Policy paper

Polisi Preifatrwydd Ceiswyr Safonol/Uwch

Updated 25 January 2021

1. Amdanom ni

1.1. Mae’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) yn helpu cyflogwyr i wneud penderfyniadau recriwtio diogelach ac atal pobl anaddas rhag gweithio gyda grwpiau bregus, gan gynnwys plant.

1.2. Pob blwyddyn, rydym yn cyhoeddi tua phedwar miliwn o dystysgrifau Datgelu. Rydym hefyd yn rheoli rhestrau gwahardd plant ac oedolion.

1.3. Rydym yn chwilio cofnodion yr heddlu ac mewn achosion perthnasol, gwybodaeth y rhestr gwahardd , ac yna cyhoeddi tystysgrif DBS ichi.

1.4. Ambell waith, yn ddibynnol ar yr amgylchiadau, ac er mwyn cynhyrchu tystysgrif lawn a chywir, mae’n rhaid inni gyhoeddi tystysgrif a gynhyrchir â llaw. Mae tystysgrifau â llaw yn dilyn yr un prosesau gwirio â’n tystysgrifau a gynhyrchir gan y system ac mae iddynt ddilysrwydd cyfartal. Dylid nodi, fodd bynnag, na all ceiswyr sy’n derbyn tystysgrif â llaw ymuno â’r gwasanaeth diweddaru gyda’r dystysgrif honno.

1.5. Rydym yn gwybod gall yr wybodaeth a ryddheir ar dystysgrifau’r DBS fod yn eithriadol o sensitif a phersonol. Gan hynny, mae’n rhaid i sefydliadau sy’n defnyddio gwasanaeth gwirio’r DBS gydymffurfio â’n cod ymarfer. Mae’r cod yna i sicrhau bod sefydliadau’n ymwybodol o’u rhwymedigaethau a defnyddir yr wybodaeth a ryddheir yn deg. Mae’r cod hefyd yn sicrhau y trinnir a storir gwybodaeth sensitif, bersonol a ddatgelir gan y DBS, yn briodol a’i chadw ond cyhyd ag y bo angen.

1.6. Mae’r DBS yn cynnig gwahanol fathau o wiriad a gyhoeddir o dan Ddeddf yr Heddlu 1997:

• mae gwiriad sylfaenol yn dangos euogfarnau heb eu disbyddu a rhybuddiadau amodol o dan delerau’r Ddeddf Adsefydlu Troseddwyr 1974
• mae gwiriad safonol yn dangos euogfarnau wedi eu disbyddu a heb eu disbyddu, rhybuddiadau, ceryddon a rhybuddion terfynol nad ydynt yn ddarostyngedig i hidlo
• mae gwiriad uwch yn dangos yr un peth â gwiriad safonol plws unrhyw wybodaeth a ddelir gan yr heddlu lleol a ystyrir yn rhesymol berthnasol, ac a ddylid ei datgelu, mewn perthynas â’r plentyn neu weithluoedd oedolion. Lle mae’r cais am unrhyw rôl arall, bydd yr heddlu yn ystyried natur y rôl yn rhyddhau’r wybodaeth
• mae gwiriad uwch gyda rhestrau gwahardd yn dangos yr un peth â gwiriad uwch plws a yw’r ceisydd ar y rhestr o bobl wedi eu gwahardd rhag gwneud y rôl

1.7. Gall cyflogwyr ond cyflawni gwiriad safonol neu uwch pan fyddwch yn ceisio am rolau arbennig. Er enghraifft, efallai eich bod yn ceisio am rôl yng ngofal iechyd neu ofal plant.

1.8. Bydd gennych y gallu i dracio’ch cais ar gyfer gwiriadau safonol ac uwch. Bydd angen ichi roi cyfeirnod eich ffurflen a’ch dyddiad geni i mewn er mwyn defnyddio’r cyfleuster hwn.

2. Beth ydw i angen ei wybod?

2.1. Dyma ein Polisi Preifatrwydd. Mae’n adrodd sut fyddwn yn defnyddio a diogelu unrhyw wybodaeth rydym yn ei dal amdanoch chi fel rhan o’ch cais datgelu safonol neu uwch.

2.2. Mae’r Polisi hefyd yn egluro beth yw’ch hawliau fel ceisydd safonol neu uwch o dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol. Mae’n adrodd pam rydym angen eich data personol, beth fyddwn yn ei wneud ag ef a beth allwch ddisgwyl gennym ni. Mae hefyd yn egluro sut i gael copi o unrhyw ddata personol gallwn ei ddal amdanoch chi. Gelwir hyn yn Gais Testun am Weld Gwybodaeth.

