Canllawiau

Cyfarwyddyd ymarfer 33: ceisiadau graddfa fawr a chyfrifo ffïoedd

Diweddarwyd 31 January 2022

Yn berthnasol i England and Gymru

Sylwer bod cyfarwyddiadau ymarfer Cofrestrfa Tir EF wedi eu hanelu’n bennaf at gyfreithwyr a thrawsgludwyr eraill. Maent yn aml yn delio â materion cymhleth ac yn defnyddio termau cyfreithiol.

1. Cyflwyniad

Mae’r cyfarwyddyd ymarfer hwn yn rhoi gwybodaeth a chyngor ar sut i baratoi a chyflwyno ceisiadau ar raddfa fawr a sut i gyfrifo ffïoedd sy’n daladwy am geisiadau o’r fath. Enghreifftiau o’r mathau o geisiadau sy’n cael eu cynnwys yw:

• trosglwyddo portffolios morgeisi
• gwerthiannau eiddo masnachol lluosog o un cwmni i un arall
• caffaeliadau lluosog o deitlau i rifersiynau rhydd-ddaliol (rhenti tir)
• cofrestriad cyntaf gwirfoddol portffolio o eiddo digofrestredig neu ystad fawr

Caiff ffïoedd yn ymwneud â cheisiadau sy’n effeithio ar 20 neu ragor o unedau tir eu trin yn fwy manwl yn Sut i gyfrifo ffïoedd.

Mae’r Tîm Ceisiadau Lluosog yn delio â cheisiadau ar raddfa fawr sy’n cynnwys gweithred neu weithredoedd cyffredin sy’n effeithio ar dir cofrestredig a/neu ddigofrestredig ac sy’n effeithio ar fwy na 50 o deitlau cwbl gofrestredig neu unrhyw gyfuniad o deitlau cofrestredig ac eiddo digofrestredig uwchlaw cyfanswm o 50.

Mae’r Tîm Ceisiadau Swmp yn delio â cheisiadau ar raddfa fawr sy’n cynnwys gweithred gyffredin neu weithredoedd sy’n effeithio ar dir cofrestredig a/neu ddigofrestredig ac sy’n effeithio ar fwy na 50 o deitlau cwbl gofrestredig neu unrhyw gyfuniad o deitlau cofrestredig ac eiddo digofrestredig sy’n fwy na chyfanswm o 50.

2. Â phwy i gysylltu i gael cyngor

Os yw eich cais yn gais ar raddfa fawr:

• defnyddiwch ein ffurflen gysylltu i gysylltu â’r Tîm Ceisiadau Lluosog yn uniongyrchol

• ffoniwch 0300 006 0422 (cymorth i gwsmeriaid cyffredinol)

Byddant wedyn yn trefnu i rywun eich ffonio i egluro’r trefnau sydd i’w dilyn.

Bydd y Tîm Ceisiadau Lluosog yn rhoi cyngor technegol ar y ffordd orau o baratoi a chyflwyno eich cais.

Os eich cais yn cynnwys:

Cwmnïau neu gorfforaethau yn y DU gyda buddion sylweddol cenedlaethol.

• cwmni tramor neu sefydliadau tramor eraill.

• cwmni tramor neu sefydliadau tramor eraill

• cymeradwyaeth ffurfiol am ddogfennau morgais, yn cael ei cheisio o dan yr amgylchiadau a ddisgrifir yn Ceisio cymeradwyaeth o flaen llaw am unrhyw arwystl

• dogfennau a gyflawnwyd heblaw yn unol ag adran 36A o Ddeddf Cwmnïau neu adran 74 o Ddeddf Cyfraith Eiddo 1925.

3. Cofrestriad cyntaf gwirfoddol

Os yw ceisiadau cofrestriad cyntaf gwirfoddol yn effeithio ar ddarn mawr o dir neu fwy nag 20 cofrestriad cyntaf gwirfoddol unigol, cysylltwch â’n Cymorth i Gwsmeriaid:

• defnyddiwch ein ffurflen gysylltu
• ffoniwch: 0300 006 0422

Bydd swyddfa Cofrestrfa Tir EF yn cysylltu â chi i drafod y gofynion cofrestru ac amserlenni a, lle bo angen hynny ar y prosiect, i drefnu ymweliad â’ch swyddfa i drafod y prosiect yn fwy manwl.

Sylwer y gall fod yn angenrheidiol i lunio cytundeb gyda’r cofrestrydd yn cwmpasu materion megis:

• y dystiolaeth sydd ei hangen i adnabod y tir yn eglur ar fap yr Arolwg Ordnans
• y gweithredoedd a dogfennau eraill yn ymwneud â’r teitl a fydd yn cael eu cyflwyno yn unol â rheol 24(1) o Reolau Cofrestru Tir 2003
• ar ba ffurf y mae’r dogfennau hyn, neu unrhyw un ohonynt, i gael eu cyflwyno, gan gynnwys ai ar ffurf wreiddiol neu gopïau ardystiedig, ac ai ar ffurf copi caled neu ffurf electronig.

Gweler Cyfarwyddyd y Prif Gofrestrydd Tir ar geisiadau gwirfoddol ar raddfa fawr ar gyfer cofrestriad cyntaf.

4. Y ffurflenni y dylwn eu defnyddio

Mae’r ffurflenni y mae’n rhaid i chi eu defnyddio’n dibynnu ar natur y trafodiad.

Lle bo’r tir yn gyfan gwbl gofrestredig, defnyddiwch naill ai:

• ffurflen TR4 – i drosglwyddo portffolio o arwystlon cofrestredig
• ffurflen TR5 – i drosglwyddo portffolio teitlau (y cyfan neu ran)

Pan fo’r trafodiad yn cynnwys trosglwyddiadau o ran a/neu dir sydd heb ei gofrestru eto, defnyddiwch naill ai:

• ffurflen TP2 – trosglwyddo tir (rhan) dan bŵer gwerthu gan arwystlai cofrestredig
• ffurflen TR5 – trosglwyddo portffolio teitlau (y cyfan neu ran)

Rhaid ategu pob gweithred drosglwyddo gyda chais neu geisiadau sy’n berthnasol i deitlau y mae’r weithred honno yn effeithio arnynt yn unig. Gallwch ddefnyddio un ffurflen AP1 i wneud cais i gofrestru trosglwyddo holl deitlau cofrestredig yr effeithir arnynt.

