Canllawiau

Cyfarwyddyd ymarfer 2: cofrestriad cyntaf os yw gweithredoedd ar goll neu wedi eu dinistrio

Diweddarwyd 19 Rhagfyr 2023

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Sylwer bod cyfarwyddiadau ymarfer Cofrestrfa Tir EF wedi eu hanelu’n bennaf at gyfreithwyr a thrawsgludwyr eraill. Maent yn aml yn delio â materion cymhleth ac yn defnyddio termau cyfreithiol.

1. Cyflwyniad

Gallwch wneud cais am gofrestriad cyntaf tir os collwyd neu os dinistriwyd gweithredoedd yr eiddo. Mae gan Gofrestrfa Tir EF ofynion a threfnau arbennig ar gyfer y ceisiadau hyn, sy’n cael eu dangos yn y cyfarwyddyd hwn. Ceir darpariaethau penodol o ran ceisiadau lle y mae gweithredoedd teitl wedi eu colli neu eu dinistrio yn rheol 27 o Reolau Cofrestru Tir 2003. Os yw teitl meddiannol i’w roi, rhaid cydymffurfio â gofynion adran 9(5) o Ddeddf Cofrestru Tir 2002.

Bydd angen i chi roi disgrifiad o’r digwyddiadau sydd wedi arwain at y colli neu ddinistrio, y byddwn yn ei ystyried ar ei deilyngdod ei hun. Fodd bynnag, yn ôl pob tebyg byddwn yn rhoi teitl meddiannol yn unig lle nad yw’r dystiolaeth a ddarparwyd yn cadarnhau’r digwyddiadau hynny a hanes y teitl tu hwnt i amheuaeth. Yn aml mae’n bwysicach profi pwy oedd yn dal y gweithredoedd cyn eu colli neu eu dinistrio na phenderfynu beth oedd ynddynt.

Weithiau pan fydd gweithredoedd yr eiddo wedi eu colli neu eu dinistrio byddwn yn gofyn i arolygwr tir o’r Arolwg Ordnans archwilio’r tir cyn i ni gwblhau’r cofrestriad. Efallai bydd ffi yn daladwy os oes angen archwiliad.

Mae llawer o’r ceisiadau hyn yn gysylltiedig â sefyllfaoedd lle cafodd y gweithredoedd (neu rai ohonynt) eu colli neu eu dinistrio tra yng ngafael trawsgludwr, banc neu gymdeithas adeiladu (neu ar eu ffordd yn ôl yn y post). Fodd bynnag, byddwn hefyd yn ystyried ceisiadau lle digwyddodd y colli neu ddinistrio o dan amgylchiadau eraill. Gall y rhain gynnwys lladrad gweithredoedd, neu eu dinistrio mewn trychineb naturiol neu o ganlyniad i ymosodiad gelyn.

2. Gwneud cais

Dylech wneud cais am gofrestriad cyntaf gan ddefnyddio ffurflen FR1 a ffurflen DL a sicrhau bod y tâl priodol wedi ei gyflwyno. Os ydych yn ansicr o sut i wneud cais am gofrestriad cyntaf cyfeiriwch at gyfarwyddyd ymarfer 1: cofrestriadau cyntaf.

Yn lle cyflwyno’r teitl dogfennol arferol bydd angen i chi wneud y canlynol:

• rhoi disgrifiad o’r digwyddiadau sydd wedi arwain at y colli neu ddinistrio
• ailffurfio’r teitl hyd y gallwch
• rhoi tystiolaeth o bwy yw’r ceisydd

Argymhellwn eich bod yn anfon ffurflen ST3: Datganiad o wirionedd i gefnogi cais i gofrestru tir ar sail gweithredoedd a gollwyd neu a ddinistriwyd gyda ffurflen FR1 a ffurflen DL. Mae’r ffurflen hon yn gosod y fframwaith ar gyfer y wybodaeth a’r dystiolaeth y bydd yn rhaid i chi eu darparu.

Yn unol â’n Cyfarwyddyd: Dogfennau i’w hanfon gyda chais am gofrestriad cyntaf – Gweithredoedd coll a meddiant gwrthgefn, dim ond copïau ardystiedig o ffurflen ST3, datganiadau statudol a thystiolaeth arall, megis ffurflen 1D1 a ffurflen ID2, y dylid eu cyflwyno. Unwaith y byddwn wedi sganio’r dogfennau a anfonir atom, byddwn yn eu dinistrio. Mae hyn yn wir am y gwreiddiol a’r copïau ardystiedig.

Os nad ydych yn cadw’r gwreiddiol neu eich copïau eich hunan, a bod eich cais yn cael ei wrthod neu ei ddileu, gallwch gael copïau o’r dogfennau sydd wedi eu sganio a’u dinistrio (ac eithrio unrhyw ffurflen ID1/ID2). Defnyddiwch borthol Cofrestrfa Tir EF neu ffurflen OC2 (mae ffi yn daladwy).

Nid oes yn rhaid defnyddio ffurflen ST3, ac nid yw ei defnyddio’n gwarantu y bydd eich cais yn llwyddiannus, ond bydd yn eich cynorthwyo i wneud yn siwr nad ydych wedi hepgor unrhyw ofynion a nodir yn fanwl isod.

Fodd bynnag, bydd unrhyw ddatganiad o wirionedd sy’n cwrdd â gofynion rheol 215A o Reolau Cofrestru Tir 2003 yn dderbyniol, fel y bydd datganiad statudol. Gweler Datganiad o wirionedd.

