Canllawiau

Cyfarwyddyd ymarfer 57: eithrio dogfennau o’r hawl gyffredinol i archwilio a chopïo

Diweddarwyd 9 Medi 2024

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Sylwer bod cyfarwyddiadau ymarfer Cofrestrfa Tir EF wedi eu hanelu’n bennaf at gyfreithwyr a thrawsgludwyr eraill. Maent yn aml yn delio â materion cymhleth ac yn defnyddio termau cyfreithiol.

1. Cyflwyniad

Mae’r holl ddogfennau yn agored i bawb eu harchwilio a’u copïo fel hawl o dan adran 66 o Ddeddf Cofrestru Tir 2002. Cyfeirir at yr hawl hon yn y cyfarwyddyd hwn fel yr ‘hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002’.

Mae’r hawl gyffredinol i archwilio o dan adran 66(1) o Ddeddf Cofrestru Tir 2001 yn ddarostyngedig i eithriadau arbennig o dan adran 66(2) o Ddeddf Cofrestru Tir 2002.

Mae Rheolau Cofrestru Tir 2003 yn cynnwys darpariaethau pwysig i ganiatáu eithrio dogfennau sy’n cynnwys gwybodaeth niweidiol o’r hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002. Mae’r cyfarwyddyd hwn yn egluro sut i wneud ceisiadau i ddynodi dogfennau’n ddogfennau gwybodaeth eithriedig ac, felly, gael yr eithriad hwn.

Mae hefyd yn disgrifio sut i wneud ceisiadau am gopïau swyddogol o ddogfennau gwybodaeth eithriedig yn cynnwys materion y dylai ceiswyr fod yn ymwybodol ohonynt.

Mae’n trafod sut i dynnu’r statws eithriedig yn ôl pan nad oes ei angen mwyach.

Mae’r cyfarwyddyd hwn yn ystyried Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 ddaeth i rym ar 1 Ionawr 2005.

Gweler holl gyfarwyddiadau ymarfer Cofrestrfa Tir EF.

Unwaith y byddwch wedi llenwi eich ffurflen gais, edrychwch ar Pethau i’w cofio yn y cyfarwyddyd hwn.

Gweler cyfeiriad Cofrestrfa Tir EF ar gyfer ceisiadau am fanylion ar sut a ble i anfon eich cais wedi ei gwblhau.

2. Gwneud cais i wneud dogfen yn ddogfen gwybodaeth eithriedig

Gall rhai dogfennau gynnwys gwybodaeth niweidiol na fynnwch iddi fod ar gael yn gyhoeddus. Gallwch wneud cais ar unrhyw adeg i ddogfen o’r fath gael ei dynodi’n ddogfen gwybodaeth eithriedig o dan reol 136 o Reolau Cofrestru Tir 2003, ar yr amod bod y ddogfen yn dod o fewn diffiniad ‘dogfen berthnasol’ yn rheol 136(7) o Reolau Cofrestru Tir 2003.

‘Dogfen berthnasol’ yw dogfen:

• y cyfeirir ati yn y gofrestr teitl, neu un sy’n berthnasol i gais i’r cofrestrydd, lle cedwir y gwreiddiol neu gopi ohoni gan y cofrestrydd
• y cyfeirir ati yn y gofrestr teitl o ganlyniad i gais (y ‘cais sy’n cyd-fynd’) a wnaed ar yr un pryd â chais o dan y rheol hon, neu sy’n berthnasol i’r cais sy’n cyd-fynd, y gwreiddiol neu gopi o’r hyn a fydd neu sydd am nawr yn cael ei gadw gan y cofrestrydd

Rhaid i chi ddefnyddio ffurflen EX1 a ffurflen EX1A – gweler Llenwi ffurflen EX1 a Llenwi ffurflen EX1A am gyfarwyddyd ar sut i lenwi’r rhain. Oherwydd natur y wybodaeth y bydd angen i chi ei darparu, eithriwyd ffurflen EX1A o’r hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002. Bydd EX1 ac unrhyw ohebiaeth yn agored. Felly, rhaid i chi ofalu nad yw unrhyw lythyrau a ysgrifennwch eu hunain yn dadlennu’r wybodaeth rydych yn hawlio ei bod yn niweidiol.

Dylech gymryd gofal i sicrhau nad yw’r wybodaeth yr ydych yn gwneud cais i’w heithrio yn cael ei datgelu mewn mannau eraill yn y ddogfen ac nad yw i’w gweld yn y copi golygedig.

Mae ffi yn daladwy o dan y Gorchymyn Ffi Cofrestru Tir cyfredol (gweler Cofrestrfa Tir EF: Ffïoedd Gwasanaethau Cofrestru).

Dim ond copïau ardystiedig o weithredoedd neu ddogfennau yr ydych yn eu hanfon atom gyda cheisiadau Cofrestrfa Tir EF sydd eu hangen arnom. Unwaith y byddwn wedi gwneud copi o’r dogfennau a anfonir atom, byddwn yn eu dinistrio. Mae hyn yn wir am y gwreiddiol a chopïau ardystiedig. Fodd bynnag, i osgoi amheuaeth, mae copi ardystiedig llawn o’r weithred o dan sylw ynghyd â’r copi golygedig yn ofynnol ar gyfer ceisiadau i eithrio gwybodaeth o’r hawl gyffredinol i archwilio.

