Guidance

Archwiliadau Cydymffurfio Gweithredwyr

Published 4 November 2024

Applies to England, Scotland and Wales

1. Archwiliadau Cydymffurfio Gweithredwyr

1.1 Cyflwyniad

Mae’n ofynnol i ddeiliaid trwyddedau gweithredwr fod â systemau a threfniadau yn eu lle i sicrhau gweithrediad diogel a chyfreithlon y cerbydau a ddefnyddir o dan y drwydded. Mae defnyddio archwiliadau annibynnol yn arf pwysig y gall gweithredwyr ei ddefnyddio i brofi eu systemau a nodi gwendidau. Gall comisiynydd traffig dderbyn ymgymeriadau gan weithredwyr fel ffordd o ddangos ymrwymiad i gydymffurfio yn y dyfodol a lliniaru’r angen am gamau rheoleiddiol yn erbyn trwydded.

Bwriad y ddogfen hon yw rhoi arweiniad i weithredwyr ar yr hyn y dylai archwiliad derbyniol ei gynnwys.

1.2 Egwyddorion Cyffredinol

Dylai archwiliadau gael eu cynnal gan bobl neu sefydliadau sy’n annibynnol ar y gweithredwr. Rhaid i’r corff sy’n cynnal yr archwiliad fod yn rhydd i adrodd yn gywir ar y gweithredwr heb bwysau. Ni ellir cysylltu taliad â chanlyniad llwyddiannus archwiliad.

Wrth gaffael darparwr efallai y bydd gweithredwr am sefydlu cymhwyster y person sy’n cynnal yr archwiliad. Arwydd da yw ardystiad ISO 9001:2015, fel y safon ryngwladol sy’n diffinio’r gofynion ar gyfer system rheoli ansawdd, ond nid yw hyn yn orfodol. Gall profiad yn y diwydiant a chynnal archwiliadau fod yr un mor werthfawr. Mae TM CPC, CPD cyfredol a dim hanes trwyddedu andwyol hefyd yn bwysig.

Mae’n arferol i ymrwymiad gael ei roi i gomisiynydd traffig y bydd yr archwiliad yn cael ei gynnal yn unol â safonau cydnabyddiaeth a enillwyd yr Asiantaeth Safonau Gyrwyr a Cherbydau (DVSA) – www.gov.uk/government/publications/dvsa-earned-recognition-vehicle-operator-standards. Mater i weithredwr yw penderfynu os yw archwiliad arfaethedig yn ddigon i ddangos cydymffurfiaeth. Bydd darparwyr archwilio gwahanol yn defnyddio gwahanol dempledi. Efallai na fydd archwiliad annigonol yn cael ei dderbyn gan gomisiynydd traffig fel digon i fodloni bod deiliad y drwydded yn gallu rhedeg busnes sy’n cydymffurfio.

Yn gyffredinol, dylai archwiliadau gael eu cynnwys yn bersonol ar safle’r gweithredwr. Gellir ymdrin ag elfennau o’r archwiliad o bell ond rhaid i’r archwilydd gael mynediad at y dogfennau sy’n dangos cydymffurfiaeth.

Mae’r fframwaith archwilio safonol wedi’i ddiweddaru gyda’r dystiolaeth angenrheidiol leiaf. Wrth gael gafael ar dystiolaeth, mae’r egwyddorion canlynol yn berthnasol:

  1. Gellir gweld y dogfennau ar ffurf copi caled – mae hyn yn well. Fel arall, gellir eu sganio neu dynnu llun ohonynt i’w trosglwyddo i’r archwilydd. Rhaid i bob dogfen fod yn gyflawn ac yn hawdd i’w ddarllen. (Efallai y byddai’n well defnyddio gwefan SharePoint i gynnal ansawdd y ddelwedd).

  2. Dylid defnyddio gwybodaeth sydd ar gael i’r cyhoedd, er enghraifft, am statws treth cerbyd a hanes MOT.

  3. Rhaid i weithredwyr beidio â rhannu manylion mewngofnodi VOL ag archwilwyr. Mae’r rhain yn bersonol ac nid oes modd eu trosglwyddo.

  4. Os oes angen, dylai gweithredwyr ac archwilwyr anelu at ddefnyddio meddalwedd fel Skype neu Microsoft Teams i rannu sgriniau fel y gall yr archwilydd wirio o bell, er enghraifft, tacograff a chofnodion cynnal a chadw sy’n cael eu storio’n electronig.

  5. Gall gweithredwyr, ar eu menter eu hunain ac yn ôl eu disgresiwn eu hunain, ddarparu mynediad o bell i archwilwyr i unrhyw systemau cydymffurfio ar-lein (e.e. ar gyfer cynnal a chadw neu oriau gyrrwr).

  6. Yn ddelfrydol, dylid cynnal cyfweliadau a chyfarfodydd ôl-drafod gyda gweithredwyr a rheolwyr trafnidiaeth wyneb yn wyneb. Os oes cyfiawnhad i gynnal yr archwiliad o bell, defnyddiwch feddalwedd fel bod pob parti yn weladwy i’w gilydd.

  7. Rhaid i’r archwilydd wirio hunaniaeth cynrychiolwyr y gweithredwr cyn i unrhyw gyfweliad neu ôl-drafod ddechrau. Dylai’r ôl-drafodaeth fod gyda chyfarwyddwr, partner neu’r unig fasnachwr A chyda’r Rheolwr Trafnidiaeth ar gyfer trwyddedau safonol.

  8. Lle nad oes tystiolaeth ar gael, dylid nodi hyn. Nid yw ymadroddion fel “cynghorodd y gweithredwr ar lafar…” yn cario fawr o bwysau.

1.3 Meintiau Sampl

Wrth wirio cofnodion cerbydau a threlars, mae’r meintiau sampl canlynol yn briodol:

Cyfanswm y cerbydau mewn meddiant Cofnodion cerbydau Cyfanswm trelars mewn meddiant Cofnodion trelar
1-3 Cyfan 1-3 1
4-20 3 4-20 2
21-49 4 21-49 3
50+ 10% 50+ 10% o’r trelars mewn meddiant

Wrth wirio cofnodion gyrrwr, mae’r meintiau sampl canlynol yn briodol:

Cyfanswm y cerbydau mewn meddiant Cofnodion gyrwyr
1-3 Cyfan
4-20 4
21-49 5
50+ 10%

Dyma’r lleiafswm o gofnodion y dylid eu hasesu, efallai y bydd rhesymau i weld mwy. Efallai y bydd angen i samplau cynnal a chadw fod yn fwy i sicrhau eu bod yn cynnwys yr holl ddarparwyr cynnal a chadw a mathau o offer. Dylid samplu cofnodion cynnal a chadw am gyfnod sy’n cwmpasu dim llai na phedwar Arolygiad Cynnal a Chadw Ataliol (PMI) a drefnwyd. Os yw’r DVSA wedi cynnal ymchwiliad diweddar efallai na fydd yr archwiliad ond yn mynd mor bell yn ôl â dyddiad yr ymchwiliad hwnnw.

Rhaid i’r sampl cofnod gyrrwr gwmpasu pob math o weithrediad, er enghraifft: gyrwyr tramper, gyrwyr dydd lleol, y rhai ar oriau UE a domestig, ac ati. Ni ddylai cofnodion gyrrwr fod yn llai na’r tri mis blaenorol.

1.4 Datganiad

Dylai archwiliadau gynnwys datganiad gan y person sy’n cynnal yr archwiliad yn cadarnhau ei fod, hyd eithaf ei wybodaeth, yn adlewyrchiad cywir o’r sefyllfa. Darperir y datganiad canlynol fel enghraifft o’r hyn y dylid ei ddefnyddio:

“Cadarnhaf fy mod wedi gwneud yn glir pa ffeithiau a materion y cyfeirir atynt yn yr adroddiad hwn sydd o fewn fy ngwybodaeth fy hun a pha rai nad ydynt. Y rhai sydd o fewn fy ngwybodaeth fy hun, yr wyf yn cadarnhau i fod yn wir. Mae’r safbwyntiau a fynegwyd gennyf yn cynrychioli fy marn broffesiynol gywir a chyflawn ar y materion y maent yn cyfeirio atynt. Rwy’n deall y gallai derbyn archwiliadau yn y dyfodol i fodloni ymgymeriad fod yn destun adolygiad gan y Comisiynydd Traffig os byddaf yn gwneud, neu’n peri i ddatganiad anwir neu gamarweiniol gael ei wneud yn yr archwiliad heb gred onest yn ei wirionedd.”

