Canllawiau

Hysbysiad preifatrwydd Swyddfa'r Gwarcheidwad Cyhoeddus: ymchwil y cwsmer

Diweddarwyd 29 Mai 2019

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi’r safonau y gallwch eu disgwyl gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (OPG):

• pan fyddwn yn dal neu’n gofyn am wybodaeth bersonol (‘data personol’) amdanoch chi
• sut y gallwch gael copi o’ch data personol
• yr hyn y gallwch ei wneud os byddwch yn credu bod y safonau heb gael eu cyflawni

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn asiantaeth weithredol i’r Weinyddiaeth Gyfiawnder (MOJ).

Yr Weinyddiaeth Gyfiawnder yw’r rheolwr data ar gyfer yr wybodaeth bersonol a gasglwn.

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn casglu ac yn prosesu data personol ar gyfer arfer ei swyddogaethau ei hun a swyddogaethau cyhoeddus cysylltiedig. Mae’r rhain yn cynnwys gwneud gwaith ymchwil y cwsmer gyda’r nod o wella ein gwasanaethau a phrofiad y cwsmer.

Ynghylch data personol

Data personol yw gwybodaeth amdanoch chi fel unigolyn. Efallai mai eich enw, cyfeiriad, rhif ffôn neu gyfeiriad e-bost ydyw. Gallai hefyd gynnwys gwybodaeth am eich enw, rhyw neu gefndir ethnig.

Gwyddom mor bwysig yw hi i ddiogelu preifatrwydd cwsmeriaid a chydymffurfio â chyfreithiau diogelu data. Byddwn yn diogelu eich data personol a dim ond yn ei ddatgelu pan fydd y gyfraith yn dweud y cawn, neu gyda’ch caniatâd chi.

Mathau o ddata personol a broseswn

Dydyn ni ond yn prosesu data personol sy’n berthnasol i’r gwasanaethau a ddarparwn i chi. Gallai hyn gynnwys: * eich enw a’ch cyfeiriad * eich dyddiad geni * cefndir ethnig * rhyw * unrhyw sylwadau a wnewch yn ystod y gwaith ymchwil

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data

Rydym yn gyfrifol am ganfod ffyrdd o wella ein gwasanaeth. Rhan bwysig o hyn yw gofyn i’n cwsmeriaid am eu barn a’u sylwadau. I wneud hyn rydym yn gwneud gwaith ymchwil. Efallai y byddwn yn gofyn i chi gymryd rhan yn y gwaith ymchwil - mae hyn yn wirfoddol. Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a ddarparwch i geisio gwella ein gwasanaethau. Os cytunwch i gymryd rhan, gallwch dynnu allan unrhyw bryd drwy gysylltu â ni.

Ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth gydag unrhyw sefydliad arall heblaw eich bod yn cytuno i hynny yn gyntaf.

Rhannu gwybodaeth

Weithiau byddwn angen rhannu’r wybodaeth bersonol a broseswn gyda’r unigolyn ei hun ac hefyd gyda sefydliadau eraill. Pan fydd hyn yn angenrheidiol byddwn yn cydymffurfio gyda phob agwedd o’r deddfau diogelu data. Dyma rai o’r sefydliadau y gallem rannu eich gwybodaeth â nhw, ond nid pob un:

• awdurdodau lleol
• cartrefi gofal
• elusennau a gwasanaethau eiriolaeth
• gwasanaethau gofal iechyd
• cyfreithwyr
• SmartSurvey (i gynnal arolygon)

Byddwn yn rhoi gwybod i chi sut yr ydym yn mynd i rannu eich gwybodaeth os byddwch yn gwirfoddoli.

Er ein bod yn gwneud pob ymdrech i ddiogelu eich hawliau, o dan amgylchiadau penodol mae gennym ddyletswydd gyfreithiol i rannu eich gwybodaeth, hyd yn oed os nad ydych yn rhoi caniatâd. Gallai hyn gynnwys atal neu ganfod trosedd, diddordebau gwrth-derfysgaeth, a chyfrifoldebau diogelu gan gynnwys diogelu plant.

Yn yr achosion yma, efallai y bydd rhaid i ni rannu gwybodaeth gyda:

• yr heddlu
• cyrff eraill y llywodraeth
• gwasanaethau prawf neu garchardai
• awdurdodau lleol a gwasanaethau cymdeithasol

Nid yw’r rhestr hon yn gyflawn a byddwn yn gwneud unrhyw benderfyniad i rannu gwybodaeth ar sail yr achos penodol.

Am faint o amser y cadwn ddata personol

Byddwn yn cadw canlyniadau arolygon a chyfweliadau am 3 blynedd. Yna byddwn yn adolygu’r wybodaeth i weld a oes ei hangen o hyd neu a ddylai gael ei dinistrio.

