Canllawiau

Pridiannau Tir Lleol: paratoi data ar gyfer y gofrestr ddigidol newydd

Diweddarwyd 31 Awst 2023

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Mae’r cyfarwyddyd hwn yn helpu awdurdodau lleol i baratoi eu data ar gyfer y Gofrestr Pridiannau Tir Lleol ddigidol sengl newydd.

1. Trosolwg

Efallai y bydd yn rhaid i awdurdodau lleol gwblhau nifer o dasgau i sicrhau bod y data yn eu cofrestr pridiannau tir lleol yn barod i’w mudo ac yn cael eu trosglwyddo’n effeithlon gan gadw nifer yr atgyfeiriadau a’r ymholiadau y mae angen eu gwneud i’r awdurdod lleol i’r lleiaf posibl. Mae’r ddogfen hon yn disgrifio’r tasgau a sefyllfa ddelfrydol data awdurdod lleol cyn i’r trosglwyddo ddechrau.

Mae Cofrestrfa Tir EF wedi datblygu nifer o declynnau rhad ac am ddim i helpu awdurdodau lleol gyda’r tasgau hyn a pharatoi eu data’r pridiannau tir lleol ar gyfer mudo.

Dangosfwrdd dadansoddi data

Mae’r dangosfwrdd dadansoddi data ar gael i awdurdodau lleol nad ydynt yn y broses fudo ar hyn o bryd ond sydd am ddechrau paratoi eu data ar gyfer mudo. Gall ddadansoddi cymaint neu cyn lleied o ddata digidol ag y mae awdurdodau lleol am eu darparu ac yn golygu bod modd amcangyfrif y nifer a’r math o ddiwygiadau y mae angen eu gwneud.

Bydd Cofrestrfa Tir EF yn trafod y casgliadau â’r awdurdod lleol ac yn nodi pa bridiannau all gael eu gosod yn awtomatig a pha bridiannau y mae angen eu gosod â llaw. Caiff y casgliadau hyn eu dogfennu a’u blaenoriaethu fel bod yr awdurdod lleol yn gwybod pa ddiwygiadau i ganolbwyntio arnynt.

Cynorthwyydd mudo

Mae’r cynorthwyydd mudo yn gyfres o declynnau seiliedig ar y we a gafodd eu datblygu i helpu awdurdodau lleol i fudo eu data pridiannau tir lleol yn gyflymach ac yn fwy effeithlon. Mae’r teclynnau wedi eu bwriadu ar gyfer awdurdodau lleol sydd eisoes wedi dechrau’r broses fudo a gellir eu defnyddio i osod pridiannau sydd heb stent gofodol. Gall y cynorthwyydd awgrymu nifer o ‘ddarpar’ bolygonau ar gyfer pridiannau heb stentiau gofodol a chyflymu’r broses trwy gynnig modd i awdurdodau lleol ddewis o ddetholiad ohonynt yn hytrach na gorfod creu polygon o’r newydd.

Bydd Cofrestrfa Tir EF yn gweithio gydag awdurdodau lleol i ddiffinio rheolau busnes ac felly cynyddu aseinio stentiau gofodol yn awtomatig lle’n bosibl. Mae hyn yn hwyluso ymhellach y broses dewis polygon.

2. Pwrpas

Mae Cofrestrfa Tir EF yn cydnabod bod trosglwyddo’r cofrestri pridiannau tir lleol sy’n bodoli, a gedwir mewn amrywiaeth o ffurfiau, i gofrestr ddigidol yn dasg gymhleth ar gyfer rhai awdurdodau. Byddwn yn gweithio gyda’r awdurdod lleol i ddiffinio’r prosesau. Gall hyn fod yn gyfuniad o ddulliau awtomatig a phrosesu â llaw.

Caiff unrhyw brosesau neu newidiadau a gytunir rhwng Cofrestrfa Tir EF a’r awdurdod lleol eu dogfennu o fewn y rheolau busnes lleol, dogfen sy’n cael ei chreu ar gyfer pob awdurdod lleol gan Gofrestrfa Tir EF ar ôl dadansoddi’r data pridiannau tir lleol.

3. Cysylltu

Ar gyfer ymholiadau am y cyfarwyddyd hwn, cysylltwch â ni.

4. Gofynion ar gyfer mudo

Mae’r adran hon yn rhoi manylion am y gofynion sydd i’w bodloni er mwyn gallu mudo Cofrestr Pridiannau Tir Lleol awdurdod i Gofrestr Pridiannau Tir Lleol Cofrestrfa Tir EF ac fe’u rhennir yn rhai sydd:

• yn gymwys sut bynnag y cedwir y cofnodion pridiannau tir lleol (gofynion cyffredin)
• yn benodol i sut y cedwir cofnodion neu gydrannau’r pridiannau tir lleol (papur, electronig, digidol)
• yn benodol i fathau arbennig o bridiannau

4.1 Gofynion cyffredin

4.1.1 Ffynonellau cofrestr

Rhaid i’r awdurdod lleol gynorthwyo Cofrestrfa Tir EF i baratoi rhestr sy’n nodi holl gydrannau’r gofrestr.

