Canllawiau

Canllawiau i Ddirprwyon Proffesiynol

Cyhoeddwyd 13 Chwefror 2023

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

Mae safonau dirprwyon yr OPG yn rhestru nifer o gamau y disgwylir i chi eu cymryd fel dirprwy a benodwyd gan y Llys Gwarchod i wneud penderfyniadau ar ran person sydd heb y galluedd i wneud penderfyniadau penodol drosto’i hun (sef ‘P’, fel y mae’n cael ei alw yn y canllawiau hyn).

Mae’r canllawiau hyn wedi cael eu hysgrifennu’n benodol ar gyfer dirprwyon proffesiynol; maen nhw’n rhoi gwybodaeth ychwanegol am lynu wrth y safonau a pha gamau y mae angen i chi eu cymryd.

Gall y safonau fod yn berthnasol i faterion ariannol ac eiddo, i faterion iechyd a lles, neu’r naill a’r llall.

Disgwylir i chi lynu wrth yr holl safonau sy’n berthnasol i’ch math chi o benodiad, a darparu tystiolaeth o hynny pan fydd angen i chi wneud hynny.

Rhaid i chi gadw copïau o gofnodion, llythyrau, derbynebau, anfonebau, apwyntiadau, a manylion unrhyw benderfyniadau arwyddocaol sydd wedi cael eu gwneud ar ran P.

Fel dirprwy, rhaid i chi weithredu’n onest a chydag uniondeb, a gweithredu er lles pennaf P.

Yn ogystal â’r safonau craidd, mae’r canllawiau hyn yn rhoi sylw i’r camau gweithredu sy’n cael eu hystyried yn arferion gorau.

Safon 1: Rhwymedigaethau Dirprwyaeth

Rhaid i bob dirprwy ddeall a chyflawni ei rwymedigaethau, a chael y sgiliau a’r profiad i gyflawni ei rôl.

1a Ymwybyddiaeth o Ddeddf Galluedd Meddyliol 2005 (MCA), y Cod Ymarfer; a chanllawiau a gyhoeddwyd gan yr OPG

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Mae’r OPG yn disgwyl bod gan ddirprwyon proffesiynol yr arbenigedd technegol angenrheidiol i gyflawni eu rôl. Rhaid i chi fod yn gyfarwydd ag adrannau perthnasol y Ddeddf Galluedd Meddyliol, y Cod Ymarfer, a Rheoliadau Atwrneiaeth Arhosol, Atwrneiaeth Barhaus a Gwarcheidwad Cyhoeddus 2007, a’u deall. Rhaid i chi fod yn ymwybodol o faterion newydd a ddaw i’r amlwg sy’n cael eu disgrifio yn y gyfraith achosion, a chymryd camau priodol.

Mae’r OPG wedi cyhoeddi nodiadau ymarfer ar faterion penodol, sydd ar gael ar wefan GOV.UK.

Arferion gorau o ran y sgiliau a’r wybodaeth dechnegol y mae eu hangen ar ddirprwyon proffesiynol a’u staff

Dylech sicrhau bod pob aelod o staff a ddirprwywyd â chyfrifoldebau dirprwyaeth yn gwybod am rôl y Gwarcheidwad Cyhoeddus, a’u dyletswydd statudol i oruchwylio dirprwyon.

Dylech sicrhau bod staff yn gallu cael gafael ar arbenigedd a chyngor priodol ar fudd-daliadau gwladol, gofal iechyd parhaus, gofal nyrsio a ariennir gan y GIG, a chyllid o dan adran 117 o Ddeddf Iechyd Meddwl 1983.

Dylech sicrhau bod staff yn gwybod am gyllid a ffioedd yr awdurdod cyhoeddus ar gyfer gofal, a sut mae cael gafael ar gyngor ac arbenigedd priodol.

Dylech sicrhau eich bod chi’n gallu cael gafael ar arbenigedd a chyngor priodol ar ymddiriedolaethau a chynlluniau etifeddiaeth, a’ch bod yn gwybod sut i wneud cais am ewyllys statudol os bydd angen.

Dylech sicrhau bod gennych chi’r sgiliau i ddelio â gwrthdaro teuluol neu y gallwch gael gafael ar wasanaeth cyfryngu pan fydd yn briodol.

1b Deall awdurdod a rhwymedigaethau’r gorchymyn llys sy’n penodi’r dirprwy

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi gyflawni’r rhwymedigaethau a roddwyd gan eich gorchymyn dirprwyaeth, a pheidio â mynd y tu hwnt i’ch awdurdod.

1c Cyflwyno adroddiadau i’r OPG

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi lenwi adroddiad dirprwy a’i gyflwyno i’r OPG pan ofynnir i chi wneud hynny, fel arfer yn flynyddol.

Mae canllawiau ar lenwi a chyflwyno adroddiadau ar gael ar GOV.UK.

Rhaid i chi sicrhau bod yr holl wybodaeth a roddir yn yr adroddiad dirprwy yn gywir, a bod yr adroddiad yn cynnwys manylion unrhyw benderfyniadau arwyddocaol sydd wedi cael eu gwneud ar ran P.

