Canllawiau

Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer elusennau

Diweddarwyd 26 April 2023

Yn berthnasol i England and Gymru

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

1. Pam mae angen rheolaethau ariannol mewnol arnoch

Mae rheolaethau ariannol mewnol yn bwysig. Maent yn wiriadau a gweithdrefnau hanfodol i’ch helpu i:

• ddiogelu asedau eich elusen, gan gynnwys ei harian a’i heiddo

• wneud penderfyniadau gwybodus am sefyllfa ariannol eich elusen

• fodloni eich dyletswyddau cyfreithiol, er enghraifft i reoli adnoddau eich elusen yn gyfrifol

Gall twyll a chamreolaeth ariannol ddigwydd mewn unrhyw elusen. Mae defnyddio rheolaethau ariannol mewnol addas yn helpu eich elusen i:

• nodi a rheoli risgiau â’i chyllid a’i hasedau

• gadw cofnodion cyfrifyddu o ansawdd da

• baratoi gwybodaeth ariannol amserol a pherthnasol

• sicrhau bod ei hadroddiadau ariannol yn cydymffurfio â’r gofynion cyfreithiol perthnasol

Gall camreoli cyllid neu asedau eich elusen niweidio:

• hyfywedd ariannol eich elusen, â chanlyniadau ar gyfer sut mae’n darparu ei wasanaethau

• morâl eich staff a’ch gwirfoddolwyr

• enw da eich elusen

• ffydd a hyder y cyhoedd mewn elusennau

1.1 Pwy sy’n gyfrifol am reolaethau ariannol mewnol eich elusen

Gallwch ddewis dirprwyo’r gwaith manwl ar reolaethau ariannol i un neu fwy o ymddiriedolwyr neu aelodau staff.

Ond mae pob ymddiriedolwr yn parhau i fod yn gyfrifol am reolaeth ariannol eu helusen ac am weithredu a monitro rheolaethau ariannol mewnol eu helusen.

Sicrhewch fod pawb yn eich elusen yn eu deall ac yn eu dilyn.

2. Egwyddorion cyffredinol i bob elusen

2.1 Deall y math o reolaethau sy’n briodol i’ch elusen

Mae angen rheolaethau ariannol ar bob elusen, beth bynnag eu maint. Maent yn helpu i ddiogelu asedau eich elusen a chael y gorau o adnoddau eich elusen.

Dylai eich rheolaethau ariannol gwmpasu:

• pob agwedd ar sut mae eich elusen yn trin ei hadnoddau a’i hasedau, gan gynnwys ei harian

• sut rydych yn storio data personol yn unol â Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR)

Bydd y mathau a’r lefelau o reolaethau ariannol sydd eu hangen ar eich elusen yn amrywio. Er enghraifft, yn seiliedig ar:

• faint a strwythur eich elusen

• ble mae eich elusen yn gweithredu

• yr hyn y mae eich elusen yn ei wneud

Dewiswch pa reolaethau sy’n briodol i’ch elusen. Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn sicr, neu os yw gweithgareddau eich elusen yn gymhleth.

Mae’n rhaid i’ch rheolaethau ddilyn unrhyw ofynion yn nogfen lywodraethol eich elusen.

Defnyddiwch y canllaw hwn a’n canllawiau eraill ar wneud penderfyniadau a rheoli risgiau yn eich elusen i’ch helpu i nodi pa reolaethau sy’n addas ar gyfer eich elusen.

2.2 Deall gwybodaeth ariannol eich elusen

Dylai fod gan bob ymddiriedolwr fynediad at wybodaeth ariannol glir, gywir a chyfoes, er enghraifft:

• y cyfrifon rheoli diweddaraf. Mae’r rhain fel arfer yn adrodd ar berfformiad yn erbyn y gyllideb a gallant gynnwys amcangyfrifon ar gyfer cyfnodau yn y dyfodol

• y rhesymau dros unrhyw wahaniaethau rhwng eich rhagolygon ariannol a sefyllfa ariannol gyfredol yr elusen

• manylion llif arian a balansau banc terfynol

Dylai sefyllfa a pherfformiad ariannol eich elusen:

• fod yn eitem sefydlog ar yr agenda mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr

• gael eu hanfon at bob ymddiriedolwr cyn y cyfarfod

Gall adolygu sefyllfa ariannol yr elusen yn rheolaidd helpu ymddiriedolwyr i wirio bod eich elusen yn gweithredu fel ‘busnes gweithredol’ ac nad yw’n wynebu ansolfedd. Y cynharaf y gallwch nodi bod eich elusen mewn anawsterau ariannol, y cyflymaf y gallwch weithredu i ddiogelu eich buddiolwyr. Darllenwch Rheoli cyllid elusen: cynllunio, rheoli anawsterau ac ansolfedd am ragor o fanylion.

Fel ymddiriedolwr dylech gwestiynu pethau nad ydych yn eu deall a thynnu sylw at unrhyw bryderon sydd gennych. Mae’r corff ymddiriedolwyr yn ei gyfanrwydd yn gyfrifol am gyllid eich elusen.

Mae gan lawer o elusennau drysorydd. Gall rôl trysorydd amrywio, yn dibynnu ar faint eich elusen. Mewn elusennau llai, yn aml mae gan y trysorydd gyfrifoldeb o ddydd i ddydd am ofalu am arian eich elusen ac maen nhw’n adrodd i’r corff ymddiriedolwyr. Mewn elusennau mwy, gall y trysorydd weithio gyda’r swyddog cyllid neu is-bwyllgor cyllid.

Mae rhai elusennau yn dewis cael is-bwyllgor cyllid. Fel arfer mae un gan elusennau mawr. Mae’r grŵp hwn yn rhoi ystyriaeth fanylach i faterion ariannol, gan gynnwys rheolaethau ariannol mewnol.

Mae’n rhaid i bob ymddiriedolwr ddeall sefyllfa a pherfformiad ariannol eu helusen o hyd. Yr ymddiriedolwyr sy’n gyfrifol yn y pen draw am bob penderfyniad. Dylech barhau i wneud penderfyniadau arwyddocaol fel corff ymddiriedolwyr llawn.

Sicrhewch bod gennych chi:

• gofnod o’r penderfyniad i ffurfio’r is-bwyllgor

• gylch gorchwyl clir y cytunwyd arno

• weithdrefnau adrodd clir a chadarn

• linellau atebolrwydd

2.3 Paratoi cyfrifon ac adroddiadau

Mae dyletswydd gyfreithiol arnoch i gadw cofnodion cyfrifyddu ar gyfer eich elusen ac mae’n rhaid i bob elusen baratoi cyfrifon blynyddol.

Mae’n rhaid i bob elusen gofrestredig hefyd gynhyrchu adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr.

Mae cynnwys yr adroddiad a fformat y cyfrifon yn amrywio yn dibynnu ar incwm a strwythur eich elusen.

Dylech sicrhau pan fydd ymddiriedolwyr newydd yn cael eu penodi, eu bod yn cael copïau o:

• y cyfrifon diweddaraf

• y cyfrifon rheoli diweddaraf os ydynt yn cael eu paratoi

• ddogfen lywodraethol eich elusen

• arweiniad y Comisiwn ar budd cyhoeddus a yr ymddiriedolwr hanfodol: beth sydd angen i chi ei wybod, beth sydd angen i chi ei wneud (CC3)

Darllenwch Adroddiadau a chyfrifo elusennau: yr hanfodion. Mae hwn yn esbonio dyletswyddau cyfrifyddu ac adrodd ymddiriedolwyr a’r hyn y mae’n ofynnol i bob math o elusen ei wneud.

2.4 Ymgorffori rheolaethau ariannol mewnol

Dylai pawb ddilyn rheolaethau ariannol mewnol eich elusen.

Dylai pob ymddiriedolwr, ac unrhyw uwch staff rheoli’r elusen, arwain trwy esiampl. Dylent ddilyn pob rheolaeth i helpu i wreiddio diwylliant o gyfrifoldeb ariannol o fewn eich elusen.

Dylai pob ymddiriedolwr, staff a gwirfoddolwr gael eu hyfforddi yn rheolaethau ariannol eich elusen. Dylai hyn gynnwys hyfforddiant ar:

• weithdrefnau i nodi ac adrodd am droseddau neu gamdriniaeth ariannol hysbys neu a amheuir

• sut i godi pryderon am ymddygiad ymddiriedolwyr, uwch reolwyr neu staff eraill

Sicrhewch na all unrhyw un ddiystyru rheolaethau ariannol.

2.5 Monitro perfformiad ariannol

Dylech fonitro perfformiad ariannol eich elusen yn rheolaidd.