2. Fframwaith Archwilio Safonol

Enw a CV yr archwilydd a’r rheolaethau y mae’n gweithio oddi tanynt, cymwysterau ac hyfforddiant perthnasol.

Dylai’r archwilydd ddisgrifio sut y cynhaliwyd yr archwiliad gan gynnwys sut yr edrychwyd ar dystiolaeth a phwy oedd yn gysylltiedig.

Ar gyfer Deiliaid Trwydded Lluosog, sicrhewch ei bod yn glir pa drwydded a archwiliwyd a pha ganolfannau gweithredu yr ymwelwyd â nhw, os o gwbl.


2.1 Disgrifiad o fusnes y gweithredwr

  • Math ac oedran y drwydded
  • Bod y manylion am VOL yn gyfredol – cerbydau, canolfannau gweithredu, darparwyr cynnal a chadw a chyfarwyddwyr yn gyfredol
  • Cydymffurfir ag amodau a/neu ymrwymiadau cadarnhau
  • Nifer y cerbydau a trelars a awdurdodwyd ac sydd â meddiant
  • Nifer y gyrwyr a nifer y gweithwyr cwmni cyffredinol sy’n dibynnu ar weithrediad cludiant
  • Prif gontractau neu fathau o waith
  • Aelodaeth o unrhyw achrediadau neu gynlluniau e.e. Logisteg Adeiladu a Diogelwch Cymunedol (CLOCS), Cynllun Cydnabod Gweithredwyr Fflyd (FORS), Cydnabyddiaeth a Enillir (ER), Cydnabod Ffordd i Ennill (R2ER),

Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:

  • Trwydded gweithredwr
  • Rhestr cerbydau a gyrwyr

2.2 Strwythur rheoli & aeddfedrwydd

  • Trosolwg cryno – organogram os yw’n briodol
  • Sut y gwneir penderfyniadau
  • Ydy’r gweithredwr yn defnyddio adroddiadau Sgôr Risg Cydymffurfiaeth Gweithredwr (OCRS) adroddiadau
  • Ydy gyrwyr yn cael eu cyflogi ar sail PAYE
  • Oes ganddynt gontract
  • Faint o yrwyr asiantaeth a ddefnyddir bob dydd/wythnos
  • Ydy’r contract o safon dda
  • Asesiad o yrwyr newydd
  • Rheoli cynlluniau bonws gyrwyr fel nad yw gyrwyr yn cael eu cymell i ymddwyn mewn ffordd sy’n torri oriau gyrwyr neu a allai beryglu diogelwch ar y ffyrdd

Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:

  • Cytundeb cyflogaeth gyrrwr
  • Contractau ag asiantaethau
  • Adroddiadau OCRS

2.3 Enw da cwmni

  • Oes gan y cwmni, y cyfarwyddwr(wyr) perchennog(wyr) partner(iaid) neu reolwyr trafnidiaeth unrhyw euogfarnau e.e. gan yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch, Asiantaeth yr Amgylchedd neu rywun arall
  • Unrhyw gamau eraill gan gorff gorfodi
  • Unrhyw beth yn yr arfaeth

Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:

  • Datganiad ysgrifenedig gan y cyfarwyddwr/perchennog/partner/rheolwr trafnidiaeth mewn perthynas ag euogfarnau
  • Chwiliad rhyngrwyd sylfaenol o weithredwr am euogfarnau

2.4 Canolfan gweithredu

  • Oes digon o le parcio ar y safle ar gyfer y nifer o gerbydau a threlars a awdurdodwyd.
  • Oes gan y gweithredwr ganiatâd gan y perchennog i weithredu o’r safle

Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:

  • Contract gyda landlord neu dirfeddiannwr

2.5 Rheolwr Trafnidiaeth (RT) Trwydded Safonol

  • Ydy’r rheolwr trafnidiaeth yn amser llawn neu’n rhan amser, yn fewnol neu’n allanol
  • os ydynt yn fewnol, oes ganddynt rolau eraill yn y busnes ar wahân i reolwr trafnidiaeth
  • os yw’n allanol faint o oriau’r wythnos maen nhw’n eu neilltuo i’r gweithredwr hwn, faint o drwyddedau eraill y maen nhw wedi’u nodi arnynt (4 trwydded / 50 cerbyd) yw’r contract gyda’r RT fel unigolyn, nid drwy gwmni cyfyngedig neu’n gysylltiedig ag unrhyw waith ymgynghori
  • Ble mae’r rheolwr trafnidiaeth wedi’i leoli, sut mae ganddo reolaeth dros y gweithrediad o ddydd i ddydd
  • Ydy cwrs gloywi/DPP wedi’i gwblhau o fewn 5 mlynedd i’r dystysgrif/hyfforddiant diwethaf

Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:

  • Contract cyflogaeth rheolwr trafnidiaeth
  • Os yn allanol, tystiolaeth o bresenoldeb/taliad megis anfonebau rheolaidd
  • Tystiolaeth o gyfranogiad rheolwyr trafnidiaeth megis gwrth-arwyddo PMI, dadfriffio troseddau gyrwyr
  • Rheolwr trafnidiaeth CPD (yn unol â Dogfen Statudol STC 3)

2.6 Trwydded person cyfrifol cyfyngedig YN UNIG

  • A benodir person cyfrifol
  • Beth yw rôl/dyletswyddau’r person hwn o fewn y busnes
  • A ydynt wedi mynychu hyfforddiant priodol

Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:

  • Cytundeb cyflogaeth
  • Unrhyw gymwysterau, matrics hyfforddi

2.7 Rheoli gyrwyr

  • Arferion recriwtio a phroses ddethol
  • Hyfforddiant sefydlu
  • Hyfforddiant parhaus, ydy hyn yn cynnwys asesiadau gyrru?
  • Llawlyfr gyrrwr/llyfr log a’i gynnwys
  • Trosiant gyrrwyr
  • Rhan amser vs llawn amser
  • Diwrnodau CPC fesul gyrrwr a gwblhawyd, sut mae hyn yn cael ei reoli, pwy sy’n cymryd cyfrifoldeb, pwy sy’n talu
  • Cerdyn Cymhwyster Gyrrwr (DQC), faint sydd â meddiant, pwy sy’n cymryd cyfrifoldeb, pwy sy’n talu am adnewyddu
  • Gwiriadau trwydded, pa mor aml yw hyn, dim ond gyrwyr HGV/PCV neu’r holl staff a all yrru unrhyw fath o gerbyd cwmni, oes system ar waith ar gyfer staff â phwyntiau cosb uwch, a ydynt wedi cofrestru ar gyfer gwasanaeth ar-lein, a pha gamau dilynol a gymerir
  • Sut a phryd mae gwiriad trwydded yrru asiantaeth
  • Hyfforddiant gyrwyr ar ddiogelwch llwythi
  • Polisi diodydd a chyffuriau, ydy hyn yn cynnwys hapwiriadau
  • Datganiadau meddygol gyrrwr, gan gynnwys golwg, pa wiriadau a wneir i sicrhau bod gyrwyr yn gwisgo sbectol os oes angen

Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:

  • Contract cyflogaeth gyrrwr
  • Matrics hyfforddi gyrwyr
  • Log cerdyn CPC a DQC
  • Log o wiriadau trwydded, system ar-lein os caiff ei ddefnyddio

2.8 Oriau gyrrwr, systemau cofnodi cyfarwyddeb oriau gwaith (WTD) a llwybro

  • Oriau gyrrwyr domestig sydd yn eu lle, os felly, oes yna yrru cymysg Domestig a’r UE
  • Pa broses sydd ar waith i sicrhau cydymffurfiaeth
  • Sawl tacograff analog sydd ar waith
  • Ydy siartiau analog yn cael eu dadansoddi ochr yn ochr â thacograffau digidol
  • Oes log cerdyn CPC Gyrwyr coll/difrod, sieciau am gardiau dyblyg neu gardiau coll/difrodi sy’n troseddu dro ar ôl tro
  • Ydy cynllunio llwybr yn cyd-fynd ag Oriau Gyrwyr yr UE a WTD a phwy sy’n rheoli hyn
  • Ydy cynllunio llwybrau yn cyfrif am bontydd isel, ffyrdd cyfyngedig o ran pwysau a lled, parthau allyriadau isel
  • Mae systemau llywio lloeren a gyhoeddir gan y cwmni yn cael eu diweddaru’n rheolaidd
  • Pa mor aml mae cerbydau a chardiau gyrrwr yn cael eu lawrlwytho
  • Cardiau gyrrwr asiantaeth yn cael eu lawrlwytho a’u dadansoddi cyn gyrru ac ar ôl gyrru
  • Proses i ddadansoddi data tacograff yn unol â Oriau Gyrwyr yr UE a WTD, pa gamau a gymerir o ddadansoddi a chan bwy
  • Cyfnod cyfeirio WTD a ddewiswyd

Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:

  • Llawlyfr gyrwyr a pholisïau cysylltiedig
  • Log hyfforddi gyrwyr
  • Tystiolaeth o gefnogaeth a disgyblaeth pan fod materion yn codi
  • Llythyrau disgyblu enghreifftiol
  • Y gyfres o adroddiadau dadansoddi tacograff a ddefnyddir gan y gweithredwr a ddylai gynnwys adroddiadau torri rheolau (ar lefel fflyd), cerbydau a yrrwyd heb gerdyn, amser ers lawrlwytho’r Uned Cerbydau a Cherdyn Gyrrwr ddiwethaf, WTD, cytundeb gweithlu, optio allan
  • Adroddiadau troseddau gyrwyr unigol a chamau a gymerwyd

2.9 Manyleb cerbyd a threlar

  • Ydy cerbydau wedi’u pennu a’u dyrannu fesul contract neu ydy’r safon fflyd yn amrywio o ran mathau o waith
  • Ydy cerbydau yn berchen arnynt, yn cael eu prydlesu, eu llogi
  • Ydy’r cerbydau priodol yn cael eu defnyddio ar gyfer y swyddi priodol
  • Beth yw’r polisi amnewid cerbydau
  • Beth yw oedran cyfartalog y fflyd
  • Beth yw’r milltiroedd cyfartalog
  • Oes yswiriant priodol gan yr endid cywir

Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:

  • Cytundebau prydlesu/llogi
  • Polisi yswiriant fflyd

2.10 Cynnal a chadw

  • Oes yna flaen-gynlluniwr, llaw neu electronig, pa mor bell o flaen llaw mae’n mynd, beth sydd wedi’i gynnwys
  • Ydy pob cerbyd yn cael ei drethu gyda MOT dilys
  • Ydy cerbydau/trelars yn cael eu harchwilio o fewn amlder trwydded gweithredw
  • Pa mor bell yn ôl mae cofnodion cynnal a chadw yn mynd
  • Ydy gwaith cynnal a chadw yn cael ei wneud yn fewnol neu’n allanol
  • Os yn fewnol, ydy’r holl offer wedi’i raddnodi, ydy’r taflenni archwilio’n cydymffurfio ag adran 4.4 o’r Canllaw i gynnal addasrwydd i’r ffordd fawr (GTMRW)
  • Os yw’n gontract allanol, oes contractau ar waith, os felly, ydy’r contract yn addas (gweler atodiad 5 GTMRW Canllaw i gynnal addasrwydd i’r ffordd fawr (GTMRW))
  • A gynhelir adolygiadau o ddarparwyr cynnal a chadw allanol, pa mor aml
  • Proses ar gyfer dychwelyd y cerbyd a thaflenni archwilio gan y darparwr cynnal a chadw
  • Polisi Cerbyd Oddi Ar y Ffordd (VOR), gweithdrefn archwilio a fethwyd
  • Proses ar gyfer cerbydau/trelars newydd/wedi’u llogi
  • Gweithdrefn prawf brêc – prawf llwythog/heb lwyth, pa mor aml
  • Os nad oes RBT llwythog ym mhob arolygiad, ydy hynny wedi’i ategu gan asesiad risg wedi’i ddogfennu a gynhelir gan berson cymwys
  • Cyfradd pasio tro cyntaf MOT a chyfradd pasio terfynol
  • Mae polisi olwynion a theiars, mewnol neu allanol, os yw hyn yn allanol gyda darparwr cynnal a chadw neu gwmni teiars, yn gontract yn ei le
  • Gwiriad cerdded o gwmpas gyrrwr yn bersonol neu electronig yn ei le, sut mae diffygion yn cael eu gweithredu, yw amser a hyd y gwiriadau a gaiff eu monitro naill ai trwy Ap neu adroddiadau arweiniol sy’n dangos yr amser rhwng y gyrrwr yn gosod ei gerdyn a’r cerbyd yn dechrau symud
  • Log gwahardd (PG9), materion sy’n codi dro ar ôl tro, cynllun gwella rhagweithiol wedi’i roi ar waith

Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:

  • Blaen-gynlluniwr
  • Gwirio Treth Cerbyd a MOT ar-lein
  • Rheoliadau Tacograff, Gweithrediadau Codi ac Offer Codi (LOLER), tystysgrifau graddnodi eraill
  • Archwiliadau defnydd cyntaf ar ddechrau’r cyfnod llogi neu wrth brynu
  • Cymwysterau staff technegol a matrics hyfforddi (ar gyfer cynnal a chadw mewnol YN UNIG)
  • Tystiolaeth ffotograffig o’r holl gyfleusterau cynnal a chadw mewnol yn dangos i ba raddau y cydymffurfir ag Canllaw i gynnal addasrwydd i’r ffordd fawr Adran 5.1
  • Tystysgrifau graddnodi offer
  • Copïau o gontractau cynnal a chadw a chymariaethau â chynhalwyr a nodir ar VOL
  • Unrhyw gofnodion o gyfarfodydd a gynhaliwyd gyda chontractwyr cynnal a chadw allanol neu archwiliadau a gynhaliwyd
  • Cofnodion VOR
  • Nifer berthnasol o PMI gan gynnwys adroddiadau prawf brêc rholer neu deceleromedr manwl a phrofion mwg (os yw’n berthnasol) hefyd yn defnyddio arolygiadau cyntaf ar ôl VOR
  • Adroddiadau arweiniol tacograff i gadarnhau gwiriadau cerdded o gwmpas
  • Pob adroddiad diffyg o fewn y cyfnod sampl sy’n dangos diffyg byw (lle na ddarperir adroddiad diffyg, bydd yr archwilydd yn cymryd yn ganiataol DIM diffygion)
  • Os defnyddiwyd trelars trydydd parti, sut y perchir amlder PMI
  • Polisi olwynion a theiars
  • Logiau adrodd am ddiffygion gyrwyr gan gynnwys dim dychweliadau, matrics hyfforddi, gwiriadau clwydi

2.11 Nwyddau Peryglus

Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:

  • Matrics hyfforddi
  • Logiau offer
  • Ardystiadau

2.12 PSV Yn Unig

  • DVSA PSV112 proses adrodd yn ei le ar gyfer unrhyw ddigwyddiad yn ymwneud â PSV os oes marwolaethau, anafiadau difrifol neu ddifrod difrifol.
  • Adolygu gwasanaethau cofrestredig i sicrhau bod y cofnod yn gywir
  • Ydy gwasanaethau perthnasol wedi’u cofrestru o dan y Gwasanaeth Data Agored Bws(BODS)
  • Ydy gofynion prydlondeb yn cael eu monitro
  • Ydy cerbydau o fewn y sgôp yn cydymffurfio â Rheoliadau Hygyrchedd Cerbydau Gwasanaeth Cyhoeddus (PSVAR)

Tystiolaeth leiaf i’w weld gan yr archwilydd:

  • VOL, yn trwyddedu logiau mewnol