Mae’r sefyllfa’n wahanol gydag eiddo digofrestredig. Rhaid i chi ddefnyddio ffurflen FR1 ar wahân ar gyfer pob eiddo digofrestredig gaiff ei drosglwyddo gan y weithred i ddarparu’r dystysgrif briodol o ran ymchwiliad teitl. Rhaid darparu rhestr ddogfennau, ffurflen DL (yn ddyblyg), gyda phob ffurflen FR1. Fodd bynnag, sylwch fod yn rhaid gwneud cais i gofrestru prydles waredol allan o deitl cofrestredig gan ddefnyddio ffurflen AP1 ac nid ffurflen FR1.

Rhaid i dudalennau parhad ar gyfer unrhyw banel ar y ffurflenni trosglwyddo fod ar ffurflen CS. Ni chewch ddefnyddio dalennau parhad ffurf rydd. Fodd bynnag, cewch ymestyn paneli presennol ar unrhyw ffurflen ac, os yw eich meddalwedd yn caniatáu hyn, ni fydd angen i chi ddefnyddio ffurflen CS.

Cofiwch sicrhau bod y rhifau teitl ar ffurflen CS mewn trefn alffaniwmerig, esgynnol.

Gweler Y dogfennau y dylid eu cyflwyno gyda’r cais ar raddfa fach neu’r cais ar raddfa fawr yn swyddfa Cofrestrfa Tir EF o ran cadw dogfennau a gyflwynir gyda cheisiadau.

5. Cael cyngor am y trosglwyddiad

Anfonwch gopi o’r trosglwyddiad, ar gyfnod drafft, at y Tîm Ceisiadau Lluosog. Byddwn yn tynnu sylw at unrhyw newidiadau sydd eu hangen i gydymffurfio â Deddf Cofrestru Tir 2002 a Rheolau Cofrestru Tir 2003 ac i osgoi ymholiadau pan gaiff y trosglwyddiad ei gyflwyno i’w gofrestru.

Byddwn hefyd yn gwirio’r ffurf gyflawni ac yn eich cynghori os oes angen tystiolaeth ategol, fel atwrneiaeth neu benderfyniad bwrdd.

Bydd angen cyflwyno unrhyw ddogfennau y cyfeiriwyd atynt yn y trosglwyddiad os nad oes modd dehongli’r trosglwyddiad yn llawn hebddynt, yn ein barn.

Os yw’r dogfennau hyn yn cynnwys gwybodaeth sy’n sensitif yn fasnachol, dylech ystyried ail-lunio’r trosglwyddiad i osgoi cyfeirio atynt. Mae gweithredoedd y cyfeiriwyd atynt ar y gofrestr ac unrhyw ddogfennau cefnogi a gyflwynwyd i Gofrestrfa Tir EF ar gael i’r cyhoedd fel hawl.

Lle bo’r trosglwyddiad yn cynnwys cais am gyfyngiad, bydd angen i chi ystyried y pwyntiau yn Cyfyngiadau.

6. Ceisio cymeradwyaeth o flaen llaw am unrhyw arwystl

I’r diben hwn, arwystl yw morgais neu arwystl cyfreithiol dros dir. Dylech anfon copi o’r arwystl neu arwystl drafft i’w archwilio. Bydd yn rhaid i ni archwilio’r arwystl o ran:

• y cymal arwystlo
• unrhyw gais i nodi ymrwymiad i roi blaensymiau ychwanegol
• dilysrwydd cyflawni neu ffurf gyflawni arfaethedig

Os yw’r arwystl yn cynnwys cais am gyfyngiad, bydd yn rhaid i chi ystyried y pwyntiau yn Cyfyngiadau. Rhaid cyfeirio cymeradwyaeth o arwystlon yn cynnwys cyfyngiadau safonol at yr Adran Trefniadau Masnachol yn hytrach na swyddfa Cofrestrfa Tir EF – gweler Cyfyngiadau.

7. Cyfyngiadau

Dim ond ffurfiau cyfyngu safonol (yn ôl Atodlen 4 i Reolau Cofrestru Tir 2003) a ganiateir mewn trosglwyddiadau, ffurfiau arwystl cymeradwy a chymal LR13 mewn prydles cymalau penodedig. Os nad yw cymal LR13 wedi cael ei gwblhau mewn prydles o’r fath, bydd unrhyw gais i gofrestru cyfyngiad sydd yng nghorff y brydles yn cael ei anwybyddu. Rhaid gwneud cais am bob math arall o gyfyngiad mewn trosglwyddiadau, prydlesi a ffurfiau arwystl cymeradwy gan ddefnyddio ffurflen RX1.

Os nad yw’r cyfyngiad yn ffurf safonol o gyfyngiad, rhaid i’r cofrestrydd fod yn fodlon bod telerau’r cyfyngiad arfaethedig yn rhesymol ac y byddai cymhwyso’r cyfyngiad arfaethedig yn rhwydd a heb osod baich afresymol ar y cofrestrydd. Os yw’r cyfyngiad yn gofyn am gyflwyno rhybudd i rywun, os oes angen cydsyniad neu dystysgrif rhywun neu os yw’n ffurf safonol o gyfyngiad sy’n enwi rhywun, cofiwch gynnwys cyfeiriad y person hwnnw ar gyfer gohebu.

Mae unrhyw gymeradwyaeth o gyfyngiadau a roddwyd ar gyfer arwystl sy’n ffurfio rhan o gais ar gyfer y cais arbennig hwnnw yn unig. Nid yw’r gymeradwyaeth yn ymestyn tu hwnt i’r cais dan sylw. Os bwriedir defnyddio ffurf arwystl arbennig gyda cheisiadau dilynol, ac:

• y bydd yr arwystl hwnnw o blaid yr un rhoddwr benthyg
• mae ei eiriad yn gyson

dylech dynnu ein sylw at hyn wrth ofyn am gymeradwyaeth o’r cais oherwydd gall fod modd gwneud cais i’r Adran Trefniadau Masnachol am gymeradwyaeth benodol gan ddefnyddio ffurflen ACD.