Os nad yw’r gofrestr yn endid sengl, rhaid nodi’r holl ffynonellau sy’n ffurfio’r gofrestr neu a ddefnyddir i gynhyrchu canlyniad chwilio.

4.1.2 Stent gofodol

Dylai pob pridiant gael ei ategu gan wybodaeth ddigonol er mwyn i’r cyflenwr digitieiddio a thrawsnewid rhwymedig allu creu stent gofodol cywir ar gyfer y pridiant. Os yw stentiau gofodol eisoes yn bodoli, naill ai o fewn System Gwybodaeth Daearyddol (GIS) neu o ryw ffynhonnell ddibynadwy arall o fewn eich awdurdod, gall y stentiau hynny fodloni’r gofyniad hwn.

Os nad yw unrhyw stentiau gofodol yn bodoli, gall teclyn cynorthwyydd mudo Cofrestrfa Tir EF gael ei ddefnyddio i awgrymu ‘darpar’ stentiau o ffynonellau eraill sy’n eich helpu i ddiwygio neu dderbyn y stent.

Mae’r dulliau ar gyfer darparu gwybodaeth ofodol yn cynnwys y canlynol.

Eiddo cyfeiriadwy

Ar yr amod bod y pridiant yn effeithio ar y cyfan o eiddo cyfeiriadwy a ddiffinnir yn llawn ar y map Arolwg Ordnans fel y disgrifir yn y Confensiynau Cofnod Data a hefyd yn yr Ymarfer Gorau ar gyfer Polygonau Uned Tir ac Eiddo Sylfaenol nid oes angen gwneud unrhyw beth arall. Fodd bynnag, os nad yw’r cyflenwr digideiddio a thrawsnewid rhwymedig yn gallu cysoni’r disgrifiad â’r map Arolwg Ordnans cyfredol, cânt eu cyfeirio at yr awdurdod lleol er mwyn i’r stent gael ei ddiffinio.

Os yw’r pridiant wedi ei ddisgrifio ar hyn o bryd mewn perthynas ag eiddo nad yw’n bodoli mwyach neu sy’n effeithio ar ran o eiddo cyfeiriadwy yn unig, rhaid darparu cynllun sy’n nodi’r tir a effeithir gan y pridiant.

Tir

Os yw’r pridiant yn effeithio ar dir a/neu eiddo nad yw’n gyfeiriadwy, rhaid i’r awdurdod lleol ddarparu cynllun (cynrychiolaeth ddaearyddol) sy’n nodi naill ai:

• stent y tir a effeithir lle mae’r pridiant yn effeithio ar ardal
• safle’r tir a effeithir lle nad yw ardal yn bodoli (er enghraifft Gorchymyn Diogelu Coed sy’n effeithio ar un goeden) – rhaid i’r cynllun gael ei gysoni â’r map Arolwg Ordnans graddfa fawr gyfredol (wedi ei gynhyrchu ar raddfa o 1/1250 neu 1/2500)

Rhaid i unrhyw gynllun a ddarperir:

• ddangos ei gyfeiriad (er enghraifft, pwynt gogleddol)
• dangos digon o fanylion er mwyn gallu ei nodi ar y map Arolwg Ordnans
• egluro ei leoliad cyffredinol trwy ddangos ffyrdd, cyffyrdd neu dirnodau eraill

Os yw’r ddogfennaeth ffynhonnell yn cynnwys cynllun addas, mae’n dderbyniol i ddarparu copi o’r cynllun hwn.

Mae Atodiad 2 yn rhoi rhai enghreifftiau o sut i weithredu’r rheolau uchod.

I ddarparu cynllun, gall yr awdurdod lleol wneud un o’r canlynol. Gall:

• ddigideiddio stent y tir a effeithir gan y pridiant i’w system bresennol, ar yr amod bod y stent wedi ei gysylltu â’r pridiant priodol (mae hyn yn cymryd bod system ddigidol eisoes yn ei lle) – dyma’r ateb a argymhellir gan Gofrestrfa Tir EF
• defnyddio cynorthwyydd mudo Cofrestrfa Tir EF i greu’r stent
• dangos yn eglur stent y pridiant ar gynllun papur
• darparu’r cynllun (neu gopi) o’r ddogfennaeth ffynhonnell sy’n dangos yn eglur stent y tir a effeithir gan y pridiant

Yn ogystal, rhaid i ddisgrifiad o’r tir a/neu’r eiddo a effeithir gael ei ddarparu sy’n bodloni un o’r rheolau canlynol (yn nhrefn blaenoriaeth).

(a) Disgrifiad post

Er enghraifft:

• 3 Smith Street, Mansfield, NG1 1XN
• First floor flat 3a, St Mary’s Flats, High Street, Peterborough, PE1 1XN
• Unit 15b Queensgate Centre, Peterborough, PE1 1XN

Sylwer: Er bod yr enghreifftiau uchod yn cynnwys codau post, os nad yw cofrestr bresennol yr awdurdod lleol yn cynnwys unrhyw godau post, nid oes disgwyl i’r awdurdod lleol eu darparu.