Pan gaiff eich cais ei dderbyn, bydd yn cael ei gofnodi ar y rhestr ddydd (ein cronfa ddata o geisiadau sy’n aros i’w prosesu). Bryd hynny byddwn yn gosod cyfyngiadau ar yr hawliau i archwilio a gwneud copïau. Bydd y rhain yn aros nes bydd eich cais wedi cael ei ystyried (ac, os yw’n llwyddiannus, ei gwblhau).

Os yw’n llwyddiannus, dim ond copi o’r ddogfen gwybodaeth olygedig, yn gadael allan y wybodaeth niweidiol, fydd yn agored i hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002. Fodd bynnag, ni fydd y ddogfen gwybodaeth eithriedig ei hun ar gael i neb heblaw’r heddlu a rhai eraill sy’n gwneud cais o dan reol 140 o Reolau Cofrestru Tir 2003 neu’n dilyn cais llwyddiannus ar ffurflen EX2 neu o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 (gweler Gwneud cais am gopi swyddogol o ddogfen eithriedig).

2.1 Sut i olygu’r ddogfen

Rhaid anfon copi anolygedig llawn o’r ddogfen a chopi golygedig gyda’r cais. Rhaid i’r copi golygedig gydymffurfio â rheol 136(2) o Reolau Cofrestru Tir 2003, sy’n golygu bod yn rhaid iddo fod wedi eithrio’r hyn yr honnir iddi fod yn wybodaeth niweidiol, a dylai’r geiriau ‘gwybodaeth eithriedig’ ymddangos lle tynnwyd y wybodaeth eithriedig ymaith. Rhaid ei ardystio hefyd ar wyneb y ddogfen ei hunan yn gopi gwir o’r ddogfen berthnasol o’r hyn yr eithriwyd y wybodaeth hon. Felly gallai gael ei ardystio fel a ganlyn.

“Yr wyf i, [enw], yn ardystio bod hwn yn gopi o’r [disgrifiad o’r ddogfen] dyddiedig [dyddiad y ddogfen] ar ôl tynnu’r holl ‘wybodaeth niweidiol’ ymaith o fewn ystyr rheol 131 o Reolau Cofrestru Tir 2003, a (lle bo’n briodol) mae’n cynnwys y geiriau ‘gwybodaeth eithriedig’ fel sy’n ofynnol yn ôl rheol 136(2)(b) a’i fod yn gopi gwir fel arall. [Llofnod a dyddiad]”

Os bydd y cais yn arwain at ddynodiad, daw’r copi hwn yn ‘ddogfen gwybodaeth olygedig’ a bydd yn agored i’r hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002.

Nid oes angen i’r copi golygedig fod yn llungopi, ond rhaid iddo gynnwys yr holl wybodaeth yn y gwreiddiol nad yw i gael ei heithrio.

Dylech olygu’r ddogfen i adael allan y wybodaeth niweidiol yn unig. Ni fyddwn yn derbyn ceisiadau sy’n hepgor darnau mawr o ddogfen heb reswm da amlwg.

Ni ddylech eithrio gwybodaeth y mae angen ei chynnwys yn y gofrestr, megis y pris a dalwyd mewn trosglwyddiad neu brydles, neu gymalau sy’n cynnwys hawddfraint neu gyfamod cyfyngu. Gall ceisiadau sy’n eithrio gwybodaeth o’r fath gael eu dileu ar y sail y gallai’r dynodiad amharu ar gadw’r gofrestr. Nid yw’n bosibl chwaith, am y rheswm hwn, i eithrio cyflawniad gweithred. Sylwer yn benodol er bod Tŷ’r Cwmnïau’n caniatáu golygu cyflawniad arwystl ni chaniateir hyn at ddibenion cofrestru tir.

Rydym yn argymell yn gryf eich bod yn golygu’r ddogfen trwy adael gofod gwyn lle byddai’r testun yn ymddangos, yn hytrach na dileu testun a allai newid y gosodiad a rhifau’r tudalennau. Ffordd hawdd o wneud hyn yw troi’r testun yn wyn fel nad yw’n ymddangos yn y fersiwn argraffedig a rhaid i’r geiriau ‘gwybodaeth eithriedig’ ymddangos yn y ddogfen yn y gofod hwnnw.

Os byddwn yn dynodi dogfen yn ddogfen gwybodaeth eithriedig, efallai na fydd hyn yn atal y wybodaeth rhag cael ei dadlennu yn y gofrestr o ganlyniad i gais dilynol. Er enghraifft, pe bai’r swm a warantwyd trwy arwystl yn cael ei adael allan o’r ddogfen gwybodaeth olygedig, byddem yn dal i gofrestru cais dilynol i nodi’r swm mwyaf a warantwyd gan yr arwystl.

Lle bo gwybodaeth o ddogfen eisoes yn ymddangos yn y gofrestr ni chaiff ei dileu. Rydym o’r farn y byddai hyn yn amharu ar gadw’r gofrestr. Sut bynnag, byddai’r wybodaeth ar gael o hyd ar gopi hanesyddol o’r gofrestr.

2.2 Pa ddogfennau sy’n cael eu heithrio

2.2.1 Copïau o ddogfennau sy’n cael eu dal gan Gofrestrfa Tir EF

Bydd Cofrestrfa Tir EF yn trin y canlynol fel dogfennau gwybodaeth eithriedig:

• yr holl gopïau a wna Cofrestrfa Tir EF o ddogfennau a ddynodwyd fel dogfennau gwybodaeth eithriedig
• yr holl gopïau o ddogfennau a ddynodwyd felly a wnaed gan rywun arall ac a gyflwynwyd yng Nghofrestrfa Tir EF ar adeg neu o flaen y cais am eithriad

Mewn geiriau eraill, ni fydd copïau o ddogfennau eithriedig a wnaed oddi allan i Gofrestrfa Tir EF ac a dderbyniwyd gennym ar ôl dyddiad y cais EX1 yn cael eu trin fel dogfennau gwybodaeth eithriedig.