2.3. Mae gennym Bolisïau Preifatrwydd eraill sy’n cynnwys ein swyddogaethau statudol. Gellir cael mynediad yma.

3. Sut byddwn yn defnyddio’r wybodaeth bersonol a gyflwynir inni?

3.1. Rydym ni yn y DBS yn casglu’ch data personol er mwyn:

• prosesu ceisiadau am wiriadau cofnodion troseddol (gwiriadau DBS). Bydd hyn yn cynnwys chwilio cofnodion yr heddlu, cyhoeddi tystysgrif y DBS i’r ceisydd ac o dan amgylchiadau arbennig, cael olion bysedd
• penderfynu a yw’n briodol i berson gael ei roi ar neu ei dynnu oddi ar restr wahardd, os datgelir gwybodaeth ar dystysgrif y DBS prosesu gwiriadau ‘Oedolion yn Gyntaf’ – mae hwn yn wasanaeth a ddarperir gan y DBS o dan Ddeddf yr Heddlu 1997. Gellir ei ddefnyddio mewn achosion eithriadol lle caniateir i’r person ddechrau gweithgaredd gydag oedolion a reoleiddir, cyn y derbyniwyd tystysgrif y DBS. Mae’r gwasanaeth hwn ond ar gael i sefydliadau sy’n gymwys i gael mynediad at y rhestr y DBS o oedolion a waherddir ac sydd wedi gofyn gwiriad o’r rhestr wahardd ar eu ffurflen gais y DBS. Mae gwiriad Oedolion yn Gyntaf y DBS yn caniatau i unigolyn gael ei wirio yn erbyn rhestr wahardd y DBS o flaen i gyhoeddiad y dystysgrif Ddatgelu. Anfonir canlyniad rhagarweiniol at y Corff Cofrestredig a gyflwynodd y cais
• prosesu taliadau lle bo’n briodol

3.2. Mae’r wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn dibynnu ar y rheswm am eich busnes gyda ni. Gallwn ddefnyddio’r wybodaeth rydym yn ei derbyn at unrhyw un o’r dibenion a restrir uchod.

3.3. Gellid hefyd defnyddio’ch gwybodaeth at ddibenion profi. Ymgymerir â phrofi i sicrhau bod ein systemau yn gweithio yn unol â gofynion penodol. Os nad yw’n ymarferol cuddio’ch data neu ddefnyddio data ffug, byddwn yn profi’n systemau trwy ddefnyddio’ch data. Cynhelir y profion hyn ond mewn amgylcheddau sy’n ddiogel i’r un lefel â’n system fyw.

Noder gallwn ddefnyddio ceisiadau blaenorol rydych wedi eu cyflwyno i helpu’r broses wirio.

4. Pwy yw’r rheolwr data?

4.1. Mae rheolwr data yn penderfynu’r diben a’r dull y prosesir unrhyw ddata personol.

4.2. Y DBS yw’r rheolwr data o wybodaeth a ddelir gennym at ddibenion GDPR. Rydym yn gyfrifol am ddiogelwch y data rydym yn ei ddal.

5. Pwy yw’r proseswyr data?

5.1. Prosesydd data yw unrhyw berson (heblaw am gyflogai rheolwr data) sy’n prosesu’r data hwnnw ar ran y rheolwr.

5.2. Yn y DBS mae gennym ystod o gyflenwyr sy’n prosesu data ar ran y DBS fel y diffinnir yn adran 9. Rydym yn gwneud yn siŵr bod ein proseswyr data yn cydymffurfio â phob gofyniad perthnasol o dan y gyfraith ddiogelu data. Diffinnir hyn yn ein trefniadau cytundebol â nhw.

6. Cysylltu â’r Swyddog Diogelu Data

6.1. Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data y DBS, dros y ffôn ar 0151 676 1154, drwy e-bost yn dbsdataprotection@dbs.gov.uk, neu drwy ysgrifennu at:

Swyddog Diogelu Data y DBS
Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
BP 165
Lerpwl
L69 3JD

7. Beth yw’r seiliau cyfreithiol am brosesu fy ngwybodaeth?

7.1. Sefydlwyd y DBS o dan y Ddeddf Diogelu Rhyddidau 2012 ar 1 Rhagfyr 2011. Cynhwysir swyddogaethau datgelu’r DBS yn Rhan V o Ddeddf yr Heddlu 1997.