(b) Trwy gyfeirio at nodwedd ddaearyddol sefydledig, gan gynnwys disgrifiad o’r eiddo/tir a effeithir.

Er enghraifft:

Tir ar ochr ogleddol Smith Street, Mansfield neu’r Pumping Station ar ochr ogleddol Smith Street, Mansfield

(c) Trwy gyfeirio at ardal, gan gynnwys disgrifiad o’r pridiant

Er enghraifft:

Ardal Rheoli Mwg 4, Mansfield neu Ardal Gadwraeth Rhif 1, Mansfield. Disgwylir i’r math hwn o ddisgrifiad daearyddol gael ei ddefnyddio pan fydd pridiant yn effeithio ar ardal fawr o fewn yr awdurdod lleol.

Eitemau data sydd ar goll

Rhaid i’r Gofrestr Pridiannau Tir Lleol fod yn gyflawn a rhaid i bob cofnod pridiannau tir lleol gynnwys yr eitemau data ar gyfer pob pridiant fel y disgrifir yn Atodiad 1: eitemau data lleiaf

Mae hyn hefyd yn cynnwys ychwanegu’r eitemau data gorfodol hynny sydd ar goll ar hyn o bryd. Ar gyfer yr eitemau data nad ydynt wedi eu cofnodi ar hyn o bryd, bydd Cofrestrfa Tir EF yn gweithio gyda’r awdurdod lleol i nodi a chytuno ar werth ar gyfer yr eitemau sydd ar goll neu sut i’w poblogi.

Mae Atodiad 1 yn rhestru’r mathau mwyaf cyffredin o bridiannau.

Os nad yw math o bridiant i’w weld yn Atodiad 1, rhaid i’r cofnodion gynnwys yr eitemau data hynny sydd wedi eu marcio yn y ‘Math arall o bridiant’.

Bydd yn rhaid i’r cyflenwr rhwymedig wybod lleoliad yr eitemau data sydd i’w cipio. Felly, bydd Cofrestrfa Tir EF yn gweithio gyda’r awdurdod lleol i nodi lleoliad yr eitemau data o fewn y Gofrestr Pridiannau Tir Lleol sy’n bodoli a’i roi i’r cyflenwr rhwymedig.

4.1.4 Pridiannau sydd wedi dod i ben

Rhaid i’r awdurdod lleol sicrhau bod y pridiannau canlynol yn cael eu tynnu ymaith o’r cofnodion a ddarperir i Gofrestrfa Tir EF.

Efallai y bydd Cofrestrfa Tir EF yn gallu gweithredu rheolau busnes er mwyn tynnu ymaith y pridiannau hyn yn awtomatig mewn rhai achosion, gyda chytundeb yr awdurdod lleol.

Pridiannau darfodedig

Mae’r pridiannau canlynol yn cael eu hystyried yn ddarfodedig a rhaid iddynt gael eu tynnu ymaith o’r cofnodion:

• Pridiannau Fenland Way
• Pridiannau cynllunio Rhan 3a
• Pridiannau cynllunio amodol cyn 01/08/1977

Pridiannau ariannol cyffredinol

Os yw pridiant ariannol cyffredinol a phridiant ariannol penodol yn bodoli ar hyn o bryd ar gyfer yr un budd, rhaid i’r pridiant ariannol cyffredinol gael ei dynnu ymaith o’r cofnodion.

Pridiannau y mae eu hamser wedi dod i ben

Os oes gan bridiannau sy’n bodoli ddyddiad dod i ben cofnodedig, bydd y rheiny y mae eu dyddiad dod i ben eisoes wedi mynd heibio yn cael eu nodi yn ystod y cam dadansoddi data a chânt eu cyfeirio i’r awdurdod lleol ar gyfer gweithredu.

4.1.5 Cynllunio

Os yw pridiannau tir lleol sy’n codi o gynllunio wedi eu cydgymysgu â chofnodion cynllunio eraill, bydd Cofrestrfa Tir EF yn cynorthwyo i nodi dulliau a phrosesau i sicrhau mai dim ond y rhai sy’n creu pridiannau tir lleol sy’n cael eu darparu i’r cyflenwr rhwymedig. Er enghraifft, fel rheol dim ond ceisiadau cynllunio a gymeradwyir gydag amodau fyddai’n rhan o’r gofrestr pridiannau tir lleol a dylai unrhyw geisiadau cynllunio heb eu cymeradwyo neu’r rhai a gymeradwyir heb amodau gael eu tynnu ymaith o’r cofnodion a ddarperir i Gofrestrfa Tir EF.

4.1.6 Pridiannau dyblyg

Caiff pridiannau dyblyg eu nodi yn ystod cam dadansoddi data a chânt eu cyfeirio yn ôl i’r awdurdod lleol ar gyfer gweithredu.

