Canllawiau

Polisi'r DWP ar dreuliau ar gyfer teithio a llety busnes i gontractwyr, Rheolwyr Dros Dro ac Ymgynghorwyr

Cyhoeddwyd 13 September 2024

Mae’r term Contractwr drwy gydol y ddogfen hon yn berthnasol i unrhyw Gontractwyr allanol (mae hyn yn cynnwys Llafur Wrth Gefn, Ymgynghorwyr a Staff Cyflenwyr).

1. 1. Egwyddorion allweddol

Bydd DWP yn ad-dalu costau teithio a llety busnes angenrheidiol a rhesymol a ysgwyddir wrth ymgymryd â dyletswyddau ar ran DWP a darparu gofynion i’r DWP, lle y cytunir ar hyn fel rhan o’r telerau cytundebol.

Mae hyn yn amodol ar gadw at yr Egwyddorion Allweddol canlynol:

• dylai’r Contractwr sicrhau eu bod yn deall y polisi ac yn dilyn y gweithdrefnau cywir
• dylech ond teithio pan mae angen busnes i wneud hynny a bod y daith yn gyfan gwbl angenrheidiol am resymau busnes
• mae’r gofyniad i deithio wedi’i gytuno gyda’r DWP ymlaen llaw a bod trefniadau amgen wedi cael eu hystyried, er enghraifft, Microsoft Teams
• defnyddir y dulliau teithio mwyaf economaidd ac addas, gan ystyried gwerth am arian a ffactorau cynaliadwyedd
• dylid trefnu teithio (a llety) cyn belled ymlaen llaw â phosibl er mwyn elwa o’r pris gorau sydd ar gael
• rhaid i’r holl dreuliau fod yn unol â’r treuliau a nodir ym Mholisi Treuliau Contractwr ar yr adeg mae’r treuliau’n digwydd
• mae’n rhaid bod yr holl dreuliau o’r fath wedi cael eu hysgwyddo wrth gyflawni gwasanaethau’r DWP i ffwrdd o’u prif leoliad gwaith DWP (fel y cytunwyd yn y Contract, Datganiad Gwaith neu Orchymyn Gwaith), a bod yn llai na chost teithio i’r prif leoliad
• mae tystiolaeth ddogfennol briodol, fel derbynebau a thocynnau, o dreuliau o’r fath yn cael eu talu yn cael eu darparu i’r cyswllt priodol yn y DWP. Er mwyn sicrhau bod gan yr adran lwybr archwilio cadarn ac i fodloni gofynion CThEF, mae’n ofynnol i gontractwyr gadw tystiolaeth o gostau teithio ac awdurdodiadau ar gyfer y flwyddyn dreth y telir y gost a’r tair blynedd dreth ganlynol. Dylai contractwyr sicrhau eu bod yn cadw copi o’r dystiolaeth, fel yr achos busnes neu’r derbynebau, am y cyfnod hwn. Mae copïau wedi’u sganio/electronig yn dderbyniol a gellir eu cadw. Ni fydd yr adran yn derbyn cyfrifoldeb am unrhyw dderbynebau electronig a gedwir ar y rhwydwaith adrannol -rhaid cyflwyno’r treuliau ar yr un pryd â’r daflen amser wythnosol berthnasol neu, lle nad oes angen taflenni amser wythnosol o dan y contract, fel rhan o’r cyflwyniad anfoneb nesaf

• mae’r DWP yn cadw’r hawl i wrthod ceisiadau am dreuliau afresymol, unrhyw dreuliau nad ydynt yn cydymffurfio â Pholisi DWP neu dreuliau y gellid bod wedi’u hosgoi pe bai taith wedi’i chynllunio’n well

• Ni ddylai contractwyr gofrestru na defnyddio systemau trefnu teithio DWP. Lle bo’n briodol, gellir trefnu lle ar ran Contractwr gan aelod staff parhaol pan fydd yn cydfynd a chaniatâd y Rheolwr Llogi.  Dylai’r e-bost gael ei gadw gan yr aelod staff parhaol sy’n trefnu’r daith i sicrhau bod llwybr archwilio yn cael ei gadw

2. 2. Amgylchiadau lle na fydd DWP yn ad-dalu treuliau.

Ni fydd DWP yn ad-dalu costau ar gyfer teithio i, neu lety yn, y prif leoliad fel y nodir yn y Contract, Datganiad o Waith neu Orchymyn Gwaith.