Fel gydag unrhyw gais am gofrestriad cyntaf mae’n ddyletswydd arnoch i ddadlennu rhai mathau o fuddion gor-redol os ydynt yn effeithio ar y tir. Mae dadlennu’n arbennig o ddefnyddiol lle mae gweithredoedd teitl wedi eu colli neu eu dinistrio, gan nad yw buddion fel hawddfreintiau, y gŵyr perchennog yr ystad eu bod yn effeithio ar y tir, efallai yn ymddangos o’r teitl dogfennol a ailffurfiwyd. Mae cyfarwyddyd ymarfer 15: buddion gor-redol a’u dadlennu yn cynnwys gwybodaeth am ba fuddion y dylech eu dadlennu a sut i’w dadlennu.

O dderbyn y cais mae’n bwysig iawn i Gofrestrfa Tir EF allu adnabod yr eiddo sy’n destun eich cais i’w gofrestru ar fap yr Arolwg Ordnans (i gydymffurfio â rheol 24(1)(a) o Reolau Cofrestru Tir 2003). Os na allwn wneud hyn byddwn yn gwrthod y cais. Gall y teitl a ailffurfiwyd gynnwys cynllun sy’n dangos y tir ar fap yr Arolwg Ordnans. Os nad yw, ac y credwch y gallwn ei chael yn anodd adnabod yr eiddo o ddisgrifiad llafar, rhaid i chi ddarparu cynllun a fydd yn caniatáu i ni nodi’r tir ar fap yr Arolwg Ordnans. Yn gyffredinol ni fyddwn yn ystyried disgrifiadau llafar yn addas heblaw:

• eu bod yn gysylltiedig â chyfeiriadau post (heblaw fflatiau neu adeiladau lle bydd seler yn estyn tu hwnt i’r ffin ar y ddaear – yn yr achosion hyn rhaid i chi ddarparu cynllun, rheol 26(1) o Reolau Cofrestru Tir 2003)
• bod yr eiddo wedi ei ffensio’n llawn a’i bod yn amlwg bod yr holl gwrtil yn ffurfio rhan o’r eiddo

2.1 Disgrifiad o’r digwyddiadau’n arwain at y colli neu ddinistrio

Mae angen disgrifiad llawn a ffeithiol o’r digwyddiadau yn arwain at golli neu ddinistrio’r gweithredoedd a materion eraill perthnasol i’r teitl ar Gofrestrfa Tir EF. Rhaid i’r sawl sy’n gwybod fwyaf am y materion arbennig a ddisgrifiwyd roi’r adroddiad.

Mae’n dilyn ei bod yn eithaf tebygol y bydd yr adroddiad a roddwch yn cynnwys nifer o ddatganiadau statudol, datganiadau o wirionedd neu dystysgrifau oddi wrth:

• y ceisydd
• un trawsgludwr neu fwy
• swyddog banc neu gymdeithas adeiladu

Er enghraifft, lle collwyd y gweithredoedd tra yng ngafael banc a bod trawsgludwr wedi archwilio’r teitl yn ddiweddar, dylai’r trawsgludwr roi tystysgrif neu ddatganiad ar y teitl a dylai un o swyddogion y banc roi cyfrif am y golled.

Bydd angen i’ch adroddiad brofi’r canlynol:

• gan bwy oedd y gweithredoedd ac ymhle’r oeddent yn cael eu dal pan gawsant eu colli neu eu dinistrio
• pam oedd y gweithredoedd yng ngafael y person, ee a oeddent yn cael eu dal i’w cadw’n ddiogel neu fel gwarant am arian dyledus neu o dan hawlrwym
• pryd, ymhle a sut y digwyddodd y golled neu ddinistr
• pa gamau a gymrwyd i adennill y gweithredoedd
• a oedd y perchennog ar adeg y golled wedi creu unrhyw forgais, arwystl neu hawlrwym ar yr eiddo neu wedi adneuo’r gweithredoedd gydag unrhyw unigolyn, cwmni neu gorff fel gwarant am arian
• a yw’r ceisydd yn meddiannu neu’n derbyn y rhent a’r proffidiau; gweler Tystiolaeth o feddiant
• bod gan y ceisydd hawl i wneud cais am gofrestriad trwy fod yr ystad gyfreithiol wedi ei breinio ynddynt (neu fod ganddynt hawl i fynnu cael yr ystad gyfreithiol wedi ei breinio ynddynt); gweler Ailffurfio teitl

Fel arfer dylai’r adroddiad fod ar ffurf datganiad statudol neu ddatganiad o wirionedd. Fodd bynnag, byddwn yn barod i dderbyn tystysgrif trawsgludwr neu swyddog awdurdodedig addas o’r banc neu gymdeithas adeiladu, yn disgrifio colli neu ddinistrio gweithredoedd oedd yn eu gafael. Rhaid i’r trawsgludwr lofnodi’r dystysgrif yn bersonol, ac nid yn enw cwmni.

Bydd unrhyw ddatganiadau statudol neu ddatganiadau o wirionedd gwreiddiol yn cael eu sganio a’u dinistrio o dan ein polisi ar drin dogfennau.

2.2 Ailffurfio teitl

Er mwyn cefnogi’r disgrifiad o golli neu ddinistrio’r gweithredoedd rhaid i chi geisio ailffurfio’r teitl i ddangos sut mae wedi disgyn i’r ceisydd. Bydd natur ac ansawdd y dystiolaeth eilaidd yn amrywio ond rhaid i chi gyflwyno’r dystiolaeth orau a allwch. Nid oes modd sôn am bob sefyllfa yn y cyfarwyddyd hwn ond gall yr awgrymiadau canlynol eich helpu wrth baratoi’r math hwn o gais.

2.2.1 Cynnwys gweithredoedd a chyflawni

Y dystiolaeth eilaidd orau bosibl o deitl yw copi ardystiedig neu ddrafft wedi ei gwblhau o’r trawsgludiad, trosglwyddiad neu aseiniad i’r ceisydd (ac unrhyw forgais sy’n bodoli) ynghyd â chopïau ardystiedig, drafftiau wedi eu cwblhau neu grynodebau archwiliedig o’r gweithredoedd yn ffurfio’r teitl cynharach. Ble bynnag y bo modd, dylid ardystio copïau fel copïau cywir a dylid marcio crynodebau fel wedi eu harchwilio gan drawsgludwr.

Dylid cefnogi’r copïau o’r gweithredoedd gyda datganiad statudol, datganiad o wirionedd neu dystysgrif, fel y crybwyllwyd yn Disgrifiad o’r digwyddiadau’n arwain at y colli neu ddinistrio, yn profi’r canlynol hyd y bo modd:

• bod y teitl wedi cael ei ymchwilio yn y ffordd arferol
• o ba ffynhonnell y cafwyd y copi o’r gweithredoedd
• y cyflawnwyd y trawsgludiad, trosglwyddiad neu aseiniad i’r ceisydd (ac unrhyw forgais) yn briodol a’i stampio’n ddigonol

Os collwyd yr holl gopïau, drafftiau a chrynodebau hefyd, o dan rai amgylchiadau, fel lle’r oedd yr eiddo’n ffurfio rhan o ystad fwy, efallai y gallwch gael rhai yn eu lle oddi wrth y trawsgludwr a weithredodd ar ran gwerthwr y ceisydd.

Mae modd dangos tystiolaeth o ansawdd sylweddol is o feddiant a theitl gyda’r canlynol:

• rhestr o weithredoedd gyda derbynneb (os yw ei ffynhonnell a’i tharddle yn cael eu cadarnhau trwy ddatganiad statudol, datganiad o wirionedd neu dystysgrif)
• copïau o ddatganiadau treth ystadau neu dreth etifeddiant, derbynebau am ardrethi a threthi, polisïau yswiriant tân a derbynebau am bremiymau yswiriant

2.2.2 Eiddo â morgais arno

Os oedd morgeisai yn dal y gweithredoedd pan gawsant eu colli neu eu dinistrio, mae datganiad statudol, datganiad o wirionedd neu dystysgrif y trawsgludwr a ymchwiliodd y teitl, cyn i’r rhoddwr benthyg roi benthyg, yn ffurfio tystiolaeth ategol ddefnyddiol o deitl y ceisydd.

Lle cafodd y gweithredoedd eu colli neu eu dinistrio tra yng ngafael morgeisai, rhaid i ddisgrifiad y digwyddiadau naill ai brofi bod y morgais yn bodoli neu roi manylion o’i ad-dalu.

2.2.3 Eiddo diforgais

Rhaid i ddisgrifiad y digwyddiadau wneud yn glir a oedd morgais ar yr eiddo pan gafodd y gweithredoedd eu colli neu eu dinistrio. Dylai un neu fwy o’r datganiadau statudol neu ddatganiadau o wirionedd ategol sy’n ffurfio’r disgrifiad ddatgan yn bendant nad oedd y perchennog, ar adeg y colli neu ddinistrio, wedi creu unrhyw forgais, arwystl na hawlrwym ar yr eiddo nac wedi adneuo unrhyw un o weithredoedd yr eiddo gydag unrhyw unigolyn, cwmni neu gorff fel gwarant am arian.

2.2.4 Eiddo prydlesol

Os cafodd prydles wreiddiol ei cholli neu ei dinistrio, fel arfer mae modd cael copi ardystiedig o wrthran y brydles.

Mae’r rhan fwyaf o brydlesi’n cynnwys darpariaethau sy’n mynnu cofrestru aseiniadau gyda thrawsgludwr y prydleswr a/neu yn mynnu rhoi trwydded i neilltuo’r brydles. Os felly y mae, efallai y gall trawsgludwr y prydleswr roi manylion o gofnod y dogfennau a gyflwynwyd gan aseineion olynol a/neu drwyddedau i neilltuo a roddwyd. Sut bynnag, bydd y rifersiynydd presennol (neu ei asiant) yn gwybod pwy sydd wedi talu’r rhent yn ystod y cyfnod perchnogaeth cyfredol.

2.2.5 Chwiliadau pridiannau tir

Dylid cyflwyno chwiliadau pridiannau tir ar geisiadau sydd ar goll neu wedi eu dinistrio yn yr un modd ag unrhyw gais cofrestriad cyntaf arall. Sylweddolwn, fodd bynnag, na fydd yn bosibl efallai, i nodi perchnogion ystad y mae angen gwneud chwiliadau pridiannau tir yn eu herbyn am fod y gweithredoedd sy’n ymwneud â’r teitl digofrestredig ar goll neu wedi eu dinistrio, ond dylech gyflwyno’r chwiliadau canlynol o leiaf gyda’r cais, wedi eu gwneud yn enw llawn yr unigolyn neu gwmni y gwneir chwiliad yn eu herbyn a chan ddefnyddio’r sir gywir ac unrhyw siroedd blaenorol ar gyfer yr eiddo (mae angen chwiliad llawn ar dystysgrif K17 neu K18 arnom (hynny yw nid wedi ei gyfyngu i ‘Methdaliad yn Unig’)).

• Y ceisydd o ddyddiad y caffael i ddyddiad y cofrestru
• Prynwr uniongyrchol y ceisydd, lle mae’n wybyddus
• Yr ymadawedig a’r cynrychiolydd(cynrychiolwyr) personol lle mai’r olaf yw’r prynwr i’r ceisydd neu’r ceisydd
• Y landlord lle y mae’r tenant gwreiddiol yn gwneud cais am roi teitl llwyr
• Y cymerwr benthyg lle y mae’r ceisydd yn caffael gan forgeisiai sy’n gweithredu o dan bŵer gwerthu, o ddyddiad y caffael gan y cymerwr benthyg i ddyddiad y gwerthiant gan y morgeisiai
• Daliwr arall yr ystad gyfreithiol, os yw’n wybyddus
• Gall y cofrestrydd gyfarwyddo’r cais i wneud chwiliadau os nad ydynt wedi eu cyflwyno (rheol 30 o Reolau Cofrestru Tir 2003)

Os nad oes modd i drawsgludwr ardystio nad yw cofnod yn berthnasol, dylech allu gael copi swyddfa o’r cofnod o’r Adran Pridiannau Tir a chyflwyno hwnnw, ynghyd ag unrhyw dystiolaeth bellach o’r budd a warchodwyd (er enghraifft copi o’r ddogfen a greodd y budd).

Os yw’n ymddangos bod y cofnod yn berthnasol i’r eiddo, byddwn yn cofnodi’r cofnod yn y gofrestr.

2.2.6 Cofrestrfeydd gweithredoedd Middlesex a Swydd Efrog gynt

Os yw’r tir yn yr ardal oedd gynt o dan un o’r cofrestrfeydd gweithredoedd hyn, gall datganiad statudol, datganiad o wirionedd neu dystysgrif trawsgludwr sydd wedi archwilio cofysgrifau gweithredoedd brofi, neu gynorthwyo profi, cadwyn deitl.

Caeodd y cofrestrfeydd gweithredoedd erbyn hyn. Gallwch ddod o hyd i sut i gysylltu â’r cyrff sy’n dal y cofnodion hyn yn Manylion cysylltu cofrestrfeydd gweithredoedd sirol blaenorol.

Sylwer: Nid oedd Caer Efrog o fewn ardaloedd cofrestrfeydd gweithredoedd Swydd Efrog gynt.

2.2.7 Tystiolaeth o feddiant

Fel arfer dylai disgrifiad y digwyddiadau brofi bod y ceisydd naill ai mewn union feddiant o’r holl dir neu’n derbyn y rhent a’r proffidiau ohono heb i unrhyw hawliad gwrthwynebus fod wedi cael ei wneud. Mae’r wybodaeth hon yn hanfodol lle bo teitl meddiannol yn cael ei roi (adran 9(5)(a) o Ddeddf Cofrestru Tir 2002). Mewn achosion eraill bydd o gymorth i’n bodloni bod gan y ceisydd hawl i wneud cais am gofrestriad.

Cofiwch gynnwys tystiolaeth o feddiant gyda’ch cais. Ar gyfer eiddo, gall hyn gynnwys bil cyfleustod neu fil cyngor neu os yw’r ceisydd yn derbyn y rhent a’r proffidiau, copïau o’r llyfr(au) rhent neu dderbynebau. Ar gyfer darn o dir nad yw’n cynnwys eiddo a lle nad yw’r rhent a’r proffidiau gan y perchennog, dylai datganiad statudol neu ddatganiad o wirionedd fanylu sut y mae’r tir ym meddiant y ceisydd.

2.2.8 Ffïoedd

Mae ffi o dan raddfa 1 y Gorchymyn Cofrestru Tir cyfredol yn daladwy ar werth yr ystad yn y tir a gynhwysir yn y cais (erthygl 2). Os gwneir cais gwirfoddol, caiff y ffi hon ei gostwng gan hyd at 25% (o dan erthygl 2(5). Nid yw’r gostyngiad mewn ffïoedd yn gymwys i geisiadau am gofrestriad cyntaf proffidiau a rhyddfreintiau neu am fwynfeydd a mwynau ar wahân i’r wyneb.

Mae’n bosibl y bydd ffi ychwanegol o £40 yn daladwy o dan erthygl 11 y Gorchymyn Cofrestru Tir cyfredol os yw Cofrestrfa Tir EF yn penderfynu bod archwiliad o’r tir sydd i’w gofrestru’n ofynnol. Byddwn yn cysylltu â chi am y ffi hon, os yw’n ofynnol, cyn cynnal yr archwiliad.

2.3 Tystiolaeth hunaniaeth

Gall Cofrestrfa Tir EF fynnu tystiolaeth o bwy yw’r ceiswyr am gofrestriad cyntaf pan fyddant yn honni bod gweithredoedd yr eiddo wedi eu colli neu eu dinistrio. Bydd y dystiolaeth hon o gymorth i ddangos bod y ceisydd yn dal yr ystad gyfreithiol neu â hawl i wneud cais am gofrestriad. Mae hefyd yn amddiffyniad pwysig rhag twyll.

2.3.1 Pan nad yw tystiolaeth hunaniaeth yn ofynnol

Fel rheol, nid yw Cofrestrfa Tir EF yn gofyn am dystiolaeth hunaniaeth lle caiff y cais ei gyflwyno drwy un o’r canlynol:

• trawsgludwyr sy’n gwneud cais am gofrestriad oherwydd bod gweithredoedd yr eiddo wedi mynd ar goll tra yn eu gafael
• prif roddwyr benthyg morgeisi sy’n gwneud cais am gofrestriad oherwydd bod gweithredoedd yr eiddo yn cael eu dal fel gwarant ar gyfer morgais y rhoddwr benthyg ac wedi mynd ar goll tra yn eu gafael
• swyddog gydag awdurdod priodol ar ran awdurdod lleol, adran o’r llywodraeth neu gorff adnabyddus ledled y wlad sy’n gwneud cais am gofrestriad oherwydd bod gweithredoedd teitl yn ymwneud â’u tir, neu dir y mae ganddynt forgais arno, wedi mynd ar goll tra yn eu gafael

Fodd bynnag, ym mhob achos mae Cofrestrfa Tir EF yn cadw’r hawl i wneud gwiriadau hunaniaeth a gweithredu trefnau cadarnhau ychwanegol o ran hunaniaeth.

Ni fydd angen tystiolaeth o bwy yw derbynnydd neu ddatodwr cwmni arnom. Rhaid i chi ddarparu’r canlynol, fodd bynnag.

• Tystiolaeth o benodi’r derbynnydd neu ddatodwr
• Lle caiff derbynnydd ei benodi o dan forgais neu arwystl, copi ardystiedig o’r morgais neu arwystl

Ymhob achos arall rhaid i ni gael tystiolaeth o bwy yw’r ceisydd am gofrestriad cyntaf lle cafodd gweithredoedd yr eiddo eu colli neu eu dinistrio.

2.3.2 Pryd y mae tystiolaeth hunaniaeth yn ofynnol

Bydd tystiolaeth hunaniaeth yn ofynnol ym mhob achos arall na cheir cyfeiriad atynt yn Pan nad yw tystiolaeth hunaniaeth yn ofynnol. Lle nad yw’r ceiswyr yn cael eu cynrychioli gan drawsgludwr (er enghraifft cyfreithiwr neu drawsgludwr trwyddedig), bydd yn rhaid iddynt gyflwyno ffurflen tystiolaeth hunaniaeth ffurflen ID1 (unigolion) neu ffurflen ID2 (cwmnïau a chorfforaethau). Am fanylion pellach gweler cyfarwyddyd ymarfer 67: tystiolaeth hunaniaeth.

2.4 Cyflwyno gweithredoedd a gollwyd o ddod o hyd iddynt

Rhaid i chi amgáu ymrwymiad gyda’r cais y byddwch yn anfon unrhyw weithredoedd a gollwyd i Gofrestrfa Tir EF os ceir hyd iddynt wedi hynny. Os daw rhagor o dystiolaeth o deitl, boed yn ffafriol i’r perchennog cofrestredig neu beidio, i’r amlwg ar ôl cwblhau’r cais dylid ei hanfon atom ynghyd â ffurflen UT1 os oes angen uwchraddio’r teitl.

3. Cofnodion yn y gofrestr

Byddwn yn gwneud cofnod amddiffynnol yn y gofrestr yn aml i warchod yn erbyn bodolaeth llyffetheiriau megis cyfamodau cyfyngu neu rent-daliadau a allai effeithio ar yr eiddo. Ni fydd cofnod amddiffynnol yn cyfeirio at hawddfreintiau cyfreithiol oherwydd bydd y rhain yn fuddion gor-redol ar gofrestriad cyntaf.

3.1 Cyfamodau cyfyngu heb eu dadlennu

Os na fu modd i chi ailffurfio’r teitl yn gyfan gwbl, gall gweithredoedd a gollwyd gynnwys neu gyfeirio at gyfamodau cyfyngu, all beidio bod yn amlwg o’r cais fel arall. Er enghraifft, mae’n arbennig o anodd darganfod bodolaeth cyfamodau yr aeth gwerthwr iddynt, fel cyfamodau bragdy. Lle bo’r teitl a ailffurfiwyd yn anghyflawn byddwn yn gwneud cofnod amddiffynnol yn y Gofrestr Arwystlon. Bydd y cofnod yn datgan bod y fath gyfamodau cyfyngu ar y tir ag a osodwyd arno cyn dyddiad y cofrestriad cyntaf, i’r graddau bod cyfamodau o’r fath yn bodoli a bod modd eu gorfodi.

Byddwn yn gwneud y cofnod hwn oherwydd y gall y sawl sydd â hawl i fudd y cyfamodau ddal i’w gorfodi. Pe digwyddai hyn neu pe cywirwyd y gofrestr rywbryd wedyn i gynnwys y cyfamodau, ar yr olwg gyntaf byddai gan y perchennog cofrestredig hawl i indemniad. Ar y llaw arall, gall y sawl sydd â hawl i fudd y cyfamodau fod â hawl i indemniad os gwrthodwn gywiro’r gofrestr.

Os bu modd i chi ailffurfio’r teitl yn gyfan gwbl a darparu copïau derbyniol o’r holl weithredoedd, byddwn yn archwilio’r teitl yn y ffordd arferol ac yn gwneud unrhyw gofnodion priodol ar gyfer cyfamodau cyfyngu. Yn yr achosion hyn ni fyddwn yn gwneud cofnod amddiffynnol oni bai fod rhyw reswm arall dros wneud hynny, er enghraifft, lle bo’r gwreiddyn teitl yn forgais neu offeryn penodol sy’n annhebygol o gyfeirio at gyfamodau cyfyngu.