Cael gafael ar ddata perosonol

Gallwch ganfod a ydym yn dal data personol amdanoch drwy wneud cais am fynediad at ddata gan y testun.

I ofyn am fanylion y data personol a ddaliwn, anfonwch eich cais i’r cyfeiriad yma:

OPG information assurance
PO Box 16185
Birmingham
B2 2WH

O dan amgylchiadau penodol gallai rhywfaint, neu’r cwbl, o’r wybodaeth a geisiwyd o dan gais am fynediad at ddata gan y testun gael ei ddal yn ôl. Gallai hyn gynnwys, ond nid yw wed’i gyfyngu i:

• ddatgelu gwybodaeth am unigolyn arall
• wybodaeth a rennir gyda’r heddlu neu gyrff eraill y llywodraeth, lle gallai datgelu’r wybodaeth effeithio ar ymchwiliadau troseddol neu drethiant
• unrhyw wybodaeth yn ymwneud â chyflyrau iechyd meddwl neu gorfforol unigolyn a wnaed gan, neu ar ran gweithiwr proffesiynol

Gallai gwybodaeth sy’n cael ei phasio ymlaen at y gwasanaethau cymdeithasol, neu sy’n cael ei derbyn gan y gwasanaethau cymdeithasol gael ei chyfyngu os yw’n debygol o effeithio ar waith cymdeithasol drwy achosi niwed difrifol i gyflwr neu iechyd meddwl neu gorfforol y sawl sydd wedi gwneud y cais neu unrhyw berson arall.

Pan fyddwn yn gofyn i chi am ddata personol

Rydym yn addo:

• rhoi gwybod i chi pam ein bod angen eich data personol a gofyn dim ond am y data personol yr ydym ei angen
• peidio casglu gwybodaeth sy’n amherthnasol neu’n ormodol
• y gallwch stopio bod yn rhan o ymchwil y cwsmer unrhyw bryd drwy roi gwybod i ni (byddwn yn cynnig y cyfle i chi wneud hynny gyda phob gohebiaeth)
• y gallwch gyflwyno cwyn i’r awdurdod goruchwylio
• diogelu eich data personol a sicrhau na all unrhyw berson heb yr awdurdod gael gafael arno
• rhannu eich data gyda sefydliadau eraill dim ond i bwrpasau cyfreithiol lle bo’n briodol ac angenrheidiol
• sicrhau nad ydym yn cadw’r data’n hirach nag sydd raid
• peidio gadael eich data personol yn agored i gael ei ddefnyddio’n fasnachol heb eich caniatâd
• ystyried eich cais i gywiro, stopio prosesu neu ddileu eich data personol

Gallwch gael rhagor o fanylion am:

• gytundebau sydd gennym gyda sefydliadau eraill i rannu gwybodaeth
• amgylchiadau lle gallwn basio gwybodaeth bersonol ymlaen heb ddweud wrthych, er enghraifft, i helpu i atal neu ganfod trosedd
• ein cyfarwyddiadau i staff ar sut i gasglu, defnyddio neu ddileu eich data personol
• y ffordd yr ydym yn gwirio bod yr wybodaeth a ddaliwn yn gywir ac wedi’i diweddaru
• sut i wneud cwyn
• sut i gysylltu â swyddog diogelu data’r Weinyddiaeth Gyfiawnder

I gael rhagor o wybodaeth am y materion yma, cysylltwch ar y cyfeiriad yma:

OPG information assurance
PO Box 16185
Birmingham
B2 2WH

Neu cysylltwch â:

MOJ data protection officer
Post point 10.38
102 Petty France
London
SW1H 9AJ

I gael rhagor o wybodaeth am y ffordd y mae gwybodaeth yn cael ei phrosesu, a pham, gwelwch yr wybodaeth a roddwyd i chi pan gawsoch afael ar ein gwasanaethau neu pan gysyllton ni â chi.

Y swyddog diogelu data

Os oes gennych unrhyw bryderon am y ffordd y mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn trin eich data personol, gallwch gysylltu â’r swyddog diogelu data (DPO).

Mae’r swyddog diogelu data’n darparu cyngor annibynnol ac yn monitro ein defnydd o wybodaeth bersonol. Gallwch gysylltu â’r swyddog diogelu data yn y cyfeiriad yma:

MOJ data protection officer
Post point 10.38
102 Petty France
London
SW1H 9AJ

Cwynion

Pan fyddwn yn gofyn i chi am wybodaeth byddwn yn cadw at y gyfraith. Os byddwch yn teimlo bod eich gwybodaeth wedi cael ei thrin yn anghywir, gallwch gysylltu â’r Comsiynydd Gwybodaeth i gael cyngor annibynnol am ddiogelu data.

Cysylltwch â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn y fan yma:

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113

Gwefan: www.ico.org.uk