderfyniadau awtomataidd

Mae gennych hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol gennym dan unrhyw un o’r amgylchiadau canlynol:

• pan fydd yn seiliedig ar ‘fuddiannau cyfreithlon’ - dyma pryd fydd prosesu yn angenrheidiol ar gyfer buddiannau cyfreithlon y rheolydd neu drydydd parti, ac eithrio ble mae’r buddiannau hynny wedi eu trechu gan eich buddiannau neu hawliau a rhydd sylfaenol sy’n diogelu eich data personol
• pan fydd yn seiliedig ar y ‘cyflwr tasg gyhoeddus’ - mae hyn yn golygu cyflawni tasg benodol er les y cyhoedd a sefydlir yn y gyfraith, neu gyflawni awdurdod swyddogol (er enghraifft, tasgau, swyddogaethau, dyletswyddau neu bwerau corff cyhoeddus) a sefydlir dan y gyfraith
• marchnata uniongyrchol (yn cynnwys proffilio)
• dibenion ymchwil ac ystadegau gwyddonol neu hanesyddol

Nid yw’r hawliau canlynol yn weithredol ble mae prosesu yn seiliedig ar rwymedigaeth gyfreithiol:

• yr hawl i wrthwynebu prosesu
• yr hawl i gludadwyedd data, sy’n caniatáu i unigolion gael ac ailddefnyddio eu data personol ar gyfer u dibenion eu hunain ar draws gwahanol wasanaethau
• yr hawl i dynnu cydsyniad yn ôl

Esbonnir yr hawliau hyn yn llawn ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Byddwn yn ystyried unrhyw gais a wnewch inni i arfer yr hawliau hyn o fewn y cyfnodau amser sy’n ofynnol gan gyfraith diogelu data.

Am ba hyd fyddwn ni’n cadw gwybodaeth amdanoch chi

Bydd yr hyd y byddwn yn cadw eich yn ddibynnol ar pam ein bod wedi ei chasglu a’n hangen parhaus i’w chadw i’r dibenion hyn. Byddwn hefyd yn cadw at unrhyw ofynion cyfreithiol neu reoleiddiol ar gyfer cadw neu ddileu’r data.

Os na allwn ddynodi am faint fyddwn ni angen y data, bydd yna broses yn ei le i adolygu’r angen hwn ar ysbeidiau rheolaidd.

Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am gadw data yn Atodiad 1.

Pwy allwn rannu gwybodaeth bersonol gyda nhw

Ble fo’n gyfreithlon inni wneud hynny, efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol gyda:

• chyflogwyr presennol a darpar gyflogwyr
• adrannau eraill y llywodraeth
• cyflenwyr
• asiantaethau casglu dyledion, olrhain, a dilysu hunaniaeth
• sefydliadau ariannol
• cwmnïau prydlesu neu logi cerbydau
• yr heddlu a chyrff gorfodi
• awdurdodau erlyn
• llysoedd, tribiwnlysoedd a phartïon i achosion cyfreithiol
• rheolyddion diwydiant yn y Deyrnas Unedig ac Ewrop
• llywodraeth leol
• rhywun yn gwneud ymholiad neu gŵyn dilys
• sefydliadau arolygu ac ymchwil
• awdurdodau tramor yn unol â deddfwriaeth neu gytundebau rhyngwladol (er enghraifft, ar gyfer cyfnewid trwydded yrru neu ail-gofrestru cerbyd mewn gwlad arall)
• darparwyr gwasanaeth cyfieithu (mae rhai o’r ieithyddion yn byw yn yr UE)
• cwmnïau rheoli parcio ceir preifat
• diwydiannau yswiriant
• asiantaethau eraill yr Adran Drafnidiaeth, er enghraifft yr Asiantaeth Safonau Gyrwyr a Cherbydau (DVSA)

Cael gwybod rhagor am gyda phwy rydym yn rhannu eich data.

Rydym yn rhannu gwybodaeth gydag asiantaeth atal twyll trydydd parti er mwyn atal twyll a diogelu eich hunaniaeth. Ble rydym yn canfod cais twyllodrus am drwydded yrru neu dystysgrif cofrestru cerbyd, bydd yr asiantaeth diogelu twyll yn cadw cofnod o unrhyw perygl twyll ac o ganlyniad gall hwn arwain at eraill yn gwrthod darparu chi gyda gwasanaethau, benthyciadau arian neu gyflogaeth. Cael gwybod mwy ar wefan Cifas.

Rydym yn gyd-reolwr am yr hysbysebu rydym yn ei gynnal gyda darparwyr cyfryngau cymdeithasol a pheiriannau chwilio. Gellir dod o hyd i wybodaeth bellach am breifatrwydd yn y gwefannau perthnasol drwy ddefnyddio’r dolenni canlynol:

• https://m.facebook.com/policy.php
• https://help.instagram.com/519522125107875
• https://policies.google.com/privacy?hl=en-GB
• https://about.ads.microsoft.com/en-gb/resources/policies/microsoft-advertising-privacy-policy

2. Gwybodaeth y byddwn yn ei chadw amdanoch

Gallwch ofyn am wybodaeth mae DVLA yn ei chadw amdanoch drwy wneud ‘cais am fynediad at ddata gan y testun’. I wneud hyn, gwnewch gais am fynediad at ddata gan y testun i DVLA.