3.2 Copïau heb eu gwirio o gyfamodau cyfyngu

Efallai y bydd yn bosibl i chi gyflwyno dim ond copïau heb eu gwirio o gyfamodau cyfyngu. Yn ôl darpariaethau paragraff 1 Atodlen 8 i Ddeddf Cofrestru Tir 2002 gall unrhyw un sy’n dioddef colled o ganlyniad i gywiro’r gofrestr, neu gamgymeriad y byddai ei gywiro yn golygu cywiro’r gofrestr, hawlio indemniad. Os byddwn yn gorfod cywiro’r gofrestr oherwydd bod manylion cyfamodau cyfyngu a gynhwyswyd gennym yn y gofrestr yn anghywir neu’n anghyflawn gallai arwain at hawliad o’r fath.

Bydd Cofrestrfa Tir EF yn aml yn derbyn ceisiadau am gofrestriad cyntaf yn cynnwys manylion cyfamodau cyfyngu heb eu harchwilio. Os caiff y cyfamodau hyn eu cynnwys yn y gofrestr, rydym i bob diben yn gwarantu eu cywirdeb. Byddwn yn gwneud hyn dim ond lle bo perygl bod y crynodeb neu gopi yn ddiffygiol mor fychan fel bod modd eu trin yn ddiogel fel tystiolaeth gadarn o delerau’r weithred.

Byddwn yn trin pob achos yn ôl ei deilyngdod. Fodd bynnag, yn gyffredinol:

• fel arfer caiff crynodebau argraffedig eu hystyried yn foddhaol
• mae modd derbyn crynodeb a deipiwyd os yw’n ymddangos ei fod yn gyflawn ac wedi ei baratoi’n ofalus, yn arbennig pan fo’r llain o dir sy’n teimlo effaith y cyfamodau yn un sylweddol (fel bod gwybodaeth helaeth am y cyfamodau).

Byddwn yn ystyried y canlynol hefyd.

• Lle bo’r cyfamodau yn cael eu dangos mewn copi o weithred ddiweddarach, a yw’r copi hwnnw wedi ei nodi fel archwiliwyd neu beidio
• Natur y cyfamodau eu hunain
• Gwerth a sefyllfa’r tir

Yn achos hen weithredoedd Middlesex neu Swydd Efrog, efallai y bydd modd cael tystiolaeth ategol o gofnodion yr hen gofrestrfeydd gweithredoedd. (Gweler Cofrestrfeydd gweithredoedd Middlesex a Swydd Efrog gynt)

Os na allwn warantu cywirdeb manylion cyfamodau cyfyngu heb eu gwirio, byddwn yn gwneud cofnod i’r perwyl bod y weithred berthnasol yn cynnwys cyfamodau cyfyngu ond na chyflwynwyd naill ai’r offeryn gwreiddiol na chopi ardystiedig na chrynodeb archwiliedig ohono ar gofrestriad cyntaf.

Fodd bynnag, rydym wedi cytuno â Chymdeithas y Cyfreithwyr i wneud cofnod heb warant fel a ganlyn pan fo cyfreithiwr yn gofyn yn benodol amdano:

“Mae [trawsgludiad] y tir yn y teitl hwn [a thir arall] dyddiedig ––––––– a wnaed rhwng ––––––– yn cynnwys cyfamodau cyfyngu ond ni chyflwynwyd manylion ohonynt wedi eu gwirio ar gofrestriad cyntaf. Darparwyd y manylion o’r hyn sy’n honni i fod y cyfryw gyfamodau yn yr atodlen o gyfamodau cyfyngu i hyn gan –––––––, yn gweithredu ar ran gwerthwr yn [rhowch y flwyddyn].”

Mae’r cytundeb gyda Chymdeithas y Cyfreithwyr yn cwmpasu ceisiadau a gyflwynwyd gan gyfreithwyr yn unig. Os ydych am i ni wneud y cofnod hwn bydd angen i chi ddweud wrthym mewn llythyr eglurhaol.

3.3 Rhent-daliadau heb eu dadlennu

Gallwn wneud cofnod amddiffynnol yn y gofrestr pan fo’r tir mewn ardal lle mae rhent-daliadau’n gyffredin. Caiff y cofnod ei wneud o dan amgylchiadau tebyg i’r rhai ar gyfer y cofnod amddiffynnol o ran cyfamodau cyfyngu, a gaiff ei grybwyll yn Cyfamodau cyfyngu heb eu dadlennu.

3.4 Hawddfreintiau

Os byddwch chi neu’r ceiswyr yn ymwybodol bod hawddfraint gyfreithiol ar y tir rydych yn ceisio’i gofrestru na chaiff ei chrybwyll yn y teitl a ailffurfiwyd gennych, rhaid i chi ei dadlennu fel budd gor-redol ar ffurflen gysylltiedig DI (rheol 28 o Reolau Cofrestru Tir 2003). Byddwn yn gwneud cofnod ar gyfer unrhyw hawddfreintiau sy’n effeithio er gwaeth ar y naill ai:

• a ymddangosodd yn y teitl a ailffurfiwyd
• a ddadlennwyd fel buddion gor-redol yn y cais

Mae’r cofnod yn y gofrestr am faich hawddfraint a ddatgelir fel budd gor-redol ar gofrestriad cyntaf yn sicrhau y bydd prynwr diweddarach yn cymryd yr hawddfraint yn ddarostyngedig iddi ac yn achos hawddfraint gyfreithiol yn osgoi’r posibilrwydd o’r eithriad ym mharagraff 3(1) Atodlen 3 i Ddeddf Cofrestru Tir 2002 rhag bod yn gymwys.

