Canllawiau

Cyfarwyddyd ymarfer 82: llofnodion electronig a dderbynnir gan Gofrestrfa Tir EF

Diweddarwyd 27 August 2024

Yn berthnasol i England and Gymru

Sylwer bod cyfarwyddiadau ymarfer Cofrestrfa Tir EF wedi eu hanelu’n bennaf at gyfreithwyr a thrawsgludwyr eraill. Maent yn aml yn delio â materion cymhleth ac yn defnyddio termau cyfreithiol.

1. Cyflwyniad

Mae’r cyfarwyddyd yn nodi’r gwahanol fathau o lofnodion electronig y gall Cofrestrfa Tir EF eu derbyn a’r dogfennau y gellir eu defnyddio ar eu cyfer.

Mae hefyd yn egluro ffurf o lofnod electronig (Llofnod Electronig Cymwysedig) y gellir ei ddefnyddio ar hyn o bryd dim ond gan gwmnïau sy’n cymryd rhan mewn peilot, ond a fydd, gobeithio, ar gael yn ehangach maes o law.

NID yw’r cyfarwyddyd hwn yn ymwneud â llofnodion electronig a ddefnyddir mewn dogfennau sy’n creu buddion a fydd yn destun rhybuddion unochrog neu rybuddion y cytunwyd arnynt: gallwn fwrw ymlaen â’r cais i gofnodi’r rhybudd waeth beth fo ffurf y llofnod electronig a ddefnyddir.

Lle defnyddir llofnod electronig ar gyfer gweithred, gweler cyfarwyddyd ymarfer 8: cyflawni gweithredoedd am fanylion y cymalau ardystio gofynnol, a fydd yr un fath p’un ai defnyddir ‘inc gwlyb’ neu lofnodion electronig.

Yn y cyfarwyddyd hwn, mae gan ‘trawsgludwr’ yr ystyr a roddir gan reol 217A o Reolau Cofrestru Tir 2003 ac ystyr ‘trawsgludwr a reoleiddir yn unigol’ yw unigolyn a ddisgrifir ym mharagraff (2)(a) neu (b) o’r rheol honno, ac felly’n cynnwys cyfreithwyr, bargyfreithwyr, trawsgludwyr trwyddedig ac Ymarferyddion Trawsgludo CILEx.

Yn fras felly, bydd cwmni neu gyflogwr trawsgludwr a reoleiddir yn unigol yn drawsgludwr, a gall unrhyw aelod o staff y trawsgludwr gyflawni unrhyw beth yn y cyfarwyddyd hwn y mae’n ofynnol i drawsgludwr yn hytrach na thrawsgludwr a reoleiddir yn unigol ei wneud.

2. Llofnodion Mercury

2.1 Cefndir

Cymeradwyodd adroddiad Comisiwn y Gyfraith ‘Electronic execution of documents’ (Law Com No 386), a gyhoeddwyd ym Medi 2019, ddull gweithredu a gyflwynwyd gan Gymdeithas y Cyfreithwyr mewn arfer Nodyn ymarfer “Execution of documents by virtual means” a gynhyrchwyd yn wreiddiol yn 2009. Roedd Cymdeithas y Cyfreithwyr wedi argymell y dull hwn fel un “darbodus” i’w gymryd wrth gyflawni gweithredoedd (boed gan unigolyn neu ar ran cwmni) lle’r oedd y partïon i gyd yn bresennol ar gwblhau trafodiad. Ffurf y llofnod o dan sylw oedd llofnod llawysgrif wedi ei sganio yn cael ei ychwanegu at fersiwn derfynol y weithred. Nodwyd y dull gweithredu yn y Nodyn arfer a chyfeiriwyd ato gan Gymdeithas y Cyfreithwyr, ac wedi hynny gan Gomisiwn y Gyfraith, fel “opsiwn 1”.

Cytunodd Comisiwn y Gyfraith â’r farn yn y nodyn ymarfer “y bydd fersiwn derfynol PDF (neu Word) y ddogfen a PDF y dudalen llofnodi wedi ei llofnodi (y ddau ynghlwm wrth yr un ebost) yn ffurfio dogfen wreiddiol wedi ei llofnodi a bydd yn cyfateb i’r ‘un ddogfen gorfforol’ y cyfeirir ati yn Mercury.” Mae hwn yn gyfeiriad at R (Mercury Tax Group Ltd) v HMRC [2008] EWHC 2721 (Admin) lle nododd Underhill J (fel yr oedd bryd hynny) adran 1(3) o Ddeddf Cyfraith Eiddo (Darpariaethau Amrywiol) 1989 a mynegi ei gytundeb gyda’r Cwnsler “bod yr iaith honno o reidrwydd yn golygu bod yn rhaid i’r llofnod a’r ardystiad fod yn rhan o’r un ddogfen gorfforol” sy’n cael ei llofnodi. Dyma pam y cyfeirir yn aml at y math o lofnod a ddefnyddir yn opsiwn 1 fel llofnod “Mercury PDF” neu “llofnod Mercury”: mae’n fath o lofnodi wedi ei setlo fel ymateb i sylwadau yn Mercury.

Mae llofnod “inc gwlyb” traddodiadol yn ofynnol ar gyfer llofnodi trwy ddull Mercury. Fodd bynnag, gellir ei ystyried yn ffurf ar lofnod electronig oherwydd bod y broses o dan sylw yn golygu ei bod yn dod o fewn diffiniad llofnod electronig yn erthygl 3(10) o Reoliad (EU) 910/2014 ar adnabod electronig a gwasanaethau ymddiried ar gyfer trafodion electronig. (‘Rheoliad eIDAS’): “data in electronic form which is attached to or logically associated with other data in electronic form and which is used by the signatory to sign”.

2.2 Llofnodion Mercury: gwarediadau a thrafodion eraill yn cael eu cofrestru

Mae Atodiad 1 yn cynnwys manylion am y gwarediadau a deliadau eraill y gellir eu llofnodi trwy ddull Mercury. Gellir llofnodi’r hyn sy’n cyfateb mewn perthynas â thir digofrestredig yn y modd hwn hefyd.

Rhaid bodloni’r gofynion canlynol.

Y gofyniad cyntaf yw bod yr holl bartïon i’r gwarediad neu ddeliad arall, gan gynnwys unrhyw bartïon nad ydynt yn llofnodi, yn cael eu cynrychioli gan drawsgludwr. Mae’r gofyniad hwn yn ddarostyngedig i dri eithriad: mae’n ofynnol i drawsgludwyr weithredu ar ran y canlynol yn unig (i) y rhoddwr benthyg yn achos morgais, rhyddhau neu ollwng, (ii) y cynrychiolwyr personol yn achos cydsyniad, a (iii) y rhoddwr yn achos atwrneiaeth.

Pan fo dogfen i’w llofnodi gan atwrnai parti, rhaid i drawsgludwr fod yn gweithredu mewn perthynas â’r cyflawni, ond nid oes gwahaniaeth at ddibenion y gofynion hyn a gafodd y trawsgludwr gyfarwyddyd gan y parti neu gan yr atwrnai.

Yr ail ofyniad yw dilyn y camau a restrir isod:

• CAM 1 – Anfonir copïau terfynol y cytunwyd arnynt o’r weithred (gan gynnwys unrhyw gynlluniau) trwy ebost at bob parti gan eu trawsgludwr. Er mwyn egluro’r hyn a ddisgwylir (er nad yw hyn yn ofyniad), efallai y bydd trawsgludwyr sy’n drafftio’r weithred am ychwanegu datganiad i’r perwyl a ganlyn, wrth ymyl neu o dan y man lle mae’r tyst i’w llofnodi: “Rwy’n cadarnhau fy mod yn gorfforol bresennol pan lofnododd [enw’r blaid a lofnododd] y weithred hon.”

• CAM 2 – Mae pob parti’n argraffu’r dudalen llofnodi yn unig.

• CAM 3 – Mae pob parti’n llofnodi’r dudalen llofnodi ym mhresenoldeb corfforol tyst.

