Adroddiad corfforaethol

Fframwaith llywodraethu corfforaethol Swyddfa'r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Diweddarwyd 27 September 2022

Yn berthnasol i England and Gymru

1. Cyflwyniad

Statws y ddogfen hon

[1.1] Crewyd rôl Gwarcheidwad Cyhoeddus Cymru a Lloegr (‘y Gwarcheidwad Cyhoeddus’) o dan ddarpariaethau Deddf Galluedd Meddyliol 2005 (MCA) ar 1 Hydref 2007.

[1.2] Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (OPG) yn asiantaeth weithredol i’r Weinyddiaeth Gyfiawnder (‘yr adran’), a grewyd yn 2007 i gefnogi’r Gwarcheidwad Cyhoeddus i weithredu ei swyddogaethau statudol. Mae’r Gwarcheidwad Cyhoeddus hefyd yn Brif Weithredwr Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (‘Prif Weithredwr’) ac yn gadeirydd ar fwrdd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, ac yn Swyddog Cyfrifyddu (AO) i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.

[1.3] Mae’r ddogfen fframwaith yma’n nodi’r trefniadau ar gyfer llywodraethu, atebolrwydd, cyllido, staffio a gweithrediad Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, a gytunwyd rhwng yr Arglwydd Ganghellor a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder a’r Prif Weithredwr ac a gymeradwywyd gan Brif Ysgrifennydd y Trysorlys.

[1.4] Bydd y ddogfen fframwaith hon yn parhau i gael ei hadolygu’n ffurfiol bob tair blynedd o dan drefniadau y cytunir arnynt rhwng yr Arglwydd Ganghellor a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder a’r Prif Weithredwr, ond gallai gael ei hadolygu unrhyw bryd arall os byddent yn dymuno hynny.

[1.5] Bydd yr adran yn rheoli darpariaeth diwygiadau, a fydd yn cael eu cytuno gyda Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus. I wneud newidiadau mawr neu wyriadau sylweddol oddi wrth y ddogfen bresennol, bydd angen cymeradwyaeth yr Arglwydd Ganghellor ac Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder ac, fel y bo’r gofyn, gan Trysorlys EM (y Trysorlys).

[1.6] Rhaid i unrhyw wyriad oddi wrth ddarpariaeth y ddogfen fframwaith gael ei gytuno mewn ysgrifen bob yn achos rhwng yr Ysgrifennydd Parhaol a’r Prif Weithredwr, os yw’n briodol, gyda chymeradwyaeth yr Arglwydd Ganghellor a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder neu gynrychiolydd, a’r gweinidog Trysorlys perthnasol.

[1.7] Bydd unrhyw gwestiynau sy’n ymwneud â dehongliad y ddogfen fframwaith hon yn cael eu datrys drwy gytundeb rhwng yr Ysgrifennydd Parhaol a’r Prif Weithredwr.

[1.8] Mae copïau o’r ddogfen ac unrhyw ddiwygiadau dilynol wedi eu rhoi yn Llyfrgelloedd dau Dŷ’r Senedd a byddent ar gael ar-lein.

2. Nodau ac amcanion

[2.1] Cylch gwaith Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yw cefnogi’r Gwarcheidwad Cyhoeddus i ddarparu ei swyddogaethau statudol o dan y Deddf Galluedd Meddyliol. Mae’n cefnogi ac yn galluogi pobl i gynllunio ymlaen llaw i baratoi ar gyfer gofalu am eu hiechyd a’u cyllid, os byddent yn colli’r galluedd yn y dyfodol, ac i ddiogelu buddiannau pobl sydd efallai heb y galluedd meddyliol i wneud penderfyniadau penodol drostynt eu hunain. Rhagnodir mai’r swyddogaeth ddiogelu statudol yw goruchwylio dirprwyon a benodir gan y Llys Gwarchod ac ymchwilio i sylwadau a wneir am benderfyniadau dirprwyon a thwrneiod cofrestredig. Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn chwarae rhan bwysig mewn codi ymwybyddiaeth y cyhoedd am y Ddeddf Galluedd Meddyliol.

[2.2] Mae pwrpas ac amcanion Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, fel y maent wedi eu cytuno gan yr Arglwydd Ganghellor a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder, wedi eu nodi yng nghynllun busnes Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.

3. Llywodraethiad a chyfrifoldebau

[3.1] Mae’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn ddaliwr swydd statudol a benodir gan yr Arglwydd Ganghellor a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder o dan adran 57 y Ddeddf Galluedd Meddyliol. Mae’r rôl statudol hon wedi ei chyfuno gyda rôl weinyddol Prif Weithredwr Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus fel asiantaeth weithredol yr adran a Swyddog Cyfrifyddu i’r asiantaeth.

Rôl y Gwarcheidwad Cyhoeddus

[3.2] Mae rôl a dyletswydd statudol y Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cynnwys rheoliad, cofrestru, monitro a chydymffurfio mewn perthynas â swyddogaethau craidd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus i:

• ddilysu a chofrestru atwrneiaethau arhosol (LPA) ac atwrneiaethau parhaus (EPA)

• goruchwylio dirprwyon sydd wedi’u penodi gan y Llys Gwarchod

• cadw’r cofrestrau o ddirprwyon, atwrneiaethau arhosol ac atwrneiaethau barhaus, ac ymateb i geisiadau i chwilio’r cofrestrau

• archwilio cwynion, neu honiadau o gamdriniaeth, a wneir yn erbyn dirprwyon neu dwrneiod sy’n gweithredu o dan bwerau cofrestredig

Cyfrifoldebau adrannol i’r asiantaeth

Cyfrifoldeb gweinidogion

[3.3] Bydd yr Arglwydd Ganghellor a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder yn rhoi cyfrif am fusnes Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn y Senedd. Mae cyfrifoldebau’r gweinidog cyfrifol yn cynnwys penderfynu ar y fframwaith polisïau ac adnoddau y dylai Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus weithredu oddi mewn iddo a dyrannu adnoddau ar gyfer cwrdd â gwariant Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus a sicrhau cymeradwyaeth y Senedd. Bydd y gweinidog cyfrifol yn cymeradwyo amcanion strategol Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.