Yn ogystal, er mwyn cydymffurfio â rheolau Priodoldeb a Rheoleiddo, Archwilio a Threth, ni fydd DWP yn talu, nac yn gyfrifol am dalu unrhyw ddirwyon neu daliadau cosb mewn perthynas â cherbydau preifat ac ati wrth gyflawni dyletswyddau ar gyfer DWP.

3. 3. Personél alltraeth

Mewn amgylchiadau eithriadol, mae’n bosibl y bydd DWP wedi derbyn cymeradwyaeth i ganiatáu i gontractwyr gael eu lleoli y tu allan i’r DU. Pan fydd hyn yn berthnasol mewn cytundeb contractwyr gyda’r DWP, mae’r canlynol yn berthnasol:

• ni fydd costau teithio a llety busnes mewn lleoliadau alltraeth yn cael eu had-dalu

• lle mae’r Contractwr yn penderfynu dod â Chontractwyr alltraeth i’r DU er mwyn cyflawni gwasanaethau i’r DWP, h.y.: maent yn cael eu “glanio”, yna gall Polisi Treuliau Contractwr DWP fod yn berthnasol lle nodir costau teithio a thalu treuliau swyddogol o fewn y Contract

• ni fydd DWP yn atebol am unrhyw dreuliau er mwyn i’r Contractwyr gael eu “glanio” h.y.: ar gyfer teithio o’r lleoliad alltraeth i’r lleoliad ar y lan.

4. 4. Cyfraddau treuliau

Rhoddir y mathau o dreuliau a’r cyfraddau sy’n daladwy isod ac maent yn berthnasol o 9 Mai 2024. Mae’r cyfraddau sy’n daladwy yn agored i newid pryd y bydd hwn yn cael ei ddiweddaru.

5. 5. Treuliau ad-daladwy

Mae’r rhain yn ddarostyngedig i’r Egwyddorion Allweddol.

5.1 Trafnidiaeth gyhoeddus gan gynnwys Teithio ar y Rheilffordd

Dylid cael yr opsiwn mwyaf cost-effeithiol/gwerth am arian a gall Contractwyr ddefnyddio asiant/asiantaethau trefnu eu sefydliadau eu hunain neu ddewisiadau eraill cost isel. Dylid manteisio ar unrhyw gynigion ar gyfer teithio gostyngedig (gan gynnwys Tocynnau Cyfyngedig a Phrynu Ymlaen Llaw).

Fel arall, gall gweithwyr DWP drefnu teithio ar ran Contractwyr.

Ar drafnidiaeth gyhoeddus rhaid defnyddio teithio dosbarth safonol. Mae teithio Dosbarth cyntaf wedi’i wahardd yn llwyr waeth beth yw’r dyletswyddau a wneir.  Anogir y defnydd o gardiau gostyngiadau Tren, Oyster neu gynlluniau disgownt eraill os dangosir tystiolaeth y bydd y rhain yn arbed mwy na’u cost.

5.2 Taxis

Gellir ad-dalu tocynnau tacsi (hyd at uchafswm o £50 y person fesul taith) ar gyfer teithio swyddogol lle mae eu defnydd yn rhesymol o dan yr amgylchiadau, ac mae o leiaf un o’r canlynol yn berthnasol:

• lle nad oes unrhyw ddull addas arall o drafnidiaeth gyhoeddus

• mewn amgylchiadau eithriadol lle mae arbed amser swyddogol yn bwysig

• pan fydd yn rhaid mynd â bagiau trwm

• pan gaiff ei rannu gan gontractwyr eraill sy’n gweithio i’r DWP ac mae’r pris yn gyffredinol yn rhatach na thrafnidiaeth gyhoeddus

• mae perygl i ddiogelwch personol

5.3 Teithio awyr

Mae ceisiadau ar gyfer teithio awyr domestig yn eithriad a byddant ond yn cael eu caniatau ble mae, gan ystyried cost lawn a hyd y daith, gan gynnwys teithio i/o’r maes awyr, ac aros dros nos posibl, yn cynnig gwell gwerth am arian na dulliau amgen.

(Rhaid i chi ystyried y gwerth am arian wrth ystyried teithio. Dylid ystyried y costau llawn o ddechrau taith i’r diwedd wrth ystyried pa ddull teithio sy’n darparu’r gwerth gorau am arian.)

