Canllawiau

Cyfarwyddyd ymarfer 81: annog y defnydd o dechnoleg ddigidol wrth gadarnhau hunaniaeth

Cyhoeddwyd 12 Mawrth 2021

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Sylwer bod cyfarwyddiadau ymarfer Cofrestrfa Tir EF wedi eu hanelu’n bennaf at gyfreithwyr a thrawsgludwyr eraill. Maent yn aml yn delio â materion cymhleth ac yn defnyddio termau cyfreithiol.

1. Cyflwyniad

Mae galw eang ar draws y farchnad drawsgludo am ddatrysiadau cadarnhau hunaniaeth fwy cydnerth, syml a chyfleus.

Credwn fod lle i gael gwiriad hunaniaeth amgen o safon uwch – un sy’n defnyddio technoleg fiometrig a chryptograffig, sydd wedi ei ddiffinio ac yn rhoi eglurder a sicrwydd i’r trawsgludwr ei fod wedi cyflawni ei ddyletswydd o ran cadarnhau hunaniaeth mewn perthynas â cheisiadau cofrestru tir.

Mae’r cyfarwyddyd isod yn amlinellu’r safon amgen honno ar gyfer gwirio hunaniaeth a gellir ei defnyddio ar unwaith.

Mae’r cyfarwyddyd hwn ar wahân i’n gofynion ynghylch sut y caiff cadarnhad neu dystiolaeth hunaniaeth ei ddarparu fel rhan o gais i gofrestru. I gael gwybodaeth am y gofynion hyn gweler cyfarwyddyd ymarfer 67: tystiolaeth hunaniaeth.

Yn ogystal, nid yw’r cyfarwyddyd yn delio â’r gwiriadau hunaniaeth y mae cyrff rheoleiddiol neu gynrychioliadol yn gofyn amdanynt, neu sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith, er enghraifft o dan ddeddfwriaeth gwyngalchu arian.

2. Y safon hunaniaeth ddigidol

Diffinnir y lefel fanylach o wiriad trwy gyfeirio at gyfres o ofynion, a elwir ar y cyd yn safon hunaniaeth ddigidol Cofrestrfa Tir EM. Seilir y safon ar yr egwyddorion o fewn Cyfarwyddyd Ymarfer Da y Llywodraeth GPG45. Mae’r gofynion yn cynnwys gwirio biometrig a chryptograffig o hunaniaeth a chadarnhau mai’r unigolyn neu’r unigolion sy’n llofnodi ar ran corfforaethau yw perchennog yr eiddo neu fel arall yn barti gwirioneddol i drafodiad cofrestradwy.

Lle mae’r safon wedi ei dilyn, bydd Cofrestrfa Tir EF yn ystyried bod y ddyletswydd i gadarnhau hunaniaeth parti i drafodiad cofrestradwy wedi ei chyflawni.

Bydd trawsgludwr sy’n mabwysiadu’r dull hwn wedi cyflawni ei rwymedigaeth i gymryd camau rhesymol mewn perthynas â’r gofyniad i gadarnhau hunaniaeth ei gleient a bydd yn cyrraedd y “Lloches Ddiogel”. Mae hyn yn golygu os yw trawsgludwr yn cwblhau’r camau a ddisgrifir yn y safon, ni fydd Cofrestrfa Tir EF yn gwneud unrhyw gais digolledu yn erbyn y trawsgludwr sy’n deillio o gofrestru trafodiad twyllodrus ar y sail bod y gwiriadau hunaniaeth yn annigonol.

Amlinellir isod yr amodau ar gyfer bodloni’r safon.

Rhaid i ofynion 1 i 3 gael eu cwblhau gan bob trawsgludwr sy’n gweithredu ar ran parti i’r trafodiad. Mae gofyniad 4 yn wiriad ychwanegol sydd i’w gwblhau gan y trawsgludwr sy’n cynrychioli trosglwyddwr, cymerwr benthyg neu brydleswr yn y trafodiad.

3. Gofynion y safon

3.1 Gofyniad 1: ceisio tystiolaeth

Er mwyn bodloni’r gofyniad hwn, rhaid bod gan y person y math o dystiolaeth y gellir ei gwirio trwy gwestiynu nodweddion diogelwch cryptograffig o fewn y dystiolaeth honno. Rhaid i’r nodweddion diogelwch gynnwys llun a gedwir yn electronig o’r hunaniaeth y gellir cynnal gwiriadau adnabod wyneb biometrig yn ei erbyn.

