Canllawiau

Nodyn ymarfer y Gwarcheidwad Cyhoeddus (PN11): gofyn am chwiliad o gofrestrau'r Gwarcheidwad Cyhoeddus (fersiwn y we)

Diweddarwyd 1 Medi 2021

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

Mae’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn gyfrifol am benderfynu a chynnal cofrestrau:

• atwrniaethau arhosol (LPAs)
• atwrniaethau barhaus (EPAs)
• goruchwylio dirprwyon a benodwyd gan y llys (gorchmynion dirprwyaeth)

Mae awdurdod y Gwarcheidwad Cyhoeddus yn dod o Ddeddf Galluedd Meddyliol 2005 a’r Atwrniaeth Arhosol, Atwrniaeth Barhaus a Rheoliadau Gwarcheidwad Cyhoeddus 2007.

Mae’r nodyn ymarfer yn esbonio polisi’r Gwarcheidwad Cyhoeddus am y canlynol:

• pa wybodaeth sydd ar y cofrestrau
• sut yr ydym yn trin â cheisiadau am wybodaeth a ddelir ar gofrestrau
• sut yr ydym yn trin â cheisiadau am wybodaeth nad yw ar y cofrestrau

Beth sy’n cael ei gadw ar y cofrestrau

Mae polisi gan y Gwarcheidwad Cyhoeddus i gadw’r wybodaeth ganlynol ar y cofrestrau:

• enw’r person yn gysylltiedig â’r atwrniaeth neu’r gorchymyn dirprwyaeth
• dyddiad geni’r person yn gysylltiedig â’r atwrniaeth neu’r gorchymyn dirprwyaeth
• a yw’r cofnod ar y gofrestr yn gysylltiedig â LPA, EPA neu orchymyn dirprwyaeth
• a yw’r LPA, EPA neu orchymyn dirprwyaeth yn gysylltiedig ag eiddo a materion ariannol neu iechyd a lles
• dyddiad a gofrestrwyd y LPA, EPA neu orchymyn dirprwyaeth
• a yw LPA, EPA neu orchymyn dirprwyaeth wedi cael ei gofrestru, dileu, diddymu neu derfynu
• enwau’r atwrneiod (y bobl a benodwyd o dan LPA neu EPA) neu enwau’r dirprwyon (y bobl a benodwyd gan y llys)
• a oes amodau neu gyfyngiadau yn y LPA, EPA neu orchymyn
• dirprwyaeth - ni fydd rhain yn cael eu datgelu ond byddwn ni yn rhoi gwybod i ymgeisydd os oes rhai yn bodoli
• sut mae atwrneiod neu dirprwyon yn cael eu penodi i weithredu
• pan fydd gorchmynion dirprwyaeth yn dod i ben, a yw hyn wedi cael eu cadarnhau gan farnwr

Nid yw’r cofrestrau yn cadw gwybodaeth am LPAs neu EPAs sy’n aros i’w cofrestru, neu geisiadau dirprwyaeth sy’n aros i gael penderfyniad y Llys Gwarchod.

Rhannu gwybodaeth

O dan reoliad 31, gall unrhyw un ofyn am chwiliad o gofrestrau’r Gwarcheidwad Cyhoeddus. Mae’n rhaid i ni rannu’r holl wybodaeth a ganfyddwn.

Gofyn am chwiliad o’r cofrestrau

Gallwch ofyn am chwiliad o’r cofrestrau am ddim.

I ofyn am chwiliad, bydd rhaid i’r ymgeisydd gwblhau ffurflen OPG100

Bydd rhaid i’r ymgeisydd ein hysbysu o’r canlynol:

• pa gofrestrau y maen nhw eisiau inni chwilio amdanynt
• eu henw a manylion cyswllt
• enw, dyddiad geni a chyfeiriad y person y maen nhw eisiau inni chwilio amdano

Byddwn ni’n ond yn chwilio’r cofrestrau wedi’u dewis yn adran 3 o’r ffurflen. Os na fydd yr ymgeisydd yn dewis cofrestr wedi’i dewis yn adran 3, ni fyddwn yn chwilio unrhyw gofrestr a bydd rhaid i’r ymgeisydd gyflwyno cais eto wedi cwblhau adran 3 o’r ffurflen.

