Canllawiau

Nodyn ymarfer y Gwarcheidwad Cyhoeddus (PN6): Ymwelwyr y Llys Gwarchod a rhyddhau eu hadroddiadau

Cyhoeddwyd 17 Gorffennaf 2017

Crynodeb

Mae’r nodyn ymarfer yma’n esbonio pwy yw’r ymwelwyr â’r Llys Gwarchod a beth yw eu rôl wrth baratoi adroddiadau. Mae’n esbonio hefyd pryd y gellir rhyddhau adroddiadau ac i bwy.

Mae rheoliadau’n caniatáu i’r Gwarcheidwad Cyhoeddus roi copi o adroddiad ymweliad i bobl y mae’r ymwelydd wedi eu cyfweld wrth baratoi’r adroddiad. Gellir rhoi adroddiadau ymweliad i bobl neu sefydliadau sydd wedi eu cynnwys mewn cais gan y Gwarcheidwad Cyhoeddus i’r Llys Gwarchod neu eu rhoi i’r heddlu neu awdurdod lleol mewn ymchwiliad.

Gellir rhyddhau gwybodaeth bersonol sydd mewn adroddiad ymweliad yn dilyn cais am fynediad gan wrthrych y data mewn perthynas â’r Ddeddf Diogelu Data.

Gal y Llys Diogelu orchymyn i gael gweld adroddiadau gan ymwelydd i’w helpu i wneud penderfyniad. Ni ellis rhyddhau adroddiadau a gynhyrchir i’r llys heblaw bod y llys yn rhoi ei ganiatâd.

Mae adroddiadau a gynhyrchwyd gan ymwelwyr y cyn-Arglwydd Ganghellor – cyn cyflwyno’r Ddeddf Galluedd Meddyliol 2005 ar Hydref 1 2007 – yn gofnodion sy’n eiddo i’r Llys Diogelu. Dim ond gyda chaniatâd y llys y gellir rhyddhau’r rhain hefyd.

Pwy yw ymwelwyr y Llys Gwarchod?

Mae rôl ymwelwyr y Llys Gwarchod yn statudol – wedi ei diffinio gan y gyfraith – o dan adran 61 y Ddeddf Galluedd Meddwl 2005 (y cyfeirir ato yma hefyd fel ‘y ddeddf’).

Mae dau fath o ymwelydd: ymwelwyr arbennig ac ymwelwyr cyffredinol.

Mae ymwelwyr arbennig yn ymarferwyr meddygol sydd â gwybodaeth arbennig am analluedd meddwl. (Mae ‘galluedd meddwl’ yn golygu’r gallu i wneudd eich penderfyniadau eich hun.)

Nid oes angen i ymwelwyr cyffredinol fod yn gymwysedig yn feddygol ond maent angen profiad o analluedd medal.

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn gweinyddu panel o ymwelwyr y Llys Gwarchod. Mae ymwelwyr yn gweithio’n bennaf fel contractwyr, er bod Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn defnyddio nifer fechan o ymwelwyr cyffredinol yn uniongyrchol. Mae ymwelwyr yn gwneud ymweliadau drwy Gymru a Lloegr gyfan.

Rôl yr ymwelwyr sy’n dod i’r Llys Gwarchod

Mae Adran 58(1)(d) y ddeddf yn caniatáu i’r Gwarcheidwad Cyhoeddus gyfeirio ymwelydd â’r Llys Gwarchod i ymweld ac adrodd yn ôl ar faterion o’i ddewis ef. Mae ymwelwyr yn adrodd yn annibynnol i’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, i’w helpu yn ei rôl o oruchwylio dirprwyon ac archwilio pryderon am weithredoedd diprwy neu atwrnai.

Mae Adran 49(2) y ddeddf yn nodi bod modd i’r Llys Gwarchod (‘y llys’) ofyn i adroddiad gael ei wneud iddo’i hun, naill ai gan y Gwarcheidwad Cyhoeddus neu gan ymwelydd â’r Llys Gwarchod, i’w helpu i wneud penderfyniad.