Ysgrifennydd Parhaol yr Adran a’r Prif Swyddog Cyfrifyddu

[3.4] Yr Ysgrifennydd Parhaol yw Prif Swyddog Cyfrifyddu’r adran, ac mae ei gyfrifoldebau i’w gweld ym mhennod 3 Rheoli Arian Cyhoeddus a gyhoeddwyd gan Drysorlys Ei Fawrhydi.

[3.5] Mae’r Prif Swyddog Cyfrifyddu’n atebol i’r Senedd am yr adnoddau a ddyrennir i’r adran, yn cynnwys unrhyw gyllideb ar gyfer Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.

[3.6] Mae’r Ysgrifennydd Parhaol yn cynghori’r Arglwydd Ganghellor a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder ynghylch perfformiad Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.

[3.7] Mae cyfrifoldebau’r Ysgrifennydd Parhaol yn cynnwys:

• ardystio cynlluniau busnes Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus cyn iddynt gael eu cyflwyno i’r Arglwydd Ganghellor a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder
• cynghori gweinidogion ar lywio gweithgareddau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus i sicrhau eu bod yn cefnogi darpariaeth yr amcanion adrannol yn effeithiol
• sicrhau bod Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cydymffurfio â pholisi adrannol a bod ganddi’r cynrychiolwyr a’r awdurdodau sy’n angenrheidiol ar gyfer darparu’n effeithiol
• sicrhau bod trefniadau yn eu lle i fonitro gweithgareddau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus ac ymdrin ag unrhyw broblemau sywleddol yn Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus
• bydd Ysgrifennydd Parhaol yr adran yn enwebu Cyfarwyddwr Cyffredinol o bryd i’w gilydd i fod yn noddwr adrannol Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

[3.8] Bydd y Cyfarwyddwr Cyffredinol yn cyfarfod bob mis, heblaw bod trefniadau eraill wedi eu cytuno, gyda Phrif Weithredwr Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus. Bydd y Prif Weithredwr hefyd yn aelod o fwrdd y Cyfarwyddwr Gweithredol yma sy’n cyfarfod yn fisol. Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus a’r adran yn cynnal cyfarfodydd adolygu perfformiad rheolaidd hefyd i drafod perfformiad a phroblemau cyfredol.

Cyfrifoldebau Prif Weithredwr Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

[3.9] Mae’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn gyfrifol i’r Arglwydd Ganghellor a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder am weithrediad effeithiol yr asiantaeth.

[3.10] Mae’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, fel Prif Weithredwr, wedi ei ddynodi’n Swyddog Cyfrifyddu Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus gan Brif Swyddog Cyfrifyddu’r adran, gyda’r cyfrifoldebau sydd wedi eu nodi ym mhennod 3 Rheoli Arian Cyhoeddus, ac mae’n atebol i’r Prif Swyddog Cyfrifyddu ac i’r Senedd am y cyfrifoldebau hynny, gyda chyfrifoldeb am lofnodi cyfrifon yr asiantaeth ac am eu trosglwyddo i’r Rheolwr ac Archwilydd Cyffredinol (C&AG).

[3.11] Bydd Prif Weithredwr Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cyfarfod gyda’r gweinidog cyfrifol o leiaf unwaith y flwyddyn, heblaw bod trefniadau eraill wedi’u cytuno.

[3.12] Fel Swyddog Cyfrifyddu i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, mae’r Prif Weithredwr yn bersonol gyfrifol am ddiogelu ariannau cyhoeddus y mae ef/hi yn eu rheoli; am sicrhau priodoldeb, rheoleidd-dra, gwerth am arian ac ymarferoldeb wrth drin yr ariannau cyhoeddus hynny; ac am weithredoedd a rheolaeth Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus o ddydd i ddydd.

[3.13] Mae cyfrifoldebau’r Swyddog Cyfrifyddu am briodoldeb a rheoleidd-dra’r ariannau cyhoeddus y mae ef neu hi’n atebol amdanynt, am gadw cofnodion cywir ac am ddiogelu asedau’r asiantaeth, i’w gweld ym mhennod 3 Rheoli Arian Cyhoeddus.

[3.14] Lle mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi penderfynu dirprwyo gweithgareddau o fewn ei chylch gwaith i ddarparwyr allanol, p’un a ydynt yn ddarparwyr sector cyhoeddus neu breifat, bydd y Prif Weithredwr yn sicrhau bod dirprwyaeth o’r fath yn atebol i drefn lywodraethu gadarn, gyda thystiolateh o hyn mewn datganiad o atebolrwydd.

[3.15] Wrth ddarparu’r uchod, bydd y Prif Weithredwr yn scirhau bod unrhyw drefn o’r fath yn cael ei chefnogi gan broses o fonitro ac adolygu rheolaidd, i sicrhau bod trefniadau llywodraethu’n gyfredol ac yn addas i’r pwrpas.

Dirprwyo dyletswyddau

[3.16] Gall y Prif Weithredwr ddirprwyo gweinyddiad cyfrifoldebau ei Swyddfa Cyfrifyddu o ddydd i ddydd i gyflogeion eraill yn Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus a/neu sefydliadau cyhoeddus neu breifat eraill. Fodd bynnag, ni chaiff ef/hi aseinio’n gyfan gwbl i unrhyw unigolyn arall unrhyw rai o’r cyfrifoldebau sydd wedi eu nodi yn y ddogfen hon.