• CAM 4 – Mae’r tyst yn llofnodi’r dudalen llofnodi.

• CAM 5 – Mae pob parti’n anfon ebost sengl at eu trawsgludwr ac atodir y copi terfynol y cytunwyd arno o’r trosglwyddiad (gweler CAM 1) a PDF/JPEG neu gopi addas arall o’r dudalen llofnodi wedi ei llofnodi gyda’r ebost.

• CAM 6 – Caiff y trafodiad trawsgludo ei gwblhau.

• CAM 7 – Mae’r trawsgludwr sy’n gwneud cais am gofrestriad yn lanlwytho’r copi terfynol y cytunwyd arno o’r weithred a’r dudalen neu dudalennau llofnodi wedi eu llofnodi ar ffurf un ddogfen gyda’r cais.

Yn CAM 1 a CAM 5, gall y trawsgludwr o dan sylw fod yn drawsgludwr heblaw trawsgludwr y parti ar yr amod bod y trefniant wedi cael ei gytuno gan drawsgludwyr yr holl bartïon.

Yn CAM 7, gellir cyfuno tudalennau’r weithred a’r tudalennau llofnodi yn CAM 7 naill ai trwy (i) eu cyfuno’n electronig neu (ii) eu hargraffu ac yna eu cyfuno’n gorfforol. Rhaid i’r trawsgludwr ardystio’r trosglwyddiad sy’n deillio o hyn fel copi gwir o’r gwreiddiol yn y ffordd arferol. At y diben hwn, y ‘gwreiddiol’ yw fersiwn terfynol y weithred a’r dudalen llofnodi wedi ei hatodi i’r ebost at y trawsgludwr.

Gellir gwneud y cais i gofrestru trwy ddull electronig. Os bu cyfuniad electronig, gellir lanlwytho’r weithred gyfunedig, megis trosglwyddiad a’r tudalennau llofnodi’n uniongyrchol fel un ddogfen; os bu cyfuniad corfforol, gellir sganio’r tudalennau cyfunedig fel un ddogfen.

Fel arall, gellir gwneud y cais ar ffurf bapur. Bydd angen cyflwyno copi o’r ddogfen gyfunedig sengl sy’n ffurfio’r trosglwyddiad a gyflawnwyd: os caiff ei chyfuno’n electronig, gellir argraffu’r ddogfen sy’n deillio ohoni.

Rhaid i gynllun sydd wedi ei gynnwys mewn trosglwyddiad o ran neu weithred arall sy’n delio â rhan o’r tir mewn teitl cofrestredig gael ei lofnodi gan y trosglwyddwr neu waredwr arall: rheol 213(2) o Reolau Cofrestru Tir 2003. Felly, gallai trawsgludwr y gwaredwr lofnodi’r cynllun (fel llofnod wedi ei theipio efallai) fel asiant ar gyfer y gwaredwr cyn anfon ebost ato yn CAM 1, fel bod y copi cyflawni terfynol o’r weithred a anfonir at y gwaredwr yn cynnwys y cynllun wedi ei lofnodi. Byddai’n rhaid i drawsgludwyr fodloni eu hunain eu bod wedi eu hawdurdodi’n briodol i lofnodi fel asiant. Fel arall, gallai’r gwaredwr deipio ei enw ar y cynllun trwy lofnod yn CAM 3.

Lle bo’r ddogfen o dan sylw yn gydsyniad tir digofrestredig, mae’r gofynion a nodir uchod yn gymwys ond heb yr angen am bresenoldeb tyst yn CAM 3 a thrwy anwybyddu CAM 4.

Gweler Llofnodi trwy ddull Mercury a llofnodion electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr: cwmnïau lle bo’r deliad gan gwmni.

2.3 Llofnodion Mercury: ffurflenni cais a dogfennau eraill

Mae Atodiad 1 yn cynnwys manylion y dogfennau eraill y gellir eu llofnodi ar ffurf llofnodion Mercury, gan gynnwys ffurflenni cais penodedig, datganiadau o wirionedd (ond nid datganiadau statudol) a thystysgrifau amrywiol.

Rhaid bodloni’r gofynion canlynol.

Y gofyniad cyntaf yw bod pob llofnodwr yn cael ei gynrychioli gan drawsgludwr (oni bai mai trawsgludwr yw’r llofnodwr).

Yr ail ofyniad yw dilyn y camau a restrir isod:

• CAM 1 – Mae trawsgludwr yn anfon y ddogfen at y llofnodwr trwy ebost.

• CAM 2 – Mae’r llofnodwr yn argraffu’r dudalen llofnodi yn unig.

• CAM 3 – Mae’r llofnodwr yn llofnodi’r dudalen llofnod ac yn ychwanegu’r dyddiad; mae hefyd yn ychwanegu ei enw llawn o dan ei lofnod os nad yw wedi ei ychwanegu eisoes.

• CAM 4 – Mae’r llofnodwr yn anfon ebost at y trawsgludwr gan atodi’r ddogfen (Cam 1) a PDF/JPEG neu gopi addas arall o’r dudalen llofnodi wedi ei llofnodi.

• CAM 5 – Mae’r trawsgludwr yn paratoi un ddogfen sy’n cynnwys y ddogfen a’r dudalen llofnodi wedi ei llofnodi.

• CAM 6 – Mae’r trawsgludwr, neu drawsgludwr arall sydd wedi bodloni ei hunan bod y camau hyn wedi eu dilyn, yn lanlwytho’r ddogfen i Gofrestrfa Tir EF.

Yn CAM 5, gellir cyfuno’r ddogfen a’r dudalen llofnodi i’w cynnwys gyda’r cais i Gofrestrfa Tir EF naill ai trwy (i) eu cyfuno’n electronig neu (ii) eu hargraffu ac yna eu cyfuno’n gorfforol. Rhaid i’r trawsgludwr ardystio’r trosglwyddiad sy’n deillio o hyn fel copi gwir o’r gwreiddiol yn y ffordd arferol. At y diben hwn, y ‘gwreiddiol’ yw fersiwn terfynol y ddogfen a’r dudalen llofnodi wedi ei hatodi i’r ebost at y trawsgludwr.

3. Llofnodion electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr

3.1 Cefndir

Yn Law Com Rhif 386, y cyfeiriwyd ato uchod, daeth Comisiwn y Gyfraith i’r casgliad bod modd defnyddio llofnod electronig yn y gyfraith i gyflawni dogfen, gan gynnwys gweithred. Daeth Comisiwn y Gyfraith i’r casgliad hefyd y gellid tystio llofnod electronig yn yr un modd yn y bôn â llofnod inc gwlyb, heblaw y byddai’r tyst sy’n bresennol yn gorfforol adeg y llofnodi yn gweld y llofnodwr yn ychwanegu ei lofnod yn electronig at ddogfen.

Ar yr un pryd, roedd Comisiwn y Gyfraith yn cydnabod pe bai cofrestrfa gyhoeddus yn derbyn llofnodion inc gwlyb yn unig, ni fyddai’r partïon yn gallu cyflawni dogfennau yn electronig, waeth beth oedd y sefyllfa gyfreithiol. Nid oedd yn anghytuno â safiad Cofrestrfa Tir EF yn ei ymateb i bapur ymgynghori cynharach Comisiwn y Gyfraith fod “angen i awdurdod cofrestru gael rheolaeth dros y dull cyflawni a ddefnyddir ar gyfer dogfennau y mae’n rhaid eu cofrestru, yn enwedig lle cynigir gwarant teitl”.

Bydd Cofrestrfa Tir EF yn derbyn y rhan fwyaf o ddogfennau wedi eu llofnodi’n electronig lle dilynir y camau a restrir isod. Fel y gwelir, un o’r camau hyn yw bod trawsgludwr yn rhoi tystysgrif yn ymwneud â’r llofnod i Gofrestrfa Tir EF. O ganlyniad, rydym yn cyfeirio at y llofnodion electronig hyn fel ‘llofnodion electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr’. (Yn y gorffennol, defnyddiwyd y term ‘llofnodion electronig a dystiwyd’ ar adegau, ond gall hyn fod yn gamarweiniol oherwydd efallai bod y llofnodion yn rhai nad oes angen eu tystio.

Bydd y llofnodi yn gofyn am ddefnyddio system weithredu neu blatfform sy’n rheoli’r broses lofnodi electronig, gan gynnwys creu’r llofnod electronig. Ceir sawl darparwr platfformau o’r fath sy’n caniatáu i’n gofynion gael eu diwallu. Nid ydym yn rhagnodi y dylid defnyddio darparwyr penodol, ac nid oes gennym restr gymeradwy o ddarparwyr ychwaith.

Cynghorir trawsgludwyr y partïon i gadw copi o’u tystysgrif gwblhau neu adroddiad archwilio a gynhyrchwyd gan y platfform gyda’u ffeil drawsgludo ar ddiwedd y broses lofnodi. Dylai tystysgrif neu adroddiad o’r fath roi trywydd archwilio’r llofnodi, gan gynnwys amser a dyddiad y llofnodion, cyfeiriadau ebost yr anfonwyd y ddogfen atynt, y dull cyfrinair un tro a ddefnyddiwyd, y meysydd a gwblhawyd a chyfeiriadau Protocol Rhyngrwyd y dyfeisiau a ddefnyddiwyd.

3.2 Llofnodion electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr: gwarediadau a deliadau eraill yn cael eu cofrestru

Mae Atodiad 1 yn cynnwys manylion y gwarediadau eraill y gellir eu llofnodi gan ddefnyddio llofnod electronig wedi ei hardystio gan drawsgludwr. Gellir llofnodi’r hyn sy’n cyfateb mewn perthynas â thir digofrestredig ac atwrneiaeth ac eithrio atwrneiaeth arhosol gan ddefnyddio llofnod o’r fath hefyd.

Rhaid bodloni’r gofynion canlynol.

Y gofyniad cyntaf yw bod pob parti i’r gwarediad neu ddeliad arall, gan gynnwys unrhyw bartïon nad ydynt yn llofnodi, yn cael eu cynrychioli gan drawsgludwr. Mae’r gofyniad hwn yn ddarostyngedig i dri eithriad: mae’n ofynnol i drawsgludwyr weithredu ar ran y canlynol yn unig (i) y rhoddwr benthyg yn achos morgais, rhyddhau neu ollwng, (ii) y cynrychiolwyr personol yn achos cydsyniad, a (iii) y rhoddwr yn achos atwrneiaeth.

Pan fo dogfen i’w llofnodi’n electronig gan atwrnai parti, rhaid i drawsgludwr fod yn gweithredu mewn perthynas â’r cyflawni, ond nid oes gwahaniaeth at ddibenion y gofynion hyn a gafodd y trawsgludwr gyfarwyddyd gan y parti neu gan yr atwrnai.

Yr ail ofyniad yw bod trawsgludwr yn gyfrifol am sefydlu a rheoli’r broses lofnodi trwy’r platfform.

Y trydydd gofyniad yw dilyn y camau a restrir isod:

• CAM 1 – Mae’r trawsgludwr sy’n rheoli’r broses lofnodi yn sicrhau:

  • bod y copi terfynol y cytunwyd arno (gan gynnwys unrhyw gynlluniau) yn cael ei lanlwytho i’r platfform. Er mwyn egluro’r hyn a ddisgwylir (er nad gofyniad yw hwn), efallai bydd trawsgludwyr sy’n drafftio’r weithred am ychwanegu datganiad i’r perwyl a ganlyn wrth ymyl neu o dan y man lle mae’r tyst i’w llofnodi: ‘Cadarnhaf fy mod yn bresennol yn gorfforol pan lofnododd [enw’r blaid a lofnododd] y weithred hon.’

  • bod y platfform yn cael ei lenwi gydag enw, cyfeiriad ebost a rhif ffôn symudol y llofnodwyr a’r tystion. Pan fydd y platfform yn caniatáu hynny, gellir llenwi’r manylion ar gyfer tyst yn ddiweddarach, naill ai trwy’r llofnodwr yn nodi’r manylion ar gyfer ei dyst neu’r trawsgludwr yn gwneud hynny, ar yr amod bod hyn yn cael ei wneud cyn CAM 5

  • y tynnir sylw at y meysydd y mae’n rhaid eu cwblhau o fewn y ddogfen (gan gynnwys meysydd llofnodion ar unrhyw gynlluniau y mae’n ofynnol i’w llofnodi) ac yn nodi pwy sydd  i’w cwblhau, yn ogystal ag ym mha drefn fel bod y llofnodwr yn cael ei ddilyn gan ei dyst. Er mwyn cydymffurfio â CAM 6, rhaid i drawsgludwr ddyddio’r ddogfen pan fo wedi ei huwchlwytho i’r platfform o hyd. Mae’n bosibl felly y bydd y trawsgludwr sy’n rheoli’n dymuno amlygu’r maes dyddiad fel un y mae angen ei gwblhau yn y llif llofnodi a’i aseinio i’r trawsgludwr sy’n dyddio’r ddogfen

• CAM 2 – Mae’r platfform yn anfon ebost at y llofnodwyr er mwyn iddynt allu defnyddio’r ddogfen.

• CAM 3 – Mae’r platfform yn anfon cyfrinair un tro at y llofnodwyr trwy neges destun, gydag o leiaf chwe rhif.

• CAM 4 – Mae’r llofnodwyr yn nodi’r cyfrinair un tro ac yn llofnodi’r weithred ym mhresenoldeb corfforol y tyst, gyda’r dyddiad a’r amser yn cael eu cofnodi’n awtomatig o fewn trywydd archwilio’r platfform.

• CAM 5 – Ar ôl i’r llofnodwr lofnodi’r weithred, bydd y tyst yn cael ebost gan y platfform yn ei wahodd i lofnodi ac ychwanegu ei fanylion yn y gofod a ddarperir yn y cymal ardystio. Mae’r tyst yn mewnbynnu cyfrinair un tro a anfonir atynt trwy neges destun gan y platfform, yn llofnodi ac yn ychwanegu ei gyfeiriad yn y gofod a ddarperir, gyda’r dyddiad a’r amser yn cael eu cofnodi’n awtomatig eto.

• CAM 6 – Ar ôl i’r broses lofnodi ddod i ben, mae’r trawsgludwr sy’n rheoli’r broses lofnodi neu drawsgludwr arall sy’n gweithredu ar ran un o’r partïon, yn dyddio’r weithred o fewn y platfform gyda’r dyddiad y daeth i rym. (Bydd bwlch rhwng y cam hwn a’r un blaenorol os yw’r weithred, fel sy’n digwydd yn aml, wedi ei llofnodi gan yr holl lofnodwyr a thystion beth amser cyn ei chwblhau.)

• CAM 7 – Mae’r trawsgludwr sy’n cyflwyno’r cais yn gwneud hynny trwy ddull electronic ac yn cynnwys y canlynol gyda’r cais:

  • PDF o’r ddogfen wedi ei chwblhau. Lle bo’r cais am gofrestriad cyntaf, gellir cyflwyno allbrint o’r PDF, wedi ei ardystio i fod yn gopi gwir o’r weithred wreiddiol

  • tystysgrif (nad yw o reidrwydd wedi ei llofnodi ganddynt: gweler isod) ar y ffurf a ganlyn: ‘Tystiaf, hyd eithaf fy ngwybodaeth a’m cred, fod y gofynion cymwys a nodir yng nghyfarwyddyd ymarfer 82 ar gyfer defnyddio llofnodion electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr.’ Rhaid i’r dystysgrif gael ei dyddio a’i llofnodi gan drawsgludwr a reoleiddir yn unigol, rhaid ychwanegu ei enw llawn a’i gwmni neu gyflogwr a rhaid nodi’r weithred neu’r gweithredoedd y rhoddir y dystysgrif ar eu cyfer. Mae Atodiad 2 yn cynnwys enghraifft o dystysgrif dderbyniol

Bydd Cofrestrfa Tir EF yn ystyried y dystysgrif hon fel un sy’n cyfeirio at y gofynion fel yr oeddent ar adeg y dyddiad perthnasol. Mae hyn yn golygu, er enghraifft, os bydd y gofynion mewn perthynas â’r broses lofnodi yn newid ond bod y broses lofnodi wedi ei chwblhau cyn y dyddiad y newidiodd y gofynion, ystyrir bod y dystysgrif yn cyfeirio at y gofynion penodol hynny fel yr oeddent cyn y newid.