Gall ymwelwyr â’r Llys Gwarchod ymweld ag unrhyw un y mae’r llys yn eu cyfeirio atynt. Gallent gael eu cyfeirio gan y Gwarcheidwad Cyhoeddus i ymweld â phobl sydd â dirprwy wedi’i benodi gan y llys i wneud penderfyniadau drostynt, yn ogystal â rhoddwyr a atwrneiod sy’n gweithredu o dan atwrneiaeth barhaus neu atwrneiaeth arhosol gofrestredig. (Mae ‘rhoddwr’ yn gwneud atwrneiaeth; mae ‘atwrnai’ yn gwneud penderfyniadau ar ran y rhoddwr.) Dan rai amgylchiadau maent yn ymweld â rhywun cyn cofrestriad atwrneiaeth barhaus neu arhosol.

Wrth wneud eu dyletswyddau, gall ymwelwyr â’r Llys Gwarchod edrych ar gopïau a chymryd copïau o gofnodion megis cofnodion iechyd, cofnodion gofal ac unrhyw gofnodion y gwasanaethau cymdeithasol gan yr awdurdod lleol am yr unigolyn sy’n brin o alluedd meddyliol. Gallent hefyd gyfweld yr unigolyn sy’n brin o alluedd meddwl yn breifat.

Rhyddhau adroddiad gan y Llys Gwarchod

Mae adroddiadau a gynhyrchwyd gan ymwelwyr y cyn-Arglwydd Ganghellor – cyn cyflwyno’r Ddeddf Galluedd Meddyliol 2005 ar Hydref 1 2007 – yn gofnodion sy’n eiddo i’r Llys Diogelu. Dim ond gyda chaniatâd y llys y gellir rhyddhau’r rhain, os yw hynny’n briodol.

Rhoddir adroddiadau’r ymwelwyr a baratoir ar gyfer y llys i bobl sy’n ymwneud â’r achos yn uniongyrchol o dan Reol 117 Rheolau’r Llys Gwarchod 2007 (‘Rheolau COP’), heblaw bod y llys yn gorchymyn yn wahanol. Mae’r bobl hynny’n cynnwys:

• yr unigolyn/unigolion sy’n gwneud y cais (ymgesydd/ymgeiswyr)
• yr unigolyn/unigolion y mae’r cais yn ei erbyn/eu herbyn neu y mae angen ymateb ganddo/ganddynt (ymatebwr/ymatebwyr)
• pobl eraill sy’n berthnasol i’r achos y gallai’r llys eu henwi

O dan Reol 17 Rheolau’r Llys Gwarchod, gall rhywun nad yw’n gysylltiedig â’r achos wneud cais i’r llys am gopi o adroddiad. Gall y llys ddarparu fersiwn wedi’i olygu o’r adroddiad. Ni ellir rhyddhau adroddiadau a gynhyrchir i’r llys heblaw bod y llys yn rhoi ei ganiatâd.

Rydych yn gwneud cais i’r llys gan ddefnyddio’r ffurflen COP9

Nid oes ffi. Gallwch hefyd ffonio Gwasanaeth Ymholi’r Llys ar 0300 456 4600.

Rhyddhau adroddiad gan y Gwarcheidwad Cyhoeddus

Mae Rheoliadau Atwrneiaeth Arhosol, Atwrneiaeth Barhaus a Gwarcheidwad Cyhoeddus 2007 (LEPR) yn caniatáu i’r Gwarcheidwad Cyhoeddus ryddhau copi o adroddiad ymweliad i bobl y mae’r ymwelydd wedi’i gyfweld tra’n paratoi’r adroddiad.

Mae Rheoliad 44 y LEPR yn caniatáu i’r Gwrcheidwad Cyhoeddus roi adroddiad ymwelwyr i bobl a gyfwelwyd tra’n paratoi’r adroddiad ac i’w gwahodd nhw i roi sylwadau arno.