Yn dibynnu ar faint eich elusen, gallwch wneud hyn drwy:

• gymharu perfformiad yn erbyn polisïau ariannol, megis lefelau incwm wrth gefn neu berfformiad buddsoddi

• ddefnyddio dadansoddiad cymarebau, y bydd eich cyfrifydd neu gynghorydd proffesiynol yn gallu rhoi cyngor arno

• fonitro perfformiad ariannol eich elusen yn erbyn cyllideb

Mae cyllideb yn nodi incwm a gwariant arfaethedig ar gyfer cyfnod ariannol yn y dyfodol, yn aml blwyddyn.

I baratoi cyllideb dylech osod amcangyfrifon cywir a realistig o incwm a gwariant ar gyfer pob:

• maes o weithgareddau eich elusen

• blwyddyn ariannol

Yna gallwch chi osod eich cyllideb gyffredinol. Dylai pob ymddiriedolwr gytuno ar hyn cyn dechrau’r flwyddyn ariannol.

Dylai pob ymddiriedolwr, deiliad cyllideb neu reolwr gweithredol gael gwybodaeth ariannol reolaidd. Dylai hyn esbonio unrhyw orberfformiad neu danberfformiad sylweddol mewn cynlluniau incwm a gwariant.

2.6 Adolygu a monitro eich rheolaethau ariannol mewnol

Adolygwch reolaethau ariannol eich elusen yn rheolaidd i sicrhau eu bod yn dal yn addas. Gwnewch hyn o leiaf unwaith y flwyddyn a bob amser:

• ar ôl colled ariannol sylweddol neu o drwch blewyn wedi osgoi mater ariannol sylweddol

• cyn neu ar ôl newid sylweddol yn y ffordd y mae eich elusen yn gweithredu, er enghraifft, strwythur newydd neu gyllid cynyddol

Mae monitro yn helpu i sicrhau bod:

• yr holl reolaethau gan gynnwys y rhai sylfaenol fel cysoniadau banc a chysoniadau eraill yn cael eu cyflawni

• pawb sy’n gysylltiedig (staff ac ymddiriedolwyr) yn ymwybodol o bolisïau a phrosesau’r elusen ac yn eu dilyn, er enghraifft os ydynt yn amau bod problem

• eich elusen yn cydymffurfio â’i gweithdrefnau awdurdodi a chymeradwyo

Dylech gadw cofnodion o’ch adolygiadau a sut rydych wedi ymateb i unrhyw faterion a ganfuwyd gennych.

Mewn elusennau mwy gallwch ddefnyddio archwiliwr mewnol neu allanol i adolygu eich prosesau. Dylent adrodd y canlyniadau i chi. Fel ymddiriedolwr, bydd angen i chi sicrhau eich bod yn deall sefyllfa ariannol eich elusen a chymryd y camau angenrheidiol i fynd i’r afael ag unrhyw faterion neu risgiau.

Dylai’r elusen weithredu ar unwaith os yw’r adolygiad yn canfod bod unrhyw un wedi camddefnyddio arian yr elusen, neu efallai ei fod yn gwneud hynny.

Dylech hefyd ystyried unrhyw risgiau newydd, er enghraifft oherwydd newidiadau i’r ffordd rydych yn gweithredu, neu fygythiadau newydd megis mathau newydd o dwyll.

2.7 Rhannu dyletswyddau ariannol rhwng pobl

Sicrhewch fod mwy nac un unigolyn yn ymwneud â’r holl drafodion ariannol. Mae hyn yn golygu cael unigolyn gwahanol yn awdurdodi trafodiad i’r unigolyn a’i gwnaeth.

Mewn elusennau llai mae’n fwy tebygol y bydd ymddiriedolwyr yn delio’n uniongyrchol â’r rhan fwyaf o bethau. Mae’n bwysig bod dyletswyddau’n cael eu rhannu rhwng yr holl ymddiriedolwyr. Mae hyn yn sicrhau nad yw un ymddiriedolwr yn cael ei orlwytho neu’n arfer cyfrifoldeb yn unig.

Os na allwch rannu dyletswyddau’n llawn oherwydd diffyg pobl neu arian, gallwch reoli’r risg drwy:

• bob ymddiriedolwr yn adolygu adroddiadau trafodion

• wirio bod rheolaethau mewnol yn cael eu dilyn a rhannu’r canlyniadau â’r holl ymddiriedolwyr

2.8 Cofnodi ac adrodd am ddigwyddiadau

Dylech gofnodi unrhyw achosion o droseddu ariannol, camddefnydd neu fethiant i reolaethau ariannol eich elusen.

Dylech hefyd ei adrodd i gyrff eraill yn dibynnu ar fath a lefel y digwyddiad. Adroddwch am:

• bob math o dwyll i Action Fraud

• dwyll treth i CThEF

• unrhyw ddigwyddiad yn ymwneud â gwasanaethau ariannol, megis buddsoddiadau, yswiriant neu bensiynau, i’r Awdurdod Ymddygiad Ariannol

• doriadau data i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO)

Adroddwch am unrhyw ddigwyddiadau difrifol i’r Comisiwn Elusennau. Er enghraifft, colled sylweddol neu bosibl i arian neu asedau eich elusen.

Gall methu ag adrodd am ddigwyddiad difrifol i’r Comisiwn arwain at gamau rheoleiddio.

Mae’n rhaid i archwilwyr ac archwilwyr annibynnol adrodd ar unrhyw faterion o arwyddocâd perthnasol i’r Comisiwn Elusennau.

3. Risgiau gweithredol

3.1 Risg o dwyll a seiberdroseddu

Mae twyll yn peri risg difrifol i asedau eich elusen, gan gynnwys ei ddata.

Mae’r rhan fwyaf o elusennau yn storio gwybodaeth ar-lein. Gall hyn gynnwys cerdyn a manylion personol rhoddwyr, cefnogwyr ariannol, staff a chyflenwyr.

Gallai colli data personol neu ariannol olygu bod eich elusen ac eraill yn agored i risg o ddwyn, twyll a cholled.

Mae’n rhaid i chi sicrhau bod eich elusen yn cydymffurfio â Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR) ac unrhyw gyfreithiau diogelu data perthnasol eraill.

Dylech sicrhau bod gan eich elusen bolisïau addas ar waith sy’n cwmpasu:

• cyrchu, defnyddio, storio a phrosesu data electronig

• defnyddio cyfrifiaduron a storio data, fel storfa cwmwl a chardiau cof

• ymdrin â gweithdrefnau canfod tor-amod, ymchwilio ac adrodd

Sicrhewch fod gan eich elusen feddalwedd addas i ddiogelu rhag firysau a hacio.

Darllenwch Amddiffyn eich elusen rhag twyll a seiberdroseddu am fanylion ar sut y gallwch reoli’r risgiau hyn ar gyfer eich elusen.

3.2 Risg wrth weithredu dramor

Bydd elusennau sy’n gweithio’n rhyngwladol yn wynebu heriau ychwanegol wrth:

• drosglwyddo arian a

• gweithredu y tu allan i’r DU

Darllenwch Elusennau sy’n gweithio’n rhyngwladol am ragor o arweiniad ar hyn.

3.3 Risgiau llygredd a llwgrwobrwyo

Dylai fod gan bob elusen bolisïau a gweithdrefnau tryloywder i’w hamddiffyn rhag llwgrwobrwyo a llygredd. Gall rhain gynnwys:

• cynnal cofrestr buddiannau ar gyfer ymddiriedolwyr a staff ar eich uwch dîm rheoli er mwyn nodi unrhyw wrthdaro buddiannau

• bod â pholisi ar dderbyn lletygarwch

• cadw cofnod o bryd y derbynnir lletygarwch

• cael polisi ar wneud ‘taliadau hwyluso’, a all fod yn arferol mewn rhai meysydd

Darllenwch Lwgrwobrwyo a llygredd mewn elusennau am ragor o arweiniad ar hyn.

4. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer bancio

4.1 Cyfrifon banc a chymdeithasau adeiladu

Dylai fod gan eich elusen gyfrif banc neu gymdeithas adeiladu. Mae hyn yn eich helpu i ddiogelu arian eich elusen ac yn galluogi eich elusen i weithredu mewn ffordd ddiogel. Dylai unrhyw gyfrifon fod yn enw eich elusen. Dylent gyfateb i enw eich elusen fel y’u hysgrifennwyd yn eich dogfen lywodraethol.