Gallwch naill ai lawrlwytho ffurflen i’w hatodi i e-bost a’i hanfon i SubjectAccess.Requests@dvla.gov.uk neu ei hargraffu a’i hanfon i:

Ymholiadau Cais Am Fynediad At Ddata Gan Y Testun (SAR)
DVLA
Abertawe
SA99 1BX

Bydd angen ichi ddarparu gwybodaeth i’n helpu ni brofi eich hunaniaeth a dod o hyd i’r wybodaeth rydych ei hangen er mwyn inni allu prosesu eich cais.

Os hoffech wybodaeth am eich cerbyd cyfredol neu gerbyd a oedd wedi ei gofrestru yn eich enw, bydd angen ichi ddarparu:

• eich enw llawn
• eich cyfeiriad cyfredol a’r cyfeiriad ar eich tystysgrif Gofrestru V5CW (llyfr log) os yw’n wahanol
• rhifau cofrestru’r cerbydau rydych yn holi amdanynt

Os hoffech wybodaeth o’ch cofnod gyrrwr, gallwch wneud hyn drwy ddefnyddio ein
gwasanaeth ar-lein.

Neu gallwch ysgrifennu atom yn darparu eich enw llawn, cyfeiriad post cyfredol, a rhif eich trwydded yrru (neu eich dyddiad geni os nad ydych yn gwybod eich rhif gyrrwr).

Os nad yw’r data rydych ei angen amdanoch eich hun yn berthnasol i’ch cofnod cerbyd neu yrrwr, rhaid ichi ddweud yn union pa wybodaeth bellach sydd angen.

Nid oes unrhyw dâl am wneud cais am fynediad at ddata gan y testun. Byddwn yn ymateb i gais o fewn mis i’w dderbyn, oni bai ei fod yn gais cymhleth. Yn yr achosion hyn, byddwn yn ysgrifennu i esbonio pam fod oedi a phryd allwch chi ddisgwyl cael ymateb.

3. Os ydych yn defnyddio gwasanaeth ar-lein ac mae angen inni wirio eich hunaniaeth

Mae rhai o’n gwasanaethau yn gofyn inni wirio eich hunaniaeth. I wneud hyn, rydym yn dibynnu ar eich caniatâd (Erthygl 6.1.a GDPR y DU) a byddwn yn gofyn ichi ddarparu eich enw, cyfeiriad, dyddiad geni, rhif trwydded yrru Prydain Fawr (os oes gennych un, y byddwn yn ei ddilysu gan ddefnyddio ein cofnodion) a manylion dogfen adnabod sydd gennych.

Pan rydych yn defnyddio eich rhif Yswiriant Gwladol neu rif pasbort y DU, byddwn yn cysylltu â’r Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) neu Swyddfa Basbort Ei Fawrhydi (HMPO) i helpu i gadarnhau eich hunaniaeth. Os ydych yn defnyddio eich pasbort o’r tu allan i’r DU, cerdyn adnabod cenedlaethol Ewropeaidd, Caniatâd Preswylio Biometrig (BRP) neu Gerdyn Preswylio Biometrig (BRC) byddwn yn cysylltu â’r Swyddfa Gartref i helpu i gadarnhau eich hunaniaeth.

Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio darparwr gwasanaeth gwirio hunaniaeth i wirio a oes cofnod ohonoch yn bodoli dros amser. Mae’r platfform adnabod yn defnyddio elfen o brosesu awtomataidd wrth wirio eich hunaniaeth. Gwneir hyn drwy ddefnyddio set benodol o reolau. Os nad ydych am i’ch data gael ei brosesu fel hyn, gallwch gyflwyno eich ceisiadau drwy’r llwybr llaw.

4. Pan fyddwch yn agor Cyfrif gyrwyr a cherbydau

Bydd angen ichi sefydlu cyfrif gan ddefnyddio cyfeiriad e-bost, rhif ffôn symudol (opsiynol) a chreu cyfrinair. Bydd y manylion hyn yn cael eu cadw fel y gallwch fewngofnodi i’ch cyfrif. I fod yn gymwys i ddefnyddio’r gwasanaeth, bydd angen ichi brofi eich hunaniaeth.

O fewn y gwasanaeth gallwch:

• weld eich cofnod gyrru, er enghraifft cerbydau y gallwch eu gyrru
• gwirio eich pwyntiau cosb neu waharddiadau
• ychwanegu a gweld manylion eich cerbydau – gan gynnwys pryd mae’r MOT yn dod i ben
• gwirio’r cyfraddau treth ar gyfer eich cerbydau
• sefydlu nodiadau atgoffa treth cerbyd drwy e-bost a neges destun – os ydych yn talu treth bob 6 neu 12 mis
• dewis i beidio â derbyn nodiadau atgoffa treth cerbyd drwy’r post
• adnewyddu eich trwydded yrru cerdyn-llun
• creu ‘cod gwirio’ trwydded i rannu eich cofnod gyrru gyda rhywun, er enghraifft cwmni llogi ceir
• gweld eich Tystysgrif Gyrru Cymhwysedd Proffesiynol (CPC) a gwybodaeth tacograff, os oes gennych y rhain
• optio i mewn i gymryd rhan mewn ymchwil ar gyfer datblygu gwasanaethau newydd (noder gallwch optio allan o hyn ar unrhyw adeg o fewn eich cyfrif)

Mae DVLA yn dibynnu ar Erthygl 6.1.e. GDPR y DU fel sail gyfreithlon i brosesu eich data pan fo angen er mwyn cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a freiniwyd yn y rheolydd.