Y cyfrifoldebau am gyfrifyddu i’r Senedd

[3.17] Fel Swyddog Cyfrifyddu, mae cyfrifoldebau’r Prif Weithredwr i’r Senedd yn cynnwys:

• llofnodi’r cyfrifon a sicrhau eu bod wedi eu paratoi yn unol â’r gofynion sydd wedi eu nodi yn y ddogfen hon
• llofnodi datganiad o gyfrifoldebau’r Swyddog Cyfrifyddu a datganiad llywodraethu i’w cynnwys yn y cyfrifon ac adroddiadau blynyddol
• sicrhau bod trefnau effeithiol ar gyfer trin cwynion am Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi eu sefydlu ac yn hysbys iawn o fewn y sefydliad
• gweithredu yn unol â thelerau’r ddogfen hon, Rheoli Arian Cyhoeddus ac arweiniad a chyfarwyddiadau eraill a gyhoeddir o bryd i’w gilydd gan yr adran, y Trysorlys a Swyddfa’r Cabinet
• rhoi tystiolaeth, fel arfer gyda’r Prif Swyddog Cyfrifyddu, pan elwir am hynny gerbron y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus ar stiwardiaeth Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus o ariannau cyhoeddus

Y cyfrifoldebau i’r adran

[3.18] Mae cyfrifoldebau’r Prif Weithredwr yn cynnwys hysbysu a chytuno gyda’r adran:

• sut mae hi’n dod yn ei blaen gyda helpu i gyflawni ei hamcanion polisi a dangos sut mae adnoddau’n cael eu defnyddio i gyflawni’r amcanion hynny

• sicrhau bod argymhellion sy’n cyfeirio at Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus mewn adroddiadau gan y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus (PAC) neu’r Swyddfa Archwilio Cenedlaethol (NAO), ac, ar wahân, unrhyw argymhellion a wneir i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus mewn llythyrau rheolwyr sy’n atodedig at yr adroddiad cwlbhau archwiliad gan ei archwilwyr allanol, yn derbyn ymateb ac yn cael eu cyfeirio a’u gweithredu mewn ffordd amserol i sichrau eu bod yn cael eu clirio’n brydlon - bydd yr adran yn gweithio gyda Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus i’w chefnogi yn y dasg hon ac i gydlynu unrhyw ymatebion i’r Trysorlys

[3.19] Os bydd unrhyw gyfrifoldebau’n cael eu dirprwyo tu allan i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus i sefydliad cyhoeddus neu breifat arall, byddent yn cael eu dirprwyo felly o dan system o lywodraethu wedi’i monitro a’i dogfennu sy’n cydymffurfio gyda’r egwyddorion sydd wedi’u nodi yn natganiad system atebolrwydd yr adran, sydd i’w gael yn y canllaw ariannol.

[3.20] Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn rhannu gwybodaeth fisol gyda’r noddwr adrannol am ei pherfformiad gweithredol a’i hariannau ac yn cynnal cyfarfodydd adolygu perfformiad rheolaidd.

Bwrdd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

[3.21] Mae bwrdd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus :

• yn monitro perfformiad ac yn rheoli risgiau yn Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus
• yn rhoi cyngor i sicrhau bod Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn darparu gwasanaethau o safon uchel sydd hefyd yn gost-effeithiol
• yn gweithio i gynnal perthnasau gweithio cryf gyda’n sefydliadau partner
• yn cymeradwyo PDF fframwaith llywodraethu’r gorfforaeth ac yn ei reoli a’i fonitro bob chwarter
• yn cyfrannu at ddatblygu, a chymeradwyo, y cynllun busnes blynyddol ar gyfer Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Penodiadau a chyfansoddiad y bwrdd

[3.22] Penodir y Gwarcheidwad Cyhoeddus gan yr Arglwydd Ganghellor a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder ac, fel Prif Weithredwr Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, bydd yn parhau i wneud rôl cadeirydd bwrdd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus a, phan fo’i angen, yn gweithredu pleidlais fwrw.

[3.23] Yn ogystal â’r cadeirydd, bydd bwrdd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cynnwys:

• tri aelod anweithredol annibynnol i ddarparu cefnogaeth a her adeiladol
• tri aelod o Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus a wahoddir gan y cadeirydd
• aelodau cynghori ychwanegol, nad ydynt yn pleidleisio, y bydd y cadeirydd yn eu gwahodd o bryd i’w gilydd, yn cynnwys enwebeion adrannol, i sicrhau bod buddiannau’r adran/Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi eu cynrychioli’n llawn

[3.24] Bydd aelodau bwrdd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi eu penodi gan y Gwarcheidwad Cyhoeddus gyda chymeradwyaeth yr Ysgrifennydd Parhaol. Bydd aelodau anweithredol y bwrdd yn cael eu penodi gan y Gwarcheidwad Cyhoeddus yn dilyn proses agored ac eglur a redir yn unol ag egwyddorion cod llywodraethu Swyddfa’r Cabinet ar apwyntiadau cyhoeddus. Bydd y Prif Weithredwr yn aelod o, ond nid yn gadeirydd ar, unrhyw banel penodi ar gyfer aelodau anweithredol y bwrdd.

[3.25] Bydd cyfeiriad strategol Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cael ei benderfynu gan y bwrdd, sy’n bodoli i amddiffyn a gwella enw da Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus. Mae’n gwneud hynny drwy lywio a goruchwylio cyfeiriad Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus. Wrth ddarparu arweiniad strategol am gyfarwyddyd eang Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, bydd y bwrdd yn rhagweithiol yn ei waith o gefnogi darpariaeth y nodau a’r amcanion a gytunwyd yng nghynllun busnes Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.