1d Talu ffioedd goruchwylio

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Mae gwefan GOV.UK yn cynnwys gwybodaeth am y ffioedd a sut mae gwneud cais am gymorth i’w talu.

1e Sicrhau bod sicreb briodol ar waith

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi dalu premiymau blynyddol i ddarparwr y bond pan ofynnir i chi wneud hynny.

Os bydd gwerth ystad P yn cynyddu neu’n gostwng yn sylweddol, rhaid i chi ystyried a yw lefel y sicreb yn dal yn briodol. Er enghraifft, os bydd P yn derbyn taliad gan hawliad esgeuluster clinigol, efallai y bydd angen i chi wneud cais i’r llys i gynyddu gwerth y bond.

Rhaid i bob dirprwy proffesiynol drefnu yswiriant indemniad proffesiynol (PII). Dylai gweithwyr proffesiynol rheoledig lynu wrth y canllawiau ar yswiriant indemniad proffesiynol a ddarperir gan eu cyrff rheoleiddio perthnasol.

Wrth drefnu yswiriant indemniad proffesiynol, rhaid i chi ystyried y risg gyfunol bosibl i P yn unol â’r ffactorau a ddisgrifiwyd gan y Barnwr Marshall yn achos Baker v H [2009] EWHC B31 (Fam).

1f Ysgwyddo dyletswyddau ymddiriedol

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Ni chewch fanteisio ar eich safle, ac ni chaiff eich buddiannau personol wrthdaro â’ch dyletswyddau fel dirprwy.

Rhaid i chi osgoi unrhyw wrthdaro rhwng buddiannau; os bydd gwrthdaro ymddangosiadol neu wirioneddol rhwng buddiannau, rhaid i chi gydymffurfio â’r broses a ddisgrifir yn nyfarniad Re ACC and Others [2020] ECOP 9:

• Rhaid i chi geisio cael tri dyfynbris ar gyfer y gwaith gan dri darparwr gwahanol.
• Os yw’r costau rhagamcanol yn fwy na £2000 + TAW, rhaid i chi gael caniatâd y Llys Gwarchod cyn mynd i gostau.
• Os yw’r costau rhagamcanol yn llai na £2000 + TAW, nid oes rhaid cael caniatâd y llys. Dylid cynnwys manylion yn eich adroddiad dirprwy, gan gynnwys egluro pam mae’r penderfyniad sydd wedi cael ei wneud yn benderfyniad er lles pennaf P.
• Mewn sefyllfaoedd lle byddai cael tri dyfynbris yn costio mwy na’r gwaith sydd ar y gweill, dylech sicrhau bod y costau’n briodol ac yn gymesur. Mewn achosion o’r fath, rhaid i chi gynnwys manylion am eich penderfyniad yn yr adroddiad blynyddol.
• Os oes angen gwneud penderfyniad brys ar ran P ac nad oes digon o amser i wneud cais i’r llys, cewch fwrw ymlaen yn ôl eich cyfrifoldeb eich hun a gwneud ôl-gais am ganiatâd.

Ni chewch ddirprwyo’ch cyfrifoldebau dros benderfyniadau sy’n dibynnu ar eich disgresiwn chi, ond fe gewch chi ofyn am gyngor arbenigol neu broffesiynol yn unol â Chod Ymarfer y Ddeddf Galluedd Meddyliol, pennod 8, paragraffau 8.61 ac 8.62.

1g Gwneud ceisiadau llys priodol

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Efallai y bydd gofyn i chi wneud ceisiadau i’r Llys Gwarchod pan fydd angen; er enghraifft, i amrywio telerau’r gorchymyn dirprwyaeth.

Dylech wybod a deall gweithdrefnau ac arferion y Llys Gwarchod.

Os bydd angen i chi weithredu y tu hwnt i’r awdurdod a roddwyd gan eich gorchymyn dirprwyaeth, rhaid i chi ofyn am ganiatâd y llys i wneud hynny. Dylid gofyn am ganiatâd ymlaen llaw lle bynnag y bo modd.

Yn unol ag Re ACC and Others, rhaid i chi gael caniatâd penodol gan y llys i ymgyfreitha ar ran P, ac eithrio pan fydd yr achos arfaethedig o ymgyfreitha yn ymwneud â mater ariannol ac eiddo sydd i’w wrando yn y Llys Gwarchod.

Os ydych chi wedi cael eich penodi’n ddirprwy materion ariannol ac eiddo, fe gewch chi ofyn am gyngor cyfreithiol ar gyfer P, neu ar ran P, mewn achosion diwrthwynebiad. Byddai’ch awdurdod chi i wneud penderfyniad neu i gyflawni gweithred mewn perthynas â materion ariannol ac eiddo P ond yn ymestyn hyd at ac yn cynnwys derbyn y Llythyr Ymateb, ond dim pellach na hynny.