2.2.2 Dogfennau gwrthrannol a dyblyg

Mae prydlesi gwrthrannol ac unrhyw ddogfennau gwrthrannol neu ddyblyg eraill i gael eu trin fel dogfennau ar wahân at ddibenion eithrio.

Os dymunwch eithrio gwybodaeth ynddynt o’r hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002 rhaid i chi wneud cais ar wahân ar ffurflenni EX1 ac EX1A ar gyfer pob dogfen wrthrannol neu ddeublyg.

2.3 Y darpariaethau sy’n gallu cyfiawnhau eithrio

Rydym yn ystyried pob cais yn ôl ei haeddiant, yn seiliedig ar yr esboniad a roddir gennych ar ffurflen EX1A. Dim ond ar ôl ystyried yr holl amgylchiadau y gellir ateb yn briodol y cwestiwn a yw’r wybodaeth mewn gwirionedd yn niweidiol. Gall gwybodaeth fod yn wybodaeth niweidiol mewn un achos, ond nid mewn un arall, er bod yr un geiriad yn cael ei ddefnyddio. Mae’r canlynol yn enghreifftiau o ba bryd y gallai cais gael ei ganiatáu. Sylwer nad yw’r rhestr hon yn gynhwysfawr. Nid yw’r ffaith bod gwybodaeth wedi ei chynnwys ar y rhestr yn gwarantu y bydd y wybodaeth yn cael ei heithrio.

2.3.1 Masnachol

• Cytundebau rhannu elw. Gwybodaeth am drosiant a phroffidioldeb – yr hyn a ragwelir a hanesyddol.
• Cymalau casgennu mewn prydlesi safleoedd trwyddedig.
• Telerau mewn prydlesi datblygiad, er enghraifft trwy awdurdodau lleol a sefydliadau mawr eraill. Efallai bydd awdurdodau lleol yn dymuno atal partïon yn y dyfodol sy’n ystyried cymryd prydles datblygiad newydd rhag gallu gweld y telerau mewn prydles gynharach o’r fath gan yr awdurdod, yn enwedig os yw’r model i gael ei newid.
• Darpariaethau mewn prydlesi consortiwm yn ymwneud â threfniadau cyllido cymhleth.
• Trefniadau ailstrwythuro ariannol mawr lle mae busnes mewn trafferth. Gall y rhain gynnwys nifer o fanciau yn bartïon ac os yw union delerau datguddiad banc penodol yn dod yn wybodaeth gyhoeddus, gall hyn effeithio ar ymarferoldeb ei fusnes ei hun, pris rhannu, ac ati.
• Mewn rhai achosion, y gwir rent ar gychwyniad y brydles, i’r graddau nad yw eisoes yn y gofrestr. Fodd bynnag, wrth i amser fynd heibio, bydd y rhent hwnnw wedi cael ei adolygu fel arfer, a bydd y rhent gwreiddiol yn colli ei sensitifrwydd masnachol.
• Trosglwyddiad rhyng-gwmni neu brydles a morgais fel trafodiad cefn wrth gefn. Ni fydd y taliad yn ôl yn forgais masnachol ac efallai bydd y telerau’n cael eu hystyried yn fasnachol sensitif.
• Mewn prydlesi, telerau penodol rhent di-dâl, newid i rent, opsiynau egwyl, atgyweirio cyfamodau (er enghraifft, eithrio diffygion cynhenid), manylion banc, costau indemniad a chynigion arbennig eraill. Er enghraifft, efallai bydd y swm sydd i’w dalu neu rai o’r manylion eraill ar opsiwn i bennu prydles wedi eu heithrio, ond nid o reidrwydd y cymal opsiwn ei hun.

2.3.2 Personol

• Cyfeiriad a ddatgelwyd mewn gohebiaeth lle y byddai’r unigolyn o dan sylw’n poeni am ei ddiogelwch pe bai’r cyfeiriad hwnnw’n cael ei ddatgelu, er enghraifft priod neu bartner sydd wedi dioddef trais yn y cartref.
• Manylion y budd llesiannol o dan ymddiried.
• Manylion ariannol mewn morgais (efallai morgais preifat).
• Darpariaethau’n ymwneud ag anghyfreithlondeb, cydnabyddiaeth rhyw neu iechyd meddwl.
• Gorchymyn llareiddiad ategol priodasol sy’n cynnwys gwybodaeth ariannol fanwl.

2.4 Ceisiadau am eithriadau sy’n debygol o gael eu gwrthod

Rydym yn ystyried pob cais yn ôl ei haeddiant, ar sail yr eglurhad a roddir gennych ar ffurflen EX1A. Fodd bynnag, ni fyddwn yn cymeradwyo cais am eithriad os ydym o’r farn y byddai gwneud hynny’n niweidio cynnal y gofrestr (gweler rheol 136(4) o Reolau Cofrestru Tir 2003).

Ni fyddem fel arfer, er enghraifft, yn derbyn y ceisiadau canlynol ar gyfer eithrio, ond rhoddir ystyriaeth lawn i bob cais fesul achos.

• Enwau partïon i weithredoedd.
• Cyflawniad partïon i weithredoedd (ac eithrio’r rhai nad oes eu hangen at ddibenion cofrestru tir, megis gwarantwyr i arwystlon).
• Pris a dalwyd.
• Gwybodaeth sy’n ofynnol ar gyfer cofnodion y gofrestr, er enghraifft hawddfreintiau a chyfamodau.
• Mewn contractau neu ddewisiadau, y dyddiad, partïon, y tir yr effeithir arno ac unrhyw gyfnod opsiwn.
• Mewn prydlesi, y dyddiad, partïon, cyfnod a phremiwm, y ffaith bod rhent yn daladwy, bod cyfamodau cyfyngu yn bodoli, bod hawl ail-fynediad, cyfyngiadau ar aralliad, a bod cymalau rhwystredigaeth neu derfynu yn bodoli (ond nid y manylion).
• Mewn arwystlon, y dyddiad a’r partïon, a bodolaeth pŵer i werthu (ond nid y manylion).
• Unrhyw wybodaeth a nodir uchod sy’n cael ei chadw mewn dogfen ategol y cyfeirir ati yn y ddogfen a gyflwynwyd i’w chofrestru.
• Penawdau neu rifo neu lythrennau cymalau.

2.5 Eithrio cyffredinol neu swmp

Nid oes unrhyw ddarpariaeth yn Neddf Cofrestru Tir 2002 na Rheolau Cofrestru Tir 2003 i geisydd gael eithriad cyffredinol ar gyfer yr holl enghreifftiau o ddogfen benodol (ee arwystl neu brydles ar ffurf safonol). Os credwch fod gweithred yn cynnwys gwybodaeth niweidiol, rhaid i chi gyflwyno ffurflenni EX1 ac EX1A gyda phob cais unigol.

2.6 Cofrestru yn amodol ar eithrio

Lle bo cais i eithrio yn dod gyda chais arall i gofrestru, cewch nodi (os ydych yn dymuno) nad yw eich cais i gofrestru yn symud ymlaen os digwydd i’r cais i eithrio fod yn aflwyddiannus.

Os felly, rhaid i chi wneud amodoldeb y cais safonol yn hollol glir.

2.7 Llenwi ffurflen EX1

Panel 1: yr awdurdod lleol sy’n gwasanaethu’r eiddo

Caiff hwn ei ddatgan yn y gofrestr. Fel rheol, hwn yw’r cyngor dosbarth, bwrdeistref yn Llundain neu awdurdod arall lle byddwch yn talu eich treth gyngor a threthi busnes.

Panel 2: rhif(au) teitl yr ystadau cofrestredig y mae’r ddogfen yn ymwneud â nhw.

Rhowch y rhif neu rifau teitl yn erbyn yr hwn y mae’r cais i’r cofrestrydd mewn perthynas â’r ddogfen honno’n ymwneud. Os nad ydych yn gwybod y rhif teitl (er enghraifft, os yw’r ffurflen yn dod gyda chais am gofrestriad cyntaf), gadewch hwn yn wag.

Panel 3: eiddo

Rhowch y cyfeiriad post llawn. Os nad oes unrhyw gyfeiriad post, rhowch ddisgrifiad llawn o’r tir, er enghraifft, ‘tir sy’n cyffinio â 3 Acacia Avenue’. Os nad ydych wedi dyfynnu rhif y teitl ac nad oes unrhyw gyfeiriad post, darparwch gynllun yn dangos maint ac union leoliad yr eiddo.

Panel 4: y rhif teitl o dan yr hwn y cedwir y ddogfen hon oddi tano (os yw’n wahanol i’r rhif teitl ym mhanel 2)

Mae nodyn ar rai cofnodion yn y gofrestr yn dweud y ffeiliwyd y ddogfen o dan rif teitl neu gyfeirnod arall. Os ydych yn gwybod beth yw hwn, rhowch y cyfeirnod yma. Rydym hefyd yn dal rhai dogfennau sy’n effeithio ar sefydliadau a thrafodion masnachol mawr o dan gyfeirnodau ffeil ym Mhrif Swyddfa Cofrestrfa Tir EF – er enghraifft HO ref: 261/331/123. Os felly y mae, rhowch y cyfeirnod yma.

Panel 5: cais a ffi

Mae ffi yn daladwy o dan y Gorchymyn Ffi Cofrestru Tir cyfredol (gweler Cofrestrfa Tir EF: Ffïoedd Gwasanaethau Cofrestru). Mae gwybodaeth am ffïoedd i’w chael ar ein gwefan yn y cyfeiriad yn y panel. Cofiwch amgáu’r ffi gyda’ch cais a gwneud sieciau neu archebion post yn daladwy i ‘Cofrestrfa Tir EF’.

Panel 6: y ceisydd

Rhowch fanylion yr unigolyn neu gwmni sy’n anfon y cais atom. Os ydych yn gwneud cais ar ran rhywun arall, rhowch yr enw a chyfeiriad perthnasol yma.

Panel 7: anfonir y cais hwn i Gofrestrfa Tir EF gan

Os oes gennym unrhyw gwestiynau am y cais, byddwn yn eu hanfon at yr enw a chyfeiriad yn y panel hwn. Os ydym yn derbyn cais am gopi o’r ddogfen gwybodaeth eithriedig a bod angen i ni roi rhybudd, byddwn yn ei anfon at yr enw a chyfeiriad yn y panel hwn.