Cyfrifoldebau aelodau unigol y bwrdd

[3.26] Dylai aelodau unigol y bwrdd:

• gydymffurfio bob amser gyda chylch gorchwyl aelodau’r bwrdd a gyda’r rheolau sy’n ymwneud â defnyddio arian cyhoeddus a gwrthdaro buddiannau
• o ran aelodau anweithredol y bwrdd, dylai gydymffurfio gyda’r egwyddorion sydd wedi’u nodi yng nghod ymddygiad Swyddfa’r Cabinet
• dylai weithredu’n ddidwyll ac er budd pennaf Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Datblygiad cynaliadwy

[3.27] Mae’r llywodraeth eisiau prif ffrydio datblygiad cynaliadwy fel ei fod yn ganolog i’r gwaith o lunio a darparu polisïau, rheoli ystadau a phrynu nwyddau a gwasanaethau. Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cydymffurfio gyda pholisïau ac arweiniad a gyhoeddir gan yr adran, y Trysorlys neu gyrff perthnasol eraill mewn perthynas â datblygiad cynaliadwy, gan gyfrannu at weledigaeth y llywodraeth ar gyfer prif ffrydio datblygiad cynaliadwy ac at ganlyniadau’r adran o dan weithredoedd a phrosesau caffael Ymrwymiadau Gwyrddu’r Llywodraeth.

4. Atebolrwydd i’r Senedd

Pwyllgorau seneddol

[4.1] Gellir gofyn i’r Prif Weithredwr a’r Ysgrifennydd Parhaol neu ei gynrychiolydd/chynrychiolydd ymddangos gerbron y PAC mewn perthynas â’u cyfrifoldebau Swyddog Cyfrifyddu perthnasol.

[4.2] Bydd y gwahoddiadau a dderbynir gan bwyllgorau Seneddol eraill yn ymwneud â Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cael eu hystyried gan y Prif Weithredwr a fydd yn ymholi ac yn cynghori’r Arglwydd Ganghellor a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder fel y bo’n briodol.

Ombwdsmon

[4.3] Mae gwaith gweinyddol Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn atebol i awudurdodaeth Ombwdsmon y Senedd a’r Gwasanaeth Iechyd (PHSO).

[4.4] Yr Ysgrifennydd Parhaol yw Prif Swyddog yr adran i bwrpasau atgyfeiriadau Ombwdsmon y Senedd a’r Gwasanaeth Iechyd, ond bydd fel arfer yn dirprwyo’r cyfrifoldeb am drin unrhyw faterion yn ymwneud â Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus i’r Prif Weithredwr. Dylai’r Prif Weithredwr sicrhau bod mecanweithiau dysgu ac adborth priodol yn eu lle a bod achosion anodd neu gynhennus yn cael eu dwyn i sylw’r adran ar gam priodol.

Gohebiaeth a chwestiynau seneddol

[4.5] Bydd y Prif Weithredwr yn cynghori gweinidogion fel y bo’r angen mewn perthynas â chwestiynau Seneddol a gohebiaeth sydd wedi’i chyfeirio at y gweinidogion mewn perthynas â Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.

[4.6] Os bydd y cwestiwn neu’r ohebiaeth yn ymwneud â materion sydd o fewn cyfrifoldebau’r Prif Weithredwr yn unig, bydd yn cael ei gyfeirio at y Prif Weithredwr.

[4.7] Gallai’r Prif Weithredwr (neu aelodau eraill o staff Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn ei absenoldeb) ymateb yn uniongyrchol hefyd i ohebiaeth sydd wedi’i chyfeirio at Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus gan Aelod Seneddol neu Arglwydd ar faterion yn ymwneud â darpariaeth weithredol gwasanaethau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.

5. Cynllunio ac adrodd ariannol

Gofynion yr adran

[5.1] Heblaw ei fod wedi ei gytuno fel arall gan yr adran ac, fel y bo raid, y Trysorlys, bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn dilyn yr egwyddorion, rheolau, arweiniad a chyngor yn Rheoli Arian Cyhoeddus, gan gyfeirio unrhyw anawsterau neu fidiau posibl am eithriadau at gyllid grŵp y Weinyddiaeth Gyfiawnder yn y lle cyntaf.

[5.2] Yn arbennig, bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cydymffurfio gyda’r gofynion a roddir ar yr adran gan reoladau gwario’r Trysorlys a’r Swyddfa Cabinet fel petaen nhw wedi’u cyfeirio’n uniogyrchol ati, heblaw bod rheswm polisi cryfach dros beidio gwneud hynny.

Trefniadau ariannol

[5.3] Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi’i hariannu gan yr adran, o’i chyflenwad Seneddol, a gan incwm sy’n deillio o ffïoedd a chostau gan gwsmeriaid allanol.

[5.4] Mae gofyn i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, yn unol â Rheoli Arian Cyhoeddus, ddatgelu’r canlyniadau ar gyfer meysydd ei gweithgareddau a wneir drwy gydol y flwyddyn ariannol, lle codwyd ffioedd a chostau.

[5.5] Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn paratoi cyllideb flynyddol, gan gyflwyno hon i’r pwyllgor adrannol perthnasol i’w chytuno ac yn amodol ar gymeradwyaeth gan y Prif Swyddog Cyfrifyddu a bwrdd yr adran. Unwaith y mae wedi’i gytuno mae’n ffurfio un rhan o amcangyfrifiad cyflenwad yr adran fel y mae wedi ei gyflwyno i’r Senedd. Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn atebol i reolaeth costau rhedeg gros a net fel ei gilydd.

[5.6] Disgwylir hefyd i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus gymryd rhan yn yr ymarferion rhagfynegi o fewn y flwyddyn a wneir gan gyllid grŵp y Weinyddiaeth Gyfiawnder. Bydd hyn yn gofyn bod Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn darparu rhagfynegiadau colledion a llif arian wedi eu diweddaru fel y bo’n ofynnol gan gyfarwyddiaeth gynllunio a chyllid yr adran ar gyfer yr ymarferion yma.