Gellir rhoi adroddiad ymweliad i bobl neu sefydliadau sydd wedi eu cynnwys mewn cais gan y Gwarcheidwad Cyhoeddus i’r Llys Gwarchod neu ei roi i’r heddlu neu awdurdod lleol yn ystod ymchwiliad. Gallai’r rhain gynnwys y dirprwy roddwr, twrnai neu drydydd parti (rhywun nad yw’n gleient neu’n ddirprwy, nac yn rhoddwr neu dwrnai) a gyfwelir gan yr ymwelydd, megis perthynas neu ovaler.

Gallwch ofyn am gopi o adroddiad ymweliad drwy ebostio tim sicrhau gwybodaeth Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus ar OPGInformationAssurance@publicguardian.gov.uk neu drwy ysgrifennu atynt yn y cyfeiriad ar ddiwedd y nodyn ymarfer yma.

Gall y Gwarcheidwad Cyhoeddus ddewis peidio rhyddhau adroddiad os yw’n cynnwys gwybodaeth:

• a allai fynd yn erbyn hawliau diogelu data trydydd parti
• a roddwyd i’r ymwelydd yn gyfrinachol gan drydydd parti
• a allai fod yn niweidiol i unrhyw un a enwir yn yr adroddiad

Gall y Gwarcheidwad Cyhoeddus hefyd amddiffyn hunaniaeth rhywun sy’n gwneud honiad am gamdriniaeth. Felly gallai adroddiad gael ei ryddhau weithiau gyda rhannau wedi eu tynnu allan.

Rhyddhau adroddiadau ymweliadau sicrwydd

Yn rhan o’r gwaith o oruchwylio dirprwyon proffesiynol, awdurdod cyhoeddus neu ddirprwyon eraill sy’n cael eu talu, gallai’r Gwarcheidwad Cyhoeddus gomisiynu ymweliad sicrwydd. Mae ymweliad sicrwydd yn adrodd am berfformiad dirprwy proffesiynol yn erbyn safonau cyhoeddedig ac yn cynnwys adroddiadau ymweliad â detholiad o gleientiaid y dirprwy.

Os ydych yn ddirprwy proffesiynol sydd wedi derbyn ymweliad sicrwydd, bydd tîm goruchwylio Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn ysgrifennu atoch i amlinellu canfyddiadau’r ymweliad ac yn dweud wrthych os oes unrhyw beth y mae angen i chi ei wneud o ganlyniad iddo.

Gallwch ofyn am gopi o adroddiad ymweliad sicrwydd drwy ebostio tîm sicrwydd gwybodaeth Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus ar OPGInformationAssurance@publicguardian.gov.uk neu drwy ysgrifennu atynt yn y cyfeiriad ar ddiwedd y nodyn ymarfer yma.

Rhyddhau adroddiadau i ymwelwyr eraill y Llys Gwarchod

Yr rhan o ddyletswyddau’r Gwarcheidwad Cyhoeddus i oruchwylio neu archwilio, mae’n bosib i adroddiadau a baratowyd i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus ers Hydref 2007 gael eu rhyddhau i ymwelydd sy’n ymweld â phobl yn yr un achos.

Rhyddhau adroddiadau i’r heddlu

Gall adroddiadau a baratowyd ar gyfer y Gwarchediwad Cyhoeddus ers Hydref 2007 gael eu rhoi i’r heddlu os ydynt yn archwilio a oes trosedd wedi digwydd.

Rhyddhau adroddiadau i awdurdodau lleol ac eraill

Mae Adran 58(2) Deddf Galluedd Meddwl 2005 yn caniatáu i’r Gwarcheidwad Cyhoeddus gydweithredu gydag unrhyw un sy’n ymwneud â’r gofal a roir i rywun sydd heb alluedd meddyliol.