Nid oes gan ddirprwy materion ariannol ac eiddo unrhyw awdurdod i wneud penderfyniadau sy’n effeithio ar faterion iechyd a lles yn unig, gan gynnwys gofyn am gyngor a chymryd camau rhagarweiniol i ymgyfreitha.

1h Ystyried a oes angen dirprwyaeth o hyd

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi wneud cais i’r Llys Gwarchod os bydd P yn adennill ei alluedd i reoli ei faterion ei hun.

Dylech gadw mewn cof adran 16 o Ddeddf Galluedd Meddyliol 2005, sy’n datgan ei bod yn well cael penderfyniad llys na phenodi dirprwy i wneud penderfyniad.

Dylech hefyd ystyried a oes angen dirprwyaeth o hyd os bydd amgylchiadau P yn newid. Er enghraifft, efallai y byddai’n briodol i achos gael ei reoli fel penodeiaeth yr Adran Gwaith a Phensiynau os nad oes gan P lawer o asedau cyfalaf ac os daw ei holl incwm o fudd-daliadau gwladol.

Dim ond pan na ellir cymryd camau pwysig ac angenrheidiol heb ganiatâd y llys y dylai gorchmynion dirprwyaeth iechyd a lles fod yn ofynnol. Ar ôl cymryd y camau hynny, rhaid i chi ystyried a oes angen gorchymyn dirprwyaeth o hyd ac, os oes angen, gwneud cais i’r llys i ddiddymu’r ddirprwyaeth.

Rhaid i unrhyw benderfyniad i ddiddymu dirprwyaeth er mwyn cael penodeiaeth ystyried unrhyw ffactorau diogelu a risgiau ychwanegol.

Rhaid i chi roi gwybod i’ch rheolwr achos Goruchwylio os ydych chi’n bwriadu gwneud cais i ddiddymu’ch dirprwyaeth.

Rhaid i chi roi gwybod i’r OPG os bydd P yn marw.

1i Rhoi gwybod i’r OPG ar unwaith am unrhyw newidiadau i’r atebion a roddwyd yn COP4

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Wrth ymgeisio i fod yn ddirprwy, fe wnaethoch chi ddarparu gwybodaeth bwysig ar ffurflen COP4. Rhaid i chi roi gwybod i’ch rheolwr achos Goruchwylio os bydd unrhyw wybodaeth a ddarparwyd yn newid. Rhaid i chi roi gwybod i ni os:

• ydych chi wedi eich cael yn euog o drosedd
• ydych chi wedi cael eich datgan yn fethdalwr, wedi cael eich gwneud yn ddyledwr o dan Drefniant Gwirfoddol Unigol, neu’n destun Gorchymyn Rhyddhad Dyled
• yw busnes rydych chi’n ymwneud ag ef yn dod yn destun trefn ansolfedd gydnabyddedig
• ydych chi’n ymwybodol o unrhyw wrthdaro gwirioneddol neu ymddangosiadol rhwng buddiannau a allai effeithio ar eich rôl chi fel dirprwy. Dylech roi gwybod i ni’n arbennig am unrhyw rai nad oes modd eu datrys gan ddefnyddio’r prosesau a ddiffiniwyd yn Re ACC and Others
• ydych chi bellach yn methu gweithredu fel dirprwy oherwydd salwch neu ffactorau eraill

Rhaid i chi roi gwybod i’ch rheolwr achos Goruchwylio am unrhyw newidiadau yn eich manylion cyswllt chi ac ym manylion cyswllt P.

Rhaid i chi wneud darpariaeth addas ar gyfer dirprwy arall os byddwch chi’n penderfynu rhoi’r gorau i’ch rôl.

Byddwch chi’n dal yn ddirprwy a benodwyd gan y llys nes i chi gael eich rhyddhau. Os byddwch chi’n gadael eich swydd, rhaid i chi ystyried sut bydd eich achosion yn dal i gael eu rheoli.

Safon 2: Gwneud penderfyniadau er lles pennaf

Rhaid i bob dirprwy gydymffurfio ag egwyddorion penderfyniadau er lles pennaf.

2a Cydymffurfio ag adran 4 o’r Ddeddf Galluedd Meddyliol, gan gynnwys ystyried barn personau perthnasol

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi sicrhau bod eich holl benderfyniadau yn cael eu gwneud gyda lles pennaf P mewn golwg. Wrth wneud penderfyniadau rhaid i chi ystyried teimladau a dymuniadau P yn y gorffennol, a’r credoau a’r gwerthoedd a fyddai wedi dylanwadu ar ei ffordd o ymdrin â’r mater pe byddai wedi cadw ei alluedd.

Rhaid i chi ymgynghori â phobl eraill i gael eu barn am les pennaf P os yw’n briodol ac yn ymarferol gwneud hynny. Gallai hyn gynnwys gofalwyr, aelodau o’r teulu ac unrhyw un yr oedd P wedi’i enwi’n flaenorol fel rhywun i ymgynghori â nhw ynghylch y mater dan sylw.