[5.7] Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn gyfrifol am asesu ei gofynion adnoddau tymor canolig a thymor hir a chyfradd a phroffil yr incwm o ffioedd i hysbysu trafodaethau adolygu gwariant a chynlluniau gwario cyhoeddus. Fel arall, mae gan Brif Weithredwr Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus awdurdod ariannol llawn o fewn y gyllideb a ddyrennir, ar yr amod y gwneir y gwariant perthnasol yn unol â chyfyngiadau’r trafodion ariannol a’r cynllun busnes.

[5.8] Fel asiantaeth weithredol i’r adran, mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn rhan o grŵp TAW yr adran ac mae’n gymwys i dderbyn ad-daliadau TAW wrth wneud cyflenwadau busnes trethadwy ac o dan adran 41(3) Deddf Treth ar Werth 1994.

[5.9] Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi ei heithrio rhag y Dreth Gorfforaeth.

Gweithdrefnau cyllidebu

[5.10] Bob blwyddyn, yng nghyd-destun penderfyniadau gan yr adran ar y cynllun busnes blynyddol wedi’i ddiweddaru, bydd yr adran yn anfon datganiad ffurfiol at Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus o’r ddarpariaeth gyllidebol flynyddol a ddyrennir gan yr adran yng nghyd-destun blaenoriaethau sy’n cystadlu ar draws yr adran ac unrhyw incwm a ragwelir a gymeradwyir gan yr adran. Bydd y dyraniad cyllideb yma’n nodi cyfyngiadau gwariant net Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus o fewn:

• cyfyngiadau gwariant adrannol o’r gyllideb adnoddau (DEL) (wedi eu rhannu yn ôl gwariant gweinyddiaeth a gwariant rhaglen)
• cyfyngiadau gwariant adrannol o’r cyfalaf
• gwariant wedi’i reoli’n flynyddol (AME) o’r adnoddau ac (os yw’n berthnasol) gwariant wedi’i reoli’n flynyddol o’r cyfalaf
• arian parod: bydd cyfyngiad wedi’i osod hefyd ar wariant arian parod
• datganiad am unrhyw newid a gynlluniwyd mewn polisïau sy’n effeithio ar Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

[5.11] Bydd y cynllun busnes blynyddol cymeradwy yn cymryd i ystyriaeth unrhyw dderbyniad a ragwelir, a bydd yn cynnwys cyllideb o daliadau a derbyniadau amcangyfrifedig ynghyd â phroffil o wariant disgwyliedig ac unrhyw ariannu adrannol a/neu incwm arall dros y flwyddyn. Mae’r elfennau yma’n rhan o’r cynllun busnes cymeradwy ar gyfer y flwyddyn berthnasol.

[5.12] Bydd yr amcangyfrif adrannol yn cynnwys darpariaeth cyfalaf ac adnoddau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus o fewn ei gyfyngiadau cyllidebol y pleidleisiwyd amdanynt. Unwaith y mae’r gyllideb wedi’i chymeradwyo gan yr adran, bydd gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yr awdurdod i greu gwariant a gymeradwyir yn y gyllideb heb gyfeiriad pellach at yr adran, ar yr amodau dilynol:

• Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cydymffurfio gyda dirprwyaethau cyllidebol a chyfyngiadau trafodion ariannol - ni fydd y rhain yn cael eu haddasu heb gytundeb blaenorol yr adran
• Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cydymffurfio gyda Rheoli Arian Cyhoeddus mewn perthynas â thaliadau newydd neu gynhennus neu gynigion adleisiol
• ni fydd cynnwys unrhyw wariant a gynlluniwyd ac a gymeradwywyd yn y gyllideb yn diddymu’r gofyniad bod yn rhaid ceisio cymeradwyaeth adrannol ffurfiol lle mae unrhyw wariant arfaethedig y tu allan i’r cyfyngiadau dirprwyedig neu lle mae ar gyfer cynlluniau newydd nad oeddent wedi’u cytuno yn y gorffennol
• Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn darparu unrhyw wybodaeth i’r adran am ei gweithredoedd, ei pherfformiad, ei phrosiectau unigol neu wariant arall y gallai’r adran ofyn yn rhesymol amdani - bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cyflwyno adroddiadau ariannol, fel y maent wedi eu cytuno gyda’r adran, yn fisol

Cyfalaf

[5.13] Os bydd angen unrhyw wariant cyfalaf, rhaid i hyn gael ei gytuno o flaen llaw a chael ei gynnwys yn rhan o ddyraniad cyfalaf yr adran a’i ddirprwyo i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn rhan o’i dyraniad cyllideb. Ceisir cymeradwyaeth pwyllgor rheoli cyllid yr adran ar gyfer unrhyw geisiadau am wariant o’r cyfalaf sydd uwchlaw cyfyngiad diprwyo Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi’i seilio ar achos busnes wedi’i gyflwyno ar gyfer y gwariant yma.

Dal arian parod

[5.14] Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn defnyddio gwasanaethau gwasanaeth bancio’r llywodraeth (GBS). Ni ddylid dal mwy na gwerth un mis o arian parod wrth gefn ac ni ddylai mwy na gwerth un mis o arian parod fod ar gael ar ddiwedd y flwyddyn. Bydd yr adran yn gwneud gwiriad o faint o arian parod mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn ei ddal ar ddiwedd pob blwyddyn ariannol.

