Transparency data

Polisi Preifatrwydd ar gyfer ffurflen Help i Dalu Ffioedd EX160

Updated 27 November 2023

1. Pwrpas

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn pennu’r safonau y gallwch eu disgwyl gan y Weinyddiaeth Gyfiawnder (MoJ) a Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EF (GLlTEF) pan fyddwn yn prosesu gwybodaeth bersonol (‘data personol’) amdanoch pan wneir cais am Help i Dalu Ffioedd gan ddefnyddio ffurflen EX160; sut gallwch gael mynediad at gopi o’ch data personol; a beth allwch ei wneud os ydych yn credu nad yw’r safonau’n cael eu bodloni.

Mae GLlTEF yn un o asiantaethau gweithredol y Weinyddiaeth Gyfiawnder (MoJ). MoJ yw’r rheolydd data ar gyfer y data personol a gedwir gennym. Mae GLlTEF hefyd yn casglu ac yn prosesu data personol i weithredu ei swyddogaethau cyhoeddus a’i rwymedigaethau cyfreithiol ei hun a rhai cysylltiedig.

Nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i’r data personol sy’n cael ei gasglu a’i reoli gan y llys/tribiwnlys a’u barnwyr pan maent yn gweithredu mewn capasiti barnwrol. Mae’r farnwriaeth yn annibynnol o MoJ a GLlTEF ac mae’r ddeddfwriaeth diogelu data yn ei heffeithio’n wahanol o ganlyniad i hyn. Am ragor o wybodaeth, ewch i www.judiciary.uk/data-privacy-notices/data-privacy.

2. Ynghylch data personol

Data personol yw gwybodaeth sy’n ymwneud ag unigolyn byw y gellir ei adnabod o’r data hwnnw.

Nid yw’n cynnwys gwybodaeth sy’n ymwneud â phobl sydd wedi marw, grwpiau neu gymunedau o bobl, sefydliadau neu fusnesau. Gall gynnwys eich enw, eich cyfeiriad neu’ch rhif ffôn. Gall hefyd gynnwys gwybodaeth am eich rhywedd, eich amgylchiadau ariannol, eich cefndir diwylliannol neu eich statws cymdeithasol.

Gwyddwn ei fod yn hynod bwysig i ddiogelu preifatrwydd bob unigolyn sy’n rhan o achos a chydymffurfio â deddfau diogelu data. Byddwn yn diogelu eich data personol ac ni fyddwn yn ei ddatgelu ond pan fydd yn gyfreithlon i ni wneud hynny neu gyda’ch caniatâd chi.

3. Mathau o ddata personol rydym yn ei brosesu

Rydym ond yn prosesu data personol sy’n berthnasol ar gyfer bodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol ac er mwyn gweinyddu cyfiawnder. Gall y math o ddata a gesglir o’r ffurflenni gynnwys: eich enw a’ch cyfeiriad, eich dyddiad geni, eich statws priodasol, rhif Yswiriant Gwladol, eich cyfeirnod Swyddfa Gartref os yw’n berthnasol, eich manylion cyswllt, eich amgylchiadau economaidd a gwybodaeth am blant sy’n ddibynnol arnoch. Gan amlaf bydd y data personol yn cael ei gasglu yn uniongyrchol gennych chi neu gan unigolyn arall sydd wedi cynnwys eich data mewn cais maent wedi’i gyflwyno.

4. Pwrpas prosesu data a’r sail gyfreithiol dros wneud hynny

Y prif reswm dros gasglu’r data yw i weinyddu cyfiawnder ac, yn ddienw, at bwrpas ystadegol ac ymchwil.

Rydym yn defnyddio eich data personol a gasglwyd ac a gadwyd mewn ffurflenni Help i Dalu Ffioedd ac a gafodd ei lwytho i gronfa ddata ddiogel i gwblhau hawliad am Help i Dalu Ffioedd. Bydd GLlTEF yn defnyddio unrhyw gyfeiriad e-bost neu gyfeiriad post a ddarperir gennych i gysylltu â chi ynghylch eich cais. Efallai byddwn hefyd yn defnyddio eich manylion i gysylltu â chi at ddibenion ymchwil neu i atal neu i ddatrys twyll. Gall eich data personol gael ei rannu ag adrannau eraill y Llywodraeth at ddibenion dilysu neu i’ch cynorthwyo gyda symud eich cais yn ei flaen.

Ffurflenni Help i Dalu Ffioedd

Rydym hefyd yn prosesu data personol a gafwyd mewn achosion tribiwnlys at ddibenion ystadegol. Mae’r data personol yn gwbl ddienw.

5. Pan fyddwn yn gofyn am eich data personol, byddwn:

• yn addo rhoi gwybod ichi pam bod angen eich data personol arnom
• ond yn gofyn am y data personol sydd ei angen arnom, ac ni fyddwn yn casglu gwybodaeth sy’n amherthnasol neu’n ormodol
• yn diogelu’r data ac yn sicrhau nad oes gan neb heb awdurdod fynediad ato
• efallai y byddwn yn ei rannu gyda sefydliadau eraill, ond dim ond pan fo hynny’n angenrheidiol ac fe’i ganiateir gan y gyfraith (gweler isod)
• yn sicrhau nad ydym yn ei gadw am fwy o amser na sydd angen.

Gallwch:

• wneud cais i gael mynediad at eich data personol neu ofyn iddo gael ei gywiro
• gwrthwynebu ein bod yn prosesu eich data personol neu ofyn i’r prosesu gael ei gyfyngu
• cyflwyno cwyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth (gweler isod).

6. Gyda phwy y gellir rhannu’r wybodaeth

Pan fyddwn yn rhannu data personol, byddwn yn cydymffurfio â phob agwedd o ddeddfau diogelu data. Gall y categorïau o sefydliadau y byddwn efallai yn rhannu eich data personol a gasglwyd mewn ffurflenni Help i Dalu Ffioedd, gyda hwy gynnwys asiantaethau sydd dan gontract i GLlTEF (e.e. asiantaethau cyfieithu ar y pryd, cyfryngu, trawsgrifio neu gyfieithu), adrannau eraill yn y Llywodraeth, tribiwnlysoedd neu lysoedd ac awdurdodau cyhoeddus o fewn neu tu allan i’r DU neu’r UE.

Ni fyddwn byth yn rhannu eich data gyda sefydliadau eraill at ddibenion marchnata, ymchwil i’r farchnad neu ddibenion masnachol, ac nid ydym yn anfon eich data personol ymlaen i wefannau eraill.

7. Mynediad at wybodaeth bersonol

Gallwch ganfod os oes gennym unrhyw ddata personol amdanoch drwy wneud ‘cais gwrthrych am wybodaeth’. Gallwch wneud cais gwrthrych am wybodaeth trwy anfon e-bost i: data.access@justice.gov.uk.

8. Gallwch gael rhagor o fanylion ynghylch:

• cytundebau sydd gennym gyda sefydliadau eraill ar gyfer rhannu data personol
• amgylchiadau lle gallwn drosglwyddo data personol heb roi gwybod i chi, er enghraifft, i helpu i atal a datrys trosedd neu i gynhyrchu ystadegau cyffredinol
• ein cyfarwyddiadau i staff ynghylch sut i gasglu, defnyddio neu ddileu eich data personol
• sut rydym yn gwirio bod y data personol sydd gennym yn gywir ac yn gyfredol
• sut i wneud cwyn

I gael rhagor o wybodaeth am y materion uchod neu ar gyfer unrhyw ymholiadau eraill, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data drwy anfon neges e-bost i: data.compliance@justice.gov.uk

9. Cwynion

Pan ofynnwn i chi am wybodaeth, byddwn yn cadw at y gyfraith. Os ydych yn credu bod eich gwybodaeth wedi cael ei thrin yn anghywir gan MoJ neu GLlTEF, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth i gael cyngor annibynnol ar ddiogelu data. Manylion cyswllt y Comisiynydd Gwybodaeth yw:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF
Ffôn: 0303 123 1113