Canllawiau

Datganiad gweithdrefn ymchwilio

Cyhoeddwyd 26 September 2024

Yn berthnasol i England and Gymru

1. Cyflwyniad

1.1 Mae’r weithdrefn hon yn nodi sut y bydd yr awdurdod rheoleiddio yn cynnal ymchwiliadau i’r proffesiwn rheolaeth adeiladu. Yr awdurdod rheoleiddio ar gyfer:

• Lloegr, yw’r Rheoleiddiwr Diogelwch Adeiladu (BSR)
• Cymru, yw’r Gweinidogion Cymru, sydd wedi dirprwyo’r swyddogaeth hon i’r BSR mewn perthynas ag arolygwyr cofrestredig adeiladu a chymeradwywyr cofrestredig rheolaeth adeiladu yn unig.

1.2. Mae’n llywio gwaith cynllunio, cynnal a chwblhau ymchwiliadau i gamymddwyn proffesiynol neu dramgwyddau posibl gan y proffesiwn rheolaeth adeiladu. 

1.3. Mae’r proffesiwn rheolaeth adeiladu yn cynnwys unigolion a sefydliadau. Rydym yn cyfeirio atynt fel ‘gweithwyr proffesiynol’ neu ‘y proffesiwn’. 

1.4. Mae’r awdurdod rheoleiddio yn ymchwilio er mwyn:

• casglu tystiolaeth sy’n ddigonol i lywio’n effeithiol y broses o wneud penderfyniadau gorfodi ar dramgwyddau neu gamymddwyn proffesiynol ac sy’n dderbyniol mewn llys neu dribiwnlys
• penderfynu a fu tramgwydd neu gamymddwyn proffesiynol
• dwyn y gweithiwr proffesiynol cyfrifol i gyfrif, yn briodol ac yn gymesur

1.5 Bydd yr awdurdod rheoleiddio yn galluogi’r rhai sy’n destun ymchwiliad i gyflwyno sylwadau cyn inni gwblhau ein hymchwiliad.

1.6 Gall ymchwiliadau arwain at ddatrys y pryderon a godwyd, argymell gwelliannau, arwain at sancsiynau neu gamau gorfodi ffurfiol.

2. Cwmpas

2.1 Mae’r weithdrefn hon yn berthnasol i dramgwyddau a chamymddwyn proffesiynol posibl gan y proffesiwn rheolaeth adeiladu. Mae’r weithdrefn hon yn mabwysiadu’r diffiniadau a gynhwysir yn Neddf Adeiladu 1984 (‘y ddeddf’).  

2.2 Mae’r proffesiwn rheolaeth adeiladu yn cynnwys:

• arolygwyr cofrestredig adeiladu (RBIs) yng Nghymru a Lloegr
• cymeradwywyr cofrestredig rheolaeth adeiladu (RBCAs) yng Nghymru a Lloegr
• awdurdodau lleol (LAs) yn Lloegr

2.3 Gall yr awdurdod rheoleiddio ymchwilio unrhyw droseddau a amheuir, torri rheolau neu gamymddwyn, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i’r canlynol:

• camymddwyn proffesiynol ar gyfer arolygwyr cofrestredig adeiladu
• torri’r rheolau ymddygiad proffesiynol ar gyfer cymeradwywyr cofrestredig rheolaeth adeiladu
• torri’r rheolau safonau gweithredol ar gyfer cymeradwywyr cofrestredig rheolaeth adeiladu ac awdurdodau lleol (ac eithrio awdurdodau lleol yng Nghymru)
• troseddau o dan y ddeddf neu Ddeddf Diogelwch Adeiladau 2022

2.4 Bydd ymchwiliadau i arolygwyr cofrestredig adeiladu unigol hefyd yn ystyried beiusrwydd eu cyflogwr, cymeradwywr cofrestredig rheolaeth adeiladu ac awdurdod lleol.