Rhaid prynu’r tocyn rhataf sy’n bodloni’r gofynion teithio. Yn y rhan fwyaf o amgylchiadau bydd hwn yn docyn Ymlaen Llaw neu Sefydlog.

(Mae’r tocynnau teithio hyn yn rhatach ond mae’n rhaid i chi deithio ar ddyddiad ac amser penodol. Ni ellir eu had-dalu ond gellir eu cyfnewid neu eu diwygio. Yn gyffredinol, mae’r arbedion sylweddol sydd ar gael yn gorbwyso’r taliadau ychwanegol am newidiadau.)

Ni ddylid, o dan unrhyw amgylchiadau, archebu tocyn drutach gyda chwmni penodol dim ond i gronni pwyntiau/gwobrau.

Gall contractwyr ddefnyddio asiant/asiantau trefnu eu sefydliadau eu hunain neu ddewisiadau eraill cost isel. Rhaid i unrhyw geisiadau am gost teithio gael eu dangos gyda dogfennau ategol a derbynebau.

Fel arall, gall gweithwyr DWP drefnu teithio ar ran Contractwyr.

Rhaid trefnu teithio awyr Dosbarth Economi bob amser wrth deithio ar hediadau domestig o fewn y DU. Ni ddylid trefnu unrhyw docynnau Dosbarth Busnes na thocynnau dosbarth cyntaf ar deithiau domestig beth bynnag fo’r hyd/cyfnod y daith.

5.4 Llogi cerbydau dros dro

Gall contractwyr sy’n gweithio i DWP yrru cerbydau wedi’u llogi wrth gynnal busnes DWP. Rhaid pwysleisio bod hyn ond yn berthnasol i fusnes DWP. Ni ellir gyrru at ddefnydd preifat, eu cwmni eu hunain nac unrhyw gwmni arall y maent yn gweithio iddo ar hyn o bryd.

Bydd unrhyw wyriad o hyn yn annilysu yswiriant indemniad y Goron (sy’n berthnasol yn lle yswiriant masnachol) a bydd y Contractwr yn gyfrifol am unrhyw iawndal a chostau.

Bydd llogi cerbydau ond yn cael ei drefnu gan weithiwr DWP ar ran y contractwr. Os nad oes gan Gontractwr rif staff ffug y DWP, dylai’r trefnwr archebu’r cerbyd yn enw’r Contractwr ond defnyddio eu rhif staff eu hunan a dyfynnu’r ganolfan gostau berthnasol a’r cod Uned Busnes. Bydd gofyn i’r gweithiwr gwblhau’r rhestr wirio fewnol briodol DWP.

Pan fydd car yn cael ei logi drwy’r broses Rhentu Dyddiol, dylid cyflenwi cerbydau â thanc llawn o danwydd a rhaid i’r Contractwr ail-lenwi’r cerbyd dros dro cyn ei ddychwelyd, gan gadw’r dderbynneb am y cyfnod priodol a’i gyflwyno i’r Rheolwr Llogi am ad-daliad.  Nid oes unrhyw eithriadau i hyn.

5.5 Defnydd o gerbydau preifat

	Cyfradd
Cyfradd safonol uwch (hyd at 10,000)	£0.45 y filltir
Cyfradd safonol is (dros 10,000)	£0.25 y filltir
Beiciau Modur	£0.24 y filltir

Gall contractwyr ddefnyddio eu cerbyd eu hunain ar gyfer teithiau busnes dim ond pan nad oes dull teithio ymarferol arall gan gynnwys trafnidiaeth gyhoeddus. Rhaid cael caniatâd gan DWP ar gyfer pob taith fusnes a gynhelir mewn cerbyd preifat.

Cyn ymgymryd â theithiau o’r fath, rhaid i’r rheolwr DWP gwblhau’r rhestr wirio fewnol briodol gan DWP a gwirio bod gan y Contractwr drwydded yrru gyfredol lawn a bod eu hyswiriant cerbyd yn cynnwys cymal Defnydd Busnes.

Ni all contractwyr o dan unrhyw amgylchiadau deithio ar fusnes DWP gan ddefnyddio eu car eu hunain os nad yw eu hyswiriant yn cynnwys cymal Defnydd Busnes.

Mae contractwyr hefyd yn gyfrifol am sicrhau bod eu cerbyd preifat yn addas i’r ffordd a, lle bo angen, bod ganddynt Dystysgrif Prawf MOT ddilys.

Rhaid i holl bersonél y Contractwr sicrhau bod eu polisi yswiriant cerbydau modur yn cynnwys cymal Indemniad Cyflogwr yn ogystal â’r cymal Defnydd Busnes. Cyfrifoldeb deiliad y polisi yw gwirio gyda’u cwmni yswiriant bod ganddynt y ddau fath o yswiriant.

5.6 Parcio ceir

Gellir hawlio ffioedd parcio ceir wrth gynhyrchu’r dystiolaeth ddogfennol briodol. Dylid darparu derbynebau a thocynnau i’r cyswllt DWP priodol.

5.7 Llety dros nos

Lle bo angen i Gontractwr aros i ffwrdd o’u prif leoliad(au) sylfaenol ar gyfer cyflawni’r contract, yna dim ond os nad yw’n bosibl i’r Contractwr aros yn eu cartref y bydd costau llety dros nos yn cael eu had-dalu.

Mae’r egwyddorion canlynol yn berthnasol i unrhyw lety sy’n cael ei drefnu:

1. Rhaid iddo fod mor agos â phosibl at leoliad pen y daith y teithiwr ac o fewn radiws 5 milltir i’r gweithle arall (y tu allan i Lundain) neu o fewn 30 munud o deithio (y tu mewn i Lundain)

2. Rhaid iddo fod yr opsiwn mwyaf economaidd, ar ôl ystyried cost gyfan y daith, fel costau trafnidiaeth gyhoeddus, prisiau tacsi ac amser teithio

3. Rhaid i gontractwyr drefnu’r gwesty mwyaf cost-effeithiol o fewn y terfyn a nodwyd

4. Lle bo modd, dylid trefnu gwestai o leiaf 14 diwrnod ymlaen llaw i gynyddu’r tebygolrwydd bod ystafelloedd rhatach ar gael

5. Ni ddylid o dan unrhyw amgylchiadau drefnu gwesty drutach gyda chwmni penodol ond er mwyn cronni pwyntiau/gwobrau

5.8 Gwesty

Enw	Terfynau uchaf y nos
Llundain	£150.00
Gweddill y wlad ac eithrio Llundain	£100.00

Rhaid trefnu ystafelloedd ar gyfer ystafell yn unig.

Dylid cael yr opsiwn mwyaf cost-effeithiol/gwerth am arian a gall Contractwyr ddefnyddio asiant/asiantaethau trefnu eu sefydliadau eu hunain neu ddewisiadau eraill cost isel. Dylid cymryd mantais o unrhyw gynigion ar gyfer cyfraddau gwestai is.

Disgwylir i gontractwyr drefnu’r gwesty ar y gyfradd isaf sydd ar gael ac efallai y gofynnir iddynt ddangos tystiolaeth o hyn.

Rhaid i unrhyw geisiadau am gost llety gael eu cefnogi gan dderbynebau.

Fel arall, gall gweithwyr DWP drefnu teithio ar ran Contractwyr.

5.9 Aros dros nos gyda ffrindiau neu berthnasau

Pan fydd Contractwr yn dewis aros gyda ffrindiau neu berthnasau yn hytrach nag mewn gwesty neu sefydliad masnachol arall, yna nid yw cyfraddau’r Gwesty yn berthnasol.

Yn hytrach, mae’r lwfans “ffrindiau a pherthnasau” yn daladwy ar gyfradd unffurf i dalu am lety.

	Lwfans
Bob nos	£25.00

6. 6. Treuliau na ellir eu had-dalu

6.1 Cynhaliaeth a phrydau bwyd

Ni fydd y DWP yn ad-dalu ceisiadau am brydau bwyd na chynhaliaeth, gan gynnwys Brecwast am aros dros nos.

6.2 Galwadau ffôn symudol a defnydd o’r rhyngrwyd

Ni ellir hawlio costau ar gyfer galwadau ffôn symudol a defnydd o’r Rhyngrwyd.

6.3 Dirwyon a chosbau

Cyfrifoldeb ariannol personol y Contractwr yw dirwyon, cosbau ac unrhyw gostau gweinyddol cysylltiedig a wynebir wrth ddefnyddio cerbyd preifat neu logi cerbyd dros dro.

Nid oes gan DWP unrhyw gyfrifoldeb ariannol am dalu unrhyw ddirwyon, cosbau a chostau gweinyddol sy’n gysylltiedig â defnyddio cerbyd preifat neu logi cerbyd dros dro.