Policy paper

Polisi Preifatrwydd Cyfrif Ar-lein Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd

Published 14 March 2019

1. Cyflwyniad

1.1 Dyma’r Polisi Preifatrwydd sy’n perthyn i’r Cyfrifon Ar-lein gyda’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd. Mae’n dweud wrthych chi sut y byddwn ni’n defnyddio ac yn diogelu unrhyw wybodaeth yr ydym ei hangen gennych chi i greu cyfrif ar-lein.

1.2 Gallwch greu cyfrif ar-lein gyda’r DBS i gael mynediad at y gwasanaethau sydd ar gael ac i gysylltu â DBS.

1.3 Esbonia’r Polisi hwn eich hawliau fel defnyddiwr ar wasanaeth cyfrif ar-lein DBS. Mae Polisïau Preifatrwydd DBS eraill sy’n ymdrin â’r gwasanaethau a ddarperir, sydd i’w gweld yma.

1.4 Mae’r polisïau hyn yn cynnwys gwybodaeth am sut y byddwn yn defnyddio’ch data personol i gysylltu â chi pan fyddwch chi’n defnyddio gwasanaethau DBS.

1.5 Os yw’ch ymholiad yn ymwneud â defnydd ar gwcis, gweler Polisi Cwcis GOV.UK.

1.6 Rydyn ni’n defnyddio Google Analytics yn rhan o’n hymchwil defnyddwyr parhaus. Mae hyn yn ein helpu:

• i wirio bod ein gwasanaeth yn bodloni anghenion defnyddwyr er mwyn i ni allu gwneud gwelliannau
• i ddeall sut y mae defnyddwyr yn cyrraedd y safle
• i ddeall ar beth y maen nhw’n clicio wrth ddefnyddio ein gwasanaeth

Nid oes unrhyw fanylion personol (er enghraifft, enwau neu gyfeiriadau) yn cael eu storio gyda’r wybodaeth hon, felly ni ellir adnabod defnyddwyr.

Cesglir eich data yn unol â pholisi preifatrwydd Google. Os nad ydych chi eisiau i Google Analytics gasglu gwybodaeth wrth ddefnyddio ein gwasanaeth, gallwch optio allan.

2. Eich gwybodaeth bersonol

2.1 Pan fyddwch chi’n creu cyfrif ar-lein gyda’r DBS, gofynnir i chi am ystod o wybodaeth gan gynnwys eich enw, dyddiad geni a chyfeiriad e-bost.

Bydd gwybodaeth y byddwch chi’n ei nodi ar-lein yn cael ei chadw ar system ddiogel.

2.2 Sylwer os oes gennych gyfrif ar-lein gyda’r DBS a bod ein gwybodaeth bersonol yn newid, eich cyfrifoldeb chi yw cysylltu â’r DBS i gadarnhau’r newid. Gellir gwneud newidiadau trwy eich cyfrif ar-lein.

3. Diogelu eich gwybodaeth

3.1 Bydd y DBS yn diogelu’ch hawliau data yn unol â’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR). Byddwn:

• yn cadw eich gwybodaeth yn ddiogel a sicr
• ond yn gofyn am yr hyn sydd ei angen
• dim ond cyhyd ag y mae ei hangen y cedwir eich gwybodaeth

3.2 Ni fydd eich gwybodaeth ar gael at ddefnydd masnachol heb eich caniatâd.

4. Eich hawliau unigol a sut yr ydym yn eu diogelu

4.1 Rydym yn ymrwymedig i ddiogelu’ch hawliau o dan GDPR a’r hawl i gael eich hysbysu am sut y mae’ch data yn cael ei brosesu.

4.2 Gallwch ddarllen am eich hawliau unigol yma.

5. Gyda phwy y byddwn ni’n rhannu data

5.1 Byddwn yn rhannu gwybodaeth gydag ‘awdurdodau perthnasol’ megis yr heddlu, adrannau llywodraeth ayyb o dan Ddeddf Diogelu Data DU Atal ac Adnabod Trosedd (At2, Rh 1 Paragraff 2).

5.2 Byddwn hefyd yn rhannu gwybodaeth o dan y Ddeddf Diogelu Data DU (At2 Rhan 2 Paragraff 5 (2)) lle y mae datgeliadau yn ofynnol trwy gyfraith neu’n cael eu gwneud mewn cysylltiad ag achosion cyfreithiol.