Ni fydd DVLA yn defnyddio’r gwasanaeth hwn i gasglu manylion personol pellach neu wybodaeth drwydded yrru amdanoch. Mae’n wasanaeth sydd wedi’i gynllunio i’ch galluogi chi i gael mynediad at eich data trwydded yrru a cherbydau.

Os nad ydych am gael cyfrif bellach, gallwch ei ddileu o fewn y gwasanaeth.

5. Pan fyddwch yn ymgeisio am drwydded yrru

Efallai y byddwn yn casglu a phrosesu eich gwybodaeth bersonol i’n galluogi i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol dan y ddeddfwriaeth ganlynol.

Deddf Traffig Ffyrdd 1988

• I gyhoeddi trwyddedau gyrru dros dro a llawn, darparu trwyddedau yn lle rhai a gollwyd, diweddaru trwyddedau gyda manylion personol neu hawl gyrru wedi addasu, ac adnewyddu trwyddedau os ydych wedi’ch gwahardd rhag gyrru neu mae’ch hawl i yrru wedi dod i ben.
• I gofnodi a galluogi ymchwiliad i gyflyrau meddygol a allai effeithio ar eich ffitrwydd i yrru.

Deddf Troseddau Moduro 1988/Deddf Traffig Ffyrdd (Gyrwyr Newydd) 1995

• I gofnodi manylion gwaharddiadau neu gollfarnau traffig ffordd.
• I weinyddu diddymiad hawl i yrru ble mae’n ofynnol gan y ddeddfwriaeth hon.

Arall

Mae hefyd yn ofynnol inni dan y gyfraith i gofnodi manylion troseddau nad ydynt yn droseddau gyrru sy’n arwain at waharddiad gyrru.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich data gyrrwr

Efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth o’ch cofnod gyrru gyda thrydydd partï ble fo angen, a ble mae’r gyfraith yn caniatáu hyn. Cael gwybod mwy am ryddhau gwybodaeth o gofrestrau DVLA.

Os ydych wedi ein hawdurdodi i ryddhau gwybodaeth a ddarparwyd inni yn ystod ymchwiliad meddygol, efallai y byddwn yn rhannu unrhyw ddogfennau ategol (yn cynnwys adroddiadau meddygol) ble bo’r angen gyda meddygon, gweithwyr gofal iechyd proffesiynol cofrestredig, optometryddion neu weithwyr gofal llygaid proffesiynol, parafeddygon, aseswyr gyrru, therapyddion galwedigaethol ac aelodau Paneli Cynghori Meddygol yr Adran Drafnidiaeth. Dim ond yr isafswm data sydd angen i asesu eich ffitrwydd meddygol i yrru byddwn ni’n rhannu. Os nad ydych chi’n darparu’r wybodaeth ofynnol inni, gallech golli eich hawl i yrru.

Rydym yn cipio data ar ran Gwaed a Thrawsblaniadau’r GIG (NHSBT) pan rydych yn dynodi ar eich cais trwydded yrru eich bod yn dymuno bod yn rhoddwr organau. Rydym yn rhannu’r wybodaeth hon gyda NHSBT a’u darparu nhw gyda manylion newid cyfeiriad. Mae’r wybodaeth hon yn cael ei chofnodi gyda chod ar eich trwydded yrru. Os nad ydych yn dymuno i fod yn rhoddwr organau mwyach, dylech gysylltu â NHSBT fel y gall eich manylion gael eu dileu o’u cofnodion a dychwelyd eich trwydded yrru inni fel y gall y cod gael ei ddileu a thrwydded yrru newydd i gael ei chyhoeddi.

Pwy sy’n ein darparu â gwybodaeth amdanoch chi

Gallai’r sefydliadau canlynol roi gwybod inni amdanoch chi:

• mae’r llysoedd yn rhoi gwybod inni pan fydd gyrrwr wedi ei gollfarnu am drosedd yrru neu waharddiad ac maent hefyd wedi eu rhwymo’n gyfreithiol i roi gwybod inni am unrhyw gyflyrau meddygol a ddatgelwyd yn ystod yr achos llys
• mae Comisiynwyr Traffig yn darparu canlyniadau achosion ymddygiad gyrwyr cerbydau nwyddau mawr (LGV) a cherbyd cludo teithwyr (PCV)
• gall yr heddlu a thrydydd partïon eraill (fel y cyhoedd) rhoi gwybod inni os oes pryder am ffitrwydd rhywun i yrru
• gall eich meddyg teulu, arbenigwr neu ymgynghorwr ddarparu gwybodaeth inni am gyflwr meddygol hysbysadwy a allai effeithio ar eich ffitrwydd i yrru; mae hyn yn ofynnol er mwyn inni allu gwirio eich bod yn bodloni’r safonau cyfreithiol presennol i yrru

Pam bod rhaid ichi ddarparu eich data personol

Yn ôl y gyfraith, rhaid i yrwyr ddarparu eu gwybodaeth bersonol i gael trwydded yrru. Mae’n drosedd i beidio rhoi gwybod inni am newid i fanylion personol neu am gyflwr meddygol a allai effeithio ar eich ffitrwydd i yrru, neu i yrru cerbyd heb yr hawl gofynnol i yrru. Os nad ydych yn cydymffurfio â’r gofynion hyn, gallech gael eich erlyn.

