Archwiliadau Cydymffurfio Gweithredwyr
Published 4 November 2024
Applies to England, Scotland and Wales
1. Archwiliadau Cydymffurfio Gweithredwyr
1.1 Cyflwyniad
Mae’n ofynnol i ddeiliaid trwyddedau gweithredwr fod â systemau a threfniadau yn eu lle i sicrhau gweithrediad diogel a chyfreithlon y cerbydau a ddefnyddir o dan y drwydded. Mae defnyddio archwiliadau annibynnol yn arf pwysig y gall gweithredwyr ei ddefnyddio i brofi eu systemau a nodi gwendidau. Gall comisiynydd traffig dderbyn ymgymeriadau gan weithredwyr fel ffordd o ddangos ymrwymiad i gydymffurfio yn y dyfodol a lliniaru’r angen am gamau rheoleiddiol yn erbyn trwydded.
Bwriad y ddogfen hon yw rhoi arweiniad i weithredwyr ar yr hyn y dylai archwiliad derbyniol ei gynnwys.
1.2 Egwyddorion Cyffredinol
Dylai archwiliadau gael eu cynnal gan bobl neu sefydliadau sy’n annibynnol ar y gweithredwr. Rhaid i’r corff sy’n cynnal yr archwiliad fod yn rhydd i adrodd yn gywir ar y gweithredwr heb bwysau. Ni ellir cysylltu taliad â chanlyniad llwyddiannus archwiliad.
Wrth gaffael darparwr efallai y bydd gweithredwr am sefydlu cymhwyster y person sy’n cynnal yr archwiliad. Arwydd da yw ardystiad ISO 9001:2015, fel y safon ryngwladol sy’n diffinio’r gofynion ar gyfer system rheoli ansawdd, ond nid yw hyn yn orfodol. Gall profiad yn y diwydiant a chynnal archwiliadau fod yr un mor werthfawr. Mae TM CPC, CPD cyfredol a dim hanes trwyddedu andwyol hefyd yn bwysig.
Mae’n arferol i ymrwymiad gael ei roi i gomisiynydd traffig y bydd yr archwiliad yn cael ei gynnal yn unol â safonau cydnabyddiaeth a enillwyd yr Asiantaeth Safonau Gyrwyr a Cherbydau (DVSA) – www.gov.uk/government/publications/dvsa-earned-recognition-vehicle-operator-standards. Mater i weithredwr yw penderfynu os yw archwiliad arfaethedig yn ddigon i ddangos cydymffurfiaeth. Bydd darparwyr archwilio gwahanol yn defnyddio gwahanol dempledi. Efallai na fydd archwiliad annigonol yn cael ei dderbyn gan gomisiynydd traffig fel digon i fodloni bod deiliad y drwydded yn gallu rhedeg busnes sy’n cydymffurfio.
Yn gyffredinol, dylai archwiliadau gael eu cynnwys yn bersonol ar safle’r gweithredwr. Gellir ymdrin ag elfennau o’r archwiliad o bell ond rhaid i’r archwilydd gael mynediad at y dogfennau sy’n dangos cydymffurfiaeth.
Mae’r fframwaith archwilio safonol wedi’i ddiweddaru gyda’r dystiolaeth angenrheidiol leiaf. Wrth gael gafael ar dystiolaeth, mae’r egwyddorion canlynol yn berthnasol:
-
Gellir gweld y dogfennau ar ffurf copi caled – mae hyn yn well. Fel arall, gellir eu sganio neu dynnu llun ohonynt i’w trosglwyddo i’r archwilydd. Rhaid i bob dogfen fod yn gyflawn ac yn hawdd i’w ddarllen. (Efallai y byddai’n well defnyddio gwefan SharePoint i gynnal ansawdd y ddelwedd).
-
Dylid defnyddio gwybodaeth sydd ar gael i’r cyhoedd, er enghraifft, am statws treth cerbyd a hanes MOT.
-
Rhaid i weithredwyr beidio â rhannu manylion mewngofnodi VOL ag archwilwyr. Mae’r rhain yn bersonol ac nid oes modd eu trosglwyddo.
