Canllawiau

Nodyn ymarfer y Gwarcheidwad Cyhoeddus (PN9): Hawlio costau teithio fel awdurdod cyhoeddus neu ddirprwy proffesiynol (fersiwn y we)

Diweddarwyd 13 Mehefin 2017

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Crynodeb

Roedd Y Llys Gwarchod wedi diweddaru ei ganllawiau ymarfer ar gostau sefydlog yn y llys ar 1 Ebrill 2017. Mae’r diweddariad i ganllaw ymarfer B hyd at ran 19 o Reolaui’r Llys Gwarchod, sydd yn nodi:

• costau sefydlog gall cyfreithwyr ac awdurdodau cyhoeddus sydd yn gweithredu mewn achosion yn y LLys Gwarchod hawlio

• taliadau sefydlog gall cyfreithwyr a swyddogion awdurdodau cyhoeddus sydd yn gweithredu fel dirprwyon hawlio

Er bod y canllawiau ymarfer wedi eu hanelu yn bennaf at gyfreithwyr a dirprwyon awdurdodau cyhoeddus, gall y llys gyfarwyddo hefyd eu bod yn berthnasol i bobl broffesiynol eraill sydd yn gweithredu fel dirprwyon gan gynnwys cyfrifyddion, rheolwyr achos a phobl sydd yn gweithio i sefydliadau nid-er-elw.

Mae paragraff 21 o’r canllawiau ymarfer yn cyflwyno darpariaeth newydd, i ganiatáu i awdurdodau cyhoeddus a dirprwyon eraill yn y trydydd sector hawlio swm sefydlog ar gyfer costau teithio. Mae’r canllaw ymarfer hwn yn cynghori dirprwyon ar sut bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (OPG) yn arolygu hawliadau am gostau dan y paragraff hwn.

Rhychwant y canllaw ymarfer hwn

Canllaw cyffredinol yn unig yw hwn, yn nodi dehongliad y Gwarcheidwad Cyhoeddus o’r hyr yn ystyrir yn hawliad rhesymol dan ddarpariaeth newydd y llys. Noder mai’r Llys Gwarchod yn unig fedr benderfynu pa gostau a thaliadau y gellir eu derbyn.

Dylai dirprwyon wneud cais i’r llys os ydynt yn anghytuno gydag unrhyw beth yn yr arweiniad hwn neu os ydynt yn dymuno hawlio am rywbeth na chyfeirir ato yn nghanllaw ymarfer B. Yn yr un modd, rhaid i ddirprwyon weithredu yn unol â darpariaethau costau yn y gorchymyn llys sydd wedi eu hapwyntio.

Cyfrifoldebau dirprwyon ynghylch costau

Mae OPG yn disgwyl i ddirprwyon wneud penderfyniadau rheysmol ynghylch hawlio costau, gan ystyried yn ofalus pa deithiau sydd yn hanfodol ac er budd y cleient (y person maent yn gweithredu ar ei chyfer/gyfer) gyda’r angen i gadw pob cost a phrase cyn ised â phosibl.

Gall y Gwarcheidwad Cyhoeddus wneud cais i’r Llys Gwarchod am gyfarwyddiadau os yw’n ystyried bod hawliadau costau teithio dirprwy yn afresymol.

Beth ddylai costau teithio gynnwys?

Dywed canllawiau ymarfer y llys y gall dirprwyon hawlio costau teithio ar gyfradd o £40 am bob awr y treulir yn teithio, waeth beth yw tâl neu safle’r person sydd yn teithio yn y sefydliad.

Gall dirprwyon ond hawlio costau am deithiau a wneir i gyflawni eu dylestwswyddau. Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (OPG) yn ystyried bod hawlio costau nad ydynt yn berthnasol i waith dirprwy (er enghraifft, teithiau i gynnal adolygiadau gofal neu unrhyw weithrediadau statudol eraill) yn afresymol.

Mae OPG yn disgwyl bod y rhan fwyaf o hawliadau yn berthnasol i ymweliadau â’r cleient neu eu heiddo, ond gall dirprwyon hawlio hefyd os oes yn rhaid iddynt deithio am resymau eraill ynghlwm â’u gwaith fel dirprwyon (er enghraifft, i fynd i gyfarfod neu i fynd gyda chleient i apwyntiad gyda banc).

Pan fydd dirprwy yn hawlio costau teithio am fwy nag un ymweliad â chleient mewn blwyddyn, mae angen iddynt egluro pam yn eu hadroddiad blynyddol.

Ni all dirprwyon hawlio costau am deithiau maent yn eu gwneud cyn dyddiad y gorchymyn sydd yn eu hapwyntio fel dirprwy. Mae paragraff 16 o’r canllaw ymarfer ond yn dangos cyfraddau taliadau sefydlog am waith hyd at ac yn cynnwys dyddiad y gorchymyn.

Costau teithio am fwy nag un aelod o staff

Gellir hawlio’r gyfradd deithio fesul awr am fwy nag un aelod o staff pan ye’n hollol hanfodol ar gyfer yr achos a’r pryd hynny yn unig. Er enghraifft, gall asesiad risg fod wedi dangos bod angen i staff ‘ddyblu’ am resymau iechyd a diogelwch.

Mae angen i ddirprwyon gyfiawnhau hawliadau am fwy nag un aelod o staff yn eu hadroddiad blynyddol.

Sut i gyfrif costau teithio

Dylai dirprwyon gyfrif amser eu taith o’u gwaith i leoliad y cyfarfod ac yna ar gyfer y daith yn ôl. Os yw amser y daith yn fyrrach - er enghraifft, oherwydd eu bod yn teithio o’u cartref - yna dylent hawlio’r swm is. Os yw’r daith yn hirach oherwydd eu bod yn teithio o’u cartref, yna dylai dirpwryon dynnu’r amser arferol i deithio o’u cartref i’r swyddfa oddi ar yr amser teithio maent yn ei hawlio.

I osgoi hawlio am symiau bychain, mae’r OPG yn awgrymu bod dirprwyon yn cyfrif am i fyny neu i lawr i’r 15 munud agosaf maent yn treulio yn teithio.

Pan yw pob taith ar gyfer yr un cleient, dylai dirprwyon gyfrif yr holl amser maent yn treulio yn teithio a hawlio’r gyfradd fesul awr gan y cleient.

Pan fydd dirprwyon yn teithio i’r un lleoliad ar gyfer mwy nag un cleient (er enghraifft, i ymweld â hwy mewn cartref gofal), yna dylent rannu’r amser teithio yn hafal rhwng y cleientiaid hynny.

Pan fydd dirprwyon yn gwneud llawer taith i leoliadu gwahanol ar gyfer llawer o gleientiaid, yna mae OPG yn awgrymu eu bod yn dilyn yr awgrymiadau yn yr enghraifft isod:

Os oedd un dirprwy yn gwneud teithiau unigol i gleientiaid gwahanol, gallai’r amseroedd teithio fod fel a ganlyn:

• Cleient A - taith yn ôl 1 awr
• Cleient B - taith yn ôl 2 awr
• Cleient C - taith yn ôl 2 awr
• Cleient D - taith yn ôl 2 awr
• Cleient E - taith yn ôl 1 awr

Cyfawnsm yr amser teithio unigol fyddai 8 awr.

Fodd bynnag, gallai dirprwy rannu amser ar gyfer sawl cleient ar sail taith 2 awr i wahanol leoliadau fel a ganlyn:

• Cleient A - 15 munud
• Cleient B - 30 munud
• Cleient C - 30 munud
• Cleient D - 30 munud
• Cleient E - 15 munud

Dyma ffordd gyson a thryloyw o hawlio cyfradd deg oddi ar gleientiaid am gostau teithio.

Am ragor o gyngor

Ffôn: 0300 456 0300
Ffôn testun: 0115 934 2778
Dydd Llun, dydd Mawrth, dydd Iau, dydd Gwener, 9am tan 5pm
Dydd Mercher, 10am tan 5pm
Gwybodaeth am ffioedd galw

Sylwer, oherwydd diffyg staff sy’n siarad Cymraeg, ni allwn ateb galwadau yn Gymraeg. Gallwch naill ai barhau â’ch galwad yn Saesneg, neu ysgrifennu eich ymholiad mewn e-bost a’i anfon i customerservices@publicguardian.gov.uk. Yna, byddwn yn ymateb i chi yn Gymraeg.

Cyfeririad y swyddfa:
Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus
BP 16185
Birmingham B2 2WH

Holl ganllawiau a ffurflenni Cymraeg Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus