Guidance

Gweithio Ar y Cyd i Gefnogi Ein Cwsmeriaid a Rennir

Mae’r hon yn nodi sut y gallwn weithio ar y cyd i ddarparu gwasanaeth effeithiol, effeithlon a chyson.

• From: Valuation Office Agency
• Published: 21 May 2021

Applies to Northern Ireland, Scotland and Wales

Documents

Local Authorities and The Valuation Office Agency - Working together to support our shared customers - Welsh

PDF, 547 KB, 5 pages

This file may not be suitable for users of assistive technology.

Request an accessible format.

If you use assistive technology (such as a screen reader) and need a version of this document in a more accessible format, please email different.format@hmrc.gov.uk. Please tell us what format you need. It will help us if you say what assistive technology you use.

Details

Mae Awdurdodau Lleol ac Asiantaeth y Swyddfa Brisio (VOA) ar y cyd yn chwarae rhan hanfodol wrth weinyddu Trethi Busnes, Treth Gyngor a Budd-daliadau Tai. Mae’r ddogfen hon yn nodi sut y gallwn weithio ar y cyd i ddarparu gwasanaeth effeithiol, effeithlon a chyson.

Gweithio ar y cyd

Byddwn yn gweithio ar y cyd i wneud y defnydd gorau o’n hadnoddau, gan ymgynghori gyda’n gilydd i sicrhau bod gennym ddealltwriaeth glir o’n priod rolau.

Byddwn yn rhannu diweddariadau gyda’n gilydd yn rheolaidd am unrhyw newidiadau i’n prosesau lle mae’n effeithio ar y llall neu ein cwsmeriaid a rennir.

Nodir ein priod gyfrifoldebau dros ddarparu gwasanaethau a swyddogaethau ar ddiwedd y ddogfen hon.

Cwsmeriaid yn gyntaf

Byddwn yn gweithio ar y cyd i ddarparu’r gwasanaeth gorau posibl i’n cwsmeriaid a rennir. Byddwn yn chwilio am gyfleoedd i wella profiad cwsmeriaid wrth sicrhau ein bod yn darparu gwerth am arian i’r trethdalwr, drwy ddarparu gwasanaeth effeithlon a chynaliadwy o safon.

Ymatebolrwydd

Mae Asiantaeth y Swyddfa Brisio yn darparu un llwybr cyswllt ar gyfer ymholiadau Awdurdodau Bilio (BA) cyffredinol, yn ogystal â llwybrau amgen ar gyfer ymholiadau mwy penodol, megis cyflwyniadau Porth yr Awdurdodau Lleol a BAR, lle bo hynny’n berthnasol. Rydym yn ymdrechu i ddelio â’r rhain yn unol â’n targedau prydlondeb y cytunwyd arnynt.

Cael pethau’n iawn

Byddwn yn sicrhau bod yr wybodaeth a rannwn gyda’n gilydd yn gywir ac yn gyflawn, a byddwn yn egluro ein penderfyniadau a’n gweithredoedd yn glir. Os bydd camgymeriadau’n codi, byddwn yn eu cywiro cyn gynted â phosibl.

Data a diogelwch

Byddwn yn gweithio ar y cyd i wella ystod ac ansawdd y data y gallwn ei ddarparu a’r ffordd yr ydym yn ei rannu. Byddwn yn rhannu data’n ddiogel yn unol â’r gyfraith, gan ddiogelu ein cwsmeriaid a rennir.

Atebolrwydd

Byddwn yn chwilio am feysydd i’w gwella, yn enwedig y rhai a fydd o fudd i’n cwsmeriaid a rennir.

Byddwn hefyd yn chwilio am welliannau i’r ffyrdd rydym yn gweithio ar y cyd, gan wneud y gorau o gyfleoedd megis ein fforymau rhanddeiliaid neu weithgorau. Os hoffech wybod mwy am y rhain, neu os hoffech gael rhagor o wybodaeth am sut i gymryd rhan, anfonwch e-bost at stakeholderengagement@voa.gov.uk

Byddwn yn nodi ac yn codi unrhyw broblemau cyn gynted â phosibl, a byddwn yn ceisio eu datrys mor deg a chyflym ag y gallwn. Ni ellir ystyried unrhyw iawndal rhwng cyrff cyhoeddus.