-
Os oes angen, dylai gweithredwyr ac archwilwyr anelu at ddefnyddio meddalwedd fel Skype neu Microsoft Teams i rannu sgriniau fel y gall yr archwilydd wirio o bell, er enghraifft, tacograff a chofnodion cynnal a chadw sy’n cael eu storio’n electronig.
-
Gall gweithredwyr, ar eu menter eu hunain ac yn ôl eu disgresiwn eu hunain, ddarparu mynediad o bell i archwilwyr i unrhyw systemau cydymffurfio ar-lein (e.e. ar gyfer cynnal a chadw neu oriau gyrrwr).
-
Yn ddelfrydol, dylid cynnal cyfweliadau a chyfarfodydd ôl-drafod gyda gweithredwyr a rheolwyr trafnidiaeth wyneb yn wyneb. Os oes cyfiawnhad i gynnal yr archwiliad o bell, defnyddiwch feddalwedd fel bod pob parti yn weladwy i’w gilydd.
-
Rhaid i’r archwilydd wirio hunaniaeth cynrychiolwyr y gweithredwr cyn i unrhyw gyfweliad neu ôl-drafod ddechrau. Dylai’r ôl-drafodaeth fod gyda chyfarwyddwr, partner neu’r unig fasnachwr A chyda’r Rheolwr Trafnidiaeth ar gyfer trwyddedau safonol.
-
Lle nad oes tystiolaeth ar gael, dylid nodi hyn. Nid yw ymadroddion fel “cynghorodd y gweithredwr ar lafar…” yn cario fawr o bwysau.
1.3 Meintiau Sampl
Wrth wirio cofnodion cerbydau a threlars, mae’r meintiau sampl canlynol yn briodol:
Cyfanswm y cerbydau mewn meddiant | Cofnodion cerbydau | Cyfanswm trelars mewn meddiant | Cofnodion trelar |
---|---|---|---|
1-3 | Cyfan | 1-3 | 1 |
4-20 | 3 | 4-20 | 2 |
21-49 | 4 | 21-49 | 3 |
50+ | 10% | 50+ | 10% o’r trelars mewn meddiant |
Wrth wirio cofnodion gyrrwr, mae’r meintiau sampl canlynol yn briodol:
Cyfanswm y cerbydau mewn meddiant | Cofnodion gyrwyr |
---|---|
1-3 | Cyfan |
4-20 | 4 |
21-49 | 5 |
50+ | 10% |
Dyma’r lleiafswm o gofnodion y dylid eu hasesu, efallai y bydd rhesymau i weld mwy. Efallai y bydd angen i samplau cynnal a chadw fod yn fwy i sicrhau eu bod yn cynnwys yr holl ddarparwyr cynnal a chadw a mathau o offer. Dylid samplu cofnodion cynnal a chadw am gyfnod sy’n cwmpasu dim llai na phedwar Arolygiad Cynnal a Chadw Ataliol (PMI) a drefnwyd. Os yw’r DVSA wedi cynnal ymchwiliad diweddar efallai na fydd yr archwiliad ond yn mynd mor bell yn ôl â dyddiad yr ymchwiliad hwnnw.
Rhaid i’r sampl cofnod gyrrwr gwmpasu pob math o weithrediad, er enghraifft: gyrwyr tramper, gyrwyr dydd lleol, y rhai ar oriau UE a domestig, ac ati. Ni ddylai cofnodion gyrrwr fod yn llai na’r tri mis blaenorol.
1.4 Datganiad
Dylai archwiliadau gynnwys datganiad gan y person sy’n cynnal yr archwiliad yn cadarnhau ei fod, hyd eithaf ei wybodaeth, yn adlewyrchiad cywir o’r sefyllfa. Darperir y datganiad canlynol fel enghraifft o’r hyn y dylid ei ddefnyddio:
“Cadarnhaf fy mod wedi gwneud yn glir pa ffeithiau a materion y cyfeirir atynt yn yr adroddiad hwn sydd o fewn fy ngwybodaeth fy hun a pha rai nad ydynt. Y rhai sydd o fewn fy ngwybodaeth fy hun, yr wyf yn cadarnhau i fod yn wir. Mae’r safbwyntiau a fynegwyd gennyf yn cynrychioli fy marn broffesiynol gywir a chyflawn ar y materion y maent yn cyfeirio atynt. Rwy’n deall y gallai derbyn archwiliadau yn y dyfodol i fodloni ymgymeriad fod yn destun adolygiad gan y Comisiynydd Traffig os byddaf yn gwneud, neu’n peri i ddatganiad anwir neu gamarweiniol gael ei wneud yn yr archwiliad heb gred onest yn ei wirionedd.”
2. Fframwaith Archwilio Safonol
Enw a CV yr archwilydd a’r rheolaethau y mae’n gweithio oddi tanynt, cymwysterau ac hyfforddiant perthnasol.
Dylai’r archwilydd ddisgrifio sut y cynhaliwyd yr archwiliad gan gynnwys sut yr edrychwyd ar dystiolaeth a phwy oedd yn gysylltiedig.
Ar gyfer Deiliaid Trwydded Lluosog, sicrhewch ei bod yn glir pa drwydded a archwiliwyd a pha ganolfannau gweithredu yr ymwelwyd â nhw, os o gwbl.
2.1 Disgrifiad o fusnes y gweithredwr
- Math ac oedran y drwydded
- Bod y manylion am VOL yn gyfredol – cerbydau, canolfannau gweithredu, darparwyr cynnal a chadw a chyfarwyddwyr yn gyfredol
- Cydymffurfir ag amodau a/neu ymrwymiadau cadarnhau
- Nifer y cerbydau a trelars a awdurdodwyd ac sydd â meddiant
- Nifer y gyrwyr a nifer y gweithwyr cwmni cyffredinol sy’n dibynnu ar weithrediad cludiant
- Prif gontractau neu fathau o waith
- Aelodaeth o unrhyw achrediadau neu gynlluniau e.e. Logisteg Adeiladu a Diogelwch Cymunedol (CLOCS), Cynllun Cydnabod Gweithredwyr Fflyd (FORS), Cydnabyddiaeth a Enillir (ER), Cydnabod Ffordd i Ennill (R2ER),
Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:
- Trwydded gweithredwr
- Rhestr cerbydau a gyrwyr
2.2 Strwythur rheoli & aeddfedrwydd
- Trosolwg cryno – organogram os yw’n briodol
- Sut y gwneir penderfyniadau
- Ydy’r gweithredwr yn defnyddio adroddiadau Sgôr Risg Cydymffurfiaeth Gweithredwr (OCRS) adroddiadau
- Ydy gyrwyr yn cael eu cyflogi ar sail PAYE
- Oes ganddynt gontract
- Faint o yrwyr asiantaeth a ddefnyddir bob dydd/wythnos
- Ydy’r contract o safon dda
- Asesiad o yrwyr newydd
- Rheoli cynlluniau bonws gyrwyr fel nad yw gyrwyr yn cael eu cymell i ymddwyn mewn ffordd sy’n torri oriau gyrwyr neu a allai beryglu diogelwch ar y ffyrdd
Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:
- Cytundeb cyflogaeth gyrrwr
- Contractau ag asiantaethau
- Adroddiadau OCRS
2.3 Enw da cwmni
- Oes gan y cwmni, y cyfarwyddwr(wyr) perchennog(wyr) partner(iaid) neu reolwyr trafnidiaeth unrhyw euogfarnau e.e. gan yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch, Asiantaeth yr Amgylchedd neu rywun arall
- Unrhyw gamau eraill gan gorff gorfodi
- Unrhyw beth yn yr arfaeth
Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:
- Datganiad ysgrifenedig gan y cyfarwyddwr/perchennog/partner/rheolwr trafnidiaeth mewn perthynas ag euogfarnau
- Chwiliad rhyngrwyd sylfaenol o weithredwr am euogfarnau
2.4 Canolfan gweithredu
- Oes digon o le parcio ar y safle ar gyfer y nifer o gerbydau a threlars a awdurdodwyd.