8. Awdurdodau lleol yn trosglwyddo arwystlon

Lle bydd awdurdod lleol yn trosglwyddo arwystlon, cofrestredig neu beidio, rhaid i gydsyniad y cymerwyr benthyg fod gyda’r cais i gofrestru’r trosglwyddiad. Mae hyn oherwydd, dan adran 7(3) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1986, bod trosglwyddiad arwystl gan awdurdod lleol heb gydsyniad perchennog y tir yn ddi-rym. Rhaid i bob cydsyniad:

• fod wedi ei lofnodi gan holl berchnogion y tir
• fod yn ddyddiedig heb fod yn gynharach na chwe mis cyn dyddiad y trosglwyddiad
• nodi (pan fo’n briodol) y teitl y cofrestrwyd yr arwystl ar ei gyfer
• fod ar y ffurf a bennir gan Reoliadau (Gwaredu Morgeisi) Awdurdodau Lleol 1986 (O.S. 1986/1028).

Rhaid i’r trosglwyddiad gynnwys tystysgrif hefyd, ym mhanel 9, gan yr awdurdod lleol sy’n gwerthu yn cadarnhau bod cydsyniad perchennog neu berchnogion y tir i’r trosglwyddiad heb ei dynnu’n ôl ac yn dal i fod yn effeithiol.

9. Newid enw a/neu newid cyfeiriad ar gyfer gohebu

Mae newid enwau o ganlyniad i freinio statudol neu drosglwyddo ymrwymiadau yn geisiadau safonol y mae angen eu cwblhau trwy gofrestru.

Os nad yw’r cais yn ddim mwy na chais i newid enw cwmni yn y DU cofrestredig dan y Deddfau Cwmnïau, sydd â thirddaliadau neu arwystlon cofrestredig yng Nghymru neu Loegr ac sydd wedi’i gofnodi ar y gofrestr eisoes, dylech gyflwyno copi ardystiedig o’r dystysgrif ymgorffori newid enw briodol i’r Tîm Ceisiadau Lluosog, ynghyd â rhestr o’r rhifau teitl yr effeithir arnynt gyda ffurflen AP1 wedi’i llenwi.

Dylid cyfeirio newid enwau, breinio neu gyd-doddi cwmnïau tramor sydd â thir-ddaliadau neu arwystlon cofrestredig yng Nghymru neu Loegr at y Tîm Ceisiadau Lluosog yn y lle cyntaf dros y ffôn, neu’n ysgrifenedig os yw hynny’n well.

10. Sut y byddwn yn delio â’ch cais

Os ydych wedi cysylltu â Chofrestrfa Tir EF, fel y nodwyd yn Gyda phwy i gysylltu i gael cyngor, bydd y tîm priodol yn prosesu’r cais.

Lle byddwch wedi cysylltu â’r Tîm Ceisiadau Lluosog, byddant naill ai’n trefnu i enwi swyddfa Cofrestrfa Tir EF i ddelio â’r cais neu i weithredu fel rheolwr grŵp o swyddfeydd Cofrestrfa Tir EF penodol i gynorthwyo gyda’r cais. Bydd y Tîm Ceisiadau Lluosog yn cydlynu prosesu’r cais ac yn rhoi manylion ysgrifenedig i chi o’r camau y bydd angen i chi eu cymryd, yr amserlen ar gyfer cyflwyno a dull cyfrifo’r ffïoedd.

Byddwch yn cael enw cyswllt lleol a’u rhif ffôn. Bydd y cyswllt yn gyfrifol am brosesu’r cais a bydd ar gael i drafod unrhyw broblemau all godi.

Sylwch, unwaith y bydd cais wedi cael ei gyflwyno i swyddfa Cofrestrfa Tir EF, byddant yn cymryd y cyfrifoldeb gweithredol a bydd y cais yn dilyn y trefnau cofrestru arferol. Unwaith y bydd y cais wedi cael ei gyflwyno i swyddfa Cofrestrfa Tir EF, ni fydd y Cyswllt Ceisiadau Lluosog yn cyfranogi mwyach.

11. Sut i gyflwyno’ch cais

Os yw’n fwy cyfleus i chi gyflwyno eich cais mewn nifer o gyfrannau, mae modd trefnu hyn fel arfer. Bydd y Tîm Ceisiadau Lluosog yn ystyried unrhyw gais o’r fath ac yn cynghori ar weithdrefnau cyflwyno. Rhaid sicrhau nad yw sypiau o ddogfennau a blychau’n pwyso mwy na 12kg, gan fod hyn yn bwysau diogel i un person ei godi. Dylai pob sypyn fod wedi ei rifo gyda dalen ynghlwm wrtho yn rhestru’r dogfennau sydd yn y sypyn neu flwch. Dylai’r blychau fod wedi eu rhifo hefyd gyda rhestr i alluogi ein staff i ddod o hyd i ddogfennau’n rhwydd.

Rhaid i bob sypyn o weithredoedd sy’n ymwneud â chofrestriad cyntaf gynnwys ei ffurflen FR1 a ffurflen DL ei hun.

12. Treth Tir Toll Stamp a Threth Trafodiad Tir

Bydd angen i chi ddarparu tystysgrif ffurflen trafodiad tir gyda’ch cais os yw’n briodol. Lle bo trafodiad a gwblhawyd ar neu ar ôl 1 Ebrill 2018 yn ymwneud â thir sy’n syrthio o fewn Cymru a Lloegr, bydd yn rhaid i chi ddarparu tystysgrifau ffurflen ar wahân o ran Treth Tir Toll Stamp a Threth Trafodiad Tir. Ni allwn gofrestru unrhyw drafodiad tir heb ffurflen o’r fath oni bai bod y trafodiad yn fudd esempt neu yn destun rhyddhad statudol. Byddwn yn gwrthod ceisiadau a dderbyniwn heb y dystysgrif berthnasol neu lythyr o’r trawsgludwr sy’n cyflwyno yn egluro pam na chyflwynwyd tystysgrif.