7.2. Rydym yn darparu gwasanaeth sy’n galluogi cyflogwyr yn y sectorau cyhoeddus, preifat a gwirfoddol i wneud penderfyniadau addasrwydd. Rydym yn gwneud hyn drwy ddarparu gwybodaeth i’w galluogi pennu a yw unigolion yn anaddas neu ddim yn gallu ymgymryd â gwaith penodol – yn arbennig, gyda swyddi sy’n cynnwys cysylltiad rheolaidd â grwpiau bregus, gan gynnwys plant.

7.3. Yn ychwanegol at yr uchod, gallwn rannu gwybodaeth â thrydydd partïon at ddibenion eraill pan mae gennym yr hawl gyfreithiol i wneud hynny.

8. Pam fyddai’r DBS yn dal fy nata personol?

8.1. Byddwn ond yn dal eich data os ydych:

• wedi defnyddio’r Gwasanaeth Datgelu yn y gorffennol neu rydych yn ei ddefnyddio
• wedi’ch cyfeirio at y DBS am ystyriaeth o dan Ddeddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf 2006 (SVGA) neu Orchymyn Diogelu Grwpiau Hyglwyf (Gogledd Iwerddon) 2007
• wedi’ch rhybuddio neu’ch collfarnu am drosedd berthnasol (sy’n gwahardd yn awtomatig) sy’n arwain i’r DBS eich ystyried am gael eich cynnwys ar un neu’r ddwy restr

8.2. Os ydym yn gofyn ichi am eich gwybodaeth bersonol, byddwn:

• yn sicrhau eich bod yn gwybod pam rydym angen yr wybodaeth hon
• ond yn gofyn am yr wybodaeth rydym ei hangen
• yn sicrhau mai ond y rhai priodol sy’n cael mynediad ati
• yn storio’ch gwybodaeth yn ddiogel
• ond yn cadw’ch gwybodaeth cyhyd ag y bo angen - gweler ein Polisi Cadw
• yn peidio â’i wneud ar gael at ddefnydd masnachol (fel marchnata) heb eich caniatâd
• yn sicrhau y darperir chi â chopi o’r data rydym yn ei ddal arnoch chi, ar gais – gelwir hyn yn Gais Testun am Weld Gwybodaeth
• yn sicrhau bod gweithdrefnau mewn lle ar gyfer delio’n sydyn ag unrhyw anghydfod neu gŵyn

Noder: Byddwn yn rhannu gwybodaeth gydag ‘awdurdodau perthnasol’ fel yr heddlu, adrannau’r llywodraeth etc o dan Ddeddf Diogelu Data Atal a Darganfod Troseddau (Atl2, Rhan 1 Paragraff 2) y DU.

Byddwn hefyd yn rhannu gwybodaeth o dan Ddeddf Diogelu Data y DU (Atl2 Rhan 2 Paragraff 5(2)) lle mae’n ofynnol datgelu o dan y gyfraith neu mewn cysylltiad ag achos llys.

8.3. Yn gyfnewid am hyn, byddwn yn gofyn ichi:

• rhowch wybodaeth gywir i ni ar eich ffurflen gais - bydd methu â gwneud hynny yn golygu y bydd angen i chi gyflwyno cais newydd
• ddweud wrthym cyn gynted â phosibl a oes unrhyw newidiadau i’ch manylion, fel cyfeiriad newydd

8.4. Mae hyn yn helpu cadw’ch gwybodaeth yn gyfredol a diogel. Bydd yn berthnasol os ydym yn dal eich data ar bapur neu ar ffurf electronig.

9. Sefydliadau a gynhwysir yn y Gwasanaeth Datgelu

9.1. Trosglwyddir data i sefydliadau a ffynonellau data a gynhwysir â’r DBS lle caniateir inni’n gyfreithiol i wneud hynny. Sef:

• Canadian Global Information (CGI)
• Hinduja Global Solutions UK (HGS)
• Heddluoedd yng Nghymru, Lloegr, yr Alban, Gogledd Iwerddon, ac Ynysoedd y Sianel – gwneir chwiliadau ar Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC) a gall data ei basio ymlaen at luoedd lleol o’r heddlu. Defnyddir y data i ddiweddaru unrhyw ddata personol mae’r heddlu yn ei ddal arnoch ar hyn o bryd
• Swyddfa Cofnodion Troseddol ACRO – mae’n rheoli gwybodaeth cofnodion troseddol ac yn gwella’r cyfnewid cofnodion troseddol a gwybodaeth fiometrig
• Ffynonellau data eraill fel Heddlu Trafnidiaeth Prydeinig, Heddlu’r Lluoedd a Heddlu’r Weinyddiaeth Amddiffyn – gwneir chwiliadau trwy ddefnyddio bas-data mewnol. Lle ceir cyfatebiaeth, rhennir yr wybodaeth i sicrhau mai chi yw cyfatebiaeth y cofnod
• Disclosure Scotland – os ydych wedi treulio unrhyw amser yn yr Alban, gall eich manylion eu cyfeirio at Disclosure Scotland
• Garda – os yw gwybodaeth a ddelir gan Wasanaeth Heddlu Gogledd Iwerddon (PNSI) yn nodi bod gwybodaeth yn bodoli yng Ngweriniaeth Iwerddon gall eich manylion eu cyfeirio at Garda
• Access Northern Ireland – os ydych wedi treulio unrhyw amser yng Ngogledd Iwerddon gall eich manylion eu cyfeirio at Access Northern Ireland
• Monitor Annibynnol (MA) – i gynnal adolygiadau o wybodaeth leol (cuddwybodaeth a gymeradwyir) a ryddheir gan heddluoedd lleol
• Awdurdod Canolog y Deyrnas Unedig – far gyfer cyfnewid cofnodion troseddol â gwledydd eraill yr UE
• Canolfan Camfanteisio ar Blant a’u Hamddiffyn Ar-lein (CEOP) sy’n rhan o’r Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol (NCA)
• Cyrff Cofrestredig – y cyrff sydd wedi eu cofrestru â’r DBS i gyflwyno gwiriadau Datgelu
• DXC Technology – ein darparwr o storio yn y cwmwl
• ATOS – ar gyfer casglu data ceisiadau e-bulk
• National Identity Services (NIS) – yn cynorthwyo lanlwytho hen gofnodion troseddol o ficro-lun i Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC)

10. Lle storir fy nata?

10.1. Storir eich data ar ffeiliau papur a chyfrifiadurol diogel. Mae mynediad cyfyngedig i’r rhain. Lle delir eich data ar ffurf bapur mae gennym storfa a phrosesau diogel ar gyfer hyn. Mewn rhai achosion gallwn ddefnyddio storfeydd diogel oddi ar y safle. Mae gennym fesurau sydd wedi eu cymeradwyo ar waith i atal mynediad a datgelu anawdurdodedig. Mae pob un o’n systemau TG yn ddarostyngedig i achrediad ffurfiol yn unol â pholisi Llywodraeth ei Mawrhydi (HMG). Maent hefyd yn cydymffurfio â’r diogelwch sydd ei angen oddi mewn i GDPR i wneud yn siŵr y prosesir data personol mewn dull sy’n sicrhau diogelwch addas y data gan gynnwys diogelwch yn erbyn unrhyw brosesu anawdurdodedig neu anghyfreithion.

11. Pa mor hir fydd y DBS yn dal fy ngwybodaeth?

11.1 Rydym yn gweithredu Polisi Cadw Data i sicrhau na chedwir data yn hwy nac sydd angen. Fodd bynnag, ar hyn o bryd, gellir cadw’ch gwybodaeth y tu hwnt i’r cyfnodau cadw penodedig lle mae ganddo’r potensial i ddod o dan gylch gwaith Ymholiadau Annibynnol.

11.2. Bydd unrhyw ddata rydym yn cydnabod a all gael ei alw arno gan yr ymchwiliad yn cael ei gadw hyd ddiwedd yr ymchwiliad. Y pryd hynny dinistrir yr wybodaeth yn ddiogel cyn gynted ag y mae’n ymarferol.

12. Beth yw fy hawliau? Sut bydd y DBS yn eu diogelu?

12.1. Rydym wedi ymrwymo i ddiogelu’ch hawliau o dan y GDPR.

12.1.1. Eich hawl i gael eich hysbysu

Mae’r ddogfen hon yn eich darparu â gwybodaeth mewn perthynas â sut y prosesir eich data fel ceisydd DBS. Mae hyn yn sicrhau ein bod yn dryloyw ynglŷn â beth fyddwn yn ei wneud â’r wybodaeth rydych chi’n ei darparu inni ar eich cais safonol neu uwch.