Os yw pridiant wedi cael ei gofrestru fel pridiant sengl yn erbyn stryd a hefyd ar wahân fel pridiant yn erbyn pob eiddo o fewn y stryd, rhaid ei drin fel pridiant aml-bolygon. Er enghraifft, rhybudd Erthygl 4 lle mae cofrestriad wedi cael ei greu ar gyfer Smith Street a hefyd fel cofrestriadau ar wahân ar gyfer pob eiddo yn y stryd honno.

4.1.7 Gwallau

Os gwyddys bod gwallau yn bodoli yn y cofnodion pridiannau tir lleol, sy’n arwain at ganlyniadau chwilio yn cael eu diwygio cyn cyhoeddi neu’n os ydynt yn dod i’r amlwg yn ystod prosesau gweithredol arferol, dylai’r rhain gael eu cywiro cyn trosglwyddo cofnodion i’r cyflenwr rhwymedig.

Os gwyddys bod y gwall yn effeithio ar nifer o gofnodion ac mae modd nodi’r cofnodion a effeithir, gall yr awdurdod lleol wneud trefniadau ar gyfer swmp-ddiweddaru adeg trosglwyddo trwy ddarparu’r data cywir i’r cyflenwr digideiddio a thrawsnewid rhwymedig trwy’r rheolau busnes llesol.

Er mwyn osgoi ansicrwydd, nid oes rhaid i’r awdurdod lleol ddiweddaru pridiannau os ydynt yn dal i gyfeirio at awdurdod gwreiddiol sydd naill ai wedi cael ei ddisodli neu wedi newid ei enw. Nid ystyrir bod y rhain yn wallau ac ni chânt eu diwygio i gyfeirio at yr enw newydd.

4.1.8 Man archwilio

Gofynnir i’r awdurdod lleol gadarnhau neu ddarparu’r man priodol lle y gellir cael gwybodaeth bellach mewn perthynas â phridiant. Gall fod yn gyfeiriad ffisegol neu rithwir; er enghraifft, presenoldeb rhyngrwyd neu gyfeiriad ebost neu gyfuniad o’r rhain.

Lle mae newidiadau yn ofynnol i’r man archwilio a gofnodir ar hyn o bryd, rhaid i’r newidiadau hyn gael eu cytuno trwy ddefnyddio’r rheolau busnes lleol.

4.1.9 Cyfeirnod ffeil yr awdurdod

Rhaid i gyfeirnod ffeil yr awdurdod fod y cyfeirnod o fewn yr awdurdod lleol sy’n caniatáu i’r awdurdod lleol, neu rywun sy’n ceisio rhagor o wybodaeth am bridiant a ddatgelir mewn chwiliad, i leoli’r ddogfennaeth ffynhonnell (neu gopi). Enghraifft dda o hyn yw cyfeirnod cynllunio. Caiff cyfeirnodau lluosog eu caniatáu ond rhaid bod yn glir pa fan archwilio y maent yn cyfeirio ato, os yw’n briodol.

4.1.10 Dyddiadau

Fel arfer gall Cofrestrfa Tir EF weithredu rheolau busnes er mwyn datrys y rhan fwyaf o’r problemau sy’n gysylltiedig â dyddiadau, gyda chytundeb yr awdurdod lleol.

Rhaid i’r awdurdod lleol gadarnhau yn y rheolau busnes lleol ym mha ffurf y cedwir y dyddiad.

Os yw hyn yn wahanol rhwng gwahanol ffynonellau cofrestr, rhaid i’r ffurf sy’n gymwys i bob ffynhonnell gael ei nodi’n eglur i’r cyflenwr digideiddio a thrawsnewid rhwymedig.

Sylwer: ar gyfer systemau digidol, yr hyn sydd ei angen yw’r modd y caiff y dyddiad ei gadw yn y gronfa ddata ac nid y modd y caiff ei arddangos.

Ystyr ffurf yw’r strwythur a ddefnyddir i gadw neu ysgrifennu’r dyddiad. Mae enghreifftiau yn cynnwys:

• dd/mm/ccbb
• mm/dd/ccbb

4.1.11 Data personol

Caiff achosion o ddata personol a nodir yn ystod y cam dadansoddi data eu cyfeirio at yr awdurdod lleol i’w hystyried ymhellach er mwyn sicrhau y caiff unrhyw ddata personol diangen eu tynnu ymaith cyn mudo i’r Gofrestr Pridiannau Tir Lleol.

4.2 Cofnodion ffisegol

4.2.1 Eglurdeb

Bydd yn rhaid i gofnodion ffisegol fod yn eglur. Os nad yw’r cyflenwr rhwymedig yn gallu penderfynu ar y testun, caiff y cofnod ei gyfeirio at yr awdurdod lleol am gyngor.

4.2.2 Ansawdd ffisegol

Gwnewch yn siwr bod y cofnodion yn ddigon cadarn er mwyn gallu eu sganio.