6. Storio data

6.1 Mae’ch data, unwaith y mae’n cael ei dderbyn, yn cael ei gadw mewn ffeiliau cyfrifiadurol gyda mynediad cyfyngedig. Mae gennym fesurau cymeradwy mewn grym i atal mynediad a datgeliad anghyfreithlon. Mae ein systemau TG yn amodol ar achrediad ffurfiol yn unol â pholisi Llywodraeth . Maen nhw hefyd yn alinio gyda’r diogelwch sy’n ofynnol o fewn GDPR i amddiffyn yn erbyn prosesu heb awdurdod neu anghyfreithlon.

7. Cyfrifon ar-lein anweithredol

7.1 Wrth greu cyfrif ar-lein, byddwch chi’n derbyn neges e-bost yn gofyn i chi weithredu i ysgogi’r cyfrif ar-lein. Os nad yw’r cyfrif ar-lein yn cael ei ysgogi o fewn 24 awr, bydd yn cael ei ddileu.

7.2 Os na fewngofnodir i gyfrif ar-lein yn y 28 diwrnod ar ôl ysgogi, bydd y cyfrif ar-lein yn cael ei ddileu.

7.3 Yna bydd cyfrifon ar-lein eraill (cyfrifon ar-lein a gafodd eu hysgogi ac y ceir mynediad iddynt o fewn 28 diwrnod) sydd wedyn yn anweithredol am gyfnod o 18 mis, yn cael eu dileu.

8. Pwy yw’r rheolydd data?

8.1 Y DBS yw rheolydd data gwybodaeth sy’n cael ei chadw gan DBS at ddibenion GDPR. Mae’r rheolydd data yn pennu y diben dros, a’r ffordd, y mae data personol yn cael ei brosesu (naill ai ar ei ben ei hun neu ar y cyd gydag eraill).

8.2 Mae gennym gyfrifoldeb dros ddiogelwch yr holl ddata yr ydym yn ei gadw.

9. Pwy yw’r proseswyr data?

9.1 Mae unrhyw gyflenwr sy’n gweithio ar ran DBS yn un o’n proseswyr data. Mae proseswr data yn golygu unrhyw sefydliad sy’n prosesu data ar ran y DBS. Rydym yn sicrhau bod ein proseswyr data yn cydymffurfio â’r holl ofynion perthnasol o dan y ddeddfwriaeth diogelu data. Diffinnir hyn yn y trefniadau cytundebol.

10. Cysylltu â’r Swyddog Diogelu Data

10.1 Gellir cysylltu â’r Swyddog Diogelu Data DBS ar y ffôn ar 0151 676 1154, trwy e-bost at dbsdataprotection@dbs.gov.uk, neu trwy ysgrifennu at:

Swyddog Diogelu Data DBS
Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
Blwch Post 165
Lerpwl
L69 3JD

11. Ein staff a’n systemau

11.1 Gwirir diogelwch ein holl staff, cyflenwyr a chontractwyr gan uned ddiogelwch y Swyddfa Gartref cyn dechrau ar gyflogaeth. Mae’r holl staff yn derbyn hyfforddiant diogelu data ac yn ymwybodol o’u cyfrifoldebau ac mae hyn yn cael ei ddiweddaru yn flynyddol.

11.2 Rydym yn cynnal gwiriadau cydymffurfio rheolaidd ar yr holl adrannau a systemau DBS. Yn ychwanegol, mae gwiriadau diogelwch parhaus yn cael eu cynnal ar ein systemau TG.

12. Sut i wneud cwyn

12.1 Os ydych chi’n anfodlon â’r ffordd y mae DBS yn trin eich data personol, gallwch anfon e-bost at dbscomplaints@dbs.gov.uk.

12.2 Byddwch chi’n derbyn cadarnhad bod eich cwyn wedi’i gydnabod o fewn 3 diwrnod gwaith. Byddwn yn anelu at ddarparu ymateb boddhaol o fewn 10 niwrnod gwaith.

12.3 Os ydych chi’n anfodlon gyda’r ateb y byddwch chi’n ei dderbyn, neu angen unrhyw gyngor am ddefnydd eich data personol, gallwch hefyd gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF

https://ico.org.uk/

13. Hysbysu newidiadau

13.1 Os byddwn ni’n penderfynu newid ein polisi preifatrwydd, byddwn yn ychwanegu fersiwn newydd ar ein gwefan.