13. Llenwi ffurflenni Cofrestrfa Tir EF

13.1 Llenwi ffurflen AP1

• Panel 1: dylid ei gwblhau ‘Amrywiol awdurdodau’
• Panel 2: dylid ei gwblhau ‘Gweler dalen barhau CS’. Yna dylech baratoi ffurflen CS yn rhestru’r holl rifau teitl yn nhrefn alffaniwmerig
• Panel 3: dylid ei gwblhau fel y bo’n briodol. Os oes sawl trosglwyddiad o ran yn gysylltiedig, mae’n bosibl bydd angen dalen barhau ychwanegol fel ar gyfer panel 2. Rhaid i chi wahaniaethu rhwng y 2 ddalen barhau
• Panels 4-8: dylid eu cwblhau fel y bo’n briodol
• Panel 9: dylid ei gwblhau gyda’r cyfeiriad ar gyfer gohebu a gytunwyd
• Panel 10: dylid ei gwblhau gydag enw a chyfeiriad ar gyfer gohebu perchennog yr arwystl(on), os oes rhai
• Panel 11: dylid ei gwblhau fel sy’n briodol
• Panels 12-15: cwblhewch fel sy’n briodol gan eu llofnodi a’u dyddio

13.2 Llenwi ffurflen TR4

• Panel 1: rhaid cwblhau hwn a rhaid darparu’r manylion dan y tri phennawd. Os yw unrhyw eiddo’n ddigofrestredig, rhowch ‘U’ yng ngholofn y rhif teitl. Rhaid i ddisgrifiad yr eiddo gynnwys enw’r ffordd a thref bost a, lle bo modd, y cod post. Rhaid i ni allu nodi’r eiddo o’i gyfeiriad post mewn achosion lle gwnaed camgymeriad yn rhif y teitl. Os na allwn nodi’r teitl, gallwn ddileu’r cais ar gyfer yr eiddo hwnnw. Os oes gennych anhawster wrth gwblhau’r panel hwn, cysylltwch â ni’n ysgrifenedig neu gallwch ei godi mewn unrhyw gyfarfod sy’n digwydd
• Panels 2-8: i’w cwblhau fel y bo’n briodol
• Panel 9: gallwch ddefnyddio hwn i roi unrhyw ddarpariaethau neu faterion eraill fel bo angen
• Panel 10: sicrhewch fod y dull cyflawni yn dilyn y ffurf gywir ar gyfer y trafodiad

Lle bo llofnodwyr awdurdodedig neu atwrneiod wedi cyflawni ar ran y trosglwyddwr, dylech sicrhau bod y llofnodion wedi cael eu tystio a’ch bod yn darparu tystiolaeth o’u hawdurdod i weithredu.

13.3 Llenwi ffurflen TR5

• Panel 1: rhaid cwblhau’r tair colofn gyntaf yn llawn. Dylech nodi a yw’r cyfan neu ran o’r rhif teitl yn cael ei effeithio. Rhaid i gyfeiriad yr eiddo fod yn gyfeiriad post llawn (gweler y nodiadau ar banel 1 ffurflen TR4). Dylid cwblhau’r bedwaredd golofn fel y bo’n briodol
• Panel1 2-6: dylid eu cwblhau fel y bo’n briodol
• Panel 7: rhaid peidio â newid nac ymestyn y panel hwn gan ei fod yn cynnwys y geiriau trosglwyddo statudol
• Panel1 8-10: dylid eu cwblhau fel y bo’n briodol
• Panel 11: mae’r panel hwn i’w ddefnyddio ar gyfer unrhyw elfennau’n ymwneud â’r trafodiad megis darpariaethau, hawddfreintiau neu gyfamodau cyfyngu. Rhaid i unrhyw ddalennau parhau ddefnyddio ffurflen CS. Ni allwch ychwanegu geiriau cyflawni ychwanegol at y panel hwn. Os yw’r trafodiad ‘yn ôl cyfarwyddyd’ trydydd parti, mae modd ymgorffori datganiad syml i’r perwyl hwnnw. Ni allwch ymgorffori iswerthiant gan fod hyn yn dod yn effeithiol fel trosglwyddiad ar wahân a rhaid ei wneud ar ei ffurflen ei hun.
• Panel 12: dylid cwblhau hwn fel panel 10 ffurflen TR4 uchod

13.4 Llenwi ffurflen FR1 a ffurflen DL

Rhaid i bob cais unigol am gofrestriad cyntaf ddod gyda ffurflen FR1 wedi’i llenwi lle mae’n rhaid cwblhau’r holl baneli perthnasol, a ffurflen DL (yn ddyblyg) yn rhestru’r holl ddogfennau a gyflwynwyd sy’n ymwneud â’r cais hwnnw.

Rhaid datgan ym mhanel 4 ffurflen FR1, gan fod ei angen ar gyfer asesu’r ffïoedd. Lle trawsgludwyd yr eiddo heblaw am werth llawn, bydd y ffïoedd yn cael eu hasesu yn ôl y Gorchymyn Ffi Cofrestru Tir cyfredol ar y gwerth dilyffethair ar y farchnad.

13.5 Cwblhau prydles cymalau penodedig

Rhaid cwblhau cymalau LR1 i LR12 fel y bo’n briodol ond mae modd hepgor cymalau LR13 a LR14.

14. Y dogfennau y dylid eu cyflwyno gyda’r cais

Sylwer: Fel rheol, mae dogfennau gwreiddiol yn ofynnol dim ond os yw eich cais am gofrestriad cyntaf.

Gall trawsgludwr, fodd bynnag, wneud cais am gofrestriad cyntaf ar sail copïau ardystiedig o weithredoedd a dogfennau yn unig. Gweler cyfarwyddyd ymarfer 1: cofrestriadau cyntaf – Ceisiadau a gyflwynir gan drawsgludwyr – derbyn copïau ardystiedig o weithredoedd am wybodaeth am hyn.

Os nad yw eich cais am gofrestriad cyntaf, dim ond copïau ardystiedig o weithredoedd neu ddogfennau yr ydych yn eu hanfon atom gyda cheisiadau Cofrestrfa Tir EF sydd eu hangen arnom. Unwaith y byddwn wedi gwneud copi o’r dogfennau a anfonir atom, byddwn yn eu dinistrio. Mae hyn yn wir am y gwreiddiol a chopïau ardystiedig.

Dylai’r cais gynnwys:

• y ffurflen gais (megis AP1 neu FR1) gyda chyfarwyddyd eglur at bwy mae’r dogfennau i gael eu dychwelyd
• copïau ardystiedig o’r prif ffurflenni gwarediad (megis TR4, TR5 ac arwystl)
• os yw’r cais yn cynnwys trosglwyddiad sydd wedi ei fynegi i fod yn amodol ar brydlesi, neu lyffetheiriau eraill nad oes cyfeiriad atynt ar y gofrestr, y dogfennau gwreiddiol hynny neu gopïau ardystiedig ohonynt (heblaw lle nad oes ond cyfeiriad at y dogfennau mewn cyfamod indemniad)
• unrhyw dystiolaeth angenrheidiol o newid enw
• tystiolaeth o gyflawni’r weithred: er enghraifft atwrneiaeth neu benderfyniad bwrdd, lle na chyflawnwyd y weithred gan ddefnyddio un o’r dulliau derbyniol yn ôl cyfarwyddyd ymarfer 8: cyflawni gweithredoedd
• y tâl priodol
• ffurflen RX1 wedi’i llenwi lle bo angen cyfyngiad sydd naill ai’n ansafonol, neu lle bo’r cais heb fod mewn dogfen gymeradwy (rheol 92 o Reolau Cofrestru Tir 2003)
• ffurflen(ni) DI wedi’i llenwi lle bo gofyn a chopi tystysgrif o unrhyw brydles a ddadlennwyd ym mhanel 4 y ffurflen. Mae cyfarwyddyd ymarfer 15: buddion gor-redol a’u dadlennu, yn cynnwys gwybodaeth am beth y dylid ei ddadlennu
• y dystysgrif ffurflen trafodiad tir, os yw’n briodol
• dylid nodi’r cais ar gyfer sylw’r enw’r cyswllt (a fydd yn cael ei ddarparu gan y Tîm Ceisiadau Lluosog ar gyfer cais ar raddfa fawr) yn swyddfa berthnasol Cofrestrfa Tir EF

Sylwer 1: Bydd ceiswyr yn deall y gall y mathau hyn o geisiadau fod yn faterion cymhleth iawn i’w cofrestru. Cofiwch wneud popeth a allwch i sicrhau bod ceisiadau yn gyflawn ym mhob manylyn a’u bod yn rhydd o gamgymeriadau clercio amlwg.

Sylwer 2: Lle bo’r cais ar raddfa fawr yn cael ei lunio gan y Cyswllt Ceisiadau Lluosog a chyfarwyddiadau penodol yn cael eu rhoi, fe’ch hysbysir pa ddogfennau ategol i’w cyflwyno gyda’ch cais gan y bydd y camau cyntaf cyn cyflwyno yn ymdrin â rhai agweddau. Bydd hyn yn lleihau maint y wybodaeth fydd ei hangen ar y swyddfa sy’n prosesu a lleihau nifer yr ymholiadau ychwanegol.

Byddwn yn gwneud popeth y gallwn i gwblhau’r ceisiadau hyn gyda’r oedi lleiaf. Fodd bynnag, gallwn wrthod ceisiadau o’u derbyn os ydynt yn cael eu cyflwyno mewn cyflwr annerbyniol, neu ddileu ceisiadau os nad ydych yn cydymffurfio ag ymholiadau.

Mae gwybodaeth am ein polisi gwrthod i’w chael yng nghyfarwyddyd ymarfer 49: dychwelyd a gwrthod ceisiadau i gofrestru ac ar ein polisi ymholi a dileu yng nghyfarwyddyd ymarfer 50: trefnau ymholi a dileu.

Lle bo’r cais yn cynnwys cofrestriadau cyntaf, bydd angen i chi gyflwyno copi cywir ardystiedig o’r ddogfen drosglwyddo a/neu drawsgludiad ar gyfer pob teitl yn ogystal â’r ddogfen wreiddiol. Rhaid i’r copi ardystiedig gynnwys copi lliw o gynllun y tir sydd i’w gofrestru. Bydd angen copi ardystiedig o unrhyw arwystl hefyd. Os yw’r eiddo’n brydlesol, rhaid darparu copi ardystiedig llawn o’r brydles hefyd.

Cofiwch sicrhau lle bo’r cynlluniau gweithredoedd gwreiddiol yn cynnwys cyfeiriadau lliw bod holl gopïau o gynlluniau wedi eu lliwio yn yr un modd.

15. Y dystiolaeth o deitl y dylid ei chyflwyno ar gofrestriad cyntaf

Sylwer: Mae’r hyn sy’n dilyn yn ddarostyngedig i delerau unrhyw gytundeb gyda’r cofrestrydd yn unol â [Chyfarwyddyd y Prif Gofrestrydd Tir ar geisiadau gwirfoddol ar raddfa fawr ar gyfer cofrestriad cyntaf] (gweler Cofrestriad cyntaf gwirfoddol).

Yn ogystal â’r dogfennau y cyfeiriwyd atynt yn Y dogfennau y dylid eu cyflwyno gyda’r cais, bydd angen i chi ddarparu tystiolaeth ddogfennol o deitl ar gyfer pob eiddo sydd i gael cofrestriad cyntaf.

Mae ein gofynion yr un fath ar gyfer ceisiadau graddfa fawr ag ar gyfer cais am gofrestriad unigol. Mae hyn yn golygu y dylech ddilyn arfer trawsgludo arferol archwilio teitl pob eiddo.

Rhaid paratoi ffurflen FR1 a ffurflen DL (yn ddyblyg) ar gyfer pob eiddo a’u rhoi gyda’i sypyn o weithredoedd. Rhaid i chi ddarparu chwiliadau pridiannau tir hefyd ar gyfer pob eiddo. Er mwyn osgoi ymholiadau, rhaid i’r chwiliadau hynny gynnwys tystysgrif sy’n nodi’r cofnodion sy’n effeithio ar y tir. Os yw canlyniadau’r chwiliad yn swmpus ac yn berthnasol i nifer mawr o eiddo yn eich cais, dylech dynnu’n sylw at hyn, ac efallai y gallwn wneud trefniant arbennig i dderbyn detholiadau ardystiedig ar gyfer pob eiddo.

Yn aml mae angen cynllun ar y ddogfennaeth neu’r ffurflen gais. Rhaid i ni allu nodi’r tir i’w gofrestru yn gywir lle bo gweithredoedd yr eiddo naill ai’n cyfeirio at hen gynllun nad oes modd ei gysoni â manylion cyfredol yr Arolwg Ordnans neu fod y gweithredoedd yn cyfeirio at yr eiddo trwy ddisgrifiad annigonol yn unig. Dylid paratoi unrhyw gynllun yn ôl y canllawiau canlynol.