Gall trawsgludwr a reoleiddir yn unigol yn gweithredu ar ran unrhyw barti roi’r dystysgrif ar yr amod bod y trawsgludwr wedi bodloni ei hunan bod y weithred wedi ei chyflawni’n briodol. Er mwyn osgoi amheuaeth, rhaid i drawsgludwr a reoleiddir yn unigol, nid aelod o’i staff, roi’r dystysgrif. Yn y rhan fwyaf o achosion yn ymwneud â throsglwyddiadau, trawsgludwr y gwerthwr fydd yn rheoli’r broses lofnodi a thrawsgludwr y prynwr fydd yn cyflwyno’r cais. Gall y dystysgrif gael ei llofnodi gan drawsgludwr a reoleiddir yn unigol yn gweithedu ar ran y gwerthwr a’i rhoi i drawsgludwr y prynwr; fel arall, gall trawsgludwr a reoleiddir yn unigol yn gweithredu ar ran y prynwr, ar ôl cael ei fodloni ar ôl ei chwblhau bod y weithred wedi ei chyflawni’n briodol, lofnodi’r dystysgrif, gan gofio ei thelerau cymwys.

Ni chaiff trawsgludwr a reoleiddir yn unigol ei atal rhag rhoi’r dystysgrif oherwydd ei fod wedi llofnodi’r weithred ei hunan ar ran parti, gan weithredu o dan atwrneiaeth.

Bydd y cofrestrydd yn dibynnu ar dystysgrif y trawsgludwr a gyflwynwyd gyda’r cais. Rhaid peidio â chyflwyno unrhyw adroddiad archwilio neu dystysgrif gwblhau a gyhoeddwyd gan y platfform gyda’r cais ond dylid ei gadw. Gall gynnwys data personol, a byddai’n agored i’r cyhoedd ei archwilio.

Lle bo’r ddogfen o dan sylw yn gydsyniad tir digofrestredig, mae’r gofynion a nodir uchod yn gymwys ond heb yr angen am bresenoldeb tyst yn CAM 4 a thrwy anwybyddu CAM 5.

Gweler Llofnodi trwy ddull Mercury a llofnodion electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr: cwmnïau lle bo’r deliad gan gwmni.

3.3 Newidiadau i weithredoedd gwaredol wedi eu llofnodi â llofnodion electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr

Yn anaml dylai fod angen diwygio gweithred ar ôl iddi gael ei chyflawni. Mae’r canlynol yn gyfarwyddyd ar sut y gellid gwneud hyn lle mae’r weithred wedi ei llofnodi â llofnodion electronig.

Ceir canllawiau mwy cyffredinol yng nghyfarwyddyd ymarfer 68: gweithredoedd newid sy’n peri gwarediadau tir cofrestredig.

3.3.1 Camgymeriad a ddarganfuwyd cyn cyflwyno’r cais i Gofrestrfa Tir EF

Pan fydd unrhyw ddogfen wedi ei llofnodi’n electronig, nid oes o reidrwydd unrhyw ddogfen bapur y gellir ei diwygio i gywiro camgymeriadau. Mewn sefyllfaoedd lle mae’n bosibl bod diwygiad llawysgrif wedi’i ystyried ar gyfer gweithred bapur, mae dau opsiwn.

Yr opsiwn cyntaf yw argraffu’r weithred a gyflawnwyd a gwneud newidiadau i’r allbrint hwn. Dylai’r allbrint gynnwys ardystiad tebyg i’r canlynol ar y dechrau: “Mae’r weithred electronig y mae hwn yn allbrint ohoni wedi ei ddiwygio heddiw [dyddiad] fel a ganlyn.”

Os nad yw parti wedi cydsynio i ddiwygiad a bod y diwygiad yn ‘berthnasol’, mae’n anorfodadwy yn erbyn y parti hwnnw. Felly, gyda diwygiadau perthnasol, rhaid i’r diwygiadau gael eu cydlofnodi gan y partïon. Mae diwygiad yn berthnasol “os oes posibilrwydd iddo fod yn niweidiol i hawliau neu rwymedigaethau cyfreithiol [parti] o dan yr offeryn” (Raiffeisen Zentralbank v Crossseas Shipping [2000] 1 WLR 1135).

Os nad yw diwygiad yn berthnasol, dim ond trawsgludwr a reoleiddir yn unigol sy’n gweithredu ar ran un o’r partïon fydd yn gorfod diwygio’r allbrint ardystiedig, ac ychwanegu ei lofnod, enw llawn ac enw ei gwmni neu gyflogwr. (Lle mae mwy nag un diwygiad, dim ond unwaith bydd angen i’r trawsgludwr ddilyn ei lofnod gyda’i enw llawn ac enw ei gwmni neu gyflogwr.) Byddwn yn cymryd y gwnaed diwygiadau gyda chydsyniad yr holl bartïon i’r weithred, a byddwn yn dibynnu ar hyn. Nid yw diwygiad yn berthnasol os yw wedi ei “wneud yn ddatganedig, neu ddim wedi cael unrhyw effaith ar, yn yr ystyr o ychwanegu dim at, yr hyn y byddai’r gyfraith fel arall yn ei darparu neu’n ei ymhlygu” neu os yw “dim ond yn cywiro [gwall] yn y disgrifiad yn unol â’r bwriad gwreiddiol” (Raiffeisen Zentralbank, uchod).

Os nad yw’n eglur a yw diwygiad yn berthnasol, y dull synhwyrol fyddai bwrw ymlaen ar y sail ei fod yn berthnasol a chael y diwygiad wedi ei gydlofnodi gan y partïon.

Lanlwythir y weithred electronig a’r allbrint (a chadarnhad gan y trawsgludwr, os yw’n gymwys) wedi hynny gyda’r cais. Dylai’r trawsgludwr sy’n cyflwyno glicio ar yr ardystiad “Rydw i/Rydym ni yn ardystio bod yr atodiad hwn yn gopi gwir o’r gwreiddiol” os oes ganddo’r allbrint gwreiddiol wedi ei lofnodi a’i ardystio; dylai glicio ar yr ardystiad “Rydw i/Rydym ni yn ardystio bod yr atodiad hwn yn gopi gwir o ddogfen wedi ei hardystio gan drawsgludwr i fod yn gopi gwir o’r gwreiddiol” os oes gan drawsgludwr arall yn y trafodiad yr allbrint gwreiddiol wedi ei lofnodi a’i ardystio a’i fod wedi anfon copi ato wedi ei ardystio ganddo i fod yn gopi gwir.

Yr ail ddewis, p’un ai y mae’r diwygiad yn berthnasol neu’n amherthnasol, yw i’r partïon gyflawni gweithred gywiro neu amrywio. Fodd bynnag, ni fydd yr ail opsiwn hwn yn effeithiol os bwriedir i’r gwelliant ychwanegu tir ychwanegol na chafodd ei drosglwyddo drwy drosglwyddiad neu a ddiddymwyd gan brydles cymalau penodedig. Yn yr achos hwn, rhaid defnyddio’r opsiwn cyntaf (neu rhaid i’r partïon gyflawni ail drosglwyddiad ar ffurflen TR1 neu ffurf benodedig arall, neu ail brydles cymalau penodedig).

3.3.2 Camgymeriad a ddarganfuwyd tra bod y weithred yn cael ei chofrestru

Mae’r sefyllfa yr un fath ag yn adran 3.3.1 lle mae’r gwelliant yn amherthnasol.

Lle bo’r diwygiad yn berthnasol, bydd y sefyllfa’n dibynnu ar natur y diwygiad a’r holl amgylchiadau.

Er enghraifft, os yw am ychwanegu tir at drosglwyddiad, creu cyfamod cyfyngu sydd i’w nodi neu ychwanegu hawddfraint sydd i’w chwblhau trwy gofrestriad, yna mae’n bosibl iawn y bydd angen cais pellach, fel arall gallai buddiant fod â dyddiad cofrestru yn gynharach na’i greu. Gweler hefyd cyfarwyddyd ymarfer 68: gweithredoedd diwygio sy’n effeithio ar warediadau tir cofrestredig.

3.4 Llofnodion electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr: datganiadau o wirionedd

Gall Cofrestrfa Tir EF dderbyn datganiad o wirionedd sydd wedi ei lofnodi gan ddefnyddio llofnod electronig a ardystiwyd gan drawsgludwr. Rhaid bodloni’r gofynion canlynol.

Y gofyniad cyntaf yw bod y llofnodwr yn cael ei gynrychioli gan drawsgludwr (oni bai mai trawsgludwr yw’r llofnodwr).

Yr ail ofyniad yw bod trawsgludwr yn gyfrifol am sefydlu a rheoli’r broses lofnodi trwy’r platfform.

Y trydydd gofyniad yw dilyn y camau a restrir isod:

• CAM 1 – Mae’r trawsgludwr sy’n rheoli’r broses lofnodi yn sicrhau:

  • bod y datganiad yn cael ei lanlwytho i’r platfform

  • bod y platfform yn cael ei lenwi gydag enw, cyfeiriad ebost a rhif ffôn symudol y llofnodwr

  • y tynnir sylw at feysydd y mae angen eu cwblhau o fewn datganiad.

• CAM 2 – Mae’r platfform yn anfon ebost at y llofnodwr er mwyn iddynt allu defnyddio’r datganiad.

• CAM 3 – Mae’r platfform yn anfon cyfrinair un tro at y llofnodwr trwy neges destun, gydag o leiaf chwe rhif.

• CAM 4 – Mae’r llofnodwr yn nodi’r cyfrinair un tro ac yn llofnodi’r datganiad. Mae’n ychwanegu ei enw llawn o dan y llofnod hefyd oni bai ei fod eisoes wedi cael ei ychwanegu.

• CAM 5 – Rhaid i’r datganiad gael ei lanlwytho i Gofrestrfa Tir EF gan drawsgludwr. Rhaid iddo fod ar ffurf PDF neu allbrint o’r PDF wedi ei ardystio i fod yn gopi gwir o’r datganiad gwreiddiol. Rhaid i’r trawsgludwr lanlwytho tystysgrif ar y ffurf ganlynol hefyd: ‘Tystiaf, hyd eithaf fy ngwybodaeth a’m cred, fod y gofynion cymwys a nodir yng nghyfarwyddyd ymarfer 82 ar gyfer defnyddio llofnodion electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr wedi eu bodloni.’ Rhaid i’r dystysgrif gael ei dyddio a’i llofnodi gan drawsgludwr a reoleiddir yn unigol, rhaid ychwanegu ei enw llawn a’i gwmni neu gyflogwr a rhaid nodi’r datganiad o wirionedd y rhoddir y dystysgrif ar eu cyfer. Mae Atodiad 2 yn cynnwys enghraifft o dystysgrif dderbyniol.

Bydd Cofrestrfa Tir EF yn ystyried y dystysgrif hon fel un sy’n cyfeirio at y gofynion fel yr oeddent ar adeg y dyddiad perthnasol. Mae hyn yn golygu, er enghraifft, os bydd y gofynion mewn perthynas â’r broses lofnodi yn newid ond bod y broses lofnodi wedi ei chwblhau cyn y dyddiad y newidiodd y gofynion, ystyrir bod y dystysgrif yn cyfeirio at y gofynion penodol hynny fel yr oeddent cyn y newid.

Os rhoddir y dystysgrif gan drawsgludwr a reoleiddir yn unigol nad oedd yn gyfrifol am sefydlu a rheoli’r broses lofnodi trwy’r platfform, bydd yn rhaid iddo, wrth gwrs, fod yn fodlon bod y datganiad wedi ei lofnodi’n briodol, ond dylid cadw telerau amodol y dystysgrif mewn cof.

Bydd y cofrestrydd yn dibynnu ar dystysgrif y trawsgludwr a lanlwythwyd gyda’r cais. Rhaid peidio â lanlwytho unrhyw adroddiad archwilio neu dystysgrif gwblhau a gyhoeddwyd gan y platfform gyda’r cais ond dylid ei gadw. Gall gynnwys data personol, a byddai’n agored i’r cyhoedd ei archwilio.

4. ‘Llofnodi cymysg’

Os:

• yw un person i lofnodi’r weithred mewn inc gwlyb, naill ai yn y ffordd gonfensiynol neu fel rhan o’r broses llofnodion Mercury, ac un arall i lofnodi gyda llofnod electronig wedi ei hardystio gan drawsgludwr, neu

• os yw pob person i ddefnyddio platfform llofnodi electronig gwahanol,

gellir gwneud hyn trwy bod pob person yn llofnodi copi ar wahân o’r weithred (gweler adran 11 o gyfarwyddyd ymarfer 8: cyflawni gweithredoedd)

Yn y ddwy sefyllfa, rhaid cadw at yr holl ofynion a nodir yn y cyfarwyddyd hwn mewn perthynas â phawb sy’n llofnodi, ac eithrio yn y ffordd gonfensiynol. Fodd bynnag, dim ond y gofyniad cyntaf sy’n gymwys – ei fod yn cael ei gynrychioli gan drawsgludwr – mewn perthynas ag unigolyn sydd wedi llofnodi gwrthran nad oes angen ei gyflwyno (er enghraifft, os yw’r llofnodwr yn denant y brydles sy’n cael ei rhoi neu’n drosglwyddai sy’n cyfamodi’n unig â’r trosglwyddwr).

Sylwer nad yw llofnodi cymysg yn yr ystyr bod llofnodwr yn llofnodi mewn inc gwlyb a’r tyst yn llofnodi gyda llofnod electronig ardystiedig trawsgludwr, ac i’r gwrthwyneb, yn dderbyniol. Mae’r gofynion ar gyfer llofnodion electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr yn golygu bod llofnodwr a’r tyst ill dau yn llofnodi yn yr un ffordd trwy’r platfform.

5. Llofnodion Mercury a llofnodion electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr: cwmnïau

Mae’r adran hon yn esbonio’r gofynion pan fo’r weithred neu’r ddogfen yn cael ei llofnodi ar ran cwmni gan ddau ‘lofnodwr awdurdodedig’ o dan adran 44(2)(a) o Ddeddf Cwmnïau 2006 a bod y llofnodwyr yn dymuno llofnodi trwy lofnodion Mercury neu lofnodion electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr. Mae hefyd yn gymwys, gyda’r diwygiadau angenrheidiol, pan fo’r llofnod ar ran mathau eraill o endidau corfforaethol sydd â hawl i lofnodi mewn modd tebyg. Enghraifft fyddai partneriaeth atebolrwydd cyfyngedig sy’n cael ei llofnodi gan ddau aelod o dan yr un ddarpariaeth statudol fel cwmnïau, fel y’i haddaswyd gan reoliad 4 o Reoliadau Partneriaethau Atebolrwydd Cyfyngedig (Cymhwyso Deddf Cwmnïau 2006) 2009.

Rydym yn credu bod yn rhaid bod amheuaeth a all cwmni ddefnyddio rhyw fath o sêl gyffredin electronig gan ei bod yn ymddangos bod adran 45 o Ddeddf Cwmnïau 2006 yn rhagweld sêl gorfforol. Ni fyddwn, felly, yn derbyn dogfennau a seliwyd yn electronig gan gwmni. Rydym hefyd yn meddwl bod yn rhaid bod rhywfaint o ansicrwydd ar hyn o bryd a all un llofnodwr awdurdodedig lofnodi gan ddefnyddio un math o lofnod a’r llall gan ddefnyddio llofnod arall.

Gweler hefyd adran 5 o gyfarwyddyd ymarfer 78: cwmnïau tramor a phartneriaethau atebolrwydd cyfyngedig.

5.1 Llofnodwyr awdurdodedig a llofnodion Mercury

Sylwer y bydd y cwmni, yn hytrach na’r llofnodwyr awdurdodedig, yn barti i’r gwarediad neu ddeliad arall.

Mae’r camau yn yr ail ofyniad yn Llofnodion Mercury: gwarediadau a deliadau eraill yn cael eu cofrestru wedi eu haddasu i’r graddau mae’r cwmni’n gysylltiedig fel a ganlyn.

• CAM 1 – Anfonir copïau terfynol y cytunwyd arnynt o’r ddogfen (gan gynnwys unrhyw gynlluniau) at y llofnodwyr awdurdodedig trwy ebost gan drawsgludwr y cwmni.

• CAM 2 – Mae pob llofnodwr awdurdodedig yn argraffu’r dudalen llofnodi yn unig, neu mae un ohonynt yn ei hargraffu.

• CAM 3 – Mae pob llofnodwr awdurdodedig yn llofnodi’r dudalen llofnodi neu’n llofnodi’r dudalen llofnodi a argraffwyd ganddynt.

• CAM 4 – Ddim yn gymwys

• CAM 5 – Mae un o’r llofnodwyr awdurdodedig yn anfon un ebost at drawsgludwr y cwmni ac mae’r copi terfynol y cytunwyd arno o’r ddogfen (gweler CAM 1) a PDF/JPEG neu gopi addas arall o’r dudalen/tudalennau llofnodi wedi ei lofnodi ynghlwm wrtho.

Os yw’r llofnodwyr awdurdodedig i lofnodi’r un dudalen llofnod, gellir ei throsglwyddo i’r ail ar ôl cael ei llofnodi (mewn inc gwlyb) gan y cyntaf naill ai fel copi caled neu fel atodiad ebost: yn yr achos olaf, bydd angen iddi gael ei argraffu gan yr ail lofnodwr awdurdodedig fel y gall hefyd gael ei llofnodi ganddo (mewn inc gwlyb). Yn yr un modd, os bydd pob un yn llofnodi tudalen llofnod ar wahân, gall y llofnodwr awdurdodedig nad yw’n mynd i anfon yr ebost at drawsgludwr y cwmni drosglwyddo ei dudalen llofnod wedi ei llofnodi (mewn inc gwlyb) at y llofnodwr awdurdodedig arall fel copi caled neu fel atodiad ebost.

Yn CAM 1 a CAM 5, gall y trawsgludwr dan sylw fod yn drawsgludwr heblaw trawsgludwr y cwmni ar yr amod bod trawsgludwr pob parti wedi cytuno ar y trefniant.

5.2 Llofnodwyr awdurdodedig a llofnodion electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr

Sylwer y bydd y cwmni, yn hytrach na’r llofnodwyr awdurdodedig, yn barti i’r gwarediad neu ddeliad arall.

Mae’r camau yn y trydydd gofyniad yn Llofnodion wedi eu hardystio gan drawsgludwr: gwarediadau a deliadau eraill yn cael eu cofrestru wedi eu haddasu i’r graddau mae’r cwmni’n gysylltiedig fel a ganlyn.

• CAM 1 – Mae’r trawsgludwr sy’n rheoli’r broses lofnodi yn sicrhau:

  • bod y copi terfynol y cytunwyd arno o’r ddogfen (gan gynnwys unrhyw gynlluniau) yn cael ei lanlwytho i’r platfform.

  • bod y platfform yn cael ei lenwi gydag enw, cyfeiriad ebost a rhif ffôn symudol y llofnodwyr a’r tystion.

  • y tynnir sylw at y meysydd y mae angen eu cwblhau o fewn y ddogfen (gan gynnwys meysydd llofnodion ar unrhyw gynlluniau y mae’n ofynnol i’w llofnodi) ac yn nodi gan bwy y maent i’w cwblhau. Er mwyn cydymffurfio â CAM 6 yn Llofnodion electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr: gwarediadau a deliadau eraill yn cael eu cofrestru, rhaid i drawsgludwr ddyddio’r ddogfen yn y platfform. Mae’n bosibl felly y bydd y trawsgludwr sy’n rheoli’n dymuno amlygu’r maes dyddiad fel un y mae angen ei gwblhau yn y llif llofnodi a’i aseinio i’r trawsgludwr sy’n dyddio’r ddogfen

• CAM 2 – Mae’r platfform yn anfon ebost at y llofnodwyr awdurdodedig er mwyn iddynt allu defnyddio’r ddogfen.

• CAM 3 – Mae’r platfform yn anfon cyfrinair un tro at y llofnodwyr trwy neges destun, gydag o leiaf chwe rhif.

• CAM 4 – Mae’r llofnodwyr awdurdodedig yn cofnodi’r cyfrinair un tro ac yna’n llofnodi’r ddogfen, gyda’r dyddiad a’r amser yn cael eu cofnodi’n awtomatig o fewn trywydd archwilio’r platfform.

• CAM 5 – Ddim yn gymwys

6. Manylion: ein harfer cynharach

Manylion ein hymarfer cynharach:

Ein harfer ar lofnodion electronig a oedd yn gyfredol rhwng 7 Medi 2020 ac 14 Chwefror 2021

Ein harfer ar lofnodion electronig a oedd yn gyfredol rhwng 15 Chwefror 2021 ac 8 Awst 2021

Ein harfer ar lofnodion electronig a oedd yn gyfredol rhwng 9 Awst 2021 a 31 Hydref 2021

Ein harfer ar lofnodion electronig a oedd yn gyfredol rhwng 1 Tachwedd 2021 a 27 Mawrth 2022

Ein harfer ar lofnodion electronig a oedd yn gyfredol rhwng 28 Mawrth 2022 ac 14 Awst 2022

7. Llofnodion electronig syml

Rydym yn defnyddio’r term hwn, ‘llofnodion electronig syml’, i olygu llofnodion electronig nad ydynt yn llofnodion ar ddull Mercury, llofnodion electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr neu Lofnodion Electronig Cymwysedig.

Enghreifftiau o lofnodion electronig syml yw: enw wedi ei deipio ar ddiwedd dogfen electronig, llofnod llawysgrif wedi ei sganio wedi ei ychwanegu at ddogfen electronig ac enw wedi ei deipio ar ddiwedd ebost, ar yr amod ei fod yn dangos ym mhob achos ei fod yn dangos bwriad i gael ei rwymo gan y ddogfen neu ddatganiad o dan sylw.

Gall llofnod electronig a geir trwy ddefnyddio system weithredu neu lwyfan fod yn llofnod electronig syml os nad yw’n bodloni’r gofynion a nodir yn adran 3 i fod yn llofnod electronig ardystiedig trawsgludwr.

At ddibenion y Cyfarwyddyd Ymarfer hwn, dylid trin Llofnod Electronig Uwch fel y’i diffinnir yn y Rheoliad eIDAS fel y’i diwygiwyd gan Reoliadau Adnabod Electronig a Gwasanaethau Ymddiriedolaeth ar gyfer Trafodion Electronig (Diwygio ac ati) (Ymadael â’r UE) 2019 (Rheoliadau eIDAS y DU) fel llofnod electronig syml.

Gwelir o Atodiad 1 y gellir defnyddio llofnodion electronig syml hyn mewn sefyllfaoedd amrywiol, gan gynnwys:

• trawsgludwr yn llofnodi ffurflenni cais penodedig Cofrestrfa Tir EF, yn gwneud hynny trwy deipio ei enw yn y panel perthnasol ar ddiwedd y ffurflen; a pherchennog cofrestredig, neu berson sydd â hawl i gael ei gofrestru fel perchennog, yn llofnodi panel 11 ffurflen RX1

• trawsgludwr yn darparu tystysgrif at ddibenion llofnod electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr

• gwrthwynebydd yn llofnodi llythyr o wrthwynebiad

Sylwer: Mae’r golofn ‘Llofnod electronig syml’ yn Atodiad 1 o reidrwydd yn ganllaw cyffredinol yn unig oherwydd yr ystod o lofnodion mae’r term yn eu cwmpasu. O ganlyniad, efallai bydd angen darparu tystiolaeth bellach weithiau.

8. Llofnodion Electronig Cymwysedig

Mae adran 91 o Ddeddf Cofrestru Tir 2002 yn darparu bod dogfen ar ffurf i’w hystyried at ddibenion unrhyw ddeddfiad fel gweithred os yw amodau penodol yn cael eu bodloni. Heb fod yn weithred wirioneddol, nid oes angen llofnodion gael eu tystio. Un o’r amodau ar gyfer yr adran sy’n berthnasol yw bod unrhyw amodau sy’n ofynnol gan Reolau Cofrestru Tir 2003 yn cael eu bodloni. Mae rhai o’r amodau hyn wedi eu nodi mewn Hysbysiad a roddir gan y cofrestrydd o dan reol 54C ac un o’r rhain yw bod yn rhaid llofnodi’r ddogfen â llofnodion electronig cymwysedig.

Mae Rheoliad eIDAS fel y’i diwygiwyd gan Reoliadau eIDAS y DU yn diffinio llofnod electronig cymwysedig. Nodweddion allweddol yw bod y llofnod:

• yn gysylltiedig yn unigryw â’r llofnodwr ac yn gallu eu hadnabod

• yn gysylltiedig â’r data wedi ei lofnodi yn y fath fodd fel bod modd canfod unrhyw newid dilynol yn y data

• wedi ei chefnogi gan ‘dystysgrif gymwysedig’ wedi ei chyhoeddi gan ‘ddarparwr gwasanaeth ymddiriedolaeth cymwys’

• wedi ei chreu gan ddefnyddio dyfais creu llofnod cymwys.

Mae Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth wedi cynhyrchu Canllaw i eIDAS sy’n esbonio’r Rheoliad eIDAS a Rheoliadau eIDAS y DU a’u heffaith: https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-eidas/.

Ar hyn o bryd, rydym yn derbyn gwarediadau electronig wedi eu llofnodi â llofnodion electronig amodol o dan gynllun peilot sy’n cynnwys nifer fach o drawsgludwyr a nifer gyfyngedig o fathau o warediadau cofrestradwy: gweler Hysbysiad Rheol 54C. Rydym yn gweithio ar allu derbyn y llofnodion hyn yn ehangach fel cam nesaf ein gwaith ar lofnodion electronig.

9. Awdurdodau lleol yn cyflawni gweithredoedd

Gweler adran 7 o gyfarwyddyd ymarfer 8: cyflawni gweithredoedd am wybodaeth am sut gall awdurdod lleol gyflawni gweithred.

10. Atodiad 1: Tabl llofnodion

Sylwer 1: Bydd Cofrestrfa Tir EF yn dibynnu ar drawsgludwr yn lanlwytho ffurflen, cydsyniad neu dystysgrif yr honnir ei bod wedi ei llofnodi’n electronig gan rywun arall heb unrhyw reswm i amau ei dilysrwydd (sydd yr un mor wir pan fydd y ddogfen wedi ei llofnodi â inc gwlyb).

Sylwer 2: Mae rhai ffurflenni Cofrestrfa Tir EF yn mynnu bod ffotograff yn cael ei osod: rhaid llofnodi’r ffurflenni hyn ag inc gwlyb a lanlwytho copi ardystiedig.

10.1 Ffurflenni cais a ffurflenni tebyg

Ffurflen	Proses lofnodi Mercury	Llofnod electronig wedi ei hardystio gan drawsgludwr	Llofnod electronig syml
Ffurflenni Cofrestrfa Tir EF nas chyfeirir atynt yn benodol yn y Tabl llofnodion hwn	Ydym	Ydym ond mae’n ddianghenraid: gweler y golofn nesaf	Ydym, lle bo’r llofnod yn llofnod (i) y trawsgludwr sy’n cyflwyno’r ffurflen neu (ii) trawsgludwr arall y mae trawsgludwr yn cyflwyno’r ffurflen ar ei ran. Ydym, lle mai llofnod y ceisydd yw’r llofnod ac (i) bod y ffurflen yn cael ei chyflwyno gyda chais a wnaed gan y ceisydd trwy’r porthol neu Business Gateway neu (ii) bod y ffurflen yn cael ei chyflwyno gan drawsgludwr.
Panel 11 ffurflen RX1	Ydym	Ydym ond mae’n ddianghenraid: gweler y golofn nesaf	Ydym
Ffurflen UN1	Ydym	Ydym ond mae’n ddianghenraid: gweler y golofn nesaf	Ydym

10.2 Gwarediadau a deliadau yn cael eu cofrestru

Ffurflen	Proses lofnodi Mercury	Llofnod electronig wedi ei hardystio gan drawsgludwr	Llofnod electronig syml
Cydsyniadau (AS1, AS2, AS3)	Ydym	Ydym	Nac ydym
Gweithred yn rhoi neu’n hawddfraint	Ydym	Ydym	Nac ydym
Gweithred rhyddhau/amrywio hawddfraint	Ydym	Ydym	Ydym ond bydd y cofnod yn gofnod amodol (megis, yn datgan bod yr hawliau wedi eu mynegi i’w rhyddhau)
Gweithred rhyddhau/amrywio cyfamodau	Ydym	Ydym	Ydym ond bydd y cofnod yn gofnod amodol (megis, yn datgan bod y cyfamodau wedi eu mynegi i’w rhyddhau)
Gweithred yn atal caffael neu ryddhau hawliau golau neu aer	Ydym	Ydym	Ydym ond gall y cofnod fod yn gofnod amodol (megis datgan bod y weithred yn un sy’n honni ei bod wedi ei gwneud rhwng [y partïon a enwir])
Arwystl cyfreithiol gan gynnwys lle defnyddir CH1 (ond heb gynnwys Morgeisi Digidol)	Ydym	Ydym	Nac ydym
Morgeisi Digidol	Nac ydym	Nac ydym	Dim ond trwy lofnod electronig uwch a ddarperir trwy wasanaeth morgais digidol Cofrestrfa Tir EF
Rhyddhau arwystl (DS1, DS3)	Ydym	Ydym	Nac ydym, oni bai ei fod wedi ei gymeradwyo gan y cofrestrydd o dan reol 114(3) o Reolau Cofrestru Tir 2003
Gweithred arwystl amnewidiol	Ydym	Ydym	Nac ydym
Gweithred gohirio arwystl cofrestredig	Ydym	Ydym	Nac ydym
Gweithred amrywio arwystl cofrestredig	Ydym	Ydym	Nac ydym
Gweithred ildio prydles gofrestredig/a nodwyd	Ydym	Ydym	Nac ydym
Trosglwyddiad gan denant i landlord trwy ildio	Ydym	Ydym	Nac ydym
Gweithred amrywio/cywiro prydles	Ydym	Ydym	Nac ydym
Prydles gofrestradwy (adran 27(2)(b) o Ddeddf Cofrestru Tir 2002)	Ydym	Ydym	Nac ydym
Trosglwyddiad (TR1, TR2, TR4, TR5, TP1, TP2)	Ydym	Ydym	Nac ydym
Cynllun ynghlwm wrth warediad o ran o’r tir mewn teitl cofrestredig	Ydym	Ydym	Ydym
Gweithred yn peri gwarediad y mae’n ofynnol ei chwblhau trwy gofrestriad o dan adran 27 o Ddeddf Cofrestru Tir 2002 ac nad yw wedi ei chrybwyll eisoes yn y rhan hon o’r Tabl Llofnodion	Ydym	Ydym	Nac ydym
Gweithred o dan adran 40 o Ddeddf Ymddiriedolwyr 1925 yn penodi ymddiriedolwr newydd neu’n rhyddhau ymddiriedolwr sy’n ymddeol pan gaiff ei llofnodi gan unigolion boed ar eu rhan eu hunain neu ar ran corfforaeth	Ydym	Ydym	Nac ydym
Memorandwm yn penodi neu’n rhyddhau ymddiriedolwyr o dan adran 334 o Ddeddf Elusennau 2011	Ydym	Ydym	Nac ydym