Rheoli contractau a rheolaeth fasnachol

[5.15] Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn:

• sicrhau bod ei pholisïau caffael yn gyson gyda pholisïau a chanllawiau caffael adrannol a rhai Swyddfa’r Cabinet (caffael y llywodraeth)
• sicrhau bod y gwariant yng nghategorïau canolog caffael y llywodraeth wedi’i gyfeirio drwy gontractau caffael wedi’u mandadu’r llywodraeth gyda Swyddfa’r Cabinet
• cydymffurfio gyda’r holl oblygiadau cyfreithiol, yn cynnwys y rheiny o dan reolau caffael y gymuned Ewropeaidd a chytundebau rhyngwladol eraill
• sicrhau bod ei staff yn hollol ymwybodol o ganllawiau a pholisïau caffael perthnasol ac, yn arbennig, ddirprwyaethau perthnasol a chyfyngiadau trafodion ariannol
• rhoi fframwaith caffael yn ei le sy’n disgrifio ei strwythur caffael, trefniant, prosesau a mecanweithiau rheoli - bydd yr adran yn darparu datganiad o awdurdod dirprwyedig i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus ar gyfer caffael cyffredinol
• darparu adroddiadau o wariant yn erbyn contractau canolog a mesuriadau gwariant eraill a geisir drwy gaffael adrannol ar gyfer adrodd parhaus i Swyddfa’r Cabinet
• yn gyfnodol a lle bynnag y bo’n ymarferol, meincnodi yn erbyn arferion gorau mewn mannau eraill
• neu, ddefnyddio’r gwasanaethau caffael a/neu gontractau’r adran mewn cydymffurfiad â’r uchod

Trothwyon dirprwyedig

[5.16] Bydd Pif Swyddog Cyfrifyddu’r adran yn dirprwyo cyfrifoldeb am yr holl faterion ariannol mewn ysgrifen i’r Prif Weithredwr. Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn gweithredu o fewn cyfyngiadau a rheoliadau trafodion ariannol a gadarnheir yn y dirprwyaethau ysgrifenedig, ac awdurdodau i wario a fydd yn cael eu hadolygu bob blwyddyn o leiaf. Mae trothwyon dirprwyedig a chyfyngiadau trafodion ariannol Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi eu disgrifio yn y llythyr am y prif amrywiad cyllidebol a’i atodiadau. Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn sicrhau cymeradwyaeth ysgrifenedig flaenorol yr adran cyn amrywio neu cyn mynd y tu hwnt i unrhyw rai o’i dirprwyaethau neu gyfyngiadau sydd ar drafodion ariannol.

Risg

[5.17] Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cynnal proses reoli risgiau yn unol â’r arweiniad sydd yn Rhannu Arian Cyhoeddus y Trysorlys a Rheoli risgiau: egwyddorion a chysyniadau ac arweiniad swyddogol arall a allai gael ei gyhoeddi o bryd i’w gilydd, ac yn gyson gyda pholisi rheoli risgiau’r adran, gan gynyddu’r risgiau fel y bo’n angenrheidiol.

[5.18] Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cynnal cynlluniau dilyniant busnes ac wrth gefn a bydd yn adolygu ac yn profi’r rhain yn rheolaidd.

Cynllun busnes, adroddiad blynyddol a chyfrifon

[5.19] O dan adran 7(2) Deddf Adnoddau a Chyfrifon y Llywodraeth 2000, mae’r Trysorydd wedi cyfarwyddo’r asiantaeth i baratoi datganiad o gyfrifon ar gyfer pob blwyddyn ariannol yn y ffurflen, ac ar y sail sydd wedi’i disgrifio yn eu cyfarwyddyd am gyfrifon.

[5.20] Mae’n rhaid i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus baratoi a chyhoeddi adroddiad blynyddol am ei gweithgareddau ynghyd â’i chyfrifon a archwiliwyd ar ôl diwedd pob blwyddyn ariannol, i amserlen y cytunwyd arni gyda’r adran. Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn darparu ei chyfrifon terfynol (wedi’u harchwilio) i’r timau cyfarwyddiaeth cynllunio a chyllid a noddwr adrannol yn unol â’r amserlen sydd wedi’i nodi yn y cyfarwyddiadau masnachol a chyllid adrannol (FCI) ar gynhyrchu cyfrifon adrannol cyfunol.

[5.21] Bydd cyfrifon Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cael eu cydgrynhoi i mewn i gyfrifon y grŵp adrannol a bydd ei chyfrifon yn cael eu llofnodi gan bwyllgor archwilio Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.

[5.22] Bydd yr Arglwydd Ganghellor a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder yn gosod cyfrifon ac adroddiad blynyddol Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn Nhŷ’r Cyffredin ac yn sicrhau eu bod ar gael ar-lein. Dylid paratoi’r cyfrifon yn unol â’r statudau perthnasol a’r cyfarwyddyd penodol am gyfrifon a gyhoeddir gan yr adran yn ogystal â llawlyfr adrodd ariannol y llywodraeth.

[5.23] Bydd cynlluniau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi eu gosod yng nghyd-destun strategaeth ehangach y Weinyddiaeth Gyfiawnder a’r fframwaith eglurder i ddarparu amcanion a chanlyniadau sydd wedi’u gosod gan yr Arglwydd Ganghellor a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder. Bydd y drefn o adrodd yn erbyn cynlluniau’n gyson gyda’r adrodd yng ngweddill yr adran.

[5.24] Mae’r Prif Weithredwr yn gyfrifol am ddatblygu cynllunio corfforaethol tymor hir Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus ac am sicrhau bod gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus drefniadau cynllunio a pherfformio integredig ar waith.

[5.25] O fewn y cyfarwyddyd strategol sydd wedi’i osod gan yr adran cynllunio corfforaethol, bydd y gweithgareddau manwl ar gyfer Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi eu cyhoeddi mewn cynllun busnes blynyddol. Bydd y cynllun yn cynnwys:

• cysyltiadau eglur gyda strategaeth y Weinyddiaeth Gyfiawnder
• blaenoriaethau a rhaglen waith ar gyfer y flwyddyn sydd wedi deillio o gynlluniau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus
• amcanion allweddol a thargedau perfformiad allweddol cysylltiedig y bydd yr adran yn asesu perfformiad Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn eu herbyn
• y tybiaethau gweithredu a chylideb y mae’r cynllun wedi’i seilio arnynt

[5.26] Bydd y cynllun busnes wedi’i gymeradwyo gan yr Arglwydd Ganghellor a’r Ysgrifennydd Gwladol dros Gyfiawnder yn dilyn ardystiad gan yr Ysgrifennydd Parhaol. Bydd yr amserlen ar gyfer hyn yn cyfateb gyda gofynion amseriadau’r adran.