Rhaid i chi gadw cofnodion llawn o sgyrsiau â P a phersonau perthnasol, gan gynnwys tystiolaeth o ddymuniadau a theimladau P. Rhaid i chi sicrhau bod asesiadau ffurfiol o alluedd meddyliol yn cael eu cynnal pan fydd hynny’n briodol.

2b Cynnwys P mewn penderfyniadau

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi gynnwys P yn y broses o wneud penderfyniadau, hyd ag y mae modd. Rhaid i chi ystyried galluedd P i wneud penderfyniadau penodol ar yr adeg berthnasol.

Safon 3: Rhyngweithio â P

Rhaid i bob dirprwy ymgysylltu â P mewn modd priodol, gan ystyried amgylchiadau unigol P.

3a Ymweld â P o leiaf unwaith y flwyddyn

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi ymweld â P ac asesu ei anghenion yn rheolaidd; rhaid ymweld o leiaf unwaith y flwyddyn.

Rhaid i chi ddangos ymwybyddiaeth o amgylchiadau P a rhoi cyfiawnhad dros ymweliadau amlach os bydd angen. Rhaid i ddirprwyon sicrhau bod achosion lle mae P yn cysylltu’n aml â’r dirprwy yn cael eu rheoli’n briodol, gan leihau’r gost ychwanegol i P cymaint â phosibl.

Arferion gorau wrth ymgysylltu â P

Dylech gofnodi teimladau, dymuniadau, credoau a diddordebau blaenorol a phresennol P, a’u trafod â P, teulu P a’r darparwyr gofal.

Dylech gysylltu’n rheolaidd ag aelodau o’r teulu a’r gofalwyr, a sicrhau eu bod yn rhan o’r broses o wneud penderfyniadau er lles pennaf P pan fydd yn briodol.

Dylech fynd ati’n rheolaidd i adolygu anghenion, gwariant a galluedd P i drin arian.

Dylech ddefnyddio ffyrdd priodol o gyfathrebu â P, er enghraifft, yn ei ddewis iaith.

Safon 4: Rheolaeth ariannol

Rhaid i bob dirprwy reoli materion ariannol P yn briodol, gan ddibynnu ar asedau penodol ystad P.

Rhaid i chi sicrhau bod costau dirprwyaeth yn gymesur ag asedau P. Pan fydd eich gorchymyn dirprwyaeth yn amodi bod ffioedd yn sefydlog, rhaid i chi ddilyn Cyfarwyddyd Ymarfer 19B.

Ffurflen adroddiad dirprwy proffesiynol (OPG105)

Wrth gyflwyno’ch adroddiad gan ddefnyddio’r ffurflen Ffioedd dirprwy proffesiynol (OPG105) i’r OPG, rhaid i chi roi manylion y ffioedd, gan gynnwys amcangyfrif o’r ffioedd disgwyliedig ar gyfer y 12 mis nesaf.

Os oes gennych chi ganiatâd i gael asesiad o’ch ffioedd, rhaid i chi hefyd gyflwyno copi o’r ffurflen i Swyddfa Costau’r Uwchlysoedd (SCCO).

Os yw’r costau fwy nag 20% yn fwy na’r amcangyfrif o’r gwerth, rhaid i chi roi gwybod i’ch rheolwr achos Goruchwylio a Swyddfa Costau’r Uwchlysoedd (SCCO).

4a Sicrhau bod taliadau a hawliadau budd-dal yn gyfredol

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi sicrhau eich bod wedi gwneud cais am unrhyw fudd-daliadau y mae P yn gymwys i’w cael, a hynny o fewn tri mis i gael eich gorchymyn dirprwyaeth. Dylech adolygu budd-daliadau P o leiaf unwaith y flwyddyn. Mae manylion llawn y budd-daliadau presennol ar gael ar wefan yr Adran Gwaith a Phensiynau.

4b Gwahanu arian

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Pan gewch chi’ch penodi’n ddirprwy, rhaid i chi agor cyfrif dirprwyaeth yn enw P.

Rhaid i gyfreithwyr sy’n rheoli arian ar ran P lynu wrth Reolau Cyfrifon yr Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr (SRA). Mae Rheol 4.1 yn datgan ei bod yn rhaid i arian y cleient gael ei gadw ar wahân i arian sy’n eiddo i’r corff awdurdodedig.

Mae Rheol 3.3 yn rhoi cyfyngiadau ar ddefnyddio cyfrifon cleientiaid:

Chewch chi ddim defnyddio cyfrif cleient i ddarparu cyfleusterau bancio i gleientiaid neu drydydd partïon. Rhaid i daliadau i gyfrif cleient, a throsglwyddiadau neu ddidyniadau o gyfrif cleient, fod yn gysylltiedig â’r gwasanaethau rheoledig a ddarperir gennych chi.