2.5 Ni chaiff pob achos fynd yn ei flaen i ymchwiliad gyda’r awdurdod rheoleiddio. Mae’n bosibl y bydd amryw o resymau, gan gynnwys, er enghraifft:

• gall awdurdod gorfodi amgen fod yn fwy priodol neu gyfrifol er mwyn ymchwilio i’r achos
• mae’r achos y tu allan i gylch gwaith yr awdurdod rheoleiddio
• nid yw’r achos yn cael ei ddewis ar gyfer ymchwiliad gan ddefnyddio dull sy’n seiliedig ar risg

3. Dull gweithredu 

3.1 Mae dull yr awdurdod rheoleiddio o ymchwilio yn gymesur â’r canlynol:

• difrifoldeb, maint a chymhlethdod unrhyw gamymddwyn proffesiynol neu dramgwydd posibl
• digonolrwydd trefniadau’r gweithiwr proffesiynol rheolaeth adeiladu ar gyfer cydymffurfio â’r gofynion perthnasol
• beiusrwydd unrhyw unigolyn neu sefydliad

3.2 Mae dulliau ymchwilio fel arfer yn cynnwys cyfuniad o’r canlynol:

• archwilio a dadansoddi data, gwybodaeth a chofnodion sydd ar gael i’r awdurdod rheoleiddio
• casglu tystiolaeth o weithgareddau, arferion ac amodau gwaith
• cyfweliadau a datganiadau gwirfoddol gan bartïon perthnasol, gan gynnwys, cyfarwyddwyr, rheolwyr, gweithwyr ac archwiliad deiliaid dyletswydd eraill o drefniadau rheoli a dogfennau perthnasol

3.3 Bydd y camau gorfodi y gallwn eu cymryd o ganlyniad i ymchwiliad yn cael eu penderfynu gan gwmpas ein pwerau statudol ac yn cael eu harwain gan ddatganiadau polisi gorfodi’r awdurdod rheoleiddio. 

4. Rolau a chyfrifoldebau 

4.1 Mae ymchwilwyr a rheolwyr ymchwiliadau yn ‘swyddogion awdurdodedig’ yn unol ag adran 22 ac Atodlen 2 o Ddeddf Diogelwch Adeiladau 2022. 

4.2 Mae rheolwr ymchwiliad yn gyfrifol am y canlynol:

• penderfynu a ddylid ymchwilio
• goruchwylio ymchwilwyr a chynnal adolygiadau rheoli ymchwiliadau
• penderfynu pryd i gwblhau neu barhau i ymchwilio
• penderfynu a ddylid cyfeirio canfyddiadau ymchwiliadau ar gyfer penderfyniadau gorfodi

4.3 Mae ymchwilydd yn gyfrifol am y canlynol:

• cynllunio, gan gynnwys pennu’r ystyriaeth bennaf mewn ymchwiliadau ar y cyd
• cynnal yr ymchwiliad a dilyn pob trywydd perthnasol
• nodi camymddwyn proffesiynol, tramgwyddau a/neu droseddau posibl

5. Gweithdrefn 

5.1 Bydd ymchwiliadau’n cael eu rheoli, eu cynnal a’u cwblhau mewn modd amserol.

5.2 Er mwyn osgoi oedi diangen, mae’r broses ymchwilio yn pwysleisio gwneud penderfyniadau prydlon a chadarnhaol yn ystod y gwaith cynllunio cychwynnol ac adolygiadau dilynol.

5.3 Nodir camau cyffredinol ymchwiliad isod. Mae hyblygrwydd o ran dilyniant yn berthnasol oherwydd, yn ymarferol, gall llwybrau ymchwilio amrywio yn ôl yr amgylchiadau. 

Penderfynu a ddylid ymchwilio 

5.4 Gall y broses gynnwys:

• nodi achosion gorfodol a/neu briodol ar gyfer ymchwiliad
• egluro a yw’r achos yn ymwneud â throsedd bosibl a/neu gamymddwyn proffesiynol neu dramgwyddau
• trefnu ymholiadau cychwynnol lle bo angen
• ailgyfeirio achosion nad ydynt o fewn cwmpas y weithdrefn hon
• egluro’r rhesymeg dros unrhyw benderfyniadau i beidio ag ymchwilio
• rheoli adnoddau a llwyth gwaith