10.3 Amrywiol

Dogfen	Proses lofnodi Mercury	Llofnod electronig wedi ei hardystio gan drawsgludwr	Llofnod electronig syml
Mae angen tystysgrif ar gyfer dogfen wedi ei llofnodi’n electronig wedi ei hardystio gan drawsgludwr	Ydym	Nac ydym gan y byddai’n golygu cadwyn ddiddiwedd o dystysgrifau	Ydym ond rhaid iddo gael ei roi gan drawsgludwr a reoleiddir yn unigol yn ei enw ei hunan
Tystysgrif gan drawsgludwr o dan Atodlen 3 i Reolau Cofrestru Tir 2003	Ydym	Ydym ond mae’n ddianghenraid: gweler y golofn nesaf	Ydym ond rhaid i Dystysgrif Ffurflen 8 gael ei rhoi gan drawsgludwr a reoleiddir yn unigol yn ei enw ei hunan
Tystysgrif gan gyfreithiwr cymwys ar Ffurflen 7) o dan Atodlen 3 i Reolau Cofrestru Tir 2003	Ydym	Ydym ond mae’n ddianghenraid: gweler y golofn nesaf	YYdym ond rhaid iddo gael ei gyflwyno gan drawsgludwr
Cadarnhad neu dystysgrif bod arwystl a gyflwynir i’w gofrestru yn gopi o (i) o’r arwystl gwreiddiol y ffeiliwyd copi ohono yn Nhŷ’r Cwmnïau a (ii) yr arwystl y mae’r dystysgrif cofrestru yn ymwneud ag ef (gweler adran 4 o gyfarwyddyd ymarfer 29: cofrestru arwystlon cyfreithiol a gweithredoedd amrywio arwystl)	Ydym	Ydym ond mae’n ddianghenraid: gweler y golofn nesaf	Ydym ond rhaid iddo gael ei roi gan drawsgludwr
Cydsyniadau a thystysgrifau eraill gan drawsgludwyr (er enghraifft, cadarnhau enw cywir person neu gadarnhau bod ganddynt gopi gwreiddiol neu swyddogol o grant profiant/llythyrau gweinyddu)	Ydym	Ydym ond mae’n ddianghenraid: gweler y golofn nesaf	Ydym ond rhaid iddo ei gyflwyno gan drawsgludwr. Ar gyfer llofnodi’r dystysgrif ychwanegol sy’n ofynnol pan fydd ffurflen PN1 yn cael ei chyflwyno gan drawsgludwr trwy ebost, gweler adran 3.2 o gyfarwyddyd ymarfer 74: chwiliadau o’r mynegai enwau perchnogion
Cydsyniadau a thystysgrifau heblaw gan drawsgludwyr (er enghraifft, cydsyniad arwystlai i’r arwystlwr roi prydles). Sylwer: Ar gyfer cydsyniadau a thystysgrifau sy’n ofynnol gan gyfyngiadau, gweler, gweler adran 3.1.5 o gyfarwyddyd ymarfer 19: Rhybuddion, cyfyngiadau a gwarchod buddion trydydd parti yn y gofrestr)	Ydym	Ydym ond mae’n ddianghenraid: gweler y golofn nesaf	Ydym ond rhaid iddo gael ei gyflwyno gan drawsgludwr
Ffurflenni ID1, ID2, ID3 ac ID5	Nac ydym	Nac ydym	Nac ydym
Atwrneiaeth ac eithrio atwrneiaeth arhosol	Ydym	Ydym	Nac ydym
Atwrneiaeth arhosol	Nac ydym	Nac ydym	Nac ydym
Llythyr o wrthwynebiad	Ydym	Ydym ond mae’n ddianghenraid: gweler y golofn nesaf	Ydym
Datganiad o wirionedd	Ydym	Ydym	Ydym ond rhaid iddo gael ei lofnodi gan drawsgludwr a reoleiddir yn unigol yn ei enw ei hunan a’i gyflwyno gan drawsgludwr
Datganiad statudol	Nac ydym	Nac ydym	Nac ydym
Cynllun ynghlwm wrth gais sy’n delio â rhan o’r tir mewn teitl cofrestredig	Ydym	Ydym ond mae’n ddianghenraid: gweler y golofn nesaf	Ydym
Memorandwm cynyddu mewn perthynas â phrydles rhanberchnogaeth	Ydym	Ydym ond mae’n ddianghenraid: gweler y golofn nesaf	Ydym

11. Atodiad 2: Tystysgrifau derbyniol ar gyfer llofnodion electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr

I Gofrestrfa Tir EF

Rhif Teitl: AB1234

Y disgrifiad Eiddo: Y tir rhydd-ddaliadol/prydlesol a amlinellir yn goch ar gynllun y teitl uchod sef [cyfeiriad eiddo]

Perchennog/Ceisydd:

Gweithred/dogfen y rhoddir y dystysgrif hon ar ei chyfer (gan gynnwys dyddiad a phartïon):

Rwy’n gweithredu ar ran y Perchennog/Ceisydd/…

Tystiaf, hyd eithaf fy ngwybodaeth a’m cred, fod y gofynion cymwys a nodir yng nghyfarwyddyd ymarfer 82 ar gyfer defnyddio llofnodion electronig wedi eu hardystio gan drawsgludwr wedi eu bodloni.

Llofnod y trawsgludwr a reoleiddir yn unigol:

Enw llawn y trawsgludwr a reoleiddir yn unigol:

Enw cwmni neu gyflogwr y trawsgludwr a reoleiddir yn unigol:

Cyfeiriad y cwmni neu gyflogwr:

Dyddiad y dystysgrif hon

Lle bo’r dystysgrif yn cael ei rhoi mewn perthynas ag atwrneiaeth, mae angen ei haddasu ychydig. Mae’r canlynol yn dderbyniol.

Gellir hepgor y geiriad mewn cromfachau sgwâr os (i) yw’r dystysgrif yn dilyn yr atwrneiaeth yn yr un ddogfen, neu (ii) bod copi PDF o’r atwrneiaeth wedi ei llofnodi’n cael ei chyfuno â chopi PDF o’r dystysgrif wedi ei llofnodi.

I Gofrestrfa Tir EF

[Dyddiad a phartïon i’r atwrneiaeth y rhoddwyd y dystysgrif hon ar ei gyfer (nodwch y pedwar rhoddai cyntaf yn unig os oes mwy na phedwar):]

Rwy’n gweithredu ar ran y rhoddwr.

Tystiaf, hyd eithaf fy ngwybodaeth a’m cred, fod y gofynion cymwys a nodir yng nghyfarwyddyd ymarfer 82 ar gyfer defnyddio llofnodion electronig a ardystiwyd gan drawsgludwr wedi eu bodloni.

Llofnod trawsgludwr a reoleiddir yn unigol:

Enw llawn trawsgludwr a reoleiddir yn unigol:

Enw’r cwmni neu gyflogwr y trawsgludwr a reoleiddir yn unigol:

Cyfeiriad y cwmni neu gyflogwr:

Dyddiad y dystysgrif hon:

12. Pethau i’w cofio

Dim ond gwybodaeth ffeithiol a chyngor diduedd ynghylch ein gweithdrefnau rydym yn eu darparu. Darllenwch ragor am y cyngor rydym yn ei roi.