Mae’r OPG wedi cyhoeddi nodyn ymarfer ar gyfrifon cleientiaid cyfreithwyr, sy’n amlinellu’r arferion gorau ar gyfer rheoli arian P. Mae’r nodyn ymarfer yn cyfeirio at reoli arian sy’n cael ei ddal gan ddirprwyon sydd hefyd yn gyfreithwyr rheoledig. Fodd bynnag, mae’r egwyddorion yn berthnasol i bob dirprwy proffesiynol.

4c Cyflawni cynlluniau a rhwymedigaethau treth

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi sicrhau bod yr holl rwymedigaethau treth yn cael eu cyflawni. Dylech ystyried a oes angen cyngor arbenigol arnoch i’ch helpu i wneud hynny.

4d Rheoli buddsoddiadau

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi reoli buddsoddiadau P er mwyn cael yr elw mwyaf posibl, gyda chyn lleied o risg â phosibl. Gallwch ofyn am gyngor proffesiynol neu arbenigol os yw buddsoddiadau P yn gymhleth. Fodd bynnag, os darperir cyngor ariannol gan aelod o’ch cwmni eich hun, rhaid i chi ystyried gwrthdaro posibl rhwng buddiannau fel y disgrifir yn adran 1f ‘Ysgwyddo dyletswyddau ymddiriedol’.

Rhaid i chi ystyried eich dyletswydd ymddiriedol wrth reoli buddsoddiadau a gweithredu er lles pennaf P. Os yw’ch buddiannau chi yn gysylltiedig â buddiannau P, fel buddsoddiad yn eich busnes, rhaid i chi wneud cais i’r llys i gael caniatâd.

Arferion gorau wrth reoli buddsoddiadau

Dylech adolygu buddsoddiadau P yn rheolaidd i ystyried a ydyn nhw’n addas, ac a ddylid eu hamrywio yn unol â hynny. Efallai y bydd angen cael cyngor proffesiynol neu arbenigol i helpu i adolygu hynny.

Dylech ystyried amgylchiadau P, fel ei oedran a’i ddisgwyliad oes, maint ei ystad, unrhyw oblygiadau ariannol sy’n deillio o amrywio’r buddsoddiadau, a’i anghenion ariannol yn y dyfodol.

Wrth benderfynu ar lefel y risg a chyfnod y buddsoddiad, dylech ystyried amgylchiadau P, fel ei oedran ac unrhyw gyflyrau iechyd corfforol neu iechyd meddwl.

Dylech wneud trefniadau buddsoddi yn unol â dymuniadau a phatrwm blaenorol P, os yw hynny’n dal er lles pennaf P.

Dylech ystyried anghenion P ar hyn o bryd a’i anghenion yn y dyfodol wrth ystyried hyd y buddsoddiad – er enghraifft, a fydd angen arian i dalu am ofal.

Yn gyffredinol, mae buddsoddiadau tymor byr, isel eu risg yn fwy addas os yw disgwyliad oes P yn is (llai na 5 mlynedd) oherwydd henaint neu gyflwr sy’n byrhau bywyd. Gallai buddsoddiad tymor hwy gyda lefel isel i ganolig o risg fod yn addas i berson iau sydd heb unrhyw gyflyrau iechyd sy’n byrhau bywyd, os oes gan y person lawer o arian.

Dylai pob buddsoddiad gael ei wneud yn enw P, oni bai fod gennych chi ganiatâd i wneud yn wahanol. Os nad yw’n bosibl cofrestru buddsoddiad yn enw P, am unrhyw reswm, dylech lofnodi gweithred ymddiriedolaeth neu gofnod arall sy’n cydnabod buddiant llesiannol P yn yr ased.

4e Rheoli rhwymedigaethau ariannol

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi sicrhau bod dyledion P yn cael eu talu’n brydlon, er enghraifft ffioedd gofal a biliau cyfleustodau.

4f Darparu lwfans personol

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi sicrhau bod gan P ddigon o lwfans personol i dalu am eitemau fel eitemau ymolchi a thriniaeth traed os ydyn nhw mewn gofal preswyl. Os yw P yn byw yn ei gartref ei hun neu mewn llety gwarchod, rhaid i chi ystyried lles pennaf P a’i alluedd i drin arian, a darparu digon o arian gwario i fodloni ei anghenion.

Arferion gorau wrth reoli materion ariannol P

Ar ôl cael eich penodi’n ddirprwy, dylech fynd ati i nodi a diogelu’r holl asedau a buddsoddiadau sydd gan P.

Dylech gael copi o ewyllys P, os yw’n bosibl. Gwnewch yn siŵr bod unrhyw eitemau penodol sy’n cael eu rhestru fel becweddau yn cael eu cadw’n ddiogel. Dylech fynd ati i brisio eitemau unigol pan fydd hynny’n briodol.

Rhaid i chi roi gwybod i fanciau a sefydliadau ariannol lle mae gan P gyfrif eich bod chi wedi cael eich penodi’n ddirprwy i P. Dylech hefyd roi gwybod i unrhyw ddarparwyr incwm ychwanegol, fel cwmnïau pensiwn preifat.