- Oes gan y gweithredwr ganiatâd gan y perchennog i weithredu o’r safle
Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:
- Contract gyda landlord neu dirfeddiannwr
2.5 Rheolwr Trafnidiaeth (RT) Trwydded Safonol
- Ydy’r rheolwr trafnidiaeth yn amser llawn neu’n rhan amser, yn fewnol neu’n allanol
- os ydynt yn fewnol, oes ganddynt rolau eraill yn y busnes ar wahân i reolwr trafnidiaeth
- os yw’n allanol faint o oriau’r wythnos maen nhw’n eu neilltuo i’r gweithredwr hwn, faint o drwyddedau eraill y maen nhw wedi’u nodi arnynt (4 trwydded / 50 cerbyd) yw’r contract gyda’r RT fel unigolyn, nid drwy gwmni cyfyngedig neu’n gysylltiedig ag unrhyw waith ymgynghori
- Ble mae’r rheolwr trafnidiaeth wedi’i leoli, sut mae ganddo reolaeth dros y gweithrediad o ddydd i ddydd
- Ydy cwrs gloywi/DPP wedi’i gwblhau o fewn 5 mlynedd i’r dystysgrif/hyfforddiant diwethaf
Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:
- Contract cyflogaeth rheolwr trafnidiaeth
- Os yn allanol, tystiolaeth o bresenoldeb/taliad megis anfonebau rheolaidd
- Tystiolaeth o gyfranogiad rheolwyr trafnidiaeth megis gwrth-arwyddo PMI, dadfriffio troseddau gyrwyr
- Rheolwr trafnidiaeth CPD (yn unol â Dogfen Statudol STC 3)
2.6 Trwydded person cyfrifol cyfyngedig YN UNIG
- A benodir person cyfrifol
- Beth yw rôl/dyletswyddau’r person hwn o fewn y busnes
- A ydynt wedi mynychu hyfforddiant priodol
Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:
- Cytundeb cyflogaeth
- Unrhyw gymwysterau, matrics hyfforddi
2.7 Rheoli gyrwyr
- Arferion recriwtio a phroses ddethol
- Hyfforddiant sefydlu
- Hyfforddiant parhaus, ydy hyn yn cynnwys asesiadau gyrru?
- Llawlyfr gyrrwr/llyfr log a’i gynnwys
- Trosiant gyrrwyr
- Rhan amser vs llawn amser
- Diwrnodau CPC fesul gyrrwr a gwblhawyd, sut mae hyn yn cael ei reoli, pwy sy’n cymryd cyfrifoldeb, pwy sy’n talu
- Cerdyn Cymhwyster Gyrrwr (DQC), faint sydd â meddiant, pwy sy’n cymryd cyfrifoldeb, pwy sy’n talu am adnewyddu
- Gwiriadau trwydded, pa mor aml yw hyn, dim ond gyrwyr HGV/PCV neu’r holl staff a all yrru unrhyw fath o gerbyd cwmni, oes system ar waith ar gyfer staff â phwyntiau cosb uwch, a ydynt wedi cofrestru ar gyfer gwasanaeth ar-lein, a pha gamau dilynol a gymerir
- Sut a phryd mae gwiriad trwydded yrru asiantaeth
- Hyfforddiant gyrwyr ar ddiogelwch llwythi
- Polisi diodydd a chyffuriau, ydy hyn yn cynnwys hapwiriadau
- Datganiadau meddygol gyrrwr, gan gynnwys golwg, pa wiriadau a wneir i sicrhau bod gyrwyr yn gwisgo sbectol os oes angen
Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:
- Contract cyflogaeth gyrrwr
- Matrics hyfforddi gyrwyr
- Log cerdyn CPC a DQC
- Log o wiriadau trwydded, system ar-lein os caiff ei ddefnyddio
2.8 Oriau gyrrwr, systemau cofnodi cyfarwyddeb oriau gwaith (WTD) a llwybro
- Oriau gyrrwyr domestig sydd yn eu lle, os felly, oes yna yrru cymysg Domestig a’r UE
- Pa broses sydd ar waith i sicrhau cydymffurfiaeth
- Sawl tacograff analog sydd ar waith
- Ydy siartiau analog yn cael eu dadansoddi ochr yn ochr â thacograffau digidol
- Oes log cerdyn CPC Gyrwyr coll/difrod, sieciau am gardiau dyblyg neu gardiau coll/difrodi sy’n troseddu dro ar ôl tro
- Ydy cynllunio llwybr yn cyd-fynd ag Oriau Gyrwyr yr UE a WTD a phwy sy’n rheoli hyn
- Ydy cynllunio llwybrau yn cyfrif am bontydd isel, ffyrdd cyfyngedig o ran pwysau a lled, parthau allyriadau isel
- Mae systemau llywio lloeren a gyhoeddir gan y cwmni yn cael eu diweddaru’n rheolaidd
- Pa mor aml mae cerbydau a chardiau gyrrwr yn cael eu lawrlwytho
- Cardiau gyrrwr asiantaeth yn cael eu lawrlwytho a’u dadansoddi cyn gyrru ac ar ôl gyrru
- Proses i ddadansoddi data tacograff yn unol â Oriau Gyrwyr yr UE a WTD, pa gamau a gymerir o ddadansoddi a chan bwy
- Cyfnod cyfeirio WTD a ddewiswyd
Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:
- Llawlyfr gyrwyr a pholisïau cysylltiedig
- Log hyfforddi gyrwyr
- Tystiolaeth o gefnogaeth a disgyblaeth pan fod materion yn codi
- Llythyrau disgyblu enghreifftiol
- Y gyfres o adroddiadau dadansoddi tacograff a ddefnyddir gan y gweithredwr a ddylai gynnwys adroddiadau torri rheolau (ar lefel fflyd), cerbydau a yrrwyd heb gerdyn, amser ers lawrlwytho’r Uned Cerbydau a Cherdyn Gyrrwr ddiwethaf, WTD, cytundeb gweithlu, optio allan
- Adroddiadau troseddau gyrwyr unigol a chamau a gymerwyd
2.9 Manyleb cerbyd a threlar
- Ydy cerbydau wedi’u pennu a’u dyrannu fesul contract neu ydy’r safon fflyd yn amrywio o ran mathau o waith
- Ydy cerbydau yn berchen arnynt, yn cael eu prydlesu, eu llogi
- Ydy’r cerbydau priodol yn cael eu defnyddio ar gyfer y swyddi priodol
- Beth yw’r polisi amnewid cerbydau
- Beth yw oedran cyfartalog y fflyd
- Beth yw’r milltiroedd cyfartalog
- Oes yswiriant priodol gan yr endid cywir
Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:
- Cytundebau prydlesu/llogi
- Polisi yswiriant fflyd
2.10 Cynnal a chadw
- Oes yna flaen-gynlluniwr, llaw neu electronig, pa mor bell o flaen llaw mae’n mynd, beth sydd wedi’i gynnwys
- Ydy pob cerbyd yn cael ei drethu gyda MOT dilys
- Ydy cerbydau/trelars yn cael eu harchwilio o fewn amlder trwydded gweithredw
- Pa mor bell yn ôl mae cofnodion cynnal a chadw yn mynd
- Ydy gwaith cynnal a chadw yn cael ei wneud yn fewnol neu’n allanol
- Os yn fewnol, ydy’r holl offer wedi’i raddnodi, ydy’r taflenni archwilio’n cydymffurfio ag adran 4.4 o’r Canllaw i gynnal addasrwydd i’r ffordd fawr (GTMRW)
- Os yw’n gontract allanol, oes contractau ar waith, os felly, ydy’r contract yn addas (gweler atodiad 5 GTMRW Canllaw i gynnal addasrwydd i’r ffordd fawr (GTMRW))
- A gynhelir adolygiadau o ddarparwyr cynnal a chadw allanol, pa mor aml
- Proses ar gyfer dychwelyd y cerbyd a thaflenni archwilio gan y darparwr cynnal a chadw
- Polisi Cerbyd Oddi Ar y Ffordd (VOR), gweithdrefn archwilio a fethwyd
- Proses ar gyfer cerbydau/trelars newydd/wedi’u llogi
- Gweithdrefn prawf brêc – prawf llwythog/heb lwyth, pa mor aml
- Os nad oes RBT llwythog ym mhob arolygiad, ydy hynny wedi’i ategu gan asesiad risg wedi’i ddogfennu a gynhelir gan berson cymwys
- Cyfradd pasio tro cyntaf MOT a chyfradd pasio terfynol
- Mae polisi olwynion a theiars, mewnol neu allanol, os yw hyn yn allanol gyda darparwr cynnal a chadw neu gwmni teiars, yn gontract yn ei le
- Gwiriad cerdded o gwmpas gyrrwr yn bersonol neu electronig yn ei le, sut mae diffygion yn cael eu gweithredu, yw amser a hyd y gwiriadau a gaiff eu monitro naill ai trwy Ap neu adroddiadau arweiniol sy’n dangos yr amser rhwng y gyrrwr yn gosod ei gerdyn a’r cerbyd yn dechrau symud
- Log gwahardd (PG9), materion sy’n codi dro ar ôl tro, cynllun gwella rhagweithiol wedi’i roi ar waith
Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:
- Blaen-gynlluniwr
- Gwirio Treth Cerbyd a MOT ar-lein
- Rheoliadau Tacograff, Gweithrediadau Codi ac Offer Codi (LOLER), tystysgrifau graddnodi eraill
- Archwiliadau defnydd cyntaf ar ddechrau’r cyfnod llogi neu wrth brynu
- Cymwysterau staff technegol a matrics hyfforddi (ar gyfer cynnal a chadw mewnol YN UNIG)
- Tystiolaeth ffotograffig o’r holl gyfleusterau cynnal a chadw mewnol yn dangos i ba raddau y cydymffurfir ag Canllaw i gynnal addasrwydd i’r ffordd fawr Adran 5.1
- Tystysgrifau graddnodi offer
- Copïau o gontractau cynnal a chadw a chymariaethau â chynhalwyr a nodir ar VOL
- Unrhyw gofnodion o gyfarfodydd a gynhaliwyd gyda chontractwyr cynnal a chadw allanol neu archwiliadau a gynhaliwyd
- Cofnodion VOR
- Nifer berthnasol o PMI gan gynnwys adroddiadau prawf brêc rholer neu deceleromedr manwl a phrofion mwg (os yw’n berthnasol) hefyd yn defnyddio arolygiadau cyntaf ar ôl VOR
- Adroddiadau arweiniol tacograff i gadarnhau gwiriadau cerdded o gwmpas
- Pob adroddiad diffyg o fewn y cyfnod sampl sy’n dangos diffyg byw (lle na ddarperir adroddiad diffyg, bydd yr archwilydd yn cymryd yn ganiataol DIM diffygion)
- Os defnyddiwyd trelars trydydd parti, sut y perchir amlder PMI
- Polisi olwynion a theiars
- Logiau adrodd am ddiffygion gyrwyr gan gynnwys dim dychweliadau, matrics hyfforddi, gwiriadau clwydi
2.11 Nwyddau Peryglus
- Pa wiriadau/profion ychwanegol, os o gwbl, y mae’r cerbydau’n eu cael o ran nwyddau peryglus h.y. profion tanc prawf Cludo Nwyddau Peryglus ar y Ffordd (ADR) y DVSA
- Oes gan bob cerbyd y cyfarpar a’r dogfennau cywir
- Gyrwyr DQC dilys
- Cynghorydd diogelwch nwyddau peryglus (DGSA) wedi’i benodi’n fewnol neu’n allanol
Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:
- Matrics hyfforddi
- Logiau offer
- Ardystiadau
2.12 PSV Yn Unig
- DVSA PSV112 proses adrodd yn ei le ar gyfer unrhyw ddigwyddiad yn ymwneud â PSV os oes marwolaethau, anafiadau difrifol neu ddifrod difrifol.
- Adolygu gwasanaethau cofrestredig i sicrhau bod y cofnod yn gywir
- Ydy gwasanaethau perthnasol wedi’u cofrestru o dan y Gwasanaeth Data Agored Bws(BODS)
- Ydy gofynion prydlondeb yn cael eu monitro
- Ydy cerbydau o fewn y sgôp yn cydymffurfio â Rheoliadau Hygyrchedd Cerbydau Gwasanaeth Cyhoeddus (PSVAR)
Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:
- VOL, yn trwyddedu logiau mewnol