Canllawiau

Taliadau ex gratia gan elusennau (CC7)

Cyhoeddwyd 1 Mai 2014

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

1. Am beth mae’r canllaw hwn?

Mae’r canllaw hwn yn disgrifio’r gweithdrefnau y mae’n rhaid i ymddiriedolwyr elusen eu dilyn os ydynt am wneud taliad ex gratia o gronfeydd yr elusen.

2. Ystyr geiriau ac ymadroddion a ddefnyddir

Yn y canllaw hwn:

Mae taliad yn cynnwys:

• ymddiriedolwyr yn ildio’r hawl i arian neu eiddo y gall yr elusen ei hawlio’n gyfreithiol ond efallai nad yw wedi’i dderbyn eto
• daliad o arian gan ymddiriedolwyr o gronfeydd presennol yr elusen
• ymddiriedolwyr yn trosglwyddo rhan o eiddo presennol yr elusen, heblaw arian

Ystyr ymddiriedolwyr yw ymddiriedolwyr elusen. Ymddiriedolwyr elusen yw’r bobl sy’n gyfrifol am reoli gweinyddiad yr elusen yn gyffredinol yn unol â dogfen lywodraethol yr elusen. Yn nogfen lywodraethol yr elusen gellir eu galw’n ymddiriedolwyr, ymddiriedolwyr rheoli, aelodau pwyllgor, llywodraethwyr neu gyfarwyddwyr, neu gellir cyfeirio atynt trwy ddefnyddio rhyw deitl arall. Nid yw’r term yn cynnwys ymddiriedolwyr daliannol neu ymddiriedolwyr gwarchod.

Deddf Elusennau yw Deddf Elusennau 2011.

Dogfen lywodraethol yw unrhyw ddogfen sy’n pennu dibenion yr elusen ac, fel arfer, sut y caiff ei gweinyddu. Gall fod yn weithred ymddiriedolaeth, cyfansoddiad, memorandwm ac erthyglau cymdeithasu, ewyllys, trawsgludiad, Siarter Frenhinol, Cynllun y Comisiwn neu ddogfen ffurfiol arall.

Ewyllyswr (neu ewyllyswraig) yw rhywun sydd wedi marw ac sydd wedi gwneud ewyllys. (Yn y canllaw hwn, pan gyfeiriwn at ‘ewyllyswr’ rydym yn cyfeirio at y ddau ryw).

Defnyddir rhaid i gyfeirio at y camau y mae’n ofynnol i’r ymddiriedolwyr, neu eu hasiantau neu eu gweithwyr eu cymryd yn ôl y gyfraith.

Pan fyddwn yn defnyddio termau megis dylai’r ymddiriedolwyr neu awgrymwn, argymhellwn neu cynghorwn, cyfeiriwn at y camau y gallai’r ymddiriedolwyr, eu hasiantau neu eu gweithwyr eu cymryd, ac sy’n arfer da yn ein barn ni, ond nid ydynt yn ofynion cyfreithiol.

3. Beth yw taliad ex gratia?

Nid yw ‘taliad ex gratia’ yn derm sydd ag ystyr cyfreithiol manwl gywir, ond fe’i defnyddir yn y canllaw hwn fel ffordd gyfleus o ddisgrifio taliad a wneir gan elusen mewn amgylchiadau arbennig. Dyma ble mae’r ymddiriedolwyr:

• credu eu bod dan rwymedigaeth foesol i wneud y taliad; ond
• nad oes gennych y pŵer i wneud y taliad

Yn ogystal, ni all yr ymddiriedolwyr:

• gallu cyfiawnhau’r taliad fel un sydd er lles yr elusen
• fod o dan unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol i wneud y taliad

Os yw ymddiriedolwyr yn ansicr a yw taliad arfaethedig arbennig yn daliad ex gratia ai peidio, dylent geisio cyngor proffesiynol. ##Taliadau eraill sydd angen awdurdod neu gyngor

Ceir taliadau eraill, yn ogystal â thaliadau ex gratia, y gall fod angen i ni eu hawdurdodi, a disgrifir y rhain nesaf.

Y cyntaf yw taliad nad oes unrhyw bwˆ er neu reidrwydd cyfreithiol ar yr ymddiriedolwyr i’w wneud, ond taliad sydd, yn eu barn nhw, er lles yr elusen i’w wneud. Gallwn awdurdodi taliad o’r fath trwy wneud gorchymyn o dan y Ddeddf Elusennau, ar yr amod bod yr ymddiriedolwyr yn fodlon bod gwneud y taliad yn fanteisiol er lles yr elusen; mewn geiriau eraill bydd yr elusen yn cael budd drwy wneud y taliad.