Pan fyddwch yn rhoi gwybod inni ar-lein, am gyflwr meddygol a allai effeithio ar eich ffitrwydd i yrru, mae elfen o brosesu awtomataidd o fewn y gwasanaeth. Mae’r broses hon yn rhoi argymhelliad, i’r person sydd yn delio â’ch hysbysiad, ar y camau nesaf i’w cymryd gyda’ch achos.

Pan fyddwch chi’n defnyddio unrhyw un o’n gwasanaethau ar-lein neu’n anfon ffurflen DVLA ynglŷn â’ch trwydded yrru, bydd gennych yr opsiwn o ddarparu eich rhif ffôn a chyfeiriad e-bost. Bydd y wybodaeth hon dim ond yn cael ei defnyddio i gysylltu â chi ynghylch y materion hyn.

Newidiadau i drwyddedau gyrru HGV a bws

O 15 Tachwedd 2021 bydd newid i drwyddedau gyrru a phrofion HGV a bws. Golyga hyn, pan fyddwch yn gweld eich trwydded yrru ar wasanaeth ar-lein DVLA megis Gweld eich Gwybodaeth Trwydded Yrru, efallai y byddwch yn sylwi hawliau gyrru gwahanol yn dangos ar eich trwydded. I gael rhagor o wybodaeth am y newid hwn, ewch i Newidiadau i drwyddedau gyrru a phrofion HGV a bws o 15 Tachwedd 2021.

6. Pan fyddwch yn ymgeisio am gerdyn tacograff

Rydym yn casglu data personol i brosesu ceisiadau tacograff a chyhoeddi cardiau tacograff ar ran yr Asiantaeth Safonau Gyrwyr a Cherbydau (DVSA) yn y Deyrnas Unedig, a’r awdurdod trwyddedu perthnasol yn Ynys Manaw, Jersey a Guernsey. Rydym yn prosesu eich data yn unol â Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) y DU a’r Ddeddf Diogelu Data 2018, a Rheoliad Tacograff (UE) 165/2014, fel y mae’n cael effaith yn y DU.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich data tacograff

Efallai y byddwn yn pasio’r wybodaeth ar eich cofnod tacograff digidol i sefydliadau llywodraeth eraill, awdurdodau cyhoeddi tacograff yr UE/AEE ac asiantaethau gorfodi’r gyfraith. Gallwn wneud hyn i wirio ceisiadau tacograff, atal a chanfod troseddau, at ddibenion ystadegol neu ble mae yna bwerau cyfreithiol i wneud hynny.

7. Pan fyddwch yn gwneud cais i gofrestru neu drethu cerbyd

Efallai y byddwn yn casglu a phrosesu eich data personol amdanoch chi i’n galluogi i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol ac wrth gyflawni ein hawdurdod swyddogol o dan y ddeddfwriaeth ganlynol.

Deddf Trethu a Chofrestru Cerbydau 1994 a’r Rheoliadau Cerbydau’r Ffordd (Cofrestru a Thrwyddedu) 2002

• I gofrestru cerbydau, aseinio rhifau cofrestru a chyhoeddi tystysgrifau cofrestru V5CW.
• I gasglu treth cerbyd (VED) a gorfodi yn erbyn osgoi VED (mae hyn yn cynnwys talu cosbau, setliadau y tu allan i’r llys a defnyddio technoleg darllen platiau rhif awtomataidd a chlampio olwynion).
• I gysylltu â cheidwad cerbyd lle mae technoleg adnabod rhifau cerbydau awtomatig wedi nodi bod rhif cofrestru cerbyd yn cael ei arddangos yn anghywir.

Ble y darparir tystiolaeth feddygol fel rhan o apêl Orfodaeth, bydd y dystiolaeth hon yn cael ei phasio i’r adran Meddygol Gyrwyr yn DVLA i’w hystyried ymhellach.

• I ystyried ceisiadau am wybodaeth gan sefydliad sector cyhoeddus a phreifat.

Y Rheoliadau Cadw Platiau Cofrestru 1993

• I weithredu cynllun i gadw (dargadw) rhif cofrestru.

Y Ddeddf Traffig Ffyrdd 1988

• I weithredu’r cynllun gorfodi yswiriant parhaus. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid ichi gael yswiriant modur ar gyfer eich cerbyd os y’i defnyddir ar ffyrdd ac mewn mannau cyhoeddus yng Nghymru, Lloegr a’r Alban.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich data cerbyd

Gallwn rannu gwybodaeth o’ch cofnod cerbyd gydag asiantaethau gorfodi’r gyfraith a chyrff eraill ble fo angen, ac yn unol â’r gyfraith.