Archwiliad mewnol

[5.27] Mae Swyddog Cyfrifyddu Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn gyfrifol am wneud trefniadau ar gyfer darparu gwasanaethau archwilio mewnol i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, yn unol â safonau archwilio mewnol y sector cyhoeddus ac arferion gorau sydd wedi eu gosod gan Trysorlys EM.

[5.28] Bydd pwyllgor archwilio’r adran, sy’n gweithredu yn unol â’r safonau a’r arferion gorau a osodir gan y Trysorlys, yn cefnogi Swyddog Cyfrifyddu Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus ac yn cynghori ar systemau llywodraethu, risg a rheoli Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.

Pwyllgor archwilio Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

[5.29] Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn penodi pwyllgor archwilio, yn unol â safonau ac arferion gorau sydd wedi eu gosod gan y Trysorlys, i gefnogi’r Prif Weithredwr fel Swyddog Cyfrifyddu wrth iddo/iddi weithredu ei gyfrifoldebau/ei chyfrifoldebau am lywodraethu, rheoli risgiau, rheolaeth a sicrhad.

[5.30] Bydd y pwyllgor wedi’i gadeirio gan aelod anweithredol a fydd yn sicrhau bod trefniadau effeithiol yn cael eu cynnal ar gyfer cyfathrebu gyda phwyllgor archwilio’r adran.

Archwiliad allanol

[5.31] Mae’r Rheolwr ac Archwilydd Cyffredinol yn archwilio gwariant ac incwm, asedau a rhwymedigaethau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus ac yn archwilio ei rheoleidd-dra a’i phriodoldeb ac yn ardystio adroddiadau ar ddatganiad cyfrifon Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.

[5.32] Mae’r Rheolwr ac Archwilydd Cyffredinol yn anfon copïau o’r holl lythyrau rheoli a gohebiaeth sy’n ymwneud â’r llythyrau hynny at y Prif Weithredwr, sy’n tynnu sylw bwrdd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus at faterion o arwyddocâd. Bydd y bwrdd yn uwchgyfeirio materion o bwysigrwydd arbennig i’r adran.

[5.33] Gall y Rheolwr ac Archwilydd Cyffredinol weld llyfrau a chofnodion Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus o dan Ddeddf Archwilio Cenedlaethol 1983, i bwrpasau gwneud ymchwiliadau i economi, effeithiolwrydd ac effeithlondeb y ffordd y mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi defnyddio ei hadnoddau ac wedi gweithredu ei swyddogaethau.

6. Rheoli’r drefniadaeth

Staff Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

[6.1] Bydd yr adran yn gosod amodau a thelerau (yn cynnwys yr holl faterion sy’n ymwneud â thâl ac ad-daliad) cyflogaeth a gweithdrefnau a fydd yn berthnasol i weision sifil Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus , heblaw graddau gweision sifil uwch a fydd yn cael eu penderfynu gan Swyddfa’r Cabinet. Mae amodau a thelerau’r adran yn cydymffurfio gyda rheoliadau Swyddfa’r Cabinet.

[6.2] Bydd y Prif Weithredwr yn sicrhau bod Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn gweithredu yn unol â pholisïau a phrosesau corfforaethol adrannol sy’n darparu gweithlu ymgysylltiol, amrywiol a chymwys i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus ac sy’n caniatáu i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus gwrdd â’i holl oblygiadau statudol perthnasol.

[6.3] Mae’r Prif Weithredwr yn gyfrifol am sicrhau bod Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cydymffurfio gyda fframwaith ymgysylltiad cyfunol yr adran mewn perthynas ag ymgynghori gydag ochr yr undeb llafur.

[6.4] Bydd y staff yn cydymffurfio gyda’r cyfyngiadau ar ddatgelu gwybodaeth sydd i’w cael ym mholisi sicrwydd gwybodaeth Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.

Y ddarpariaeth gwasanaethau corfforaethol ac arweiniad gweithredol

[6.5] Bydd yr adran yn darparu nifer o swyddogaethau cefnogi i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus naill ai fel gwasanaeth a rennir neu drwy fodel o arweiniad gweithredol lle mae gofynion yr adran a gofynion Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn alinio. Gallai’r swyddogaethau yma gynnwys:

• cyllid strategol
• cyfathrebu
• technoleg gwybodaeth a chyfathrebu
• adnoddau dynol
• rheolaeth fasnachol a chontract
• ystadau ac adnoddau
• sicrhau gwybodaeth ac ymdrin â digwyddiadau yn ymwneud â data (neu ddigwyddiadau sylweddol sy’n ymwneud â data personol)
• gwasanaethau cyfreithiol

[6.6] Mae rhai o’r swyddogaethau cefnogi yma’n cael eu darparu gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, mae eraill yn cael eu darparu gan yr adran.

[6.7] Bydd yr adran a Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn trafod ac yn cytuno ar ddarpariaeth a rheolaeth y gwasanaethau fel y bo’n briodol. Wrth wneud hynny, bydd angen rhoi ystyriaeth i swyddogaethau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus a’r ffaith fod angen i’r gwasanaethau yma fod yn addas i’r pwrpas ac yn gost effeithiol.

Cwynion ac ymgyfreitha

[6.8] Pan dderbynir cwynion am Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus neu faterion sy’n rhan o gylch gwaith Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, bydd yr adran yn cyfeirio’r rhain at Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus i dderbyn sylw. Mae’r adran yn cadw’r awdurdod fodd bynnag, i reoli proses gwynion yn uniongyrchol yn yr achosion mwyaf difrifol.

[6.9] Fel y mae wedi’i nodi yn adran 4, bydd y Gwarcheidwad Cyhoeddus yn sicrhau bod Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn gweithredu yn unol â threfn gwyno a gyhoeddwyd sy’n eglur a hygyrch i bob defnyddiwr.

