Canllawiau

Anghysondebau ar y gofrestr gyhoeddus

Diweddarwyd 24 Gorffennaf 2015

1. Diffiniad o anghysondeb

Sut rydyn ni’n diffinio anghysondeb

Rydyn ni’n defnyddio’r ymadrodd ‘anghysondeb’ pan fydd gwybodaeth yn dod i law sydd i’w gweld yn anghyson â’r wybodaeth am swyddogion sydd eisoes ar ffeil y cwmni neu’r PAC yn Nhŷ’r Cwmnïau. Pan fyddwn ni’n canfod anghysondeb, byddwn ni’n rhoi gwybod i chi. Esiampl o hyn fyddai penodiad rydym eisoes wedi cael gwybod amdano, ond lle bo ffurflen benodi bellach wedi cael ei ffeilio sy’n nodi dyddiad penodi gwahanol.

Beth mae Tŷ’r Cwmnïau yn ei wneud â ffurflenni sy’n anghyson

Os yw’r ffurflen wedi cael ei llenwi’n gywir, ni chawn wrthod y ffurflen yn syml am fod y wybodaeth i’w gweld yn gwrthddweud rhywbeth rydych chi eisoes wedi ei ddweud wrthym. Os derbynnir y ffurflen, byddwn ni’n dweud wrth y person a ffeiliodd y wybodaeth ddiweddaraf ei bod hi’n debyg bod rhywbeth yn anghyson â’r wybodaeth sydd eisoes ar gofnod y cwmni neu’r PAC.

Ai dim ond swyddogion a enwir sy’n cael eu trin fel manylion anghyson?

Gellir ystyried bod unrhyw wybodaeth ar y Gofrestr yn anghyson. Fodd bynnag, bydd Tŷ’r Cwmnïau yn eich hysbysu am anghysondebau mewn perthynas â swyddogion a enwir ar gofnod y cwmni neu’r PAC hwnnw yn unig. Gallwn ysgrifennu atoch hefyd os daw cwyn am anghysondeb ar gofnod eich cwmni i law gan gwsmer.

Effaith bosibl Anghysondebau ar gofnod eich cwmni neu’ch PAC

Mae anghysondebau sydd heb eu datrys ar eich cofnod yn gallu golygu bod camgymeriad wedi digwydd, neu eich bod chi wedi anghofio ffeilio ffurflen a ddylai fod wedi cael ei chyflwyno cyn yr un diweddaraf.

Beth i’w wneud nesaf

Dilyswch gofnod eich cwmni neu’ch PAC er mwyn deall beth rydych chi wedi ei ddweud wrthym eisoes, ac a oes yna unrhyw wallau ar y gofrestr neu a oes unrhyw ffurflenni coll.

I gael cyngor mwy manwl, cyfeiriwch at y math perthnasol o newid rydych chi wedi rhoi gwybod i ni amdano e.e. penodiadau, newid manylion neu derfynu penodiadau.

Gallwch gywiro unrhyw wallau ar gofnod eich cwmni trwy ffeilio unrhyw ffurflenni coll neu trwy gywiro unrhyw wallau yn eich hanes ffeilio - darllenwch ein llyfryn canllaw GP6 i gael rhagor o fanylion yn hyn o beth.

Gwnewch yn siŵr eich bod yn delio ag unrhyw wallau eraill cyn dychwelyd ffurflen a wrthodwyd i ni.

Methiant i ddatrys mater o anghysondeb

Mae hi’n bwysig iawn eich bod chi’n cymryd camau i ddilysu cofnod eich cwmni neu’ch PAC, a’ch bod yn ymateb i ni os byddwn ni’n tynnu eich sylw at anghysondeb. Os na fyddwch chi’n gweithredu, gallwn atodi nodyn cyhoeddus at gofnod y cwmni neu’r PAC sy’n nodi ei fod yn anghyson. Bydd hyn yn weladwy i unrhyw berson sy’n archwilio’ch cofnod.

Os na fyddwch chi’n gweithredu wedyn, yn y pen draw gall y cofrestrydd gyhoeddi hysbysiad i ddatrys yr anghysondeb. Os na fyddwch chi’n ymateb i hwnnw cyn pen 14 diwrnod gwaith, gall y cwmni, a phob swyddog sy’n methu â chydymffurfio fod yn euog o drosedd ac yn atebol i dalu dirwy.

2. Anghysondebau o ran ffurflenni blynyddol

(Ffurflen AR01c)

Mae’r ffurflen flynyddol yn rhoi ciplun o’r cwmni, ac ni ellir ei defnyddio i ddiweddaru’r wybodaeth am eich cwmni (ac eithrio’r cod SIC, y datganiad o gyfalaf a’r rhestr o gyfranddeiliaid). Rhaid defnyddio’r ffurflen briodol i’n hysbysu am unrhyw newidiadau o ran y swyddogion, y swyddfa gofrestredig neu’r wybodaeth am ymhle y cedwir eich cofnodion. Er mwyn hwyluso pethau yn hyn o beth, mae ein gwasanaeth WebFiling yn caniatáu i chi wneud y newidiadau hyn yn rhan o’r ffurflen flynyddol, ac yn cynhyrchu’r ddogfen briodol ar eich cyfer.

Cael hysbysiadau am anghysondebau o ran swyddogion ar ffurflen flynyddol

Gallwn anfon hysbysiad atoch i roi gwybod nad oes unrhyw gofnod gennym am un neu ragor o’r swyddogion a enwir ar eich ffurflen flynyddol.

Dilyswch eich bod chi wedi nodi’r enwau a’r dyddiadau geni cywir ar gyfer pob swyddog. Os ydyn nhw’n gywir, yna hwyrach eich bod chi wedi penodi un neu ragor o swyddogion ond nad ydych wedi ffeilio’r ffurflen briodol gyda ni’n gyntaf. Neu gallai olygu bod ein cofnodion yn dangos bod swyddog wedi cael ei benodi, ond bod y penodiad hwnnw wedi cael ei derfynu yn y cyfamser.

Gallwn anfon hysbysiad atoch hefyd i ddweud nad yw eich ffurflen flynyddol yn cynnwys un neu ragor o’r swyddogion sy’n dal i fod wedi eu henwi fel swyddogion cyfredol yn Nhŷ’r Cwmnïau.

Dilyswch eich bod chi wedi nodi’r enwau a’r dyddiadau geni cywir ar gyfer pob swyddog. Os ydyn nhw’n gywir, yna hwyrach eich bod wedi anghofio cynnwys swyddog ar y ffurflen flynyddol neu fod penodiad swyddog wedi cael ei derfynu, ond nad ydych wedi ein hysbysu ni gan ddefnyddio’r ffurflen briodol.

Beth y dylech ei wneud nesaf

Rhaid i chi ddilysu cofnod y cwmni neu’r PAC. Os yw ein cofnodion yn dangos bod gwybodaeth ffeilio ar goll neu’n anghywir, yna rhaid cywiro’r peth. Mae’r cwestiynau isod am benodiadau, newid manylion swyddogion a therfynu penodiadau swyddogion yn cynnig rhagor o wybodaeth am sut i fynd ati i wneud hyn, yn dibynnu pa fath o wybodaeth ffeilio sydd ar goll.

3. Anghysondebau o ran penodiadau swyddogion

(Ffurflenni AP01c, AP02c, AP03c, AP04c, LL AP01c, LL AP02c)

Cael hysbysiad bod y person wedi ei benodi eisoes

Fel rheol, mae hyn yn golygu ein bod ni eisoes wedi cael ffurflen benodi ar gyfer y person hwn, ond bod y ffurflen gyntaf yn dangos dyddiad penodi gwahanol. Os yw’r ddwy ffurflen wedi cael eu derbyn, yna byddwn ni’n nodi bod yna anghysondeb ar gyfer y person hwnnw yn ein cofnodion ac yn disgwyl i chi fynd ar drywydd y peth.

Beth y dylech ei wneud nesaf

Rhaid i chi ddilysu cofnod y cwmni neu’r PAC. Os nad yw’r ffurflen wedi cael ei dychwelyd i chi a’i bod hi, neu’r ffurflen flaenorol, yn dangos y dyddiad penodi anghywir, yna hwyrach y byddwch am ddileu’r dyddiad gwallus. Gallwch wneud hyn trwy wneud cais am gywiriad. Mae rhagor o wybodaeth am sut i fynd ati i wneud hyn yn C9, pennod 2 o’n llyfryn canllaw GP6.