Cynllunio 

5.5 Mae ymchwiliadau’n cynnwys elfennau sydd angen eu hystyried a’u cynllunio. Mae’r rhain yn cynnwys y canlynol:

• sefydlu’r ffeithiau a nodi trywyddau rhesymol
• dilyn trywyddau rhesymol
• cael a dadansoddi’r dystiolaeth i ddod i gasgliadau ynghylch tramgwyddau neu gamymddwyn proffesiynol posibl
• gwerthuso maint beiusrwydd unigolion a/neu sefydliadau a allai arwain at argymhellion ar gyfer camau gweithredu pellach

5.6 Mae’r broses gynllunio yn arwain at gynllun ymchwilio addas i’r diben. Mae’r broses yn cynnwys:

• casglu gwybodaeth berthnasol ac asesu’r achos
• darparu adnoddau i’r ymchwiliad, gan gynnwys ymarfer cyfraniad blaenorol
• pennu amcanion cychwynnol a nodi unrhyw gamau blaenoriaeth
• ystyried gofynion cymorth gan arbenigwyr ar y dechrau
• cynnwys a chyfathrebu ag asiantaethau gorfodi eraill lle bo hynny’n briodol
• nodi unrhyw faterion ac amodau y gellir eu rhag-weld a allai effeithio ar yr ymchwilwyr

Ymddygiad a rheoli 

5.7 Mae cynnal a rheoli ymchwiliadau yn cynnwys trefniadau addas ar gyfer:

• dechrau’r ymchwiliad o fewn amserlenni rhesymol
• sicrhau iechyd a diogelwch staff sy’n ymweld
• sicrhau bod ymchwilwyr yn mynd i mewn i safleoedd perthnasol mewn modd priodol, gyda dulliau adnabod ac awdurdodiad priodol, er enghraifft, sicrhau gwarant
• nodi a chysylltu â dioddefwyr neu’r rhai mewn profedigaeth (lle bo’n berthnasol) cyn gynted â phosibl a chytuno ag asiantaethau gorfodi eraill sut y bydd ymchwiliadau ar y cyd yn cael eu rheoli a’u cadw dan adolygiad
• cymryd camau gorfodi mewn achosion o gamymddwyn proffesiynol neu dramgwyddau difrifol posibl
• sefydlu ffeithiau ac achosion y camymddwyn neu’r tramgwyddau honedig ac addasu’r cynllun ymchwilio yn ôl yr angen
• gwahodd yr unigolyn a/neu’r sefydliad sy’n destun ymchwiliad i wneud sylwadau llafar a/neu ysgrifenedig, fel y bo’n briodol
• egluro polisi’r awdurdod rheoleiddio ar adennill costau (lle bo hynny’n berthnasol)
• adolygu cynnydd yn rheolaidd a phenderfynu a ddylid cwblhau neu barhau, gan gynnwys diffinio’r camau blaenoriaeth nesaf
• sicrhau cydymffurfiaeth a sicrhau bod unrhyw bryderon parhaus yn cael sylw digonol wrth werthuso a rheoli tystiolaeth yn erbyn y safon briodol wrth ystyried camau gorfodi ffurfiol

Casgliad 

5.8 Mae cwblhau ymchwiliad yn ystyried y gweithgareddau canlynol:

• cwblhau’r ymchwiliad cyn gynted ag y bo’n ymarferol (o’i gymharu â chwmpas, difrifoldeb a maint, cymhlethdod ac amserlenni targed)
• defnyddio’r wybodaeth a’r dystiolaeth a gasglwyd i benderfynu ar ganlyniad yr ymchwiliad, gan gynnwys argymhellion ar gyfer camau gorfodi a/neu sancsiynau a/neu erlyn
• hysbysu’r rhai yr ymchwiliwyd iddynt am ganlyniad yr ymchwiliad, gan gynnwys unrhyw gamau dilynol a hawliau apelio
• hysbysu dioddefwyr a’r rhai mewn profedigaeth (lle bo’n berthnasol) a phartïon eraill sydd â diddordeb ynghylch canlyniad yr ymchwiliad, fel y bo’n briodol
• cau’r ymchwiliad yn ddi-oed unwaith y bydd y penderfyniad i beidio â pharhau neu gamau sy’n ei wneud yn gymwys ar gyfer cau wedi’u cymryd
• tynnu llinell glir rhwng yr ymchwiliad a gweithgarwch dilynol posibl sy’n deillio ohono