Panel 8: cyfeiriad y ceisydd

Mae’n bwysig bod y cyfeiriad hwn yn gywir a diweddar. Os bydd y cyfeiriad yn newid, dylech chi neu’r sawl a enwir ym mhanel 7 ysgrifennu i swyddfa Cofrestrfa Tir EF lle’r anfonwyd y cais hwn yn hysbysu’r manylion newydd. Byddwn yn derbyn hyd at 3 chyfeiriad ar gyfer gohebu, gan gynnwys cyfeiriad ebost.

Panel 9: rhowch fanylion y ddogfen y mae’r ceisydd yn hawlio ei bod yn cynnwys gwybodaeth niweidiol

Rhowch fanylion y ddogfen yr ydych yn gwneud cais iddi gael ei dynodi’n ddogfen gwybodaeth eithriedig. Rhaid i chi anfon copi o’r ddogfen sy’n eithrio’r wybodaeth niweidiol (y ddogfen gwybodaeth olygedig) atom. Rhaid inni gael copi llawn o’r ddogfen gwybodaeth eithriedig hefyd. Mae’n bosibl y bydd gennym gopi o hon yn ein ffeiliau eisoes oni bai eich bod yn ei chyflwyno am y tro cyntaf gyda chais cysylltiedig.

Mae Panel 10 yn cynnwys geiriau’r cais a’ch tystysgrif bod y copi golygedig yn gopi gwir o’r gwreiddiol (heblaw am y wybodaeth a hepgorwyd).

Panel 11: llofnod y ceisydd

Llofnodwch a dyddiwch y panel hwn.

2.8 Llenwi ffurflen EX1A

Paneli 1 a 2

Llenwch baneli 1 a 2 yn yr un modd â phaneli 2 a 3 ar ffurflen EX1.

Paneli 3 a 4

Mae paneli 3 a 4 yn cynnwys gwybodaeth sydd eisoes wedi ei chynnwys ar ffurflen EX1, ond mae’n hanfodol rhag ofn i’r ffurflenni wahanu.

Panel 5: rhesymau am wneud cais

Yn y panel hwn rhowch y rhesymau pam y credwch fod y ddogfen yn cynnwys gwybodaeth niweidiol. Byddai’n ddefnyddiol pe byddech, pan fo’n bosibl, yn cyfeirio at dudalen, cymal, atodlen neu baragraff y weithred/dogfen sy’n cynnwys y wybodaeth eithriedig. Gan fod ffurflen EX1A wedi’i heithrio o’r hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002, rhaid ichi gynnwys manylion penodol. Fodd bynnag, ni fydd hyn yn atal neb rhag gwneud cais am wybodaeth o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, pryd y gallai Cofrestrfa Tir EF orfod dadlennu’r wybodaeth, yn dibynnu ar ei natur, os yw dadlennu fwy er lles y cyhoedd na pheidio â gwneud hynny. Sylwer nad yw’n dderbyniol datgan ym mhanel 5 bod y wybodaeth o dan sylw’n fasnachol sensitif neu y bydd yn peri gofid neu niwed diangen. Rhaid i banel 5 ddweud pam fo’r wybodaeth yn fasnachol sensitif neu pam y mae’n debygol o beri gofid neu niwed. Cofiwch os nad ydych yn rhoi tystiolaeth ddigonol i’n bodloni bod y wybodaeth yn niweidiol, mae’n bosibl y byddwn yn gofyn am ragor o dystiolaeth. Ni fydd unrhyw wybodaeth wedi ei heithrio o’r hawl gyffredinol i archwilio, felly mae’n bwysig bod rhesymau llawn yn cael eu nodi yn ffurflen EX1A.

Dylech osgoi ychwanegu gwybodaeth atodol ychwanegol mewn llythyr cysylltiedig oherwydd y bydd hwn yn agored i’r hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002. Os nad oes digon o le ym mhanel 3 ffurflen EX1A, ewch ymlaen ar ffurflen CS a’i chlymu wrth ffurflen EX1A.

3. Rhagor o geisiadau i eithrio’r un ddogfen

Efallai y gwnaed cais eisoes i ddynodi dogfen yn ddogfen gwybodaeth eithriedig.

Lle bydd hyn yn digwydd, dylech anfon dogfen gwybodaeth olygedig atom gan adael allan dim ond y wybodaeth niweidiol na fynnwch ei chynnwys.

Dylech wneud hyn hyd yn oed os yw’r wybodaeth yr ydych am ei heithrio yn union yr un fath â’r hyn a adawyd allan o unrhyw ddogfen gwybodaeth olygedig bresennol. Y rheswm am hyn yw y gall yr ochr arall wneud cais i dynnu’r dynodiad yn ôl pan fyddwch yn parhau i fynnu bod y wybodaeth yn gyfyngedig.

Byddwn yn creu dogfen gwybodaeth olygedig ychwanegol gan eithrio’r wybodaeth o’r holl ddogfennau gwybodaeth olygedig a gyflwynwyd. Dyma’r ddogfen gwybodaeth olygedig fydd wedyn ar gael yn gyffredinol. Byddwn yn cadw’r dogfennau gwybodaeth olygedig a gyflwynwyd gyda phob cais ar wahân ond ni fyddant yn agored i’r hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002.

Dengys y tabl gyferbyn enghreifftiau o’r hyn a gadwn ac a fydd mynediad yn agored neu’n gyfyngedig. Sylwch fod ‘agored’ a ‘chyfyngedig’ yn golygu amodol ar ac oddi allan i’r hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002.

4. Trosglwyddo budd dogfen gwybodaeth eithriedig

Ni allwch drosglwyddo budd yr eithriad EX1 i rywun arall, er enghraifft os byddwch yn gwerthu’r tir neu’r arwystl. Bydd yr eithriad yn parhau nes caiff ei dynnu’n ôl (oni bai bod y cofrestrydd yn ei ddileu o dan reol 137(5) o Reolau Cofrestru Tir 2003 – gweler Gwneud cais am gopi swyddogol o ddogfen gwybodaeth eithriedig). Fodd bynnag, dim ond y sawl a wnaeth y cais am yr eithriad all wneud cais i ddileu’r dynodiad. Felly, yn y rhan fwyaf o achosion, bydd yn ddoeth dileu’r dynodiad gwreiddiol a chyflwyno cais am EX1 newydd.

5. Gwneud cais am gopi swyddogol o ddogfen gwybodaeth eithriedig

Os byddwch yn gwneud cais am gopi swyddogol o ddogfen gwybodaeth eithriedig gan ddefnyddio ffurflen OC2, byddwch yn derbyn copi o’r ddogfen gwybodaeth olygedig. Dylai hyn fod yn ddigonol at y rhan fwyaf o ddibenion. Fodd bynnag, os nad yw’n addas ar gyfer eich anghenion, gallwch wneud cais am gopi swyddogol o gopi llawn y ddogfen gwybodaeth eithriedig. (Er gwybodaeth – mae’r ddogfen gwybodaeth eithriedig yn cynnwys yr holl wybodaeth niweidiol. Byddwn yn cyfeirio ati yn yr adran hon fel y ‘copi llawn’ i’w gwneud yn haws gwahaniaethu rhyngddi â’r ‘ddogfen gwybodaeth olygedig’.)

I wneud cais am gopi llawn y ddogfen gwybodaeth eithriedig, gallwch ddefnyddio ffurflen EX2 neu wneud cais ysgrifenedig (trwy ebost os dymunwch) o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.

Mae’r ffïoedd ar gyfer copi llawn o ddogfen gwybodaeth eithriedig ar yr un raddfa, os gwneir hyn ar ffurflen EX2 neu o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, fel ar gyfer copïau swyddogol eraill. Gweler y Gorchymyn Ffi Cofrestru Tir cyfredol am fanylion.

Nid oes rhagor i’w dalu am gais o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 am wybodaeth benodol a eithriwyd o ddogfen (er enghraifft, y rhent mewn prydles) os yw’r ceisydd eisoes wedi gwneud cais a thalu am gopi swyddogol o ddogfen sy’n ddogfen gwybodaeth eithriedig, ac wedi derbyn copi o’r ddogfen gwybodaeth olygedig.

Nid yw copi llawn yn cael ei roi ohono’i hun. Er nad oes unrhyw ofyniad o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 eich bod yn rhoi rhesymau, gall gynorthwyo eich cais am gopi llawn a byddwn yn ystyried hynny. O dan Reolau Cofrestru Tir 2003 mae 2 sail sy’n caniatáu rhoi copi llawn.

• nid yw dim o’r wybodaeth a adawyd allan yn wybodaeth niweidiol
• er bod y wybodaeth yn wybodaeth niweidiol, bod caniatáu copi llawn fwy er lles y cyhoedd na pheidio â gwneud hynny

O dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, efallai y bydd angen i Gofrestrfa Tir EF benderfynu a yw’r wybodaeth a adawyd allan o’r ddogfen gwybodaeth olygedig yn ‘ddata personol’ o dan Ddeddf Diogelu Data 2018, y byddai ei dadlennu’n torri unrhyw un o’r egwyddorion diogelu data yn y Ddeddf honno. Os yw, eithriwyd y wybodaeth o hawl mynediad cyffredinol o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000. Os nad yw, rhaid i Gofrestrfa Tir EF ddefnyddio’r un prawf lles y cyhoedd i bob diben â than Reolau Cofrestru Tir 2003. Byddwn fel arfer yn rhoi rhybudd i unrhyw un arall all deimlo effaith y penderfyniad i ddadlennu gwybodaeth a bydd cyfle iddynt gyflwyno achos i oleuo proses benderfynu’r cofrestrydd.

Mae ffurflen EX2 ac unrhyw lythyrau yn ddarostyngedig i’r hawl gyffredinol i archwilio o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002. Rhaid ichi felly ofalu nad oes unrhyw beth a ysgrifennir gennych yn cynnwys gwybodaeth na fyddech am iddi gael ei chyhoeddi. Yn yr un modd, mae unrhyw rybudd a anfonir gennym ac unrhyw ohebiaeth mewn ymateb iddo hefyd yn ddarostyngedig i’r hawl gyffredinol i archwilio o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002, oni bai y daw gyda chais EX1 newydd.

Yn dilyn cais ar ffurflen EX2, os penderfynwn y byddwn yn rhoi copi llawn ar y sail nad yw’r wybodaeth a adawyd allan yn wybodaeth niweidiol, rhaid i ni dynnu’r dynodiad a bydd y ddogfen yn dod yn agored i’r hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002. (Rheol 137(5) Lle bo’r cofrestrydd wedi penderfynu cais [ar ffurflen EX2 am gopi llawn o’r ddogfen gwybodaeth eithriedig] ar y sail nad yw dim o’r wybodaeth yn wybodaeth niweidiol, rhaid iddo dynnu dynodiad y ddogfen fel dogfen gwybodaeth eithriedig ac unrhyw gofnod a wnaed o ran y ddogfen o dan reol 136(5)).