Cael gwybod mwy am ryddhau gwybodaeth o gofrestrau DVLA.

Pwy sy’n ein darparu â gwybodaeth amdanoch chi

Mae’r Swyddfa Yswiriant Moduron yn darparu data yswiriant inni i’n galluogi i weithredu cynllun gorfodi yswiriant parhaus.

Mae DVSA yn darparu data MOT inni i atal cerbydau rhag cael eu trethu os nad ydynt yn addas i’r ffordd gyhoeddus.

Rydym yn derbyn gwybodaeth wrth y Swyddfa Dramor a Chymanwlad er mwyn inni gyhoeddi trwyddedau cerbyd a gyrru i staff diplomyddol a chonsylaidd tramor yn y DU.

Rydym yn derbyn gwybodaeth gan y Gwasanaeth Ansolfedd pan fyddwch yn galw ar eich hawl i le i anadlu o dan Reoliadau’r Cynllun Seibiant Dyledion (Moratoriwm Lle i Anadlu a Moratoriwm Argyfwng Iechyd Meddwl) (Cymru a Lloegr) 2020.

Trethu eich cerbyd drwy Ddebyd Uniongyrchol

Rydym yn prosesu data deiliaid mandad Debyd Uniongyrchol a manylion cardiau talu i gasglu VED ac unrhyw gosbau am beidio talu VED, a gorfodi yswiriant parhaus.

Pam bod rhaid ichi ddarparu eich data personol

Yn ôl y gyfraith, rhaid i geidwaid cerbydau ddarparu eu manylion inni. Mae’n drosedd i beidio cofrestru, trethu neu wneud Hysbysiad Oddi ar y Ffordd Statudol (HOS) ar gerbyd. Gallai methiant i gydymffurfio â’r gofynion hyn arwain at gamau gweithredu gorfodol megis cosb trwyddedu hwyr, setliad allan o’r llys neu, yn y pen draw, erlyniad.

Pan fyddwch chi’n defnyddio unrhyw un o’n gwasanaethau ar-lein neu’n anfon eich V5CW atom i ddweud wrthym am newid fel newid cyfeiriad, bydd gennych yr opsiwn o ddarparu eich rhif ffôn a chyfeiriad e-bost. Bydd y wybodaeth hon dim ond yn cael ei defnyddio i gysylltu â chi ynghylch y newidiadau hyn.

8. Pan fyddwch yn ymgeisio am blât masnach

Efallai y byddwn yn casglu a phrosesu data personol unigolion yn ymgeisio am blât masnach i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol dan y ddeddfwriaeth ganlynol.

Deddf Trethu a Chofrestru Cerbydau 1994 a’r Rheoliadau Cerbydau’r Ffordd (Cofrestru a Thrwyddedu) 2002

• I gynnal cofrestr o bob cwsmer sydd â thrwydded plât masnach.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich data plât masnach

Gallwn rannu gwybodaeth am bobl sydd wedi derbyn platiau masnach gydag asiantaethau gorfodi’r gyfraith a chyrff eraill ble fo angen, ac yn unol â’r gyfraith.

9. Pan fyddwch yn ymgeisio i gofrestru a thalu’r ardoll defnyddwyr ffyrdd HGV

Rydym yn defnyddio cyflenwr trydydd parti i gasglu a phrosesu data personol i weinyddu, gorfodi a chasglu taliadau am yr ardoll HGV. Eglurir hwn yn y Ddeddf Ardoll Defnyddwyr Ffyrdd HGV 2013.

Mae’r data a gasglir yn ofynnol i gyflawni rhwymedigaethau cyfreithiol yr Adran Drafnidiaeth dan y Ddeddf honno.

Pa wybodaeth mae’r cyflenwr yn casglu

Pan fyddwch chi’n cofrestru i dalu’r ardoll HGV, bydd y cyflenwr yn casglu gwybodaeth bersonol yn cynnwys manylion talu, enw, cyfeiriad, rhif cofrestru a’r dyddiadau pan fydd y cerbyd yn cyrraedd a gadael Prydain Fawr.

Sut y rhennir y data ardoll HGV

Rhennir y data hwn gyda’r Asiantaeth Gyrwyr a Cherbydau (Gogledd Iwerddon) a chyrff gorfodi’r gyfraith ar gyfer dibenion gorfodi ble fo angen.

10. Pan fyddwch chi’n ymgeisio i gofrestru ôl-gerbyd

Efallai y byddwn yn casglu a phrosesu data personol amdanoch chi i’n galluogi i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol yn unol â’r ddeddfwriaeth ganlynol.

Deddf Trwyddedau Cludo Nwyddau a Chofrestru Ôl-gerbydau 2018 a’r Rheoliadau Cofrestru Ôl-gerbyd 2018

• I gofrestru ôl-gerbydau, aseinio rhifau cofrestru a chyhoeddi tystysgrifau cofrestru.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich data

Efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth o’ch cofnod ôl-gerbyd gydag asiantaethau gorfodi’r gyfraith a chyrff eraill ble fo angen, ac yn unol â’r gyfraith.