Dylech geisio adennill unrhyw arian neu asedau sy’n ddyledus i P, ar ffurf dyledion a benthyciadau, er enghraifft rhent gosod eiddo neu gredyd mewn cyfrifon cyfleustodau.

Arferion gorau o ran ariannu darpariaeth gofal

Pan gewch chi’ch penodi’n ddirprwy, dylech gysylltu ag unrhyw ddarparwyr gofal, rhoi gwybod iddyn nhw am eich penodiad, a darparu manylion cyswllt.

Dylech sicrhau bod darpariaeth gofal P yn cynnig gwerth da am arian, ac yn briodol i lefel yr arian sydd ar gael.

Os yw aelodau o’r teulu’n derbyn tâl am ddarparu gofal i P, dylech lynu wrth ganllawiau’r OPG ar daliadau gofal teulu.

Safon 5: Cadw cofnodion ariannol

Rhaid i bob dirprwy gadw cofnodion o benderfyniadau ariannol a gwariant. Pan fyddwch chi’n llenwi’r adroddiad dirprwy, bydd disgwyl i chi gynnwys cofnodion o unrhyw benderfyniadau ariannol sydd wedi cael eu gwneud ar ran P.

5a Diweddaru cofnodion ariannol

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi gadw derbynebau ac anfonebau ar gyfer pob trafodiad ariannol sy’n cael ei wneud ar ran P. Rhaid i chi gadw cofnodion o bob penderfyniad ariannol arwyddocaol.

Pan fyddwch chi’n llenwi’r adroddiad dirprwy, bydd disgwyl i chi gynnwys datganiadau sy’n ymwneud ag unrhyw benderfyniadau ariannol sydd wedi cael eu gwneud ar ran P.

5b Dangos sut mae penderfyniadau ariannol yn cael eu gwneud, a ffactorau perthnasol yn cael eu hystyried

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi sicrhau bod yr holl benderfyniadau ariannol arwyddocaol yn cael eu gwneud er lles pennaf P, ac nad oes unrhyw wrthdaro rhwng buddiannau yn y broses o wneud penderfyniadau.

Rhaid i chi sicrhau bod unrhyw benderfyniadau ynghylch rhoi rhodd yn cyd-fynd â’r awdurdod a roddwyd gan eich gorchymyn dirprwyaeth. Mae’r OPG wedi cyhoeddi canllawiau ar roi rhodd, sydd ar gael ar GOV.UK.

Safon 6: Rheoli eiddo

Rhaid i bob dirprwy reoli eiddo P yn unol â’r gorchymyn dirprwyaeth ac er lles pennaf P.

6a Diogelu eiddo P

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi sicrhau bod eiddo P yn ddiogel ac yn cael ei gynnal a’i gadw’n briodol. Rhaid i chi sicrhau bod yswiriant priodol ar waith ar gyfer yr adeilad a’r cynnwys, ac ymgyfarwyddo â thelerau’r polisi.

6b Gwerthu eiddo P

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo

Rhaid i chi sicrhau bod unrhyw benderfyniad i werthu eiddo P yn cael ei wneud gyda lles pennaf P mewn golwg. Rhaid i chi ymgynghori â phersonau priodol, os oes modd, gan gynnwys P a theulu P cyn gwneud y penderfyniad hwn. Rhaid i chi sicrhau bod yr eiddo’n cael ei werthu ar sail gwerth y farchnad, a chael o leiaf tri phrisiad os yw hynny’n bosibl.

Dim ond os yw’ch gorchymyn dirprwyaeth yn rhoi’r awdurdod i chi werthu eiddo P y cewch chi wneud hynny.

Arferion gorau o ran eiddo P (os nad yw P yn byw yno) pan gewch chi’ch gorchymyn dirprwyaeth

Dylech fynd ati i gael gwybod pwy sy’n berchen ar yr eiddo, drwy Gofrestrfa Tir EF.

Pan nad oes perchennog byw arall yn gallu gwneud hynny, dylech sicrhau mynediad i’r eiddo i wneud yn siŵr ei fod yn ddiogel.

Os yw P wedi cael ei symud i ofal preswyl, dylech ystyried a yw’n briodol symud eitemau sydd o werth sentimental i P i’w gartref newydd.

Dylech ystyried creu rhestr o’r holl bethau sy’n perthyn i P.

Os byddwch chi’n penderfynu gwerthu eitemau sy’n perthyn i P, dylech gadw cofnod o bob eitem sydd wedi cael ei gwerthu.

Dylech sicrhau bod post yn cael ei ailgyfeirio, a bod unrhyw gyfleustodau angenrheidiol yn dal i gael eu darparu.

Os yw P o dan ofal sy’n cael ei ariannu gan awdurdod cyhoeddus, dylech ystyried creu trefniant taliadau gohiriedig pan fydd hynny’n briodol ac er lles pennaf P.

Os oes unrhyw aelod o’r teulu’n byw yn yr eiddo, dylech adolygu unrhyw drefniadau sydd eisoes yn bodoli ac ystyried a fyddai taliadau rheolaidd i P yn briodol.