Dylai agor neu gau cyfrifon naill ai:

• gael ei awdurdodi gan y corff ymddiriedolwyr cyfan neu

• ei ddirprwyo i grŵp ar wahân sy’n dweud wrth yr ymddiriedolwyr am unrhyw newidiadau

Dylech sicrhau:

• eich bod yn cadw rhestr o’r holl gyfrifon elusen

• eich bod yn cau cyfrifon nad ydynt yn cael eu defnyddio rhagor

• eich bod yn adolygu costau a buddion cyfrifon eich elusen yn rheolaidd, gan wirio bod unrhyw daliadau a chyfraddau llog yn gystadleuol

• bod eich banc neu gymdeithas adeiladu yn cael ei reoleiddio gan yr Awdurdod Rheoleiddio Darbodus. Gwiriwch gan ddefnyddio’r Cofrestr Gwasanaethau Ariannol ar wefan yr Awdurdod Ymddygiad Ariannol

• bod dyletswyddau’n cael eu rhannu i atal unrhyw berson unigol rhag gallu rheoli cronfeydd elusen ar ei ben ei hun

• bod cymeradwyaeth briodol ar gyfer trosglwyddiadau banc a thaliadau

• bod cofnodion cyfrifyddu a datganiadau banc yn cael eu cymharu bob mis er mwyn sicrhau eu bod yn gyson

• bod ail berson yn adolygu cysoniadau yn yr elusen i nodi unrhyw anghysondebau

Peidiwch â chaniatáu i gyfrifon banc eich elusen gael eu defnyddio at ddefnydd preifat unrhyw unigolion, na thrydydd partïon.

Bydd mandad banc yn nodi pwy yn yr elusen sydd wedi’i awdurdodi i reoli cyfrifon banc yr elusen. Dylech chi:

• gadw cofnod clir o bwy sydd wedi’i enwi ar fandad banc eich elusen

• adolygu’n rheolaidd os yw’r mandad banc yn briodol i’ch elusen

• ddweud wrth eich banc am newidiadau ymddiriedolwyr

• fynnu awdurdodiad deuol i sefydlu neu newid unrhyw fandad banc. Dylai’r ail berson sy’n awdurdodi unrhyw newidiadau i’r mandad banc fod yn ymddiriedolwr

Mae’n rhaid i’ch banc neu gymdeithas adeiladu gael awdurdodiad gan bobl a enwir yn eich elusen ar gyfer unrhyw gais i newid manylion cyfrif yr elusen.

Ni ddylai’r bobl a enwir ymwneud â chysoni datganiadau banc na chasglu incwm.

Darllenwch Elusennau: dal, symud a derbyn arian yn ddiogel am ragor o fanylion am reoli arian.

4.2 Bancio ar-lein

Dylech ddefnyddio system awdurdodiad deuol ar gyfer eich cyfrifon banc neu gymdeithas adeiladu. Mae llawer o fanciau a chymdeithasau adeiladu yn darparu hyn. Mae’n caniatáu i un person greu cais am daliad ac un arall i’w awdurdodi.

Ni ddylai defnyddwyr rannu eu manylion diogelwch â’i gilydd.

Mae amddiffyniadau ychwanegol a all leihau’r risg. Er enghraifft, dim ond caniatáu taliadau i gyfrifon a awdurdodwyd yn flaenorol.

Dylech hefyd sicrhau bod eich elusen yn:

• cadw manylion yr holl drafodion bancio ar-lein

• cadw datganiadau fel rhan o’r cofnodion cyfrifyddu

• sicrhau bod y derbynnydd yn hysbys ac yn ddibynadwy

• cadw pob dyfais sydd â mynediad at gyfleusterau bancio ar-lein yn ddiogel

• diweddaru pob dyfais â meddalwedd gwrthfirws, ysbïwedd a meddalwedd system ddiogelwch

• cadw pob cyfrinair a rhif PIN yn ddiogel

• newid cyfrineiriau o bryd i’w gilydd ac yn dilyn newidiadau mewn staff ac ymddiriedolwyr awdurdodedig

• darparu hyfforddiant mewn diogelwch ar-lein i bawb sy’n defnyddio ei systemau cyfrifiadurol

Dylech gymryd gofal priodol, megis peidio ag ymateb i e-byst neu alwadau ffôn yn gofyn am fanylion diogelwch personol. Cadwch yr wybodaeth ddiweddaraf am gyngor gan eich banc neu gymdeithas adeiladu ar ddefnyddio bancio ar-lein yn ddiogel.

Defnyddiwch ganllawiau gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol i gael cyngor ar ddiogelu eich elusen ar-lein Mae gan UK Finance hefyd ganllawiau defnyddiol ar daliadau ar-lein.

4.3 Arian parod a ddelir ym manc neu gymdeithas adeiladu eich elusen

Weithiau gelwir arian a ddelir yng nghyfrifon banc neu gymdeithas adeiladu eich elusen yn arian parod ‘a ddelir ar adnau’.

Dylech sicrhau bod eich elusen yn:

• paratoi cysoniadau misol ar gyfer pob cyfrif. Dylai ail berson yn eich elusen adolygu’r cysoniadau hyn i nodi unrhyw anghysondebau

• gwirio bob mis bod debydau uniongyrchol, archebion sefydlog a throsglwyddiadau eraill yn gywir

• dilyn unrhyw ofynion gan y banc neu gymdeithas adeiladu

Gall cyfrifon a ddelir gan elusennau â banciau a chymdeithasau adeiladu a awdurdodwyd gan yr Awdurdod Rheoleiddio Darbodus gael eu diogelu gan y Cynllun Iawndal Gwasanaethau Ariannol hyd at £85,000.

4.4 Bancio arian parod a sieciau

Dylech chi:

• gofnodi a bancio arian parod a sieciau yn brydlon

• storio arian parod a sieciau nad ydych wedi’u bancio eto mewn blwch arian diogel neu dan glo

• bancio cronfeydd gros, mae hyn yn golygu heb ddidyniad ar gyfer costau neu dreuliau

• ystyried yswiriant ar gyfer arian parod y gall eich elusen ei ddal

4.5 Dulliau bancio amgen

Mae’r rhain yn cynnwys defnyddio cyfleusterau trosglwyddo arian fel:

• hawala

• chiti

• fei-ch’ien

• hundi

Mae rhai elusennau yn gweithio mewn meysydd lle mae dulliau bancio amgen yn cael eu defnyddio’n gyffredin. Lle y gallwch, defnyddiwch systemau bancio rheoledig sy’n tueddu i fod â mesurau diogelu cryfach. Efallai na fydd gan ddulliau bancio amgen lwybrau archwilio cadarn ac felly gall y risg o dwyll fod yn uwch.

Os na allwch ddefnyddio systemau bancio rheoledig, dylech helpu i reoli’r risg drwy:

• sicrhau eich bod yn adnabod yr unigolyn neu’r corff rydych yn anfon arian ato ac yn ymddiried ynddo a’ch bod yn cyflawni diwydrwydd dyladwy gwiriadau digonol

• wirio bod derbynnydd arfaethedig wedi derbyn yr arian cyn defnyddio’r un dull eto

• gael yr un gweithdrefnau awdurdodi ag ar gyfer taliadau banc a reoleiddir

Cadwch drywydd archwilio ar gyfer pob trafodiad. Dylai hyn gynnwys:

• talebau talu

• dogfennaeth ar ôl trafodiad

• manylion enw a chyfeiriad y cyfryngwr

• swm a dyddiad y taliad

• enw’r unigolyn sy’n gwneud y taliad, y ffi a godwyd a’r derbynnydd/talai

Dylai fod gennych chi bolisïau clir, wedi’u cytuno gan yr ymddiriedolwyr, ynghylch pryd y bydd eich elusen yn defnyddio dulliau bancio eraill.

Darllenwch dal, symud a derbyn arian yn ddiogel am wybodaeth ac offer ynglŷn â defnyddio’r dulliau hyn.

5. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer incwm

5.1 Incwm o roddion

Dylai fod gennych bolisi ar roddion sy’n cynnwys:

• pryd a sut y cynhelir gwiriadau rhoddwyr

• sut mae’r elusen yn cadw cofnodion o roddion

• sut i adrodd ac ymdrin ag amheuon ynghylch rhoddion

• os ydych yn derbyn rhoddion o gryptoasedau a sut yr ymdrinnir â’r rhain

• sieciau am unrhyw wyngalchu arian posibl

Defnyddiwch Derbyn, gwrthod a dychwelyd: Canllaw ymarferol ar ddelio â rhoddion gan y Sefydliad Codi arian i gael rhagor o wybodaeth am roddion.

Darllenwch Diwydrwydd dyladwy, monitro a dilysu’r defnydd terfynol o gronfeydd elusennol am ragor o wybodaeth.

5.2 Rhoddion elusen llygredig

Dyma ble mae rhoddwr yn ymddangos fel petai’n rhoi er mwyn cael budd ariannol gan yr elusen. Mae’n bosibl y bydd yn rhaid i’ch elusen dalu treth incwm os oedd yn gwybod mai diben y rhodd oedd i’r rhoddwr gael budd ariannol personol.