Bydd y Gwarcheidwad Cyhoeddus yn penderfynu a ddylai ddatgelu adroddiad ymweliad, neu ran o adroddiad ymweliad, i wasanaethau cymdeithasol awdurdod lleol, cyrff iechyd neu ddarparwyr gofal lle naill ai:

• mae ei angen er mwyn lles y cleient
• y bydd yn helpu i oruchwylio, neu archwilio, gweithredoedd dirprwy neu atwrnai

mae gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus bolisi diogelu hefyd sy’n hyrwyddo rhannu gwybodaeth lle bo’n angenrheidiol i:

• ddiogelu oedolion sydd mewn perygl
• atal rhywun rhag cael ei gamdrin
• ddelio gyda rhywun sy’n camdrin rhywun arall

Gallai Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus rannu gwybodaeth o adroddiad ymweliad gydag awdurdod lleol neu asiantaethau eraill sydd â dyletswydd i amddiffyn y cleient o dan yr amgylchiadau yma.

Rhyddau adroddiadau yng ngheisiadau llys y Gwarcheidwad Cyhoeddus

Mae modd defnyddio adroddiadau ymweliad a baratowyd ar gyfer y Gwarcheidwad Cyhoeddus fel tystiolaeth mewn ceisiadau i’r Llys Gwarchod. Yn yr achos hwnnw, mae’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn darparu copi o’r adroddiad yn ffurfiol i’r bobl ac unrhyw sefydliadau oedd yn gyfrannog yn y cais heblaw bod barnwr yn gorchymyn fel arall.

Os byddwch yn rhoi unrhyw wybodaeth i ymwelydd yn gyfrinachol, ac rydych yn pryderu y gallai datgelu eich enw i bobl eraill mewn cais llys achosi niwed i chi’n gorfforol neu’n seicolegol, yna dylech ddweud wrth yr ymwelydd.

Os bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn ystyried bod eich tystiolaeth yn bwysig, bydd yn cysylltu â chi cyn gwneud cais i’r llys i ofyn a oes modd datgelu eich enw mewn llys. Os byddwch yn dweud na, bydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn ystyried gofyn i’r barnwr beidio datgelu pwy ydych chi.

Rhyddhau adroddiad o dan y Ddeddf Diogelu Data

Mae Adran 7 y Ddeddf Diogelu Data 1998 (DPA) yn gadael i bobl weld gwybodaeth bersonol a gedwir gan sefydliadau cyhoeddus neu breifat. Gallai’r wybodaeth yma fod:

• yn wybodaeth amdanynt eu hunain (a elwir yn gais am fynediad i wrthrych yr achos)

• yn wybodaeth am y person y mae’r unigolyn yn gweithredu drosto/drosti o dan atwrneiaeth barhaus neu atwrneiaeth arhosol gofrestredig, neu ddirprwyaeth y Llys Gwarchod

Cewch fanylion ynglŷn â sut i ofyn am ryddhau adroddiad o dan y Ddeddf Diogelu Data.

Mae’n rhaid i chi dalu ffi i wneud cais. Os bydd adroddiad ymweliad yn cael ei ryddhau yn dilyn cais, yna bydd gwybodaeth nad ydyw am wrthrych y cais ac enwau rhai pobl berthnasol yn cael eu tynnu allan o dan y Ddeddf Diogelu Data.

Efallai y bydd gwybodaeth bersonol mewn adroddiad ymweliad yn cael ei rhyddhau yn dilyn cais am fynediad gan wrthrych o dan y Ddeddf Diogelu Data.

Am ragor o gyngor

Ffôn: 0300 456 0300
Ffôn testun: 0115 934 2778
Dydd Llun, dydd Mawrth, dydd Iau, dydd Gwener, 9am tan 5pm
Dydd Mercher, 10am tan 5pm
Gwybodaeth am ffioedd galw

Sylwer, oherwydd diffyg staff sy’n siarad Cymraeg, ni allwn ateb galwadau yn Gymraeg. Gallwch naill ai barhau â’ch galwad yn Saesneg, neu ysgrifennu eich ymholiad mewn e-bost a’i anfon i customerservices@publicguardian.gov.uk. Yna, byddwn yn ymateb i chi yn Gymraeg.

Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus
PO Box 16185
Birmingham
B2 2WH

Holl ganllawiau a ffurflenni Cymraeg Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus