Transparency data

Hysbysiad preifatrwydd ar gyfer arolygon defnyddwyr GLlTEM

Updated 24 May 2024

Applies to England, Scotland and Wales

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn pennu’r safonau y gallwch eu disgwyl gan Wasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EM (GLlTEM) pan fyddwch yn darparu gwybodaeth bersonol (‘data personol’) amdanoch trwy eich arolygon defnyddwyr; sut y gallwch gael copi o’ch data personol; a’r hyn y gallwch ei wneud os ydych yn credu nad yw’r safonau’n cael eu bodloni.

Mae GLlTEM yn un o asiantaethau gweithredol y Weinyddiaeth Gyfiawnder (MoJ). MoJ yw’r rheolydd data ar gyfer yr wybodaeth bersonol a gedwir gennym. Mae GLlTEM yn casglu ac yn prosesu data personol er mwyn gweithredu ei swyddogaethau cyhoeddus ei hun a rhai cysylltiedig. Mae’r rhain yn cynnwys: gweinyddu cyfiawnder, gorfodaeth troseddol a sifil a gwneud gwaith ymchwil ar gyfer datblygu polisïau cyfiawnder.

1. Gwybodaeth bersonol

Gwybodaeth sy’n ymwneud â chi fel unigolyn yw data personol. Gall gynnwys eich enw, eich cyfeiriad neu’ch rhif ffôn. Gall hefyd gynnwys gwybodaeth sensitif am eich lles corfforol a meddyliol, manylion am euogfarnau troseddol sydd wedi dod i ben neu beidio, tarddiad hiliol ac ethnig, cyfeiriadedd rhywiol a chredoau crefyddol, yn ogystal ag unrhyw wybodaeth a roddwch i ni drwy sylwadau y byddwch yn eu gwneud yn ein harolygon defnyddwyr.

Gwyddom pa mor bwysig yw diogelu preifatrwydd cwsmeriaid a chydymffurfio â chyfreithiau diogelu data. Byddwn yn diogelu eich data personol ac ni fyddwn yn ei ddatgelu ond pan fydd yn gyfreithlon i ni wneud hynny neu gyda’ch caniatâd chi.

2. Mathau o ddata personol rydym yn ei brosesu

Rydym ond yn prosesu data personol sy’n berthnasol i’r gwasanaethau gweinyddu cyfiawnder rydym yn eu darparu ar eich cyfer. O safbwynt ein harolygon defnyddwyr, byddwn ond yn gofyn am ddata personol os bydd hynny yn ein galluogi i fesur sut yr ydym yn bodloni anghenion ein defnyddwyr, neu’n ein helpu ni i ganfod sut y gallwn wella profiad y defnyddiwr.  Mae’r arolygon hyn yn gwbl ddienw gan nad oes modd i ni gysylltu ymateb ag unigolyn.  Fodd bynnag, os byddwch yn dewis darparu gwybodaeth sy’n cysylltu’r ymateb ag unigolyn neu’n rhoi sylwadau sy’n datgelu data personol, megis cyfeiriadau e-bost neu rifau achosion, yna efallai y bydd modd i ni adnabod pwy yw rhywun.

3. Pwrpas prosesu data a’r sail gyfreithlon dros brosesu

Rydym yn gweithio i ddiogelu’r cyhoedd a lleihau aildroseddu, darparu system cyfiawnder troseddol, sifil a theulu mwy effeithiol, tryloyw ac ymatebol i ddioddefwyr a’r cyhoedd; a diwygio’r system cyfiawnder troseddol, sifil, teulu a’r tribiwnlysoedd.  

Rydym yn casglu data personol yn uniongyrchol oddi wrthych chi i fesur sut yr ydym yn bodloni anghenion ein defnyddwyr, ac i’n helpu ni i ganfod sut y gallwn wella profiadau defnyddwyr.

4. Gyda phwy y gellir rhannu eich gwybodaeth

Bydd eich ymatebion llawn i arolwg ond yn cael eu rhannu’n fewnol o fewn GLlTEM, ond efallai y byddwn yn cynnwys eich sylwadau mewn deunyddiau y byddwn yn eu rhannu â chynulleidfaoedd allanol. Gallai hyn gynnwys adrannau gweinidogol eraill, sefydliadau cyhoeddus neu sefydliadau sydd â diddordeb yn y system gyfiawnder. Gallai hyn gynnwys, ond nid yw’n gyfyngedig i; Gwasanaeth Erlyn y Goron, Partneriaid Cyflawni GLlTEM, Cyngor ar Bopeth ac Awdurdodau Lleol.

5. Manylion trosglwyddiadau i drydedd wlad a mesurau diogelwch

Weithiau, efallai y bydd angen i ni drosglwyddo gwybodaeth bersonol dramor. Pan fydd angen gwneud hyn, gellir trosglwyddo gwybodaeth i wledydd o fewn a/neu y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (EEA). Bydd unrhyw drosglwyddiadau a wneir yn cydymffurfio’n llwyr â phob agwedd o’r gyfraith diogelu data.

6. Cyfnod cadw’r wybodaeth a gesglir

Bydd unrhyw wybodaeth bersonol y byddwch yn ei chynnwys mewn arolwg (er enghraifft os byddwch yn cynnwys eich manylion cyswllt er mwyn cymryd rhan mewn gwaith ymchwil pellach yn y dyfodol) yn cael ei dileu ar ôl 12 mis.  Os hoffech i’ch gwybodaeth gael ei dileu yn gynt na hyn, cysylltwch â ni gan ddefnyddio’r cyfeiriad sydd yn yr adran isod.

7. Mynediad at wybodaeth bersonol

Gallwch ganfod os oes gennym unrhyw ddata personol amdanoch drwy wneud ‘cais gwrthrych am wybodaeth’. Os hoffech wneud cais gwrthrych am wybodaeth, cysylltwch â:

Disclosure Team
Post point 10.38
102 Petty France
London
SW1H 9AJ
data.access@justice.gov.uk

8. Pan fyddwn yn gofyn am ddata personol gennych

Rydym yn addo eich hysbysu pam y bydd angen eich data personol arnom ac yn gofyn am y data personol sydd ei angen arnom yn unig; ni fyddwn yn casglu gwybodaeth amherthnasol neu ormodol:

• Lle bo hynny’n berthnasol, gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg:
• Gallwch gyflwyno cwyn i’r awdurdod goruchwylio;
• Byddwn yn diogelu’r data ac yn sicrhau nad oes neb heb awdurdod yn cael hawl i’w weld;
• Dim ond pan fo hynny’n briodol ac yn angenrheidiol y byddwn yn rhannu eich data â sefydliadau eraill at ddibenion cyfreithlon; neu pan fo’n ofynnol neu a ganiateir gan y gyfraith;
• Byddwn yn sicrhau nad ydym yn cadw’r data am gyfnod hirach na sydd angen;
• Ni fydd eich data personol ar gael at ddefnydd masnachol heb eich caniatâd, a
• Byddwn yn ystyried eich cais i gywiro, rhoi’r gorau i brosesu neu i ddileu eich data personol.

9. Gallwch gael rhagor o fanylion ynghylch:

• Cytundebau sydd gennym gyda sefydliadau eraill ar gyfer rhannu gwybodaeth;
• Amgylchiadau lle gallwn drosglwyddo’ch gwybodaeth bersonol heb roi gwybod i chi, er enghraifft, i’n helpu i atal a datrys troseddau neu i gynhyrchu ystadegau dienw;
• Ein cyfarwyddiadau i staff ynghylch sut i gasglu, defnyddio neu ddileu eich gwybodaeth bersonol;
• Sut rydym yn gwirio bod yr wybodaeth sydd gennym yn gywir ac yn gyfredol;
• Sut i gwyno; ac

Am ragor o wybodaeth ynghylch yr uchod, cysylltwch â swyddog diogelu data Y Weinyddiaeth Gyfiawnder:

Post point 10.38
102 Petty France
London
SW1H 9AJ
DPO@justice.gov.uk

Os hoffech gael rhagor o wybodaeth am sut a pham y mae eich gwybodaeth yn cael ei phrosesu, darllenwch yr wybodaeth a roddwyd ichi pan wnaethoch ddefnyddio ein gwasanaethau neu pan wnaethom ni gysylltu â chi.

10. Cwynion

Pan ofynnwn i chi am wybodaeth, byddwn yn cadw at y gyfraith. Os ydych yn teimlo bod eich gwybodaeth wedi cael ei thrin yn anghywir, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth am gyngor annibynnol ar ddiogelu data. Manylion cyswllt y Comisiynydd Gwybodaeth yw:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Ffôn: 0303 123 1113

ICO website