Gwasanaeth Cymraeg

Mae gan Asiantaeth y Swyddfa Brisio ddyletswydd o dan Ddeddf yr Iaith Gymraeg 1993 a Mesur y Gymraeg 2011 i ddarparu pob gwasanaeth i gwsmeriaid yn Gymraeg, ac i drin y Gymraeg a’r Saesneg yn gyfartal. Mae Asiantaeth y Swyddfa Brisio wedi ymrwymo i drin Awdurdodau Lleol yn yr un modd ag y mae’n trin unigolion, ac felly byddwn yn gweithio gydag Awdurdodau Lleol yng Nghymru yn Gymraeg, yn Saesneg neu’n ddwyieithog lle y bo hynny’n briodol. Ceir rhagor o fanylion am ein hymrwymiad i ddarparu yn Gymraeg yng Nghynllun Iaith Gymraeg Asiantaeth y Swyddfa Brisio.

Cysylltiadau a Gwybodaeth Asiantaeth y Swyddfa Brisio

Ymholiadau cyffredinol:

Dylai Awdurdodau Lleol anfon pob ymholiad cyffredinol at: baenquiries@voa.gov.uk

Tîm Ymgysylltu ag Awdurdodau Lleol

Tîm Ymgysylltu ag Awdurdodau Lleol Asiantaeth y Swyddfa Brisio yw’r pwynt cyswllt corfforaethol a strategol allweddol ar gyfer Awdurdodau Lleol, a bydd yn parhau i ganolbwyntio ar ffyrdd y gallwn ddatblygu a gwella ein cysylltiadau strategol a gweithredol. Gall Rheolwyr Cysylltiadau ag Awdurdodau Lleol ddarparu cymorth a chyngor ar faterion Treth Gyngor a Threthi Busnes. Gellir cysylltu â nhw drwy LAengagement@voa.gov.uk.

Porth Gwybodaeth Awdurdodau Lleol

Darperir Porth Gwybodaeth Awdurdodau Lleol o dan Ddeddf Menter 2016 i ganiatáu i Asiantaeth y Swyddfa Brisio rannu gwybodaeth Ardrethi Annomestig gydag Awdurdodau Bilio sydd wedi ymrwymo i’n Cytundebau Rhannu Gwybodaeth. Mae hyn yn cynnwys cynlluniau adeiladu, manylion meddianwyr, a lleoliadau eiddo. Bydd ceisiadau eraill hefyd yn cael eu hystyried, lle maent yn cyd-fynd â diben cymwys. Mae rhagor o wybodaeth ar gael ar GOV.UK, neu gan y Tîm Ymgysylltu ag Awdurdodau Lleol.

Gwasanaeth Cymraeg

Mae gennym wasanaeth y gall Awdurdodau Lleol neu unigolion gysylltu ag ef os oes angen gwasanaethau arnynt yn Gymraeg neu gyfieithiadau o ddogfennau sydd ar gael yn Saesneg yn unig ar hyn o bryd. Gellir dod i hyn yn welsh_languageiaithgymraeg@voa.gov.uk.

Swyddogaethau Swyddogion Rhenti

Ar gyfer pob ymholiad ynghylch Swyddogaethau Swyddogion Rhenti, gan gynnwys Rhenti Teg a Lwfans Tai, gellir cysylltu â thîm y Swyddogaethau Swyddogion Rhenti drwy helpdesk@voa.gov.uk.

Cysylltiadau pellach

Mae safonau cyflwyno Awdurdod Bilio Asiantaeth y Swyddfa Brisio yn rhoi rhagor o fanylion am gyflwyno adroddiadau a chysylltiadau cyflwyno. Ceir rhagor o wybodaeth ar gyfer awdurdodau lleol ar ffurf arweiniad ar GOV.UK. Mae safonau gwasanaeth gweithredol Asiantaeth y Swyddfa Brisio i’w gweld yn ei Chynllun Busnes Blynyddol cyhoeddedig.