Y mathau derbyniol o dystiolaeth sy’n bodloni’r gofynion hyn yw:

• pasbortau biometrig sy’n bodloni manylebau’r Sefydliad Hedfan Sifil Rhyngwladol (ICAC) ar gyfer e-basbortau
• cardiau adnabod o wlad yr Undeb Ewropeaidd neu Ardal Economaidd Ewropeaidd sy’n dilyn safonau Rheoliad (CE) Rhif 2252/2004 y Cyngor ac yn cynnwys gwybodaeth fiometrig
• cerdyn preswylio biometrig y DU

3.2 Gofyniad 2: gwirio’r dystiolaeth

Rhaid ichi wirio bod y dystiolaeth sy’n bodloni’r gofyniad cyntaf yn ddilys er mwyn sicrhau nad yw wedi cael ei ffugio ac yn parhau’n gyfredol.

Dylech wneud hyn trwy ddefnyddio darparwr gwirio hunaniaeth i gadarnhau ar eich rhan bod nodweddion diogelwch dogfennol a chryptograffig y dystiolaeth yn ddilys.

Rhaid i system y darparwr gwirio hunaniaeth ddarllen y sglodyn o fewn y dystiolaeth gan ddefnyddio ‘Near Field Communiciation’ trwy ddarparu unrhyw allweddi cryptograffig gofynnol ac yna:

• gwirio bod y llofnod digidol yn gywir ar gyfer y sefydliad a gyhoeddodd y dystiolaeth

• gwirio bod yr allwedd lofnodi yn perthyn i’r sefydliad heb ei dirymu, a

• casglu’r wybodaeth fiometrig sydd ei hangen ar gyfer gofyniad 3

Nid yw gwirio bod y dystiolaeth yn ddilys dim ond trwy ddefnyddio llun o’r ddogfen neu’r ‘Machine Readable Zone’ yn bodloni’r gofyniad.

3.3 Gofyniad 3: cyfateb y dystiolaeth â’r hunaniaeth

Rhaid ichi wirio bod y person sy’n cyflwyno’r wybodaeth yn cyfateb â’r llun yn y dystiolaeth a ddarperir. Rhaid ichi wneud hyn trwy ddefnyddio darparwr gwirio hunaniaeth i sicrhau bod y wybodaeth fiometrig a gesglir gan ‘wiriad person byw’ (esbonnir hyn isod) yn cyfateb â’r wybodaeth fiometrig yn y sglodyn o fewn y dystiolaeth ddilys a gawsoch.

Er mwyn bodloni’r gofyniad hwn rhaid i’r darparwr gwirio hunaniaeth:

• defnyddio lluniau neu fideo (a dynnir yn fyw fel rhan o’r broses wirio) o’r person sy’n cyflwyno’r wybodaeth yn perfformio tasgau i gadarnhau bod y person sy’n cyflwyno’r wybodaeth yn berson go iawn (a elwir yn brawf ‘person byw’ manylach)

• gallu nodi pan fydd rhywun yn ceisio defnyddio ymosodiad cyflwyniad (a elwir yn wiriad gwrth-ffugio). Rhaid ichi allu adnabod arteffactau syml a chymhleth sydd wedi cymryd amrywiaeth o amser, arian ac ymdrech i’w creu; gallai hyn olygu gwneud yn siwr nad yw’r person yn dangos rhithffurf wedi ei animeiddio 3D ar gyfrifiadur neu ddyfais sydd wedi ei herwgipio

• sicrhau bod gwybodaeth fiometrig y person yn cael ei chasglu o dan amodau rheoledig nad yw’n lleihau cywirdeb y math o wiriad biometrig a ddefnyddir (mae golau, sŵn a lleithder yn effeithio ar y cyfraddau llwyddiant ar gyfer biometreg wyneb a dylid ei addasu os oes angen)

• defnyddio algorithm biometrig sydd wedi profi’n effeithiol yn erbyn meincnod cydnabyddedig, er enghraifft canllawiau prawf gwerthwr adnabod wyneb Sefydliad Cenedlaethol Safonau a Thechnoleg (NIST)

• cael cyfatebiaeth ffug (lle mae’r system wedi adnabod yr unigolyn yn anghywir) gydag uchafswm cyfradd o 0.01%, a

• cael uchafswm cyfradd dim cyfatebiaeth ffug (lle mae’r system wedi gwrthod yr unigolyn yn anghywir) o 1%

3.4 Gofyniad 4: cael tystiolaeth i sicrhau mai’r trosglwyddwr, cymerwr benthyg neu brydleswr yw’r un unigolyn neu endid â’r perchennog

Rhaid i’r trawsgludwr sy’n cynrychioli trosglwyddwr, cymerwr benthyg neu brydleswr fodloni’r gofyniad hwn.