Mae ‘manteisiol’ yn golygu mwy na ‘chyfleus’ ac mae’n golygu bod rhaid i’r elusen gael mantais bendant.

Yr ail yw lle mae ymddiriedolwyr yn ansicr a oes ganddynt yr awdurdod neu beidio o dan ddogfen lywodraethol yr elusen neu o dan y gyfraith gyffredinol i wneud taliad arbennig, neu i gymryd y camau arbennig sydd ganddynt mewn golwg. Gall ansicrwydd o’r fath godi oherwydd, er enghraifft, nad yw pwerau’r ymddiriedolwyr fel y disgrifir yn nogfen lywodraethol yr elusen heb eu mynegi’n glir. Bydd yn briodol yn aml i’r ymddiriedolwyr geisio eu cyngor proffesiynol eu hunain.

4. Ar ba awdurdod all ymddiriedolwyr wneud taliadau ex gratia?

Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i ymddiriedolwyr elusen ddefnyddio cronfeydd ac eiddo’r elusen er mwyn hyrwyddo dibenion yr elusen yn unig, ac mewn ffyrdd a amlinellir neu a ganiateir gan ddogfen lywodraethol yr elusen. Yn gyffredinol, ni chaniateir i ymddiriedolwyr wyro o’r rheolaeth cyfraith hon a all, ar yr olwg gyntaf, ymddangos ei bod yn gwahardd elusennau rhag gwneud taliadau ex gratia.

Fodd bynnag, mewn achos llys a benderfynwyd ym 1969 (Yn Re Snowden Dec’d [1970] 1 Ch 700; [1969] 3 WLR 273; [1969] 3 ALL ER 208) penderfynodd y barnwr y gallai ymddiriedolwyr elusen wneud taliadau ex gratia mewn achosion lle y gallai fod yn deg i ddweud pe byddai’r elusen yn unigolyn y byddai’n anghywir yn foesol iddo wrthod gwneud y taliad. Penderfynodd y llys y gallant wneud hynny ar yr amod eu bod yn cael awdurdod y llys neu’r Twrnai Gwladol yn gyntaf. Mae’r Ddeddf Elusennau yn estyn yr egwyddor hon i’n galluogi ni, yn ogystal â’r llys a’r Twrnai Gwladol, i roi’r awdurdod angenrheidiol i’r ymddiriedolwyr wneud y taliad. Wrth ymarfer y pwˆ er i awdurdodi taliadau ex gratia, rydym ni yn destun arolygaeth y Twrnai Gwladol, ac unrhyw gyfarwyddiadau a roddir ganddo.

5. Pwy all wneud cais am awdurdod i wneud taliad ex gratia?

Mae’n rhaid i’r cais gael ei wneud gan ymddiriedolwyr yr elusen sy’n gallu hawlio’r cronfeydd y bwriedir gwneud y taliad ohono, er y gall yr ymddiriedolwyr, wrth gwrs, gyfarwyddo eu cyfreithiwr, neu gynghorydd arall, i wneud cais ar eu rhan. Ni allwn dderbyn cais gan y sawl a fyddai’n cael budd o’r taliad ex gratia, neu gan weithredwyr ewyllys nad ydynt yn ymddiriedolwyr elusen eu hunain.

6. Gwneud taliadau ex gratia o eiddo a adawyd mewn ewyllys

Roedd yr achos llys y soniwyd amdano yn gynharach (y cyfeirir ato yn syml fel ‘Re Snowden’) yn ymwneud â rhoddion a adawyd i elusennau penodol mewn ewyllys, ac mae’r cwestiwn o daliad ex gratia yn codi yn fwyaf cyffredin (ond nid bob amser) yn yr amgylchiadau hyn.

Weithiau bydd elusen yn derbyn rhodd mwy o faint na’r hyn a fwriadwyd gan yr ewyllyswr oherwydd pwynt technegol cyfreithiol neu amryfusedd ar ran yr ewyllyswr. O ganlyniad bydd unigolyn arall neu unigolion eraill yn cael ei amddifadu o arian neu eiddo y bwriadodd yr ewyllyswr i’r unigolyn hwnnw ei gael.

Er bod gofyniad cyfreithiol ar yr elusen i gadw’r rhodd gyfan a dderbyniwyd, gall ymddiriedolwyr elusen ddod i’r casgliad bod rheidrwydd moesol arnynt i wneud taliad ex gratia i’r unigolyn o hawl yr elusen er mwyn iddo neu iddi dderbyn yr hyn y bwriadodd yr ewyllyswr iddo neu iddi ei dderbyn. Os yw’r ymddiriedolwyr am wneud hyn, mae’n rhaid iddynt gael ein hawdurdod ni cyn gwneud y taliad.

Ar y llaw arall, prin fydd yr achosion lle y mae’n briodol i’r ymddiriedolwyr wneud taliad ex gratia lle y bwriadodd yr ewyllyswr adael ei eiddo i’r elusen oni bai bod y perthnasau yn teimlo nad oedd wedi’i gyfiawnhau’n foesol i’w adael i elusen yn hytrach nag iddynt hwy. Mae hawl gan yr ewyllyswr i werthu ei eiddo fel y dymunai, ac nid yw’r ffaith bod y perthnasau yn siomedig am nad ydynt wedi derbyn yr arian yn rheswm ynddo’i hun i ymddiriedolwyr deimlo unrhyw reidrwydd moesol tuag at y perthnasau.

Os yw’r ewyllyswr wedi gwneud addewid ddifrifol, er nad yw’n rhwymedig yn gyfreithiol, i rywun arall gellir cyfiawnhau taliad ex gratia gan yr elusen os na gyflawnwyd yr addewid honno gan yr ewyllys.

7. Taliadau ex gratia nad ydynt yn gysylltiedig ag eiddo a adawyd mewn ewyllys

Nid yw achosion sydd heb fod yn gysylltiedig ag ewyllys yn codi yn aml. Ni cheir achos nodweddiadol, ond gall enghraifft gynnwys pan fydd rhywun wedi gwneud rhodd i elusen gan gredu yn rhesymol ond ar gam bod ei amgylchiadau personol yn darparu ar gyfer rhoi rhodd o’r maint hwnnw ar yr adeg honno. Os daw yn amlwg yn ddiweddarach bod haelioni’r rhoddwr i’r elusen wedi gwneud y rhoddwr yn dlawd, gall ymddiriedolwyr elusen deimlo rheidrwydd moesol i wneud taliad ex gratia trwy ddychwelyd y cyfan neu ran o rodd y rhoddwr. Bydd yr un rheolau yn gymwys mewn achos o’r fath.

8. Beth yw ystyr ‘rheidrwydd moesol’?

Cyn cysylltu â ni am awdurdod i wneud taliad ex gratia, dylai ymddiriedolwyr ystyried a oes rheidrwydd moesol arnynt tuag at y person hwnnw.

Yn Re Snowden uchod, dywedodd y barnwr nad oedd y pwˆ er i awdurdodi taliad ex gratia

“… i’w ddefnyddio ar chwarae bach ond yn hytrach mewn achosion lle y mae’n deg i ddweud pe byddai’r elusen yn unigolyn byddai’n anghywir iddo yn foesol i wrthod gwneud y taliad”.

Byddwn yn defnyddio’r prawf hwnnw wrth ystyried p’un ai i awdurdodi taliad neu beidio. Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr allu ein darbwyllo fod sail resymol ganddynt dros gredu y byddent yn gweithredu’n anfoesol trwy wrthod gwneud y taliad. Dylai ymddiriedolwyr gadw mewn cof na fydd unrhyw arian neu eiddo’r elusen a ddefnyddir i wneud taliad ex gratia ar gael mwyach at ddibenion yr elusen. Felly bydd buddiolwyr yr elusen yn cael eu rhoi o dan anfantais trwy benderfyniad yr ymddiriedolwyr i wneud y taliad ex gratia.

Dylai pob cais am awdurdod i wneud taliad ex gratia gael ei gyfeirio atom ni yn hytrach na’r llys neu’r Twrnai Gwladol.

9. Sut dylech chi wneud cais i ni

Gall ymddiriedolwyr wneud cais am ein hawdurdod i wneud taliad ex gratia trwy gwblhau ffurflen gais ar-lein. Mae hon yn nodi’r wybodaeth a’r dystiolaeth y mae angen i ni eu gweld pan fyddwn yn ystyried rhoi’r awdurdod hwn. Yn achos taliad ex gratia y bwriedir ei wneud o eiddo a adawyd i’r elusen o dan ewyllys, dylai’r ymddiriedolwyr amlinellu ffeithiau’r achos mor glir ag y bo modd a darparu’r canlynol:

• copi o’r ewyllys a’i brofeb
• tystiolaeth i ddangos nad yw’r ewyllys yn cael gwared ag ystad yr ewyllyswr yn y modd yr oedd yr ewyllyswr wedi’i fwriadu mewn gwirionedd
• tystiolaeth i ddangos pam cafodd yr ewyllyswr ei rwystro rhag gwireddu ei wir fwriad. Ni fydd yn ddigon i nodi bod yr ewyllyswr wedi mynegi dymuniad i roi budd i rywun os cafodd gyfle i wireddu’r dymuniad hwnnw ond ni wnaeth unrhyw beth yn ei gylch
• datganiad yn amlinellu pam bod yr ymddiriedolwyr yn teimlo bod rheidrwydd moesol arnynt i wneud y taliad a chopi o gofnodion y cyfarfod lle y penderfynwyd hynny
• copi o unrhyw gyngor cyfreithiol a gafodd yr ymddiriedolwyr cyn gwneud y penderfyniad hwn

Mae’n bwysig bod y dystiolaeth yn glir ac yn ddiduedd. Fel rheol ni fyddai datganiad gan rywun sy’n honni bod ganddo neu ganddi hawl foesol i gyfran o’r ystad yn ddigon ynddo’i hun, oherwydd nid yw’n ddiduedd. Nid oes angen datganiadau ar lw fel rheol, ond os mai rhywun sydd â diddordeb yng nghanlyniad y cais yn unig all roi’r dystiolaeth gryfaf, gall datganiad statudol fod yn briodol.

Gall tystiolaeth arall gynnwys:

• datganiadau neu ddatganiadau statudol gan bobl annibynnol ynglyˆn â gwir fwriadau’r ewyllyswr
• datganiadau ysgrifenedig gan yr ewyllyswr ei hun, yn mynegi ei wir fwriadau
• gweithredoedd y sawl y bwriedir gwneud taliad ex gratia iddo. Gall rhywun yr addawyd etifeddiaeth iddo gan yr ewyllyswr wneud ymrwymiadau neu gymryd camau yn sgîl yraddewid hon

Byddwn yn gofyn i’r ymddiriedolwyr am wybodaeth neu dystiolaeth bellach os ydynt o’r farn bod angen hyn er mwyn ein galluogi ni i ddod i benderfyniad. Os ydym yn penderfynu awdurdodi’r taliad, byddwn yn rhoi ein hawdurdod trwy orchymyn. Mae angen i’r gorchymyn gael ei gadw fel tystiolaeth bod taliad ex gratia wedi cael ei wneud gyda’n hawdurdod ni. Mae’n bosib y bydd angen i archwilydd neu arolygydd annibynnol yr elusen ei weld hefyd.

Gwneud cais am ganiatâd y Comisiwn Elusennau i wneud taliad moesol.

10. Os yw’n cynnwys mwy nag un elusen

Os yw mwy nag un elusen yn bwriadu gwneud cais am awdurdod i wneud taliad ex gratia mewn perthynas â rhoddion yn yr un ewyllys, mae’n rhaid i’r elusennau gyflwyno ceisiadau ar wahân am awdurdod (er y gall pob elusen enwebu’r un person i wneud cais ar eu rhan). Mae’n rhaid i geisiadau gynnwys gwybodaeth a thystiolaeth ar wahân gan bob elusen i gefnogi’r achos. Mae’n rhaid i hyn gadarnhau bod ymddiriedolwyr pob elusen yn teimlo eu bod o dan reidrwydd moesol ac esbonio’r sail am y gred honno.

11. Cyfeiriad at y Twrnai Gwladol

Byddwn yn cyfeirio cais am awdurdod i wneud taliad ex gratia at y Twrnai Gwladol:

• os yw’r cyfarwyddiadau a gawn gan y Twrnai Gwladol yn ein rhagwahardd rhag awdurdodi’r taliad ein hunain
• os ydym o’r farn ei bod yn ddymunol i’r cais arbennig hwnnw gael ei drin gan y Twrnai Gwladol yn hytrach na gennym ni. Mae’n bosib mai dyma fydd yr achos os yw’r cais yn codi mater o egwyddor neu arfer arbennig y mae angen arweiniad y Twrnai Gwladol arno

12. Beth sy’n digwydd os yw cais yn cael ei wrthod?

Os ydym yn gwrthod gwneud gorchymyn, gall yr elusen sy’n gofyn amdano wneud cais newydd yn uniongyrchol i’r Twrnai Gwladol a all ganiatáu’r taliad neu wrthod gwneud hynny.

Ni ellir gwneud cais i’r llys am ganiatâd heb orchymyn gan y Comisiwn oherwydd byddai cais o’r fath yn cael ei ystyried yn “weithrediad elusen” o fewn y Ddeddf Elusennau. Os ydym yn gwrthod gwneud gorchymyn gellir gwneud cais i’r llys am orchymyn o’r fath.