Byddwn yn cofnodi budd hawddfreintiau cyfreithiol yn unig os ydych wedi dangos tystiolaeth foddhaol o deitl iddynt (rheol 33 o Reolau Cofrestru Tir 2003).

4. Manylion cysylltu cofrestrfeydd gweithredoedd sirol blaenorol

4.1 Sir Middlesex

Ar waethaf cau Cofrestrfa Gweithredoedd Middlesex, cewch archwilio cofrestri’r copïau o gofysgrifau 1709 i 1938 gyda mynegeion iddynt yn:

Archifdy Metropolitanaidd Llundain
40 Northampton Road
London EC1R 0HB

Ffôn 020 7332 3820.

Mae ar agor o ddydd Llun i ddydd Gwener 9.30am i 4.45pm gydag estyniad tan 7.30pm bob dydd Mawrth a dydd Iau, a hefyd rhai boreau Sadwrn.

4.2 Traean Dwyrain Swydd Efrog

Erbyn hyn mae cofnodion hen Gofrestrfa Weithredoedd Traean y Dwyrain, gan gynnwys cofysgrifau a mynegeion yn cwmpasu’r cyfnod 1708 i 1974, yng ngafael:

East Riding of Yorkshire Archives Service,
County Hall, Champney Road,
Beverley,
East Yorkshire HU17 9BA.

Ffôn 01482 392790

Cewch archwilio’r archif o wneud cais ymlaen llaw i Archifydd y Sir. Cofiwch ddweud eich bod am archwilio gweithredoedd wrth wneud trefniant.

4.3 Traean Gogledd Swydd Efrog

Erbyn hyn mae Cofrestrfa Gweithredoedd Traean y Gogledd, sy’n cynnwys copïau a chofysgrifau o weithredoedd a wnaed rhwng 1736 a 1970, yng ngafael Archifdy Sirol Gogledd Swydd Efrog. Mae modd ei harchwilio ar adegau a drefnwyd ymlaen llaw yn ystod oriau swyddfa arferol, o wneud cais ymlaen llaw i Archifydd y Sir, yn y cyfeiriad canlynol ar gyfer gohebiaeth :

County Hall,
Northallerton,
North Yorkshire
DL7 8AF

Ffôn 01609 777585.

4.4 Traean Gorllewin Swydd Efrog

Erbyn hyn mae Cofrestrfa Gweithredoedd Traean y Gorllewin, sy’n cynnwys copïau a chofysgrifau o weithredoedd a wnaed rhwng 1704 a 1970, yng ngafael Gwasanaeth Archifau Gorllewin Swydd Efrog. Argymhellir eich bod yn gwneud trefniant ymlaen llaw i weld gweithredoedd oherwydd gall yr ystafelloedd ymchwil fod yn brysur iawn. Dylech gysylltu â:

West Yorkshire Archive Service,
West Yorkshire History Centre,
Kirkgate,
Wakefield
WF1 1JG

Ffôn 0113 535 0142

Ebost wakefield@wyjs.org.uk

Yr oriau agor yw dydd Llun, dydd Mawrth a dydd Gwener, 10am - 4pm.

5. Ffurflenni sydd ar gael

Mae ffurflen ST3, ffurflen ID1 a ffurflen ID2 ar gael trwy ddogfenwyr cyfreithiol yn y ffordd arferol. Cewch eu llwytho i lawr o’n gwefan hefyd.

6. Datganiad o wirionedd

Dull o ddarparu tystiolaeth i gefnogi cais yw datganiad o wirionedd. O ganlyniad i newidiadau a wnaed gan Reolau Cofrestru Tir (Newidiad) 2008, gellir ei dderbyn at ddibenion cofrestru tir yn lle datganiad statudol.

Mae Cofrestrfa Tir EF wedi ei fabwysiadu yn dilyn y cynsail a osodwyd gan y llysoedd sifil trwy dderbyn datganiad o wirionedd fel tystiolaeth yn lle affidafid neu ddatganiad statudol.

6.1 Gofynion

At ddibenion cofrestru tir, diffinnir datganiad o wirionedd fel a ganlyn.

• Mae’n cael ei wneud yn ysgrifenedig gan unigolyn
• Rhaid iddo gael ei lofnodi gan y sawl sy’n ei wneud (oni bai nad ydynt yn gallu ei lofnodi – gweler Datganiad o wirionedd a wneir gan unigolyn nad yw’n gallu ei lofnodi)
• Nid oes rhaid iddo gael ei dyngu neu ei dystio
• Rhaid iddo gynnwys datganiad o wirionedd ar y ffurf ganlynol: ‘Credaf fod y ffeithiau a materion a gynhwysir yn y datganiad hwn yn wir.’
• Os yw trawsgludwr yn gwneud y datganiad neu yn ei lofnodi ar ran rhywun, rhaid i’r trawsgludwr ei lofnodi yn ei enw ei hun a datgan ym mha rinwedd mae’n llofnodi – gweler Llofnod gan drawsgludwr

6.2 Datganiad o wirionedd a lofnodir gan unigolyn nad yw’n gallu darllen

Os yw datganiad o wirionedd yn cael ei lofnodi gan unigolyn nad yw’n gallu darllen, rhaid i’r datganiad:

• gael ei lofnodi ym mhresenoldeb trawsgludwr, a
• chynnwys tystysgrif wedi ei llunio a’i llofnodi gan y trawsgludwr hwnnw ar y ffurf ganlynol.

“Yr wyf fi [enw a chyfeiriad y trawsgludwr] yn ardystio fy mod wedi darllen cynnwys y datganiad o wirionedd hwn ac esbonio natur ac effaith unrhyw ddogfennau y cyfeirir atynt ynddo a chanlyniadau gwneud datganiad anwir i’r sawl sy’n gwneud y datganiad hwn sydd wedi ei lofnodi neu wedi gwneud [ei farc][ei marc] yn fy mhresenoldeb ar ôl iddo yn gyntaf (a) ymddangos i mi ei fod yn deall y datganiad (b) cymeradwyo ei gynnwys fel cywir ac (c) ymddangos i mi ei fod yn deall y datganiad o wirionedd a chanlyniadau gwneud datganiad anwir.”

6.3 Datganiad o wirionedd a wneir gan unigolyn nad yw’n gallu ei lofnodi

Os yw datganiad o wirionedd yn cael ei wneud gan unigolyn nad yw’n gallu ei lofnodi, rhaid i’r datganiad:

• nodi enw llawn yr unigolyn hwnnw
• gael ei lofnodi gan drawsgludwr yn ôl cyfarwyddyd ac ar ran yr unigolyn hwnnw, a
• chynnwys tystysgrif wedi ei llunio a’i llofnodi gan y trawsgludwr hwnnw ar y ffurf ganlynol:

“Yr wyf fi [enw a chyfeiriad y trawsgludwr] yn ardystio bod [y sawl sy’n gwneud y datganiad o wirionedd hwn wedi ei ddarllen yn fy mhresenoldeb, wedi cymeradwyo ei gynnwys fel cywir ac wedi fy nghyfarwyddo i’w lofnodi ar [ei ran][ei rhan]] neu [fy mod wedi darllen cynnwys y datganiad o wirionedd hwn ac esbonio natur ac effaith unrhyw ddogfennau y cyfeirir atynt ynddo a chanlyniadau gwneud datganiad anwir i’r sawl sy’n gwneud y datganiad hwn sydd wedi fy nghyfarwyddo i’w lofnodi ar [ei ran][ei rhan]] ar ôl iddo yn gyntaf (a) ymddangos i mi ei fod yn deall y datganiad (b) cymeradwyo ei gynnwys fel cywir ac (c) ymddangos i mi ei fod yn deall y datganiad o wirionedd a chanlyniadau gwneud datganiad anwir.”

6.4 Llofnod gan drawsgludwr

Os yw datganiad o wirionedd yn cael ei wneud gan drawsgludwr, neu os yw trawsgludwr yn gwneud a llofnodi tystysgrif ar ran rhywun sydd wedi gwneud datganiad ond nad yw’n gallu ei ddarllen neu ei lofnodi:

• rhaid i’r trawsgludwr lofnodi yn ei enw ei hun ac nid yn enw ei gwmni neu ei gyflogwr, a
• rhaid i’r trawsgludwr ddatgan ym mha rinwedd mae’n llofnodi a, lle bo’n briodol, enw ei gwmni neu ei gyflogwr

7. Rhestr wirio ar gyfer cofrestriad cyntaf teitl os yw’r gweithredoedd ar goll neu wedi eu dinistrio

Cyn cyflwyno eich cais, gwnewch yn siwr:

• y gallwn ni adnabod y tir ar fap yr Arolwg Ordnans
• bod y disgrifiad y digwyddiadau yn y datganiadau statudol, ffurflen ST3 neu dystysgrifau yn rhoi cyfrif digonol am golli neu ddinistrio’r gweithredoedd
• bod teitl y ceisydd i’r tir wedi cael ei brofi
• eich bod wedi cynnwys tystiolaeth o feddiant
• eich bod wedi cynnwys yr holl chwiliadau pridiannau tir priodol
• bod y teitl wedi cael ei ailffurfio hyd y bo modd
• bod unrhyw fuddion gor-redol dadlenadwy y gwyddoch chi neu eich cleient amdanynt ac nad ydynt yn amlwg o’r teitl a ailffurfiwyd eu dadlennu gan ddefnyddio ffurflen DI
• eich bod wedi amgáu ymrwymiad i anfon unrhyw weithredoedd a gollwyd i Gofrestrfa Tir EF os ceir hyd iddynt wedi hynny
• eich bod wedi amgáu ffurflen ID1 (neu ffurflen ID2) wedi ei llenwi’n briodol ar gyfer pob ceisydd
• eich bod wedi amgáu’r taliad cywir (gweler y Gorchymyn Cofrestru Tir cyfredol)
• eich bod wedi llofnodi ffurflen FR1
• eich bod wedi gwirio’r manylion clerigol yn yr holl ffurflenni a gweithredoedd (yn enwedig arwystlon a morgeisi) gan dalu sylw arbennig i’r holl ddyddiadau, disgrifiadau eiddo, rhifau teitl ac enwau llawn partïon, yn enwedig lle maent yn ymddangos mewn mwy nag un weithred.

8. Pethau i’w cofio

Sylwer, efallai na fydd Cofrestrfa Tir EF yn gallu prosesu ceisiadau sy’n anghyflawn neu’n ddiffygiol, a bydd eich cais mewn perygl o golli ei flaenoriaeth os byddwn yn gorfod ei ddychwelyd atoch – gweler cyfarwyddyd ymarfer 49: dychwelyd a gwrthod ceisiadau i gofrestru am ragor o wybodaeth.

Dim ond gwybodaeth ffeithiol a chyngor diduedd ynghylch ein gweithdrefnau rydym yn eu darparu. Darllenwch ragor am y cyngor rydym yn ei roi.