Darllenwch ganllawiau HMRC ar rhoddion elusen llygredig am fanylion llawn.

5.3 Rhoddion o gasgliadau cyhoeddus a digwyddiadau codi arian

Mae’n rhaid i chi gydymffurfio â’r gyfraith sy’n ymwneud â chasgliadau cyhoeddus a digwyddiadau codi arian. Mae’r rheolau wedi’u nodi yn ein canllaw Elusennau a chodi arian (CC20).

Dylech ystyried gofyn am daliadau cerdyn yn lle arian parod. Gall taliadau cerdyn fod yn fwy diogel. Gall dal symiau mawr o arian parod adael eich elusen yn agored i ladrad neu dwyll.

Dylech arddangos enwau’r codwyr arian rydych chi’n gweithio gyda nhw ar eich gwefan. Anogwch bobl i roi gwybod am unrhyw weithgaredd codi arian a allai fod yn dwyllodrus y maent yn ei weld.

Os ydych yn casglu arian parod, dylech sicrhau:

• bod blychau casglu wedi’u rhifo’n unigol

• eich bod yn cofnodi pryd y caiff blychau casglu eu dosbarthu a’u cyflwyno

• bod blychau casglu wedi’u selio cyn eu defnyddio

• bod yr holl flychau casglu yn cael eu hagor yn rheolaidd a bod y cynnwys yn cael ei gyfrif

• eich bod yn cyfrif casgliadau cyhoeddus o flaen y casglwyr ac yn rhoi derbynneb wedi’i rhifo iddynt

• bod o leiaf dau unigolyn yn trin ac yn cofnodi’r arian parod

• ei fod yn cael ei fancio cyn gynted â phosibl heb ddidynnu treuliau

• eich bod yn cadw cofnodion ar gyfer pob digwyddiad codi arian

• eich bod yn nodi faint sydd wedi’i gasglu a’r costau a gafwyd

Os ydych yn gwerthu tocynnau, dylech sicrhau:

• eu bod wedi’u rhifo

• eich bod yn cadw cofnod o bwy sydd â pha rif tocyn

• eich bod yn cadw cofnod o docynnau a werthir

• eich bod yn casglu’r holl arian ac unrhyw docynnau sydd heb eu gwerthu

• eich bod yn cysoni derbynebau â thocynnau a werthir

5.4 Incwm a rhoddion a dderbynnir ar-lein a chan ddarllenwyr cardiau

Mae amrywiaeth o ddarllenwyr cardiau a ffyrdd o dderbyn arian ar-lein. Mae llawer o elusennau yn defnyddio llwyfannau codi arian.

Dylech sicrhau:

• eich bod yn cadw darllenwyr cardiau yn ddiogel a’u bod yn cael eu cynnal gan unigolion awdurdodedig

• eich bod yn defnyddio manylion cyfrif banc cywir

• eich bod yn cadw cyfrineiriau’n ddiogel

• eich bod yn deall pryd i ddisgwyl taliadau fel y gallwch nodi’n hawdd os oes problem

• eich bod yn cynnal cysoniadau rheolaidd i baru hanes y trafodion â’r incwm yng nghyfrif banc eich elusen

Os yw eich elusen yn casglu rhoddion gan ddefnyddio darllenwyr cerdyn, mae’n rhaid i chi gydymffurfio â Safonau Diogelwch y Diwydiant Cardiau Talu.

5.5 IIncwm a rhoddion a dderbynnir drwy’r post

Dylai incwm a dderbynnir yn y post gael ei:

• gadw’n ddiogel

• agor yn brydlon

• gofnodi’n gywir

Os ydych chi’n dueddol o dderbyn rhoddion drwy’r post, neu’n disgwyl gwneud hynny, pryd bynnag y bo modd:

• agorwch y post ym mhresenoldeb ail unigolyn

• cylchdrowch gyfrifoldebau ar ôl agor rhwng staff

Os mai dim ond un unigolyn all agor post, yna defnyddiwch reolaethau eraill. Er enghraifft, cymharwch lefelau’r rhoddion a gawsoch o apeliadau neu gyfnodau amser tebyg.

5.6 Hawlio Rhodd Cymorth ar roddion

Gall elusennau hawlio Rhodd Cymorth ar lawer o roddion gan unigolion.

Darllenwch arweiniad CThEF am fanylion llawn y rheolau y mae’n rhaid i chi eu dilyn a sut i hawlio hwn.

Dylech hefyd wirio eich bod yn derbyn:

• symiau disgwyliedig gan roddwyr ymrwymedig

• ad-daliadau treth dyledus

5.7 Rhoddion o gryptoasedau

Mae cryptoasedau yn gynrychioliadau digidol o werth neu hawliau sy’n defnyddio technoleg blockchain. Mae cryptoasedau yn cynnwys arian cyfred crypto a thocynnau anghyfnewidiadwy (NFTau).

Arian cyfred crypto, neu rithiol, yw arian cyfred digidol y gallwch ei fasnachu neu ei ddefnyddio i brynu a gwerthu pethau. Ffurfiau cyffredin yw Bitcoin, Ethereum a Binance Coin, ond mae llawer o rai eraill.

Mae arian cyfred crypto yn cael ei storio ar-lein ar blockchain. Mae Blockchain yn gyfriflyfr digidol. Mae’n cofnodi pwy sy’n berchen ar bob ased crypto a phryd y byddant yn cael eu trosglwyddo.

Mae NFTau yn asedau digidol sy’n cysylltu perchnogaeth ag eitemau corfforol neu ddigidol unigryw, fel gweithiau celf, eiddo tiriog, cerddoriaeth, neu fideos. Mae ‘anghyfnewidadwy’ yn golygu eu bod yn unigryw ac nad oes modd cymryd eu lle. Mae NFTau hefyd yn cael eu storio ar blockchain.

Mae llawer o risgiau’n gysylltiedig â crypto-asedau, gan gynnwys:

• anweddolrwydd eu gwerth gan y gall hyn newid yn gyflym iawn

• twyll neu ladrad posibl gan hacwyr

• y diffyg amddiffyniad o’i gymharu ag arian cyfred traddodiadol neu gynhyrchion ariannol – oherwydd bod y rhan fwyaf o asedau crypto heb eu rheoleiddio, rydych yn annhebygol iawn o gael mynediad at Gynllun Iawndal y Gwasanaethau Ariannol (FSCS) neu’r Awdurdod Ymddygiad Ariannol (FCA) os bydd rhywbeth yn mynd o’i le

• bod cyfreithiau ar gryptoasedau’n amrywio rhwng gwledydd – mae cryptoasedau’n cael eu gwahardd mewn rhai gwledydd ac mae gan wledydd eraill ofynion rheoleiddio cymhleth

• anhawster wrth ddod o hyd i roddwyr oherwydd gall rhoddion cryptoasedau gael eu gwneud yn ddienw

• eu defnydd cyfyngedig gan mai ychydig o fanwerthwyr sy’n eu derbyn fel taliad

• effaith amgylcheddol cryptoasedau a thechnoleg blockchain – mae llawer o’r rhain yn defnyddio llawer o ynni a dylech wirio sut mae hyn yn cyd-fynd ag unrhyw bolisi amgylcheddol, cymdeithasol a llywodraethu sydd gennych.

Mae dyletswydd gyfreithiol arnoch i reoli adnoddau eich elusen yn gyfrifol, gan gynnwys trwy weithredu rheolaethau ariannol priodol a rheoli risg.

Deall risgiau dal, a chyfyngiadau defnyddio, cryptoasedau cyn i chi dderbyn rhoddion ohonynt. Dylech fod yn sicr bod gennych yr arbenigedd i reoli’r risgiau hyn yn ofalus. Os oes gennych unrhyw asedau crypto dylech fod yn barod iddynt golli eu gwerth.

Os penderfynwch, er gwaethaf y risgiau hyn, y dylai eich elusen dderbyn rhoddion o gryptoasedau neu ddefnyddio NFTau fel dull o godi arian dylech:

• fabwysiadu polisi ar dderbyn, gwrthod a defnyddio cryptoasedau, gan gynnwys sut rydych yn gwneud penderfyniadau am eu trosi i arian cyfred traddodiadol

• os yw eich elusen yn derbyn rhoddion yn uniongyrchol yn ei waled crypto, sicrhau bod y platfform rydych yn ei ddefnyddio yn cydymffurfio â rheoliadau’r DU rheoliadau ac wedi’i gofrestru â’r FCA ar gyfer gwrthwyngalchu arian a gwrthderfysgaeth yn ôl yr angen

• gadw cofnodion cywir o roddion, storio a defnydd

• sicrhau eich bod yn dilyn canllawiau CThEF ar drethu cryptoasedau

• gofio na allwch hawlio Rhodd Cymorth ar unrhyw asedau crypto

• adolygu’r buddion i’ch elusen o dderbyn arian cyfred digidol yn erbyn y risg

• adolygu eich polisïau arnynt yn rheolaidd

Darllenwch FCA a Cyngor FSCS ar y risgiau o ddefnyddio cryptoasedau a cheisio cyngor arbenigol os oes angen.