• Dylai fod wrth wir raddfa gyda’r gogledd wedi ei nodi
• Rhaid iddo fod wrth raddfa sydd yn ein galluogi i nodi’n gywir faint sy’n cael ei gofrestru. Y graddfeydd dewisol yw 1/1250 neu 1/500 ar gyfer eiddo trefol neu faestrefol ac 1/2500 ar gyfer eiddo gwledig fel ffermydd neu randiroedd mawr. Nid yw graddfeydd sy’n defnyddio’r gyfundrefn fesur imperial (megis 16 troedfedd i 1 fodfedd) yn dderbyniol
• Rhaid iddo ddangos manylion digonol i alluogi cyfateb sefyllfa ac union faint yr eiddo i fap cyfredol yr Arolwg Ordnans (megin ffyrdd a chyffyrdd a thirnodau eraill) a rhaid iddo beidio â chuddio unrhyw fanylion presennol sy’n cael eu dangos ar y cynllun
• Rhaid dynodi’r eiddo i’w gofrestru yn eglur trwy ymylu neu liwio (ymyl goch fel arfer)
• Rhaid dynodi darnau lluosog o’r un eiddo (megis tŷ, man parcio, lle biniau) ar wahân gyda marciau cynllun addas
• Rhaid nodi gwahanol loriau ar y cynllun ac yn nhestun y weithred
• Rhaid dangos adeiladau, ac unrhyw fynedfeydd a llwybrau, sy’n ffurfio terfynau lleiniau yn eu llefydd cywir
• Dylid dangos terfynau cymhleth trwy ddefnyddio graddfa fwy neu gynllun mewnosod
• Rhaid dangos terfynau amhenodol (hy lle nad oes unrhyw nodwedd ddiriaethol) yn gywir a’u lleoli trwy gyfeirio at fesuriadau metrig ar y cynllun os bydd angen
• Rhaid dangos unrhyw fesuriadau ar y cynllun gan ddefnyddio unedau metrig
• Hyd y bo modd, dylai unrhyw fesuriadau sy’n cael eu dangos ar y cynllun gyfateb i’r mesuriadau graddedig
• Ni ddylid ei farcio, na chyfeirio ato, fel at ddiben dynodi’n unig
• Nid yw datganiadau ymwadiad gyda’r bwriad o gydymffurfio â Deddf Camddisgrifiadau Eiddo 1991 yn dderbyniol at ddibenion cofrestru. Maent hefyd yn amhriodol i unrhyw wasanaethau cyn cwblhau fel chwiliadau o’r map mynegai neu chwiliadau swyddogol o ran o deitl cofrestredig

Rhaid i chi hefyd osgoi defnyddio cynlluniau ‘gwarchodedig rhag copïo’ ar gyfer eich dogfen. Cynlluniau yw’r rhain sydd â dyfais ynddynt sy’n atal eu llungopïo. Nid yw cynlluniau o’r fath yn dderbyniol gan fod hyn yn atal rhag sganio’r cynllun.

Lle byddwch yn bwriadu defnyddio cynlluniau a gynhyrchwyd gyda chyfrifiadur ar gyfer eich gweithredoedd, dylech anfon enghraifft ddrafft atom cyn i chi derfynu’r weithred, o ddewis gyda’r trosglwyddiad drafft. Yna byddwn yn cadarnhau eu bod yn dderbyniol neu’n rhoi rhagor o gyfarwyddyd.

Lle bo gwrthdaro rhwng manylion diweddaraf yr Arolwg Ordnans a’r manylion sy’n cael eu dangos ar gynlluniau gweithredoedd hŷn y gallwch fod wedi seilio cais arnynt, efallai y bydd angen anfon y weithred yn ôl atoch i gael rhagor o wybodaeth neu eglurhad.

16. Ceisiadau i gofrestru arwystlon cyfreithiol ar dir cofrestredig a digofrestredig

Os yw’r arwystl yn cynnwys arwystl cyfreithiol cyntaf dros dir digofrestredig, sydd i gael ei warchod trwy adneuo gweithredoedd teitl, yna mae cais am gofrestriad cyntaf o’r tir hwnnw yn orfodol.

17. Sut i gyfrifo ffïoedd

17.1 Cyfrifo’r ffi

Caiff y ffi ei hasesu dan y gorchymyn ffi ar ddyddiad y cais.

Caiff y ffi ei hasesu o dan y gorchymyn ffi ar ddyddiad y cais.

Lle bo cais yn effeithio ar 20 uned tir neu fwy mae’r taliad i’w wneud o dan Erthygl 6 y gorchymyn ffi oni bai y byddai ffi uwch yn daladwy o dan Raddfa 1 (am gofrestriadau cyntaf, trosglwyddiadau ar werthu tir a chofrestriad prydlesi o deitlau cofrestredig), neu Raddfa 2 (am arwystlon, trosglwyddo arwystlon a throsglwyddo tir heb fod trwy werthiant). Ystyr ‘uned o dir’ yw: (i) y tir a gofrestrwyd o dan rif un teitl ac eithrio, yn achos cais i gofrestru arwystl, unrhyw ystad o dan unrhyw rif teitl wedi ei gynnwys mewn cais sylfaenol o fewn ystyr erthygl 5(2), neu

(ii) ar gais cofrestriad cyntaf, ardal o dir nad yw’n cyffinio ag unrhyw dir digofrestredig arall y mae’r un cais yn effeithio arno. Lle cyflwynir cais i gofrestru trosglwyddiad o’r cyfan, arwystl o’r cyfan a throsglwyddiad arwystl yn electronig, bydd y ffi ar raddfa sy’n daladwy’n gostwng gan 55%. Fodd bynnag, nid yw’r gostyngiad o 55% yn berthnasol i geisiadau ar raddfa fawr o dan Erthygl 6.

Y ffi dan Erthygl 6 yw cyfanswm:

• £10 am bob un o’r 500 uned tir cyntaf sy’n ffurfio cais a
• £5 am bob uned tir ychwanegol dros 500 uned

Ceir uchafswm ffi Erthygl 6 o £40,000 (£30,00 ar gyfer ceisiadau gwirfoddol) sy’n gymwys i geisiadau cofrestriad cyntaf. Nid oes terfyn ar dir cofrestredig. Mae’r tablau gydag enghreifftiau A, B ac C yn ddiweddarach yn Enghreifftiau, yn dangos y fformiwla hon.

Lle bo’r cais yn gofrestriad cyntaf gwirfoddol ar raddfa fawr, mae’r gorchymyn ffi yn gwneud darpariaeth dan Erthygl 2(5) i ostwng 25% ar ffïoedd. Mae’r enghreifftiau isod yn berthnasol i gofrestriadau gorfodol yn unig.

17.2 Defnyddio Erthygl 6

I benderfynu a ddylech asesu’r ffi dan Erthygl 6, holwch eich hun o ran pob cais y bwriadwch ei wneud:

• ydy’r cais hwn yn berthnasol i 20 uned tir cofrestredig neu fwy?
• ydy’r cais hwn yn berthnasol i 20 uned tir digofrestredig neu fwy?

Os mai’r ateb i’r 2 gwestiwn yw ‘ydy’, yna bydd angen i chi ystyried Erthygl 6 (gweler enghreifftiau A, B ac C yn Enghreifftiau).

Os mai’r ateb i’r 2 gwestiwn yw ‘nac ydy’, yna nid yw Erthygl 6 yn berthnasol a dylech gyfrifo’r ffi o dan Raddfa 1 neu 2 yn y ffordd arferol (gweler enghraifft D yn Enghreifftiau).

Os atebwyd ‘ydy’ i un o’r cwestiynau’n unig, mae angen i chi ystyried Erthygl 6 ar gyfer y cais hwnnw. Byddwch yn talu ffi ar raddfa ar y cais lle atebwyd ‘nac ydy’ (gweler enghraifft E yn Enghreifftiau).

17.3 Enghreifftiau

Enghraifft A

Mae trosglwyddiad trwy werthu a gyflwynir ar bapur yn cynnwys 60 o unedau tir digofrestredig a 36 o unedau tir cofrestredig. Mae’r trosglwyddiad hwn yn peri 2 gais ar wahân, un ar ffurflen FR1 am gofrestriad cyntaf y tir digofrestredig a’r llall ar ffurflen AP1 i gofrestru trosglwyddo’r teitlau cofrestredig. Bydd yn rhaid i chi dalu ffi ar wahân am bob cais, ar sail yr unedau tir sy’n rhan o’r cais. Bydd yr hyn sydd i’w dalu gyda’r ffurflen FR1 yn £600 o leiaf dan Erthygl 6 a’r swm taladwy gyda’r ffurflen AP1 yn £360 o leiaf. Ond bydd yn rhaid i chi hefyd gyfrifo’r 2 ffi fel arfer dan Raddfa 1, ar sail faint o’r pris prynu sydd i’w briodoli i’r unedau digofrestredig a chofrestredig yn eu tro. Os yw’r ffi Graddfa 1 yn fwy na’r ffi Erthygl 6, dylech dalu’r ffi Graddfa 1. Dengys y tabl isod sut y byddech yn gwneud y cyfrifiad hwn.

Unedau tir a'r math o gais	Gwerth £	Band ffi	Ffi £	Y ffi uchaf £
Cofrestriadau cyntaf 60 uned (FR1)	750,000	Graddfa 1	655 (neu 495 os yw'n wirfoddol)	655
		Erthygl 6:60 uned tir am £10 yr uned	600
Trosglwyddo 36 teitl cofrestredig (AP1)	5,000,000	Graddfa 1	1,105	1,105
		Erthygl 6: 36 uned tir am £10 yr uned	360
			Cyfanswm i'w dalu	1,760

Enghraifft B

Mae trosglwyddiad trwy werthu yn cynnwys 550 uned tir digofrestredig a 9550 uned tir cofrestredig. Fel yn Enghraifft A, mae’r trosglwyddiad hwn yn peri 2 gais ar wahân, a bydd yn rhaid i chi dalu ffi ar wahân am bob cais, ar sail yr unedau tir sy’n rhan o’r cais.

Unedau tir a'r math o gais	Gwerth £	Band ffi	Ffi £	Y ffi uchaf £
Cofrestriadau cyntaf 550 uned (FR1)	dros 1,000,000	Graddfa 1	1,105 (neu 830 os yw'n wirfoddol)	5,250
		Erthygl 6: 500 uned tir am £10 yr uned a 50 uned tir am £5 yr uned	5,250
Trosglwyddo o’r cyfan 9,550 teitl cofrestredig (AP1)	dros 1,000,000	Graddfa 1 - a gyflwynir yn electronig Graddfa 1 - a gyflwynir ar bapur	500 1,105	45,250
		Erthygl 6: 500 uned tir am £10 yr uned a 9,050 uned tir am £5 yr uned	45,250
			Cyfanswm i'w dalu	50,500

Enghraifft C

Mae prydles unigol yn cynnwys tir o deitlau cofrestredig a thir digofrestredig. Ar gyfer y rhan a roddwyd o deitlau cofrestredig, mae mwy na 20 o deitlau cofrestredig ac, ar gyfer y rhan a roddwyd o dir digofrestredig, mwy nag 20 o unedau tir.

Fel arfer, asesir y ffi sy’n daladwy am gofrestru prydles o dan Erthygl 2 o’r Gorchymyn Ffi ac mae hyn yn cwmpasu prydles a roddwyd o dir cofrestredig (prydles gofrestradwy) a phrydles lle mae’r tir yn ddigofrestredig (cais am gofrestriad cyntaf ). Fodd bynnag, mae Erthygl 2 (2) yn ddarostyngedig i Erthygl 6 felly, yn yr enghraifft hon, mae Erthygl 6 yn gymwys.

Ceir 2 gais ar wahân hefyd: un ar gyfer cofrestru’r brydles o’r teitlau cofrestredig ac ail gais am gofrestriad cyntaf ac felly dylid ystyried pob cais yn unigol.