Cael gwybod mwy am ryddhau gwybodaeth o gofrestrau DVLA.

Pa wybodaeth fyddwn ni’n ei chasglu

Pan fyddwch yn cofrestru ôl-gerbyd rydym yn casglu eich enw, cyfeiriad a manylion yr ôl-gerbyd. Yn gyfreithiol, mae’n rhaid darparu’r wybodaeth hon fel y gallwn brosesu eich cais.

11. Pan fyddwch chi’n prynu rhif cofrestru personol

Efallai y byddwn yn casglu a phrosesu eich gwybodaeth bersonol i’n galluogi i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol yn unol â’r ddeddfwriaeth ganlynol.

Y Rheoliadau Gwerthu Platiau Cofrestru 1995

• I alluogi gwerthu rhifau cofrestru cerbydau.

Pa wybodaeth fyddwn ni’n ei chasglu

Pan fyddwch chi’n prynu rhif cofrestru cerbyd preifat (personol) byddwn yn casglu:

• eich enw
• eich cyfeiriad
• eich cyfeiriad e-bost
• enw eich cwmni
• eich rhif ffôn
• manylion eich cerdyn talu

Lle bo’n berthnasol, byddwn hefyd yn casglu enw’r enwebai a chyfeiriad yr enwebai.

Pan fyddwch yn nodi eich diddordeb mewn rhifau cofrestru sydd ar werth, byddwn yn casglu eich manylion cyswllt yn cynnwys eich enw a chyfeiriad e-bost, i’ch hysbysu o werthiannau i ddod ac i ofyn ichi am adborth am y gwasanaeth. Mae’r manylion hyn yn cael eu cadw am uchafswm o 5 mlynedd, ac ar ôl hynny bydd rhaid ichi ailgyflwyno eich diddordeb mewn rhif cofrestru nad yw ar gael eto i’w brynu. Unwaith y bydd y rhif cofrestru ar gael i’w brynu ac rydym wedi cysylltu â chi, bydd eich cofnod o ddiddordeb yn cael ei ddileu.

Os nad ydych bellach eisiau derbyn diweddariadau e-bost neu drwy’r post ar rifau cofrestru ar werth, gallwch ddefnyddio’r cyfleuster optio allan a ddarparwyd.

Pan fyddwch chi’n ymgeisio am rif cofrestru, bydd ein harwerthwr contract yn cadw gwybodaeth ymgeiswyr nes bydd yr arwerthiant wedi cau. Ni fyddant yn cadw manylion unrhyw gerdyn talu ond cedwir copi o anfoneb y cwsmer am 7 mlynedd.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich data

Dim ond ble fo’n angenrheidiol fyddwn ni’n rhannu’r wybodaeth hon gydag asiantaethau gorfodi’r gyfraith a chyrff eraill ble fo angen, ac yn unol â’r gyfraith.

12. Pan fyddwch chi’n ymgeisio i fod yn gyflenwr platiau rhif

Gallwn gasglu a phrosesu data personol unigolion sy’n ymgeisio i fod yn gyflenwr platiau rhif yn unol â’r Ddeddf Troseddau Cerbyd 2001 a’r Rheoliadau Deddf Troseddau Cerbyd (Cofrestru Cyflenwyr Platiau Cofrestru) 2008.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich data

Gallwn rannu gwybodaeth cofrestr cyflenwyr rhif gydag asiantaethau gorfodi’r gyfraith a chyrff eraill ble fo angen, ac yn unol â’r gyfraith.

13. Pan fyddwch chi’n cysylltu â ni ynghylch Parthau Aer Glân

Rydym yn prosesu eich data ar ran Uned Ansawdd Aer ar y Cyd (JAQU), sy’n fenter ar y cyd gan Adran yr Amgylchedd, Bwyd a Materion Gwledig (DEFRA) a’r Adran Drafnidiaeth (DfT).

I alluogi awdurdodau lleol i reoli eu Parthau Aer Glân (CAZ), mae JAQU wedi datblygu’r gwasanaeth Gyrru mewn Parth Aer Glân sy’n cynnwys offeryn ar-lein i ddefnyddwyr wirio p’un ai bod yn rhaid iddynt dalu ffi ddyddiol am yrru i mewn i CAZ neu o fewn iddo neu beidio. Am ragor o wybodaeth gweler polisi preifatrwydd JAQU.

Mae canolfan gyswllt DVLA yn delio ag ymholiadau gwasanaeth CAZ ac yn cymryd taliadau CAZ wrth unigolion ar ran JAQU.

Mae’n bosibl y byddwn yn rhannu’r wybodaeth ganlynol gyda JAQU pan bod angen:

• rhif cofrestru’r cerbyd
• enw’r cwsmer
• cyfeiriad e-bost y cwsmer

Efallai y byddwn yn darparu copi o’r recordiad ffôn at ddibenion apeliadau neu orfodi pan fydd yr awdurdod lleol perthnasol yn gofyn inni wneud hynny.