Gwiriad ar gyfer unigolion

Rhaid ichi gysylltu’r unigolyn â’r eiddo trwy gael dwy enghraifft o’r rhestr ganlynol o fathau o dystiolaeth a gwirio bod enw a chyfeiriad yr unigolyn sy’n hawlio’r hunaniaeth yn cyfateb â’r rhai ar y dystiolaeth a ddarperir.

Rydym yn derbyn:

• bil cyfleustodau, cyfriflen banc neu gymdeithas adeiladu, wedi ei ddyddio o fewn y tri mis diwethaf
• bil y dreth gyngor yr awdurdod lleol am y flwyddyn ariannol gyfredol
• datganiad morgais gwreiddiol gan roddwr benthyg cydnabyddedig am y flwyddyn lawn ddiwethaf.
• trwydded yrru gerdyn-llun gyfredol y DU neu Ardal Economaidd Ewropeaidd
• llythyron hunanasesu neu orchmynion treth Cyllid a Thollau EF wedi eu dyddio o fewn y flwyddyn ariannol gyfredol
• polisi yswiriant ar gyfer yr eiddo
• tystysgrif arf tanio neu ddryll gyfredol
• cerdyn credyd yn dangos logo Mastercard neu Visa, cerdyn American Express neu Diners Club, neu gerdyn debyd neu aml-swyddogaeth yn dangos logo Maestro neu Visa wedi ei gyhoeddi yn y Deyrnas Unedig a’i ategu gan gyfriflen cyfrif sy’n llai na thri mis oed
• copi o’r cytundeb ar gyfer prynu’r eiddo
• cytundeb asiant gosod eiddo ar bapur pennawd
• cymeradwyaeth rheoliadau adeiladu awdurdod lleol ar gyfer gwaith a wnaed i’r eiddo sydd wedi ei chyfeirio at yr unigolyn
• gorchmynion tâl gwasanaeth cwmni rheoli am yr eiddo wedi eu cyfeirio at yr unigolyn
• cadarnhad o gofrestru cynllun blaendal tenantiaeth

Gall y datganiadau y cyfeirir atynt yn y rhestr uchod fod yn ddatganiadau post neu’n ddatganiadau ar-lein. Gellir dibynnu ar ddatganiad ar-lein ar yr amod ei bod yn amlwg y cafodd ei dderbyn neu ei lwytho i lawr gan yr unigolyn a’i fod yn cyfeirio at yr eiddo dan sylw. Ni fydd sgrin luniau o ddatganiadau ar-lein yn bodloni’r safon.

Gwiriadau ar gyfer cwmnïau cofrestredig y DU

Cael tystiolaeth i sicrhau mai’r trosglwyddwr, cymerwr benthyg neu brydleswr yw’r un endid cyfreithiol â’r perchennog

Rhaid i’r trawsgludwr sy’n cynrychioli cwmni cofrestredig y DU, trosglwyddwr, cymerwr benthyg neu brydleswr fodloni’r gofyniad hwn.

Er mwyn bodloni’r gofyniad hwn rhaid ichi gael tystiolaeth i gadarnhau mai’r trosglwyddwr, cymerwr benthyg neu brydleswr arfaethedig yw’r un endid cyfreithiol â pherchennog corfforaethol perthnasol y budd eiddo a gaiff ei drosglwyddo, ei arwystlo neu ei brydlesu a bod pob unigolyn a fydd yn llofnodi’r trafodiad ar ran yr endid cyfreithiol hwnnw wedi ei awdurdodi i wneud hynny. Caiff y gofyniad hwn ei fodloni trwy gwblhau pob un o’r camau canlynol:

1. 1. Cael gwybodaeth am y cwmni, gan gynnwys yr enw, rhif cofrestru cwmni neu rif cofrestru arall, cyfeiriad swyddfa cofrestredig ac enwau llawn swyddogion y cwmni.
2. 2. Cadarnhau’r wybodaeth hon trwy un neu ragor o’r ffynonellau isod:
   1. a) tystysgrif ymgorffori
   2. b) manylion gan y gofrestrfa cwmni berthnasol yn cadarnhau manylion swyddogion y cwmni a’u cyfeiriad
   3. c) cyfrifon wedi eu harchwilio a’u ffeilio
3. 3. Gwirio’r wybodaeth hunaniaeth gorfforaethol a gafwyd yn erbyn y wybodaeth a gedwir gan Gofrestrfa Tir EF [rhif cofrestru cwmni a dyddiad cofrestru’r perchennog].
4. 4. Cael tystiolaeth i wirio bod yr unigolyn(unigolion) sy’n llofnodi ar ran y cwmni yn y trafodiad wedi ei awdurdodi i wneud hynny, trwy un neu ragor o’r ffynonellau isod:
   1. a) gwirio eu manylion yn erbyn y wybodaeth yn y gofrestrfa cwmni berthnasol
   2. b) gwirio a yw unrhyw bŵer atwrnai yn ddilys ac yn gyfredol
   3. c) cael copi o benderfyniad y cwmni i benodi’r llofnodwr awdurdodedig neu wirio yn erbyn rhestr gyfredol o lofnodwyr awdurdodedig
   4. d) edrych ar gyfansoddiad y cwmni neu statud llywodraethu perthnasol arall
5. 5. Bodloni gofynion 1-3 i gadarnhau hunaniaethau llofnodwyr unigol.

Lle mae trawsgludwr wedi cwblhau’r gwiriadau uchod a bodloni’r gofynion o ran unigolyn sy’n llofnodi mewn trafodion lluosog, gall y trawsgludwr ddibynnu ar ganlyniadau’r gwiriadau hynny am gyfnod o hyd at chwe mis. Os yw’r llofnodi yn digwydd mwy na chwe mis ar ôl i’r gwiriadau gwreiddiol gael eu cwblhau, bydd yn rhaid cynnal y gwiriadau eto.

4. Cyrraedd safon hunaniaeth ddigidol Cofrestrfa Tir EM

Mae Atodlen 8 i Ddeddf Cofrestru Tir 2002 (“y Ddeddf”) yn darparu ar gyfer talu iawndal i rywun a all ddangos ei fod wedi dioddef colled o ganlyniad i gamgymeriad yn y gofrestr ar sail indemniad. Mae hyn yn cynnwys lle mae trafodiad twyllodrus wedi ei gofrestru.

O dan baragraff 10 o Atodlen 8 i’r Ddeddf, mae hawl statudol gan Gofrestrfa Tir EF i adennill o drawsgludwyr yr iawndal a dalwyd ganddi mewn rhai amgylchiadau. Mae hyn yn cynnwys achosion lle mae iawndal wedi cael ei dalu o ganlyniad i dwyll.

Dylai trawsgludwr sy’n dilyn y gofynion a nodwyd uchod i fodloni’r safon barhau’n wyliadwrus yn ystod gweddill y trafodiad.

Os oes gan y trawsgludwr, ar unrhyw adeg cyn cwblhau’r trafodiad, (1) amheuaeth resymol ynghylch y gwiriadau a gwblhawyd, neu (2) rheswm dros gredu bod nodweddion y trafodiad ei hun yn awgrymu nad yw’r partïon a gynrychiolant yn rhai dilys o bosib, dylent wneud ymholiadau pellach a cheisio tystiolaeth bellach, fel y bo’n briodol, i sicrhau bod yr amheuon hynny yn cael eu datrys. Rhaid iddynt gadw cofnod o ganlyniadau’r gwiriadau ac ymholiadau pellach hynny. Os oes amheuaeth resymol ac nid yw wedi ei datrys yn gadarnhaol, ni chaiff y safon ei bodloni.

Cydnabyddir na fydd bob amser yn bosibl i gwblhau pob un o’r camau a nodwyd yn y safon ym mhob trafodiad. Lle nad yw’n ymarferol i gwblhau’r gwiriadau manylach hyn, neu ddatrys unrhyw amheuon ynghylch y gwiriadau, ni fydd y trawsgludwr yn bodloni’r safon. O dan yr amgylchiadau hyn, gall fod rhywfaint o berygl i’r trawsgludwr o hyd y bydd Cofrestrfa Tir EF yn ceisio digolledu os dangosir bod y trafodiad yn dwyllodrus ac mae’r trawsgludwr naill ai wedi bod yn esgeulus neu’n dwyllodrus o ran gwirio hunaniaeth.

Rhoddodd Cofrestrfa Tir EF sicrwydd i’r Senedd yn 2001 na fyddai’n defnyddio’r hawl digolledu yn erbyn y rheini nad ydynt yn dwyllodrus nac yn esgeulus. Rhaid i Gofrestrfa Tir EF fodloni ei hunan bod twyll neu esgeulustod wedi digwydd cyn ceisio digolledu yn erbyn trawsgludwr.

5. Pethau i’w cofio

Dim ond gwybodaeth ffeithiol a chyngor diduedd ynghylch ein gweithdrefnau rydym yn eu darparu. Darllenwch ragor am y cyngor rydym yn ei roi.