Defnyddiwch ein canllawiau ar Adnabod eich rhoddwr ac ystyried a oes angen cyllid newydd arnoch, neu y dylech adolygu polisïau presennol ar dderbyn rhoddion dienw.

Mae’r Cod Ymarfer Codi Arian yn fframwaith defnyddiol ar gyfer penderfynu os dylai eich elusen dderbyn cryptoasedau.

5.8 Incwm o fasnachu

Gall elusennau fasnachu i gyflawni eu dibenion neu i godi arian.

Bydd y rheolaethau ariannol sydd eu hangen arnoch yn dibynnu ar y math o fasnachu y mae eich elusen yn ei wneud. Dylai eich rheolaethau ariannol sicrhau bod eich elusen yn derbyn ac yn cofnodi ei holl incwm o weithgareddau masnachu.

Os yw eich elusen ei hun yn ymgymryd â’r masnachu, dylai fod gennych bolisi prisio ar gyfer nwyddau a gwasanaethau rydych yn eu cyflenwi, yr ydych yn ei adolygu’n aml. Dylech hefyd gael gweithdrefnau ar gyfer:

• anfonebu ar gyfer yr holl nwyddau a gwasanaethau a ddarperir gennych

• rheoli stoc

• cysoni symiau anfonebau ac arian parod a dderbynnir ag anfonebau heb eu talu

Dylech hefyd yn rheolaidd:

• sicrhau bod eich masnachu yn aros o fewn yr eithriadau treth perthnasol

• adolygu gweithdrefnau casglu dyledion a dyledion heb eu talu yn rheolaidd

Darllenwch Masnachu a threth ymddiriedolwyr: sut y gall elusennau fasnachu’n gyfreithlon am ragor o wybodaeth.

5.9 Incwm o gymynrhoddion

Gall fod oedi hir rhwng cael gwybod am gymynrodd a’i dderbyn.

Dylech chi:

• gadw cofnod o’r holl gymynroddion disgwyliedig

• gadw cofnod o’r holl ohebiaeth berthnasol

• adolygu cynnydd ar gasglu cymynroddion sy’n weddill yn rheolaidd

• sicrhau bod unrhyw eitemau neu eiddo a adewir i’r elusen yn cael eu dal yn ddiogel, eu prisio ac, os yw’n briodol, eu gwerthu er mwyn i’r elusen allu defnyddio’r incwm

6. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer gwariant

6.1 Gwariant ar nwyddau a gwasanaethau

Mae rheolaethau addas yn helpu i sicrhau bod eich elusen:

• yn prynu’r pethau sydd eu hangen arni yn unig ac o fewn y gyllideb

• dim ond yn talu am nwyddau neu wasanaethau y mae’n eu derbyn ac am brisiau y cytunwyd arnynt

• yn cael gwerth da am arian

Dylech chi:

• gael terfynau awdurdod ysgrifenedig clir ar gyfer gosod archebion a chymeradwyo taliadau

• sicrhau bod unrhyw archebion o fewn cyllideb y cytunwyd arni. Dylid awdurdodi gwariant y tu allan i gyllidebau y cytunwyd arnynt

• gwiriwch anfonebau yn erbyn archebion a derbyn y nwyddau neu’r gwasanaethau a archebwyd

• talwch anfonebau mewn pryd a chynhwyswch unrhyw ostyngiadau perthnasol

• sicrhewch fod cofnodion cyfrifyddu yn gyson. Fel rhan o hyn, dylech gysoni’r cyfriflyfr prynu (a ddylai ddangos beth mae eich elusen wedi’i brynu) â’r cyfriflyfr rheoli prynu (a ddylai ddangos faint o arian sy’n ddyledus oddi wrthych i gyflenwyr ar unrhyw adeg)

6.2 Taliadau â chardiau debyd, credyd neu godi tâl

Dylai fod gennych bolisi clir ar gyfer defnyddio cardiau talu sy’n cynnwys:

• pwy all eu defnyddio

• terfynau gwariant

• sut y dylid eu storio

• ble y gellir eu defnyddio, megis caniatáu iddynt gael eu defnyddio mewn amgylchiadau penodol yn unig

Pan fyddwch yn rhoi cerdyn i rywun yn eich elusen dylech sicrhau:

• bod ganddynt gopi o’ch polisi cerdyn

• eu bod bob amser yn gofyn am dderbynebau, gan gynnwys taliadau digyswllt

• eu bod yn darparu derbynebau ar gyfer gwirio yn erbyn datganiadau cyfrif

• eu bod yn dychwelyd y cerdyn i’r elusen os yw eu hamgylchiadau’n newid, er enghraifft, maent yn gadael yr elusen

Dylai eich elusen sicrhau:

• bod cyfriflenni cerdyn yn cael eu hanfon at unigolyn gwahanol i ddeiliad y cerdyn. Ar gyfer elusennau mwy, dylid anfon cyfriflenni yn uniongyrchol at y tîm cyllid

• bod pob derbynneb ac anfoneb yn cyfateb i gyfriflenni

• bod defnydd cerdyn yn cael ei wirio’n rheolaidd i sicrhau bod polisïau’r elusen yn cael eu dilyn

Mae’n rhaid i’ch elusen sicrhau ei bod yn canslo ac yn dinistrio’r cerdyn talu perthnasol os:

• yw ar goll neu wedi’i ddwyn

• nad yw deiliad y cerdyn yn ymwneud â’r elusen rhagor

• caiff yr awdurdodiad i ddefnyddio’r cerdyn ei dynnu’n ôl

6.3 Systemau talu symudol, fel Google Pay ac Apple Pay

Mae systemau talu symudol, fel Google Pay, Apple Pay a PayPal, yn caniatáu i chi dalu am bethau heb orfod nodi manylion cerdyn na manylion personol ar gyfer pob trafodiad. Mae’r manylion talu mewn waled ddigidol unigolyn.

Dylai fod gennych yr un rheolaethau yn eu lle ag ar gyfer talu trwy gardiau debyd, credyd neu codi tâl.

6.4 Taliadau trwy drosglwyddiad banc, Gwasanaethau Clirio Awtomataidd y Bancwyr (BACS), Debydau Uniongyrchol ac archebion sefydlog

Mae trosglwyddiadau banc a thaliadau BACS yn daliadau trwy drosglwyddiad electronig yn uniongyrchol i gyfrif. Ond mae’n anodd eu cofio os bydd gwallau neu dwyll.

Mae’r rhan fwyaf o fanciau yn defnyddio System Talu Cyflymach (FPS) ar gyfer trosglwyddiadau rhwng cyfrifon yn y DU. Mae pob banc yn gosod ei derfyn ei hun ar uchafswm gwerth trosglwyddiad gan FPS.

Taliad rheolaidd yw Debyd Uniongyrchol a sefydlir gan y sefydliad yr ydych yn ei dalu. Mae gan y sefydliad y pŵer i’w ddiwygio neu ei ganslo.

Taliad rheolaidd yw Archeb Sefydlog yr ydych yn ei sefydlu i dalu pobl neu sefydliadau eraill, neu i wneud trosglwyddiadau i’ch cyfrifon banc eraill. Gallwch ei ddiwygio neu ei ganslo pan fo angen.

Dylech chi:

• ganiatáu i nifer cyfyngedig o unigolion awdurdodedig sefydlu’r mathau hyn o daliadau yn unig

• gadw’r rhestr o unigolion awdurdodedig yn ddiogel

• ystyried defnyddio awdurdodiad deuol i awdurdodi taliad BACS

• gadw unrhyw ddogfennau sefydlu taliadau fel rhan o gofnodion cyfrifyddu eich elusen

• fonitro’r taliadau’n rheolaidd

• ganslo taliadau os yw eich elusen yn rhoi’r gorau i ddefnyddio’r nwyddau neu’r gwasanaethau

Gall eich elusen sefydlu ffeiliau taliadau swp. Mae’r rhain yn gwneud taliadau lluosog i dderbynwyr gwahanol ar yr un pryd gan ddefnyddio pecyn meddalwedd cyfrifon. Dylech sicrhau nad oes modd golygu’r ffeiliau talu rhwng cael eu creu a’u huwchlwytho i’r system fancio ar-lein.