Os yw’r ffurflenni wedi cael eu dychwelyd i chi a bod y cofnod ar gyfer y person hwnnw’n gywir, yna nid oes angen i chi ddychwelyd y ffurflen i ni. Fodd bynnag, os yw’r cofnod ar gyfer y person hwnnw’n anghywir, yna hwyrach y cewch ffeilio ail gopi o’r ffurflen honno sy’n cywiro’r manylion. Mae rhagor o wybodaeth am sut i fynd ati i wneud hyn yn C14, pennod 2 o’n canllawiau ar gyfer GP6. Fel arall, hwyrach y cewch gywiro cofnod eich cwmni neu’ch PAC trwy wneud cais am gywiriad. Mae rhagor o wybodaeth am sut i fynd ati i wneud hyn yn C9, pennod 2 o’n llyfryn canllaw GP6.

Cofiwch sicrhau eich bod chi’n delio ag unrhyw wallau eraill hefyd cyn dychwelyd ffurflen a wrthodwyd i ni.

4. Anghysondebau o ran newid manylion swyddogion

(Ffurflenni CH01c, CH02c, CH03c, CH04c, LL CH01c, LL CH02c)

Cael hysbysiad nad oes unrhyw gofnod gennym o’r person rydych chi wedi ffeilio newid mewn perthynas ag ef

Mae hyn yn golygu nad ydym wedi cael y ffurflen benodi ar gyfer y person hwnnw fel rheol. Neu, gall olygu bod y ffurflen wedi dod i law ond bod yr enw neu’r dyddiad geni a nodwyd yn wahanol, ac y crëwyd penodiad arall ar gyfer y person hwnnw felly.

Beth y dylech ei wneud nesaf

Rhaid i chi ddilysu cofnod y cwmni neu’r PAC. Os nad yw ein cofnodion yn dangos y ffurflen benodi, yna rhaid ei chyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau yn ddi-oed.

Os yw ein cofnodion yn dangos penodiad y person hwnnw, ond ag enw neu ddyddiad geni gwahanol, yna hwyrach y cewch ffeilio ail gopi o’r ffurflen honno sy’n nodi’r manylion cywir. Mae rhagor o wybodaeth am sut i fynd ati i wneud hyn yn C14, pennod 2 o’n llyfryn canllaw GP6.

Cael hysbysiad ein bod ni eisoes wedi terfynu penodiad rydych chi ‘n cyflwyno newid mewn perthynas ag ef

Gallai hyn olygu bod dyddiad terfynu neu newid y manylion yn anghywir. Fel arall, gallai olygu bod y person wedi ymddiswyddo, ond ei fod wedi cael ei ailbenodi yn y cyfamser, ond nad yw Tŷ’r Cwmnïau wedi cael hysbysiad yn hynny o beth.

Beth y dylech ei wneud nesaf

Rhaid i chi ddilysu cofnod y cwmni neu’r PAC. Os yw dyddiad y newid neu’r terfyniad yn anghywir a bod y ddwy ffurflen wedi cael eu derbyn, yna hwyrach y cewch ffeilio ail gopi o’r ffurflen honno sy’n nodi’r manylion cywir. Mae rhagor o wybodaeth am sut i fynd ati i wneud hyn yn C14, pennod 2 o’n llyfryn canllaw GP6.

Os yw’r person wedi cael ei ailbenodi, ond nad ydych wedi ffeilio’r hysbysiad, yna rhaid ei gyflwyno’n ddi-oed.

5. Anghysondebau o ran terfynu penodiadau swyddogion

(Ffurflenni TM01c, TM02c, LL TM01c)

Cael hysbysiad nad oes gan Dŷ’r Cwmnïau unrhyw gofnod o’r person rydych chi wedi ffeilio ffurflen terfynu penodiad ar ei gyfer.

Mae hyn yn golygu, yn fwy na thebyg, na chawsom unrhyw ffurflen benodi ar gyfer y person hwnnw.

Beth y dylech ei wneud nesaf

Rhaid dilysu cofnod y cwmni neu’r PAC. Os nad yw ein cofnodion yn dangos y ffurflen benodi, yna rhaid ei chyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau yn ddi-oed.