Swyddogaethau Asiantaeth y Swyddfa Brisio ac Awdurdodau Lleol

Ardrethu Annomestig a Threth Gyngor

Mae Asiantaeth y Swyddfa Brisio yn llunio ac yn cynnal rhestri statudol o’r gwerthoedd trethiannol ar gyfer eiddo annomestig a rhestri statudol o fandiau Treth Gyngor ar gyfer eiddo domestig.

Mae Awdurdodau Bilio yn gyfrifol am bilio a chasglu, yn ogystal â hysbysu Asiantaeth y Swyddfa Brisio am newidiadau i’r rhestri. Mae hyn yn cynnwys cyflwyno Adroddiadau Awdurdod Bilio (BARs) a Rhestrau Meddianwyr.

Camau i’w cymryd	Maes Busnes	Bydd Asiantaeth y Swyddfa Brisio yn:	Bydd Awdurdodau Lleol yn:
Adroddiad Awdurdod Bilio (BAR) Cyflwyniad	Adroddiadau Ardrethi Annomestig a Threth Gyngor	Hysbysu Awdurdodau Lleol pan na fyddwn yn gweithredu Adroddiad Awdurdod Bilio (drwy Lwybrau Archwilio Ymddygiad), neu’n ei wrthod, gan roi cod rheswm i esbonio pam. Ceisiwch gyrraedd y targedau prydlondeb a nodir yn ein cynllun busnes presennol a geir yma. Darparu cyflwyniadau rheolaidd o adroddiadau sy’n bodloni Safonau Cyflwyno Adroddiadau Awdurdodau Bilio (BAR). Darparu cyfeirnodau’r Awdurdod Bilio pan gyflwynir ceisiadau neu o fewn tri diwrnod gwaith i gais. Cyflwyno Adroddiadau Awdurdod Bilio gan ddefnyddio’r system Adroddiadau Awdurdod Bilio ar-lein.
Newidiadau i’r rhestri	Adroddiadau Ardrethi Annomestig a Threth Gyngor	Diweddaru rhestr brisio Ardrethu Annomestig neu Dreth Gyngor o fewn pythefnos, ar gytundeb neu benderfyniad. Hysbysu Awdurdodau Lleol drwy Lwybrau Archwilio Ymddygiad am unrhyw adroddiadau sydd wedi arwain at newid i’r rhestr. Cyhoeddi’r dyddiadau ar gyfer diweddaru amserlenni drwy Lwybrau Archwilio Ymddygiad yn rheolaidd. Defnyddio’r gwasanaethau a’r canllawiau ar-lein.
Rhestri Meddianwyr	Adroddiadau Ardrethi Annomestig	Hysbysu’r Awdurdodau Lleol am unrhyw newid i amlder cyflwyno rhestri meddianwyr. Darparu rhestri meddianwyr yn rheolaidd (Cymru). Erbyn hyn, mae angen rhestri meddianwyr bob chwarter, ar neu cyn Ionawr 15fed, Ebrill 15fed, Gorffennaf 15fed a Hydref 15fed (Lloegr). Mae’r cyfeiriad e-bost ar gyfer pob cyswllt ynglŷn â’r rhain, gan gynnwys occupierlists@voa.gov.uk
Tystysgrifau	Adroddiadau Ardrethi Annomestig	Cyhoeddi Tystysgrifau Trosiannol (Lloegr yn unig) lle bo hynny’n briodol. Anelu i ddarparu tystysgrifau ynni adnewyddadwy cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol i wneud hynny ar ôl i’ch cais ddod i law. Os na allwn ddarparu tystysgrif, byddwn yn rhoi gwybod i chi pam. Anelu i gyhoeddi tystysgrifau Adran 44a cyn pen 28 diwrnod o’ch cais yn dod i law. Gwnewch bob cais am dystysgrif i’r mewnflwch Ymholiadau Awdurdod Lleol canolog, neu cyflwynwch eich cais fel Adroddiad Awdurdod Bilio.
Amcangyfrifon	Adroddiadau Ardrethi Annomestig	Cyhoeddi amcangyfrifon o werth ardrethol pan ofynnir amdanynt at ddibenion cadw trethi. Cyflwyno ceisiadau priodol am amcangyfrifon fel Adroddiad Awdurdod Bilio - gan gynnwys digon o wybodaeth i alluogi darparu amcangyfrifon – lle bo hynny’n berthnasol.