12.1.2. Eich hawl i gael mynediad at eich data personol a ddelir gan y DBS – sy’n cael ei adnabod fel Cais Testun i Weld Gwybodaeth

Mae gennych yr hawl i ofyn am gopi o’r wybodaeth rydym yn ei ddal amdanoch chi.

O dderbyn cais dilys byddwn yn eich hysbysu a ydym yn dal unrhyw ddata arnoch chi a darparu chi â chopi. Gellir canfod rhagor o wybodaeth ar sut i geisio yma.

12.1.3. Eich hawl i ofyn bod yr wybodaeth a ddelir yn gywir. A allaf ei diweddaru?

Os ydych yn credu bod yr wybodaeth a ddelir gennym yn y DBS yn anghywir, mae gennych yr hawl i ofyn iddi gael ei chywiro. Os ydych yn herio cywirdeb data a ddarparwyd inni gan drydydd parti byddwn yn anfon eich cais am gywiro at y parti hwnnw iddynt ei ystyried.

Mae’n ddyletswydd arnoch chi a’r Corff Cofrestredig, y sefydliad sy’n gwirio’ch hunaniaeth, i sicrhau bod yr wybodaeth rydych wedi ei chyflwyno ar eich ffurflen gais yn gywir.

Os ydych chi’n credu rydych wedi cyflwyno gwall ar gais sydd o hyd ‘yn fyw’ bydd angen ichi gysylltu â ni ar unwaith ar 03000 200 191.

Os ydych yn dymuno i herio gwybodaeth a gynhwysir ar dystysgrif gyflawn gallwch gwyno drwy gysylltu â ni ar 03000 200 191.

Gall trydydd partïon hefyd herio tystysgrif DBS os oes ganddynt holl wybodaeth y dystysgrif sydd ei hangen:

• enw’r ceisydd
• dyddiad geni’r ceisydd
• rhif y dystysgrif
• dyddiad y cyhoeddi
• cyfeiriad y ceisydd

Lle mae hyn yn wir, fe hysbysir y ceisydd gan y DBS bod trydydd parti wedi cwyno.

Darllenwch ein canllaw ar GOV.UK am ragor o wybodaeth am gwynion.

12.1.4. Eich hawl i ofyn am ddileu’ch data personol

O dan rai amgylchiadau, mae gennych yr hawl i ddata personol a ddelir amdanoch chi gael ei ddileu. Yn y DBS, rydym ond yn gwneud hyn os cydymffurfir â rhai meini prawf arbennig. Mae rhai amgylchiadau lle ni ellir gwneud hyn felly rydym yn eich cynghori i geisio cyngor annibynnol cyn cyflwyno cais inni.

Bydd unrhyw geisiadau am ddileu gwybodaeth yn cael eu hystyried ar sail achos fesul achos.

Mae rhai amgylchiadau penodol lle nad yw’r hawl i ddileu yn berthnasol a gallwn wrthod eich cais.

12.1.5. Eich hawl i atal y DBS rhag prosesu gwybodaeth sy’n debygol o achosi niwed neu ofid ichi

Mae gennych yr hawl i ofyn am gyfyngu prosesu lle mae wedi sefydlu bod un o’r canlynol yn berthnasol:

• herir cywirdeb data personol, yn ystod y cyfnod cywiro
• lle mae prosesu’n angyhyfreithlon
• lle mae unigolyn wedi gofyn i’r wybodaeth gael ei chadw i’w alluogi i sefydlu, arfer neu amddiffyn ceisiadau cyfreithiol
• wrth ddisgwyl am gadarnhad y canlyniad yr hawl i wrthwynebu
• lle cyfyngir ar brosesu

Gall cwsmeriaid y DBS ofyn am gyfyngiad ar brosesu am unrhyw un o’r rhesymau uchod hyd nes y datrysir nhw. Pe dymunech gyfyngu ar brosesu bydd angen ichi alw llinell gymorth y DBS ar 03000 200 191. Bydd unrhyw gais i atal prosesu yn cael ei drin ar sail achos fesul achos.

12.1.6. Hawl i dderbyn copi electronig o unrhyw wybodaeth rydych wedi cydsynio i’w darparu inni – sy’n cael ei adnabod fel data y gellir ei gludo

Mae gennych yr hawl, lle mae hyn yn bosibl yn dechnegol, i dderbyn yn electronig unrhyw ddata personol rydych wedi darparu i’r DBS i’w brosesu, ar sail cydsyniad.

Nodwch y prosesir tystysgrifau sylfaenol, safonol ac uwch o dan ein rhwymedigaeth gyfreithiol, o dan Ran V o Ddeddf yr Heddlu 1997, a phrosesir gwybodaeth wahardd o dan y Ddeddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf 2006. Gan hynny, mae’r wybodaeth hon yn disgyn tu allan i’r hawl i ddata y gellir ei gludo.

Bydd pob cais am ddata y gellir ei gludo pob cais am ddata y gellir ei gludo yn cael ei ystyried ar sail cais fesul cais.

12.1.7. Mae gennych yr hawl i wrthwynebu i brosesu’ch gwybodaeth

Pe dymunech i’r DBS atal prosesu’ch cais bydd angen ichi dynnu’r cais yn ei ôl.

12.1.8. Mae gennych hawliau mewn perthynas â phenderfyniadau awtomatig a wneir amdanoch chi

Yn gyffredinol, mae ein proses datgelu yn awtomatig. Fodd bynnag, os yw’r system yn canfod y mae gwybodaeth bosibl gan yr heddlu a ddelir amdanoch, yna fe anfonir hyn at yr heddlu perthnasol i’w hystyried mewn perthynas â gwybodaeth a all ei datgelu ar eich tystysgrif. Nid yw hyn yn broses awtomatig ac mae’n cynnwys barn y Prif Swyddog.

Mae gennych yr hawl i wrthwynebu unrhyw benderfyniad awtomatig. Dylid nodi byddai angen ichi ein hysbysu o hyn ar gyflwyniad eich cais gan allai’r dystysgrif ei chyhoeddi’n gymharol gyflym. Cysylltwch â llinell gymorth y DBS ar 03000 200 191.

Gwasanaeth gwahardd

Yr unig broses penderfynu awtomatig a gynhelir ar hyn o bryd yw cynhwysiad awtomatig ar restr wahardd heb gynrychiolaeth. Ar hysbysiad o gynhwysiad ar restr wahardd, byddwch yn cael eich hysbysu os yw’ch penderfyniad wedi ei wneud yn awtomatig ac fe roddir y cyfle ichi ofyn am adolygiad â llaw o’r penderfyniad hwn. Ar hyn o bryd, nid yw’r DBS yn ymgymryd ag unrhyw weithgareddau proffilio.

12.1.9. Mae gennych yr hawl i gwyno wrth y DBS a Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO)

Os dymunech wneud cwyn atom mewn perthynas â’r ffordd yr ydym wedi prosesu’ch data personol gallwch gwyno wrth y Swyddog Diogelu Data trwy’r manyylion cyswllt yn Adran 6.1.

Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon gyda’r ymateb a dderbyniwyd, mae gennych yr hawl i gyflwyno cwyn gyda’r ICO yn y cyfeiriad canlynol:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer SK9 5AF

https://ico.org.uk/

13. Cyfyngiadau

13.1. Mae cyfyngiadau ar hawliau unigolion sef:

• Diogelwch Cenedlaethol
• Diogelwch Cyhoeddus ac Amddiffyn
• Trosedd a Threthu

Ymdrinnir â’r cyfyngiadau hyn yn fwy manwl yn y Bil Diogelu Data 2018 (i ddod).

14. Trosglwyddiad data tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd

14.1. Os ydych wedi treulio amser yn Ynysoedd y Sianel neu Ynys Manaw, mae’n debygol bydd eich data wedi ei basio i heddluoedd yn yr ardal honno. Os yw unrhyw ran o’ch data wedi ei drosglwyddo tu allan i’r Deyrnas Unedig, bydd y DBS yn sicrhau y rhoddir lefel ddigonol o ddiogelwch ar waith.

15. Ein staff a’n systemau

15.1. Mae ein holl staff, darparwyr a chontractwyr wedi eu fetio’n gan Uned Ddiogelwch y Swyddfa Gartref cyn dechrau gweithio. Mae pob aelod o’r staff wedi eu hyfforddi mewn diogelwch data ac yn ymwybodol o’u cyfrifoldebau mewn perthynas â diogelwch data. Adnewyddir hyn yn flynyddol.

15.2. Rydym yn cynnal gwiriadau cydymffurfio ar bob adran a system DBS yn rheolaidd. Mae pob gwiriad i’r safon a osodir allan gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Yn ychwanegol, cynhelir gwiriadau diogelwch parhaus ar ein systemau TG.

16. Hysbysiad o newidiadau

16.1. Os ydym yn penderfynu newid ein Polisi Preifatrwydd, byddwn yn ychwanegu fersiwn newydd i’n safle gwe.