6.5 Taliadau â siec

Dylai fod gennych bolisi clir ar bwy all lofnodi sieciau ar ran eich elusen.

Gwiriwch os oes angen dau lofnodwr ar sieciau ar gyfer dogfen lywodraethol eich elusen.

Mae rhai elusennau yn caniatáu i sieciau gwerth bach gael eu llofnodi gan un unigolyn yn unig. Mewn elusennau mwy, gall llofnodwyr fod yn uwch weithwyr cyflogedig.

Dylai polisi eich elusen ar derfynau awdurdod fod yn berthnasol i sieciau.

Dylech chi:

• gadw llyfrau siec mewn lle diogel

• adolygu terfynau awdurdod yn rheolaidd

• wahardd llofnodi sieciau gwag

• sicrhau bod taliadau’n cael eu cofnodi’n brydlon mewn llyfrau arian parod, dylai hyn gynnwys manylion rhif siec, natur y taliad a’r talai

• gael cadarnhad bod y nwyddau neu’r gwasanaethau wedi’u derbyn

6.6 Taliadau mewn arian parod neu â cherdyn arian parod wedi’i lwytho o flaen llaw

Cadwch y taliadau hyn mor isel â phosibl. Maent yn peri risg uwch oherwydd diffyg trywydd archwilio electronig.

Dylid trin cardiau arian parod wedi’u llwytho o flaen llaw fel taliadau arian parod. Rydym yn argymell na chaiff y rhain eu defnyddio oherwydd diffyg hanes trafodion.

Dylech sicrhau:

• bod taliadau arian parod ar gyfer symiau bach yn unig ac yn cael eu talu allan o fflôt arian mân

• bod manylion taliadau’n cael eu cofnodi mewn llyfr arian mân neu gyfriflyfr ar-lein

• bod dogfennau ategol ar gyfer y taliad wedi’u hawdurdodi gan rywun heblaw’r sawl sy’n cynnal yr arian mân, neu’r unigolyn sy’n gwneud y taliad

• eich bod yn cadw unrhyw arian mân a’r cofnodion yn ddiogel

• bod unigolyn annibynnol yn cynnal gwiriadau rheolaidd o’r fflôt arian mân

• bod unigolyn annibynnol yn gwirio ac yn awdurdodi codi arian parod

6.7 Talu cyflogau

Gall talu cyflogau fod yn eitem fawr o wariant eich elusen.

Mae’n rhaid i chi fodloni nifer o ofynion cyfreithiol yn y maes hwn, er enghraifft mae’n rhaid i chi sicrhau:

• eich bod yn cadw’r cofnodion sy’n ofynnol gan  CThEF  o PAYE a ddidynnwyd o gyflogau gweithwyr

• bod didyniadau statudol yn cael eu talu i  CThEF  yn ôl yr angen

• bod cyfraniadau pensiwn yn cael eu talu i’r darparwr pensiynau yn brydlon

• eich bod yn bodloni unrhyw rwymedigaethau cyfreithiol sy’n ymwneud â phensiynau, gweler [y Rheoleiddiwr Pensiynau]((https://www.thepensionsregulator.gov.uk/en/employers) am fanylion llawn am hyn

• bod terfynau amser ar gyfer ffurflenni diwedd blwyddyn i  CTEF  yn cael eu bodloni gan gynnwys P35, P11D a P60

• eich bod yn cwblhau’r data sydd eu hangen ar gyfer cyflwyniadau ‘gwybodaeth amser real’ i  CTHEF  a’u cyflwyno mewn pryd

• eich bod yn dilyn y gyfraith ar isafswm cyflog

• mai dim ond didyniadau awdurdodedig neu ofynnol sy’n cael eu gwneud o gyflog

• bod gan bob gweithiwr gontract cyflogaeth priodol

• eich bod yn cydymffurfio â gofynion diogelu data

Darllenwch arweiniad CThEF ar PAYE a chyflogres am ragor o wybodaeth am eich dyletswyddau cyfreithiol.

Dylech hefyd sicrhau bod eich elusen:

• yn storio cofnodion personél staff ar wahân i gofnodion cyflog

• yn meddu ar systemau ar gyfer hysbysu ac awdurdodi’r rhai sy’n gweithredu’r gyflogres yn brydlon i ddechreuwyr a’r rhai sy’n gadael; newidiadau i gyflog, oriau, goramser neu oriau ansafonol; salwch staff neu absenoldeb mamolaeth neu dadolaeth staff

• yn cynnal gwiriadau cyfnodol i sicrhau nad ydych yn talu pobl nad ydynt bellach yn gyflogeion, neu’n talu’r cyflog anghywir i weithwyr presennol

• ddim yn galluogi unigolion i osod eu cyflog, buddion na thelerau cyflogaeth eu hunain

• talu cyflogau drwy  BACS er diogelwch ac effeithlonrwydd os yw niferoedd staff yn gwneud hyn yn werthchweil

6.8 Talu neu ad-dalu treuliau

Mae taliadau treuliau yn ad-daliadau o daliadau y mae ymddiriedolwr, aelod o staff neu wirfoddolwr wedi gorfod eu talu’n bersonol i gyflawni eu dyletswyddau ar ran eich elusen.

Os yw eich elusen yn talu treuliau, dylai fod gennych bolisi sy’n nodi’r rheolau. Dylai gynnwys sut i wneud hawliad a pha dystiolaeth sydd angen i chi ei chyflwyno.

Dylech sicrhau:

• bod pawb o fewn yr elusen yn gwybod ac yn deall y polisi. Dylech ei gynnwys fel rhan o unrhyw raglen sefydlu a ddarperir gennych

• bod rhywun nad yw’n hawlydd yn awdurdodi’r taliad ac yn ei wirio i sicrhau cywirdeb

• bod hawliadau’n cynnwys hunan-ddatganiad bod yr hawliad yn gywir ac wedi’i achosi mewn cysylltiad â busnes elusen

• eich bod yn talu hawliadau mewn ffordd ddiogel, megis trwy drosglwyddiad  BACS

• bod unrhyw gyfradd milltiredd ar gyfer teithio modur o fewn cyfraddau  CThEF  nad yw’n arwain at atebolrwydd treth neu yswiriant gwladol ar gyfer yr elusen neu’r hawlydd

Darllenwch Rheolau HMRC ar Dreuliau a buddion i gyflogwyr.

6.9 Gwariant ar grantiau

Gall rheolaethau addas sicrhau eich bod yn rhoi grantiau yn unol â diben a pholisïau eich elusen a bod y grant yn cael ei ddefnyddio’n gywir.

Dylai fod gennych bolisi dyfarnu grantiau sy’n nodi:

• amodau a chyfyngiadau unrhyw grant

• gweithdrefnau ar gyfer adolygu a chymeradwyo ceisiadau grant

• sut y byddwch yn gwirio addasrwydd ymgeiswyr

• sut y byddwch yn sicrhau bod grantiau wedi’u defnyddio’n gywir

Gallwch hefyd osod blaenoriaethau ar gyfer gweithgareddau neu brosiectau y mae eich elusen am eu hariannu.

Darllenwch Ariannu grant i sefydliad nad yw’n elusen, sy’n cwmpasu egwyddorion sy’n berthnasol i unrhyw grantiau elusennol.

7. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer taliadau i bartïon cysylltiedig

Gall eich elusen wneud taliadau i unigolyn neu sefydliad sy’n gysylltiedig â’ch elusen. Os yw’r unigolyn hwnnw’n ymddiriedolwr, neu’n sefydliad sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwr, mae’n rhaid bod gennych awdurdod penodol i wneud y taliad.

Gallai sefydliad fod yn gysylltiedig â’ch elusen oherwydd ei fod yn gwmni sy’n cael ei reoli gan un ymddiriedolwr neu fwy.

Gellir galw’r taliadau hyn yn ‘drafodion parti cysylltiedig’ ac fe’u diffinnir yn y Datganiad o Arferion a Argymhellir (SORP).

Mae’n rhaid i chi gydymffurfio ag unrhyw reolau yn nogfen lywodraethol eich elusen ynghylch talu ymddiriedolwyr neu dalu pobl neu sefydliadau sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwyr.

Mae’n rhaid i chi hefyd fod yn fodlon mai er budd pennaf eich elusen y mae gwneud y mathau hyn o daliadau. Er enghraifft, ni ddylech ddefnyddio cwmni a reolir gan ymddiriedolwr i ddarparu gwasanaeth i’r elusen dim ond oherwydd mai dyma’r opsiwn fwyaf hawdd.

Darllenwch ein canllawiau ar treuliau a thaliadau ymddiriedolwyr a rheoli gwrthdaro buddiannau mewn elusen.

8. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer asedau a buddsoddiadau

8.1 Asedau sefydlog diriaethol

Mae’r rhain yn cynnwys y canlynol a ddefnyddir yn ystod gweithgareddau eich elusen:

• tir

• adeiladau

• cerbydau

• gosodiadau a ffitiadau

• offer

Fel ymddiriedolwr, mae gennych ddyletswydd i ddiogelu asedau eich elusen a sicrhau eu bod yn cael eu defnyddio’n briodol. Mae rheolaethau ariannol mewnol addas yn sicrhau y gellir:

• nodi asedau

• eu cofnodi mewn cofnodion cyfrifyddu

• eu defnyddio at ddibenion eich elusen

Dylech sicrhau bod eich elusen:

• yn pennu swm ar gyfer cynnwys eitemau cyfalaf bach yn y cyfrifon fel asedau sefydlog

• â chofrestr o’r holl asedau sefydlog y mae eich elusen yn eu defnyddio, gan gynnwys cost, neu werth, pob ased a bod ganddi ddigon o fanylion i alluogi pob ased i gael ei adnabod

• yn archwilio asedau sefydlog yn rheolaidd i sicrhau eu bod yn dal i fodoli, eu bod mewn cyflwr da ac yn cael eu defnyddio’n briodol

• awdurdodi gwaredu neu sgrapio asedau sefydlog yn briodol ac yn cofnodi hyn mewn cofnodion cyfrifyddu ac yn eich cofrestr asedau sefydlog

• adolygu eich yswiriant yn rheolaidd i sicrhau ei fod yn ddigonol

• yn diogelu ffiniau unrhyw dir ac adeiladau ac yn sicrhau eu bod yn cael eu cofnodi’n briodol â’r Gofrestrfa Tir

• yn dal unrhyw weithredoedd teitl i dir yn ddiogel ac yn gwirio bod y gweithredoedd yn cofnodi budd eich elusen yn y tir yn gywir

Ni all elusennau sy’n ymddiriedolaethau neu’n gymdeithasau anghorfforedig ddal asedau sefydlog yn eu henw eu hunain. Gallant naill ai:

• benodi ymddiriedolwyr daliannol neu ymddiriedolwyr gwarchod i ddal yr asedau gan gynnwys tir ar ran yr elusen neu

• ddefnyddio’r Gwarcheidwad Swyddogol ar gyfer Elusennau (OCC) i ddal tir ar ran yr elusen

Mae ymddiriedolwyr daliannol neu ymddiriedolwyr gwarchod yn cael eu penodi i ddal eiddo ar ran elusen; nid ydynt yn ymddiriedolwyr elusen. Mae’n rhaid iddynt weithredu ar gyfarwyddiadau cyfreithlon ymddiriedolwyr yr elusen ac yn unol ag unrhyw reolau yn eich dogfen lywodraethol.

Mae’n rhaid i chi sicrhau bod unrhyw ddogfennaeth ar gyfer asedau sefydlog a ddelir gan yr OCC, neu gan ymddiriedolwyr daliannol neu warcheidwaid, yn ei wneud yn glir bod yr eiddo’n cael ei ddal ar ran eich elusen ac na ellir ei werthu heb gytundeb yr holl ymddiriedolwyr.

Darllenwch ein canllaw ar y Ceidwad Swyddogol i Elusennau am ragor o wybodaeth.

8.2 Asedau sefydlog anniriaethol, megis hawliau eiddo deallusol

Gall fod gan eich elusen asedau nad ydynt yn gorfforol. Gall y rhain gynnwys:

• data electronig

• nodau masnach neu logos

• meddalwedd y mae eich elusen wedi’i ddatblygu

Ar gyfer data electronig dylech:

• gadw cofnod o’r holl ddata electronig, gan gynnwys data personol, sydd gan eich elusen

• ddeall pwy all eu cyrchu a sut maent yn gwneud hynny

• sicrhau eu bod yn gywir

• eu cadw’n ddiogel

• sicrhau bod unrhyw ddata personol yn cael eu cadw yn unol â gofynion GDPR a deddfwriaeth berthnasol arall

Ar gyfer asedau anniriaethol eraill dylech gadw cofnod o’r holl asedau sy’n cynnwys:

• ar ba ffurf y maent

• pwy sy’n goruchwylio

• trefniadau ar gyfer cadw neu warchodaeth

• unrhyw drwyddedu neu gytundebau i drydydd partïon eu defnyddio

• sut rydych yn eu diogelu

Dylech hefyd sicrhau bod unrhyw benderfyniadau ar ymelwa, creu neu waredu eiddo deallusol wedi cael eu hawdurdodi’n briodol.

8.3 Cronfeydd cyfyngedig a chronfeydd gwaddol

Mae’n rhaid i chi sicrhau eich bod yn gwario, yn rheoli ac yn rhoi cyfrif am unrhyw gronfeydd cyfyngedig a gwaddol sydd gan eich elusen yn unol â’r rheolau.

Mae cronfeydd cyfyngedig yn cael eu rhoi i elusen at ddiben penodol, neu gyfyngedig, sy’n gulach na dibenion yr elusen.

Mae cronfeydd gwaddol yn fathau o gronfeydd cyfyngedig a gallant fod yn wariadwy neu’n barhaol.

Yn dibynnu ar yr amodau sydd ynghlwm wrth y gwaddol, gallwch wario rhywfaint neu’r cyfan o’r gwaddol.

Mae gwaddol parhaol yn eiddo y mae’n rhaid i’ch elusen ei gadw yn hytrach na’i wario. Mae dau brif fath o waddol parhaol:

• arian neu asedau eraill a roddir i’ch elusen i’w buddsoddi. Gellir gwario incwm y buddsoddiad yn unig

• eiddo a roddir i’ch elusen y mae’n rhaid ei ddefnyddio at ddiben arbennig yn unig. Er enghraifft, tir neu adeiladau a roddwyd i’w defnyddio fel ysgol neu faes hamdden

Os oes gan eich elusen waddol parhaol, darllenwch ein canllaw a chael rheolaethau addas ar waith. Ceisiwch gyngor cyfreithiol os ydych yn ansicr.

Os oes gan eich elusen gronfeydd cyfyngedig neu gronfeydd gwaddol, dylai cyfrifon eich elusen adlewyrchu pob cronfa ar wahân.

8.4 Buddsoddiadau

Mae nifer o elusennau yn dewis buddsoddi arian. I rai elusennau, bydd hyn yn cael ei gyfyngu i ddefnyddio cyfrif cynilo llog uchel. Dewiswch y cyfrifon sy’n gweithio ar gyfer anghenion eich elusen.

Mae elusennau eraill yn buddsoddi mewn ffyrdd eraill, er enghraifft stociau neu gyfranddaliadau, neu drwy wneud buddsoddiadau cymdeithasol.

Darllenwch Elusennau a materion buddsoddi: canllaw i ymddiriedolwyr (CC14) i ddeall y dyletswyddau cyfreithiol sy’n berthnasol wrth wneud buddsoddiadau.

9. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer benthyciadau

9.1 Gwneud benthyciadau

Dim ond os yw er budd pennaf eich elusen y gallwch wneud benthyciadau. Dylai benthyciadau fod yn ad-daladwy ar delerau masnachol, heblaw y byddai benthyca ar delerau eraill yn hybu dibenion eich elusen.

Cyn i’ch elusen roi benthyciad, dylech ddilyn proses briodol i sicrhau:

• bod penderfyniad ffurfiol wedi’i gofnodi yn cael ei wneud i gymeradwyo rhoi’r benthyciad a’r rhesymau dros hynny. Yr ymddiriedolwyr sy’n gwneud hyn fel arfer

• rydych yn fodlon y gall y derbynnydd ad-dalu’r benthyciad

Os yw eich elusen yn penderfynu rhoi benthyciad dylech gadw cofnodion clir o:

• swm a thelerau’r benthyciad

• bob ad-daliad llog a phrifswm

• unrhyw ad-daliadau a fethwyd

• bob benthyciad heb ei dalu y mae’r elusen wedi’i wneud

Lle rhoddir benthyciad i barti cysylltiedig (gweler Datganiad o Arfer a Argymhellir (SORP)) diffiniad) fel ymddiriedolwr, mae’n rhaid i chi:

• reoli’r [gwrthdaro buddiannau] yn briodol (https://www.gov.uk/guidance/managing-conflicts-of-interest-in-a-charity.cy)

• wneud y benthyciad ar y telerau arfaethedig dim ond os yw er budd pennaf eich elusen

Gallwch ddewis dirprwyo’r penderfyniad i roi benthyciadau o dan lefel benodol i’r Prif Weithredwr, y Prif Swyddog Cyllid neu is-bwyllgor o ymddiriedolwyr.