[6.10] Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn atebol i awdurdodaeth Ombwdsmon y Senedd a’r Gwasanaeth Iechyd (PHSO) fel llwybr uwchgyfeirio ar gyfer cwynion a wneir yn erbyn Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus.

[6.11] Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn ymdrin ag unrhyw ymgyfreitha sy’n codi o’i gweithgareddau gweithredol, yn cynnwys twrneiod adrannol a swyddogion eraill ar y cam cynharaf bosib.

Hawl i weld gwybodaeth

[6.12] Bydd gan yr adran yr hawl i weld holl gofnodion a phersonél Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus fel sy’n ofynnol i weithredu goblygiadau’r adran a’r Prif Swyddog Cyfrifyddu ac i unrhyw bwrpas arall, yn cynnwys, er enghraifft, archwiliadau nawdd ac ymchwiliadau gweithredol.

Diogelwch a sicrwydd gwybodaeth

[6.13] Mae’n rhaid i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus gydymffurfio gyda safonau’r llywodraeth ar gyfer rheoli diogelwch a risgiau i wybodaeth fel y maent wedi eu disgrifio yn safonau gwybodaeth y llywodraeth (a lle mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wedi’i diogelu gan y fframwaith polisi diogelwch, mae’n cydymffurfio gyda’i gofynion) lle maent yn cyfnewid gwybodaeth gyda’r adran neu adrannau eraill wrth wneud rôl fusnes, neu wrth ddarparu gwasanaeth ar ran y llywodraeth. Os bydd yr adran yn gofyn am hynny, darperir gwybodaeth yn ymwneud ag unrhyw wendid sylweddol o ran cwrdd â’r safonau yma i’w chynnwys yn yr adroddiad trosolwg rheoli risgiau i ddiogelwch blynyddol gan yr adran i Swyddfa’r Cabinet.

Iechyd a dioegwlch galwedigaethol

[6.14] Dylai Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus sicrhau bod polisïau a dogfennaeth iechyd a diogelwch galwedigaethol priodol yn eu lle ac yn cael eu defnyddio ac yn cydymffurfio gyda’r ddeddfwriaeth berthnasol a’r polisi iechyd a diogelwch corfforaethol adrannol.

Rhyddid gwybodaeth a diogelu data

[6.15] Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn gweithredu ei goblygiadau o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth (FOI), y Ddeddf Diogelu Data (DPA) a’r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol, gan gynnwys sicrhau bod ceisiadau’n cael eu hateb mewn ffordd amserol, eu bod yn cydymffurfio gyda’r ddeddfwriaeth berthnasol a, lle bo’n berthnasol, yn cael eu darparu yn unol â phrosesau mewnol yr adran a gafodd eu cytyno ar gyfer ymdrin â cheisiadau.

[6.16] Yn ogystal, bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cadw cofnod monitro canolog o geisiadau Rhyddid Gwybodaeth a Deddf Diogelu Data a dderbynir ac yr ymdrinir â hwy. Gallai’r adran ofyn i’r wybodaeth hon gael ei chynnwys yn ystadegau’r adran.

Adolygiad o statws Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

[6.17] Mae’r adran yn cadw’r hawl i adolygu statws Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus fel y bo’n briodol.

[6.18] Bydd yr adran yn rhoi trefniadau ar waith i sicrhau bod Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cael ei dirwyn i ben yn drefnus, lle mae hyn yn codi oherwydd adolygiad neu o dan amgylchiadau eraill.

Llofnodwyd y cytundeb fframwaith yma ar y 29 Mawrth 2018.

Ysgrifennydd Parhaol, Y Weinyddiaeth Gyfiawnder

Gwarcheidwad Cyhoeddus i Gymru a Lloegr

Atodiad 1: Cydymffurfio â chyfarwyddiadau ac arweiniad corfforaethol drwy’r llywodraeth gyfan

Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cydymffurfio gyda’r rheolau a’r cyfarwyddiadau sydd wedi eu cynnwys yn y dogfennau a ganlyn:

• adrannau priodol o Llywodraethu corfforaethol yn adrannau’r llywodraeth: codau ymarfer da a chanllawiau
• Public sector internal audit standards
• Government financial reporting manual (FReM)
• Ffioedd a thaliadau, pennod 6 Rheoli Arian Cyhoeddus
• Bancio adrannol: llawlyfr i adrannau’r llywodraeth, atodiad 5.7 Rheoli Arian Cyhoeddus
• llythyrau perthnasol (Annwyl) Swyddog Cyfrifyddu
• Regularity, propriety and value for money
• Memorandwm y Swyddog Cyfuno, a llythyrau perthnasol Annwyl Swyddog Cyfuno
• arweiniad a chyfarwyddiadau (adrannol) perthnasol y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth
• arweiniad a chyfarwyddiadau perthnasol eraill a gyhoeddir gan Trysorlys EM mewn perthynas â holl gyfrifon y llywodraeth
• cyfarwyddyd ac arweiniad perthnasol arall a gyhoeddir gan yr adrannau canolog
• canllawiau a chyfarwyddiadau penodol a gyhoeddir gan yr adran
• argymhellion a wneir gan y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus, neu gan awdurdod Seneddol arall, sydd wedi cael eu derbyn gan y llywodraeth ac sy’n berthnasol i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cyfeirio at y dogfennau a ganlyn i gael arweiniad cyffredinol:

• Managing the risk of fraud: a guide for managers
• The Parliamentary and Health Service Ombudsman’s principles of good administration

Yn ogystal, bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cydymffurfio gyda pholisi mewnol yr adran yn y meysydd a ganlyn:

• polisi cyllid
• adnoddau dynol
• caffael
• rheoli risgiau

Holl ganllawiau a ffurflenni Cymraeg Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus