Policy paper

Polisi Hawliau Unigolyn

Updated 5 July 2018

Rhagarweiniad

Mae’r polisi hwn yn egluro’r hawliau sydd gennych fel defnyddiwr gwasanaethau’r DBS. Mae’r ddogfen hon yn eich darparu â gwybodaeth mewn perthynas â sut fyddwn ni yn y DBS yn cyflawni’n oblygiadau o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR). Bydd y ddogfen hon yn eich cyfeirio at ganllawiau pellach a all fod o gymorth lle bo’n briodol.

Cynhwysir cyfeiriad at nifer o’r hawliau hyn hefyd o fewn yr Hysbysiadau Preifatrwydd perthnasol.

Mae gennym Bolisïau/Hysbysiadau Preifatrwydd eraill sy’n cynnwys ein swyddogaethau statudol eraill. Gellid eu canfod yma.

Mae’ch hawliau o dan GDPR yn cynnwys:

Mae’r ddogfen hon yn gosod allan sut bydd y DBS yn ateb pob un o’ch hawliau.

Eich hawl i gael eich hysbysu

Datganiad Polisi

Mae’r hawl i gael eich hysbysu yn cwmpasu’n goblygiad i ddarparu chi â ‘gwybodaeth prosesu teg’, fel arfer drwy hysbysiad preifatrwydd fel y cyfeirir uchod. Mae’n pwysleisio’r angen am dryloywder dros sut rydym yn defnyddio data personol.

Bydd DBS yn dryloyw mewn perthynas â’r ffordd y defnyddir eich data personol trwy’r defnydd o Hysbysiad Preifatrwydd perthnasol yn ddibynnol ar y gwasanaeth rydych yn ei ddefnyddio. Bydd angen ichi sicrhau eich bod yn darllen yr Hysbysiad Preifatrwydd priodol cyn cyflwyno’ch data personol inni.

Eich hawl i gael mynediad at eich data personol

Datganiad Polisi

Mae gennych yr hawl i ofyn am gopi o’r wybodaeth bersonol mae’r DBS yn ei dal amdanoch, adnabyddir hyn fel Cais Testun i Weld Gwybodaeth (SAR).

Ar dderbyn cais SAR dilys, byddwn yn dweud wrthych a ydym yn dal unrhyw ddata amdanoch a darparu chi â chopi. Gellir canfod rhagor o wybodaeth ar sut i geisio yma.

Eich hawl i ofyn bod yr wybodaeth a ddelir yn gywir

Datganiad Polisi

Mae gennych yr hawl i ofyn am gywiro unrhyw ddata rydych chi’n gredu sy’n anghywir. Lle nad y DBS yw’r awdur, crëwr neu gychwynnwr yr wybodaeth, bydd y cais hwn yn cael ei drosglwyddo ymlaen at y parti perthnasol i weithredu arno.

Gwybodaeth sy’n berthnasol i Ddatgelu

Eich dyletswydd chi a’r Corff Cofrestredig neu Sefydliad Cyfrifol perthnasol a ddilysodd eich hunaniaeth, i sicrhau bod yr wybodaeth a gyflwynwyd gennych ar eich ffurflen gais Ddatgelu’n gywir ac wedi ei dilysu.

Os ydych chi’n credu rydych wedi cyflwyno gwall ar eich cais sydd o hyd ‘yn fyw’ bydd angen ichi gysylltu â ni ar unwaith ar 03000 200 190.

Os dymunech herio eich gwybodaeth fel y’i chynhwysir ar eich tystysgrif gyflawn gallwch gwyno drwy gysylltu â ni ar 03000 300 190.

Gall trydydd partïon hefyd herio tystysgrif DBS sydd wedi ei chwblhau os oes ganddynt holl wybodaeth y dystysgrif sydd ei hangen:

• enw’r ceisydd
• dyddiad geni’r ceisydd
• rhif y dystysgrif a dyddiad y cyhoeddi
• cyfeiriad y ceisydd

Lle mae hyn yn wir, fe hysbysir y ceisydd gan y DBS bod trydydd parti wedi cwyno.

Gwybodaeth sy’n berthnasol i Wahardd

Pan ddarparwyd y wybodaeth atgyfeirio i DBS gan barti arall, bydd y cais hwn yn cael ei anfon ymlaen at y parti gwreiddiol perthnasol a dylech gysylltu â nhw’n uniongyrchol. Gofynnir iddynt ystyried y cais i gywiro’r wybodaeth. Os ydych yn credu bod unrhyw wybodaeth a ddelir gennym arnoch yn anghywir, cysylltwch â llinell gymorth y DBS ar 03000 300 190 neu cysylltwch â ni drwy ebost yn dbsdispatch@dbs.gov.uk. Byddwn yn gwneud popeth y gallwn i sicrhau yr atebir eich pryderon cyn gynted â phosibl ac y gwneir diwygiadau, lle gallent gael eu gwneud.