Os ydych yn rhoi benthyciadau i’ch buddiolwyr neu i elusennau eraill fel buddsoddiad cymdeithasol, darllenwch Elusennau a materion buddsoddi: Canllaw i ymddiriedolwyr (CC14) am ragor o gyfarwyddyd.

9.2 Cymryd benthyciadau, gan gynnwys benthyciadau gan ymddiriedolwyr

Cyn cymryd benthyciad dylech sicrhau:

• bod penderfyniad ffurfiol wedi’i gofnodi yn cael ei wneud i gymeradwyo’r elusen sy’n cymryd y benthyciad a chytundeb y benthyciad

• bod pob ymddiriedolwr yn ymwybodol o’i delerau

• bod eich elusen yn gallu ad-dalu’r benthyciad yn unol â chytundeb y benthyciad a bod cynllun yn ei le i wneud hynny

Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr fod wedi ystyried bod cymryd y benthyciad a thelerau’r benthyciad er budd pennaf eich elusen.

Dylech gadw cofnodion clir o:

• y swm a fenthycir

• delerau’r benthyciad a’r holl ddogfennaeth berthnasol

• bob ad-daliad llog a phrifswm

• unrhyw daliadau ac unrhyw ad-daliadau a fethwyd

• yr holl fenthyciadau sy’n weddill a’r balans sy’n weddill

• unrhyw fenthyciadau a warantwyd neu sy’n destun cyfamodau banc yng nghofrestr asedau eich elusen

Os yw parti cysylltiedig, fel ymddiriedolwr, yn benthyca arian yr elusen mae’n rhaid i chi hefyd sicrhau:

• bod y gwrthdaro buddiannau yn cael ei reoli’n gywir

• os codir cyfradd llog neu ffi arall, mae modd cyfiawnhau’r gyfradd honno ac mae’n dilyn unrhyw ofynion yn nogfen lywodraethol eich elusen

Os nad yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys unrhyw reolau ynghylch derbyn benthyciad sy’n dwyn llog gan ymddiriedolwr, ceisiwch gyngor priodol ynghylch a allwch gytuno arno.

10. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer lletygarwch, gan gynnwys rhoddion

Mae’n rhaid i chi allu dangos bod cyfiawnhad dros unrhyw letygarwch a roddir neu a dderbynnir ac nad yw’n niweidiol i fuddiolwyr eich elusen nac i’w henw da.

Mae angen i chi ystyried:

• sut mae’n eich helpu i gyflawni gwaith eich elusen

• os yw’n rhesymol

• os yw’n arwain at fwy na budd personol achlysurol

• os yw’n peri unrhyw risgiau i enw da eich elusen, gan gynnwys os gallai eraill ei ystyried yn ormodol neu’n ddiangen

Dylai fod gennych bolisi sy’n:

• gosod terfynau derbyniol ar letygarwch

• gwahardd derbyn lletygarwch, sydd naill ai’n llwgrwobr, yn daliad llwgr neu’n sicrhau triniaeth ffafriol, neu y gellid ei weld fel un

• gofyn am gadw cofnodion o letygarwch a roddwyd, a dderbyniwyd neu a wrthodwyd. Dylid nodi hyn hefyd ar gofrestr buddiannau eich elusen os yw’n ymwneud ag ymddiriedolwyr

• yn berthnasol i bawb

• yn cael ei ddeall gan bawb

11. Swyddogaethau archwilio mewnol a phwyllgorau archwilio

Yn dibynnu ar faint a chymhlethdod eich elusen, gall fod angen swyddogaeth archwilio mewnol a/neu bwyllgor archwilio arnoch. Mae hyn yn wahanol i archwiliad statudol neu allanol.

11.1 Archwiliadau mewnol a phwyllgorau archwilio

Mae archwiliad mewnol yn edrych ar effeithiolrwydd rheolaethau ariannol eich elusen. Mae’n eich helpu i nodi ac asesu risgiau i’ch elusen.

Dylai gynnwys:

• risgiau

• rheolaethau

• llywodraethu a sicrwydd

Dylai gynghori ar:

• sut y dylai eich elusen reoli ac olrhain risg

• gyflawnrwydd eich cofrestr risg

Gall archwiliadau mewnol gael eu cynnal gan weithwyr elusen neu gan weithwyr proffesiynol allanol a benodir gan yr ymddiriedolwyr. Mae archwiliad mewnol yn wahanol i archwiliad statudol sy’n mynegi barn ynghylch a yw eich cyfrifon yn dangos darlun ‘gwir a theg’.

Dylai archwilwyr mewnol:

• ymgynghori â’r archwiliad mewnol Fframwaith Arferion Proffesiynol Rhyngwladol

• edrych ar yr holl risgiau sy’n wynebu eich elusen a’r hyn sy’n cael ei wneud i reoli’r risgiau hynny, gan gynnwys risgiau i enw da, risgiau gweithredol neu strategol

Fel arfer mae archwilwyr mewnol yn adrodd yn uniongyrchol i chi fel yr ymddiriedolwyr, neu bwyllgor archwilio a sefydlwyd gan yr ymddiriedolwyr. Maent yn cyflwyno adroddiadau a llythyrau rheoli sy’n nodi gwendidau mewn rheolaethau mewnol.

Defnyddiwch y Cod Ymarfer Archwilio Mewnol gan Sefydliad Siartredig yr Archwilwyr Mewnol wrth adolygu sut mae eich archwilio mewnol yn gweithio.

Dylech sicrhau bod eich pwyllgor archwilio mewnol wedi sefydlu:

• cylch gorchwyl clir y cytunwyd arno

• gweithdrefnau adrodd clir a chadarn

• llinellau atebolrwydd

Os nad oes gennych swyddogaeth na phwyllgor archwilio oherwydd bod eich elusen yn fach dylech:

• adolygu’n rheolaidd os oes angen archwiliad mewnol

• gael ffyrdd priodol eraill o wirio bod eich rheolaethau ariannol mewnol yn gweithio

11.2 Archwiliadau allanol

Mae’r gyfraith yn nodi pa elusennau sy’n gorfod cael archwiliad allanol. Mae hwn yn archwiliad statudol a gwblhawyd gan archwilydd statudol.

Mae’n rhaid i elusennau hefyd gael archwiliad allanol os yw’n ofynnol gan eu dogfen lywodraethol. Gall fod rhesymau eraill hefyd y mae un yn ofynnol, megis gan gyllidwr fel amod ariannu.

Bydd yr archwilydd statudol yn rhoi ei farn broffesiynol ynghylch os yw cyfrifon eich elusen yn ‘wir a theg’. Maent yn gwneud hyn drwy ddilyn gweithdrefnau safonol yn unol â Safonau Archwilio Rhyngwladol (y DU ac Iwerddon).

Os yw’n ofynnol i’ch elusen gael archwiliad allanol, dylai fod gennych bwyllgor archwilio mewnol.

Gwiriwch Adroddiadau a chyfrifon elusennau: yr hanfodion os nad ydych yn sicr ynghylch eich dyletswyddau adrodd a chyfrifo elusen.

12. Rhestr wirio rheolaethau ariannol mewnol

Defnyddiwch y rhestr wirio rheolaethau mewnol sy’n rhoi crynodeb defnyddiol o ba reolaethau all fod eu hangen wrth adolygu rheolaethau ariannol mewnol eich elusen.

13. Nodyn cyfreithiol

13.1 Gwyngalchu arian

Mae deddfwriaeth gwyngalchu arian yn y DU yn cael ei llywodraethu’n bennaf gan:

Deddf Terfysgaeth 2000

Deddf Gwrthderfysgaeth a Throseddau a Diogelwch 2001

Deddf Elw Troseddau 2002

13.2 Osgoi treth

Gall elusennau corfforaethol gael eu herlyn os ydynt yn methu ag atal hwyluso troseddol ar gyfer osgoi talu treth a gyflawnir gan “berson cysylltiedig,” megis gweithiwr, asiant neu berson arall sy’n cyflawni gwasanaethau ar gyfer neu ar ran yr elusen. Mae’n amddiffyniad i elusen fod wedi rhoi gweithdrefnau atal rhesymol ar waith, neu lle byddai’n afresymol disgwyl i elusen fod wedi rhoi gweithdrefnau ar waith, er enghraifft elusen fach iawn.

Darllenwch canllawiau HMRC ar Ddeddf Cyllid Troseddol 2017. Mae hyn yn berthnasol i elusennau corfforaethol fel cwmnïau elusennol, Sefydliadau Corfforedig Elusennol, elusennau Siarter Frenhinol ac elusennau statudol.