Mewn rhai achosion, efallai y bydd DVLA hefyd yn cyhoeddi llythyrau i geidwaid cofrestredig cerbydau nad yw’n cydymffurfio sy’n debygol o gael eu heffeithio gan gyflwyniad Parth Aer Glân ar ran yr awdurdod lleol perthnasol neu JAQU.

14. Pan rydych yn tanysgrifio i dderbyn hysbysiadau e-bost DVLA

Rydym yn defnyddio cyflenwr trydydd parti pan rydych yn tanysgrifio i dderbyn hysbysiadau e-bost DVLA. Maent yn casglu eich cyfeiriad e-bost, rhif ffôn a chyfeiriad IP i ddarparu chi gyda gwybodaeth berthnasol rydych wedi gofyn am fel rhan o’ch tanysgrifiad. Gallwch ddatdanysgrifio rhag defnyddio’r gwasanaeth hon ar unrhyw amser.

Os na hoffech dderbyn gwahoddiadau arolwg drwy e-bost wrth DVLA, e-bostiwch DVLAResearch.responses@dvla.gov.uk a rhoi ‘datdanysgrifio’ yn y blwch pwnc.

15. Trosglwyddiadau data y tu allan i’r DU

Mae trosglwyddo data o’r DU i’r Undeb Ewropeaidd (UE) yn digwydd o dan benderfyniad digonolrwydd yr UE:DU a fabwysiadwyd ar 28 Mehefin 2021. Pan fyddwn yn trosglwyddo data i wlad sydd heb gytundeb digonolrwydd ar waith o dan Erthygl 45 o Reoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) y DU, rydym yn dibynnu’n bennaf ar fesurau diogelu priodol o dan Erthygl 46 o GDPR y DU, megis Cymalau Cytundebol Safonol (SCCs) neu Gytundebau Trosglwyddo Data Rhyngwladol (IDTAs). Lle nad yw hynny’n briodol, rydym yn dibynnu ar Erthygl 49 (1) (d) o (GDPR) y DU: mae’r trosglwyddiad yn angenrheidiol am resymau pwysig er budd y cyhoedd.

Os ydych y tu allan i’r DU ac yn gofyn am gopi o’ch data personol gan DVLA, byddwn yn defnyddio’r rhanddirymiad priodol o dan Erthygl 49 o GDPR y DU ar gyfer trosglwyddo’ch data personol.

Cytundeb rhannu data â Sbaen

Efallai y byddwn yn casglu a phrosesu data personol amdanoch chi i’n galluogi i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol dan y ddeddfwriaeth ganlynol.

Deddf Diogelwch Ffyrdd 2006 – Adran 49

• Datgelu gwybodaeth drwyddedu a chofrestru i awdurdodau tramor.

Mae gan DVLA gytundeb mewn lle gyda Sbaen sy’n hwyluso rhannu data cofrestru cerbydau ar gyfer 8 trosedd draffig benodol sy’n gysylltiedig â diogelwch ar y ffyrdd. Y troseddau yw:

• goryrru
• methu â defnyddio gwregys diogelwch
• methu â stopio wrth olau traffig coch
• yfed a gyrru
• gyrru tra dan ddylanwad cyffuriau
• methu â gwisgo helmed ddiogelwch
• defnyddio lôn waharddedig
• defnyddio ffôn symudol yn anghyfreithlon neu unrhyw ddyfeisiau cyfathrebu eraill wrth yrru

16. Pan fydd gennych ymholiad neu gŵyn

Gallwn brosesu eich data personol pan fyddwn yn cael ymholiad neu gŵyn naill ai gennych chi neu drydydd parti yn gweithredu ar eich rhan.

I ymchwilio i’ch ymholiad neu gŵyn, efallai y bydd arnom angen mynediad at eich cofnod gyrrwr neu gerbyd i gael gwybodaeth gan bartïon trydydd parti perthnasol i helpu i ddatrys unrhyw faterion.

Er mwyn gwella ein gweithdrefn gwyno, rydym yn cynnal arolygon boddhad cwsmeriaid ac efallai y byddwn yn cysylltu â chi am adborth ar sut rydym wedi delio â’ch cwyn.

Pan fyddwch yn cysylltu â ni drwy we-sgwrs, heblaw am we-sgwrs Recriwtio OCSD, bydd DVLA yn prosesu’r wybodaeth a gyflwynir fel rhan o’n hawdurdod swyddogol. Bydd y manylion cyswllt rydych yn eu rhoi yn cael eu defnyddio at y diben hwn. Pan fyddwch yn cysylltu â ni drwy we-sgwrs Recriwtio OCSD, mae angen prosesu data at ddibenion y buddiannau cyfreithlon a ddilynir gan y rheolydd.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich data

Gallwn rannu manylion eich cwyn gyda’r Aseswr Cwynion Annibynnol a’r Ombwdsmon neu Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ble fod angen, a ble byddwch yn gofyn inni wneud hyn.

17. Pan rydych yn rhanddeiliad neu gyflenwr allweddol sydd â chontractau a gwasanaethau gyda ni

Rydym yn casglu enwau ac weithiau rhifau ffôn ein rhanddeiliaid a chyflenwyr allweddol sydd â chontractau a gwasanaethau gyda ni. Bydd y manylion hyn dim ond yn cael eu defnyddio mewn cysylltiad â’r contract neu’r gwasanaeth dan sylw.

Rydym yn defnyddio meddalwedd i gasglu manylion ein rhanddeiliaid a chyflenwyr allweddol sy’n ymwneud â’n cynllun parhad busnes pe byddai adfer ar ôl trychineb. Mae angen prosesu’r data hwn at ddibenion y buddiannau dilys a ddilynwyd gan y rheolwr neu’r trydydd parti.

18. Pan fyddwch chi’n ymwelydd allanol â safle DVLA

Mae hyn yn cynnwys:

• darparwyr hyfforddiant allanol
• ymgeiswyr am swyddi
• cyflenwyr a masnachwyr
• staff o adrannau eraill o’r llywodraeth

Rydym yn cipio’r data personol canlynol pan fyddwch yn ymweld â safle DVLA

• enw
• sefydliad/cwmni rydych yn ei gynrychioli
• dyddiad ac amser eich ymweliad
• hyd ymweliad os yn fwy nac un diwrnod
• rhif cofrestru cerbyd

Mae angen y manylion hyn er mwyn inni allu dosbarthu’r drwydded ymweld briodol i chi. Mae’n rhaid ichi wisgo’ch trwydded ymwelydd drwy gydol eich ymweliad.

Mae teledu cylch cyfyng (CCTV) yn gweithredu’r tu allan a’r tu mewn i’r adeilad at ddibenion diogelwch. Mae’r wybodaeth yn cael ei gweld gan bersonél priodol ar ddarllediad byw (live feed), ac mae’n cael ei recordio a’i gadw am 31 diwrnod cyn cael ei ddileu’n awtomatig, oni bai fod ei angen ar gyfer digwyddiad penodol fel damwain, gweithredoedd troseddol neu doriadau diogelwch.

Mae staff diogelwch yn gwisgo camerâu ar eu cyrff sy’n cael eu hysgogi lle bo angen ar gyfer eu diogelwch neu ar gyfer gweithredoedd troseddol. Mae’r recordiadau’n cael eu cadw am 31 diwrnod cyn cael eu dileu’n awtomatig, oni bai fod eu hangen ar gyfer digwyddiad penodol.

Y pwrpas ar gyfer prosesu’r digwyddiad uchod yw at ddibenion amddiffyniad a diogelwch. Y sail gyfreithiol rydym yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol yw erthygl 6(1)(f) o GDPR y DU, sy’n caniatáu inni brosesu data personol pan fydd yn angenrheidiol at ddibenion ein buddiannau cyfreithlon.

Mae gennym Wifi Gwesteion ar y safle at ddefnydd ymwelwyr. I gyrchu’r Wifi Gwesteion bydd angen ichi ddarparu eich enw a’r cyfeiriad e-bost, enw cwmni a chyfeiriad e-bost noddwr DVLA. Y noddwr DVLA fel arfer yw’r unigolyn sydd wedi gofyn ichi fynychu’r safle. Bydd y noddwr DVLA yn derbyn e-bost o’r system yn rhoi’r mynediad Wifi Gwesteion am gyfnod amser o 24-awr. I gyrchu’r Wifi rydym yn gofyn ichi gytuno i’r telerau a nodir ar y sgrîn. Bydd eich data personol yn cael eu cadw am 12 mis.

Sylwch fod holl weithgaredd rhyngrwyd sy’n ymwneud â rhwydwaith Wifi Gwesteion y DVLA yn cael ei recordio’n awtomatig. Nid yw’r recordiadau hyn (o wefannau yr ymwelir â nhw, ffeiliau a drosglwyddir, negeseuon e-bost a anfonir, ac ati) yn cael eu monitro’n weithredol, ond os amheuir unrhyw gamddefnydd, gallant gael eu dadansoddi yn unol â’r ddeddfwriaeth berthnasol sy’n gymwys.

Y pwrpas ar gyfer prosesu gwybodaeth Wifi Gwesteion yw darparu mynediad i’r rhyngrwyd ichi wrth ymweld â’n safle. Y sail gyfreithiol rydym yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol yw erthygl 6(1)(f) o GDPR y DU, sy’n caniatáu inni brosesu data personol pan fydd yn angenrheidiol at ddibenion ein buddiannau cyfreithlon.

19. Sut i gysylltu â Rheolwr Diogelu Data DVLA

Os ydych eisiau cysylltu â’n Rheolwr Diogelu Data, ysgrifennwch at:

Ymholiadau SAR DVLA
DVLA
Abertawe
SA6 7JL

Neu gallwch ysgrifennu at y Rheolwr Diogelu Data drwy e-bost yn: SubjectAccess.Requests@dvla.gov.uk

20. Adolygiad

Rydym yn adolygu ein polisi preifatrwydd o leiaf yn flynyddol. Drwy wneud hyn byddwn yn sicrhau eich bod yn gwybod bob amser pa wybodaeth y byddwn yn ei chasglu, sut y byddwn yn ei defnyddio a than ba amgylchiadau (os o gwbl) y byddwn yn ei rhannu â phartïon eraill.