Enghraifft D

Mae trosglwyddiad trwy werthu yn cynnwys 31 uned tir, 17 yn ddigofrestredig a 14 yn gofrestredig. Mae’r trosglwyddiad hwn hefyd yn peri 2 gais ar wahân, un am gofrestriad cyntaf yr unedau digofrestredig a’r llall i gofrestru trosglwyddo’r teitlau cofrestredig. Bydd angen i chi dalu ffi ar wahân am bob cais. Ond yn yr achos hwn nid yw Erthygl 6 yn berthnasol oherwydd bod pob cais yn cynnwys llai nag 20 uned. Felly, byddwch yn cyfrifo’r 2 ffi fel arfer dan Raddfa 1, ar sail faint o’r pris prynu sydd i’w briodoli i’r unedau digofrestredig a chofrestredig yn eu tro. Lle cyflwynir cais i gofrestru trosglwyddiad o’r cyfan yn electronig, bydd y ffi ar raddfa sy’n daladwy’n gostwng gan 55%.

Enghraifft E

Mae trafodiad yn cynnwys 32 cais cofrestriad cyntaf ac 16 cais teitl cofrestredig. Bydd y ffïoedd am yr unedau tir cofrestredig yn cael eu hasesu ar wahân i’r ffïoedd am unedau tir digofrestredig. Yn yr achos hwn, gall Erthygl 6 fod yn berthnasol i’r cais am gofrestriad (32 uned tir) ond bydd ffi ar raddfa yn berthnasol i’r teitlau cofrestredig (16 uned tir). Lle cyflwynir cais i gofrestru trosglwyddiad o’r cyfan yn electronig, bydd y ffi ar raddfa sy’n daladwy’n gostwng gan 55%. Sylwer nad ywr ffi o dan Erthygl 6 yn gostwng gan 55% gweler Cyfrifo’r ffi.

Enghraifft F

Cwmni A yw perchennog 15 teitl cofrestredig a chwmni B yw perchennog 12. Mae cwmni C yn cytuno i roi benthyg £4,000,000 i A a B ar warant arwystlon dros y 27 teitl. Er eu bod mewn un ddogfen, bod y 2 yn sicrhau’r un benthyciad a’r 2 o blaid C, bydd 2 arwystl ar wahân – un o 15 teitl gan A ac un o 12 teitl gan B. Bydd yr arwystl yn peri 2 gais ar wahân, un i gofrestru’r arwystl gan A a’r llall i gofrestru’r un a roddwyd gan B. Er bod y ‘deliad’ yn cynnwys 27 teitl, mae pob cais yn effeithio ar lai nag 20. Felly, yn yr achos hwn, mae ffi graddfa 2 yn daladwy ar bob cais ac ni all Erthygl 6 fod yn berthnasol. Lle cyflwynir cais i gofrestru arwystl o’r cyfan yn electronig, bydd y ffi ar raddfa sy’n daladwy’n gostwng gan 55%.

18. Trosglwyddo arwystlon

Fel arfer, caiff y ffi i gofrestru trosglwyddo arwystl, neu amryw arwystlon, gan yr un trosglwyddwr i’r un trosglwyddai, ei hasesu dan Raddfa 2 y gorchymyn ffi ar werth y gydnabyddiaeth am y trosglwyddiad. Os nad oes unrhyw gydnabyddiaeth, caiff y ffi ei hasesu ar y swm a warantwyd gan yr arwystl(on). Fodd bynnag, os yw’r arwystl neu arwystlon a drosglwyddwyd yn berthnasol i 20 teitl cofrestredig neu fwy yna bydd y ffïoedd yn cael eu hasesu dan Raddfa 2 neu Erthygl 6 y gorchymyn ffi, pa un bynnag yw’r mwyaf. Lle cyflwynir cais i gofrestru arwystl o’r cyfan neu drosglwyddiad arwystlon yn electronig bydd y ffi ar raddfa sy’n daladwy’n gostwng gan 55%. Sylwer nad oes gostyngiad o 55% yn y ffi o dan Erthygl 6 – gweler Cyfrifo’r ffi.

Lle ceir 19 neu lai o deitlau ar gais, caiff y ffi ei hasesu o dan ffi ar raddfa ar gyfer y teitlau cofrestredig a’r cofrestriadau cyntaf. Sylwer bod ffïoedd yn cael eu hasesu ar wahân ar gyfer cofrestriadau cyntaf a theitlau cofrestredig.

19. Ceisiadau ar raddfa fawr cyn cwblhau (megis copïau swyddogol a chwiliadau swyddogol)

Nid oes gwasanaeth arbennig ar gael ar gyfer ceisiadau cyn-gofrestru graddfa fawr. Y ffordd gyflymaf a rhataf yw defnyddio’n gwasanaethau ar-lein. Os nad ydych yn defnyddio’n gwasanaethau ar-lein gallwch gyflwyno ceisiadau trwy anfon y cais perthnasol trwy’r post neu DX i’n cyfeiriad safonol.

20. Pethau i’w cofio

Wrth baratoi cais ar raddfa fawr, cofiwch y canlynol:

• rhaid i chi gyfrif unedau tir cofrestredig ar wahân i unedau digofrestredig, oherwydd y bydd angen i chi wneud 2 gais ar wahân – un i gofrestru delio â thir cofrestredig a’r llall am gofrestriad cyntaf yr unedau digofrestredig (asesir y ffïoedd ar wahân, gweler Enghreifftiau A, B ac C)
• i fod yn gymwys ar gyfer Erthygl 6, rhaid i’r cais ymwneud â dogfen unigol, fel trosglwyddiad neu drosglwyddo arwystl(on), sy’n effeithio ar yr holl deitlau – ni fyddai cyfres o drosglwyddiadau ar wahân yn cyrraedd y maen prawf hwn
• ni allwch agregu unedau tir sydd mewn perchnogaeth gyfreithiol wahanol, hyd yn oed os ydynt yn cael eu trosglwyddo neu arwystlo i brynwr neu arwystlai cyffredin, gweler Enghraifft F
• ni allwch agregu unedau tir sy’n cael eu trosglwyddo neu arwystlo gan un perchennog cyfreithiol i amryw brynwyr neu arwystleion ar wahân

Dim ond gwybodaeth ffeithiol a chyngor diduedd ynghylch ein gweithdrefnau rydym yn eu darparu. Darllenwch ragor am y cyngor rydym yn ei roi.