Os penderfynwn beidio â rhoi copi llawn, cewch glywed a chael y rhesymau dros y penderfyniad.

5.1 Llenwi ffurflen EX2

Panel 1: yr awdurdod lleol sy’n gwasanaethu’r eiddo

Caiff hwn ei ddatgan yn y gofrestr. Fel rheol, hwn yw’r cyngor dosbarth lle byddwch yn talu eich treth gyngor a threthi busnes.

Panel 2: rhif(au) teitl yr ystadau cofrestredig y mae’r ddogfen yn berthnasol iddi

Rhowch y rhif neu rifau teitl yn erbyn yr hwn y mae’r cais i’r cofrestrydd mewn perthynas â’r ddogfen honno’n ymwneud. Efallai ichi ddyfynnu’r rhif teitl hwn os gwnaed cais gennych am gopi o’r ddogfen gwybodaeth olygedig ar ffurflen OC2.

Panel 3: eiddo

Rhowch gyfeiriad post llawn yr eiddo a gofrestrwyd o dan y rhif teitl a welir ym mhanel 2. Os nad oes unrhyw gyfeiriad post, rhowch ddisgrifiad llawn o’r tir.

Os nad ydych wedi dyfynnu rhif y teitl ac nad oes unrhyw gyfeiriad post, darparwch gynllun yn dangos maint ac union leoliad yr eiddo.

Panel 4: y rhif teitl o dan yr hwn y delir y ddogfen hon

Mae nodyn ar rai cofnodion yn y gofrestr yn dweud y ffeiliwyd y ddogfen o dan rif teitl neu gyfeirnod arall. Os ydych yn gwybod beth yw hwn, rhowch y cyfeirnod yma. Rydym hefyd yn dal rhai dogfennau sy’n effeithio ar sefydliadau a thrafodion masnachol mawr o dan gyfeirnodau ffeil ym Mhrif Swyddfa Cofrestrfa Tir EF – er enghraifft HO ref: 261/331/123. Os felly y mae, rhowch y cyfeirnod yma.

Panel 5: cais a ffi

Gweler y Gorchymyn Ffi Cofrestru Tir cyfredol am fanylion y ffi sy’n daladwy. Rhowch y swm yn y panel hwn. Os ydych yn talu gyda siec, archeb bost neu arian parod, llenwch y blwch uchaf a’r datganiad. Os ydych yn talu trwy gyfrif debyd uniongyrchol newidiol, llenwch y blwch isaf. Peidiwch â llenwi’r ddau flwch. Amgaewch y ffi gyda’ch cais a gwnewch eich sieciau neu archebion post yn daladwy i ‘Cofrestrfa Tir EF’.

Panel 6: y ceisydd

Rhowch fanylion yr unigolyn neu gwmni sy’n anfon y cais atom.

Panel 7: anfonir y cais i Gofrestrfa Tir EF gan

Os oes gennym unrhyw gwestiynau am y cais, byddwn yn eu hanfon at yr enw a chyfeiriad yn y panel hwn.

Panel 8: cais

Rhowch fanylion y ddogfen gwybodaeth eithriedig yr ydych yn gwneud cais am gopi ohoni.

Panel 9: rhesymau pam nad yw fersiwn olygedig yn ddigonol

Rhowch resymau pam nad yw’r ddogfen gwybodaeth olygedig yn ddigonol at eich dibenion.

Ni eithriwyd ffurflen EX2 rhag yr hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002. Felly, rhaid i chi ofalu nad yw unrhyw beth a ysgrifennwch yn y panel hwn a phanel 10 yn cynnwys unrhyw wybodaeth na fyddech am iddi fod yn gyhoeddus.

Panel 10: rhesymau pam y credwch nad yw gwybodaeth a hepgorwyd yn niweidiol neu na fyddai cyhoeddi hyn o fudd i’r cyhoedd

Cofiwch gwblhau un o’r gwahanol ddewisiadau yn y panel hwn neu’r ddau ohonynt.

Os byddwn yn rhoi rhybudd i unrhyw un a allai gael ei effeithio gan benderfyniad i ddadlennu’r wybodaeth, byddwn hefyd yn ystyried unrhyw sylwadau a gawn oddi wrthynt. Fodd bynnag, byddwn bob amser yn ystyried ein rhwymedigaeth i roi gwybodaeth o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 o fewn 20 diwrnod gwaith (lle nad eithriwyd y wybodaeth rhag hawl mynediad cyffredinol o dan y Ddeddf honno). Os yw’n edrych yn debygol na allwn gyflawni hyn, byddwn yn eich hysbysu ymlaen llaw ac yn rhoi amcangyfrif o’r amser tebygol i ddelio â’ch cais.

Panel 11: llofnod

Llofnodwch a dyddiwch y panel hwn.

6. Tynnu’r statws eithriedig yn ôl

Pan nad yw’r wybodaeth yn cael ei hystyried yn wybodaeth niweidiol mwyach, gall pwy bynnag wnaeth y cais gwreiddiol am yr eithriad wneud cais i dynnu statws eithriedig y ddogfen yn ôl gan ddefnyddio ffurflen EX3. Dim ond y ceisydd gwreiddiol all wneud cais i dynnu’r statws yn ôl. Nid oes raid talu am y cais hwn.

Lle bo rhywun arall hefyd wedi gwneud cais am statws eithriedig ond nad yw eto wedi cyflwyno EX3, byddwn yn creu dogfen gwybodaeth olygedig ychwanegol. Bydd hon dim ond yn gadael allan y wybodaeth honno sydd wedi’i gadael allan o unrhyw ddogfennau gwybodaeth olygedig na thynnwyd yn ôl eto. Lle bu dim ond un cais am ddynodiad fel dogfen gwybodaeth eithriedig, byddwn yn tynnu’r dynodiad.

O dan rai amgylchiadau, rhaid i’r cofrestrydd hefyd ddileu’r statws eithriedig yn dilyn cais am gopi swyddogol (gweler Gwneud cais am gopi swyddogol o ddogfen gwybodaeth eithriedig).

6.1 Llenwi ffurflen EX3

Panel 1: yr awdurdod lleol sy’n gwasanaethu’r eiddo

Caiff hwn ei ddatgan yn y gofrestr, ac fel rheol, hwn yw’r awdurdod lleol lle byddwch yn talu eich treth gyngor a threthi busnes.

Panel 2: rhif(au) teitl yr ystadau cofrestredig y mae’r ddogfen yn berthnasol iddi

Rhowch rif y teitl neu rifau’r gofrestr neu gofrestri lle mae cyfeiriad at y ddogfen. Os na wyddoch rif y teitl, yna gadewch hwn yn wag.

Panel 3: eiddo

Rhowch y cyfeiriad post llawn. Os nad oes unrhyw gyfeiriad post, rhowch ddisgrifiad llawn o’r tir. Os nad ydych wedi dyfynnu rhif y teitl ac nad oes unrhyw gyfeiriad post, yna darparwch gynllun yn dangos maint ac union leoliad yr eiddo.

Panel 4: y rhif teitl o dan yr hwn y delir y ddogfen hon

Mae nodyn ar rai cofnodion yn y gofrestr yn dweud y ffeiliwyd y ddogfen o dan rif teitl neu gyfeirnod arall. Os ydych yn gwybod beth yw hwn, rhowch y cyfeirnod yma. Rydym hefyd yn dal rhai dogfennau sy’n effeithio ar sefydliadau a thrafodion masnachol mawr o dan gyfeirnodau ffeil ym Mhrif Swyddfa Cofrestrfa Tir EF – er enghraifft HO ref: 261/331/123. Os felly y mae, rhowch y cyfeirnod yma.

Panel 5: cais a ffi

Gweler y Gorchymyn Ffi Cofrestru Tir cyfredol am fanylion y ffi sy’n daladwy. Rhowch y swm yn y panel hwn. Os ydych yn talu gyda siec, archeb bost neu arian parod, llenwch y blwch uchaf a’r datganiad. Os ydych yn talu trwy gyfrif debyd uniongyrchol newidiol, llenwch y blwch isaf. Peidiwch â llenwi’r ddau flwch. Amgaewch y ffi gyda’ch cais a gwnewch eich sieciau neu archebion post yn daladwy i ‘Cofrestrfa Tir EF’.

Panel 6: y ceisydd

Nodwch enw’r ceisydd. Enw’r unigolyn sydd am dynnu’r dynodiad ymaith yw hwn, nid ei drawsgludwr.

Panel 7: anfonir y cais hwn i Gofrestrfa Tir EF gan

Rhowch fanylion yr unigolyn neu gwmni sy’n anfon y cais atom. Os oes gennym unrhyw gwestiynau am y cais, byddwn yn eu hanfon at yr enw a chyfeiriad yn y panel hwn.

Panel 8: manylion am y ddogfen

Rhowch fanylion y ddogfen gwybodaeth eithriedig.

Panel 9: cais

Rhowch ddyddiad y cais EX1 gwreiddiol lle nodir hynny.

Panel 10: llofnod

Llofnodwch a dyddiwch y panel hwn.

7. Pethau i’w cofio

Ar gyfer cais EX1, rhaid ichi:

• llenwi ffurflenni EX1 ac EX1A (gweler Gwneud cais i wneud dogfen yn ddogfen gwybodaeth eithriedig)
• amgáu copi o’r ddogfen gan hepgor y wybodaeth rydych yn hawlio ei bod yn eithriedig
  • cofiwch ‘droi’n wyn’ y rhannau o’r ddogfen sy’n cynnwys gwybodaeth niweidiol
• sicrhau bod gan Gofrestrfa Tir EF gopi llawn o’r ddogfen naill ai oherwydd
  • ei bod gennym eisoes
  • ei bod wedi ei chyflwyno fel rhan o’r cais
• amgáu’r ffi gywir (dylai unrhyw siec neu archeb bost fod yn daladwy i ‘Cofrestrfa Tir EF’)

Sylwch fod ffurflen EX1 ac unrhyw lythyrau a ysgrifennwch yn agored i’r hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002.

Ar gyfer cais EX2, rhaid ichi:

• llenwi ffurflen EX2 (gweler Gwneud cais am gopi swyddogol o ddogfen gwybodaeth eithriedig)
• cwblhau paneli 9 a 10
• amgáu’r ffi gywir

Sylwer bod ffurflen EX2 ac unrhyw lythyrau a ysgrifennwch yn agored i’r hawl archwilio gyffredinol o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002.

Gyda chais EX3, os chi yw’r unigolyn a gyflwynodd y cais i eithrio’r ddogfen, rhaid ichi:

• llenwi ffurflen EX3 (gweler Tynnu’r statws eithriedig yn ôl)

Nid oes ffi i’w thalu.

Dim ond gwybodaeth ffeithiol a chyngor diduedd ynghylch ein gweithdrefnau rydym yn eu darparu. Darllenwch ragor am y cyngor rydym yn ei roi.