Swyddogaethau Swyddogion Rhenti

Gyda’n gilydd rydym yn cefnogi’r Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) o ran Budd-dal Tai (HB) a Lwfansau Tai Lleol (LHA) ar gyfer Lloegr. Mae Asiantaeth y Swyddfa Brisio yn cynhyrchu cyfraddau Lwfansau Tai Lleol mewn dros 150 o Ardaloedd Marchnad Rentu Eang (BRMAs).

Bydd Asiantaeth y Swyddfa Brisio yn:

Bydd Awdurdodau Lleol yn:

Anelu i gyrraedd y targedau prydlondeb a nodir yn ein cynllun busnes presennol a geir yma. Pennu achosion Budd-dal Tai (heb arolygiad) o fewn y cyfnod a bennir yn ein Cytundeb Lefel Gwasanaeth gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau. Pennu achosion Budd-dal Tai (sydd angen arolygiad) o fewn y cyfnod a bennir yn ein Cytundeb Lefel Gwasanaeth gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau. Pennu achosion Anabledd Cyfanswm Parhaol (PTD) o fewn y cyfnod a bennir yn ein Cytundeb Lefel Gwasanaeth gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau. Ystyried achosion o ail-bennu o fewn y cyfnod a bennir yn ein Cytundeb Lefel Gwasanaeth gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau. Darparu penderfyniadau amnewid priodol mewn achosion lle nodwyd gwall Monitro uwchlwythiadau Cyfranddaliadau Data Lwfans Tai Lleol a rhoi nodiadau atgoffa lle na ddarperir yr uwchlwythiad, a rhoi adborth lle mae’n ymddangos bod materion technegol wedi codi.

Cyfeirio pob achos sydd wedi’i eithrio o’r Lwfans Tai Lleol, gan roi manylion llawn yr hawliad i ganiatáu i’r Swyddog Rhenti wneud y penderfyniadau gofynnol. Atgyfeirio unrhyw achos lle mae’r rhent yn cynnwys symiau ar gyfer bwyd a gwasanaeth fel y gall y swyddog rhenti benderfynu a yw’r symiau hyn yn rhan sylweddol o’r rhent o dan y denantiaeth. Pan ddarperir gofal a chymorth, bydd y rhent a atgyfeirir yn net o unrhyw swm y mae’r awdurdod lleol wedi pennu ei fod i’w briodoli i ofal a chymorth. Bydd yr awdurdod lleol yn nodi’n glir ar yr atgyfeiriad y swm y mae wedi’i ddidynnu am ofal a chymorth pan fo’r amgylchiadau hyn yn berthnasol. Nodwch yn glir ar y ffurflen os oes gofalwr dibreswyl. Anelu i atgyfeirio achosion yn unol â’n Cytundeb Lefel Gwasanaeth. Darparu cyfeirnod unigryw ar gyfer pob atgyfeiriad. Darparu enw, cyfeiriad a manylion cyswllt y landlord ym mhob achos Anabledd Cyfanswm Parhaol (PTD). Darparu’r wybodaeth berthnasol i Asiantaeth y Swyddfa Brisio am “bobl y gallent fod yn dreisgar” (PVPs) y maent yn eu hadnabod ac y mae staff Asiantaeth y Swyddfa Brisio yn debygol o ddod mewn i gysylltiad â nhw. Uwchlwytho’r ‘LHA Datashare’ drwy LHA direct neu EIS o fewn pum diwrnod gwaith o ddechrau’r mis, i roi manylion yr holl hawliadau Lwfans Tai Lleol a wnaed, heb ystyried p’un a ydynt yn llwyddiannus neu’n aflwyddiannus.

Published 21 May 2021