4.2.3 Cadw cofnodion ffisegol

Ni ddylai fod angen cadw unrhyw gofnodion papur ar ôl digideiddio oni bai eu bod yn cynnwys gwybodaeth ychwanegol sydd heb eu cadw yn y Gofrestr Pridiannau Tir Lleol.

4.3 Cofnodion electronig

4.3.1 Eglurder

Bydd yn rhaid i gofnodion electronig sy’n cynnwys delweddau wedi eu sganio fod yn eglur. Os nad yw’r cyflenwr rhwymedig yn gallu penderfynu ar y testun, caiff y cofnod ei gyfeirio i’r awdurdod lleol am gyngor.

4.3.2 Darn

Rhaid i’r awdurdod lleol ddarparu copïau o’r pridiannau electronig i Gofrestrfa Tir EF. Rhaid i’r copi fod mewn ffurf agored nad yw’n benodol i’r cyflenwr. Rhaid i’r copi gynnwys y wybodaeth destunol ac (os yw ar gael) gwybodaeth ofodol.

4.4 Cofnodion digidol

4.4.1 Strwythur

Mae Cofrestrfa Tir EF yn gweithio gyda chyflenwyr rhwymedig meddalwedd pridiannau tir lleol i ddeall sut mae eu systemau yn cadw data. Byddwn yn gweithio gyda’r awdurdod lleol i ddeall sut y mae ei systemau yn cael eu defnyddio o fewn yr awdurdod lleol i gofrestru pridiannau neu amrywio a dileu cofrestriadau ochr yn ochr â darparu canlyniadau chwilio. Byddwn hefyd yn gweithio gyda’r awdurdod lleol i nodi unrhyw newidiadau i ymarferion presennol ar ôl mudo cofrestr yr awdurdod lleol.

4.4.2 Darn

Bydd Cofrestrfa Tir EF yn defnyddio (gyda chytundeb yr awdurdod lleol a’r cyflenwr rhwymedig) adnodd cyflenwyr rhwymedig meddalwedd pridiannau tir lleol i echdynnu’r data pridiannau tir lleol a chaiff gofynion ar wahân eu darparu i gyflenwyr rhwymedig y meddalwedd i wneud hyn.

Os yw’r awdurdod lleol yn echdynnu’r data, rhaid i hyn fod mewn ffurf berchnogol agored nad yw’n benodol i’r cyflenwr. Rhaid i’r copi gynnwys y wybodaeth destunol ac (os yw ar gael) gwybodaeth ofodol.

4.4.3 Dyddiadau dod i ben

Ceir enghreifftiau lle mae systemau yn nodi dyddiad dod i ben yn awtomatig (er enghraifft 31/12/2009) nad yw’n berthnasol ar gyfer y pridiant dan sylw. Mae hyn i’w weld yn nodwedd o’r system.

Lle mae awdurdod lleol yn defnyddio system gyda nodwedd o’r fath, rhaid ei nodi yn y rheolau busnes lleol fel un na ddylai’r cyflenw(wyr) rhwymedig ei throsglwyddo.

4.4.4 Cyfeirnodau eiddo unigryw

Lle mae’r pridiant tir yn gysylltiedig â chyfeirnod eiddo unigryw a ddyrennir/reolir gan GeoPlace (UPRN), rhaid darparu’r UPRN cyfredol.

Cysylltu UPRN â stent gofodol

Rhaid i bob pridiant tir lleol yng nghofrestr Cofrestrfa Tir EF gael stent gofodol.

• Lle mae awdurdod lleol yn gysylltiedig ag UPRN stent gofodol, rhaid darparu’r stent gofodol hwnnw.

• Lle nad yw awdurdod lleol yn gysylltiedig ag UPRN stent gofodol, rhaid i’r awdurdod lleol ddarparu naill ai stent gofodol neu reol busnes y gall yr eiddo gael ei fapio naill ai i fanylion MasterMap yr Arolwg Ordnans neu bolygon(au) Mynegai INSPIRE.

4.4.5 Pridiannau aml-bolygonau

Os yw pridiant sengl yn effeithio ar fwy nag un eiddo ac mae stentiau gofodol ar wahân wedi cael eu creu ar gyfer pob eiddo a effeithir, gofynnir i’r awdurdod ddewis un o’r tri opsiwn ar gyfer y camau i’w cymryd. Bydd yn darparu un o’r canlynol:

• y stentiau gofodol o’r system sy’n bodoli a gofyn i’r cyflenwr rhwymedig beidio â gweithredu ymhellach
• y stentiau gofodol o’r system sy’n bodoli a gofyn i’r cyflenwr rhwymedig uno’r stentiau cyffiniol i greu un stent
• y ddogfennaeth ffynhonnell a gofyn i’r cyflenwr rhwymedig anwybyddu’r stentiau gofodol sy’n bodoli a digideiddio o’r ddogfennaeth ffynhonnell

Rhaid cofnodi’r penderfyniad a wnaed yn y rheolau busnes lleol.

Enghraifft o hyn yw ardal rheoli mwg lle mae polygon wedi cael ei greu ar gyfer pob eiddo a effeithir, gan arwain at filoedd o bolygonau yn hytrach nag un polygon ar gyfer y stent cyfan a effeithir gan yr ardal rheoli mwg.

4.5 Mathau penodol o bridiant

4.5.1 Pridiant adeilad rhestredig

Dylai’r cyfeirnod ar gyfer y pridiannau adeilad rhestredig gyfeirio at y rhif cofnod rhestr ar y Rhestr Treftadaeth Genedlaethol ar gyfer Lloegr (a elwir ‘y Rhestr’) a ddarperir gan Historic England.

Lle’n bosibl dylid defnyddio’r rhif cofnod rhestr gyfredol a ddarperir gan Historic England fel y cyfeirnod yn y cofnod pridiant. Os nad yw ar gael, mae’r rhif rhestr cofnodedig sy’n bodoli yn dderbyniol.

Ar gyfer adeiladau rhestredig yng Nghymru, dylid defnyddio’r cyfeirnod gan Cadw.

Mae’n ofynnol i bob cofnod adeilad rhestredig gael cynrychiolaeth ofodol o’r gwrthrych byd go iawn fel a restrir (gan gynnwys unrhyw wrthrych neu adeiledd sy’n sownd wrth yr adeilad ac unrhyw wrthrych neu adeiledd o fewn cwrtil yr adeilad sydd, er nad yw’n sownd wrth yr adeilad, yn ffurfio rhan o’r tir ac wedi gwneud hynny er cyn 1 Gorffennaf 1948 (adran 1(5) o Ddeddf Cynllunio (Adeiladau Rhestredig ac Ardaloedd Cadwraeth) 1990).

Mae enghreifftiau yn cynnwys:

1. Lle mae’r rhestriad o adeilad neu adeiladau go iawn, rhaid darparu polygon sy’n dangos stent y tir neu’r eiddo a effeithir gan y pridiant, gan gynnwys unrhyw wrthrych neu adeiledd sydd yn sownd wrth yr adeilad sydd wedi ei gynnwys yn y rhestriad.
2. Lle mae’r rhestriad o wrthrych megis carreg filltir, arwydd terfyn neu garreg fedd, disgwylir data pwynt.
3. Lle mae’r rhestriad o nodwedd linellog megis mur yr harbwr, disgwylir llinell.
4. Os yw’r rhestriad yn cynnwys unrhyw adeiledd cwrtil (sydd heb ei gynnwys o fewn y stent a ddarperir ar gyfer y prif adeilad rhestredig), dylai’r adeiledd hwnnw gael ei ddangos trwy ddefnyddio’r dull mwyaf priodol o’r tri a nodwyd.
5. Er 2011 mae rhestriadau Historic England yn cynnwys yn y rhan fwyaf o achosion y gynrychiolaeth ofodol yn ôl y fanyleb uchod (fodd bynnag cyn 2011 roedd Historic England yn aml yn darparu’r rhestriad fel data pwynt yn unig).

Er mwyn bodloni gofynion Cofrestrfa Tir EF, rhaid i’r awdurdod lleol ddarparu stent gofodol lle y bo ar gael, neu gynllun yn dangos y rhestriad, fel y disgrifir uchod.

Lle (ac mewn amgylchiadau eithriadol) na ellir nodi’n eglur union stent gofodol o’r rhestriad, dylai’r awdurdod ddarparu stent gofodol sydd:

1. Yn ddigon mawr er mwyn cadw i’r lleiaf posibl y risg o beidio â nodi’r tir a allai gael ei effeithio gan y pridiant, a allai arwain at faterion atebolrwydd.

2. Heb fod mor fawr fel ei fod yn cynnwys tir sydd yn amlwg heb fod yn ddarostyngedig i’r pridiant, a allai arwain at wneud ymholiadau ychwanegol a diangen i’r awdurdod lleol.

Lle nad oes modd i awdurdod lleol nodi a all adeiledd cwrtil neu wrthrych neu adeiledd sy’n sownd wrth yr adeilad gael ei gynnwys yn y rhestriad, dylai’r stent gofodol a ddarperir gynnwys pob adeiledd neu wrthrych o’r fath fel y mae’n rhesymol i ystyried y gallai gael ei effeithio gan y pridiant.

Lle nad oes modd diffinio’r stent gofodol yn union, dylai’r awdurdod lleol ychwanegu’r nodyn canlynol at y cofnod yn y gofrestr:

“Cyfeiriwch at [enw’r awdurdod lleol perthnasol] am fanylion yr adeiladau, gwrthrychau neu adeileddau penodol sy’n ffurfio’r adeilad rhestredig at ddibenion y pridiant hwn.”

Os yw’r nodyn hwn yn cael ei ychwanegu oherwydd ni ellir darparu stent gofodol union, mae ymholiadau ychwanegol yn debygol iawn o gael eu gwneud i’r awdurdod lleol. Felly dylai’r dull hwn gael ei ystyried pan fydd yn hollol angenrheidiol yn unig.