Os nad yw’r ymgeisydd yn sicr am ba gofrestr y maen nhw eisiau inni chwilio amdani, dylai’r ymgeisydd ofyn inni chwilio’r cofrestrau i gyd.

Bydd rhaid i enw a dyddiad geni’r person gyd-fynd â’r wybodaeth sydd gennym ar y cofrestrau er mwyn inni allu ddatgelu’r wybodaeth i’r ymgeisydd. Rydym hefyd yn gofyn am gyfeiriad y person yr ydych yn gofyn inni chwilio amdano.

Byddwn ni’n hysbysu’r ymgeisydd o fewn 5 diwrnod gwaith os bydd yr wybodaeth yn cyd-fynd â’r wybodaeth sydd ar y cofrestrau a byddwn yn datgelu’r wybodaeth honno.

Gofyn am wybodaeth ychwanegol nad yw’n cael ei chadw ar gofrestrau

Gall ymgeiswyr ofyn am wybodaeth ychwanegol am atwrniaeth arhosol neu orchymyn llys pan fyddant yn gwneud cais i wneud chwiliad o’r cofrestrau. Mae rhaid defnyddio ffurflen OPG100 i wneud y cais hwn.

Rydym yn ystyried gwybodaeth ychwanegol i fod yn unrhyw wybodaeth sy’n gysylltiedig â pherson sy’n dod o dan berchnogaeth y Gwarcheidwad Cyhoeddus yn ei swyddogaethau, ond nad yw’n cael ei chadw ar y cofrestrau.

Os bydd cais am wybodaeth ychwanegol o fewn cais, bydddwn yn ymateb i’r cais am chwiliad o’r gofrestr yn gyntaf, cyn penderfynu a ydym am ddarparu gwybodaeth ychwanegol neu beidio.

Pethau sy’n cael eu hystyried gennym cyn inni benderfynu am ddatgelu gwybodaeth ychwanegol

Rydym ond yn datgelu gwybodaeth ychwanegol os caiff y cais ei gyfiawnhau, a bod ganddo sail gyfreithiol i’w datgelu.

Rydym yn ystyried pob cais am wybodaeth ychwanegol ar sail achos unigol ond byddwn yn rhannu gwybodaeth ychwanegol gyda’r canlynol:

• awdurdodau cyhoeddus â phryderon diogelu
• yr heddlu os bydd angen cael yr wybodaeth i gynorthwyo â dal ac atal troseddau
• ysbytai, meddygon teulu (GPs) neu weithwyr gofal iechyd proffesiynol os nad ydynt yn medru dod o hyd i berthnasau neu’r perthynas agosaf
• Adran Gwaith a Phensiynau am bensiynau a budd-daliadau
• Cyllid a Thollau EM am faterion trethu
• Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd

Diogelu

Rydym yn blaenoriaethu ceisiadau am wybodaeth ychwanegol gan awdurdodau cyhoeddus. Rydym yn gwneud hyn i sicrhau ein bod yn rhannu gwybodaeth yn gyflym mewn achosion lle gallai fod pryder diogelu.

Os na allwn ni rannu gwybodaeth ychwanegol, ond bod rhywun wedi codi pryder diogelu, yna fyddwn ni’n anfon y manylion ymlaen at ein tîm asesu risg. Mae’n bosib y byddan nhw’n ymchwilio’r pryder neu gyfeirio’r pryder at asiantaeth briodol.

Os na allwn ni ddod o hyd i atwrniaeth neu gorchymyn dirprwyaeth cofrestredig, ond bod rhywun wedi codi pryder diogelu, mae’n bosib y byddwn ni’n gofyn i’r gwasanaethau cymdeithasol neu’r heddlu drin â’r mater.

Mae eich adborth yn bwysig iawn inni

Rydym yn ymroddedig i ddarparu gwasanaeth o’r radd flaenaf i bob un o’n cwsmeriaid.

Rydym yn croesawu unrhyw sylwadau sydd gennych am ein gwasanaeth.

Helpwch ni i wella ein gwasanaethau drwy roi adborth.