Papur polisi

Atodiad 1: Cyfnodau cadw

Diweddarwyd 15 November 2024

Mae’r atodiad hwn yn disgrifio’r cyfnodau cadw ar gyfer eich data (am ba mor hir y cedwir eich data).

Pan rydych yn agor Cyfrif gyrwyr a cherbydau

Byddai gwybodaeth gwsmeriaid yn cael ei chadw am oes y cyfrif.  Gallwch ddileu’r cyfrif ar unrhyw adeg.

Pan rydych yn gwneud cais am drwydded yrru

Mae’r system graidd o gofnodi data trwyddedu gyrwyr Prydain Fawr yn cynnwys enw, cyfeiriad, dyddiad geni, rhif gyrrwr, rhif cyhoeddi, manylion trwydded, hawliau gyrru ac unrhyw ardystiadau dilys.

Cedwir data am 120 o flynyddoedd o’r dyddiad geni. Fodd bynnag, 3 mis ar ôl hysbysiad o farwolaeth, mae’r wybodaeth a gedwir yn cael ei lleihau i fod mor brin â phosibl.

Mae ardystiadau hefyd yn destun cwtogi ar ôl 4 neu 11 mlynedd yn dibynnu ar y math o drosedd.

Mae cadw cofnodion gyrwyr hanesyddol papur yn cael ei adolygu bob 5 mlynedd.

Pan rydych yn gwneud cais am gerdyn tacograff

Cynhelir cronfa ddata o holl yrwyr Prydain Fawr sydd â cherdyn tacograff sy’n cynnwys enw, cyfeiriad, dyddiad geni, manylion cyswllt, rhif trwydded yrru, rhif tacograff, ffotograff a llofnod.

Cedwir y data am 5 mlynedd yn unol â chyfnod dilysrwydd cardiau tacograff. 

Pan rydych yn gwneud cais i gofrestru cerbyd yn eich enw

Mae’r system graidd o gofnodi ar gyfer cerbydau cofrestredig yn y DU yn cynnwys y rhif cofrestru cerbyd, rhif adnabod cerbyd, manylion technegol cerbyd, statws trwyddedu, ac enw a manylion cyswllt ceidwad cofrestredig y cerbyd a cheidwaid blaenorol.

Cedwir y data hwn am oes y cerbyd ac fe’i gwneir yn ddi-rym pan dderbynnir hysbysiad bod y cerbyd yn cael ei sgrapio neu ei ddinistrio.

Mae cadw cofnodion cerbydau hanesyddol papur yn cael ei adolygu bob 5 mlynedd.

Pan rydych yn gwneud cais am blât trwydded fasnach

Cedwir cronfa ddata o’r holl ddeiliaid trwydded fasnach sy’n cynnwys enw, cyfeiriad, enw deiliad y drwydded a rhif plât masnach.  Mae cadw’r cofnodion hyn yn cael ei adolygu bob 5 mlynedd.

Cedwir cofnod ar wahân o drwyddedau masnach a roddwyd am 7 mlynedd.

Pan rydych yn talu’r ardoll HGV

Bydd yr Adran Drafnidiaeth fel rheolydd data a NEC Software Solutions (prosesydd data) yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol at ddibenion gweinyddu’r Ardoll Defnyddwyr Ffyrdd HGV a’i orfodi (Deddf Ardoll Defnyddwyr Ffyrdd HGV 2013).

Bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei diogelu a’i phrosesu yn briodol yn unol â gofynion y gyfraith diogelu data. Cedwir data prynu ardoll am 6 mis, a chedwir data cyfrif anweithredol am 2 flynedd cyn cael ei anonymeiddio.

Pan rydych yn gwneud cais i gofrestru ôl-gerbyd

Cynhelir cofrestr o rai ôl-gerbydau sy’n pwyso mwy na 750kg a phob ôl-gerbyd sy’n pwyso mwy na 3,500kg sy’n cynnwys rhif adnabod y cerbyd a rhif cofrestru’r ôl-gerbyd.

Mae cofnodion ôl-gerbydau yn cael eu dileu ar ôl 20 mlynedd o anweithgarwch. Cedwir rhif cofrestru’r ôl-gerbyd fel na ellir ei ailddefnyddio.

Pan rydych yn prynu rhif cofrestru preifat (personol)

Mae cronfa ddata o’r holl rifau cofrestru personol a brynwyd gan DVLA yn cynnwys enw, cyfeiriad, manylion cyswllt, gwerth y pryniant a manylion enwebai. Cedwir hyn am oes rhif cofrestru’r cerbyd.

Cedwir cronfa ddata o gwsmeriaid sy’n mynegi diddordeb mewn prynu rhif cofrestru penodol sy’n cynnwys enw, manylion cyswllt a’r rhif cofrestru y mae ganddynt ddiddordeb ynddo nes bod y rhif cofrestru yn cael ei werthu neu os yw’r cwsmer yn dad-danysgrifio o’r gwasanaeth.

Pan rydych yn cofrestru i ddod yn gyflenwr plât rhif

Cofrestr o gyflenwyr platiau rhif sy’n cynnwys enw a manylion cyswllt y rhai sydd wedi’u cofrestru i gyflenwi platiau rhif. Mae’r data a gynhwysir yn y gofrestr hon yn cael ei adolygu bob 10 mlynedd.

Pan rydych yn cysylltu â ni ynghylch taliadau Parthau Aer Glân (CAZ)

Mae canolfan gyswllt DVLA yn trafod ymholiadau a thaliadau CAZ ar ran yr Uned Ansawdd Aer ar y Cyd (JAQU). Cedwir yr holl wybodaeth sy’n gysylltiedig ag ymholiadau cyffredinol am gyfnod o 90 diwrnod, ac ar ôl hynny dim ond enw a chyfeiriad e-bost sy’n cael eu cadw. Cedwir cwynion am 7 mlynedd.

Pan rydych yn tanysgrifio i dderbyn hysbysiadau e-bost DVLA

Mae DVLA yn cadw cronfa ddata o gwsmeriaid sydd wedi gofyn am dderbyn hysbysiadau e-bost sy’n cynnwys eu cyfeiriad e-bost. Gall cwsmeriaid ddad-danysgrifio pan nad ydynt bellach yn dymuno derbyn yr hysbysiadau hyn.

Pan fydd gennych ymholiad neu gŵyn

Cedwir cwynion gweinidogol a swyddogol, ynghyd â cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth, am 5 mlynedd.

Mae gohebiaeth sydd wedi’i storio mewn systemau gwaith achos yn cael ei chadw am naill ai 5 mlynedd, 10 mlynedd ar ôl cau achos neu oes y cofnod gyrrwr yn dibynnu ar natur y gŵyn neu’r ymholiad.

Cedwir recordiadau galwadau, gwe-sgyrsiau ac ymholiadau neu gwynion e-bost am 3 mis.

Cedwir cwynion sy’n cael eu cyfeirio at yr Asesydd Cwynion Annibynnol am 3 mis.

Pan rydych yn rhanddeiliad neu gyflenwr allweddol sydd â chontractau a gwasanaethau gyda ni

Cedwir manylion sy’n ymwneud â thendrau aflwyddiannus am flwyddyn.

Cedwir manylion sy’n ymwneud â thendrau llwyddiannus am 6 blynedd.

Cedwir contractau a Memoranda Cyd-ddealltwriaeth am 6 blynedd ar ôl i’r contract neu’r cytundeb ddod i ben.

Dibenion ystadegol ac ymchwil 

Rydym hefyd yn prosesu eich data at ddibenion ystadegol ac ymchwil.

Cedwir data arolygon cwsmeriaid a gweithwyr am rhwng 3 a 12 mis, yn dibynnu ar natur yr arolwg.

Cedwir recordiadau sain a fideo o sesiynau profi cwsmeriaid am uchafswm o 10 mlynedd, yn amodol ar gydsyniad y cwsmer.