4.5.2 Gorchmynion Diogelu Coed

Mae data pwynt neu bolygonau yn dderbyniol ar gyfer pridiannau Gorchmynion Diogelu Coed, yn dibynnu ar yr ardal a effeithir â phrosesau presennol yr awdurdod lleol.

4.5.3 Rhybudd rhwystro goleuni

Bydd yr offeryn ar gyfer rhybudd rhwystro goleuni naill ai:

• yn dystysgrif tribiwnlys tir dros dro
• yn dystysgrif tribiwnlys tir derfynol

Lle mae tystysgrif tribiwnlys tir derfynol wedi cael ei chyhoeddi ar gyfer y rhybudd rhwystro goleuni, nid yw dyddiadau’r dystysgrif dros dro yn ofynnol.

Y stent sy’n ofynnol yw stent yr adeilad trech. Gweler yr adran ar stent gofodol i gael manylion am ddarparu stentiau.

Nid yw’r dyddiad creu pridiant yn ofynnol ar gyfer rhybuddion rhwystro goleuo oherwydd ar gyfer y math hwn o bridiant nid yw’r pridiant yn cael ei greu hyd nes y caiff ei gofrestru.

4.5.4 Pridiannau ariannol cyffredinol

Er nad yw Rheolau Pridiannau Tir Lleol 1977 yn gwneud ‘man archwilio’ yn ofynnol ar gyfer pridiannau ariannol cyffredinol, mae Rheolau Pridiannau Tir Lleol 2018 yn gwneud lleoliad “Ble y gellir cael gwybodaeth bellach am bridiant” yn ofynnol ar gyfer pob pridiant. Felly rhaid ei ddarparu. Gweler yr adran ar fan archwilio i gael manylion am y math o leoliad y gellir ei dderbyn.

5. Atodiad 1: eitemau data lleiaf

Mae’r tabl yn Atodiad 1 yn dangos rhestr o eitemau data yn ôl math o bridiant. Rhestrir y mathau mwyaf cyffredin o bridiannau’ ar draws brig y tabl. Rhestrir yr eitemau data sy’n ofynnol ar gyfer pob pridiant i lawr y golofn chwith o dan y pennawd ‘manylion presennol’. Mae’r golofn hon yn rhestru’r eitemau data a ddylai fod ar gael ac wedi eu nodi’n eglur ar gyfer pob math o bridiant fel y dangosir.

Mae’r eitemau gorfodol yn ddarnau o wybodaeth y mae’n rhaid eu darparu ar gyfer y math o bridiant lle y nodir. Caiff yr eitemau amodol eu nodi ar bob pridiant os yw’r wybodaeth ar gael. Mae’r blychau wedi eu marcio C1 yn cael eu hategu gan destun yn y cyfarwyddyd hwn.

Os nad yw’r math o bridiant i’w weld yn yr atodiad, mae’r eitemau data hynny wedi eu marcio yn y golofn ‘math arall o bridiant’ yn ofynnol.

Atodiad 1: eitemau data lleiaf:

6. Atodiad 2: disgrifiadau eiddo a chynlluniau

Mae Atodiad 2 yn rhoi enghreifftiau o ble y byddai cynllun yn ofynnol a ble y byddai disgrifiad o’r eiddo yn ddigonol i benderfynu ar stent.

Ar gyfer pridiannau sy’n effeithio ar eiddo o fewn yr ardaloedd ag ymyl oren ceir manylion digonol i ddiffinio stent yn hyderus trwy (os oes angen) estyn y terfynau ochr i gwrdd â’r ffordd.

Ar gyfer pridiannau sy’n effeithio ar eiddo o fewn yr ardaloedd ag ymyl las, ceir manylion annigonol i ddiffinio stent yn hyderus naill ai oherwydd:

• diffyg manylion yn diffinio unrhyw ran o’r eiddo (wedi ei farcio A ar y cynllun yn Atodiad 2)
• anhawster wrth benderfynu ar ffryntiad eiddo (wedi ei farcio B ar y cynllun yn Atodiad 2)
• diffyg eglurder ynghylch sut y mae’r eiddo yn cyffinio (wedi ei farcio C ar y cynllun yn Atodiad 2)
• ble mae blaen yr eiddo yn gorffen (wedi ei farcio D ar y cynllun yn Atodiad 2)

Atodiad 2: disgrifiadau eiddo a chynlluniau (delwedd) (PNG, 1.71MB)

7. Geirfa

Cyfeirnod ffeil yr awdurdod

Dyma’r cyfeirnod o fewn yr awdurdod y gellir ei ddefnyddio i nodi’r ddogfennaeth ategol ar gyfer y pridiant (megis y cyfeirnod cynllunio neu’r cyfeirnod ffeil).

Digidol

Mae’n cynnwys eitemau data strwythuredig sy’n byw mewn meysydd sefydlog o fewn cofnod. Gall yr eitemau hyn gael eu hechdynnu gan beiriant heb ymyrraeth ddynol neu’r angen am feddalwedd i adnabod yr eitemau oherwydd cânt eu cadw mewn lle wedi ei ddiffinio ymlaen llaw bob amser.

Electronig

Mae’r categori hwn yn cynnwys data pridiannau tir lleol a gedwir mewn dogfennau Word, cofnodion papur wedi eu sganio, taenlenni Excel a delweddau microffilm (microfiche). Er eu bod yn cael eu cadw yn electronig, ni all eitemau data gael eu hechdynnu’n ddibynadwy yn awtomatig gan beiriant heb naill ai ymyrraeth ddynol neu’r angen am feddalwedd ychwanegol i ddilysu natur yr eitem (adnabod nodau optegol er enghraifft).

Hybrid

Mae’n cynnwys cyfuniad o ddata pridiannau tir lleol digidol (gweler y diffiniad ar gyfer Digidol) a data heb fod yn ddata digidol sydd naill ai mewn ffurf electronig neu bapur (a gall gynnwys microfiche).

Offeryn

Y ddogfen megis gorchymyn, rhybudd, trosglwyddiad sy’n cynnwys y pridiant ei hun neu y daeth y pridiant i fodolaeth mewn cysylltiad ag ef.

Papur

Mae’r data pridiannau tir lleol yn cael eu cadw ar ffurf bapur, ni ddefnyddir dull electronig neu ddigidol yn y broses. Mae’r categori hwn yn cynnwys dogfennau papur, cardiau mynegai ac unrhyw gofnod y mae’n rhaid ei archwilio’n gorfforol.

Data personol

Ystyr Data personol yw unrhyw wybodaeth sy’n ymwneud â phersonau naturiol sydd naill ai:

• yn gallu cael eu hadnabod neu sy’n adnabyddadwy yn uniongyrchol o’r wybodaeth dan sylw.
• yn gallu cael eu hadnabod yn anuniongyrchol o’r wybodaeth honno ar y cyd â gwybodaeth arall

Darpariaeth statudol

Y ddeddf (leol neu genedlaethol) neu’r is-ddeddfwriaeth y caiff y pridiant ei greu oddi dani, gan gynnwys yr adran briodol; er enghraifft: adran 106 o Ddeddf Cynllunio Gwlad a Thref 1990.

Cyflenwr rhwymedig

Bydd Cofrestrfa Tir EF yn ymgysylltu â chyflenwyr rhwymedig i ddarparu atebion integreiddio Rhyngwyneb Rhaglennu Cymwysiadau lle mae’r cyflenwr yn darparu ei system TG berchnogol ei hun ar hyn o bryd (er mwyn osgoi ansicrwydd, mae hyn yn eithrio, ond nid yw wedi ei gyfyngu i, gyfryngwyr neu ailwerthwyr meddalwedd) i awdurdod lleol sydd i’w fudo i gofrestr pridiannau tir lleol Cofrestrfa Tir EF ac mae’r system TG honno:

• yn cael ei defnyddio gan yr awdurdod lleol i gynnal ei gofrestr pridiannau tir lleol ei hun (trwy gofrestru pridiannau newydd ac amrywio/dileu pridiannau sy’n bodoli)
• yn cynnal a storio data pridiannau tir lleol yr awdurdod lleol (ar y safle neu wedi ei letya)
• yn cael ei defnyddio fel yr unig ffynhonnell ar gyfer anfon diweddariadau data pridiannau tir lleol yr awdurdod lleol, wedi eu cynnal yn y system TG honno, yn awtomatig i Gofrestr Pridiannau Tir Lleol Cofrestrfa Tir EF pan fydd yr awdurdod lleol wedi cael ei fudo
• yn cynnig modd integreiddio â Rhyngwyneb Rhaglennu Cymwysiadau Cofrestrfa Tir EF fel y’i diffinnir yn Natganiad o Ofynion y Rhyngwyneb Rhaglennu Cymwysiadau

Bydd Cofrestrfa Tir EF yn ymgysylltu â chyflenwyr rhwymedig i ddarparu atebion echdynnu data lle mae’r cyflenwr yn darparu ei system TG berchenogol ar hyn o bryd (er mwyn osgoi ansicrwydd, mae hyn yn eithrio, ond nid yw wedi ei gyfyngu i, gyfryngwyr neu ailwerthwyr meddalwedd) i awdurdod lleol sydd i’w fudo i gofrestr pridiannau tir lleol Cofrestrfa Tir EF ac mae’r system TG honno:

• yn cadw ac yn storio data’r awdurdod lleol (ar y safle neu ei letya) sy’n ofynnol er mwyn llunio set ddata ddigidol yn unol â sgema data Cofrestr Pridiannau Tir Lleol Cofrestrfa Tir EF
• yn cynnig modd echdynnu yn unol â ffurf data Cofrestrfa Tir EF fel y’i diffinnir yn y Datganiad o Ofynion Echdynnu Data