Eich hawl i ddileu’ch data personol

Datganiad Polisi

O dan rai amgylchiadau, mae gennych yr hawl i ddata personol a ddelir amdanoch chi gael ei ddileu. Yn y DBS byddwn ond yn gwneud hyn os cydymffurfir â rhai meini prawf arbennig. Mae rhai amgylchiadau lle ni ellir gwneud hyn, felly rydym yn eich cynghori I geisio cyngor annibynnol cyn cyflwyno cais atom.

Bydd unrhyw geisiadau am ddileu gwybodaeth yn cael eu hystyried ar sail achos fesul achos.

Mae rhai amgylchiadau penodol lle nad yw’r hawl i ddileu yn berthnasol ac fe allwn wrthod eich cais.

Eich hawl i gyfyngu prosesu

Datganiad Polisi

Mae gennych yr hawl i ofyn bod y DBS yn cyfyngu prosesu lle mae wedi sefydlu bod un o’r canlynol yn berthnasol:

• herir cywirdeb data personol yn ystod y cyfnod cywiro
• lle mae prosesu’n angyhyfreithlon
• lle mae unigolyn wedi gofyn i’r wybodaeth gael ei chadw i’w alluogi i sefydlu a/neu arfer neu amddiffyn ceisiadau cyfreithiol
• wrth ddisgwyl am gadarnhad y canlyniad o’r hawl i wrthwynebu penderfyniadau awtomatig
• lle mae prosesu wedi ei gyfyngu

Dylid nodi fod hyn yn annhebygol o fod yn berthnasol i wybodaeth a gyflenwir o dan Ddeddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf 2006 (SVGA). SVGA Atl 3 Rhan 3 13 (1)/SVGO, Gorchymyn Diogelu Grwpiau Hyglwyf (Gogledd Iwerddon) 2007.

“Mae’n rhaid i’r DBS sicrhau mewn perthynas ag unrhyw wybodaeth mae’n ei dderbyn mewn perthynas ag unigolyn o ba bynnag ffynhonell neu o ba bynnag natur ei fod yn ystyried a yw’r wybodaeth yn berthnasol yn ei ystyriaeth a ddylid cynnwys yr unigolyn ar bob rhestr wahardd.’’

Gall gwsmeriaid y DBS geisio am gyfyngiad ar brosesu am unrhyw un o’r rhesymau uchod hyd nes y datrysir nhw. Pe dymunech gyfyngu ar brosesu bydd angen ichi ein galw ar 03000 200 190.

Eich hawl i ddata cludadwy

Datganiad Polisi

Mae gennych yr hawl, lle mae hyn yn bosibl yn dechnegol ac rydych yn dymuno hynny, i dderbyn yn electronig unrhyw ddata personol rydych wedi ei ddarparu electronig i’r DBS ar sail cydsyniad. Bydd hyn yn eich galluogi rhoi hyn i sefydliad arall pe dymunech.

Bydd pob cais am ddata y gellir ei gludo yn cael ei ystyried ar sail cais fesul cais.

Noder: Prosesir tystysgrifau safonol ac uwch o dan Rhan V o Ddeddf yr Heddlu 1997 a phrosesir gwybodaeth wahardd o dan y Ddeddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf 2006. Gan hynny, mae’r wybodaeth hon yn disgyn tu allan i’r hawl i Gludadwyedd Data.

Eich hawl i wrthwynebu i’r DBS brosesu’ch gwybodaeth bersonol

Datganiad Polisi

Mae gennych yr hawl i brosesu’ch gwybodaeth ar unrhyw adeg. Pe dymunech i’r DBS atal prosesu cais datgelu bydd angen ichi dynnu’r cais yn ei ôl.

Dylid nodi fod hyn yn annhebygol o fod yn berthnasol i wybodaeth a gyflenwir o dan Ddeddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf 2006 Atl 3 Rhan 3 13 (1) / SVGO, y Gorchymyn Diogelu Grwpiau Hyglwyf (Gogledd Iwerddon) 2007. Ymdrinnir â phob cais o’r fath ar sail achos fesul achos.

Cysylltwch â llinell gymorth y DBS ar 03000 300 190 neu cysylltwch â ni drwy ebost yn dbsdispatch@dbs.gov.uk.

Eich hawl i wrthwynebu penderfyniadau awtomatig (gan gynnwys proffilio)

Datganiad Polisi

Proses ddatgelu

Mae cymharu gan Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC) yn gyffredinol yn broses awtomatig. Ar gyfer tystysgrifau safonol ac uwch, os yw’r system yn adnabod y bod gwybodaeth ‘bosibl’ yn cael ei ddal gan yr heddlu amdanoch chi, yna fe anfonir hi at yr heddlu perthnasol i’w hystyried mewn perthynas â gwybodaeth a all gael ei datgelu ar eich tystysgrif.

Mae gennych yr hawl i wrthwynebu unrhyw benderfyniadau awtomatig. Dylid nodi byddai angen ichi ein hysbysu o hyn ar gyflwyno’ch cais drwy gysylltu â ni ar 03000 200 190.

Proses wahardd

Oddi mewn i’r broses wahardd, cyfyngir gwneud penderfyniadau’n awtomatig i brosesu gwybodaeth sy’n berthnasol i rai troseddau difrifol. Pe’ch rhybuddir neu’ch collfarnu am droseddau o’r fath, fe allwch gael eich cynnwys yn awtomatig ar y rhestr wahardd plant a/neu oedolion. Mae’r gyfraith yn mynnu bod y DBS yn gwneud hyn. SVGA Atl 3: Rhan 1, 1, (3) a Rhan 2, 7, (3).

Bydd llythyrau’n hysbysu chi o’ch statws gwaharddedig yn egluro pryd y cymerwyd y cam hwn a chadarnhau’ch hawl i wrthwynebu. Bydd defnyddio’r hawl hon ond yn arwain at ddilead o’r rhestr os yw camgymeriad prosesu wedi digwydd neu fod yr wybodaeth y seiliwyd y penderfyniad arno yn anghywir.

Nid yw’r DBS ar hyn o bryd yn ymgymryd ag unrhyw weithgareddau proffilio.

Eich hawl i rwymedi barnwrol effeithiol yn erbyn rheolwr neu broseswr

Datganiad Polisi

Os ydych yn credu i’ch hawliau wedi eu tramgwyddo o ganlyniad i’r prosesu o’ch data personol, rydych yn gallu dechrau achos yn erbyn y DBS fel rheolwr neu unrhyw broseswyr data’r DBS fel y cyfeirir atynt yn yr hysbysiad preifatrwydd perthnasol.

Nid yw’r DBS yn gallu eich cynghori yn y mater hwn. Dylech felly geisio’ch cyngor cyfreithiol annibynnol eich hun.

Eich hawl i gynrychiolaeth

Mae gennych yr hawl i apwyntio corff neu gymdeithas ddim-am-elw i weithredu ar eich rhan lle rydych yn credu na lynwyd wrth yr hawliau canlynol:

• hawl i gyflwyno cwyn gyda’r ICO (GDPR Erthygl 77)
• hawl i rwymedi barnwrol effeithiol yn erbyn yr ICO (GDPR Erthygl 78)
• hawl i rwymedi barnwrol effeithiol yn erbyn rheolwr neu broseswr (GDPR Erthygl 79)

Nid yw’r DBS yn gallu eich cynghori yn y mater hwn. Dylech felly geisio’ch cyngor cyfreithiol annibynnol eich hun.

Eich hawl i iawndal ac atebolrwydd

Bydd gan y person sydd wedi dioddef niwed sylweddol neu ansylweddol o ganlyniad i doriad o’r rheoliad yr hawl i dderbyn iawndal gan y DBS fel rheolwr, neu broseswyr data’r DBS fel y cyfeirir atynt yn yr Hysbysiad Preifatrwydd perthnasol.

Eithrir y DBS neu ei broseswyr (fel y’u cynhwysir yn yr Hysbysiad Preifatrwydd perthnasol) o atebolrwydd lle y profir nad ydym mewn unrhyw ffordd yn gyfrifol am y niwed.

Nid yw’r DBS yn gallu eich cynghori yn y mater hwn. Dylech felly geisio’ch cyngor cyfreithiol annibynnol eich hun. Pe dymunech wneud cais cyfreithiol yn erbyn y DBS anfonwch hyn at Wasanaethau Cyfreithiol y DBS yn dbslegalservices@dbs.gov.uk.

Eich hawl i gyflwyno cwyn wrth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO)

Datganiad Polisi

Os ydych yn gwneud cwyn atom mewn perthynas â’r ffordd yr ydym wedi prosesu’ch data personol ac yn parhau i fod yn anfodlon gyda’r ymateb a dderbyniwyd, mae gennych yr hawl i gyflwyno cwyn gyda’r ICO yn y cyfeiriad canlynol:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer SK9 5AF

www.ico.org.uk

Rhestr Termau

Byrfodd
DBS	Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
GDPR	Rheoliad Gyffredinol Diogelu Data
ICO	Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
SAR	Cais Testun i Weld Gwybodaeth
SVGA	Deddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf
SVGO	Gorchymyn Diogelu Grwpiau Hyglwyf
PNC	Cyfrifiadur Cenedlaetyhol yr Heddlu