Os yw eiddo P yn cael ei osod, dylech ystyried a ddylid rhoi rhybudd i derfynu’r denantiaeth. Dylech sicrhau bod cytundebau tenantiaeth cyfreithiol cywir yn eu lle ac yn cael eu cynnal (bydd angen i chi sicrhau bod gennych chi ganiatâd y llys i derfynu cytundeb tenantiaeth, ac efallai y bydd angen i chi ystyried gofyn am gyngor arbenigol ar y gyfraith eiddo). Dylech ystyried trefnu yswiriant landlord.

Dylech gymryd camau rhesymol i sicrhau bod y tenantiaid yn cadw’r eiddo mewn cyflwr da, a chymryd camau priodol os ydyn nhw’n torri’r cytundeb tenantiaeth. Dylech fynd ati i sicrhau tystysgrifau archwiliad nwy ar gyfer teclynnau, boeleri a thanau nwy.

Dylech sicrhau bod archwiliadau trydanol yn cael eu cynnal, a bod tystysgrifau trydanol ar gael.

Mae canllawiau manwl ar osod eiddo ar gael ar wefan GOV.UK.

Bydd rhwymedigaeth treth os yw eiddo P yn cynhyrchu incwm rhent. Mae canllawiau ar dalu treth fel landlord ar gael gan Gyllid a Thollau EF.

Arferion gorau o ran eiddo P (os yw P yn byw yno) pan gewch chi’ch gorchymyn dirprwyaeth

Dylech ystyried a yw’r eiddo’n bodloni anghenion P. Dylech ystyried comisiynu cynllun gofal neu adroddiad therapi galwedigaethol, a sicrhau bod unrhyw addasiadau angenrheidiol yn cael eu gwneud.

Dylech adolygu unrhyw drefniadau tenantiaeth neu forgais, a mynd ati i gael y gweithredoedd perchnogaeth os bydd angen.

Os oes cytundeb tenantiaeth ar waith, dylech ystyried trefnu yswiriant atebolrwydd tenantiaid.

Dylech fynd ati i sicrhau tystysgrifau archwiliad nwy ar gyfer teclynnau, boeleri a thanau nwy.

Dylech sicrhau bod archwiliadau trydanol yn cael eu cynnal, a bod tystysgrifau trydanol ar gael. Os mai P sy’n gyfrifol am dalu biliau cyfleustodau, mae angen cytuno ar unrhyw gyfraniadau sydd i’w gwneud gan aelodau eraill o’r aelwyd.

Safon 7: Penderfyniadau sy’n ymwneud yn benodol ag iechyd a lles

Rhaid i bob dirprwy a benodir mewn achosion iechyd a lles gydymffurfio â’r awdurdod a roddwyd gan y gorchymyn dirprwyaeth, a sicrhau bod yr OPG yn cael gwybod am benderfyniadau allweddol sy’n cael eu gwneud ar ran P.

7a Penderfynu ble y dylai P fyw

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion iechyd a lles

Yn eich adroddiad dirprwy, rhaid i chi gynnwys manylion unrhyw benderfyniadau rydych chi wedi’u gwneud sy’n ymwneud â ble y dylai P fyw.

Arferion gorau wrth benderfynu ble y dylai P fyw

Os yw P yn talu am ei lety ei hun, gallwch ddewis unrhyw lety ar gyfer P ar yr amod ei fod yn bodloni anghenion P a’ch bod chi’n dilyn egwyddorion y Ddeddf Galluedd Meddyliol. Os nad yw P yn talu am ei lety ei hun, dylech weithio ochr yn ochr â’r darparwr cyllid a cheisio dod i gytundeb ar y cyd gyda lles pennaf P mewn golwg.

7b Penderfynu pwy ddylai gael cyswllt â P

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion iechyd a lles

Ni fydd gennych y pŵer i wahardd person sy’n cael ei enwi rhag cael cyswllt â P yn eich gorchymyn dirprwyaeth. Bydd angen ystyried yn ofalus unrhyw gyfyngiadau rydych chi eisiau eu rhoi ar gyswllt â P, oherwydd mae’n bosibl y bydd angen gorchymyn llys ar eu cyfer.

Yn eich adroddiad dirprwy, rhaid i chi gynnwys manylion unrhyw benderfyniad i gyfyngu ar gyswllt neu ymweld â P. Os ydych chi’n credu bod angen gwahardd person sy’n cael ei enwi rhag ymweld er lles pennaf P, bydd angen i chi wneud cais i’r Llys Gwarchod.

7c Cydsynio i driniaeth

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion iechyd a lles

Yn eich adroddiad blynyddol, rhaid i chi gynnwys manylion unrhyw benderfyniadau rydych chi wedi’u gwneud i ganiatáu neu wrthod gofal iechyd ar gyfer P. Dylech hefyd ystyried pa benderfyniadau sy’n debygol o fod angen eu gwneud yn y flwyddyn i ddod. Os oes triniaeth gyfredol, rhaid i chi gyfeirio ati’n glir yn yr adroddiad dirprwy.

Arferion gorau o ran darparu gofal iechyd

Pan gewch chi’n penodi’n ddirprwy, rhaid i chi hysbysu clinigwyr, darparwyr gofal a gweithwyr iechyd proffesiynol eraill am y gorchymyn dirprwyaeth.

Dylech adolygu anghenion iechyd a lles P o leiaf unwaith y flwyddyn i sicrhau nad yw ei anghenion wedi newid, a’u bod yn dal i gael eu bodloni.

Safon 8: Rhwymedigaethau ychwanegol

Rhaid i ddirprwyon ystyried y rhwymedigaethau ychwanegol canlynol

8a Archwilio ffeiliau achos mewnol

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi sicrhau bod ffeiliau achos yn destun archwiliad mewnol rheolaidd, gan lynu wrth ganllawiau’ch corff rheoleiddio pan fydd hynny’n briodol.

8b Cyflawni rhwymedigaethau proffesiynol

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi gydymffurfio â’r cod ymddygiad a gyhoeddwyd gan eich corff rheoleiddio perthnasol pan fydd hynny’n briodol, a gyda’r ymddygiad y mae’r OPG yn ei ddisgwyl.

Rhaid i gyfreithwyr sicrhau bod tasgau’n cael eu cyflawni gan y person priodol sy’n ennill y ffi, yn unol â chymhlethdod y gwaith. Os yw’r gorchymyn dirprwyaeth yn caniatáu i gostau gael eu hasesu, rhaid darparu biliau cynhwysfawr o’r costau i Swyddfa Costau’r Uwchlysoedd wrth gyflwyno’r adroddiad blynyddol.

8c Rhoi gwybod i’r OPG ar unwaith am unrhyw ymchwiliad neu achos sydd ar waith

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi roi gwybod i’ch rheolwr achos Goruchwylio os ydych chi, neu P, yn destun achos sifil neu ymchwiliad gan yr heddlu.

Rhaid i ddirprwyon rheoledig roi gwybod i’r OPG os ydyn nhw’n destun ymchwiliad gan y corff rheoleiddio.

8d Rhoi gwybod i’r OPG am bryderon ynghylch dirprwyon eraill

Yn berthnasol i’r canlynol: Materion ariannol ac eiddo, materion iechyd a lles

Rhaid i chi roi gwybod i’ch rheolwr achos Goruchwylio am unrhyw bryderon sydd gennych chi am weithredoedd dirprwy arall, gan gynnwys unrhyw ddirprwy yn eich cwmni eich hun.

Arferion gorau mewn perthynas â dirprwyon proffesiynol sy’n ymwneud â threfniadaeth a phrosesau swyddfa mewnol effeithiol.

Dylech sefydlu trefn lywodraethu glir rhwng y dirprwy sy’n cael ei enwi a’r staff sy’n cael eu dirprwyo i gyflawni swyddogaethau’r rôl o ddydd i ddydd.

Dylech gadw cofnod o’r holl staff sydd ag awdurdod dirprwyedig i gyflawni tasgau gan y dirprwy, gan gynnwys rhestr o’r llofnodwyr.

Dylech ddangos bod goruchwyliaeth fewnol uwch ddigonol o broses y ddirprwyaeth drwyddi draw.

Pan fydd lefel o’r broses o wneud penderfyniadau yn cael ei dirprwyo, dylech sicrhau bod y meini prawf ar gyfer gwneud penderfyniadau ynghylch awdurdodi’r dirprwy yn cael eu diffinio’n glir a’u deall.

Dylech sicrhau bod yr holl systemau ariannol, diogelwch, rheoli, sefydliadol a rheoli ansawdd angenrheidiol ar waith o ran systemau cyfrifyddu; trin arian parod, bancio a mynediad at gyfrifon banc; gwahanu arian P, TG a sicrwydd gwybodaeth.

Dylech gynnal polisïau clir ar ddiogelu data, parhad busnes, bancio a thrin arian.

Dylech sicrhau bod prosesau ar waith i ddiogelu cyfrinachedd ar bob mater sy’n ymwneud â P.

Dylech gynnal adolygiadau rheolaidd o’r gymhareb staff i achosion dirprwyaeth.

Dylech sicrhau bod cyfleoedd ar gael i staff gynnal trafodaethau achos â chydweithwyr neu uwch reolwyr.

Dylech sicrhau bod digon o staff ar gael yn ystod gwyliau ac absenoldebau staff.

Dylech sicrhau bod cyfieithwyr a dehonglwyr ar gael yn ôl yr angen.

Dylech sicrhau bod pob parti yn deall y drefn delio â chwynion, a bod opsiynau ar gael i ddatrys anghydfodau’n brydlon.

Dylech sicrhau bod gan bob parti perthnasol eich manylion cyswllt.

Dylech sicrhau bod yr holl staff yn ymwybodol o’r gweithdrefnau ar gyfer delio â materion diogelu a chyfeirio achosion at yr awdurdod perthnasol.